Tiểu luận xác định nhu cầu đào tạo phát triển trong doanh nghiệp

Và đào tạo là một trong những phương pháp được các doanh nghiệp ưa thích để nâng cao khả năng làm việc cũng như thích ứng với sự thay đổi của môi trường làm việc..  Nâng cao tính ổn địn

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

1 Đào tạo 4

1.1 Khái niệm 4

1.2 Lợi ích từ đào tạo – phát triển 4

2 Xác định nhu cầu đào tạo 6

2.1 Khái niệm xác định nhu cầu đào tạo 6

2.2 Lợi ích từ việc xác định nhu cầu đào tạo 6

2.3 Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo 7

2.3.1 Phân tích tổ chức 7

2.3.2 Phân tích tác nghiệp 10

2.3.3 Phân tích nhân viên 12

3 Các phương pháp sử dụng khi xác định nhu cầu 13

3.1 Phương pháp phỏng vấn 13

3.2 Bảng hỏi 15

3.3 Phương pháp quan sát 16

3.4 Phương pháp xem tài liệu sẵn có 17

Kết luận 18

Tài liệu tham khảo 19

LỜI MỞ ĐẦU

Tối đa hoá giá trị tài sản là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào Và yếu

tố quan trọng nhất có thể vận hành và biến nguồn huy động vốn, tài sản, cơ sở vật chất, đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu thành lợi nhuận đó chính là con người Con người chính là đầu vào quan trọng nhất Doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực mạnh để tồn tại và đi lên trong cạnh tranh Bởi suy cho cùng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cũng chính là cạnh tranh về con người Vì vậy mỗi cá nhân - một thành phần của tổ chức cần phải phấn đấu vì sự phát triển chung của doanh nghiệp Doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả đồng thời không ngừng tiến bộ sẽ giúp nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra Để có lực lượng lao động giỏi thì doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên của mình học hỏi để trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng để đáp ứng những tiêu chuẩn đặt ra Và đào tạo là một trong những phương pháp được các doanh nghiệp ưa thích để nâng cao khả năng làm việc cũng như thích ứng với sự thay đổi của môi trường làm việc

Một thực tế trong doanh nghiệp vẫn tồn tại yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp: nhân viên không hoàn thành được công việc đặc biệt là nhân viên mới vào còn lúng túng trong việc thực hiện được giao Điều đó ảnh hưởng đến các kết quả hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới các mục tiêu đề ra, làm giảm khả năng cạnh tranh Vậy cần tìm ra giải pháp để khắc phục tình trạng này Vậy giải pháp đó là gì? Và liệu đào tạo có phải là giải pháp chung cho vấn đề nhân viên không hoàn thành công việc không? Vậy việc xác định nhu cầu là như thế nào? Đó cũng chính là lý do tại

sao tác giả chọn đề tài “Xác định nhu cầu đào tạo phát triển trong doanh

nghiệp”.

Việc chọn đề tài này nhằm mục đích nhận thức rõ hơn nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp và tầm quan trọng của công tác này đối với tổ chức

Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu phần lý thuyết nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp nói chung hiện nay

Phương pháp nghiên cứu: Thu thập và nghiên cứu tài liệu

Câu hỏi nghiên cứu: “Xác định nhu cầu đào tạo phát triển trong doanh nghiệp như thế nào ?”

1 Đào tạo

1.1 Khái niệm

“Đào tạo được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao

động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình Đó chính là quá trình học tập làm cho người lao động nắm vững hơn về công việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn” (Nguyen & Nguyen, 2007)

Đào tạo là nền tảng giúp người lao động hiểu rõ hơn trách nhiệm, nắm rõ hơn chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện công việc hiện tại tốt hơn Đào tạo hướng vào hành vi hiện tại và thay đổi nó, điều đó xây dựng nên một nền móng vững chắc như bàn đạp phát triển trong tương lai

“Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước

mắt của người lao động, mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức”( Nguyen& Nguyen,2007)

Phát triển là hoạt động diễn ra trong thời gian dài hơn hoạt động đào tạo, đào tạo đi trước, phát triển theo sau

1.2 Lợi ích từ đào tạo – phát triển

Đào tạo đúng hướng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai phía đó là doanh nghiệp và người lao động Đào tạo là điều kiện quyết định để doanh nghiệp có thể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh

 Đào tạo nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp:

