Luận văn nâng cao hiệu quả hoạt đông văn phòng thanh tra thành phố hà nội

LI M U Việc nghiên cứu hoạt động văn phòng ngành học mẻ, vấn đề không đơn giản Do việc thực tập có tầm quan trọng em, em đem kiến thức học từ lý thuyết để vận dụng vào thực tiễn Công tác kiểm tra, tra yêu cầu khách quan, chức thiết yếu quan quản lý nhà nớc Cơ quan quản lý nhà nớc muốn nhìn thấu thật, đánh giá đợc xác đúng, sai, phải, trái thực trạng xã hội với phát triển đa dạng, phức tạp, nhiều chiều thuận, nghịch khác tra Rõ ràng nhà nớc có hoạt động quản lý tất yếu có tra, tra coi nh hoạt động quản lý Từ trớc đến Đảng Nhà nớc ta đặt tra vào vị trí quan trọng nghiệp cách mạng Sau Cách mạng tháng thành công nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh thành lập Ban tra đặc biệt với quyền hạn đặc biệt Kể từ đó, tổ chức tra đợc xây dựng ngày đợc củng cố qua tùng thời kỳ cách mạng Nằm hệ thống Thanh tra thành phố Hà Nội không ngừng tiếp tục đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lợng phục vụ thiết thực hiệu vào nghiệp đổi công nghiệp hóa, đại hoá thủ đô Hà Nội Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội phòng nghiệp vụ trực tiếp giải vụ việc khiếu nại , tố cáo công dân nhng phủ nhận đóng góp văn phòng quan Văn phòng tham mu giúp lãnh đạo với đội ngũ cán nhân viên nhiệt tình, hăng say công việc có đóng góp đáng kể trình hình thành, ổn định, phát triển vững mạnh nh hôm Thanh tra thành phố Hà Nội Với công đổi toàn diện đất nớc máy tổ chức tra đợc tiến hành đổi Đây nhiệm vụ lớn lao, Thanh tra thành phố Hà Nội phải thực vững mạnh mặt yếu tố quan trọng tạo nên sức mạnh hiệu tổ chức hoạt động văn phòng quan Qua thời gian đợc thực tập Thanh tra thành phố Hà Nội xin đóng góp số ý kiến nhỏ góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội ngày tốt Do chọn chuyên đề tốt nghiệp Nâng cao hiệu hoạt đông văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Hoạt động Văn phòng có đạt đợc hiệu hay không có ảnh hởng lớn tới hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội, tạo nên ổn định , lớn mạnh tổ chức Thanh tra Nhà nớc Khi thực chuyên đề có số thuận lợi đợc tham gia thực tế Thanh tra thành phố Hà Nội, đợc làm quen tìm hiểu hoạt động Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội, trực tiếp tiếp xúc, nghiên cứu khối tài liệu có phòng lu trữ quan Báo cáo chuyên đề phần mở đầu kết luận phần nội dung đợc chia làm ba phần: Phần I: Khái quát chung trình hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội Phần II: Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội vấn đề đặt Phần III: Nhận xét- đánh giá số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Hoàn thành báo cáo chuyên đề tốt nghiệp Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình quan thực tập nh nhà trờng, thầy cô Nhân dịp cháu xin cảm ơn chân thành tới cô chú, anh chị công tác Thanh tra thành phố Hà Nội Đặc biệt em xin cảm ơn thầy giáo hớng dẫn Tạ Hữu ánh bảo tận tình cho em thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Khái quát chung trình hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội Công tác tra kiểm tra yêu cầu tất yếu, khách quan hoạt động Nhà nớc nào, gắn liền với trình họat động máy Nhà nớc Nhận rõ vai trò công tác tra, thời gian ngắn sau nớc Việt nam dân chủ cộng hoà đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành sắc lệnh số 64/SL ngày 23/11/1945 thành lập Ban tra đặc biệt có nhiệm vụ kiểm tra tất công việc nhiệm vụ UBND cấp quan Chính phủ Thời gian số Bộ hình thành đợc ban tra , ví dụ nh Nha Thanh tra hành trị Bộ Nội vụ; Nha tra cách mạng, Thanh tra xứ (còn gọi tra hành chính) Nhìn chung tổ chức tra thời kỳ bớc đầu đợc hình thành song chủ yếu hoạt động phạm vi quan Trung ơng Kể từ qua thời kỳ cách mạng tổ chức tra đợc xây dựng củng cố với trình phát triển trởng thành máy quyền Nhà nớc Nằm hệ thống Thanh tra Nhà nớc, Thanh tra thành phố Hà Nội dần ổn định , phát triển tự khẳng định vị trí Quá trình phát triển Thanh tra thành phố Hà Nội bớc thăng trầm đến cha thật ổn định, nhng nhìn chung ngày đợc củng cố phát triển số lợng nh chất lợng I Sự hình thành tổ chức hoạt động củaThanh tra thành phố Hà Nội I.1 Hoàn cảnh đời Thanh tra thành phố Hà Nội Ngay sau giải phóng Thủ đô ( 10/10/1945), Hà Nội bớc vào giai đoạn khôi phục xây dựng phát triển Các quan trực thuộc Uỷ ban hành (UBHC) thành phố Hà Nội đợc kiện toàn, có hệ thống quan tra Thanh tra phận thiếu máy Nhà nớc, đời với Nhà nớc Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Ngày 23/11/1945 ngày Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh thành lập Ban tra đặc biệt trở thành ngày hội truyền thống vẻ vang toàn ngành Thanh tra Việt Nam Ngày 26/12/1956 Thủ tớng Chính phủ định thành lập quan Thanh tra địa phơng, Bộ ngành Trung ơng làm nhiệm vụ xem xét nhanh chóng đơn th dân, tra việc chấp hành đờng lối sách, mệnh lệnh Chính phủ, việc thực kế hoạch Nhà nớc UBHC cấp Thanh tra thành phố Hà Nội đời hoàn cảnh I.2 Vị trí địa lý sở vật chất Thanh tra thành phố Hà Nội đóng 62 Trần Quốc