Báo cáo thực tập Tại Công ty TNHH Pháp - Việt.DOC

Báo cáo thực tập Tại Công ty TNHH Pháp - Việt

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP

- Họ và tên : Lê Văn Chính- Lớp : Tin học 46B

- Công ty thực tập : Công ty TNHH Pháp – Việt

- Địa chỉ : Số 46 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thànhphố Hà Nội

- Điện thoại : 045374963

MỤC LỤC

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP 1

NỘI DUNG 3

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÁP – VIỆT 5

I GIỚI THIỆU CHUNG : 5

II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY : 5

II.1 Giới thiệu chung về cơ cấu tổ chức của công ty : 5

III.VẤN ĐỀ QUẢN LÝ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNG TY : 8

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 11

NỘI DUNG

LỜI MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin hiện nay đang có những bước phát triển mạnh mẽ.Nhờ có công nghệ thông tin, những nhà doanh nghiệp có thêm một côngcụ rất mạnh để tăng cường sức mạnh của mình, tăng sức cạnh tranh củadoanh nghiệp trên thị trường và tạo cho doanh nghiệp một sự phát triểnvững chắc và toàn vẹn.

Công nghệ thông tin đã len lỏi vào hầu hết các góc gách của nền kinhtế Mọi mặt hàng, mọi hình thức kinh doanh đều có thể áp dụng những ứngdụng của công nghệ thông tin Những ứng dụng này, phần nhiều đã manglại những thành tích và đóng góp rất lớn trong công cuộc xã hội hóa thôngtin của xã hội loài người

Kinh doanh văn phòng phẩm, máy mực in cũng là một lĩnh vực kinhdoanh đòi hỏi phải có một sự quản lý mang tính ứng dụng tự động hóa rấtcao Ngoài những bài toán thông thường như các lĩnh vực kinh doanh khácđặt ra như là : quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý kho…; tronglĩnh vực này, còn có một bài toán đặc thù : quản lý mực in và máy in Đólà đặc tính riêng có của những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này.

Công ty TNHH Pháp – Việt là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinhdoanh thiết bị văn phòng và mực in, vì vậy bài toán lớn nhất đặt ra đối vớicông ty này chính là quản lý mực in và xử lý những nghiệp vụ phát sinh đikèm với nó như : nghiệp vụ bán hàng qua điện thoại, nghiệp vụ markettinghay nghiệp vụ quản lý nhập – xuất – tồn mực in.

Hiện là sinh viên khoa tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân,tôi đến thực tập tại công ty Pháp- Việt Trong thời gian thực tập, tôi đã cócơ hội tiếp xúc với tình hình thực tế tại công ty, và tìm hiểu về nhữngnghiệp vụ mà công ty đang tiến hành cùng với nhu cầu tin học hóa tại côngty

Sau một thời gian làm quen với môi trường thực tập, tôi đã quyết địnhgiải quyết bài toán quản lý mực in cho công ty Vì vậy, tôi đã chọn đề tài :

quản lý bán mực in tại công ty TNHH Pháp-Việt, làm đề tài cho báo cáo

thực tập của mình.

Báo cáo thực tập là một văn bản có tính chất hệ thống, vì vậy tôi đãchọn kết cấu sau đây cho báo cáo của mình Báo cáo gồm có 3 phần : - Phần I : Khái quát về môi trường thực tập, cụ thể ở đây là công ty

TNHH Pháp-Việt

Phần này sẽ trình bày khái quát các đặc điểm của công ty Việt, và quan trọng nhất chính là vấn đề tin học còn tồn tại của công ty.- Phần II : Cơ sở phương pháp luận

Pháp-Phần này sẽ trình bày những lý luận quan trọng trong lĩnh vựcsản xuất phần mềm, giới thiệu ngôn ngữ lập trình được sử dụng, lý thuyếtmô hình hóa và một số lý thuyết khác

- Phần III : Áp dụng vào thực tế

Phần này sẽ trình bày cụ thể việc áp dụng những lý thuyết đãtrình bày ở phần II vào thực tế Hệ thống phần mềm được xây dựng nhưthế nào, có những yêu cầu nào, có đặc điểm gì, phần mềm ra sao? Lànhững câu hỏi mà phần này sẽ trả lời.

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngay từ giai đoạn đầu tiên này,tôi đã nhận được sự hướng dẫn và hỗ trợ rất nhiều của thầy Trịnh HoàiSơn và anh… Tôi xin chân thành cảm ơn!

Thời gian thực tập là tương đối ngắn đồng thời trình độ còn hạnchế, do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong thầy cô và bạnđọc thông cảm!

CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÁP – VIỆT

I.1 Sứ mệnh :

Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thươngmại, công ty Pháp-Việt hiểu rõ sứ mệnh của mình là trực tiếp đóng gópxây dựng xã hội giàu mạnh và đất nước phồn vinh.

