Hướng dẫn thục hành Excel 2003

Tr Tr ờng đại học khoa học xã hội và nhân văn ờng đại học khoa học xã hội và nhân văn Bộ môn thông tin th Bộ môn thông tin th viện viện Trung tâm tin học ứng dụng Trung tâm tin học ứng dụng Môc lôc Môc lôc PhÇn 1: Lý thuyÕt 3   !"#$%#&'( )$*&'( +,-.&/ !01 234"'5 60"47*809:47*;; 0*#<=#; >#?@; >#A; >#; >#B#CD#;( EFCG;/ !"H3;1 6I47*80C0*#;5 60#4JK LM:D:47*J; N@<CDO47*JJ PO&'J PhÇn 2 : Thùc hµnh 25 J Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Phần 1: Lý thuyết Khởi động, Vào ra Ms Excel Khởi động/thoát MS Excel Khởi động Excel Khởi động máy tính Vào Start\Programs\Microsoft Excel Hoặc nháy vào biểu tợng Excel tại màn hình Thoát khỏi Excel File\Exit Hoặc dấu chéo góc phía trên bên phải màn hình Cấu tạo cửa sổ Thực đơn, menu Giới thiệu thực đơn File: tạo mới, mở, lu, in ấn, thiết lập bảng tính Edit: cắt, dán, sao chép, xoá, tìm kiếm View: xem bảng tính ở các dạng khác nhau Insert: chèn các biểu tợng, biểu đồ, ứng dụng Format: định dạng bảng tính Q !R = S' 60L#<* ! T !"0 !? ! Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Tools: Các công cụ hỗ trợ Truy suất thực đơn Nháy chuột vào tên thực đơn cần sử dụng Hoặc bấm tổ hợp phím Alt + <Phím có dấu gạch chân> Quản lý thanh công cụ Các thanh công cụ thờng đợc sử dụng Standard: Thc hin cỏc thao tỏc c bn nht i vi bng tớnh Formating: nh dng bng tớnh Chart: V biu Drawing: To v chnh sa ho WordArt: To cỏc kiu ch p Forms: H tr to cỏc khung bng PivotTable: H tr kt xut thụng in Worksheet menu bar: h thng thc n Hiện/ẩn thanh công cụ Cách 1: View\Toolbars Nháy chuột vào thanh công cụ cần hiện/ẩn Cách 2: 1. Tools\Customize 2. Mục Toolbars: tích chọn thanh công cụ cần hiện/ẩn 3. Mục Commands: dùng chuột kéo thả từng chức năng lên thanh công cụ +00 +00U ITV#&R0 Sử dụng thanh công cụ Mỗi thanh công cụ có một số biểu tợng để thực hiện một chức năng cụ thể Khi cần sử dụng thì bấm vào biểu tợng đó Tạo mới, lu, đóng, mở bảng tính Tạo mới văn bản File\New Hoặc Ctrl + N Hoặc bấm vào biểu tợng tại màn hình Ghi văn bản 1. File\Save hoặc bấm tổ hợp Ctrl + S 2. Save in: Chọn th mục cần lu văn bản 3. File name: tên văn bản cần lu 4. Save Lu văn bản đ có với một tên mớiã 1. File\Save As hoặc bấm phím F12 2. Save in: Chọn th mục cần lu văn bản 3. File name: tên văn bản cần lu -> Nhập tên văn bản 4. Save Mở văn bản 1. File\OPEN hoặc Ctrl + O, hoặc Bấm vào biểu tợng 2. Chọn đờng dẫn đến văn bản: Look in 3. Chọn văn bản cần mở 4. OPEN Đóng văn bản File\Close Hoặc bấm vào dấu chéo góc trên bên phải màn hình Giới thiệu bảng tính Bảng tính Mi file Excel = 1 n 16 Sheet (trang tớnh) Mi sheet = 65536 hng x 255 ct o Ct ký hiu: A,B,C ( WX<U# !R<Y& Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 o Hng ký hiu: 1,2,3, Cell: l ụ giao gia hng v ct o Mi cell u cú a ch trờn bng tớnh a ch: Hng trc, ct sau: A12,B12 Vựng: l mt khi cỏc ụ liờn tip o Xỏc nh vựng: <ễ vựng u><ễ vựng cui>; o vớ d: A3:D3 Khái niệm và phân loại địa chỉ Địa chỉ tơng đối: Thay i khi ta thc hin copy, di chuyn cụng thc Cú dng: <Ct><Hng>; vớ d: B12,F23 Địa chỉ tuyệt đối Khụng thay i khi ta thc hin copy, di chuyn cụng thc Cú dng: thờm du $ vo trc phn ch v s: <$Ct><$Hng>; o vớ d: $B$12 Cỏch ly a ch tuyt i o Nhp du ụla $ sau ú n a ch hng, ct o Hoc nhp bỡnh thng nh a ch tng i -> bm F4 Địa chỉ hỗn hợp Tuyt i ct, tng i hng: <$Ct><Hng>: $B12 Tng i ct, tuyt i hng: <Ct><$Hng>: B$12 Di chuyển con trỏ, bôi