 Nâng cao NSLĐ, hiệu quả THCV

 Nâng cao chất lượng của THCV: sangs tạo ra sản phẩm mới, tăng chất lượng dịch vụ, nhanh chóng chính xác hơn, giảm thiểu than phiền của khách hàng, …

 Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức

 Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

 Tạo điều kiện áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý doanh nghiệp

 Giảm bớt một số chi phí không đáng có trong tổ chức:

 Rủi ro khi tuyển nhân viên mới và không phải lúc nào cũng tuyển mới được vì thế đào tạo để tận dụng tối đa hoá nguồn nhân lực hiện tại

 Sản xuất sản phẩm chất lượng kém

 Hỏng quy trình mới

 Giảm chi phí quản lý trung gian nhất là đối với nhân viên mới vào làm hoặc nhân viên được giao công việc mới Người lao động được đào tạo sẽ làm quen với công việc nhanh hơn,

họ có thể làm việc độc lập mà không cần đến sự giám sát của cấp trên

 Chi phí cho nhân viên bỏ việc

 Giảm tai nạn lao động

Những ưu điển trên giúp doanh nghiệp tạo ra được lợi thế cạnh tranh, địa

vị danh tiếng, tiếp cận nhanh chóng với sự phát triển và thay đổi của môi trường

 Đối với người lao động vai trò của đào tạo thể hiện ở chỗ:

Đào tạo giúp cho người lao động tăng niềm tin và động lực làm việc, tạo ra tính chuyên nghiệp trong THCV, thoả mãn với công việc hiện tại, tăng lòng tự hào bản thân, … Từ đó mở ra cơ hội thăng tiến cho nhân viên

và được xã hội đánh giá cao

Ta thấy được đào tạo mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và người lao động Như vậy một chương trình đào tạo được chuẩn bị chu đáo

là hết sức quan trọng và nó bắt đầu từ việc xác định nhu cầu đào tạo

2.1 Khái niệm xác định nhu cầu đào tạo

“Xác định nhu cầu đào tạo là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào và bao nhiêu người Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên phân tích nhu cầu lao động của tổ chức, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc THCV và phân tích trình

độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động” (Nguyen & Nguyen, 2007)

2.2 Lợi ích từ việc xác định nhu cầu đào tạo

Như trên ta thấy được lợi ích của đào tạo mang lại rất lớn Tuy nhiên hiện nay rất nhiều doanh nghiệp nỗ lực đáp ứng nhu cầu đào tạo của các phòng ban nhưng trong thực tế kết quả từ đào tạo mang lại không như mong muốn Đó là

do đào tạo không đúng các nhân viên thực sự cần và gây ra hậu quả là kết quả THCV không mấy cải thiện mà doanh nghiệp lại mất chi phí lớn cho việc đào tạo, nhưng vẫn phải trả lương cho nhân viên trong thời gian đi học, mất thời gian và sự gián đoạn công việc khi nhân viên tham gia hoạt động đào tạo, chi phí trả cho việc đào tạo

Vì vậy, cần phải tiến hành nhu cầu đào tạo trước khi tiến hành tổ chức đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro này Mặt khác doanh nghiệp còn có cái nhìn rộng hơn về cách nâng cao kết quả THCV:

 Từ việc xác định nhu cầu đào tạo ta xác định được khoảng cách trong THCV là lớn hay nhỏ và xác định tầm quan trọng của khoảng cách này

và có thực sự cần thiết phải giải quyết ngay chưa căn cứ vào chi phí cơ hội cho việc đào tạo

 Trả lời được hiện nhu cầu đào tạo của các phòng ban có đúng hay không? Đào tạo có phải là giải pháp không?

 Xác định được đúng nhân viên thiếu kỹ năng, kiến thức để bổ sung kịp thời

 Ngoài việc xác định nhân viên thiếu kỹ năng còn biết được nhiều nguyên nhân dẫn đến việc không THCV Từ đó đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên

Vậy việc xác định nhu cầu đào tạo là một trong những việc làm rất quan trọng Việc xác định nhu cầu đào tạo có khoa học, mức độ chính xác cao

sẽ mang lại kết quả của chương trình đào tạo hiệu quả cao

2.3 Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo

Để xác định nhu cầu đào tạo ta cần phải tiến hành phân tích tổ chức, phân tích tác nghiệp và phân tích nhân viên

