TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: THU THẬP TÀI LIỆU, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Trong giai đoạn nay, thời kỳ phát triển kinh tế điều tiết chế thị trường, thời kỳ hội nhập kinh tế giới mà chứng kiến, công tác văn thư lưu trữ cần phải nhận thức đắn tầm quan trọng ý nghĩa to lớn giá trị vai trò công tác văn thư tác lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước sau Trong trình đổi nhận thức công tác văn thư lưu trữ nay, cần trọng đến vai trò tài liệu hoạch định đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước, nhiệm vụ trung tâm phát triển kinh tế nước nhà Vai trò công tác văn thư lưu trữ cần nhìn nhận từ yêu cầu đảm bảo thông tin chủ động cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cho yêu cầu rộng lớn xã hội Với cách nhìn nhận cấp ủy Đảng quyền cấp cần xây dựng nhận thức cho đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ biết hướng toàn hoạt động vào mục đích sử dụng có hiệu công việc hàng ngày Văn sản sinh hoạt động quan gồm nhiều thể loại, nhiều quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác hình thành thời gian khác Các văn để tình trạng rời rạc, phân tán gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên cứu để giải công việc hàng ngày quan, tổ chức cho việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài Tài liệu Lưu trữ xem di sản quý báu dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, cần quản lý thống nhất, cho dù tài liệu Lưu trữ thuộc phông nào, bảo quản đâu việc thu thập, bảo quản, xác định giá trị tài liệu chế độ khai thác sử dụng phải thực theo quy trình thống nhất, góp phần nâng cao phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Công tác Lưu trữ gồm có nhiều khâu nghiệp vụ, khâu nghiệp vụ có tầm quan trọng ý nghĩa khác nhau, công tác thu thập, bảo quản xác định giá trị tài liệu khâu quan trọng công tác lưu trữ khâu phức tạp, khó khăn đòi hỏi người cán làm công tác phải có nhiệt tình với nghề với việc nghiên cứu, đầu tư nhiều trình thực Thu thập tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan, phông lưu trữ Lịch sử Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tàI liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ quan phông Lưu trữ lịch sử Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ thường xuyên, liên tục lưu trữ quan Như vậy, thu thập bổ sung tài liệu nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông lưu trữ thực cách nghiêm chỉnh theo quy định Nhà nước Sở Giáo dục Đào tạo quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai, có chức tham mưu, giúp Uỷ ban Nhân dân tỉnh thực chức quản lý Giáo dục Đào tạo, nguồn tài liệu nhiều: văn quan ban hành, văn đến quan Trung ương, tỉnh tỉnh gửi đến nên khối lượng tài liệu nhiều, việc thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ đòi hỏi phải khoa học xác nhằm quản lý tài liệu tốt hơn, phục vụ cho công tác tra cứu lâu dài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hệ thống biện pháp đề xác định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu lưu trũ quan hay Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam từ lựa chọn nguồn tài liệu có giá trị bổ sung vào phòng, kho lưu trữ bảo quản theo phạm vi, quyền hạn Nhà nước xác định Như vậy, lưu trữ quan phải xác định cụ thể, xác nguồn tài liệu, thành phần tài liệu phải nộp lưu phải xác định cách đầy đủ, không bỏ sót Chỉ tài liệu có giá trị thực tiễn phục vụ cho nghiên cứu lâu dài giao nộp vào lưu trữ quan Khái niệm xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp Lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Thời hạn bảo quản phụ thuộc vào giá trị tài liệu, từ lựa chọn tài liệu có giá trị đề bảo quản Giá trị tài liệu lượng thông tin chứa đựng tài liệu Các thông tin có khả phục vụ cho nhu cầu cá nhân, xã hội: - Giá trị hành: Phục vụ cho lãnh đạo, điều hành, quản lý công việc quan Tài liệu có tính chất thường xuyên, giai đoạn văn thư - Giai đoạn lưu trữ quan: tài liệu sử dụng tính chất thường xuyên, thời điểm công việc giải xong - Giai đoạn lưu trữ lịch sử: Không có giá trị hành, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử Công tác xác định giá trị tài liệu có quan hệ vô mật thiết với khâu thu thập, bổ sung giá trị tài liệu, xác định giá trị tài liệu cầu nối thu thập bổ sung, có xác định giá trị tài liệu thu thập, bổ sung xác, chặt chẽ - Phân loại tài liệu: kết cuối tài liệu ta có hồ sơ hay đơn vị bảo quản - Bảo quản tài liệu lưu trữ: áp dụng biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu Từ khái niệm thấy công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải xác định thời hạn bảo quản cho loại hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Như đòi hỏi phải nắm vững mặt tổ chức, hoạt động quan, đơn vị có tài liệu cần xác định giá trị lưu trữ 3.Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: a Xác định giá trị tài liệu công tác văn thư: - Việc xác định giá trị tài liệu công tác văn thư đặt từ lập danh mục hồ sơ cho quan, chủ yếu việc lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ - Khi lập hồ sơ công việc phải lựa chọn văn có giá trị để lưu lại hồ sơ, bổ sung văn thiếu, loại giấy tờ không giá trị tài liệu trùng thừa, tư liệu tham khảo khác… hồ sơ để lại đơn vị công tác thời hạn năm Hết thời hạn hồ sơ có giá trị phải đưa vào lưu trữ quan b Xác định giái trị tài liệu lưu trữ quan: - Nhiệm vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan kiểm tra lại giá trị hồ sơ nhận từ văn thư, lưu trữ quan phải lựa chọn tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để đưa vào bảo quản lưu trữ cố định Công tác xác định giá trị tài liệu giai đoạn kết hợp trình thực nội dung khác: thu thập, thống kê, phân loại chỉnh lý tiến hành độc lập c Xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định): - Nhiệm vụ chủ yếu giai đoạn kiểm tra lựa chọn hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ quan, thông qua nguồn nộp lưu theo quy định nhà nước Tại hồ sơ xem xét giá trị lần cuối định bảo quản cố định - Tài liệu trùng lặp thông tin phông Tài liệu lựa chọn không xác giai đoạn trước , tài liệu thực hết giá trị kiểm tra lần cuối để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu lưu trữ lịch sử CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai: Do đặc trưng tổ chức hoạt động quan quản lý hành Nhà nước nên khối tài liệu hình thành Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai chủ yếu văn hành Về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai thực với quy định Nhà nước theo trình tự định ban hành văn để quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ như: Quy chế thực công tác Văn thư - Lưu trữ quan, quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, lập danh mục hồ sơ công việc hàng năm cho phòng, ban, cá nhân lập hồ sơ công việc, công văn hướng dẫn thực trình bày kỹ thuật thể thức văn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, loại dụng cụ, sổ sách biểu mẫu phục vụ công tác cung cấp đầy đủ Tại Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo, phòng ban vào bảng Danh mục hổ sơ nộp lưu quan lập từ đầu năm để lập hồ sơ công việc phụ trách, theo định kỳ vào cuối năm nộp lưu lại cho lưu trữ quan toàn số tài liệu hình thành năm phòng mình, Văn thư tổng hợp tài liệu tiến hành phân loại, lập mục lục hồ sơ lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai trang bị kho lưu trữ riêng với diện tích 24m, phương tiện cần thiết cho việc bảo đảm tài liệu lưu trữ như: Quạt, kệ, hộp, cặp dựng hồ sơ, bìa hồ sơ, bình chữa cháy… Được trang bị đầy đủ Tài liệu lưu trữ theo hồ sơ công việc theo cấp độ tác giả theo năm ban hành Các hộp tài liệu lưu trữ xếp ngăn nắp kệ nên thuận lợi cho việc tra tìm văn cần thiết Tuy nhiên, việc thu thập, bổ sung tài liệu Văn phòng Sở hạn chế Trong trình thu thập số hồ sơ công việc phải giải thường xuyên (như hồ sơ tra, khiếu nại tố cáo), hồ sơ hướng dẫn liên tục chuyên môn đồng thời làm thất lạc văn bản, gây khó khăn cho việc thu thập Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu: Đây công tác đòi hỏi người thực phải có chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững mặt tổ chức hoạt động quan xác định giá trị tài liệu quy định thời hạn bảo quản thích hợp cho hồ sơ, tài liệu để