Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD

Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp tại công ty TNHH cung ứng CAD

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứL/C Letter of Credit Thư tín dụng

Tên bảng biểu, sơ đồ Trang

Bảng 1.1 Tình hình nhân sự Công ty TNHH cung ứng CAD 10

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 11Bảng 1.3 Vai trò của hoạt động nhập khẩu thiết bị điện công

nghiệp

11

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH cung ứng CAD 8

Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện

công nghiệp tại Công ty TNHH cung ứng CAD

14

Sơ đồ 2.3 Quy trình đặt mua hàng của bộ phận thương mại 15

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại toàn cầu hóa, mua bán giao thương với nước ngoài đóng mộtvai trò hết sức to lớn trong việc phát triển kinh tế của một quốc gia Đặc biệt, côngtác nhập khẩu nguồn nguyên vật liệu, máy móc thiết bị trong nước chưa sản xuấtđược giúp cho nền kinh tế trong nước tiếp cận công nghệ hiện đại trên thế giới vàcông đoạn ấy tham gia vào dây chuyền sản xuất góp phần tạo ra các sản phẩm cógiá trị gia tăng lớn hơn

Nhận thấy được tầm quan trọng cũng như nhu cầu ngày càng lớn của nềnkinh tế đối với các mặt hàng máy móc thiết bị và các linh phụ kiện sản xuất, Công

ty TNHH cung ứng CAD ra đời năm 2009 đã và đang khẳng định vị thế là nhà cungcấp các sản phẩm và giải pháp công nghiệp về điện hàng đầu cho các doanh nghiệptrong nước Với mạng lưới các nhà cung ứng rộng khắp trên thế giới, Công ty đã vàđang nhập khẩu rất nhiều chủng loại máy móc thiết bị và các linh phụ kiện côngnghiệp từ các thị trường uy tín để phân phối cho các doanh nghiệp nội địa

Trong đó, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị đóng vaitrò rất quan trọng Nếu quy trình thực hiện chặt chẽ, hàng hóa được giao đúng tiến

độ yêu cầu của khách hàng, chất lượng hàng hóa giao đảm bảo, uy tín của Công ty

sẽ được nâng cao Chính vì vậy, trong quá trình thực tập tại Công ty, người viết đãmạnh dạn chọn đề tài “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện côngnghiệp tại Công ty TNHH cung ứng CAD” cho thu hoạch thực tập giữa khóa củamình

Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH cung ứng CAD

Chương 2: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệptại Công ty TNHH cung ứng CAD

Chương 3: Giải pháp nhằm cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩuthiết bị điện công nghiệp tại Công ty TNHH cung ứng CAD

Người viết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị công tác tại Công

ty TNHH cung ứng CAD đã cung cấp số liệu và tạo điều kiện cho người viết đượctham gia tìm hiểu quy trình nhập khẩu tại Công ty Xin chân thành cảm ơn giảngviên Vương Thị Bích Ngà – đã hết lòng hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và đóng góp

những ý kiến quý giá nhằm làm cho bài báo cáo được hoàn chỉnh

Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệmthực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian thực tập, bài báo cáo này không tránhkhỏi những thiếu sót về nội dung và hình thức Rất mong quý thầy cô đóng góp ýkiến để bài viết được hoàn thiện hơn

Sinh viên thực tập giữa khóa

Viên Bích Phương

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG CAD 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Thông tin chung về Công ty:

− Tên Công ty: Công ty TNHH cung ứng CAD

− Tên tiếng anh: CAD SUPPLY CO.,LTD

Với sứ mệnh của là trở thành nhà tư vấn giải pháp và cung cấp thiết bị điệntin cậy hàng đầu cho nhu cầu mua sắm thiết bị tại các nhà máy cũng như các Dự áncông nghiệp tại Việt Nam, CAD luôn lắng nghe, tìm hiểu những nhu cầu của kháchhàng, qua đó bằng sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình phối hợp với các nhà sảnxuất Quốc tế để cung cấp một giải pháp sản phẩm toàn diện nhằm đem lại sự chọnlựa tối ưu cho khách hàng về chất lượng, thời gian và tài chính Theo đó, CAD làmviệc chặt chẽ và thiết lập mối quan hệ sâu rộng với các công ty, tập đoàn sản xuấtquốc tế với tư cách là đối tác, nhà phân phối chính thức tại Việt Nam

