Thời gian trình diễn: Mỗi đội tham gia trình diễn trong khoảng từ 20 - 22 phút không được dưới 20 phút và không quá 22 phút theo chủ đề “ TÌNH YÊU SÔNG HÀN” củaCuộc thi Trình diễn Pháo
Trang 1BÀI TẬP NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ DỰ ÁN
CHỦ ĐỀ: Kế hoạch dự án Cuộc thi pháo hoa Quốc tế Đà Nẵng năm 2013
1 Chủ đề, mục đích và mục tiêu cần đạt được của cuộc thi bắn pháo hoa năm 2013
Chủ đề cuộc thi bắn pháo hoa năm 2013: “TÌNH YÊU SÔNG HÀN”
Thời gian: 02 đêm, 29 và 30/4/2013 (Thứ hai và Thứ ba).
Địa điểm
Địa điểm bắn: Cảng Sông Hàn
Địa điểm khán đài chính: Vỉa hè đường Trần Hưng Đạo, đối diện khu vực bắn
Thời gian trình diễn: Mỗi đội tham gia trình diễn trong khoảng từ 20 - 22 phút (không
được dưới 20 phút và không quá 22 phút) theo chủ đề “ TÌNH YÊU SÔNG HÀN” củaCuộc thi Trình diễn Pháo hoa quốc tế Đà Nẵng 2013
Mục tiêu:
Mục tiêu quan trọng của cuộc thi là tổ chức một lễ hội pháo hoa quốc tế thành công, manglại những ấn tượng và cảm xúc mãnh liệt, sâu sắc cho những người dân thành phố, những dukhách đến Đà Nẵng và cả những người xem truyền hình khi được xem những màn bắn pháo hoađặc sắc, khi được tham gia và các hoạt động của lễ hội pháo hoa Đây là một dịp để du kháchtrong và ngoài nước đến tham quan thành phố Đà Nẵng
Mục đích:
Mục đích của cuộc thi là giới thiệu về thành phố Đà Nẵng với cộng đồng, trong nước vàquốc tế, để mọi người biết đến Đà Nẵng là một thành phố tổ chức lễ hội pháo hoa quốc tế thànhcông, nâng thành phố lên một tầm cao mới, đem lại lợi ích về mặt xã hội và kinh tế cho thànhphố Đà Nẵng Cuộc thi cần có giá trị lan tỏa, tạo được sức hấp dẫn với cộng đồng người dân, dukhách và các doanh nghiệp, cho họ thấy được hình ảnh và lợi ích thiết thực của họ trong cuộc thinày
Trang 22 Dự kiến các thành viên trong Ban quản lý dự án
- Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng là đơn vị giám sát- Trưởng ban tổ chức
- Sở văn hóa thể thao du lịch thành phố Đà Nẵng là đơn vị triển khai- Phó ban
- Đài Phát thanh truyền hình Đà Nẵng
- Trung tâm truyền Hình Việt Nam tại Đà Nẵng
- Bộ đội biên phòng thành phố Đà Nẵng- ủy viên
- Công ty môi trường đô thị Đà Nẵng- ủy viên
- Sở Cảnh sát phòng cháy chữa cháy Đà Nẵng- ủy viên
- Sở y tế thành phố Đà nẵng- ủy viên
- Sở giao thông vận tải Đà Nẵng- ủy viên
- Sở công thương Đà Nẵng - ủy viên
- UBND Quận Hải Châu- ủy viên
- Công ty Điện lực Đà Nẵng- ủy viên
- Công ty quản lý vận hành đèn chiếu sáng công cộng- ủy viên
- Viễn thông Đà Nẵng- ủy viên
- Công ty cổ phần Cotimex Đà Nẵng- ủy viên
- Công ty cô phần nghệ thuật Việt
- Báo Đà Nẵng báo công an Đà Nẵng
- Các cơ quan thông tấn báo chí
- UBND các quận huyện- ủy viên
3 Xác định danh mục các công việc “Cần và Đủ”
Công Việc cần:
Để làm được như vậy, Dự án phân định rất rõ 2 khâu tổ chức để có sự chuẩn bị nghiêm túc,bài bản với cuộc thi Phần cơ sở, là “Lễ”, phải tổ chức được cuộc thi đấu giữa các đội tham giasao cho công bằng, chính xác và chất lượng Các đội tham gia thi đều được chọn lọc hồ sơnghiêm túc, có sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn quốc tế, kiểm soát chặt chẽ từ nội dung các tiết mục
Trang 3trình diễn, chất lượng các phần mềm lập trình điều khiển và pháo hoa sử dụng đến sắp xếp thờiđiểm bắn, những yêu cầu dự phòng an toàn nhất Ban giám khảo các cuộc thi đều được lựa chọn
kỹ lưỡng, có nhiều góc nhìn khác nhau mang tính khoa học cao, với các tiêu chí cho điểm hợplý, công bằng, thực sự tạo uy tín cho các đơn vị chiến thắng
Khâu tổ chức thứ hai, phần “Hội”, được dự án xác định là vấn đề quan trọng cần tập trunglàm tốt qua từng năm để tạo sức sống thực thụ cho DIFC Đà Nẵng Nội dung mỗi cuộc thi chỉdiễn ra vào các buổi tối từ 2 – 4 ngày tùy quy mô, do đó phần tổ chức các sự kiện và dịch vụ thuhút du khách, giải quyết các nhu cầu vui chơi, thưởng ngoạn, đi lại, ăn ở của họ vào ban ngày vàthời điểm sau cuộc thi là rất quan trọng Đòi hỏi phối hợp của cả cộng đồng xã hội để cung ứnghài hòa các yêu cầu này cần có tầm nhìn kiểm soát và tổ chức nghiêm túc Từ các cơ sở lưu trú,
lữ hành, cho đến từng hoạt động phụ trợ cho lễ hội như hàng lưu niệm, ẩm thực, các tour tuyếnchặng ngắn, môi trường giao tiếp xã hội… đều phải được đặt ra
Công Việc đủ:
Văn phòng UBND TP Đà Nẵng :
- Công tác tổ chức: Tham mưu UBND Thành phố lập ban tổ chức thành phố do chủ tịchUBND Thành Phố là trưởng ban và các tiểu ban giúp việc như tiểu ban tài chính, lễ tân,hậu cần, nội dung tuyên truyền, an ninh trật tự
- Lên danh sách khách mời
- Tổng hợp danh sách khách mời
- Công tác đón tiếp đại biểu
- Vận động tài trợ
- In ấn phát hành giấy mời, vé và các loại thẻ
- Nâng cấp website các cuộc thi pháo hoa
- Đầu mối cung cấp thông tin với báo chí và phương tiện đại chúng
- Làm việc với các công ty lớn đề nghị thực hiện điện chiếu sáng và quảng cáo
Sở văn hóa thể thao du lịch thành phố Đà Nẵng là đơn vị triển khai- Phó ban
- Trang trí thành phố bằng băng rôn, cờ phướng và các hình thức khác
- Tuyên truyền quảng bá trên truyền thông đại chúng, website, các địa bàn thành phố lớn
- Chuẩn bị nhạc nền cho đội Việt Nam thi bắn pháo hoa
- Tổ chức các hoạt động phụ trợ như: hoạt động thể thao văn hóa, du lịch , các chương trìnhnghệ thuật đăc sắc, mời các công ty tổ chức sự kiện đề xuất các hoạt động phụ trợ
- Phát hành vé và tiến hành soát vé
- Xây dựng khán đài
- Xây dựng chương trình nghệ thuật
- Chuẩn bị người dẫn chương trình
- Chuẩn bị bài phát biểu cho 2 đêm khai mạc và bế mạc
- Tham mưu UBND Khen thưởng cho các đơn vị và cá nhân có thành tích trong hội thi
Trang 4- Vận động khách sạn tài trợ cho lưu trú khách mời trong cuộc thi và treo quốc kỳ của cácđội thi.
