Tiểu luận một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu mua sắm thiết bị tại công ty thiết bị y tế trung ương 1

LI M U Từ thực trình chuyển đổi kinh tế theo chủ trơng đổi Đại hội Đảng lần VI đề ra, Đảng Nhà nớc ta không ngừng bớc đổi toàn diện chế quản lý để làm cho chế thích ứng điều kiện kinh tế vận hành theo chế thị trờng Cùng với chuyển đổi nhiều hình thức kinh doanh xuất hiện, hình thức đấu thầu đợc áp dụng để dần thay cho phơng thức định thầu không phù hợp với chế thị trờng nh thông lệ quốc tế Hình thức đấu thầu ban đầu đợc áp dụng lĩnh vực xây dựng nhng sau tính chất đặc điểm nh hiệu kinh tế ngời ta áp dụng nhiều lĩnh vực nh: t vấn, mua sắm thiết bị hàng hoá Chính mà hoạt động kinh doanh doanh nghiệp việc áp dụng đấu thầu trở thành phơng thức kinh doanh đặc thù trình kinh doanh doanh nghiệp đợc bắt đầu hoạt động tiêu thụ thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá Chính phát triển doanh nghiệp phụ thuộc vào khả thắng thầu tìm hợp đồng tiêu thụ hàng hoá Hiện với sách phát triển kinh tế thích hợp Nhà nớc tạo nhiều hội cho nhà thầu tham gia đấu thầu Tuy nhiên nớc ta hoạt động đấu thầu nói chung nh đấu thầu mua sắm thiết bị hàng hoá nói riêng mẻ với doanh nghiệp Việt Nam hoạt động tiến hành vài năm trởlại cha hoàn chỉnh nhiều mặt Cùng với nhiều doanh nghiệp phải tự điều chỉnh để tiến tới thích ứng hoàn toàn với phơng thức cạnh tranh Vì việc nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác lập giá khả trúng thầu nh thực công tác lập giá doanh nghiệp không tránh khỏi bất cập gặp khó khăn dẫn đến hiệu đạt đợc cha cao từ ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh đơn vị Với kiến thức học trờng qua thời gian thực tập Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội nhận thấy vấn đề lập giá dự thầu thực xúc thực tiễn hoạt động kinh doanh Công ty đặt yêu cầu cần phải hoàn thiện công tác lập giá dự thầu Công ty Với mong muốn đợc góp phần giải yêu cầu mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu đề tài Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu đấu thầu mua sắm thiết bị Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội" Nội dung chuyên đề phần mở đầu kết luận đợc kết cấu thành chơng: Chơng I - Những vấn đề lý luận chung đấu thầu tổ chức lập giá dự thầu hoạt động mua bán doanh nghiệp Chơng II - Phân tích thực trạng công tác lập giá dự thầu Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội Chơng III -Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội Với trình độ thời gian có hạn nội dung chuyên đề khó tránh đợc thiếu sót, mong nhận đợc ý kiến đóng góp thầy cô nh cán Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội để thực đề tài đợc tốt Chơng Những vấn đề lý luận chung đấu thầu tổ chức lập giá dự thầu hoạt động mua bán doanh nghiệp 1.1- Thực chất vai trò ph ơng thức đấu thầu hoạt động mua bán doanh nghiệp 1.1.1 Thực chất đặc điểm đấu thầu mua bán thiết bị hoạt động mua bán doanh nghiệp 1.1.1.1 Thực chất đấu thầu hoạt động mua bán doanh nghiệp Quá trình tái sản xuất mở rộng gồm khâu: sản xuất, trao đổi phân phối tiêu dùng Các khâu có quan hệ tơng hỗ với Hoạt động mua bán nằm khâu phân phối tiêu dùng Bởi kinh tế hàng hoá mức độ khác với mục đích khác mà doanh nghiệp phải tham gia vào trình mua bàn bán Xét cách khái quát hoạt động mua bán doanh nghiệp trình trao đổi hàng hoá chủ thể kinh tế thông qua mua bán thị trờng trình nội dung kinh tế thực chuyển hoá quyền sở hữu quyền sử dụng hàng hoá chủ thể Khi thực hoạt động mua, bán theo kiểu khác (hàng đổi lấy tiền, tiền đổi lấy hàng, hàng đổi lấy hàng) theo thoả thuận chủ thể có liên quan quyền sở hữu hàng hoá sử dụng hàng hoá (hoặc tiền tệ) từ chủ thể đợc chuyển giao cho chủ thể khác ngợc lại Điều có nghĩa thực hoạt động bán ngời bán quyền sở hữu sử dụng hàng hoá họ nhận đợc quyền sở hữu sử dụng tiền tệ ngời mua Trong tình hình với phát triển kinh tế hàng hoá để thực đợc hoạt động mua bán doanh nghiệp áp dụng ba phơng thức chủ yếu + Tự mua sắm: chủ đầu t tự dùng lực lợng để thực việc mua sắm thiết bị hàng hoá Hình thức có số u điểm là: Mức độ quan tâm chất lơng cao; có ý thức tiết kiệm chi phí; lo lắng đến tiến độ Song gặp phải số nhợc điểm là: khả hạn chế cha thực đợc kết khó đảm bảo hình thức phù hợp với thiết bị có kỹ thuật đơn giản + Chỉ định thầu: Là hình thức đặc biệt đợc áp dụng gói thầu sử dụng vốn Nhà nớc đợc phép định thầu Bên mời thầu thơng thảo hợp đồng với nhà thầu ngời có thẩm quyền định đầu t định, không đạt yêu cầu thơng thảo với nhà thầu khác Trờng hợp này, công cụ ràng buộc hai bên chủ đầu t nhà thầu hợp đồng kinh tế Việc thực phơng thức bộc lộ u nhợc điểm sau: Ưu điểm: Do chọn đợc nhà thầu có lực trình độ khả thực tốt yêu cầu chủ đầu t (chủ yếu yêu cầu kỹ thuật thiết bị) nên đáp ứng tốt yêu cầu chủ đầu t với chi phí phù hợp Nhợc điểm: Chất lợng thực tế phụ thuộc vào bên nhà thầu dễ gây tình trạng phụ thuộc vào nhà thầu + Đấu thầu: Trong mua sắm thiết bị phơng thức đợc áp dụng rộng rãi Đứng góc độ khác mà xem xét có cách nhìn khác đấu thầu mua sắm hàng hoá Đứng góc độ nhà thầu: Đấu thầu hình thức kinh doanh chế mà thông qua nhà thầu nhận đợc hội cung cấp thiết bị hàng hoá cho ngời mua (chủ đầu t) nhận đợc tiền Đứng góc độ chủ đầu t: Đấu thầu phơng thức cạnh tranh hoạt động mua bán chủ đầu t nhằm lựa chọn đợc nhà thầu cung cấp thiết bị hàng hoá cho đáp ứng đợc yêu cầu kinh tế kỹ thuật đặt việc cung cấp thiết bị hàng hoá Đứng góc độ quản lý Nhà nớc: Đấu thầu phơng thức quản lý thực dự án đầu t mà sở chọn lựa đợc nhà thầu đáp ứng tốt yêu cầu bên mời thầu sở cạnh tranh nhà thầu Nh tổng hợp góc độ mà xem xét hiểu khái quát khái niệm đấu thầu mua sắm thiết bị là: Đấu thầu mua sắm thiết bị phơng thức giao dịch đặc biệt để mua sắm thiết bị hàng hoá ngời mua (đợc gọi bên mời thầu, bên gọi thầu0 công bố trớc điều kiện giao hàng để ngời bán (đợc gọi ngời dự thầu hay nhà thầu) báo giá muốn bán Ngời mua chọn mua ngời báo giá rẻ điều kiện tín dụng phù hợp với điều kiện mua hàng nêu hồ sơ mời thầu Từ vấn đề thấy thực chất đấu thầu thể khía cạnh sau: * Thứ nhất: Đấu thầu việc ứng dụng phơng pháp xét hiệu kinh tế việc lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị hàng hoá (các nhà thầu) Phơng pháp đòi hỏi so sánh, đánh giá nhà thầu phơng diện (nh kỹ thuật, tài chính) phải diễn theo quy trình vào hệ thống tiêu chuẩn định để chọn lấy nhà thầu đủ khả sau lại so sánh tiếp Kết cuối chủ đầu t chọn đợc nhà thầu đáp ứng cách tốt yêu cầu bên mời thầu diện: * Thứ hai: Đấu thầu việc tổ chức hoạt động cạnh tranh hai phơng - Cạnh tranh chủ đầu t (bên mời thầu) nhà thầu (các đơn vị cung cấp thiết bị hàng hoá) - Cạnh tranh nhà thầu Các quan hệ cạnh tranh xuất phát từ quan hệ mua bán (cung - cầu) ngời mua chủ đầu t ngời bán nhà thầu Tuy nhiên hoạt động mua bán khác với hoạt động mua bán thông thờng chỗ: chủ đầu t bán việc nhng phải trả tiền, nhà thầu mua việc nhng nhận đợc tiền Ngời bán muốn bán việc với giá rẻ họ phải trả tiền toán cho ngời mua Ngời mua lại mong muốn mua đợc giá cao để tăng lợi nhuận, tăng thu nhập cho họ Mặt khác theo lý thuyết hành vi vụ mua bán ngời mua cố gắng để mua đợc hàng hoá với mức giá thấp chất lợng định, ngời bán lại cố gắng bán đợc mặt hàng mức giá cao Do nảy sinh cạnh tranh ngời mua (chủ đầu t) ngời bán (nhà thầu) Mặt khác, hoạt động mua bán lại diễn với ngời mua nhiều ngời bán nên ngời bán (các nhà thầu) phải cạnh tranh với để bán đợc sản phẩm Kết thông qua việc tổ chức hoạt động cạnh tranh hình thành giá thầu Trong việc lựa chọn nhà thầu đợc thực theo hai hình thức chủ yếu sau: - Đấu thầu rộng rãi: Đấu thầu rộng rãi hình thức không hạn chế số lợng nhà thầu tham gia Bên mời thầu phải thông báo công khai phơng tiện thông tin đại chúng ghi rõ điều kiện, thời gian dự thầu Đối với gói thầu lớn phức tạp công nghệ, kỹ thuật bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ t cách lực tham gia dự thầu Hình thức đợc khuyến khích áp dụng nhằm đạt đợc tính cạnh tranh cao sở có tham gia nhiều nhà thầu Tuy nhiên hình thức đợc áp dụng loại thiết bị hàng hoá thông thờng yêu cầu đặc biệt công nghệ kỹ thuật nh không mang tính bí mật tuỳ theo dự án cụ thể phạm vi địa phơng, vùng, khu vực, toàn quốc hay quốc tế - Đấu thầu hạn chế: Đấu thần hạn chế hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời số nhà thầu có khả đáp ứng yêu cầu hồ sơ mời thầu Hình thức đợc áp dụng trờng hợp sau: + Chỉ có số nhà thầu đáp ứng đợc yêu càu hồ sơ mời thầu nhng tối thiểu phải có nhà thầu có khả tham gia + Các nguồn vốn sử dụng để mua thiết bị hàng hoá có yêu cầu cần tiến hành đấu thầu hạn chế - Do yêu cầu tiến độ giao hàng để thực dự án đợc ngời có thẩm quyền định đầu t chấp nhận - Do tính chất hàng hoá thiết bị cần mua sắm đòi hỏi phải tiến hành đấu thầu hạn chế Để tiến hành việc thực đấu thầu chủ đầu t áp dụng phong thức chủ yếu sau: * Đấu thầu túi hồ sơ (một phong bì) Khi đấu thầu theo phơng thức nhà thầu cần nộp đề xuất kỹ thuật, tài chính, giá bó thầu điều kiện khác túi hồ sơ chung * Đấu thầu hai túi hồ sơ (Hai phong bì) Khi đấu thầu theo phơng thức này, nhà thầu cần nộp đề xuất kỹ thuật đề xuất tài túi hồ sơ riêng vào thời điểm Túi hồ sơ kỹ thuật đợc xem xét trớc để đánh giá, xếp hạng Nhà thầu đợc xếp hạng thứ kỹ thuật đợc xem xét tiếp túi hồ sợ đề xuất tài Trong trờng hợp nhà thầu không đáp ứng đợc yêu cầu tài điều kiện hợp đồng, bên mời thầu phải xin ý kiến ngời có thẩm quyền định đầu t, đợc chấp thuận đợc mời nhà thầu để xem xét * Đấu thầu hai giai đoạn Phơng pháp áp dụng cho dự án lớn, phức tạp công nghệ kỹ thuật Trong trình xem xét, chủ đầu t có điều kiện hoàn thiện yêu cầu đòi hỏi thiết bị hàng hoá mặt công nghệ, kỹ thuật điều kiện tài hồ sơ mời thầu - Giai đoạn thứ nhất: Các nhà thầu nộp đề xuất kỹ thuật phơng án tài sơ (cha có giá0 để bên mời thầu xem xét thảo luận cụ thể với nhà thầu nhằm thống yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thầu thức chuẩn bị nộp đề xuất kỹ thuật - Giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời nhà thầu tham gia giai đoạn thứ nộp đề xuất kỹ thuật đợc bổ sung hoàn thiện mặt kỹ thuật đề xuất đầy đủ điều kiện tài chính, tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá bó thầu để đánh giá xếp hạng * Chào hàng cạnh tranh Phơng thức áp dụng cho gói thầu mua sắm thiết bị hàng hoá có quy mô nhỏ đơn giản, gói thầu phải có chào giá ba nhà thầu khác sở yêu cầu bên mời thầu Nhà thầu đáp ứng yêu cầu có giá bó thầu đợc đánh giá thấp đợc xem xét trao hợp đồng * Mua sắm trực tiếp Phơng pháp áp dụng trờng hợp ngời có thẩm quyền định đầu t cho phép loại thiết bị hàng hoá có nhu cầu gấp để hoàn thành dự án mà trớc loại vật t thiết bị đợc tiến hành đấu thầu đợc ngời có thẩm quyền định đầu t cho phép thực * Mua sắm đặc biệt Đợc áp dụng cho trờng hợp đặc biệt (Ngoài phơng thức nêu trên) để thực đợc phơng thức chủ đầu t phải xây dựng phơng án thực trình Thủ tớng Chính phủ xem xét định 1.1.1.2 Đặc điểm đấu thầu mua bán hàng hoá thiết bị Đấu thầu mua bán hàng hoá phơng thức hoạt động thơng mại phơng thức so với phơng thức khác có số đặc điểm đáng lu ý sau: - Đấu thầu mua bán thiết bị hàng hoá thờng đợc áp dụng trờng hợp mua sắm hàng hoá thiết bị có khối lợng lớn, quy cách phẩm chất phức tạp, có yêu cầu kỹ thuật công nghệ cao đợc ngời mua xác định trớc nêu đầy đủ rõ ràng hồ sơ mời thầu đến nhà thầu - Đấu thầu mua bán thiết bị hàng hoá phơng thức giao dịch đặc biệt, diễn địa điểm, thời gian xác định Thời gian địa điểm đấu thầu thờng đợc nêu rõ thông báo mời thầu phơng tiện thông tin đại chúng - Đối tợng mua bán không thiết phải hàng hoá thiết bị có sẵn mà mua bán dựa vào tiêu chuẩn kỹ thuật Từ ngời bán xác định đợc hàng hoá thiết bị cần bán cho ngời mua dựa vào tiêu chuẩn kỹ thuật - Trong đấu thầu có ngời mua nhng có nhiều ngời bán giá hình thành giá thấp nhà thầu tham gia đấu thầu - Đấu thầu mua bán thiết bị hàng hoá tạo đợc môi trờng cạnh tranh bình đẳng lành mạnh nhà thầu với Giá mua sắm thiết bị thấp giá mong muốn chủ đầu t 1.1.2 Vai trò đấu thầu mua bán hoạt động mua bán doanh nghiệp Nh đề cập phần trên, thấy đấu thầu phơng thức để quản lý thực thi hoạt động mua bán thiết bị hàng hoá Tuy phơng thức nhng mang tính phổ biến đợc thực nhiều lĩnh vực Việc vận dụng rộng rãi phơng thức đấu thầu lĩnh vực mua bán thiết bị hàng hoá nớc ta mà nhiều nớc giới vai trò to lớn Vai trò đợc thể số khía cạnh chủ yếu dới ???? hai chủ thể: Chủ đầu t nhà thầu: 1.1.2.1 Đối với chủ đầu t - Thông qua đấu thầu, chủ đầu t lựa chọn nhà thầu có khả đáp ứng đợc tốt nhát yêu cầu tài giá cả, kỹ thuật, tiến độ đặt hàng hoá Trên sở giúp cho chủ đầu t vừa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu t, đồng thời bảo đảm đợc chất lợng tiến độ giao hàng Vì đấu thầu có cạnh tranh gay gắt nhà thầu, mặt hàng nhng lại có nhiều nhà thầu tham gia nhiều nhà thàu chênh lệch khả không đáng kể nên cạnh tranh gay gắt Do chủ đầu t chọn nhà