2.3.1 Phân tích tổ chức

Bất kỳ tổ chức nào hoạt động cũng đặt ra mục tiêu cho mình Mục tiêu sẽ tạo ra các đích đến cho tổ chức Mục tiêu của doanh nghiệp được thể hiện thông qua các chiến lược phát triển, kế hoạch, nhiệm vụ Để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề thì mỗi cá nhân trong tổ chức đó phải hoàn thành những mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp giao phó Mục tiêu của doanh nghiệp biến động cùng với sự biến động của môi trường Môi trường gồm có lực lượng trực tiếp và lực lượng gián tiếp tác động lên doanh nghiệp

 Lực lượng trực tiếp gồm:

 Khách hàng là lực lượng quan trọng nhất mà tổ chức phải làm hài lòng Việc khách hàng có mua hay không mua sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp đó

Vì vậy phải tạo ra đội ngũ nhân viên nhanh nhậy, nhiệt tình, năng động, sáng tạo, … luôn làm vừa lòng khách hàng

 Đối thủ cạnh tranh là lực lượng mà doanh nghiệp phải đấu tranh để dành khách hàng và những nguồn tài nguyên cần thiết Vì vậy mà doanh nghiệp phải tìm hiểu đối thủ cạnh tranh để xác định được chiến lược cũng như cách thức cạnh tranh Ví dụ như khi đối thủ cung cấp chương trình đào tạo thì doanh nghiệp phải xem xét như thế nào

 Người cung ứng Doanh nghiệp phải tạo sự liên kết chặt chẽ với họ

 Nguồn nhân lực Là nguồn tài nguyên quý giá vì tổ chức phải dựa vào

cá nhân để thành công Phải tạo ra môi trường làm việc tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, văn hoá làm việc, cơ hội phát triển sự nghiệp…

 Lực lượng gián tiếp gồm:

 Môi trường kinh tế: Bao gồm chu kỳ kinh tế, lãi suất, tỷ giá lạm phát chính sách tiền tệ, … Khi những yếu tố này biến đổi thì mục tiêu của doanh nghiệp cũng phải điều chỉnh cho phù hợp, điều đó ảnh hưởng đến việc xác định nhu cầu đào tạo Ví dụ như khi nền kinh tế suy thoái hay có chiều hướng đi xuống doanh nghiệp cần phải duy trì một lực lượng lao động có trình độ tay nghề và có thể giảm chi phí lao động bằng các biện pháp như giảm giờ làm cho công nhân, nghỉ việc hoặc là giảm chỉ tiêu đào tạo trong thời gian này Ngược lại khi nền kinh tế có chiều hướng ổn định và đi lên thì doanh nghiệp tăng cường đào tạo nhân viên tăng chi phí cho đào tạo và hàng loạt các chính sách khác như tăng lương, thưởng, phúc lợi, …

 Môi trường công nghệ: Đề cập đến những bước phát triển về công nghệ

có thể tác động lên tổ chức: Sự phát triển của công nghệ tạo áp lực đòi hỏi phải đổi mới đối với các doanh nghiệp, thay đổi phương pháp làm việc ảnh hưởng đến đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ, chu kỳ đổi mới

công nghệ ngày càng rút ngắn, tạo những rủi ro cho các doanh nghiệp,

nó có thể biến những dây chuyền mới đầu tư của doanh nghiệp trở nên lỗi thời vì thế mà doanh nghiệp cần những nhân viên làm chủ được công nghệ Do đó một khoá đào tạo để bổ sung sử dụng các thiết bị mới

là hoàn toàn cần thiết

 Môi trường chính trị, luật pháp: Chính phủ ra những luật mới, doanh nghiệp cần phải nắm bắt được để thực thi đúng theo luật

 Môi trường văn hoá xã hội: Giá trị được chấp nhận và tôn trọng đối với

xã hội cụ thể đó là các quan niệm đạo đức, thẩm mỹ, lối sống,… Rất quan trọng đối với doanh nghiệp nào muốn xâm nhập thị trường mới

 Môi trường quốc tế: Tạo cơ hội thách thức về thị trường, nguồn nguyên liệu, vốn, công nghệ… Đặc biệt khi Việt Nam gia nhập WTO cần phải

có hoạt động đào tạo và phát triển từ trước thì mới cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài Ví dụ doanh nghiệp may cần phải tuân thủ tiêu chuẩn SA 8000, …

