35. Quy che thu chi va van chuyen tien

QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN XXX Số: /2016/QĐ-HĐQT CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh Phúc XXX, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH V/v: Ban hành Quy chế thu, chi giao nhận vận chuyển tiền mặt - Tài sản quý - Giấy tờ có giá - Sổ sách dùng nghiệp vụ kho quỹ Quỹ tín dụng nhân dân XXX - - HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Căn vào Thông tư 01/2014/TT-NHNN quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 06/01/2014 Căn vào điều lệ hoạt động Quỹ tín dụng nhân dân XXX Căn vào thực tế đặc thù hoạt động Quỹ Căn vào biên học HĐQT ngày / / QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế thu, chi giao nhận vận chuyển tiền mặt - Tài sản quý - Giấy tờ có giá - Sổ sách dùng nghiệp vụ kho quỹ Quỹ tín dụng nhân dân XXX” Điều 2: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày / /2016 thay Quyết định số ngày / /2015 Hội đồng Quản trị việc ban hành Quy chế sử dụng kho tiền trụ sở Quỹ tín dụng nhân dân XXX Điều 3: Hội đồng quản trị Quỹ tín dụng nhân dân XXX có trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều - NHNN XXX - Lưu QTD T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH QUY CHẾ THU, CHI VÀ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT - TÀI SẢN QUÝ - GIẤY TỜ CÓ GIÁ - SỔ SÁCH DÙNG TRONG NGHIỆP VỤ KHO QUỸ CỦA QTDND XXX (Ban hành theo Quyết định số /2016/QĐ-HĐQT ngày / /20xx Chủ tịch HĐQT Quỹ tín dụng nhân dân XXX) Điều Nội dung Văn tham chiếu CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích Quy định việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển; kiểm tra, kiểm kê, bàn giao, xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; việc thu, chi tiền mặt Việc đóng gói niêm phong, giao nhận vàng, loại kim khí quý, đá quý tài sản quý khác Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Đối tượng áp dụng quy trình thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm sốt, Cán tín dụng, kế tốn, ngân quỹ cán khác làm việc Quỹ tín dụng nhân dân XXX khách hàng đến giao dịch Quỹ tín dụng nhân dân XXX Điều Giải thích từ ngữ “Tiền mặt” loại tiền giấy, tiền kim loại Ngân hàng Nhà nước phát hành “Tiền giấy” bao gồm tiền cotton tiền polymer Ngân hàng Nhà nước phát hành “Tài sản quý” bao gồm vàng, kim khí quý, đá quý, ngoại tệ tiền mặt loại tài sản quý khác “Giấy tờ có giá” bao gồm trái phiếu, tín phiếu loại giấy tờ có giá khác theo quy định pháp luật “Tờ” đơn vị số lượng tiền giấy, ngoại tệ tiền mặt, giấy tờ có giá “Miếng” đơn vị số lượng tiền kim loại “Niêm phong” việc sử dụng giấy niêm phong và/ kẹp chì để ghi dấu hiệu bó, túi, hộp, bao, thùng tiền Điều Nội dung Văn tham chiếu đóng gói theo quy định, đảm bảo bó, túi, hộp, bao, thùng tiền giữ nguyên, đầy đủ “Khách hàng” cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp ngồi ngành Ngân hàng có giao dịch tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá với Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước Điều Giám đốc người chịu trách nhiệm trước HĐQT việc tổ chức điều hành thực sử dụng kho tiền trụ sở theo quy chế đảm bảo an toàn tuyệt đối, hiệu cao CHƯƠNG II QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT Điều Nguyên tắc thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Quỹ Tín