đưa vào lưu trữ bảo quản, đồng thời tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Công tác xác định giá trị tài liệu có thực xác chọn lọc tài liệu có giá trị lưu trữ thật sự, khâu nghiệp vụ quan trọng công tác lưu trữ, có quan hệ chặt chẽ với khâu nghiệp vụ khác Hiện nay, Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai xây dựng ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tạo thuận lợi nhiều cho việc xác định thời hạn bảo quản cụ thể cho loại hồ sơ, tài liệu Tuy nhiên thực tế việc thực công tác không thực theo quy định Mặc dù hàng năm lập Danh mục hồ sơ đầy đủ việc thu thập hạn chế thực tế công tác lưu trữ cán làm công tác văn thư quan kiêm nhiệm, việc phân loại, kiểm tra, chỉnh lý tài liệu… chưa thực theo quy định Nguyên nhân tồn công tác thu thập, bổ sung xác định giá trị tài liệu: - Từ thực trạng nêu trên, nguyên nhân chủ yếu công tác lưu trữ quan chưa quan tâm mức, tài liệu lưu trữ tràn lan, việc lập hồ sơ công việc chuyên viên mang tính đối phó, chưa khoa học Một số cán quan chưa thấy hết vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ, nên chưa thực hết trách nhiệm việc giao nộp tài liệu thời hạn Tình trạng vật lý số tài liệu, hồ sơ thu thập chưa tốt, tài liệu lộn xộn, bụi bậm, ố vàng, rách bó gói chưa lập hồ sơ quy định - Có hồ sơ thời hạn giải kéo dài văn mà cán giải công việc đến thời hạn không giao nộp vào lưu trữ làm tồn đọng lại phòng ban; Lưu trữ phải thu thập, bổ sung nhiều lần làm cho việc xếp, phân loại, thống kê tài liệu lưu trữ khó khăn - Đối với công tác xác định giá trị tài liệu có yêu cầu chuyên môn, tổ chức máy quan Mặt khác quan cán làm công tác văn thư kiêm lưu trữ nên văn chưa chỉnh lý tồn đọng nhiều, công tác lưu trữ chưa đầu tư thực mức - Việc xác định giá trị tài liệu mang tính hình thức, nhiều văn hết giá trị chưa tiêu hủy mà đưa vào lưu trữ Việc xác định thời hạn bảo quản cho loại hồ sơ, tài liệu mang tính chủ quan cán lưu trữ, tâm lý sợ tài liệu hủy có giá trị nên lưu trữ tràn lan, không đưa vào tiêu hủy Chưa làm thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định hồ sơ tài liệu không giá trị CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Qua thực tế làm công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai, thân nhìn nhận việc làm chưa làm công tác đơn vị Từ nguyên nhân trên, đề làm tốt công tác thu thập, bổ sung xác định giá trị tài liệu cần thực số giải pháp sau: - Mở đợt tập huấn bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, chuyên viên phòng ban quan công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ để nhằm giúp họ có ý thức tốt việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu hướng dẫn họ lập hồ sơ công việc để tránh tình trạng tài liệu để lộn xộn gây khó khăn cho công tác thu thập chỉnh lý tài liệu có tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực công tác lưu trữ sau - Cần hoàn chỉnh thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ cho chặt chẽ, lưu trữ quan không nhận hồ sơ, tài liệu bó gói, chưa lập thành hồ sơ công việc từ phòng ban - Xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu quan cho xác thực với tình hình giải công việc quan, nhân tổ chức thực cách nghiêm túc - Cần thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu theo quy định Nhà nước - Cơ quan cần bố trí cán làm công tác hợp lý, cán làm công tác lưu trữ phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ không kiêm nhiệm để họ tập trung vào nghiệp vụ chuyên môn góp phần làm tốt công tác lưu trữ quan - Điều quan trọng Lãnh đạo quan phải quan tâm chấn chỉnh công tác lưu trữ quan, khắc phục thiếu sót, hạn chế Cần đầu tư đầy đủ trang thiết bị kho lưu trữ để phục vụ tốt cho trình làm việc cán làm công tác lưu trữ cho việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Bên cạnh cần phải có chế độ phụ cấp, sách thỏa đáng cho cán làm công tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác lâu dài Trên ý kiến thực trạng công tác thu thập, bổ sung xác định giá trị tài liệu lưu trữ giải pháp, kiến nghị thân để thực tốt công tác này, mong góp ý, hướng dẫn thêm./ NGƯỜI THỰC HIỆN Huỳnh Thị Ánh Trinh