Toản, Quận Hai Bà Trng, thành phố Hà Nội Đây khu nhà lớn với tổng diện tích 1453,16m2 gồm ba khu: Hai khu tầng khu tầng Đây khu nhà đẹp với kết cấu tơng đối phù hợp nhằm phục vụ cho hoạt động Thanh tra Hà Nội Tại đây, phòng làm việc, quan có phòng tiếp dân, nhà ăn, hội trờng, phòng học, phòng lu trữ, kho, bếp không đáp ứng đợc hoạt động chuyên môn mà phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày Với tính chất hoạt động mình, Thanh tra thành phố Hà Nội cố gắng để có sở vật chất tốt gồm ôtô phục vụ lại nhiều phơng tiện, trang thiết bị văn phòng trang bị cho phòng ban nh máy vi tính, máy in, máy photocopy, bàn, ghế, tủ đại, tủ đựng hồ sơ đă đảm bảo đợc thuận tiện, thoải mái sử dụng, nhằm tạo đợc hiệu cao hoạt động quan Tuy nhiên, không khỏi tồn bất cập mà cần xem xét việc tổ chức, đầu t cân đối cho hợp lý nhất, để sở vật chất thật phát huy khả năng, đáp ứng đợc nhu cầu sử dụng Thanh tra thành phố Hà Nội Tổng số cán bộ, công chức có 73 ngời: Biên chế gồm có 65 ngời; Hợp đồng ngời Trong đó: 63 đồng chí có trình độ đại học, đại học 54 Thanh tra viên I.3 Ngành Thanh tra thành phố Hà Nội giai đoạn năm 1990 đến Với vai trò làm thờng trực ban đạo chống tham nhũng, ngành Thanh tra Hà Nội vừa hớng dẫn đạo, kiểm tra đôn đốc ngành, cấp kiên trì đấu tranh chống tham nhũng vừa tập trung lực lợng tra, xử lý vụ cộm, gây nhức nhối Thanh tra Hà Nội tiến hành 1791 tra kinh tế xã hội, kiến nghị thu hồi 108.948 triệu đồng, xử lý hành 700 ngời có sai phạm Một chức quan trọng tra xem xét giải khiếu nại, tố cáo Dới lãnh đạo Thành uỷ, đạo điều hành HĐND, UBND phối hợp Uỷ ban mặt trận tổ quốc ngành, cấp, đoàn thể, 40 năm qua, ngành Thanh tra thành phố Hà Nội tập trung trí tuệ lực lợng để xem xét kết luận hàng chục vụ việc khiếu tố, bảo vệ quyền lợi đáng công dân, nhà nớc, đấu tranh kiên xử lý nghiêm minh vi phạm Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, năm 1997 UBND thành phố ban hành Quy chế tạm thời việc tiến hành khâu công tác xét khiếu tố ngành tra thành phố trình độ nghiệp vụ chuyên môn xét khiếu tố đợc nâng cao dần vào nề nếp Từ có Pháp lệnh Khiếu nại, tố cáo công dân ( 1991) Luật khiếu nại, tố cáo (1998), công tác tiếp dân giải khiếu tố, công tác kiểm tra, đôn đóc đơn vị thực Luật khiếu tố ngày đợc đẩy mạnh theo trình tự thủ tục mà pháp luật quy định, góp phần đắc lực ổn định an ninh trật tự thúc đẩy kinh tế xã hội Thủ đô phát triển không ngừng Năm 1994 đề tài khoa học Đổi công tác khiếu nại, tố cáo địa bàn thành phố Hà Nội, năm 1997 đề tài nghiên cứu tổ chức xây dựng phân phối công tác tra ngành cấp đợc thể nghiệm mô hình quận, huyện sở, ngành Thanh tra thành phố nghiên cứu đ ợc nghiệm thu với kết xuất sắc Ngoài Thanh tra thành phố dự thảo trình Thành uỷ, UBND thành phố ban hành thị, định, quy định giải khiếu nại, tố cáo thuộc thành phố, góp phần thiết thực vào trình đổi công tác xem xét thống quy trình giải khiếu nại, tố cáo Tổng hợp tình hình thực kết kuận tra kinh tế xã hội từ năm 1990 đến Năm Cuộc tra Xử lý kinh tế Xử lý khác Tổng Chuyên đề Số cuộcdoTT Giá trị cần Giá trị Số kiến nghị số diện rộng TP thực thu hồi thực Số thực cần thu hồi thu hồi 1990 208 14 1.97 880 14,7tấn thóc 1991 187 4.427 3.233 15.7lạng vàng 1992 226 10 3.6 1.14 19.227USD 1993 184 14 9.664 5.407 14.599m2 1994 219 16 17.322 7.528 69.783m2 3.956m2 1995 115 18 19.362 7.196 217.740m2 166.000m2 1996 121 12 10.813 6.636 117.981m2 7.538m2 1997 130 13 8453 4298 52.098m2 730m2 1998 123 14 20.593 9.885 149.250m2 730m2 1999 193 16 25 5.038 199.000m2 không 2000 139 11 37.6 25.5 199.000m2 3.600m2 2001 111 2.727 901 14.513m2 2.697m2 2002 129 7 32.995 23.068 250.987m2 không 55 616 214.526 100.71 Tổng 20.82 8.181.191m2 180.191m2 14,7tấn thóc 15,7lạng vàng 19.227USD Từ năm 1999 dến năm 2002, toàn thành phố tiếp 80.143 lợt công dân đến khiếu nại, tố cáo quan Thanh tra thành phố Hà Nội cụ thể nh sau: Tổng hợp công tác tiếp dân địa bàn thành phố từ năm 1999 đến 2002 tra thành Khối quận, Năm Thanhphố huyện 1999 1140 5737 2000 713 3280 2001 1487 5240 2002 1838 6856 Cộng 5178 21113 II Khối sở, ngành 961 243 250 3593 5047 Xã, phờng, thị trấn 13008 5838 16033 13807 48796 Cộng 20956 10074 23010 26094 80134 Tổ chức hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội II.1 Chức năng- nhiệm vụ Thanh tra thành phố Hà Nội Ngày 8/9/1992 UBND thành phố Hà Nội có định số 1900/QĐ-UB quy định chức năng; nhiệm vụ quyền hạn; máy tổ chức quan Thanh tra thành phố Hà Nội Pháp lệnh khẳng định Thanh tra chức thiết yếu quan Quản lý Nhà nớc, phơng thức đảm bảo pháp chế, tăng cờng kỷ luật quản lý Nhà nớc, thức quyền dân chủ xã hội chủ nghĩa Thanh tra thành phố Hà Nội chịu đạo trực tiếp Chủ tịch UBND thành phố, Thanh tra Nhà nớc công tác tổ chức, nghiệp vụ tra Thanh tra thành phố Hà Nội có nhiệm vụ đạo hớng dẫn nghiệp vụ tra tra Huyện ; Quận ; Sở quan đơn vị thuộc quyền quản lý trực tiếp UBND thành phố Hớng dẫn, kiểm tra sở , quan đơn vị thuộc thành phố thực quy định Nhà nớc công tác tra giải khiếu nại, tố cáo Tạm đình định việc thi hành, sửa