đen Di chuyển con trỏ Sa dng cỏc phớm mi tờn di chuyn gia cỏc ụ Kt hp vi phớm Ctrl di chuyn nhanh Ctrl + Home: v ụ u tiờn Ctrl + And: v ụ cui cựng Ctrl + cỏc phớm mi tờn S dng cỏc thanh cun dc/ngang chuyn nhanh n hng/ct Đánh dấu, bôi đen ỏnh du mt ụ: nhỏy chut vo ụ ú ỏnh du nhiu ụ: nhn gi chut ỏnh du hng: chn hng ỏnh du ct: chn ct ỏnh tt c cỏc ụ: gia hng v ct: ctrl+A ỏnh du cỏc ụ ri nhau: Gi ctrl + chut / Thao t¸c hµng, cét ChÌn thªm « trèng • Đánh dấu ô cần chèn • Insert\cells • Khai báo cách chèn -> OK ChÌn hàng\cét • Đặt con trỏ tại hàng\cột cần chèn • Insert\Rows (hoặc Columns) Xo¸ hµng\cét • Đặt con trỏ tại hàng\cột cần xoá • Edit\delete -> Lựa chọn các xoá Thay ®æi ®é réng hµng\cét • Đặt con trỏ tại biên của hàng/cột -> xuất hiện 2 mũi tên ngược nhau • Ấn giữ chuột phải và kéo: thu hẹp, mở rộng Thay ®æi nhiÒu cét cã ®é réng tiªu chuÈn • Đánh dấu các cột • Format\Column\Standard Width ->OK NhiÒu cét cã ®é réng b»ng nhau • Đánh dấu cột • Format\Column\With • Khai báo độ rộng • OK NhiÒu hµng cã chiÒu cao nh nhau • Đánh dấu hàng • Format\Row\Height • Khai báo Chiều cao • OK Cét\hµng cã ®é réng b»ng d÷ liÖu • Đánh dấu cột/hàng • Format\column\AutoFit Selection -> cột • Format\row\AutoFit -> hàng Lµm Èn\hiÖn cét • Đánh dấu cột cần ẩn/hiện • Ẩn cột: Format\Column\Hide 1 Híng dÉn sö dông MS Excel 2000 • Hiện cột:Format\Column\Unhide Lµm Èn\hiÖn hµng • Đánh dấu hàng cần ẩn/hiện • Ẩn cột: Format\Row\Hide • Hiện cột:Format\Row\Unhide Trén c¸c « (Merge cell) • Bôi đen các ô • Format\cell • Alignment\Merge cell • Hoặc bấm vào biểu tượng §Þnh d¹ng cho trang tÝnh §Þnh d¹ng kiÓu d÷ liÖu • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Chọn mục number: chọn các kiểu dữ liệu sau o Number: dữ liệu kiểu số o Currency: dữ liệu kiểu tiền tệ o Date/time: dữ liệu kiểu thời gian o Percentage: dữ liệu kiểu phần trăm o Fraction: Dữ liệu kiểu phân số o Scientific: dữ liệu kiểu chữ số khoa học o Text: dữ liệu kiểu văn bản o Special: dữ liệu kiểu chữ số đặc biệt: số điện thoại o Custom: kiểu dữ liệu do người dùng định nghĩa Tr×nh bµy d÷ liÖu trong « • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Mục Ailgnment: căn chỉnh vị trí dữ liệu o Horizoltal: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang o Vertical: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc o Wrap text: ngắt xuống dòng nếu độ rộng của ô không đủ o Shrink to fit: dữ liệu vừa bằng độ rộng của Ô o Merge cells: nối/trộn nhiều ô 5 o Orentation: căn chỉnh hướng chữ: đứng/nghiêng 1. Chọn độ nghiêng của chữ trong mục Degrees 2. Hoặc bấm chuột vào kim đồng hồ và kéo độ nghiêng phù hợp KÎ khung b¶ng • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Chọn mục Border: tạo khung, viền cho bảng tính o Presets: bấm chọn loại định dạng cho bảng o None: không kẻ khung (huỷ kẻ khung) o Outline: tạo khung viền cho bảng o Inside: tạo các đường kẻ bên trong bảng o Style: kiểu đường kẻ o Đậm, nhạt, gạch nối, song song o Border: thực hiện vẽ/huỷ các đường trong và ngoài bảng: bấm chọn từng loại o Color: chọn màu cho đường kẻ §Þnh d¹ng kiÓu ch÷ • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Vào mục Font: định dạng kiểu chữ cho bảng o Font: kiểu chữ o Font style: chế độ: thường, đậm, nghiêng o Size: cỡ chữ o Color: màu chữ §Æt nÒn cho b¶ng • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Vào mục Patterns: định dạng nền cho bảng o Color: định dạng màu nền cho bảng o Pattern: chọn kiểu nền cho bảng ;K [...]