thầu có giá thấp mà đảm bảo chất lợng tiến độ Hình thức giúp chủ đầu t nắm đợc quyền chủ động hoàn toàn tránh tình trạng phụ thuộc vào nhà thầu Chỉ có chuẩn bị đầu t kỹ lỡng tất mặt chủ đầu t mời thầu tiến hành đấu thầu cung cấp hàng hoá thiết bị - Thông qua đấu thầu, chủ đầu t phải đánh giá hồ sơ dự thầu Điều đòi hỏi cán thực công tác đấu thầu chủ đầu t phải tự nâng cao trình độ mặt để đáp ứng yêu cầu thực tế Kết nâng cao trình độ, lực đội ngũ cán công nhân viên 1.1.2.2 Đối với nhà thầu - Hoạt động đấu thầu đợc tổ chức theo nguyên tắc công khai bình đẳng nhờ nhà thầu phát huy đợc tính động tìm kiếm hội tham gia dự thầu Họ phải tích cực tìm kiếm thông tin mời thầu phơng tiện thông tin đại chúng, gây dựng mối quan hệ tốt với tổ chức nớc Tự tìm cách tăng cờng uy tín để có hội dự thầu trúng thầu tạo công ăn việc làm phát triển sản xuất kinh doanh - Việc tham gia đấu thầu, trúng thầu thực dự án đầu t theo hợp đồng làm cho nhà thầu tập trung đồng vốn mình, từ có định tăng lực cung cấp máy móc thiết bị yêu cầu chủ đầu t khác - Tham gia đấu thầu trình phức tạp, yêu cầu chủ đầu t công việc nh lắp đặt bảo hành, chuyển giao công nghệ giúp cho nhà thầu hoàn thiện tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh, nâng cao trình độ lực cán công nhân viên - Nhờ hoạt động đấu thầu giúp nhà thầu mở rộng thị trờng tiêu thụ phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng Đồng thời bảo đảm an toàn hạn chế rủi ro bán cách có lợi 1.2 Giá dự thầu nhân tố tác động tới công tác lập giá dự thầu 1.2.1 Giá dự thầu yếu tố cấu thành chi phí giá dự thầu 1.2.1.1 Khái niệm giá dự thầu Khi tham gia dự thầu công việc mà nhà thầu phải làm cho đợc giá dự thầu Đây công việc quan trọng, nhiều công sức định đến khả thắng thầu nhà thầu Nhất đấu thầu mua sắm thiết bị hàng hoá Bởi thiết bị hàng hoá có cấu hình chung thống tiêu chuẩn kỹ thuật tơng đơng mà giá dự thầu đóng vai trò định dự thầu nhà thầu Vì việc hiểu giá dự thầu ? Nó khác với giá khác đấu thầu nh điều mà nhà thầu phải hiểu dự thầu Theo Nghị định 88/Chính Phủ việc ban hành quy chế đấu thầu ngày 1/9/99 thì: - Giá dự thầu giá nhà thầu ghi hồ sơ dự thầu sau trừ phần giảm giá (nếu có) gồm toàn chi phí cần thiết để thực gói thầu Nh thấy giá dự thầu giá doanh nghiệp tham gia tranh thầu lập dựa yêu cầu hồ sơ mời thầu, quy định chung, kinh nghiệm thực tế ý đồ chiến lợc tranh thầu Giá dự thầu có nhiều mức khác tuỳ thuộc vào chủ quan nhà thầu Thờng nhà thầu tự lập đơn giá sở điều kiện giá thị trờng Vì mà nhà thầu phải ghi rõ chi phí theo mẫu bên mời thầu, chi phí không đợc bên mời thầu toán Nhìn chung giá dự thầu thờng thấp giá xét thầu mức giá chủ đầu t dự kiến trớc để xét thầu Nếu thắng thầu giá dự thầu trở thành giá ký hợp đồng giá mua bán qua lại bên mời thầu bên dự thầu 1.2.1.2 Các yếu tố cấu thành chi phí giá dự thầu Trong đánh giá xét thầu chủ đầu t thờng quan tâm đến loại tiêu chuẩn sau: tiêu chuẩn tài giá cả, tiêu chuẩn kỹ thuật chất lợng, tiêu chuẩn kinh nghiệm tiêu chuẩn tiến độ giao hàng Nếu cha tính đến tiêu chuẩn khác nhà thầu có giá bó thầu thấp điều kiện tín dụng thích hợp nhà thầu có khả cạnh tranh thắng thầu cao Bởi nhà thầu tham gia dự thầu phải hiểu rõ yếu tố chi phí cấu thành nên giá dự thầu để có biện pháp giảm thiểu yếu tố để tăng khả thắng thầu Tuy vậy, với doanh nghiệp có nhiều yếu tố chi phí cấu thành nên giá dự thầu sâu vào số yếu tố chi phí cấu thành nên giá dự thầu 1.2.1.2.1 Dự toán loại chi phí giá dự thầu Hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp diễn nớc Bởi nguồn gốc thiết bị hàng hoá đem dự thầu có nguồn gốc nớc Chính cần phân làm hai loại: * Với hàng hoá thiết bị nhập từ nớc - Giá thân thiết bị hàng hoá đợc chào giá CIF CIP biên giới nơi đến phạm vi nớc nhà thầu Trong điều kiện phần lớn doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh xuất nhập chọn phơng thức giao hàng Vì theo phơng thức ngời bán có nghĩa vụ giao hàng địa điểm đợc xác định hợp đồng Toàn chi phí liên quan đến việc giao hàng ngời bán phải chịu Chỉ hàng đợc trao cho ngời mua ngời bán hết nghĩa vụ Giá đợc tính nh sau: CIF = C + I + F Trong đó: C: giá bán thân hàng hoá I: Cớc phí vận chuyển F: Phí bảo hiểm * Cớc phí vận chuyển gồm hai loại: + Cớc phí vận chuyển với tàu chợ thân chủ tàu, công hội hàng hải quy định trớc