Luận văn hoàn thiện bộ máy quản lý ở chi nhánh công ty điện máy TPHCM tại hà nội

Phần mở đầu Nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý đòi hỏi khách quan doanh nghiệp kinh tế thị trờng Đây vấn đề phức tạp có vai trò đặc biệt quan trọng, lẽ lao động lao động làm việc lĩnh vực quản lý Hoạt động lao động có tác dụng đến hiệu sản xuất kinh doanh chung doanh nghiệp Đối với tất doanh nghiệp, mục tiêu lớn hoạt động sản xuất kinh doanh lợi nhuận Để đạt đợc hiệu cao kinh doanh vấn đề đặt cho nhà quản lý Trong kinh tế thị trờng để tồn phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải biết kinh doanh, kinh doanh phải có hiệu Để kinh doanh đạt hiệu cao sở vật chất kỹ thuật lao động, cần phải xác định phơng hớng, cách thức đầu t, biện pháp sử dụng điều kiện sẵn có Bên cạnh nhân tố có ảnh hởng tác động lớn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đó hiệu hoạt động máy quản lý Hoàn thiện tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhằm hoàn thiện trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, đồng thời làm cho máy gọn nhẹ, động hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu cao Một máy quản lý hoạt động có hiệu góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đem lại lợi ích cho doanh nghiệp cho ngời lao động Muốn cho máy quản lý hoạt động có hiệu đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục tồn tại, hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải Một biện pháp là: "Hoàn thiện máy quản lý " Việc hoàn thiện máy quản lý đồng thời phải tiến hành nhiều biện pháp nh: - Hoàn thiện chức - nhiệm vụ phận chức - Hoàn thiện cấu tổ chức - Hoàn thiện sử dụng cán - Hoàn thiện chế quản lý Nh vậy, việc hoàn thiện máy quản lý việc làm đơn giản, mà đòi hỏi phải có nghiên cứu khoa học Hoàn thiện tổ chức lao động, phân phối sử dụng lao động cách hợp lý có hiệu vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng phát triển kinh tế, tăng suất lao động Qua thời gian thực tập Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà Nội, em chọn đề tài: " Hoàn thiện máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà Nội" Trên sở tình hình thực tế máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh, kết hợp với mốt số phơng pháp nghiên cứu nh: khảo sát, thống kê, phân tích số liệu Bài viết vào nghiên cứu vấn đề tồn máy quản lý, góp phần tháo gỡ vớng mắc mà Chi nhánh đă gặp phải thời gian qua, từ đa máy quản lý hoàn thiện hơn, phù hợp với kinh tế thị trờng thời gian tới Chính điều em chọn đề tài Đề tài bao gồm nội dung sau đây: Chơng I: Lý luận chung máy quản lý doanh nghiệp Chơng II: Phân tích thực trạng máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà Nội Chơng III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà Nội Chơng I: Lý luận chung máy quản lý doanh nghiệp I Bộ máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm vai trò máy quản lý doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Nh biết thực chất quản lý doanh nghiệp quản lý ngời ngời ba yếu tố lực lợng sản xuất Trong hệ thống sản xuất ngời gữi vị trí trung tâm có ý nghĩa định Quy mô doanh nghiệp mở rộng, trình độ kỹ thuật phức tạp vai trò quản lý đợc nâng cao thực tế trở thành nhân tố quan trọng để tăng suất lao động, tăng hiệu kinh tế Vì máy quản lý doanh nghiệp tập hợp phận, phân hệ với trách nhiệm quyền hạn định đợc phân công thực chức quản lý Bộ máy quản lý gồm hai yếu tố cấu tổ chức máy quản lý a.Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức quản lý tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định, đợc bố trí theo cấp khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý hình thức phân công nhiệm vụ lĩnh vực quản lý Có tác động đến trình hoạt động doanh nghiệp quản lý, mặt phản ánh cấu trách nhiệm ngời hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại việc phát triển doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý trớc hết thân cấu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Giữa cấu tổ chức quản lý với cấu sản xuất doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu với Đây mối quan hệ chủ thể quản lý đối tợng quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý đợc hình thành phận quản lý cấp quản lý Bộ phận quản lý đơn vị riêng biệt có chức quản lý định nh cấp doanh nghiệp, cấp phân xởng Số phận quản lý phản ánh phân chia chức quản lý theo chiều ngang, số cấp quản lý thể phân chia theo chiều dọc Sự phân chia chức theo chiều ngang biều trình độ chuyên môn hoá phân công lao động quản lý, phân chia chức theo chiều dọc tuỳ thuộc vào mức độ tập trung hoá quản lý b Đội ngũ cán quản lý : - Khái niệm chung cán quản lý : Trong cán quản lý có hai khái niệm : + Khái niệm 1: Cán quản lý ngời thực mục tiêu định thông qua ngời khác + Khái niệm 2: Cán quản lý ngời có thẩm quyền định dù đợc phân quyền hay uỷ quyền - Trong doanh nghiệp, cán quản lý phân chia theo nhiều tiêu chí sau đây: + Theo cấp bậc quản lý: Có loại cán quản lý cán quản lý cấp cao, cán quản lý cấp trung, cán quản lý cấp sở Cán quản lý cấp cao: Là ngời có quyền định chiến lợc Cán quản lý cấp trung: Là ngời có quyền định chiến thuật Những định chiến thuật định có liên quan đến lĩnh vực, phận, phân hệ hệ thống Cán quản lý cấp sở: Là ngời có quyền định mang tính tác nghiệp cho đơn vị sở hệ thống + Theo lĩnh vực quản lý có: Cán quản lý Marketing, cán quản lý tài chính, cán quản lý sản xuất, cán quản lý nhân lực Cán quản lý Marketing: Là ngời có quyền định mang tính chiến lợc Marketing kế hoạch tác nghiệp (hành động) Cán quản lý tài chính: Là ngời có quyền định mang tính xây dựng chiến lợc, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách Cán quản lý sản xuất: Là ngời có quyền định mang tính tác nghệp chiến lợc sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ Cán quản lý nhân lực: Là ngời có quyền định mang tính chiến lợc liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực kế hoạch tác nghiệp 1.2 Vai trò máy quản lý doanh nghiệp Quá trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm thực số mục tiêu định Để thực đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn trình tổ chức, thực lực lợng lực lợng quản lý doanh nghiệp hình thành nên cán máy quản lý doanh nghiệp Trong máy quản lý doanh nghiệp có sếp, bố trí lao động quản lý, có kết hợp nhịp nhàng thành viên cấu Từ phối kết hợp lý mà khả chuyên môn, chí sáng tạo thành viên đợc khai thác phục vụ cho mục tiêu quản lý nói riêng mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung Cụ thể: - Chức (hay gọi chiến lợc tổ chức) định cấu tổ chức, chức mà thay đổi cấu tổ chức thay đổi theo - Cơ cấu có ảnh hởng tới chức (cơ cấu hợp lý chức đợc thực ngợc lại cấu không hợp lý chiến lợc không đợc thực hiện) - Chiến lợc luôn thay đổi, cấu lại tạo ổn định Nh vậy, máy quản lý lực lợng tiến hành nhiệm vụ quản lý trình tổ chức thực đợc máy quản lý Chính mà doanh nghiệp máy quản lý đóng vai trò quan trọng, đợc coi nh quan đầu não điều kiển hoạt động phận doanh nghiệp, định số phận doanh nghiệp thông qua hiệu quản lý, phản ánh lên doanh nghiệp, đồng thời máy quản lý có định đến suất lao động doanh nghiệp Các kiểu cấu tổ chức 2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến:(1) Là cấu tổ chức đơn giản đợc xây dựng theo đờng thẳng, có chủ thể cấp số chủ thể cấp dới chịu trách nhiệm toàn công việc cuả toàn đơn vị Cơ cấu đợc vận hành theo sơ đồ sau: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến Lãnh đạo tuyến m A1 A2 A3 B1 B2 B3 Cơ cấu có đặc điểm sau: - Ngời lãnh đạo tổ chức nh tuyến đơn vị thực tất chức quản lý - Mối quan hệ cấu chủ yếu mối quan hệ trực tuyến ( Chiều dọc) không qua trung gian (1) Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 166 - Ngời thực nhận mệnh lệnh cấp trực tiếp thi hành mệnh lệnh ngời mà Cơ cấu tạo điều kiện thực chế độ thủ trởng quản lý Tuy nhiên cấu thích hợp với doanh nghiệp nhỏ Sản phẩm tính chất không phức tạp Trờng hợp ngợc lại lực điều kiện lãnh đạo khó đáp ứng, đòi hỏi lãnh đạo phải có trình độ, lực kiến thức toàn diện Phải có phơng pháp kế hoạch công tác khoa học Nếu không dễ dẫn đến tình trạng bận rộn, vụ, không đủ sức bao quát dễ sót việc công việc không sâu 2.2 Cơ cấu chức năng:(2) Là cấu đợc tổ chức dựa chuyên môn hoá theo chức công việc Những nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp đợc phân chia cho đơn vị riêng biệt từ hình thành cán lãnh đạo đảm nhận chức định Cơ cấu đợc vận hành theo sơ đồ sau: Người lãnh đạo hệ thống Người lãnh đạo chức A Ngời lãnh đạo chức B Các cấp n Trong cấu tổ chức ta thấy, ngời thừa hành nhiệm vụ cấp dới nhận mệnh lệnh trực tiếp từ phận lãnh đạo doanh nghiệp Bởi vai trò ngời lãnh đạo doanh nghiệp phối hợp đợc ăn khớp ngời lãnh đạo chức năng, đảm bảo thống đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn trái ngợc Cơ cấu khai thác tốt đội ngũ, chuyên gia giúp cho ngời lãnh đạo chung đạo lĩnh vực chuyên môn tốt 2.3 Cơ cấu trực tuyến- chức năng(3) Là loại hình cấu kết hợp u điểm hai loại hình cấu trực tuyến cấu chức năng, hình thành cấu mang tính liên hợp Cơ cấu đợc vận hành theo sơ đồ sau: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị n Lãnh đạo tuyến n Lãnh đạo chức năng1 Lãnh đạo chức Lãnh đạo chức m Lãnh đạo chức n Theo cấu ta thấy: - Các lãnh đạo chức năng, lãnh đạo tuyến đóng vai trò tham mu để lãnh đạo doanh nghiệp định, đồng thời kiểm tra đôn đốc đơn vị thực định lãnh đạo doanh nghiệp (2,3) Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 167,169 - Lãnh đạo doanh nghiệp toàn quyền định hoạt động doanh nghiệp, đơn vị sở nhận mệnh lệnh thức từ lãnh đạo doanh nghiệp ý kiến lãnh đạo chức lãnh đạo tuyến phận, sở t vấn mang tính t vấn nghiệp vụ Kiểu cấu tổ chức tận dụng đợc u điểm khắc phục đợc nhợc điểm kiểu cấu trên, đợc áp dụng rộng rãi phổ biến hệ thống quản lý có quy mô lớn phức tạp Tuy nhiên, thực cấu đòi hỏi ngời lãnh đạo phải quan tâm giải quyết, chẳng hạn nh : tổ chức lớn chuyên môn hoá chức sâu dẫn đến tổ chức có nhiều phận, chức ngời quản lý muốn phân chia quyền lực để đứng đầu phận chức 2.4 Cơ cấu ma trận(4) Là loại hình cấu mà bên cạnh tuyến phận chức cấu hình thành nên chơng trình dự án để thực mục tiêu lớn quan trọng Cơ cấu đợc vận hành theo sơ sau: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến Lãnh đạo tuyến Lãnh đạo chức năngA Lãnh đạo chức B Đề án Đề án Những người thực phận sản xuất Những người thực phậnchức Những người thực đồ án nhằm tạo sản phẩm hay công nghệ Theo cấu ngời lãnh đạo tuyến phận chức năng, có ngời lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động phận để thực dự thảo Lãnh đạo tuyến nh lãnh đạo chức trực tiếp giải vấn đề: Làm nh ? Khi có dự án cần thiết ta thực thi, lãnh đạo tuyến, chức lãnh đạo dự án cử cán tơng ứng hợp tác thực Kết thúc dự án, ngời trở vị trí ban đầu ngời Việc cắt cử hình thành nên dòng ô nh ma trận Cơ cấu có độ linh hoạt cao, dễ dàng di chuyển cán có lực để thực dự án khác nhau, tập trung đợc nguồn lực khâu xung yếu tổ chức, giảm bớt cồng kềnh cho máy quản lý dự án Tuy nhiên thực cấu có số nhợc điểm là: Hay xẩy mâu thuẫn ngời quản lý dự án lãnh đạo phận chức (4) Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 172 2.5 Cơ cấu tổ chức theo đơn vị lĩnh vực/sản phẩm/thị trờng (5) 10 2.2 Chức phận chức Nhìn chung dựa vào phơng hớng kinh doanh Chi nhánh thời gian tới vấn đề chức phận chức thay đổi đáng kể - Phòng tổ chức hành chính: Thực chức nhân sự, xây dựng tiền lơng định mức tiền lơng lập bảng lơng, theo rõi lập sổ bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế cho ngời lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán công nhân viên, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh Chi nhánh Ngoài thực chức công tác phục vụ (hành quản trị, tạp vụ, nhà bếp, trông xe, thờng trực) Theo em thời gian tới chức mà phòng tổ chức hành thực cần phải quan tâm đến việc t vấn cho Giám đốc Chi nhánh để tuyển dụng ngời lao động có trình độ chuyên môn cao phục vụ đợc công việc đặt cho Chi nhánh thời gian tới Mặt khác phải trọng đến vấn đề xây dựng chuẩn mực lợi ích để khuyến khích đợc ngời lao động Chi nhánh làm việc co suất cao - Phòng tài kế toán: Làm chức hạch toán tài chính, kiểm tra, phân tích kết hoạt động kinh doanh Chi nhánh Ngoài có nhiệm vụ tổ chức nguồn vốn để đáp ứng đủ kịp thời nhu cầu vốn theo kế hoạch cho đơn vị trực thuộc Theo em thời gian tới nhân viên toán ngoại kế toán trởng Chi nhánh cần có mối quan hệ tốt việc quan hệ với tổ chức tín dụng nớc để huy động đợc nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh Chi nhánh cần thiết - Phòng kinh doanh XNK: + Thu thập thông tin nắm bắt khả cung cầu tiêu dùng phía Bắc giúp Giám đốc Chi nhánh xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh cho kỳ kế hoạch + Tổ chức mạng lới marketing, kinh doanh đại lý, tạo nguồn hàng chiếm lĩnh thị trờng phục vụ nhu cầu kinh doanh Chi nhánh Trung tâm 61 + Tổ chức đầu mối khai thác mặt hàng sản xuất thành phần kinh tế nớc liên doanh, tạo nguồn hàng cung ứng cho đơn vị trực thuộc, chủ động đầu t, liên doanh liên kết tổ chức sản xuất kinh doanh Trực tiếp thực hợp đồng kinh tế XNK sách qui định Nhà nớc luật thơng mại thông lệ Quốc tế qui định Theo em thời gian tới phòng kinh doanh XNK cần đặc biệt quan tâm tới vấn đề thu thập thông tin mặt hàng tiêu dùng tỉnh phía Bắc để phát mặt hàng kinh doanh có hiệu không hiệu từ tham mu cho Gíam đốc Chi nhánh với Giám đốc Chi nhánh xây dựng phơng án sản xuất kinh doanh đắn cho ký kế hoạch 2.3 Bố trí lại lao động cho phận Chi nhánh Qua phân tích lao động phận Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội ta thấy số lợng chất lợng lao động số phận không đợc hợp lý, dẫn đến lãng phí thời gian lao động làm việc đặc biệt ảnh hởng đến hiệu kinh doanh Chi nhánh Để khắc phục tình trạng này, Chi nhánh nên có kế hoạch đào tạo lại, tuyển chọn ngời có trình độ chuyên môn có kinh nghiệp sếp vào vị trí quan trọng, cần bổ sung lao động có trình độ vào khâu cần thiết, đồng thời giảm bớt số lợng lao động làm việc hiệu để tiến tới máy quản lý hoàn thiện đảm bảo tính tinh giảm gọn nhẹ mà thực đợc tốt chức Qua phân tích Chơng II dựa vào phơng hớng kinh doanh Chi nhánh thời gian tới Em xin đa số kiến nghị việc sếp lại lao động số phận số lợng chất lợng lao động phận đợc hợp lý Cụ thể nh sau: a Đối với ban giám đốc: Ban giám đốc có số lợng chất lợng lao động tơng đối hợp lý với chức cấu nên số lợng không cần thay đổi, chất lợng cần đào tạo thêm quản trị kinh doanh luật kinh tế b Đối với phòng kế toán: 62 Biểu 10: Bố trí lại lao động cho phòng kế toán TT Chức danh Số lợng Trởng phòng Phó phòng KT toán ngoại KT làm tổng hợp, T.kê Thủ quỹ Tổng số 1 1 Ngành nghề đào tạo Trình độ TC-KT TC-KT TC-KT TC-KT TC-KT ĐH ĐH ĐH ĐH TC Lao động phòng kế toán tài sau bố trí lại ngời giảm đợc ngời so vơí lúc ban đầu Ngời làm chức kế toán tín dụng, chức chủ yếu phản ánh hoạt động nguồn vốn sử dụng vốn, nhiệm vụ giao cho kế toán tổng hợp làm c Đối với phòng tổ chức hành chính: Biểu 11: Bố trí lại lao động cho phòng tổ chức hành 10 Trởng phòng Phó phòng CNV LĐTL Văn th Lễ tân + P Vụ Tổ bảo vệ Tổ vệ sinh Tổ lái xe Tổ nhà bếp Tổng số 1 1 KTLĐ KTLĐ KTLĐ KTLĐ QTKD 13 28 ĐH ĐH ĐH TC ĐH TC TC TC TC Sau bố trí lại phòng tổ chức hành giảm đợc ngời so với cấu cũ Trong thời gian tới có kế hoạch đào tạo cho cán quản lý phòng này, chất lợng lao động phòng tơng đối phù hợp d Đối với phòng kinh doang XNK: 63 Biểu 12: Bố trí lại lao động cho phòng kinh doanh XNK Trởng phòng Phó phòng Thống kê tổng hợp Nhân viên giao nhận Nhân viên kinh doanh Nhân viên Marketing Tổng cộng 1 TMQT TMQT ĐH ĐH TK ĐH Mar TC QTKD ĐH Mar ĐH Dựa vào phơng hóng kinh doanh Chi nhánh thời gian tới việc bố trí lao động có trình độ có trình độ cho phòng kinh doanh XNK thật cần thiết Trong phơng hớng Chi nhánh thời gian tới thành lập thêm phận marketing, theo em việc đa phận vào phòng kinh doanh XNK (số lợng gồm nhân viên marketing nân viên kinh doanh) Vì nhiệm vụ phòng cần trao đổi liên tục thông tin với phận marketing Còn việc bổ sung thêm nhân viên giao nhận tiêu năm tới Công ty đề tơng đối khó khăn nên việc bổ sung thêm nhân viên giao nhận để giúp cho nhân viên khia hoàn thành tốt công việc Nh không nh phòng khác phòng số lợng tăng thêm ngời Còn ngành nghề đào tạo trình độ theo em cần phải đầo tạo phòng để ngày nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh nghiệm cho phòng Vì phòng quan trọng lĩnh vực hoạt động Chi nhánh 64 e Đối với trung tâm thơng mại: Biểu 13: Bố trí lại lao động cho Trung tâm thơng mại Giám đốc siêu thị Phó giám đốc siêu thị Kế toán siêu thị Cán mặt hàng Nhân viên bán hàng Tổng cộng QTKD ĐH QTKD ĐH TC-KT ĐH TC 20 TC 35 Trong Trung tâm thơng mại hay gọi Siêu thị TODIMAX gồm hai tầng: tầng Siêu thị máy, tầng Siêu thị tự chọn Thông qua tổng kết năm 2001 vừa qua Chi nhánh thấy số lợng lao động Siêu thị làm việc hiệu Siêu thị tự chọn Vì thông qua nghiên cứu phân tích nh thực tập thực tế em thấy cần phải giảm bớt số lợng lao động làm việc hiệu Cụ thể nhân viên bán hàng Siêu thị tự chọn giảm ngời Siêu thị điện máy giảm ngời Cùng với việc sếp lại số lợng lao động nh theo em thời gian tới cần bỗi dỡng thêm nghiệp vụ có liên quan tới công việc thực tế họ Chẳng hạn nh nhân viên ngày không bán hàng khách hỏi mua bán mà ngày nói đòi hỏi nhân viên phải giới thiệu mặt hàng mà bán, phải có thái độ vui vẻ cở mở khách cần biết số thông tin hàng hoá bán Còn cán cần đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cao để đáp ứng tốt đợc công việc đề thời gian tới 65 f Đối với cửa hàng thuộc Chi nhánh: Biểu 14: Bố trí lại lao động cho cửa hàng thuộc Chi nhánh Cửa hàng trởng N.viên bán đèn chiếu sáng N.viên bán điện lạnh Tổng cộng QTKD TC BH TC BH TC 18 Dựa vào tỷ lệ thời gian làm việc chức qua phân tích chơng II nh nh tổng kết năm 2001 số lợng lao động gián tiếp chủ yếu nhân viên bán hàng hai cửa hàng nhiều chỗ cha hợp lý Qua lý cấu tới theo em số lợng lao động hai cửa hàng đợc bố trí nh Biêủ 14 (so với trớc cửa hàng bớt hai nhân viên) Còn ngành nghề đào tạo trình độ cần trọng tơí hai cửa hàng trởng, chẳng hạn nh cần đào tạo thêm quản trị kinh doanh cho hai cửa hàng trởng thời gian tới Chi nhánh có sách khoán doanh thu cho cửa hàng vay vốn để kinh doanh việc đào tạo thêm cần thiết So với cấu cũ giảm đợc ngời Hoàn thiện điều kiện làm việc Điều kiện làm việc tổng hợp nhân tố môi trờng làm việc có ảnh hởng đến sức khoẻ thời gian làm việc ngời lao động Để đảm bảo sức khoẻ tăng khẳ làm việc ngời lao động quản lý Chi nhánh, Chi nhánh cần có biện pháp hoàn thiện điều kiện làm việc lao động quản lý Sau em xin nêu số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện điều kiện làm việc Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh: - Tăng cờng kỷ luật lao động làm việc cách hạn chế khỏi phòng, không nói chuyện riêng, làm việc riêng phòng Tăng cờng kiểm tra, kiểm soát trởng phòng nhân viên 66 - Cần kết hợp với công đoàn để hoàn thiện nội qui lao động chủ yếu sử dụng thời gian làm việc - Cần phải có biện pháp lựa chọn, bố trí, sử dụng hợp lý cán bộ, có chế độ lơng thởng công bố trí ngời việc - Quan tâm đến đời sống công nhân viên Thờng xuyên có gặp lãnh đạo nhân viên để lắng nghe ý kiến đề xuất tạo nên bầu không khí thoả mãi, vui vẻ hiệu làm việc cao đợc Còn điều kiện ánh sáng tiếng ồn nói chung nh Chi nhánh đảm bảo Hoàn thiện chế độ tuyển dụng cho cấp quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội 4.1 Ban giám đốc: - Về phẩm chất trị: Phải ngời có phẩm chất trị tốt, trung thành chủ với chủ trơng đờng lối Đảng chủ trơng xây dựng Chi nhánh tiến lên qui đại, có trình độ lý luận trị cao Bắt buộc phải đảng viên Đảng cộng sản Việt nam mặt khác phải ngời có đạo đức tốt - Về trình độ học vấn: Phải ngời tốt nghiệp đại học đại học chuyên nghành - Về trình độ công tác: Phải ngời am hiểu rộng lĩnh vực quản lý có trình độ nghiệp vụ quản lý Có lực lãnh đạo, huy có vai trò tổ chức tốt, có khẳ đoàn kết tập hợp quần chúng, có uy tín cao tập thể Chi nhánh nh mối quan hệ bên với đối tác làm ăn Mặt khác kinh tế thị trờng khắc nhiệt nh Chi nhánh tồn phát triển ban giám đốc Chi nhánh phải ngời giám làm giám chịu, có tầm nhìn rộng có tính đoán - Về thâm niên công tác: Đối với lĩnh vực hoạt động nh Chi nhánh tổ chức trung gian vấn đề thâm niên công tác yếu tố có tính định nhất, không thiết phải có thâm niên công 67 tác cao mà cần có kinh nghiệm có tính sáng tạo cao công việc 4.2 Đối với cán cấp phòng ban: - Về phẩm chất trị: Phải trung thành với đờng lối chủ trơng Đảng Nhà nớc nắm bắt phơng hớng phát triển Chi nhánh, có trình độ trị từ trung cấp trở nên - Về trình độ học vấn: Phải tốt nghiệp đại học cao đẳng trở nên - Về trình độ chuyên môn: Phải ngời có lực tổ chức, quản lý, điều hành công việc Có khẳ đoàn kết tập hợp quần chúng, giám đoán giám chịu trách nhiệm Việc hoàn chỉnh tiêu chuẩn chức danh Chi nhánh ban giám đốc đạo phòng ban làm Căn theo tiêu chuẩn chức năng, nhiệm vụ để sếp bố trí cán theo trình độ, lực, vị trí công tác, phù hợp đáp ứng yêu cầu đợc giao, đáp ứng đợc tính hợp lý việc quản lý lao động Nếu thực tốt việc sếp chức danh hiệu công tác đợc nâng lên, cấu quan chuyên nghành gọn nhẹ, giảm bớt cồng kềnh quản lý, tiến tới máy quản lý hoàn thiện chất lợng, hiệu công tác cao Để làm đợc điều đòi hỏi ban lãnh đạo Chi nhánh phải có tâm, có đạo thống nhất, phải làm tốt công tác t tởng tâm lý cho cán công nhân viên Chi nhánh, phải có kết hợp nhiều đơn vị khác: Đảng uỷ, công đoàn Chi nhánh để máy quản lý Chi nhánh ngày đợc hoàn thiện để thích ứng với điều kiện thị trờng nh Hoàn thiện công tác đào tạo nâng cao trình độ quản lý Để quản lý kinh doanh có hiệu quả, sử dụng tốt tiềm lao động, tiền vốn Chi nhánh ngời cán phải có trình độ kiến thức am hiểu sâu sắc nghiệp vụ Có nh đa đợc định có sở khoa học thu đợc hiệu cần thiết Vì vậy, đòi hỏi Chi nhánh phải có kế hoạch bỗi dỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán công nhân viên phòng, ban để có kiến thức định công tác kinh doanh Trên sở Chi nhánh nâng cao hiệu quản lý giảm bớt số lao động gián tiếp Chi nhánh Mặt khác Chi nhánh 68 nên tổ chức huấn luyện cho việc học thêm nghề họ sử dụng hết thời gian lao động Nhà nớc Hình thức đào tạo bồi dỡng: - Đối với đào tạo đại học: Đối tợng đào tạo cán quản lý ta sử dụng hai hình thức đào tạo sau: + Đối với đào tạo cán lãnh đạo nghỉ việc để học nên tổ chức hình thức vừa làm vừa học để đảm bảo công việc quản lý đồng thời nâng cao đợc trình độ cán + Đối với cán chuyên viên, tuổi đời trẻ sếp công việc để học, nên đào tạo theo hình thức tập trung trờng - Đối với đào tạo tin học: Trong thời đại thông tin nh nay, kiến thức trình độ tin học cần thiết cán Do để đáp ứng đợc nhu cầu công việc cán Chi nhánh cần phải trang bị kiến thức tin học để hoàn thành tốt công việc Vì theo em Chi nhánh nên có hình thức đào tạo tin học nh sau: Chi nhánh nên tổ chức lớp đào tạo tin học vào ngày nghỉ Chi nhánh dịch vụ đào tạo tin học - Đào tạo ngoại ngữ: Ngoại ngữ phơng tiện cần thiết để giao tiếp nghiên cứu tài liệu Ngày ngoại ngữ hêt sức quan trọng cán quản lý, tiêu chuẩn cán Việc đào tạo ngoại ngữ để đảm bảo hiệu theo hớng sau: + Khuyến khích cán học ngoại ngữ học Chi nhánh cung cấp kinh phí cho cán sau có chứng có nộp cho quan Và đặc biệt nên trọng đào tạo cho cán phòng kinh doanh XNK ngoại ngữ cần thiết với công việc họ nh dịch tài liệu giao tiếp với bạn hàng 69 + Mở lớp ngoại ngữ Chi nhánh (nếu có điều kiện) hành Chi nhánh cung cấp kinh phí tạo điều kiện cho cán học Ngoài cá nhân tự đào tạo, bỗi dỡng cách tìm hiểu nghiên cứu, tham gia hội thảo, gặp gỡ trao đổi kinh nghiệm Việc làm bớc đầu cón khó khăn nhận thức cán Có nhiều ngời cao tuổi ngại học, số khác lại lo sau học bị vị trí công tác Chi nhánh đa tiêu chuẩn bắt buộc đối cới cán quản lý Thực tốt vấn đề Chi nhánh nâng cao đợc chất lợng lao động, tiết kiệm đợc số lao động gián tiếp quỹ lơng quan Đồng thời mức tiền lơng cán công nhân viên đợc nâng cao, đảm bảo cho họ ngày gắn bó với công việc Hiệu việc hoàn thiện máy quản lý 6.1 Hiệu việc hoàn thiện cấu Nâng cao đợc tính động cấu tổ chức quản lý, đem lại hiệu cao hơn, làm cho tiêu Chi nhánh đợc nâng cao nh tiêu suất lao động, tiết kiệm đợc quỹ tiền lơng Xây dựng cấu quản lý gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt với tình xẩy ra, làm cho định đợc thực nhanh chóng 6.2 Hiệu phân công theo chức bố trí cán Việc hoàn thiện công tác theo chức bố trí công việc không bị tách rời mà liên hệ mật thiết với nhau, cán hiểu biết nhiều loại công việc, có khẳ hoàn thiện công việc lớn hoàn thiện chất lợng cao Hoàn thiện phân công lao động theo chức tức bố trí cán kiêm nhiệm nhiều nghề, giảm bớt số lợng lao động quản lý, tiết kiệm thời gian đặc biệt quỹ tiền lơng Chi nhánh kết luận 70 Trong trình thực tập Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội, em thấy phận chi nhánh có phận cha hợp lý số lợng lẫn chất lợng lao động Chẳng hạn nh có phận lại thiếu lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhng có phận lại có lao động không cần thiết Qua lý mà em chọn đề tài: Hoàn thiện máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội Đề tài kết cấu gồm chơng chơng I nói lý luận có liên quan tới việc hoàn thiện máy cấu tổ chức, tiếp đến chơng II phân tích tình hình thực tế Chi nhánh kết hợp chơng I chơng II đa đợc chơng III kiến nghị em việc hoàn thiện máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội Những vấn đề cần phải hoàn thiện thời gian tới nh: Hoàn thiện cấu tổ chức, hoàn thiện việc phân công sếp bố trí lao động phận, hoàn thiện điều kiện làm việc, hoàn thiện chế độ tuyển dụng lao động cho cấp quản lý, hoàn thiện việc nâng cao lực cán quản lý Đó nội dung hoàn thiện đựoc đa đề tài em Qua thực tế tìm hiểu Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội kết hợp với kiến thức đợc tích luỹ em đa số giải pháp hoàn thiện máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội Bắt đầu từ việc phân chia lại chức rõ ràng, bố trí lại lao động xếp lại phòng ban làm giảm bớt số lợng lao động d thừa đảm bảo cho máy chuyên tinh, giảm nhẹ có hiệu lực phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Chi nhánh Vì thời gian tìm hiểu thực tế có hạn nên chuyên đề không phân tích khía cạnh cách đầy đủ Với giải pháp đa em mong nhận đợc ý kiến góp ý quí báu thầy, cô giáo cô Chi nhánh để viết em đợc hoàn thiện Trong thực tập làm luận văn tốt nghiệp em đợc giúp đỡ tận tình cô giáo Tiến sĩ Nguyễn Thị Hồng Thuỷ mặt khác nhận đợc ủng hộ giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo Chi nhánh phòng chức Nhân em xin chân trọng cảm ơn cô giáo ban lãnh đạo Chi nhánh phòng chức giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp tập thời gian qua Em Hà Minh Phú tài liệu tham khảo 71 Những vấn đề cốt yếu quản lý kinh tế NXB KHKT, Hà Nội 1999 Giáo trình khoa học quản lý NXB KHKT, giáo s Đỗ Hoàng Toàn Giáo trình quản lý kinh tế tập1 NXB KHKT Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2001 phơng hớng năm 2002 Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội Thoả ớc lao động tập thể Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội Quyết định Bộ trởng thơng mại số 1290 năm 1996 việc chuyển trạm kinh doanh thành Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà Nội Chơng 3,4 nhiệm vụ quyền hạn tổ chức máy Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội - Quyết định giám đốc Công ty Giáo trình lý thuyết QTKD Trờng ĐH KTQD, tiến sĩ Mai Văn Bu Giáo trình quản trị doanh nghiệp NXB Thống kê Hà Nội, Nguyễn Hải Sản 10 Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thơng mại NXB Giáo dục 1996, phó giáo s tiến sĩ Hoàng Minh Đờng, tiến sĩ Nguyễn Thừa Lợi 72 Mục lục Phần mở đầu Chơng I: Lý luận chung máy quản lý doanh nghiệp I Bộ máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm vai trò máy quản lý doanh nghiệp .3 1.1 Khái niệm 1.2 Vai trò máy quản lý doanh nghiệp Các kiểu cấu tổ chức 2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 2.2 Cơ cấu chức 2.3 Cơ cấu trực tuyến chức 2.4 Cơ cấu ma trận 2.5 Cơ cấu tổ chức đơn vị lĩnh vực/sản phẩm/thị trờng .11 Yêu cầu nguyên tắc hình thành cấu tổ chức .12 3.1 Yêu cầu cấu tổ chức quản lý 12 3.2 Những nguyên tắc hình thành cấu tổ chức 12 Vấn đề phân quyền mối liên hệ cấu tổ chức .13 4.1 Vấn đề phân quyền 13 4.2 Các mối liên hệ cấu 14 Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý 14 II Hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp 15 Tính tất yếu khách quan việc hoàn thiện máy quản lý 15 Nội dungcủa công tác hoàn thiện 17 2.1 Hoàn thiện phân công hiệp tác lao động máy quản lý 17 2.2 Hoàn thiện việc tổ chức phòng chức 19 73 Hoàn thiện tổ chức phục vụ nơi làm việc lao động máy quản lý .21 2.4 Hoàn thiện điều kiện làm việc lao động máy quản lý 21 2.5 Hoàn thiện định mức lao động máy quản lý 23 Quá trình hoàn thiện máy quản lý 24 2.3 ChơngII Phân tích thực trạng máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ chí minh hà nội 26 i Sơ lợc trình hình thành phát triển Chi nhánh .26 Quá trình hình thành 26 Kết họat động kinh doanh Chi nhánh công ty điện máy TP Hồ chí minh 27 Chiến lợc phát triển Chi nhánh năm tới 31 II Phân tích thực trạng máy quản lý Chi nhánh 32 Thực trạng máy quản lý 32 1.1 Cơ cấu tổ chức .32 1.2 Phân tích kết cấu lao động 34 1.3 Phân tích chức nhiệm vụ phòng ban 38 1.4 Phân tích điều kiện làm việc lao động máy quản lý 50 1.5 Định mức cho lao động quản lý 52 1.6 Công tác đào tạo nâng cao trình độ quản lý 52 Đánh giá chung tình hình tổ chức máy quản lý cảu Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ chí minh 53 2.1 Ưu điểm 53 2.2 Nhợc điểm 53 74 Chơng III: Một số kiến nghị mhằm hoàn thiện máy quản lý Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh hà nội .55 I Phơng hớng hoàn thiện máy quản lý chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh thời gian tới .55 Phơng hớng phát triển chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội 55 Phơng hớng phát triển máy quản lý chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội .56 II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện máy quản lý chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh hà nội 58 Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội .58 Hoàn thiện việc tổ chức phòng ban chức .60 2.1 Chức ban giám đốc 60 2.2 Phân chia hai chức phận chức 60 2.3 Bố chí lại lao động cho phòng ban chức 62 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc, điều kiện làm việc 66 Hoàn thiện chế độ tuyển dụng cho cấp quản lý chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh Hà nội 67 4.1 Ban giám đốc 67 4.2 Đối với cán cấp phòng 68 Hoàn thiện công tác đào tạo - bồi dỡng nâng cao trình độ quản lý 68 Hiệu việc hoàn thiện máy quản lý 70 6.1 Hiệu việc hoàn thiện cấu tổ chức 70 6.2 Hiệu phân công theo chức bố chí cán .70 Kết luận .71 Tài liệu tham khảo 72 75