Sở Ngoại Vụ
- Hợp đồng với nhà tư vấn Global 2000 để tư vấn tổ chức hội thi
- Thành lập ban giám khảo, tổ thư ký giúp việc cho ban giám khảo
- Phụ trách phiên dịch, biên dịch các vấn đề lien quan đến tài liệu cuộc thi, lời dẫn chươngtrình bằng tiếng Anh, hồ sơ tài trợ nếu kêu gọi tài trợ với nước ngoài
- Vận động Vietnamairline tài trợ vé máy bay cho đội thi nhà tư vấn, khách mời…
- Phối hợp với cục hải quan giải quyết vấn đề nhập khẩu pháo hoa
- Tổ chức các đội thi tham quan thành phố
Công an thành phố Đà Nẵng- phó ban
- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn giao thông trước, trong và sau khi cuộc thi kết thúc
- Bố trí chỗ đậu xe VIP, ban tổ chức, an ninh kỹ thuật
- Bố trí xe cảnh sát dẫn dường, đảm bảo cho khách mời, đội thi và nhà tư vấn, an toànchuyên chở cho pháo hoa
Bộ chỉ huy quân sự thành phố Đà Nẵng- ủy viên
- Bố trí địa điểm chứa pháo trong thời gian chờ lắp đặt và khu vực bắn pháo
- Bảo vệ chặt chẽ khu vực chứa pháo
- Nghiên cứu nâng cao chất lượng kỹ thuật trình diễn pháo hoa
- Xây dựng đội pháo hoa chuyên nghiepj của thành phố
- Đảm bảo an toàn và tổ chức tốt cho các đội cùng thi
- Đảm bảo tuyệt đối an toàn cho khu vực chứa pháo, tiếp nhận,lưu trữ, lắp đặt pháo
- Đề xuất danh sách pháo đội Việt Nam cần sử dụng tại cuộc thi trước ngày15/12/2012 để Sở ngoại vụ đặt mua và kịp làm giấy phép nhập pháo
Sở xây dựng thành phố Đà Nẵng
- Chủ trì xây dựng khán đài, kiểm định chất lượng an toàn tuyệt đối về khán đài
- Lắp đặt pano quảng cáo lớn để tuyên truyền quảng bá
- Vận động tài trợ đối với các công ty xây dựng, các chủ thầu xây dựng trên thành phố
Thành Đoàn Đà Nẵng
- Thực hiện thả hoa đăng trên sông hàn
- Phối hợp các hoạt động phụ trợ
Cảng Đà Nẵng
- Phối hợp với bộ đội biên phòng bảo vệ cảng
- Ban giao mạt bằng cảng cho bộ chi huy quân sự điều khiển cuộc thi bắn pháo hoa
Đài Phát thanh truyền hình Đà Nẵng
- Tham gia tuyên truyền quảng bá cho cuộc thi
Trang 5- Tham gia truyền hình trực tiếp trên sóng DRT.