dụng nhân dân XXX phải thực thông qua quỹ đơn vị Điều TT01/ 2014 Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải vào chứng từ kế toán Trước thu, chi phải kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ kế tốn Tiền mặt, ngoại trện, giấy tờ có giá thu vào hay chi phải đủ, với tổng số tiền (bằng số chữ), khớp thời gian (ngày, tháng, năm) chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ Sau thu trước chi tiền mặt, chứng từ kế toán phải có chữ ký người nộp (hay lĩnh tiền) thủ quỹ thủ kho tiền nhân viên thu, chi tiền mặt Điều Bảng kê loại tiền thu (hoặc chi) Mỗi chứng từ kế toán thu (hoặc chi) tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải lập kèm theo Bảng kê loại tiền thu (hoặc chi) biên giao nhận Bảng kê, biên giao nhận bảo quản theo quy định Điều Kiểm đếm tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Điều TT01/ 2014 Điều TT01/ Điều Nội dung Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm xác Văn tham chiếu 2014 Người nộp lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến ngân hàng kiểm đếm kiểm đếm lại trước rời khỏi quầy chi ngân hàng Đếm tiền theo tờ (tiền giấy), theo chứng từ đơn vị (tiền kim loại) Đếm loại xong loại đánh dấu theo dõi kê ghi mặt sau chứng từ bảng kê khách hàng Cách thức đếm tiền: Đếm bó chẵn, thếp chẵn trước, đến tờ lẻ sau Khi cắt dây bó tiền đếm tờ phải kiểm tra phát tiền giả, chất lượng loại tiền, giữ nguyên niêm phong bó tiền cũ khách hàng nộp để xử lý phát tiền giả, thừa, thiếu (nếu tiền có niêm phong khách hàng yêu cầu) Thủ quỹ Quỹ tín dụng nhân dân phát tiền giả, thực theo quy định hành hướng dẫn, đạo chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố Điều Quy trình chi tiền mặt Nhận kiểm soát chứng từ người nhận tiền kế toán chuyển sang đường dây nội bộ, phải có đủ yếu tố, ý số yếu tố sau: a Số chứng từ; ngày, tháng, năm; họ tên, địa người lĩnh tiền b Số tiền số, chữ chứng từ khớp đúng, viết quy định c Chữ ký người lĩnh tiền chữ ký dấu chủ tài khoản d Chữ ký kế tốn, kết tốn trưởng, trưởng phịng, trưởng điểm giao dịch QTDND XXX có trách nhiệm cho lĩnh tiền mặt Ghi (kê) mặt sau chứng từ chi tiền loại tiền chi trả (căn vào tính chất khoản chi cấu loại tiền có Quỹ) Tự kiểm sốt khớp chứng từ chi số liệu loại tiền kê; tính tốn xác tổng số tiền Điều Nội dung Văn tham chiếu a Chuẩn bị tiền mặt theo kê lập (theo bó, thếp, tờ lẻ) b Đếm kiểm lại tiền mặt với số ghi chứng từ chi tiền c Ghi sổ quỹ ký tên chứng từ d Mời khách hàng đến nhận tiền theo số thứ tự, hộ tên ghi chứng từ (hoặc theo tích kê chi tiền phát) Chú ý trước phát tiền yêu cầu khách hàng a Nêu rõ số tiền khách hàng cần lĩnh b Xuất trình giấy chứng minh nhân dân (hoặc loại giấy tờ tùy thân) kiểm tra họ tên người lĩnh tiền phát tiền c Kiểm tra lại chữ kí nhận tiền khách hàng chứng từ xếp lưu hồ sơ Điều Quy trình thu tiền mặt Nhận giấy nộp tiền khách hàng nộp kế tốn chuyển sang Kiểm sốt tính chất hợp lệ, hợp pháp chứng từ; việc chấp hành quy định ghi chép yếu tố chứng từ: ngày, tháng, năm nộp tiền, họ tên người nộp, địa chỉ, nội dung khoản tiền nộp; số tiền số, chữ ghi chứng từ thu có khớp với nhau… Nếu có nghi vấn phải kiểm tra lại, chứng từ kế toán lập (hoặc chuyển sang) phải đối chiếu lại với kế tốn Hướng dẫn khách hàng kê vào mặt sau giấy nộp tiền bảng kê nộp tiền lọai tiền, có chữ kí khách hàng nhằm thuận tiện việc kiểm tra đối chiếu tổng số chi tiết tiền Đối chiếu khớp số liệu chứng từ số liệu kê loại tiền Căn vào chứng từ khách hàng bảng kê loại tiền để nhận toàn số tiền khách hàng nộp lúc, gồm đủ loại tiền theo bó chẵn, thếp lẻ, tờ lẻ (hoặc thủ quỹ vào vào bảng kê khách hàng để chuyển sang kế toán thành lập chứng từ) Đếm tiền theo tờ (tiền giấy), theo chứng từ đơn vị (tiền kim Điều Nội dung Văn tham chiếu loại) Đếm loại xong loại đánh dấu theo dõi kê ghi mặt sau chứng từ bảng kê khách hàng Cách thức đếm tiền: Đếm bó chẵn, thếp chẵn trước, đến tờ lẻ sau Khi cắt dây bó tiền đếm tờ phải kiểm tra phát tiền giả, chất lượng loại tiền, giữ nguyên niêm phong bó tiền cũ khách hàng nộp để xử lý phát tiền giả, thừa, thiếu (nếu tiền có niêm phong khách hàng yêu cầu) Thủ quỹ Quỹ tín dụng nhân dân phát tiền giả, thực theo quy định hành hướng dẫn, đạo chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố Kiểm lại toàn số tiền đếm với kê, theo loại tổng số đảm bảo nhận đủ Cất toàn số tiền đếm đóng gói xong vào hịm, két mình, khóa lại Ghi sổ quỹ theo số tiền nhận Ký tên lên chứng từ thu, ký tên vào kê loại tiền (ghi mặt sau chứng từ) bảng kê tiền khách hàng Trả số tiền gửi hợp đồng tín dụng loại giấy tờ khác khách hàng nộp tiền, chuyển chứng từ thu tiền chi kế toán Điều 10 Những vấn đề cần ý thu (chi) tiền mặt: Đối với khách hàng, yêu cầu phải làm đầy đủ công việc sau: a Giấy nộp (lĩnh) tiền phải ghi đầy đủ yếu tố, tổng số tiền số, chữ phải khớp đúng; kê loại tiền mặt sau chứng từ nộp tiền bảng kê loại tiền nộp b Tiền mặt phải chọn lọc tiền lành riêng, tiền rách riêng, xếp thành bó thếp đầy đủ c Khi giao tiền, khách hàng phải chứng kiến thủ quỹ Quỹ tín dụng đếm tờ, có thừa, thiếu kịp thời xử lý theo phương pháp: Điều Nội dung - - Văn tham chiếu Thừa: Khách hàng nhận lại số tiền thừa yêu cầu khách hàng ký vào sổ trả lại tiền thừa Quỹ Thiếu: Khách hàng phải bù thêm cho đủ, theo giấy nộp tiền Nếu khơng có đủ tiền bù, phải lập lại giấy nộp tiền theo số tiền thực tế nhận Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thơng đổi lại thu phí theo quy định NHNN đổi hộ cho khách Tiền giả: Lập biên thu hồi đóng dấu vào tờ tiền giả (nếu số lượng 1, tờ tiền), số lượng nhiều phải khẩn cấp báo cáo Giám đốc để kịp thời xử lý Nếu khách hàng chưa giao dịch thường xuyên cần hướng dẫn cụ thể cách xếp tiền theo loại, loại xếp theo thếp, bó; số tiền lẻ, tờ để riêng… cách kê loại tiền nộp để tọa điều kiện cho giao dịch kịp thời, văn minh, việc giao nhận, kiểm đếm xác Đối với Quỹ tín dụng nhân dân: a Mỗi tiền thu phải kiểm đếm xác Nếu có người thu phải tự kiểm tra b Việc đếm đóng gói, niêm phong bó tiền phải theo quy định - - - Đóng bó tiền chọn lọc, theo loại tiền, tiền lành riêng, tiền rách riêng đủ 1000 tờ (10 thếp, thếp 100 tờ) Bó tiền loại dùng giấy niêm phong loại tiền phải ghi nhận đầy đủ yếu tố quy định theo mẫu giấy in sẵn Người đếm, đóng gói tiền niêm phong phải ký tên chịu trách nhiệm thừa, thiếu, tiền giả, chất lượng tiền bó tiền Điều 11 Nội quy nơi giao dịch: Những quy định cán QTDND XXX: Người khơng có nhiệm vụ khơng vào nơi giao dịch Trước khỏi nơi giao dịch phải cất hết tiền, vàng bạc, tài Điều Nội dung Văn tham chiếu sản vào tủ, két sắt đóng khóa cẩn thận Những quy định khách hàng giao dịch: Khách hàng nộp tiền: a Làm đầy đủ thủ tục nộp tiền b Tiền nộp phải xếp gọn gàng theo loại (100 tờ thành thếp, 10 thếp thành bó) c Người nộp tiền phải chứng kiến thủ quỹ QTDND nhận kiểm đếm tiền mình, để xử lý số tiền thừa, thiếu, tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thơng Nếu khách hàng khơng chứng kiến phải có cam kết ủy quyền cho QTD kiểm đếm Khi nhận chứng từ thu tiền, khách hàng phải kiểm tra đủ dấu, chữ ký lãnh đạo, chữ ký của thủ quỹ QTD Khách hàng lĩnh tiền: a Xuất trình giấy chứng minh nhân dân chi thủ quỹ chi tiền b Ký nhận đủ số tiền ghi chứng từ c Kiểm đếm lại số tiền theo bảng kê loại tiền d QTD không chịu trách nhiệm việc thiếu tiền người nhận đem tiền khỏi quầy chi Điều 12 Xử lý thừa, thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá Các trường hợp sơ xuất giao nhận, đếm kiểm dẫn đến thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá người có lỗi (qua xác minh khơng có biểu tham ơ, lợi dụng, lấy cắp công quỹ) phải bồi thường thiệt hại, lần sau việc xảy Các trường hợp tiền đường vận chuyển nguyên nhân chủ quan phải bồi thường toàn lần, nguyên nhân khách quan khả phòng vệ phận vận chuyển tiền, tùy theo kết luận quan chức để xử lý Chương III Điều Nội dung Văn tham chiếu GIAO NHẬN, VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT – TÀI SẢN QUÝ – GIẤY TỜ CĨ GIÁ Điều 13 Đóng gói tiền mặt Một bó tiền giấy gồm 10 thếp mệnh giá Một thếp tiền gồn 100 tờ tiền mệnh giá Một bó tiền giấy có 1000 tờ mệnh giá Một bao tiền gồm 20 bó tiền mệnh giá Một túi tiền kim loại gồm 20 thỏi mệnh giá Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng mệnh giá Một túi tiện kin loại có 1000 miếng mệnh giá Một hộp tiền kim loại gồm 49 thỏi mệnh giá Một thổi tiền kim loại gồm 50 miếng mệnh giá Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền mệnh giá Điều 14 Niêm phong tiền mặt Giấy niêm phong bó tiền: In sẵn số yếu tố, giấy mỏng, kích thước phù hợp với loại tiền Giấy niêm phong bó (túi tiền) Quỹ có mày giấy màu mực riêng Trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền phải có đầy đủ, rõ ràng yếu tố sau: Tên Quỹ, tên phòng, điểm giao dịch; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền, họ tên chữ ký người kiểm đếm; đóng gói, ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong Người có họ tên, chữ ký giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản bó, túi, hộp, bao, thùng tiền niêm phong CÁC TRƯỜNG HỢP GIAO NHẬN TIỀN, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CĨ GIÁ GIỮA CÁC PHỊNG, ĐIỂM GIAO DỊCH VỚI KHO TIỀN CỦA QUỸ Điều 15 Giao nhận hịm tơn niêm phong có khóa đơn vị, phịng, điểm giao dịch với kho tiền Cuối ngày giao dịch đơn vị, phòng, điểm giao dịch Điều Nội dung Văn tham chiếu nguyên tắc sổ sách khơng cịn số dư, tồn quỹ phải điều chuyển kho tiền Quỹ để bảo quản Song để đảm bảo thời gian sáng hôm sau giảm bớt thủ tục giao nhận kịp thời gian giao dịch với khách hàng - Ban giám đốc cho định mức số tiền Quỹ cho đơn vị hoạt động ngày hơm sau, số tiền thành phần trưởng phịng, trưởng điểm, kế tốn, thủ quỹ kiểm đếm lập bảng kê loại tiền - 01 liên kẹp vào số tiền đó, 01 liên chuyển cho thủ kho theo lệnh điều chuyển, sau số tiền thẻ lưu tiền gửi, giấy tờ tài sản chấp tiền vay, sổ tiền gửi trắng… đưa vào hịm tơn khóa lại niêm phong bên theo quy định Quỹ Lái xe + bảo vệ + cán nghiệp vụ Quỹ cử có trách