I.2 Tầm nhìn :

Công ty phấn đấu trong vòng 5 năm tới trở thành mộtdoanh nghiệp kinh doanh mực in lớn và trở thành một nhà phân phối vănphòng phẩm lớn nhất miền bắc

I.3 Lịch sử hình thành :

II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY :

II.1 Giới thiệu chung về cơ cấu tổ chức của công ty :

Công ty TNHH Pháp-Việt gồm có một trụ sở chính và một cửahàng ở đường Thái Hà Công ty gồm có 01 giám đốc, 02 phó giám đốc và30 nhân viên, không kể nhân viên làm thời vụ Cơ cấu tổ chức của công tyđược thể hiện dưới sơ đồ dưới đây :

Như vậy, công ty Pháp-Việt gồm 8 phòng ban chức năng, mỗi phòng banthực hiện một chức năng nhất định Sau đây chúng ta sẽ đi xem xét từngphòng ban và chức năng của chúng Một điểm chung nhất giữa các phòngban đều tuân theo một cơ cấu tổ chức chung, gồm 1 trưởng phòng, 1 phóphòng và các nhân viên Số lượng thành viên trong phòng tùy theo côngviệc mà phòng đảm nhận Cụ thể từng phòng như sau :

II.2 Phòng Marketting :

Phòng Marketting thực hiện chức năng quảng cáo sản phẩm chocông ty và lập kế hoặch marketting cho công ty theo từng chặng thời gian.Trong các công ty kinh doanh chuyên về lĩnh vực thương mại, phòngmarketting đóng một vai trò rất lớn Giới thiệu sản phẩm tốt, công ty tốt thìcơ hội kiếm được hợp đồng mới rõ ràng và thực tế.

Với sứ mệnh đó, phòng Marketting có số lượng nhân viên tươngđối lớn so với các phòng khác, tính cả trưởng phòng phòng có 5 nhân viên.

Giám đốc

MarkettingNhân sựKế toánHành chính

Bán hàng

Cửa hàng

Kho

Số lượng nhân viên này thường xuyên thay đổi do khi có một chương trìnhquảng cáo mới, công ty phải tuyển thêm các nhân viên thời vụ Nhân viênthời vụ này được quản lý theo hình thức chấm công theo ngày làm việc.

Về cơ cấu tổ chức, ngoài trưởng phòng và phó phòng, phòng có3 nhân viên phụ trách về việc thực hiện các kế hoặch marketting Đề rachiến lược marketting là trách nhiệm của cả phòng.

Về trang thiết bị máy móc, phòng được trang bị 5 máy tính cónối mạng LAN Loại chương trình thường xuyên được sử dụng trongphòng là bộ Microsoft gồm Excel, Word và Powerpoint Phòng còn đượctrang bị một máy in Cannon.

II.3 Phòng nhân sự :

Phòng nhân sự gồm 3 nhân viên : trưởng phòng, phó phòng vàchuyên viên Phòng nhân sự phụ trách về mặt quản lý nhân sự tổng hợpcủa toàn công ty.Phòng được trang bị 3 máy tính có nối mạng LAN vớinhau, và có một máy in Cannon Loại chương trình mà phòng sử dụng đaphần là tin học văn phòng.

II.4 Kế toán :

Phòng kế toán cũng giống như phòng nhân sự gồm 3 nhân viên :trưởng phòng, phó phòng và chuyên viên Phòng kế toán cũng có 3 máytính được nối mạng LAN với nhau, và sử dụng phần mềm fast accouting2006 để thực hiện các nghiệp vụ kế toán.

II.5 Hành chính tổng hợp :

Phòng hành chính tổng hợp gồm có 5 thành viên : trưởng phòng,phó phòng và 3 chuyên viên Phòng hành chính tổng hợp chuyên trách vềmặt hành chính, giấy tờ và công văn cho cơ quan Phòng gồm 5 máy tínhcá nhân và nối mạng LAN với nhau Phần mềm phòng thường xuyên sửdụng phần mềm thuộc gói phần mềm của Microsoft về tin học văn phòng.

II.6 Khách hàng :

Phòng khách hàng là phòng chuyên trách chức năng chăm sóckhách hàng Phòng giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng, và tiến hànhcác dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Phòng gồm 7 nhân viên bao gồm cả trưởng phòng và phó phòng,sử dụng 7 máy tính cá nhân, có nối mạng LAN với nhau và nối mạnginternet Phòng này chủ yếu sử dụng các dịch vụ của internet, mail…

II.7 Cửa hàng :

Công ty có một cửa hàng ở đường Thái Hà, có vai trò như mộtcửa hàng bán lẻ Cửa hàng gồm một cửa hàng trưởng và các nhân viên.Cửa hàng sử dụng 4 máy tính và 2 máy in kim Các máy tính này chưađược nối mạng LAN với các máy tính ở công ty Cửa hàng này sử dụngphần mềm fast accounting để bán hàng.