Công ty CAD có tầm nhìn trở thành một nhà cung cấp các sản phẩm và giảipháp Điện, Đo lường, Điều khiển hàng đầu tại Việt Nam Qua đó góp phần vàocông cuộc Hiện đại hóa nền công nghiệp của quốc gia và đem lại cho những thànhviên trong Công ty có cơ hội phát triển tài năng và có một cuộc sống đầy đủ về vậtchất và tinh thần

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ

Công ty TNHH cung ứng CAD có chức năng chính là cung cấp các thiết bị

Giám đốc

Phòng

kinh doanh

Phòng chứng từ

Phòng dịch vụ khách hàng

Phòng

kỹ thuật

Phòng

kế toán nhân sự

-và giải pháp chuyên nghiệp trong lĩnh vực Điện, Đo lường, Điều khiển

Nhiệm vụ quan trọng được ưu tiên hàng đầu là xác định chính xác các yêucầu của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của Công ty trong từng giai đoạnkhác nhau Sau đó phân tích các dữ liệu và đưa ra kế hoạch cụ thể nhằm kịp thờiliên hệ các đối tác sản xuất quốc tế và nhập khẩu các sản phẩm phù hợp nhất về chấtlượng, thời gian và tài chính cho khách hàng

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện ở Sơ đồ 1.1 như sau:

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH cung ứng CAD

(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự)

Cơ cấu tổ chức của Công ty CAD tương đối đơn giản, chỉ gồm giám đốcquản lý và các phòng ban trực thuộc Tuy nhiên, mô hình đơn giản này phù hợp vớiquy mô công ty hiện tại là một công ty nhỏ đồng thời cũng tạo ra hiệu quả tronghoạt động của công ty, khi các phòng ban có thể hỗ trợ và phối hợp với nhau trongquy trình nghiệp vụ một cách dễ dàng và thuận tiện

Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệmtrong việc ra các quyết định về tài chính cho công ty đồng thời cũng là người thaymặt công ty ký kết các hợp đồng với khách hàng

Phòng kinh doanh được xem là bộ phận quan trọng nhất trong việc mang lạidoanh thu cho công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tham gia đấu thầu vàđàm phán với khách hàng để tiến tới ký kết hợp đồng; duy trì và phát triển mối quan

hệ với khách hàng Đồng thời, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm liên hệ với nhàcung cấp để tìm kiếm thiết bị phù hợp với nhu cầu khách hàng, đàm phán giá tốtnhất từ nhà cung cấp

Phòng chứng từ chịu trách nhiệm quản lý các chứng từ nhập khẩu: nhậnthông tin đơn hàng từ phòng kinh doanh gửi về; theo dõi hành trình đi của hàng hóa

từ nước nhà cung cấp về đến Việt Nam; chịu trách nhiệm thuê các công ty giaonhận để vận chuyển hàng về đến kho của khách hàng; quản lý các chứng từ nhậpkhẩu

Phòng dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng bằng việcthường xuyên giữ liên lạc với khách hàng; tiếp nhận các phản ánh của khách hàng

về sản phẩm và dịch vụ của Công ty để chuyển các phòng ban khác kịp thời xử lý

Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm thẩm định chất lượng, quy cách các máymóc thiết bị nhập về của Công ty; chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính phù hợpcủa hàng hóa nhập về so với yêu cầu của khách hàng; phối hợp cùng phòng kinhdoanh tham gia vào các hoạt động chào giá, đấu thầu