... mỏy tinh Print range o All: in tt c o Page(s) from to: in theo tng trang OK 24 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Phần 2 : Thực hành Bài thực hành 1: thao tác cơ bản Yêu cầu lý thuyết Khởi động excel và nắm được màn hình, thanh công cụ Các thao tác với File(mở ghi ) các thao tác soạn thảo Cấu tạo một bảng tính và các thành phần tạo nên địa chỉ ô Các phương pháp điền số thứ tự Cách thiết lập một công thức... tính toán theo mẫu sau 1 Thành tiền đợc tính theo công thức sau: - (USD)= Số lợng x Đơn giá - (VND)=USD x Tỷ giá 2 Dữ liệu hai cột trên phải đợc căn bên phải côt, dấu , ngăn cách giữa các nhóm phần nghìn, dấu , ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân 3 Viền xung quanh bảng là viền đôi, viền ngang có dạng ,viền dọc dạng liền 26 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Bài thực hành 3: Các hàm căn bản Yêu... =PROPER(xõu ký t) =PROPER(h ni) -> H Ni Cỳ phỏp: Vớ d: =TRIM(xõu ký t) =TRIM(H Ni) -> H Ni Hm VALUE: Chuyển xâu ký tự về dạng số Hm LOWER: Chuyển xâu ký tự thành chữ thờng Hm UPPER: Chuyển xâu ký tự thành chữ hoa Hm PROPER: Chuyển các ký tự đầu của mỗi từ thành chữ hoa Hm TRIM: bỏ các ký tự trống giữa các từ -> chỉ giữ lại 01 ký tự trống Tạo đồ thị Mc ớch: biu din thụng tin di dng cỏc khi, hng, ct Cỏc loi... lơng CB Phụ cấp =10% của lơng Bảo hiểm =15% số lơng Thục lĩnh =Lơng + Phụ cấp - Bảo hiểm Chèn thêm một dòng cuối và tính tổng số tiền phải trả của công ty cho CBNV Ghi vào máy với tên File là THANGII.XLS 27 Bài thực hành 4: Hàm if Yêu cầu lý thuyết Nắm được thế nào là biểu thức Logic và các hàm liên quan đến biểu thức Logic Hàm IF: Cú pháp, cách thành lập, và các dạng Hàm tìm kiếm Vlookup Bài 1 Tạo... Trách nhiệm Tính Tổng lơng toàn cơ quan toàn cơ quan, Tính tổng lơng trung bình, lơng cao nhất, lơng thấp nhất, Đếm số ngời trong cơ quan Ghi lại bảng với tên khác là BAI4.XLS 28 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Bài thực hành 5: Hàm tìm kiếm Bài 1: Mở một bảng tính mới 1 Tínhgiá trị tại cột ĐTB theo công thức dới đây: ĐTB = ((Toán + Văn)*2 + Lý + Sinh + Tin)/7 Làm tròn dữ liệu tại cột ĐTB một chữ số lẻ... trả =số ngày ở nhân với đơn giá ngày 30 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Bài tập 4 Yêu cầu thực hiện: 1 Tính PCCV dựa vào bảng tham chiếu 2 Tính định mức sản phẩm (ĐMSP): Nếu LCB 250 và LCB ĐMSP thì thởng... nhỏ hơn 23 tuổi (sinh sau năm 1975) Học viên sinh trong tháng 4 và tháng 7 Học viên quê Hà Nội và có Tổng điểm >=7 Học viên Đỗ, Học viên Trợt 4 Cất vào đĩa với tên là BAI5A.XLS 32 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Bài thực hành 8: hàm CSDL Bài 1: nhập bảng tính sau: 1 Dùng Autofilter để lọc ra những ngời: a Có mức lơng: 200 du cng n gi chut . hµnh 25 J Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Phần 1: Lý thuyết Khởi động, Vào ra Ms Excel Khởi động/thoát MS Excel Khởi động Excel Khởi động máy tính Vào StartProgramsMicrosoft Excel Hoặc nháy. Khởi động máy tính Vào StartProgramsMicrosoft Excel Hoặc nháy vào biểu tợng Excel tại màn hình Thoát khỏi Excel FileExit Hoặc dấu chéo góc phía trên bên phải màn hình Cấu tạo cửa sổ Thực. đồ, ứng dụng Format: định dạng bảng tính Q !R = S' 60L#<* ! T !"0 !? ! Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Tools: Các công cụ hỗ trợ Truy suất thực đơn Nháy chuột vào tên thực đơn cần