II.8 Kho :

Bộ phận kho là bộ phận chuyên trách về quản lý kho và sảnphẩm, lượng nhập – xuất – tồn Bộ phận chưa sử dụng máy tính vào trongviệc quản lý kho

III.VẤN ĐỀ QUẢN LÝ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNG TY :

Sau khi đi một lượt xem xét các vấn đề của công ty, theo từngphòng ban chức năng tôi nhận thấy công ty TNHH Pháp-Việt còn tồn tạinhững vấn đề sau đây :

1 Hệ thống máy tính của công ty chưa đồng bộ hóa :

Công ty có khá nhiều máy tính cá nhân, tuy nhiên những máytính cá nhân chưa nối mạng với nhau, có nối mạng chỉ chăng là nốimạng nội bộ trong từng phòng với nhau Các máy tính sử dụng các loạiphần mềm khác nhau, tùy theo từng chức năng mà phòng ban cần thực

hiện Vì vậy, có thể nói hệ thống trang thiết bị tin học của công ty làchưa đồng bộ và chưa được kết nối một cách liên hoàn

Đứng trước tình huống đó, giải pháp tốt nhất là phải tiến hànhxây dựng một hệ thống mạng LAN cục bộ cho toàn bộ công ty và cảphía cửa hàng Đồng thời phải xây dựng một hệ thống thông tin đápứng được tất cả các nghiệp vụ mà các phòng ban của công ty cần thựchiện Thêm nữa, cần tính đến mức độ tiết kiệm là phải sử dụng hệthống đã có và cố gắng tích hợp thành hệ thống mới cho toàn bộ hoạtđộng của công ty

2 Trình độ năng lực tin học của nhân viên trong công ty còn yếu :

Xét một cách tổng quan, trình độ tin học của nhân viên trongcông ty Pháp-Việt nói chung là không tốt Ngay cả đội ngũ lãnh đạocủa công ty về trình độ tin học văn phòng chỉ ở mức tương đối.

Tính tổng hợp tất cả các nhân viên của công ty, tỷ lệ phần trămsố người có chứng chỉ tin học văn phòng là 58% trên tổng số nhân viên.Những người có trình độ tin học văn phòng chỉ ở mức khá.

Đây cũng là một yếu tố ta cần tính đến khi ta tiến hành bất cứhành động tin học nào tác động vào hoạt động của công ty Bởi vì trìnhđộ tin học có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của hệ thống thôngtin cho doanh nghiệp Nếu như trình độ tin học của các nhân viên tốt,thì hệ thống mới xây dựng sẽ có tính khả thi cao hơn so với trường hợptrình độ tin học còn yếu

3 Kinh phí của công ty giành cho tin học còn hạn hẹp :

Theo tính toán của phòng kế toán và theo chỉ đạo từ phía lãnhđạo, công ty không thể bỏ một lúc một khoản tiền lớn để giànhcho việc tin học hóa hoạt động của công ty mặc dù nhu cầu tinhọc hóa là rất cao.

Lí do chủ yếu là do vốn của công ty không tập trung mànằm tồn đọng trong các sản phẩm của công ty, hơn thế nữa, côngty là một công ty thương mại, cho nên nguồn vốn của công tyluôn trong tình trạng lưu động tức là vốn được đưa vào thị trườngđể đầu tư thương mại.

4 Mặt hàng mực in là một loại mặt hàng rất khó quản lý :

Theo đánh giá của lãnh đạo, và của các nhân viên trực tiếp thamgia vào nghiệp vụ quản lý sản phẩm mực in của công ty, sản phẩm mựcin thường rất khó quản lý Nguyên nhân thì thường có nhiều nguyênnhân, nhưng nguyên nhân chính yếu đó chính là do đặc thù của sảnphẩm Thứ nhất sản phẩm thường đi kèm với máy in, nên việc quản lýmực in phải đi kèm với quản lý máy in Thứ hai, việc tính toán việc tồnđọng và khả năng nhập sản phẩm khó dự đoán trước do thị trường máyin rất biến động Thứ ba, sản phẩm mực in có nhiều đặc điểm và nhiềuchủng loại, khối lượng dữ liệu thường rất lớn cho nên việc tra cứu, tìmkiếm gặp rất nhiều khó khăn.

Kết luận : Sau khi nghiên cứu một loạt các vấn đề tin học hóa còn tồnđọng trong công ty Với lý do trình độ người viết còn nhiều hạn chế, giớihạn hoạt động của bài viết đưa ra ( mang tính chất thử nghiệm ) nên tôiquyết định khai thác vào vấn đề thứ 4 đã trình bày ở trên Đó chính là việc

quản lý nhập-xuất-tồn mực in tại công ty Và tôi đã chọn đề tài “ xây dựng

phần mềm quản lý mực in tại công ty TNHH Pháp-Việt” làm báo cáo

thực tập cho mình.

IV MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT ĐẦU TIÊN VỀ PHẦN MỀM QUẢNLÝ MỰC IN TẠI CÔNG TY PHÁP-VIỆT :

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 TS Trương Văn Tú, Ts Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Giáo dục,1998

2 PGS,Ts Trần Công Uẩn, Giáo trình cơ sở dữ liệu 1 + 2, NXB, Thống

3 Tạp chí Tin học nhà trường tháng 8,9,10,11,12/2007 và tháng 1/2008