Phòng kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi các hoạt động tài chính

của công ty như hạch toán kết quả kinh doanh của công ty để báo cáo cho giám đốc;xuất hóa đơn cho khách hàng và tạm ứng tiền cho phòng khai thác làm thủ tục giaonhận, lấy chứng từ; tư vấn cho giám đốc các vấn đề pháp lý về kế toán và thuế

1.2.3 Tình hình nhân sự

Tình hình nhân sự của Công ty TNHH cung ứng CAD được thể hiện ở Bảng1.1 Từ Bảng 1.1 chúng ta có thể thấy một số thay đổi nhỏ trong cơ cấu nhân sự củaCông ty như sau:

Số lượng nhân viên tăng nhẹ từ 20 nhân viên vào năm 2013 đã tăng lên 21nhân viên vào năm 2014 và 23 nhân viên vào năm 2015

Về giới tính, tỉ lệ nam trong Công ty tương đối ít nhưng có xu hướng tănglên Đến năm 2015, tỉ lệ nhân viên nam có tăng lên vì tình hình kinh doanh trongnăm này tương đối khởi sắc, số lượng hợp đồng với Công ty nhiều, nên Công ty cónhu cầu tuyển dụng nhân viên nam cho phòng kinh doanh

Về độ tuổi, đa phần nhân viên trong Công ty có tuổi đời rất trẻ (dưới 35) Họ

là những người chưa hoặc mới lập gia đình nên có thể toàn tâm phục vụ khách hàngtốt nhất Bên cạnh đó, họ có sự nhanh nhẹn trong việc cập nhật các quy định củanhà nước và diễn biến thị trường cũng như linh động, sáng tạo trong các hoạt độngkinh doanh

Bảng 1.1 Tình hình nhân sự Công ty TNHH cung ứng CAD

Đơn vị tính: người, %

Số lượng (người)

Tỉ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỉ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỉ lệ (%) Giới

(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự, phòng nhân sự)

Về trình độ, đa phần nhân sự trong Công ty có trình độ đại học nhưng có xuhướng giảm do Công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm hơn nhân

sự mới ra trường có trình độ cao

1.3 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn năm 2013 – 2015

Tình hình hoạt động của Công ty TNHH cung ứng CAD giai đoạn

2013-2015 được thể hiện ở Bảng 1.2 Từ Bảng 1.2, Công ty chưa tối ưu được chi phí khi

tỉ lệ chi phí trên doanh thu chiếm quá lớn, chiếm trung bình 98% - 99% trong banăm Chính vì vậy, mặc dù Công ty làm ăn rất có triển vọng với mức doanh thu lênđến trên hàng chục tỉ đồng nhưng lợi nhuận trước thuế lại chưa đến một tỉ đồng.Nguyên nhân là do trong những năm vừa qua, trong khi giá dịch vụ vận tải cùng vớicác phụ phí của các hãng tàu ngày một tăng, cùng với việc Công ty vừa mới thànhlập nên nhu cầu đầu tư cơ bản cao dẫn đến chi phí tăng lên tương đối lớn Thêm vào

đó, các máy móc, linh kiện nhập khẩu hầu hết là sản phẩm đặc thù, khả năng đàmphán giảm giá từ các nhà cung cấp rất thấp trong khi áp lực cạnh tranh trong nướcđối với một Công ty mới thành lập nên Công ty phải báo giá thấp để thắng thầu

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Tăng trưởng

có sự xáo trộn về nhân sự, dẫn đến Công ty mất một số khách hàng tiềm năng

Đến năm 2015 tình hình chuyển biến tích cực khi báo cáo ghi nhận doanhthu và lợi nhuận trước thuế đều tăng, đặc biệt là lợi nhuận trước thuế tăng ấn tượngvới mức tăng lên đến 83,3% Năm 2015 vừa qua, tình hình kinh tế vĩ mô chuyểnbiến tích cực, đặc biệt là vào giai đoạn cuối năm giá dầu giảm tạo điều kiện cho cácdoanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đẩy mạnh đầu tư sản xuất Do đó các hợp đồngcủa Công ty được ký kết tương đối nhiều hơn so với năm 2014 Hơn nữa, Công ty