Trung tâm truyền Hình Việt Nam tại Đà Nẵng
- Làm việc với đài truyền hình Việt Nam để xin sóng truyền hình trực tiếp
- Phối hợp với đài truyền hình trực tiếp cuộc thi băn pháo hoa
- Xây dựng kịch bản truyền hình với sở văn hóa thông tin
Bộ đội biên phòng thành phố Đà Nẵng- ủy viên
- Bảo vệ khu vực pháo hoa , di dời các tàu thuyền trên sông,đảm bảo cho thuyền hoa,phương tiện đường thủy, an toàn giao thông trên Sông Hàn trước trong và sau khi bắn pháohoa
- Tổ chức tuyên truyền quảng bá cuộc thi qua công tác xuất nhập cảnh tại Cảng Đà Nẵng vàcác công ty du lịch đường Biển
- Đảm bảo môi trường trên sông, biển
Công ty môi trường đô thị Đà Nẵng- ủy viên
- Đảm bảo vệ sinh trong thành phố, đường phố luôn sạch đẹp
- Dọn dẹp trong thành phố và khu vực khán đài, khu vực bắn pháo, dưới song Hàn sau cuộcthi
Sở Cảnh sát phòng cháy chữa cháy Đà Nẵng- ủy viên
- Xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy bảo đảm an toàn cho cuộc thi
- Sở y tế thành phố Đà nẵng- ủy viên
- Xây dựng triển khai kế hoạch sơ cấp cứu tại cuộc thi
- Kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm trong thời gian diễn ra cuộc thi
- Sở giao thông vận tải Đà Nẵng- ủy viên
- Cung cấp các phương tiện vận chuyển, thiết bị vận tải phục vụ vận chuyển pháo
- Cấp phép tạm thời cho các xe vận chuyển các trang thiết bị phục vụ cho cuộc thi lưu thongtrên các tuyến đường hạn chế của thành phố
- Treo quốc kỳ các nước có tham gia trên các tuyến đường chính
Sở công thương Đà Nẵng - ủy viên
- Bình ổn giá trên thị trường
- Nghiên cứu tạo các sản phẩm liên quan đến hội thi để bán cho du khách làm quàlưu niệm
Sở tài chính
- Thẩm định tổng hợp dự toán quyết toán kinh phí tổ chức cuộc thi
- Thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí cho sở ban ngành, địa phương và các đơn vị theocác quyết định của UBND TP
- Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng- ủy viên
Trang 6- Xây dựng kế hoạch cung cấp điện đầy đủ cho cuộc thi và các hoạt động liên quan đến cuộcthi
Công ty quản lý vận hành đèn chiếu sáng công cộng- ủy viên
- Lập phương án cắt điện trên các tuyến đường Trần Phú Bạch Đằng, Trần Hưng đạo, trongkhi các đội thi đấu và mở lại khi thi đấu xong
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ điện chiếu sáng công cộng
Viễn thông Đà Nẵng- ủy viên
- Đảm bảo thông tin liên lạc cho cuộc thi
Công ty cổ phần Cotimex Đà Nẵng
- Xin giấy phép nhập khẩu pháo, bảo đảm cho quá trình nhập khẩu pháo
Công ty cô phần nghệ thuật Việt:
- Xây dựng hồ sơ vận động tài trợ theo chủ trì của Uỷ ban NDTP ĐN
- Phối hợp cùng với đơn vị vận động tài trợ thực hiện đầy đủ quyền lợi nhà tài trợ
- Tổ chức hoạt động tuyền thông cho cuộc thi theo kế hoạch và kinh phí được duyệt
- Tham gia các hoạt động phụ trợ cho cuộc thi
Báo Đà Nẵng, báo công an Đà Nẵng
- Xây dựng các trang chuyên đề phục vụ cho cuộc thi
Các cơ quan thông tấn báo chí
- Tham gia tuyên truyền quảng bá rộng rãi cho cuộc thi và các hoạt động phụ trợ đến côngchứng
UBND các quận huyện- ủy viên
- Đảm bảo an ninh trật tự trên địa bàn trước, trong và sau cuộc thi
Sở Thông tin và truyền thông Đà Nẵng- Phó ban
- Tổng hợp danh sách phóng viên các cơ quan báo chí tham gia đưa tin về UBND TP, cungcấp trang thiết bị thông tin liên lạc cho các đội thi và nhà tư vấn
- Chủ trì tổ chức cuộc thi trình diễn pháo hoa trên máy vi tính
4 Xác định ma trận trách nhiệm để thực hiện các công việc nói trên cho các thành viên ban quản lý dự án và các đơn vị có liên quan của Thành phố.