biểu cớc tàu chợ Loại cớc thờng cố định dự toán lập kế hoạch tính toán chi phí vận chuyển chi phí công vụ + Cớc phí vận chuyển với tàu chuyến đợc quy định sở thoả thuận chủ tàu ngời thuê tàu hợp đồng Do thờng xuyên biến động nên khó dự đoán lập kế hoạch tính toán chi phí vận chuyển chi phí công vụ * Phí bảo hiểm ngời bán phải trả cho ngời mua Phí đợc tính theo công thức: F = Số tiền bảo hiểm x Phí suất bảo hiểm (r) - Các thiết bị hàng hoá đợc chào giá giá FOB FCA (giao cho ngời vận tải) tuỳ theo trờng hợp Phần lớn phơng thức giao hàng đợc áp dụng hợp đồng xuất hàng hoá Bởi theo phơng thức ngời bán hết nghĩa vụ nh chi phí sau giao hàng cho ngời mua lên phơng tiện vận chuyển nớc ngời bán Vì giá coi giá gốc hàng hoá thiết bị nớc ngời bán - Giá thiết bị hàng hoá chào giá giá CFR (tiền hàng cớc phí vận chuyển đến cảng đích quy định ngời mua) Khi chào giá nhà thầu vào loại thiết bị hàng hoá đem đấu thầu đợc mua theo phơng thức giao nhận mà xác định giá chào thầu thích hợp giá phải đợc ghi rõ ràng biểu giá dự thầu Tuy nhiên chủ đầu t yêu cầu quy đổi loại giá thấy mối quan hệ loại giá theo công thức: CIF = CIF = Trong đó: r: phí suất bảo hiểm - Cớc phí bốc dỡ hàng hoá: thông thờng có cách mà ngời mua chủ tàu thoả thuận hợp đồng thuê tàu + FI (Free in) ngời vận chuyển đợc miễn chi phí bốc hàng chịu trách nhiệm chi phí dỡ hàng + FO (Free out) ngời chủ phơng tiện vận chuyển đợc miễn chi phí dỡ, phải chịu trách nhiệm bốc hàng + FIO: Ngời vận chuyển đợc miễn chi phí bốc dỡ hàng - Các chi phí liên quan đến vận chuyển, bảo quản, bảo hiểm chi phí khác nớc liên quan đến việc giao thiết bị hàng hoá từ cảng đến nơi nhận cuối đợc quy định bảng liệu đấu thầu - Chi phí cho dịch vụ có liên quan nh: chi phí kiểm nghiệm thủ tục hải quan, chi phí mở L/C, phí uỷ thác liệt kê bảng liệu đấu thầu - Thuế nhập thuế VAT (Nếu có) * Đối với hàng hoá thiết bị nớc nhà thầu - Giá thiết bị hàng hoá chào giá giá EXW (giao xởng sản xuất) giá xuất kho bãi, phòng trng bày cửa hàng ngời bán Nh quy định bảng liệu đấu thầu, kể khoản thuế nhập khẩu, thuế VAT đầu vào, khoản thuế khác trả phải trả với chi tiết nguyên vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp thiết bị hàng hoá trớc nhập từ nớc - Các chi phí liên quan đến vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá thiết bị đến nơi nhận 10 bình nớc máy thử Công ty thiết bị y tế TW1 Hà Nội TT Chỉ tiêu đánh giá Điểm chuẩn I Phần tiêu kỹ thuật Dây soi dày Nguồn sáng xử lý Màn hình có độ phân giải cao Có bình nớc Có máy thử dò không khí Nớc SX dây soi, nguồn sáng xử lý Nớc SX hình Giấy độc quyền phân phối Việt Nam Giấy xác nhận chất lợng máy chạy tốt BVTW Phần Kinh tế Quy mô Công ty Phần tài cho chung cấu hình Có phụ kiện tăng thêm nhng không tính tiền Chế độ bảo hành Chế độ đào tạo Tổng điểm 60 10 10 5 59 10 5 56,5 9,5 5 58 10 5 59 10 5 6 6 2 2 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 40 36 35 36 34 20 20 18 19 17 3 5 10 95 91,5 94 93 II Công ty Công ty Công ty PENTAX FUJINNON OLYMPUS Từ bảng đánh giá cho thấy lý trúng thầu Công ty Công ty đa đợc mức giá dự thầu thấp phù hopự với dự toán thiết eké đợc duyệt chủ đầu t Đây nhân tố định đến khả thắng thầu Công ty Tuy nhiên có hạn chế tài nguồn lực với phụ kiện tăng thêm Công ty tính số phụ kiện Điều làm giảm điểm kinh tế Công ty - Phần kỹ thuật gần đạt điểm tối đa đạt điểm cao 2.2.3.2 Đấu thầu gói thầu mua sắm kính hiển vi điện tử viện lao phổi TW Gói thầu đợc tổ chức vào 10/1999 chủ đầu t viện lao phổi Trung ơng với dự toán thiết kế đợc duyệt 1200 triệu Tham dự gói thầu gồm có nhà thầu: Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội hãng nớc là: Công ty NIPON (Nhật), Công ty SIEMEN (Đức) EUROP (Pháp) Chủ đầu t đa yêu cầu kỹ thuật chủ yếu sau: - Nguồn sáng: gắn liền chân đế có ổn áp 100 - 127V, 220V - 240V, 50 60Hz, Đèn Halogen 6V, 25W - Bàn mẫu kẹp cho vật di chuyển theo chiều X - Y75X 30mm 39 xoay tròn 2100 - ống nhòm có đầu nối máy vi tính khuếch đại nghiên 35 0, có chiếu sáng để 100% ánh sáng cho việc quan sát - Thị kính 125, quang trờng 20mm; vật kính: Achoroplan 4x, 10x, 100x - Tụ quay di động 0,9/1,25, mấu gắn vật kính lỗ, có phin mọc, dấu cho quan vật kính dấu, có khả nâng cấp Có tiêu chung cho toàn hệ thống kính hiển vi điện tử - Bảo trì bảo dỡng dễ dàng, khả thay phụ tùng dễ cung cấp Việt Nam - Thế hệ kỹ thuật 1996 - 1999 Biểu 13 - kết mở thầu gói thầu nh sau: TT Tên nhà thầu Công ty thiết bị y tế TW1 Công ty NIPPON Công ty SIEMEN Công ty EUROP Giá dự thầu 1.200.000.000 1.149.000.000 1.125.000.000 1.140.000.000 Thời gian giao hàng 30 ngày 15 ngày Giao 18 ngày Ghi Đã trúng thầu Đối với gói thầu tiêu chuẩn giá đợc đánh giá theo giá xét thầu chủ đầu t dự kiến 1200 triệu đồng Điểm tối đa 20 điểm cho nhà thầu có giá dự thầu thấp Cứ tăng 1% so với giá trúng thầu bị trừ điểm Nếu có chế độ cung cấp phụ tùng cho thêm đợc cộng điểm 100 USD đợc thêm điểm nhng không điểm Đối với thời gian giao hàng chủ đầu t dự kiến 30 ngày, chậm ngày bị trừ điểm Nếu rút ngắn ngày đợc cộng điểm Biểu 13 - Bảng đánh giá tổng hợp nhà thầu Tên gói thầu: kính hiển vi điện tử Từ bảng đánh giá (biểu 13) ta thấy nguyên nhân trợt thầu Công ty nh sau: - Điểm kỹ thuật chất lợng Công ty thấp điểm so với điểm chuẩn điểm so với nhà thầu trúng thầu chủ yếu khả thích hợp với yêu cầu hồ sơ mời thầu đặc tính kỹ thuật, công nghệ, chất lợng Trong thời gian tới Công ty cần quan hệ chặt chẽ với nhà sản xuất để đảm bảo cung cấp nguồn hàng đạt chất lợng cao - Giá Công ty đa cao dẫn tới công ty bị nhiều điểm: điểm so với nhà thầu trúng dự toán chủ đầu t 40 Bảng 14 TT Chỉ tiêu tính điểm Tiêu chuẩn kỹ thuật chất lợng Khả đáp ứng công nghệ, chất lợng, kỹ thuật Thiết bị chủng loại số lợng tính Đặc tính kinh tế kỹ thuật thiết bị Biện pháp tổ chức cung cấp đến nơi lắp đặt Khả lắp đặt TB, lực cán Khả thích ứng kỹ thuật, địa lý Tiêu chuẩn kinh nghiệm nhà thầu Năng lực kỹ thuật Năng lực tài kinh doanh Kinh nghiệm thực dự án tơng tự Tài giá Chế độ miễn phí phụ tùng cho thêm Giá dự thầu thấp Tiêu chuẩn tiến độ thực Thời gian thực hợp động so với hồ sơ Rút ngắn thời gian so với tiến độ dự kiến Chuyển giao công nghệ đào tạo Chuyển giao công nghệ cho toàn dự án Kế hoạch bố trí chuyên gia thực HĐ ký kết với huấn luyện kỹ thuật Tổng cộng Số điểm tối đa Công ty thiết bị y tế TW1 Hà Nội 45 44 43 44 43 15 15 14 15 14 10 5 5 10 4 25 20 10 5 10 10 5 17 14 5 10 10 5 10 4 21 18 10 10 5 10 4 23 20 10 5 10 10 5 10 4 22 19 10 5 5 5 100 85 92 97 93 Công ty Công ty NIPON SIEMEN Công ty EUROP Do tiến độ giao hàng Công ty dài nên Công ty không tạo u để dành điểm so với nhà thầu khác - Tình hình tài Công ty đợc tốt khoán vốn chiếm dụng Công ty lớn tỷ hàng tồn kho 11 tỷ năm 1999 Điều làm Công ty bị điểm so với nhà thầu khác Nh qua việc xem xét hai gói thầu ta phân tích nhân tố chủ yếu tác động đến khả thắng thầu Công ty nh sau: Phần lớn thiết bị kinh doanh Công ty nhập từ hãng sản xuất hàng đầu giới, chất lợng thiết bị nh tính kỹ thuật đáp ứng tốt yêu cầu đặt chủ đầu t Chính mà phần điểm kỹ thuật Công ty nh nhà thầu khác chênh lệch không đáng kể gần nh đạt điểm chuẩn đề chủ đầu t Nh nhân tố định lại đến khả thắng thầu Công ty mức giá dự thầu đa Bởi cách tính toán giá bỏ thầu nhà thầu khác mà Công ty thờng dựa vào nhân tố làm yếu tố cạnh tranh Việc đa mức giá dự thầu thấp góp phần không nhỏ giúp công ty thắng thầu gói thầu 41 mua sắm Do đặc điểm đấu thầu mua sắm chủ đầu t coi trọng giá bỏ thầu thờng có điểm đánh giá cao Tuy nhiên việc lập giá dự thầu Công ty có cao Công ty cha có kế hoạch mua cha nắm bắt tình hình thị trờng nh thân phơng pháp lập giá Công ty nên nhiều gói thầu Công ty trợt thầu giá trúng thầu Công ty chênh lệch không nhiều so với nhà thầu khác Ví dụ: gói thầu mua máy nội soi video dày Sở y tế Lạng Sơn Công ty thấp nhà thầu đứng sau triệu Bên cạnh Công ty cha có kế hoạch mua hàng, lựa chọn đơn hàng nên nhiều kho tăng chi phí kết làm giá dự thầu tăng lên mà tiến độ giao hàng bị chậm lại Đây nhân tố làm Công ty bị điểm 2.3 Đánh giá tình hình thực công tác lập giá dự thầu Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội 2.3.1 Những kết đạt đợc công tác lập giá dự thầu Công ty 2.3.1.1 Với bề dày kinh nghiệm hoạt động 20 năm với đoàn kết tập thể nội Công ty đặc biệt phòng kinh doanh - phận thực lập giá dự thầu Công ty nỗ lực vơn lên để khẳng định Công ty hàng đầu Việt Nam kinh doanh thiết bị y tế đạt đợc số kết tốt nh việc trúng thầu nhiều gói với tỷ lệ trúng thầu cao 50%, đợc nhiều bạn hàng tin cậy, (có chủ đầu t ký hợp đồng nhiều lần với Công ty) giữ đợc chỗ đứng thị trờng nớc tăng thêm uy tín 2.3.1.2 Đã huy động đội ngũ cán làm công tác lập giá nhiều kinh nghiệm tham gia việc lập giá Cùng với trình hoạt động thực tiễn đội ngũ ngày đợc nâng cao dần trình độ, lực nhiều mặt 2.3.1.3 Do nhận thức đợc vị trí quan trọng Công ty lập giá dự thầu nên ngày tạo chuyển biến tích cực tổ chức quản lý thực đặc biệt lĩnh vực quan hệ với nhà sản xuất, nhà cung ứng nớc để đảm bảo cung ứng đợc ổn định, có chất lợng nh với quan tài chính, ngân hàng chủ đầu t cao sở y tế trung ơng địa phơng 2.3.1.4 Tích cực chủ động tìm kiếm thông tin gói thầu nh chơng trình quốc gia y tế 2.3.1.5 Giúp Công ty tiêu thụ đợc khối lợng lớn hàng hoá góp phần tạo doanh thu đáng kể cho Công ty tăng thu nhập cho tập thể cán công nhân viên Công ty đóng góp lớn vào ngân sách Nhà nớc Nhìn chung vài năm trở lại đặc biệt sau năm 1997 khủng hoảng tài tiền tệ Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội có nhiều cố gắng hoạt động kinh doanh, nhiều tiến triển tốt tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên Nhờ đem lại thu nhập ngày cao cho cán công nhân viên Công ty với tổng quỹ lơng lơng bình quân năm 1999 là: 1.934.020.000 đ 1.346.000 đồng Công ty ngày khẳng định uy tín 42 thị trờng Đây thành tích tốt Công ty cần phát huy 2.3.2 Những tồn công tác lập giá dự thầu Công ty Mặc dù công tác lập giá dự thầu Công ty có nhiều cố gắng để đạt đợc kết định song số tồn dẫn đến khả trúng thầu số gói thầu cha cao số gói thầu có giá trị lớn, chi phí lớn ảnh hởng tới phát triển chung Công ty xin nên số tồn chủ yếu mà Công ty cần khắc phục 2.3.2.1 Việc thực công tác lập giá dự thầu cha diễn cách thực có tính hệ thống chặt chẽ, nhiều bớc công việc nhận thức đợc song thụ động 2.3.2.2 Giá bỏ thầu nhiều cao so với nhà thầu trúng thầu đợc so với nhà thầu khác Công ty cha đề sách giá bỏ thầu linh hoạt dựa chiến lợc cạnh tranh đắn 2.3.2.3 Việc lập giá dự thầu Công ty cha phù hợp cha đề đợc đề xuất giảm giá làm tăng khả thắng thầu Công ty 2.3.2.4 Việc thu thập thông tin gói thầu hạn chế, bị động việc nhận thông báo mời thầu nh đánh giá lập giá dự thầu 2.3.2.5 Tình hình tài Công ty cha đợc tốt Công ty cha đủ lực tài để tham gia nhiều gói thầu lúc có giá trị lớn nh Công ty không đủ khả để thực sách giảm giá dự thầu khuyến mại, nên Công ty phải kéo dài thời gian giao hàng nhiều gói thầu nh giá dự thầu tăng lên phải vay ngân hàng với thời gian dài nhập 2.3.3 Nguyên nhân tồn 2.3.3.1 Cha tổ chức đợc phận chuyên trách làm công tác lập giá dự thầu dẫn đến phân tán quản lý cán lập giá phải làm việc khác không liên quan đến lập giá, cha có tổ trởng phụ trách lập giá 2.3.3.2 Công ty cha có kế hoạch nhập nên để tình trạng thừa thiếu số loại thiết bị với sách lựa chọn đơn hàng cha hợp lý nên làm cho giá thành thân thiết bị nhập lớn không với mặt giá thị trờng Đối với thiết bị thiếu buộc Công ty phải tăng chi phí để hoàn thành tiến độ, thiết bị thừa buộc phải tăng chi phí bảo quản Tất yếu làm cho giá dự thầu Công ty cao lên 2.3.3.3 Trong việc lập giá dự thầu Công ty Công ty đa vào số chi phí không cần thiết Công ty tính tới yếu tố bên mà cha gắn chặt với thị trờng đối thủ cạnh tranh 2.3.3.4 Công ty cha có phận làm công tác Marketing tiếp thị riêng để thực công việc mà phòng kinh doanh đảm nhận kiêm nghiệm vài cá nhân thực cha có phối hợp với cán lập giá 2.3.3.5 Tình trạng mắc nợ lớn, vốn lu động bị ứ đọng nhiều giá trị 43 hàng tồn kho lớn vốn bị chiếm dụng nhiều việc thu hồi vốn chậm thiếu linh hoạt việc tìm kiếm biện pháp huy động vốn lu động 44 Chơng ba Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội 3.1 Một số định hớng chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thiện công tác lập giá dự thầu Công ty, thời gian tới Công ty cần tập trung vào số định hớng chủ yếu dới đây: 3.1.1 Tích cực tìm kiếm nhà cung cấp giá rẻ, chất lợng Việc tìm kiếm đợc nhà cung cấp giá rẻ, chất lợng tạo điều kiện cho Công ty thực đợc đa dạng chiến lợc giá bỏ thầu linh hoạt nhằm tăng khả trúng thầm mà tạo điều kiện cho Công ty có biện pháp giảm chi phí giá dự thầu từ thu đợc mức lãi cao Nhận thức đợc tầm quan trọng thời gian tới Công ty cần tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp bên cạnh nhà cung cấp truyền thông Công ty Đối với hình thức nhận uỷ thác Công ty cần tích cực làm việc với nhà cung cấp để xin đợc