đã đi vào hoạt động ổn định và quy củ hơn, tỉ lệ chi phí trên doanh thu bắt đầugiảm

1.4 Vai trò của nghiệp vụ nhập khẩu khẩu thiết bị điện công nghiệp tại Công

Doanh thu từ kinh doanh thiết

bị điện công nghiệp nhập

và đang thuộc mạng lưới phân phối độc quyền cho rất nhiều nhà sản xuất các mặthàng điện công nghiệp trên toàn thế giới Với tính đặc thù trong sản phẩm và chấtlượng của mặt hàng điện Công nghiệp, Công ty có thể dễ dàng thắng các gói thầucung cấp sản phẩm cho các công ty lớn trong cả khu vực tư nhân và nhà nước

Tỉ trọng doanh thu từ kinh doanh các thiết bị điện công nghiệp tăng nhẹ quacác năm đã tiếp tục khẳng định thế mạnh của Công ty đối với các dòng sản phẩmnày Trong tương lai, bên cạnh việc đẩy mạnh tìm kiếm các nhà cung cấp chấtlượng khác, Công ty sẽ tiếp tục khai thác thế mạnh này để mở rộng doanh thu.Chính vì vậy, Công ty có thể tự tin dự báo tỉ trọng này sẽ tiếp tục tăng trưởng trongthời gian tới

1.5 Các công việc trong quá trình thực tập

Người viết được thực tập tại Phòng Chứng từ của công ty Trong quá trìnhthực tập, người viết đã học hỏi nhiều điều nhờ thực hiện một số công việc cụ thể

Trong tuần đầu tiên (từ 1/6 đến 8/6), người viết được nghiên cứu các tài liệutổng quan về công ty và làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp bám sátvới chuyên ngành mà đang theo học Ngoài ra, người viết được hướng dẫn tận tìnhtrong việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ cơ bản của quy trình giao nhận hàng nhưvận đơn đường biển (B/L), chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lượng

Ra quyết định mua hàng và ký kết hợp đồng

Thanh toán

Giao nhận hàng hóa

Lưu trữ hồ sơ và giải quyết khiếu nại

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT

BỊ ĐIỆN CÔNG NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG CAD 2.1 Thực tế quy trình

Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp

tại Công ty TNHH cung ứng CAD

(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn quy trình mua hàng, phòng kinh doanh)

Để minh họa cho quy trình trên, người viết xin trình bày chi tiết quy trìnhthực hiện hợp đồng (contract) PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP ngày05/01/2016 giữa bên bán là Công ty Tecofi ở Singapore với bên mua là Công tyTNHH cung ứng CAD

2.1.1 Ra quyết định mua hàng và ký kết hợp đồng

Công ty đang áp dụng hệ thống Maximo trong công tác quản lí tài sản, muasắm và quản lý hàng tồn kho nhằm đảm bảo tính ổn định cho chuỗi cung ứng để đápứng nhanh chóng nhu cầu thiết bị cần thiết cho hoạt động chào hàng và mua bángiữa Công ty với khách hàng

Dựa trên kế hoạch dự báo nhu cầu tháng và các hợp đồng đã được ký kết,phòng kinh doanh phối hợp cùng phòng kỹ thuật lên danh sách các thiết bị hoặcmáy móc cần nhập Quy trình tìm kiếm nhà cung ứng và ký kết hợp đồng được thểhiện tại Sơ đồ 2.2

Tìm kiếm nhà

cung ứng

Mời chào hàng

Đánh giá kĩ thuật

Đánh giá thương mại

Lựa chọn nhà cung ứng

Ký kết hợp đồng

Sơ đồ 2.3 Quy trình đặt mua hàng của bộ phận thương mại

(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn quy trình mua hàng, phòng kinh doanh)Bước đầu tiên là tìm kiếm nhà cung ứng và yêu cầu mời chào hàng, đối vớimỗi đơn hàng, Bộ phận kinh doanh phải tìm được ít nhất ba nhà cung ứng để sosánh giá cả, uy tín và chất lượng của hàng hóa của đối tác dựa trên mời chào hànghóa Sau đó đưa các chào hàng và hàng mẫu (nếu có) cho Phòng kỹ thuật kiểm traquy cách và chất lượng Sau khi hai bộ phận trên lựa chọn nhà cung ứng thì phòngkinh doanh tiến hành đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng với nhà cung ứng Về mặtpháp lý, đơn đặt hàng cũng có ý nghĩa như một hợp đồng mua bán hàng hóa