Trong đó các ký hiệu của từ khóa:
C: Chịu trách nhiệm trực tiếp
V: Phải được tư vấn
H: Hỗ trợ
B: Phải được thông báo
S: Sự chấp nhận cần thiết
Trang 7DANH MỤC CÁC CƠ QUAN BAN NGÀNH
8 Thi trình diễn pháo
hoa trên máy tính C C
Trang 8giảm khảo cuộc
thi, biên dịch tiếng
anh tài liệu
18 Quảng cáo , thông
báo trên phương
tiện truyền thông
Trang 9của các đội thi và
VN, Bảo vệ khu
vục pháo
20 Tổ chức hoạt động
21 Đón tiếp đại biểu C H
22 Tổng kết trao
Trang 105 Ước lượng thời gian, các nguồn lực và kinh phí để thực hiện các công việc và cho toàn bộ dự án
Mã số Công việc Thời gian
(ngày) Nguồn lực (người) Kinh Phí (triệu
12 Bình ổn giá , nghiên cứu sản
phẩm để làm quà lưu niệm 30 30 200
13 Kiểm tra an toàn thực phậm,
đảm bảo môi trường sôngbiển mặt đất
Trang 11sông trên biển, mặt đất
17 Chuẩn bị hệ thống điện
18 Quảng cáo , thông báo trên
phương tiện truyền thông 30 10 1.000
19 Vận chuyển pháo của các
đội thi và VN, Bảo vệ khu
20 Tổ chức hoạt động phụ trợ
6 Xác định mối liên hệ giữa các công việc trong danh mục công việc của dự án
Mã số Công việc Quan hệ bắt
8 Thi trình diễn pháo
hoa trên máy tính
X
9 Danh sách khách mời
in ấn phát hành vé, giấy mời và các loại
X
Trang 12ban giảm khảo cuộc
thi, biên dịch tiếng
anh tài liệu
18 Quảng cáo , thông
báo trên phương tiện
Trang 137 Xác định những mốc quan trọng trong tiến trình thực hiện dự án
- Tuyên truyền quảng bá và thu hút tài trợ
- Danh sách Pháo và màn trình diễn của đội Việt Nam
- Vận chuyển Pháo và đảm bảo an toàn
- Đón tiếp khách mời
- Tổ chức thành công các hoạt động phụ trợ
Trang 148.Lập kế hoạch tiến độ triển khai dự án trong khoảng thời gian từ 1/6/2012 đến 30/4/2013 bằng sơ đồ GANTT và sơ đồ PERT.
A8 Thi trình diễn pháo hoa trên máy tính 90 07/01/2013 06/04/2013 5
A9 Danh sách khách mời in ấn phát hành vé, giấy mời và các loại
A10 Trang trí thành phố 30 15/03/2013 13/04/2013 7,3A11
Chuẩn bị nhạc nền, bài phát biểu, người dẫn chương trình,
chuẩn bị tổ chức các ctrinh phụ trợ, Tlấp ban giảm khảo cuộc
thi, biên dịch tiếng anh tài liệu 30 01/03/2013 30/03/2013 7,3A12 Bình ổn giá , nghiên cứu sản phẩm để làm quà lưu niệm 30 15/03/2013 13/04/2013 7,3A13 Kiểm tra an toàn thực phậm, đảm bảo môi trường song biển mặt đất 30 15/03/2013 13/04/2013 7,3A14 Làm giấy phép nhập khẩu Pháo 7 07/04/2013 13/04/2013 5
A15 Xây dựng khán đài 20 01/04/2013 20/04/2013 11A16 Đảm bảo an ninh trật tự trên sông trên biển, mặt đất 7 21/04/2013 27/04/2013 15A17 Chuẩn bị hệ thống điện chiếu sáng 7 21/04/2013 27/04/2013 15A18 Quảng cáo , thông báo trên phương tiện truyền thông 30 30/03/2013 28/04/2013 3,7A19 Vận chuyển pháo của các đội thi và VN, Bảo vệ khu vục pháo 10 14/04/2013 23/04/2013 14A20 Tổ chức hoạt động phụ trợ của đội thi 10 14/04/2013 23/04/2013 14A21 Đón tiếp đại biểu 5 24/04/2013 28/04/2013 20,19A22 Tổng kết trao thưởng 2 29/04/2013 30/04/2013 8,21,6,16,17,18
Trang 15- Biểu đồ GANTT (Công việc từ ngày 1/11/2012 đến 30/4/2012)