đổi bãi bỏ kiến nghị, định không công tác tra II.2 Cơ cấu tổ chức Theo thông t số 124/TT-TTr hớng dẫn tổ chức Thanh tra Nhà nớc, máy Thanh tra thành phố Hà Nội gồm có Chánh tra Phó Chánh tra Thực định số 1990/QĐ-UB ngày 8/9/1992 Chánh tra định 518/TTHN ngày 24/8/1995 tổ chức mày gồm phòng: +Văn phòng: Quản lý công tác hành chính, quản trị, phục vụ điều hành công việc hàng ngày lãnh đạo, chăm lo sở vật chất kinh phí +Phòng Thanh tra xét khiếu tố: Tiếp nhận đơn th khiếu nại, tố cáo thực quyền tra công tác giải khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền +Phòng Tổng hợp: Giúp lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý Nhà nớc công tác tra, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động tra thành phố +Phòng Thanh tra kinh tế sản xuất, Thanh tra lu thông, Thanh tra Nội - Văn xã: có chức giúp lãnh đạo Thanh tra thành phố thực quyền tra kinh tế, xã hội theo thẩm quyền mảng vấn đề cụ thể Ngày 7/9/2000 Chánh tra thành phố có văn 819/QĐ-TTHN điều chỉnh bổ xung nhiệm vụ cho phòng tra kinh tế xã hội xem xét, kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo số quận, huyện, sở ngành Hiện đội ngũ cán Thanh tra thành phố Hà Nội gồm 73 ngời có 12 ngời có thời gian công tác từ 15-20 năm Trình độ đại học chiếm 75,8% số Thanh tra viên Thanh tra 68% Đội ngũ ngày đợc nâng cao trình độ chuyên môn lẫn lý luận trị Sơ đồ máy tổ chức tra Thành phố Hà Nội Chánh tra Phó Chánh tra Văn phòng Phòng xét khiếu tố Phó Chánh tra Phòng Tổng hợp Phòng KT lu thông Phòng KT sản xuất Nội Văn xã Bản qui chế hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội phân định nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm phòng công việc chung quan Theo thì: - Chánh Thanh tra: Là ngời đạo, điều hành toàn nghiệp vụ mặt công tác quan, chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo UBND thành phố, lãnh đạo Thanh tra Nhà nớc kết thực Xây dựng kế hoạch công tác quan tổ chức thực kế hoạch Xây dựng thực quy hoạch cán quan , xếp sử dụng cán cách hợp lý để phát huy khả cán tra Kiểm tra việc thực nhiệm vụ Phó Chánh tra cán tra - Các Phó Chánh tra : Là ngời giúp Chánh tra đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trớc Chánh tra công việc đợc giao.Thay mặt Chánh tra điều hành công việc quan đợc uỷ quyền - Văn phòng: Giúp Chánh tra quản lý công tác hành chính, quản trị Quản lý tài kinh phí hoạt động quan; quản lý, cấp phát toán kinh phí với Tài ngành liên quan, thực chế độ sách tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tếcho cán công chức; quản lý điều kiện vật chất cho hoạt động quan ; đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trờng, an toàn cho ngời tài sản quan ; phối hợp với Công đoàn quan chăm lo cải thiện đời sống cho cán công chức -Phòng Tổng hợp: Giúp Chánh tra thực quản lý nhà nớc công tác tra kinh tế xã hội, xét khiếu tố tổ chức, xây dựng lực lợng tra Giúp việc thờng trực Ban đạo chống tham nhũng thành phố Phòng tổng hợp có chức tổng hợp công việc giúp lãnh đạo Thanh tra thành phố Hà Nội thực nhiệm vụ quản lý nhà nớc công tác tra, theo dõi tổng hợp hoạt động tra thành phố, xây dựng chơng trình kế hoạch tra, hớng dẫn, kiểm tra tra cấp dới Quản lý cán bộ; tổ chức, xây dựng lực lỡng nh thực sách đào tạo, bồi dỡng - Phòng Thanh tra Xét khiếu tố : giúp Chánh tra tiếp dân xử lý đơn th khiếu nại, tố cáo; báo cáo vụ việc UBND thành phố giao để Chánh tra chuyển phòng xem xét , kết luận Xem xét, kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo theo địa bàn đợc phân công Tổ chức rút kinh nghiệm sau tra xét khiếu tố có nội dung phức tạp, tổng hợp báo cáo trình lãnh đạo quan - Các phòng Thanh tra kinh tế khối sản xuất, Thanh tra kinh tế khối lu thông ,Thanh tra nội văn xã : Giúp Chánh tra thực quyền tra kinh tế xã hội phạm vi lĩnh vực đợc phân công theo chơng trình công tác đợc duyệt hàng năm đạo Chánh Thanh tra Tổ chức rút kinh nghiệm sau tra kinh tế - xã hội , xét khiếu tố có nội dung phức tạp , tổng hợp báo cáo trình lãnh đạo quan Số lợng cán , nhân viên đợc phân chia phòng nh sau: +Phòng Thanh tra kinh tế sản xuất : 11 ngời +Phòng Thanh tra Xét khiếu tố : 12 ngời +Phòng Thanh tra kinh tế lu thông : 09 ngời +Phòng Thanh tra Nội văn xã : 08 ngời +Phòng Tổng hợp : 11 ngời +Văn phòng : 16 ngời III Kết hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội III.1 Những thành tựu đạt đợc từ năm 1999 đến năm 2002 Nhìn lại thời gian qua nói ngành Thanh tra Hà Nội đạt đợc kết tích cực, góp phần quan trọng vào việc tăng cờng pháp chế xã hội chủ nghĩa, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nớc, phát huy quyền dân chủ nhân dân, thúc đẩy kinh tế - xã hội Thủ đô lên phát triển Về công tác tra kinh tế - xã hội tính riêng từ năm 1999-2001 toàn ngành Thanh tra Hà Nội tiến hành đợc 696 tra, Thanh tra thành phố thực đợc 62 Qua tra kiến nghị thu hồi 104 tỷ 373 triệu đồng, 750.861 m2 đất nhiều tài sản có giá trị khác; kiến nghị xử lý nhiều cán bộ, công chức sai phạm Trong công tác giải khiếu nại, tố cáo tổ chức Thanh tra Nhà nớc tham mu giúp thủ trởng cấp, ngành Thành phố giải đợc 26.187 vụ khiếu nại (đạt 90,3%) 7.442 vụ tố cáo (đạt 90,09% ) thuộc thẩm quyền 10 xa cầu thang điểm cha hợp lý gây khó khăn tình có hoả hoạn Phòng lu trữ đợc trang bị giá sắt Các hố sơ tài liệu đợc tập trung cặp ba dây, đựng hộp tông đợc phun thuốc chống mối mọt Tài liệu lu trữ phòng lu trữ quan đợc xếp theo nội dung công việc phòng ban quan Hồ sơ phòng đợc tập hợp lại vào hộp, xếp khu đợc đánh số thứ tự từ 01 Ngoài số thứ tự hộp dán nhãn đề rõ tên phòng, số đơn vị bảo quản, thời hạn tạm thời, lâu dài hay vĩnh viễn tuỳ thuộc mức độ quan trọng tài liệu.Việc lập hồ sơ tuân thủ theo quy tắc công tác lập hồ sơ khiến cho việc quản lý sử dụng tài liệu cần thiết Thanh tra thành phố Hà Nội đợc thuận tiện dễ dàng Hiện số lợng hồ sơ đợc lu tai phòng lu trữ Thanh tra thành phố Hà Nội cha thật nhiều Tổng số hồ sơ có 245 hộp gồm 880 đơn vị bảo quản Bảng 3: Mẫu sổ mục lục hồ sơ STT Đơn vị bảo quản (1) (2) Tiêu đề hồ sơ Thời giân bắt đầu kết thúc (3) (4) Số tờ Thời gian bảo quản Ghi (5) (6) (7) V.2 Công tác tiếp khách hội nghị Tiếp khách hoạt động mà quan, tổ chức phải có chiếm tới 20-30% khối lợng thời gian Việc tiếp khách có vai trò quan trọng không đơn giải công việc mà thể uy tín quan Với môi trờng hoạt động mối quan hệ rộng lớn Thanh tra thành phố Hà Nội thờng xuyên có khách tới liên hệ công tác.Cơ quan hàng năm phải tổ chức hội nghị, tổng kết, báo cáo công tác năm hay tổng kết công tác tra chuyên đề hay diện rộng Khách mời buổi hội nghị đồng chí bên Thành uỷ, hệ thống tra UBND cấp Đối với khách đến công tác quan có đón tiếp chu đáo, giải tốt công việc cần làm Do tính chất hoạt động quan có mảng xét khiếu tố quan thờng xuyên đón tiếp dân đơn khiếu nại, tố cáo tới Để đảm bảo tốt hoạt 29 động quan bố trí riêng phòng để tiếp dân, nhân dân, hớng dẫn giải đơn từ Trong việc tổ chức hội nghị, văn phòng quan có vai trò lớn, từ chuẩn bị nội dung đến chuẩn bị hậu cần Hội nghị gặp mặt nhiều ngời để trao đổi ý kiến Có nhiều loại hội nghị theo mục đích công việc ta có: -Hội nghị triển khai công việc: hội nghị nhằm mục đích phổ biến, giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho ngòi, phận để phối hợp hoàn thành nhiệm vụ đạt đợc mục tiêu chung Hội nghị thảo luận, bàn bạc nội dung, yêu cầu công việc, điều kiện cần có để hoàn thành -Hội nghị thông tin thông báo: nhằm mục đích để phận quan thông tin, thông báo cho tình hình thực thuận lợi khó khăn gặp phải trình thực nhiệm vụ -Hội nghị giải vấn đề: hội nghị nhằm mục đích tìm vấn đề xúc cần giải trình phối hợp công tác.Hội nghị thờng bàn bạc việc phối hợp phận điều kiện cần thiết để hoàn thành Văn phòng quan trực tiếp thực công việc chuẩn bị Trớc hội nghị tuần, văn phòng soạn thảo giấy mời để gửi Thông thờng, việc gửi giấy mời thờng phòng tự mời Điều tính chất hoạt động phòng thực hiện, mảng nghiệp vụ cụ thể, với mối quan hệ mật thiết khác Đối với hội nghị nhỏ quan tổ chức hội trờng hội nghị lớn với nhiều ngời tham dự văn phòng thuê hội trờng Sau hội nghị kết thúc văn phòng có nhiệm vụ cấp giấy đờng, đăng ký phơng tiện khách xa Kiểm tra lại khoản chi tiến hành toán theo nguyên tắc Họp rút kinh nghiệm Kết thúc họp văn phòng tiến hành lập hố sơ để đa vào lu trữ Nh việc tổ chức hội nghị việc làm quan trọng cần thiết nhng lại vất vả tốn Vấn đề đặt quan cần có nghiên cứu để tìm phơng hớng hoạt động tốt nhằm giảm bớt đợc chi phí, nh phiền hà gặp phải V.3 Công tác hậu cần Công tác hậu cần có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động đơn vị, tổ chức Chức hậu cần hai chức văn phòng nhằm tạo sở vật chất cho cán bộ, công nhân viên hoàn thành tốt chơng trình kế hoạch đề Nó làm nhiệm vụ hỗ trợ phơng tiện dụng cụ, điều kiện cần thiết để cán nhân viên nâng cao đợc hiệu công tác suất lao động Làm tốt công tác hậu cần góp phần tiết kiệm tiền của, thời gian, tạo lập đợc diện mạo quan đợc đàng hoàng, bề Nói đến công tác hậu cần ta phải nói đến phận kế toán tài vụ Thanh tra thành phố Hà Nội Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý toàn vấn đề tà quan để từ lập kế hoạch chi tiêu Văn phòng chịu trách nhiệm 30 thu chi phận kế toán tài vụ lĩnh vực Mọi khoản chi từ tài khoản quan phải nguyên tắc, mục đích phải có chuẩn chi Ngoài vấn đề tài vấn đề khác công tác hậu cần Thanh tra thành phố Hà Nội cần đợc hoàn thiện để công tác thực đem lại hiệu cho hoạt động chung quan Hoạt động tra mang tính chất động, nhiều cán Thanh tra thờng xuyên phải xuống sở mà nhu cầu lại thành phố Hà Nội lớn Để phục vụ nhu cầu quan sử dụng xe ôtô: xe 12 chỗ ngồi Nhu cầu sử dụng lớn, số xe lại nên văn phòng quan có sổ đăng kí sử dụng xe Vai trò công tác hậu cần đợc thể qua việc tổ chức nơi làm việc quan đảm bảo hoạt động đợc thuận lợi việc bố trí phòng làm việc Thanh tra thành phố Hà Nội số phận cha tạo đợc dây chuyền đờng thẳng, số phòng liên quan có chức nằm xa Các phòng cha có bảng tên (mới đấnh số) Trong việc phục vụ cho đời sống cán bộ, nhân viên vật chất tinh thần, công tác sinh hoạt hàng ngày , quan có nhiều cố gắng Để phục vụ cho công việc, quan có đầu t trang thiết bị tốt Đời sống cán nhân viên có quan tâm với việc tổ chức nhà ăn tra với bếp quan Hàng năm, quan tổ chức sinh hoạt văn nghệ, tổ chức thi đấu bóng bàn nội tham gia giải bóng ngành, thành phố Đây hoạt động tích cực nâng cao đợc tinh thần gắn bó cán nhân viên Thanh tra thành phố Hà Nội.Đặc biệt công việc quan liên quan đến giấy tờ, sổ sách vật phẩm văn phòng nh giấy, bút mực, bút xoá, keo, hồ đợc đảm bảo đầy đủ V.4 Công nghệ thông tin Trong thực tế sống hàng ngày ta thờng gặp tình nh để giải vấn đề nhiều phơng án khác yêu cầu đặt phải chọn lấy phơng án tốt cần chọn đợc gọi phơng án tối u Do công nghệ thông tin có tầm quan trọng công tác văn phòng Trớc nói đến tin học, công nghệ thông tin cần đề cập khái niệm thông tin Thông tin số liệu đợc tổ chức, phân tích theo phơng thức có hiệu Tin học ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập, quản lý, truyền dẫn xử lý thông tin tự động hoá mà công cụ tối u máy tính điện tử Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, công việc cần phải đợc giải nhanh chóng, xác, kịp thời đảm bảo chức tham mu giúp việc cách hiệu Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin (hay gọi ứng dụng công nghệ tin học) vào công tác văn phòng đòi hỏi cấp thiết công cải cách hành Vai trò công nghệ thông tin quan trọng tới hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội nói chung văn phòng nói riêng Tuy nhiên việc sử 31 dụng tiến khoa học ngành công nghệ thông tin truyền thông vào thực tiễn không Thanh tra thành phố Hà Nội mà nớc chậm so với giới Các phòng ban đợc trang bị thiết bị máy vi tính nhng máy tính cha đợc nối mạng với hay tham gia vào mạng thông tin nớc Điều khiến cho việc liên lạc, trao đổi với công việc phận quan gặp nhiều khó khăn, công tác quản lý quan không thuận lợi Toàn quan có 30 máy điện thoại trang bị cho phòng ban có máy goị liên tỉnh; máy MOBIFONE trang bị cho lãnh đạo quan.Máy ít, nhu cầu sử dụng lại lớn trung bình năm quan phải trả 50.000.000đ Nh điều kiện sở vật chất nên vấn đề thông tin Thanh tra thành phồ Hà Nội cha đợc đảm bảo tốt Tuy vậy, yếu tố quan trọng bên cạnh sở vật chất hệ thống thông tin ngời trực tiếp điều hành, sử dụng Mặc dù CBCNV Thanh tra thành phố Hà Nội có trình độ đại học, nhng kiến thức máy tính hạn chế Việc sử dụng máy tính đơn giản nhận thông tin, l u trữ thông tin cao soạn thảo văn V.5 Bố trí trang thiết bị văn phòng Trụ sở quan nơi làm việc quan , hàng ngày diễn hoạt động quản lý quan bao gồm hoạt động bên hoạt động bên ngoài, quan quản lý Nhà nớc, thực vai trò quản lý việc bố trí trụ sở Thanh tra thành phố Hà Nội thực đợc uy nghiêm, việc tổ chức bố trí có nghiên cứu để phù hợp với quy mô tính chất hoạt động quan Các phòng ban đợc bố trí gần theo nội dung công việc, phòng trởng phòng hay phó chánh tra phụ trách khối thờng đợc đặt liền với phòng nghiệp vụ phụ trách vấn đề nhằm quản lý điều hành công việc đợc dễ dàng Trong việc bố trí trang thiết bị, dụng cụ làm việc quan có nghiên cứu để tận dụng đợc không gian sát tờng Bàn, ghế, tủ đựng đếu đợc trang bị đồng đại Cơ quan sử dụng ghế xoay điều chỉnh cho phù hợp với ngời, bàn có ngăn kéo bên thuận lợi cho việc cất giữ tài liệu, vật dụng Các dụng cụ văn phòng phẩm nh bút, mực, giấy, thớc máy in kim, in lze, máy photocopy phục vụ cho việc in ấn đợc trang bị tốt 32 Phần III nhận xét đánh giá số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Qua 50 năm hoạt động trởng thành với nhiệm vụ khác cho phù hợp với giai đoạn lịch sử, đội ngũ cán Thanh tra thành phố Hà Nội không ngừng lớn mạnh mặt, hoàn thành tốt nhiệm vụ thờng xuyên đột xuất mà Thành uỷ, UBND thành phố Thanh tra Nhà nớc giao phó Từ bớc đầu có Ban thành tra với biên chế từ 15 20 ngời đến Thanh tra thành phố Hà Nội có cấu tổ chức 73 ngời, thực quyền điều hành lãnh đạo với phân công nhiệm vụ để ngày đạt hiệu cao công việc Nằm máy tổ chức, Văn phòng quan không thực mặt nghiệp vụ, nhng có đóng góp không nhỏ cho lớn mạnh quan Văn phòng ngày đợc hoàn thiện cấu tổ chức hoạt động để dần khẳng định vai trò Thanh tra thành phố Hà Nội Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt đợc, Thanh tra thành phố Hà Nội nói chung Văn phòng nói chung tồn số bất cập đòi hỏi có cải tiến, chấn chỉnh lại máy, hoạt động có hiệu I Về tổ chức nhân điều hành hoạt động Hiện nay, Thanh tra thành phố Hà Nội chịu song trùng lãnh đạo, đạo trực tiếp UBND thành phố đạo ngành dọc Thanh tra Nhà nớc công tác tổ chức nghiệp vụ Việc gây chồng chéo, thiếu tập trung Hoạt động tra lại phụ thuộc vào quan điểm lãnh đạo quản lý cấp nên không đảm bảo tính độc lập Để tránh chồng chéo, hoạt động tra phát huy đợc quyền lực mình, cần tách Thanh tra theo cấp hành Thanh tra Nhà nớc, Thanh tra tỉnh, thành, Thanh tra huyện Thanh tra thành hai hệ thống riêng Thanh tra thành phố Hà Nội cẩn phải đợc tăng cờng nhiệm vụ, quyền hạn, đảm bảo tính độc lập thống hoạt động nh kết luận xử lý vụ việc Cơ quan gặp nhiều khó khăn mặt nhân sự, có số vị trí thiếu ngời thực tế tổng số cán công chức quan lại ta cần xác định nhu cầu công chức đòi hỏi thực tiễn hoạt động Nếu số lợng vợt nhu cầu tạo tình trạng việc ngời nhiều Công việc không đợc vận hành thông suốt ngời ỉ vào ngời kia, với tình trạng đùn đẩy gây bất ổn quan Đó cha kể đến chi phí mà ngân sách Nhà nớc phải gánh chịu Còn số lợng không đảm bảo nhu cầu dẫn đến tình trạng việc nhiều ngời thiếu, ngời phải lúc giải nhiều 33 việc Vấn đề phải xác định đợc xác hợp lý đồng thời không ngừng nâng cao chất lợng đảm bảo cho hoạt động có đợc hiệu lực hiệu Nh để giải vấn đề thiếu ngời, vấn đề không bổ sung thêm ngời mà quan cần có sách bồi dỡng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn không ngừng nâng cao trình độ ngời Đồng thời cần có đầu t tốt sở vật chất kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chẳng hạn, công tác văn th lu trữ có ngời hoạt động vả mà hiệu không cao Việc bổ sung ngời cần thiết Nhng ta đầu t máy vi tính chi phí đào tạo sử dụng với ngời hoạt độngvăn th lu trữ đợc đảm bảo tốt Điều không khiến máy không tăng thêm ngời mà hạn chế đợc chi phí phải trả nhng tiền lơng, thởng chế độ khác ta sử dụng thêm ngời Về tiền lơng thu nhập bình quân cán ,công chức chi lơng khoản có tính chất lợng chiếm tỉ trọng không nhỏ tổng chi ngân sách Nhà nớc nhng với đội ngũ cán công chức cồng kềnh nên lơng bình quân nói chung thu nhập bình quân lại thấp, mang nặng tính hình thức , danh nghĩa Trớc thc tế tiền lơng nh vậy, có nhiều cán ,công chức có lực ,trình độ chuyển khỏi biến chế nhà nớc để làm việc cho thành phần kinh tế khác có mức lơng cao Hiện mức lơng cán công chức Thanh tra thành phố Hà Nội thầp , điều ảnh hởng không nhỏ tối đời sống, nh tinh thần làm việc cán công chức Trong chế phát kinh phí ngân sách, khoản chi hành cấp phát theo hạn mức cho mục chi cụ thể Hết năm ngân sách không sử dụng hết kinh phí phần hạn mức thừa bị huỷ bỏ Cơ chế dẫn đến tình trạng đơn vị thụ hởng ngân sách cố sử dụng hêt hạn mức năm, thực tế dẫn đến tình trạng sử dụng lãng phí ngân sách vào việc mua sắm chi tiêu vào việc cha cần thiết.Để giải tình trạng quan đặc biệt Văn phòng quan phận thực chức hậu cần cần nghiên cứu, kiến nghị lên cấp áp dụng khoán chi hành Đây việc làm phù hợp với xu hớng phát triển chung xã hội Việc khoán chi hành khắc phục đợc tồn nêu Đối với vấn đề biên chế góp phần củng cố cấu tổ chức máy hiệu công việc Với chế khoán chi lơng, khoản có tính chất lơng, việc khoán chi tạo động thái tích cực xếp lại biên chế, tổ chức phân công lao động quan, văn phòng đợc hợp lý hơn, xoá bỏ tâm lý muốn tăng biên chế công việc không đòi hỏi Biên chế tinh giảm, gọn nhẹ, nâng cao hiệu chất lợng công việc quan, văn phòng; chất lợng cán đợc nâng cao mà hiệu công tác đợc đảm bảo Về hiệu sử dụng kinh phí, việc nhận khoán có quyền định sử dụng tăng cờng ý thức tiết kiệm Tóm lại để củng cố hoàn thiện máy tổ chức nâng cao chất lợng nguồn nhân lực cần mạnh dạn thực việc tinh giảm biên chế, 34 công tác nặng nề, phức tạp đụng chạm tới quyền lợi nhiều ngời nhng điều cần thiết phải làm mục tiêu chung quan II Về công tác văn th- lu trữ Công tác văn th, lu trữ phân tích có vị trí , vai trò quan trọng việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao quan Hiện công tác cha đợc quan tâm làm hạn chế nhiều vai trò khả Để công tác văn th, lu trữ tổ chức , hoạt động đạt dợc hiệu phục vụ nhiệm vụ chung quan theo xu hớng công cải cách hành quốc gia, cần có quan tâm mức để công tác phát huy cao khả Để làm đợc điều này, trớc hết cần đổi nhận thức vai trò công tác văn th-lu trữ hoạt động quản lý quan Thanh tra thành phố Hà Nội cần hớng dẫn cho cán ngành hiểu thấy đợc tầm quan trọng tài liệu lu trữ , hớng dẫn tra viên lập hồ sơ chuyên môn giai đoạn hành Nh , mặt vừa đảm bảo tính hợp lý hồ sô vụ việc , vừa tránh đơc tình trạng thất lạc tài liệu cách đáng tiếc nh xảy quan thời kỳ trớc Quy định trách nhiệm từ lãnh đạo quan đến nhân viên văn th thực quy định Nhà nớc công tác văn th Thực tế có nhiều văn cha thể thức, việc không ảnh hởng nhiều đến nội dung văn nhng nh cha tạo đợc thống việc tiêu chuẩn hoá Nó gây khó khăn cho việc quản lý đặc biệt không đảm bảo đợc tính pháp lý văn Với việc lãnh đạo quan có hớng dẫn, có chế độ bồi dỡng công tác soạn thảo không với ngời soạn thảo mà phận đánh máy để hạn chế đợc sai sót nhằm nâng cao đợc hiệu lực quản lý quan Hiện Thanh tra thành phố Hà Nội công tác văn th, lu trữ có ngời đảm nhiệm, tác nghiệp văn th, lu trữ đợc thực cách thủ công Thiếu ngời, làm việc với điều kiện nh khiến cho cán văn th, lu trữ hoạt động vất vả mà đạt đợc hiệu khối lợng công việc lớn Việc quản lý phơng pháp thủ công có nhiều hạn chế nh việc tra cứu, tìm kiếm gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian phải rà soát dăng ký sổ sách Do quan cần bổ xung thêm ngời trang bị phơng tiện khoa học đa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Nhng theo ý kiến chủ quan việc đa CNTT vào công tác văn th, lu trữ hoàn toàn phù hợp cần thiết với chơng trình cài đặt máy tính Ngoài việc có đợc biểu mẫu báo cáo tổng hợp, giúp lãnh đạo phòng lãnh đạo quan theo dõi đợc lợng văn lu hành quan Trình tự đơn giản, thuận lợi thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng, hạn chế tối đa đợc sai sót, nhầm lẫn Ta xây dựng chơng trình để máy tự động báo hết thời gian xử lý đơn vị để đôn đốc kịp thời Đối với công văn đến quan cập nhật công văn đến theo tiêu trí nội dung có văn ngày làm việc công văn ta 35 phân loại theo hình thức văn bản, tổng hợp lu lợng công văn phân theo phận soạn thảo, theo danh mục đơn vị nhận Trong công tác lu trữ số liệu thống kê đợc thu thập có hệ thống liên tục xác thực giúp cho phòng lu trữ xây dựng tốt kế hoạch bổ xung, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ Phòng lu trữ nằm cuối hành lang tầng cách xa cầu thang vị trí cha đợc hợp lý, phòng lại có 12m2 Vấn đề quan cần nghiên cứu để bố trí phòng khác hợp lý, rộng rãi, thuận lợi nên trang bị dụng cụ bảo vệ chống lại điều kiện thời tiết, khí hậukhỏi h hỏng Nh công tác văn th, lu trữ để nâng cao đợc hiệu hoạt động chủ yếu đòi hỏi phải có đợc quan tâm lãnh đạo quan với đầu t hợp lý tốt trang thiết bị đại III Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Hiện vấn đề Công nghệ thông tin Thanh tra thành phố Hà Nội yếu Những ứng dụng cha đợc phát huy hết khả phục vụ cho hoạt động quan Để triển khai ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao chất lợng hoạt động quan đòi hỏi phải xác định đợc phơng hớng cụ thể với đầu t thích đáng Trớc hết ta nói hệ thống điện thoại quan Toàn quan sử dụng 30 máy điện thoại nhng số tiền chi cho thông tin liên lạc hàng năm quan 50.000.000đồng Điều cho thấy việc sử dụng điện thoại quan lớn quan xây dựng tổng đài riêng cho giúp cho công việc quản lý, hoạt động đợc thuận lợi chi phí đợc hạn chế Hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội hoạt động quản lý với nhu cầu thông tin lớn Khi tham gia vào mạng thông tin có điều kiện khai thác đợc nguồn thông tin quý giá , hoạt động quản lý trở nên dễ dàng, thuận tiện nhiều Chỉ với máy tính cá phận nghiệp vụ nắm rõ đợc thông tin cần thiết để đơn vị thuộc quyền quản lý mà không cần thiết phải xuống tận sở Điều tiết kiệm khoản chi phí phục vụ cho nhiều ngời chuyến Hệ thống thông tin tạo dựng môi trờng trao đổi thông tin văn phòng quan với văn phòng đơn vị khác cá phận văn phòng Thông qua CNTT nói trợ giúp quản lý công việc thờng ngày văn phòng nh : Quản lý hệ thống thông tin văn ( văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật ); theo dõi việc xử lý văn thực công tác nghiệp vụ văn phòng quan; lu trữ cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, lãnh đạo nghiệp vụ chuyên môn Tất hoạt động trở nên dễ dàng với hiệu cao Khi nối mạng với hình thành máy chủ SERVER Chiếc máy quan đầu não hệ thống máy tính có quan, ta cài đặt sở thông tin lĩnh vực Cán nhân viên làm 36 việc khai thác thông tin máy chủ từ máy nội quan Hoạt động quản lý quan phải dựa vào luật pháp chủ trơng, sách Trong công việc cán tra cần đến văn luật để làm sở cho hoạt động Khi hình thành máy chủ nên lu trữ hồ sơ nguyên tắc để tạo thuận lợi cho nhu cầu sử dụng chúng Máy chủ SERVER nơi lu giữ tổng hợp loại thông tin từ máy u điểm lớn việc bảo vệ thông tin Các máy tính đợc sử dụng quan hệ máy tính cũ trở nên lạc hậu ; ta cần phải cải tiến hệ thống phần mềm tin học ngành công nghiệp đổi dễ trở thành lạc hậu không tự trang bị cho chẳng hạn nh chơng trình phần mềm WINDOWS 2000 hãng Microsoft đợc coi tiên tiến Cơ quan cần có chơng trình diệt virus để bảo vệ thông tin liệu hiệu nhiều với đội ngũ cán đợc đào tạo tin học Hiểu rõ đợc vai trò khả ứng dụng CNTT công tác quản lý Nhà nớc, nhận thức đợc cần thiết công đổi để có đầu t thích ứng điều kiện để nâng cao hiệu hoạt động quan, văn phòng IV Về công tác hậu cần phục vụ cho hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội Hoạt động văn phòng bao gồm hai chức bản: Chức tham mu chức hậu cần Làm tốt chức hậu cần tiền đề để hoàn thành chức tham mu Công tác hậu cần Thanh tra thành phố Hà Nội có nhu cầu vật chất tinh thần, phục vụ cho hoạt động khác quan Bên cạnh u điểm, công tác gặp phải nhều khó khăn, tồn nhièu bất cập cần tháo gỡ Trong việc bố trí trụ sở ; phòng làm việc có số phòng liên quan lại cách xa , phòng lãnh đạo nơi, phòng cán bộ, nhân viên nghiệp vụ lại nơi Vấn đề đặt cần có nghiên cứu, xếp cho hợp lý để việc phối hợp hoạt động, quản lý đợc thuận lợi Hiện quan có phòng đọc nhng đợc đặt tầng cuối hành lang, xếp cha hợp lý nhiều phòng bỏ trống Nên bố trí lại phòng đọc cho ngời quan học tập , làm việc đợc tốt Các trang thiết bị văn phòn đợc đầu t tốt Tuy nhiên cần đặt để tạo thoải mái, thuận tiện sử dụng Việc bố trí chỗ đặt máy photocopy cha hợp lý: máy để sát cửa vào, nơi hút gió máy lại sử dụng loại mực in độc, làm ảnh hởng không tốt tới môi trờng sức khoẻ ngời phòng Do điều kiện quan hội trờng lớn nên quan thờng xuyên phải thuê hội trờng phục vụ cho hội nghị lớn hàng năm phỉa chi khoản tiền chi công tác Nhu cầu sử dụng xe ô tô quan lớn Khoản chi phí cho vấn đề tất nhiên không nhỏ.Với địa điểm công 37 tác gần ta tận dụng phơng tiện khác tốn Hiện quan sử dụng hai xe ô tô chỗ ngồi xe 12 chỗ ngồi, đảm bảo đợc lần tổ chức tra diện rộng, thành lập đoàn tra với số lợng đông Nh vấn đề đặt cho công tác hậu cần quan cần có quan tâm nghiên cứu giải tồn để nâng cao hiệu hoạt động hậu cần 38 Kết luận Mặc dù thời gian thực tập tổng hợp nhng thông qua giúp em có cách nhìn thiết thực hoạt động quan quản lý Nhà nớc địa bàn Hà Nội mà cụ thể Thanh tra thành phố Hà Nội Và quan thực tốt chức nhiệm vụ điều hành Thanh tra thành phố Hà Nội đóng vai trò quan trọng khâu nối trực tiếp cụ thể hoá mệnh lệnh, thị, định, nghị cấp có thẩm quyền đến quan, tổ chức, cá nhân nhằm thực tốt chủ trơng, sách Đảng Nhà nớc để nâng cao đời sống nhân dân gữi vững trật tự an ninh, trị, thúc đẩy kinh tế phất triển theo hớng Dân giầu- nớc mạnh- xã hội công bằng- văn minh Nằm máy tổ chức Văn phòng quan không thực nhiệm vụ cụ thể nhng có đóng góp không nhỏ cho lớn mạnh Thanh tra thành phố Hà nội Cùng với lớn mạnh quan, văn phòng ngày hoàn thiện cấu nh điều hành hoạt động Với việc tổ chức tốt văn phòng hoàn thành đợc nhiệm vụ việc giúp lãnh đạo quản lý công tác hành chính, quản trị phục vụ cho điều hành công việc, chăm lo sở vật chất, trang thiết bị quan quản lý tài Để hoàn thành tốt khối công việc nh không quan tâm lãnh đạo quan văn phòng mà cấu, hoạt động hợp lý Thêm phấn đấu, nỗ lực vợt qua khó khăn ý thức trách nhiệm sáng tạo công việc cán bộ, nhân viên văn phòng quan Thông qua đợt thực tập em học thêm đợc số học kinh nghiệm hoạt động văn phòng giúp em có thêm kiến thức hoạt đọng thực tiễn để nâng cao, củng cố kiến thức học lý thuyết làm sở cho việc nghiên cứu nghiệp vụ văn phòng 39 Bảng chữ viết tắt UBHC : Uỷ ban hành UBTT : Uỷ ban tra UBND : Uỷ ban nhân dân XHCN : Xã hội chủ nghĩa CBCNV : Cán công nhân viên XKT : Xét khiếu tố KTSX : Kinh tế sản xuất KTLT : Kinh tế lu thông KTXH : Kinh tế xã hội NC-VX : Nội - Văn xã TTV : Thanh tra viên TTVC : Thanh tra viên TW : Trung ơng CNTT : Công nghệ thông tin 40 Tài liệu tham khảo Hiến pháp Việt Nam ( năm 1946, 1959, 1980, 1992) Nhà xuất Chính trị quốc gia- Hà Nội 1995 Tạ Hữu ánh : Soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý Nhà nớc -Nhà xuất Chính trị quốc gia Hà Nội 2001 Công tác hành văn phòng quan nhà nớc Tác giả Tạ Hữu ánh NXBCTQG Hà Nội 2002 Vơng Hoàng Tuấn: Kỹ nghiệp văn phòng Nhà Xuất Bản Trẻ Văn phòng Chính phủ: Các quy trình lễ tân Nhà nớc NXBCTQG, Hà Nội2002 Báo cáo tổng kết Thanh tra thành phố Hà Nội năm 1997, 1998, 2002 Một số văn hoạt động phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Cục lu trữ Nhà nớc- Công tác lu trữ Việt Nam Nhà xuất khoa học xã hội- Hà Nội 1987 Văn pháp luật Thanh tra khiếu nại, tố cáo.Tập -Nhà xuất Thống kê, Hà Nội 2000 10 Tạp chí Thanh tra Năm thứ 25 , Số 1+2 41 Mục lục LI MU Phần I Khái quát chung trình hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội I Sự hình thành tổ chức hoạt động củaThanh tra thành phố Hà Nội I.1 Hoàn cảnh đời Thanh tra thành phố Hà Nội I.2 Vị trí địa lý sở vật chất .4 I.3 Ngành Thanh tra thành phố Hà Nội giai đoạn năm 1990 đến II Tổ chức hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội II.1 Chức năng- nhiệm vụ Thanh tra thành phố Hà Nội II.2 Cơ cấu tổ chức III Kết hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội 10 III.1 Những thành tựu đạt đợc từ năm 1999 đến năm 2002 10 III.2 Phơng hớng, nhiệm vụ công tác Thanh tra năm 2003 12 III.3 Một số tồn mà Thanh tra thành phố Hà Nội cần tiếp tục tập trung giải 14 Phần II 16 văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội vấn đề đặt 16 I Nhận thức chung văn phòng 16 I.1 Khái niệm văn phòng 16 I.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 17 II chức năng-nhiệm vụ văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội .18 II.1 Chức văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội 18 II.2 Nhiệm vụ văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội 18 III Môi trờng hoạt động mối quan hệ văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội 19 III.1 Môi trờng bên .19 III.2 Môi trờng bên .20 IV Bộ máy văn phòng nghiệp vụ chủ yếu văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội 21 Chánh văn phòng 22 Phó văn phòng 22 Bộ phận văn th - lu trữ 23 Bộ phận đánh máy .23 Bộ phận kế toán 23 42 Nhân viên thủ quỹ 23 Bộ phận lái xe .24 Bộ phận bảo vệ .24 Nhân viên tạp vụ 24 V Các hoạt động văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội 24 V.1 Công tác văn th - lu trữ: 24 V.2 Công tác tiếp khách hội nghị 29 V.3 Công tác hậu cần 30 V.4 Công nghệ thông tin 31 V.5 Bố trí trang thiết bị văn phòng 32 Phần III 33 nhận xét đánh giá số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội 33 I Về tổ chức nhân điều hành hoạt động 33 II Về công tác văn th- lu trữ 35 III Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng 36 IV Về công tác hậu cần phục vụ cho hoạt động Thanh tra thành phố Hà Nội .37 Kết luận 39 Bảng chữ viết tắt .40 Tài liệu tham khảo 41 43