Đối với những linh kiện đặt thù không có nhiều nhà cung cấp hoặc Công tychịu ràng buộc bởi các hợp đồng phân phối độc quyền, thì phòng Kinh doanh chỉphải yêu cầu chào hàng từ nhà cung cấp độc quyền để tiến hành đặt hàng hoặc kýhợp đồng

Trong báo cáo thực tập này, người viết chọn phân tích hợp đồng (contract)PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP ngày 05/01/2016 (phụ lục 1) với các thôngtin chính như sau:

− Bên cung cấp: Công ty Tecofi

− Bên mua: Công ty TNHH cung ứng CAD

− Tên mặt hàng: van bướm (air damper), chất liệu nhựa điều khiển bằngtay quay

− Trị giá hợp đồng: 2.089,8 USD, giá EXW France

− Phương thức thanh toán: TT 100% before shipment (điện chuyển tiền100% trước khi giao hàng)

− Các chứng từ yêu cầu: 1 C/O, 1 giấy chứng nhận chất lượng và 1 giấycam kết bảo hành của nhà cung cấp

về mặt lý thuyết phương thức này trả trước khi giao hàng có thể mang lại rủi ro chobên mua ở chỗ bên bán có thể nhận tiền nhưng không giao hàng

Để thanh toán bằng điện chuyển tiền, mỗi ngân hàng có yêu cầu khác nhaunhưng nhìn chung, người nhập khẩu cần các chứng từ sau:

− Hồ sơ pháp lý: giấy đề nghị chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng, giấy

đề nghị bán ngoại tệ trong trường hợp không có đủ ngoại tệ

− Bộ chứng từ thanh toán: mỗi ngân hàng đề nghị bộ chứng từ khácnhau nhưng bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế giữa các bên, nếu nhậpkhẩu mặt hàng hạn ngạch thì cần có giấy phép nhập khẩu hạn ngạch

Để thanh toán cho hợp đồng PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP, ngày01/03/2016 phòng chứng từ Công ty liên hệ với ngân hàng TMCP Á Châu chinhánh Sài Gòn để viết giấy đề nghị chuyển tiền và trình bộ chứng từ ngoại thươnggồm có hợp đồng PO-CAD-TEC-004(ver3) AIR DAMP Trên cơ sở xem xét bộchứng từ và giấy đề nghị chuyển tiền, ngân hàng tiến hành làm thủ tục thanh toáncho Công ty Cùng ngày, ngân hàng phát hành chi tiết chuyển tiền (Remittancedetails) và đóng dấu đã thanh toán vào bản chính của hợp đồng Chi tiết chuyển tiềnbằng điện là bằng chứng cho việc Công ty đã hoàn tất các thủ tục thanh toán đầy đủcho bên bán Chi tiết chuyển tiền bằng điện thể hiện đầy đủ tất cả các thông tin vềngân hàng chuyển tiền, người chuyển, người hưởng lợi, số tiền chuyển, thông tinchuyển tiền Nội dung chi tiết chuyển tiền bằng điện được thể hiện tại phụ lục 2

có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải để chở hàng từ kho về kho Công ty (hoặc

về kho khách hàng của Công ty) và làm các thủ tục hải quan cần thiết Do các thủtục giao nhận hàng hóa tương đối nhiều và diễn ra trong phạm vi cả hai nước, nênphòng chứng từ tiến hành thuê công ty dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa quốc

tế Công ty này có trách nhiệm nhận hàng ở bên nước người mua, làm các thủ tục