*Công việc Găng là những công việc màu đỏ
Trang 16- Sơ đồ PERT
ĐƯỜNG GĂNG: A1-A2-A4-A5-A8-A14-A19-A21-A22 (181)
Trang 179 Tính xác xuất thời gian hoàn thành dự án ứng với mốcc thời gian 30/3/2013:
Vậy xác xuất thành công là 69%
10 Lập kế hoạch phân bổ điều phối nguồn lực
CÔNG
VIỆC
THÁNG 11/2012 12/2012 1/2013 2/2013 3/2013 4/2013 CỘNG TỔNG
Trang 19Đảm bảo an ninh trật tự trên sông trênbiển, mặt đất
10
A19
Vận chuyển pháo của các đội thi và
VN, Bảo vệ khu vục pháo
100
A20 Tổ chức hoạt động phụ trợ
của đội thi
300
Trên thực tế có hai hình thức quản lý rủi ro:
(1) giả định khả năng xảy ra sự cố nào đó có thể ảnh hưởng xấu đến kế hoạch hay lịch trình
1 0 0
5
10
10 0
30 0
3 0
30
Trang 20(2) thừa nhận rằng không thể dự báo tất cả mọi sự cố bất lợi.
Điều quan trọng nhất là thiết lập một cơ cấu quản lý vững chắc có thể đối phó với bất kỳ sự
cố nào Theo nghĩa truyền thống, hình thức quản lý rủi ro theo kiểu giả định khả năng xảy ra sự
cố có ba mục tiêu chính yếu sau đây:
1 Nhận biết và xác định mức độ của các nguy cơ rủi ro
2 Có hành động phòng tránh hoặc giảm thiểu các rủi ro chính
3 Triển khai kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ và xử lý những thất bại có thể xảy ra
Dự án Pháo hoa “Tình yêu Sông hàn” là tổng hợp lực lượng của toàn thành phố Đà Nẵngdưới sự chỉ huy thống nhất của UBND TP.Đà nẵng nên rủi ro chỉ có thể xảy ra do khách quan,theo như ban quản lý dự án có thể nhận định là rủi ro về nguồn tài trợ và xây dựng khán đài
+ Thứ nhất, Nguồn tài trợ phụ thuộc vào bên ngoài nên rủi ro này muốn khắc phục thì phải
tạo sự đồng thuận cho người tài trợ và thành phố, nêu rõ quyền lợi được hưởng khi tài trợ vàthành phố cam kết sẽ thực hiện đúng như khi cam kết thì bảo đảm khác phục được rủi ro này
+ Rủi ro thứ 2 là xây dựng khán đài thì phải có sự kiểm định chất lượng chặt chẽ từ nhà sản
xuất và sở xây dựng cho thử tải thật chặt chẽ thì sẽ khắc phục được rủi ro này
Bên cạnh đó, có thể xuất hiện những rủi ro ngoại sinh như sau:
Làm thế nào để giữ an toàn cho các đoàn đại biểu, khách mời, người tổ chức, nhà tài trợ,khách hàng thoát khỏi những sự cố bất ngờ không thể đoán trước như: Hỏa hoạn, mất điện, hưhỏng trang thiết bị, tình trạng cấp cứu?
Hỏa hoạn
Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực tổ chức, chúng ta nên trang bị bình chữa lửa
để dập tắt đám lửa kịp thời Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất cả mọi người đến khu vực
sơ tán an toàn Điều này đòi hỏi ta phải thiết lập một kế hoạch riêng biệt cho nó Trong trườnghợp không thể kiểm soát đám cháy thì cách duy nhất là nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏangay lập tức
Tại địa điểm tổ chức cần có những yếu tố cơ bản sau:
Không đặt để những chất liệu dễ gây cháy nổ trong khu vực diễn ra sự kiện gần phòng nghỉ,phòng khách, hay khu vực chỗ ngồi
Đối với những vật liệu có chứa chất gây cháy cần phải được bảo quản một cách an toàn đểphòng tránh