Như vậy, từ việc nhận thức rõ sự biến động môi trường xung quanh tổ chức mà từng doanh nghiệp xác định cho mình mục tiêu hoạt động Nắm

rõ được mục tiêu của doanh nghiệp thì mới biết được doanh nghiệp cần gì

ở đội ngũ nhân lực của mình Từ đó giúp doanh nghiệp xác định được nhu cầu một cách đúng đắn

Khi phân tích tổ chức ta cần phải phân tích các nguồn lực sẵn có của tổ chức Ví dụ như nguồn lực tài chính thông qua các báo cáo tài chính ta biết được lợi nhuận doanh nghiệp thu về là bao nhiêu, lợi nhuận bộ phận làm cao, bộ phận làm thấp để biết được kế hoạch hoạt động tốt hay không

để tìm ra nguyên nhân cũng như đưa ra được giải pháp đề khắc phục Mặt khác tình hình tài chính cũng ảnh hưởng đến chi phí cho đào tạo nếu tình

hình tài chính công ty tốt thì doanh nghiệp sẵn sàng bỏ ra nhiều chi phí hơn cho đào tạo

Khi phân tích tổ chức ta cũng cần phân tích kế hoạch hoá nguồn nhân lực Đó là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp và xây dựng các kế hoạch lao động để đảm bảo các nhu cầu đó Nhờ đó ta xem xét sự vận động của nguồn nhân lực bên trong cũng như bên ngoài tổ chức như tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, chi phí lao động… Khi nguồn nhân lực thay đổi thì doanh nghiệp

có sự thay đổi về cơ cấu nguồn nhân lực Doanh nghiệp có các chính sách

đề bạt, thuyên chuyền hoặc tuyển mới vì vậy cân dự kiến chương trình đào tạo giúp nhân viên có đủ kiến thức thực hiện tốt công việc ở vị trí đó Tóm lại, khi phân tích tổ chức ta biết được tổ chức cần những gì ở nhân viên, tổ chức sẽ xác định số lượng loại lao động và loại kiến thức kỹ năng cần đào tạo đó chính là việc xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực của

tổ chức

2.3.2 Phân tích tác nghiệp

Phân tích tác nghiệp là phân tích loại, trình độ, kiến thức, kỹ năng và thái

độ của người lao động cần thiết cho công việc Mỗi doanh nghiệp, mỗi công việc sẽ có yêu cầu riêng về những tiêu thức đó Kiến thức kỹ năng của người lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và năng suất lao động, nó là nền tảng để phát triển và tinh thần cầu tiến cộng với

sự nỗ lực của bản thân mỗi ngày là thước đo thành tích của nhân viên đặc biệt trong điều kiện hiện nay mỗi trường luôn biến động, công việc thực tế của người lao động thực hiện trong tình trạng liên tục thay đổi Người lao động phải nâng cao kiến thức kỹ năng để đáp ứng những đòi hỏi mới trong công việc Những kỹ năng đó bao gồm: mức độ phức tạp của công việc, yêu cầu kỹ năng lao động trí óc và chân tay, khả năng ra quyết định, sự khéo léo chân tay, khả năng sáng tạo, khả năng hội nhập, …

Một trong những yếu tố tác động đến kết quả THCV đó chính là thái độ lao động Khi ai đó nói “tôi thích công việc của mình” là khi người đó đang biểu đạt thái độ của mình đối với công việc và tổ chức rất mong muốn điều đó

ở nhân viên của mình Khi người lao động có thái độ tốt thì mới làm việc có hiệu quả Tuy nhiên thái độ của người lao động phụ thuộc vào cả hai yếu tố bản thân người lao động và tổ chức

Khi doanh nghiệp thuê lao động vào làm thì đều muốn sử dụng một cách

có hiệu suất nguồn nhân lực Vì vậy doanh nghiệp đặt ra những yêu cầu cụ thể mà nhân viên cần đạt được và được quy định rõ ở bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Thông qua đó mà người quản lí xác định được kì vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được những kì vọng đó, mặt khác ngưòi lao động cũng cũng hiểu được những nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến công việc

“Bản mô tả công việc là một văn bản giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể” (Nguyen & Nguyen, 2007)

“Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ, giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần thể lực, các yêu cầu cụ thể khác” (Nguyen & Nguyen, 2007)

Bằng cách nghiên cứu bản mô tả công việc và bản yêu cầu THCV ta biết được nhân viên phải thực hiện những gì và yêu cầu đối với công việc đó ra sao Đó là một trong những cơ sơ để xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác