Hướng dẫn thực hành Excel 2010

Định dạng dữ liệu: Chọn vùng cần định dạng, Click chuột phải, chọn Format Cell. Hộp thoại Format Cells xuất hiện. a. Ngày tháng năm: Chọn mục Date (hoặc mục Custom) và chọn kiểu ngày tháng thích hợp.  mmddyy hoặc mmddyyyy  ddmmyy hoặc ddmmyyyy Nhập ngày tháng năm như đề bài. Nếu vẫn không nhập được ngày tháng năm như đề bài, thực hiện tùy chỉnh trong Control Panel. Start Setting Control Panel Regional ang LanguageDate and TimeCustomizesDate and Time chọn định dạng ngày tháng phù hợp b. Dữ liệu số (Number) Chọn mục Number:  Decimal Places: số chữ số thập phân sau dấu „,‟  Use 1000 Separators: sử dụng dấu phân cách hàng nghìn. c. Định dạng tiền tệ Chọn mục Custom và chọn đơn vị tiền tệ phù hợp. Nếu đơn vị không có, bạn có thể thêm vào. Ví dụ: Để chọn đơn vị tiền tệ là VNĐ Tại mục Type chọn kiểu , và thêm vào phía sau “VNĐ” OK. 2. Địa chỉ: a. Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ của một ô được đặt trong công thức và địa chỉ này sẽ tự động thay đổi khi sao chép công thức từ ô này sang ô khác. Cú pháp: CộtDòng (Vd: A5) b. Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ của một ô được đặt trong công thức và địa chỉ này sẽ không thay đổi khi sao chép công thức từ ô này sang ô khác. Cú pháp: CộtDòng (Vd: A5) Ghi chú: cách đổi nhanh địa chỉ tuyệt đối: tạo địa chỉ tương đối nhấn phím F4. 3. Các lỗi thường gặp trong Excel NAME Sai tên hàm, sử dụng tên ô, vùng không hợp lý hoặc nhập sai NUM Các con số trong công thức không hợp lý REF Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại hoặc bị xóa DIV0 Trong công thức có phép toán chia cho không Cơ sở tin học 2 2 VALUE Trong công thức dùng sai kiểu dữ kiệu, như cộng trừ các dữ liệu dạng chuỗi làm cho kết quả trở nên vô nghĩa Cột không đủ độ rộng NA Địa chỉ ô, vùng bị sai kiểu (thường bị lỗi ở các hàm dò tìm) Chú ý: Các thông báo lỗi khác của Excel  Trong công thức đang bị sai dấu “,”dấu “;” dấu nháy kép “ “. Nhấn OK để sửa lại công thức. Nhấn Help để được Excel giúp đỡ (Chọn OK )

Cơ sở tin học HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL Định dạng liệu: Chọn vùng cần định dạng, Click chuột phải, chọn Format Cell Hộp thoại Format Cells xuất a Ngày tháng năm: Chọn mục Date (hoặc mục Custom) chọn kiểu ngày tháng thích hợp  mm/dd/yy mm/dd/yyyy  dd/mm/yy dd/mm/yyyy Nhập ngày tháng năm đề Nếu không nhập ngày tháng năm đề bài, thực tùy chỉnh Control Panel Start Setting Control Panel Regional ang LanguageDate and TimeCustomizesDate and Time chọn định dạng ngày tháng phù hợp b Dữ liệu số (Number) Chọn mục Number:  Decimal Places: số chữ số thập phân sau dấu „,‟  Use 1000 Separators: sử dụng dấu phân cách hàng nghìn c Định dạng tiền tệ Chọn mục Custom chọn đơn vị tiền tệ phù hợp Nếu đơn vị không có, bạn thêm vào Ví dụ: Để chọn đơn vị tiền tệ VNĐ Tại mục Type chọn kiểu #,### thêm vào phía sau “VNĐ” OK Địa chỉ: a Địa tương đối: - Là địa ô đặt công thức địa tự động thay đổi chép công thức từ ô sang ô khác - Cú pháp: CộtDòng (Vd: A5) b Địa tuyệt đối: - Là địa ô đặt công thức địa không thay đổi chép công thức từ ô sang ô khác - Cú pháp: $Cột$Dòng (Vd: $A$5) Ghi chú: cách đổi nhanh địa tuyệt đối: tạo địa tương đối nhấn phím F4 Các lỗi thường gặp Excel #NAME Sai tên hàm, sử dụng tên ô, vùng không hợp lý nhập sai #NUM Các số công thức không hợp lý #REF! Trong công thức có tham chiếu đến ô không tồn bị xóa #DIV/0! Trong công thức có phép toán chia cho không Cơ sở tin học #VALUE Trong công thức dùng sai kiểu kiệu, cộng trừ liệu dạng chuỗi làm cho kết trở nên vô nghĩa ####### Cột không đủ độ rộng #N/A Địa ô, vùng bị sai kiểu (thường bị lỗi hàm dò tìm) Chú ý: Các thông báo lỗi khác Excel  Trong công thức bị sai dấu “,”dấu “;” dấu nháy kép “ “ Nhấn OK để sửa lại công thức Nhấn Help để Excel giúp đỡ (Chọn OK )  Excel tìm thấy lỗi nhỏ công thức bạn Có thể thiếu ngoặc đóng sai ngoặc, thiếu “” Excel gợi ý để sửa lại Chọn Yes để Excel sửa lại (nếu có thể) Chọn No không muốn sửa (Chọn Yes)  Nếu gặp thông báo tốt xem lại toàn công thức Nếu nhập lại công thức lần Nhóm hàm số: a ABS(Number) Cho kết trị tuyệt đối tham biến Number Ví dụ: =ABS (5)  kết =10 + ABS(5)  kết 15 b INT(Number) Hàm trả phần nguyên số Ví dụ: =INT(2.31)  kết =INT(3)  kết =INT(3,14)  kết c MOD(Number, divisor) Hàm trả giá trị phần dư phép chia Ví dụ: =MOD(10,3)  kết =MOD(6,2)  kết d ROUND(Number, Num_Digits) Hàm trả giá trị làm tròn số Number vị trí thứ Num_Digits Cơ sở tin học Nếu: Num_Digits > : Number làm tròn n số lẻ Nếu: Num_Digits < 0: Number làm tròn đến hàng chục, trăm, ngàn,… Ví dụ: =ROUND(123.456,2) kết 123.46 =ROUND(123.432,1)  kết 123.4  kết 100 =ROUND(123.456,-2) Nhóm hàm thống kê: a AVERAGE(number1, Number2,…)Hàm trả trung bình cộng số Number1, Number2,… Ví dụ: A B C D Điểm Toán Điểm Lý Điểm Hóa Trung bình 3 10 Tính trung bình môn Tóan, Lý, Hóa: kết = AVERAGE(A2,B2,C2) Hay =AVERAGE(A2:C2) b COUNT(Value1, Value2,…) Hàm trả số phần tử kiểu số  kết Ví dụ: =COUNT(2,”ab”,4,5)  kết =COUNT(A2:A4) c COUNTA(Value1,Value2,…) Hàm trả số phần tử khác rỗng  kết Ví dụ: =COUNTA(2,”ab”,4,5) A B C D Điểm Toán Điểm Lý Điểm Hóa Trung bình 8 10 =COUNTA(A2:A4)  kết d MAX(Number1, Number2,…) Hàm trả giá trị lớn Number1,Number2,… Ví dụ: =MAX(B2:B4)  kết e MIN(Number1, Number2,…) Hàm trả giá trị nhỏ Number1, Number2,… Ví dụ: =MIN(B2:B4)  kết Cơ sở tin học f SUM(Number1, Number2,…) Hàm trả tổng Number1, Number2,… Ví dụ: =SUM(C2:C4)  kết 26 Nhóm hàm chuỗi: a LEFT(Text, Num_char) Hàm trả chuỗi chuỗi Text trích từ trái sang phải Num_char ký tự Ví dụ: =LEFT(“Tran Van Nam”,4) b  kết chuỗi “Tran” RIGHT(Text, Num_char) Hàm trả chuỗi chuỗi Text trích từ phải sang trái Num_char ký tự Ví dụ: =RIGHT(“Tran Van Nam”,3) c  kết chuỗi “Nam” MID(Text, Start_num, Num_char) Hàm trả chuỗi chuỗi Text trích từ vị trí Start_num dài Num_char ký tự Ví dụ: =MID(“Tran Van Nam”,6,3) d  kết chuỗi “Van” LEN(Text) Hàm trả số ký tự có chuỗi Text Ví dụ: =LEN(“TIN HOC”)  kết Nhóm hàm ngày, giờ: a DATE(Year, Month, Date) Hàm trả giá trị số ứng với ngày tháng năm Ví dụ: =DATE(2008,10,9) b  kết quả: 9/10/2008 NOW() Hàm trả ngày hành c TODAY() Hàm trả ngày hành d DAY(Serial_number) Hàm trả giá trị ngày ứng với giá trị Serial_number Ví dụ: =DAY(“13/10/2008”) e kết quả: 13 MONTH(Serial_number) Hàm trả giá trị tháng ứng với giá trị Serial_number Ví dụ: =DAY(“13/10/2008”) f kết quả: 10 YEAR(Serial_number) Hàm trả giá trị năm ứng với giá trị Serial_number Ví dụ: =DAY(“13/10/2008”) kết quả: 2008 Nhóm hàm đổi kiểu liệu: a TEXT(Value, Format_Text) Cơ sở tin học Hàm đổi số thành chuỗi Ví dụ: =TEXT(123.45,”###.##”)  kết chuỗi “123.45” b VALUE(Text) Hàm đổi chuỗi dạng số thành số Ví dụ: =VALUE(“123”)  kết số123 Nhóm hàm luận lý (Logic): a AND(Logical1, Logical2,…) Hàm trả giá trị “VÀ” biểu thức logic Ví dụ: =AND(3>2, 53, 810)*($D$2:$D$5)) e DSUM(database,field,criteria) Hàm trả tổng phần tử chọn vùng Field, phần tử chọn database có giá trị thỏa điều kiện Criteria Ví dụ 1: Tính tổng thành tiền mặt hàng loại A có số lượng lớn 10 Tạo vùng điều kiện A7:A8 Tại ô A7: tiêu đề điều kiện tùy ý Tại ô A8: chi điều kiện Ở ví dụ là: =AND(LEFT(A2,1)=”A”,B2>10) Công thức tính: =DSUM($A$1:$D$5,D1,A7:A8) 11 Nhóm hàm dò tìm : a VLOOKUP(Lookup_val, Table, Col, 0): Hàm tìm giá trị Lookup_val Table (tại cột Table), tìm dòng trả giá trị dòng cột thứ Col (cột đếm 1) Ví dụ: Tại ô B2 =VLOOKUP(LEFT(A2,2),$A$11:$B$13,2,0) Tại ô E2=VLOOKUP(RIGHT(A2,1),$E$11:$F$13,2,0) Kq: Vàng Kq: 800 Cơ sở tin học b HLOOKUP(Lookup_val, Table, Row, 0): Hàm tìm giá trị Lookup_val Table (tại dòng Table), tìm cột trả giá trị cột cột thứ Row (dòng đếm 1) Ví dụ: Tại ô C2=HLOOKUP(MID(A2,3,1),$B$16:$D$17,2,0) Kq: Việt Nam Chú ý: lỗi thường gặp sử dụng hàm dò tìm:  #N/A: giá trị dò tìm hàm không giống (hay khác kiểu liệu) với giá trị cột (dòng) bảng dò tìm Nên sửa lại giá trị dò tìm công thức hàm sửa lại cột (dòng) bảng dò tìm  12 Dùng sai hàm đánh sai tên hàm hàm dò tìm có tên gần giống  Khi chọn bảng dò tìm, quên không lấy địa tuyệt đối (Nhấn F4)  Chọn sai bảng dò tìm (nhớ không chọn vùng chứa tiêu đề)  Xác định sai cột (dòng) dò tìm, phải nhớ cột (dòng) bắt đầu Nhóm hàm tham chiếu a MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) Match_type: cách thức dò tìm, giá trị: -1, 0,  Nếu Match_type 1, hàm MATCH tìm giá trị lớn = lookup_value Lookup_array cần phải xếp giảm dần: TRUE, FALSE, Z-A, 2, 1, 0, -1, -2, ,  Nếu Match_type bỏ qua (khuyết), xem Ví dụ: =MATCH(39,B2:B5,1)  (dòng thứ 2) =MATCH(41,B2:B5,0)  (dòng thứ 4) Cơ sở tin học b INDEX(array,row_num,column_num) Trả phần tử tương ứng vị trí giao dòng row_num cột column_num bảng dò tìm array A B Product Count Bananas 25 =INDEX(A2:B5,2,2)  38 (Giao dòng cột 2) Oranges 38 Apples 40 Pears 41 Ví dụ: =INDEX(A2:B3,2,1)  Oranges (Giao dòng cột 1) 13 Sắp xếp liệu:  Bước 1: Chọn miền Cơ sở Dữ liệu  Bước 2: Tại Tab Home, chọn Sort and Filter  Sort Smallest to Largest: xếp từ nhỏ đến lớn  Sort Largest to Smallest: xếp từ lớn đến nhỏ  Custom Sort: Sắp xếp theo trường trở lên 14 Rút trích liệu a Lọc tự động (AutoFilter):  Bước 1: Chọn miền liệu cần lọc (kể hàng tiêu đề)  Bước 2: Tại Tab Home, chọn Sort and Filter , chọn Filter Excel tự động chèn mũi tên  vào bên phải tên trường Chọn  cột chứa liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc b Lọc nâng cao (Advanced Filter ): Các bước chuẩn bị: Cơ sở tin học  Vùng liệu (database): chứa toàn liệu cần xử lý, kể dòng tiêu đề  Vùng điều kiện (criteria): vùng bảng tính vùng liệu, chứa điều kiện mà mẩu tin vùng liệu phải thỏa mãn Gồm tối thiểu hàng  Hàng đầu tiên: Chứa tiêu đề vùng điều kiện  Hàng thứ trở đi: Là tiêu chuẩn so sánh Cơ sở Dữ liệu Tiêu chuẩn là: (chuỗi, số), biểu thức (>, =,