nhiệm: Phải ký nhận với phịng, điểm giao dịch số lượng hịm tơn có đủ niêm phong khóa để vận chuyển giao cho thủ kho tiền Quỹ Thủ kho tiền nhận lái xe + bảo vệ số lượng hịm tơn phịng, điểm giao dịch với đầy đủ dấu niêm phong khóa, ký nhận với lái xe + bảo vệ, xuất xuất theo số lượng hịm tơn cịn đầy đủ niêm phong khóa cho lái xe + bảo vệ ký nhận vận chuyển giao lại cho phòng, điểm giao dịch Trường hợp lái xe + bảo vệ thủ kho để dấu niêm phong hịm tơn đơn vị, đơn vị phải báo cáo ban Giám đốc để lập hội đồng kiểm tra xác minh xử lý, sau phịng, điểm giao dịch tiếp nhận để giao dịch Lái xe + bảo vệ thủ kho phải xử lý trách nhiệm việc Điều 16 Điều chuyển giao nhận trực tiếp tiền mặt, tài sản quỹ, giấy tờ có giá từ phòng, điểm giao dịch kho tiền Quỹ Khi có lệnh điều chuyển tiền mặt ban Giám đốc từ phòng điểm giao dịch kho tiền Các phòng, điểm giao dịch phải đóng gói, niêm phong số tiền điều chuyển theo điều 23 điều 24 quy chế sau cử người trực tiếp áp tải chuyển ban Giám đốc cử người trực tiếp đến nhận theo số lượng đóng gói niêm Điều Nội dung Văn tham chiếu phong phòng, điểm giao dịch kèm theo bảng kê để giao cho thủ kho nhận kho theo số lượng đóng gói niêm phong + bảng kê đơn vị Khi xuất từ kho tiền cho đơn vị, thủ kho xuất theo bó cịn ngun niêm phong bảng kê cho đơn vị, đơn vị sử dụng số tiền giao cho khách hàng phải cắt rời kiểm đếm lại cho bó có chứng kiến trưởng phịng, trưởng điểm, kế tốn đơn vị Nếu có thừa phát tiền giả phải báo cáo ban Giám đốc lập biên để xử lý Người đóng gói, kiểm đếm phải hoàn toàn chịu trách nhiệm sai phạm kiểm đếm đóng gói niêm phong số tiền Trường hợp điều chuyển xuất kho số tiền lẻ phải kiểm đếm trực tiếp bên giao bên nhận Điều 17 Giao nhận sổ tiền gửi trắng, sổ góp vốn, thẻ thành viên giấy tờ có giá khác Thủ kho phải xuất cho phòng, điểm giao dịch giấy tờ in quan trọng theo nguyên tắc kiểm đếm giao nhận trực tiếp tờ, loại theo số seri, số sổ cụ thể xuất cho trưởng phịng, trưởng điểm kế tốn đơn vị trực tiếp nhận phải điều chuyển xe ô tô, nghiêm cấm điều chuyển giấy tờ in quan trọng xe máy người đến nhận Các phịng, điểm giao dịch phải có kế hoạch để đề xuất nhận giấy tờ in quan trọng từ kho Quỹ, không đễ xuất, nhập đột xuất giao dịch CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 10 Điều Nội dung Văn tham chiếu Điều 18 Hiệu lực thi hành Giao cho ban Giám đốc phổ biến quán triệt quy chế đến cho cán nhân viên nghiệp vụ kế tốn, kho, quỹ trì đôn đốc kiểm tra việc thực thường xuyên điều khoản quy định quy chế Quá trình thực có vướng mắc khó khăn đơn vị phải kịp thời báo cáo ban Giám đốc để tổng hợp, nghiên cứu đề xuất hội đồng quản trị sửa đổi bổ sung T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH 11 ... Sau thu trước chi tiền mặt, chứng từ kế tốn phải có chữ ký người nộp (hay lĩnh tiền) thủ quỹ thủ kho tiền nhân viên thu, chi tiền mặt Điều Bảng kê loại tiền thu (hoặc chi) Mỗi chứng từ kế toán thu. .. 2014 Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải vào chứng từ kế toán Trước thu, chi phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ kế tốn Tiền mặt, ngoại trện, giấy tờ có giá thu vào hay chi. .. bảo an toàn tuyệt đối, hiệu cao CHƯƠNG II QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT Điều Nguyên tắc thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Quỹ Tín dụng