làm đại lý thức với tỷ lệ hoa hồng định Làm đợc điều chắn Công ty đợc hởng mức lãi cao chủ động đa mức giá dự thầu Đối với nhà cung cấp truyền thống Công ty cần làm việc lại có quan hệ tích cực để đảm bảo cung cấp hàng hoá ổn định 3.1.2 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng tiếp thị Việc làm giúp cho Công ty nắm bắt đợc thông tin tình hình thị trờng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ mà tạo chủ động đa biện pháp tranh thầu thích hợp nói chung nh mức giá dự thầu nói riêng 3.1.3 Thực chiến lợc phát triển nguồn nhân lực Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh yếu tố định vào thành công doanh nghiệp thiếu yếu tố ngời Chính chất lợng công tác lập giá cao hay thấp có liên quan trực tiếp tới cán lập giá nh cán có liên quan khác Chính thời gian tới Công ty cần tập trung đầu t nhằm nâng cao đội ngũ cán toàn Công ty định hớng phát triển lâu dài Công ty 3.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu Hoàn thiện công tác lập giá dự thầu thực chất nhằm mục tiêu nâng cao khả thắng thầu - thắng thầu có hiệu Công ty Do giải pháp đa để khắc phục tồn phát huy mặt tích cực 45 nh phân tích phần trớc, cuối giúp Công ty tham dự thầu có đợc giá dự thầu đảm bảo khả thắng thầu đồng thời đảm bảo có lãi cho Công ty Điều không liên quan trực tiếp tới chất lợng công tác lập liên quan đến nhiều vấn đề rộng lớn, đòi hỏi cố gắng mặt Công ty Từ kết phân tích, so sánh dựa kiến thức mà thân tiếp thu đợc xin mạnh dạn đề xuất số biện pháp mà cho Công ty áp dụng nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu Công ty Các biện pháp là: 3.2.1 Biện pháp 1: Thành lập phận quản lý dự án trực thuộc phòng kinh doanh cấu tổ chức máy quản lý Công ty Bộ phận quản lý dự án đợc thành lập dựa chủ trơng Công ty phải ổn định tổ chức lại phận chuyên trách làm công tác lập giá tạo điều kiện hỗ trợ nh xây dựng lực lợng cho phận đủ mạnh để trực tiếp đảm nhận chức Đây chủ trơng đắn mà Công ty nên làm Bởi việc thành lập phận xem lại tác động lớn sau: - Có thể khắc phục đợc phân tán kiêm nghiệm việc thực công tác lập giá dự thầu gây Chính tạo đợc tính chuyên môn hoá đảm trách trình lập giá giúp đợc cho cán lập giá đa đợc đơn giá phù hợp xác - Sự đời phận chuyên trách có chức nhiệm vụ, vai trò đặt ngang hàng với phòng khác Công ty việc thể thực tiễn không dừng lại nhận thức đơn tầm quan trọng công tác lập giá hoạt động dự thầu Công ty, liên quan đến khả thắng thầu Công ty nh tầm quan trọng thắng thầu hoạt động kinh doanh Công ty - Việc thành lập phận quản lý dự án phận lập giá dự thầu phận nhỏ giúp cho ban lãnh đạo Công ty thuận lợi việc đạo xây dựng chiến lợc dự thầu nh xây dựng lực lợng đầu t mặt cho phận nh phận lập giá từ nâng cao đợc sức mạnh hiệu hoạt động - Ngoài phận lập giá phận quản lý dự án có phận làm nhiệm vụ Marketing - tiếp thị Đã thu thập thông tin không riêng gói thầu, nguồn dự thầu mà đối thủ cạnh tranh Điều tra nghiên cứu thị trờng tình hình biến động giá cả, nguồn hàng số vấn đề liên quan hoạt động nhập khẩu, dự báo thị trờng, tiến hành hoạt động chiêu thị, quảng cáo, xác định đối sách cạnh tranh tiêu thụ cụ thể Việc có tác động lớn tới công tác lập giá dự thầu Công ty qua khía cạnh sau: - Giúp phận lập giá dự thầu có đợc thông tin đầy đủ nh: thông tin tình hình giá thị trờng, nguồn cung ứng nh đối thủ tranh thầu kết hợp với yếu tố nội Công ty có đánh giá xác lập giá dự thầu đa giá tranh thầu hợp lý dự thầu 46 - Về nhân phận quản lý dự án ban đầu bố trí ngời Trong nhiệm vụ phận nhỏ phân công cụ thể nh sau: + Một trởng phận phụ trách cung theo dõi tổng hợp bao gồm công việc chủ yếu nh: theo dõi trình dự thầu thực hợp đồng gói thầu chuẩn bị thủ tục làm bảo lãnh dự thầu bảo lãnh thực hợp đồng, lu tài liệu dự thầu, tổ chức rút kinh nghiệm sau lần dự thầu sau tổng hợp đánh giá kết định kỳ trình giám đốc xem xét giải quyết, thu hồi vốn + Ba cán làm công tác Marketing - tiếp thị: bao gồm công việc chủ yếu nh: tìm kiếm thông tin gói thầu cần đấu thầu, tiến hành thu thập phân tích thông tin thông báo mời thầu, th mời thầu, gói thầu đợc Tổng Công ty giao nh đối thủ tranh thầu, tình hình giá thị trờng, nhà cung ứng, vấn đề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, thực giải pháp Marketing thông tin quảng cáo - từ cung cấp toàn thông tin đợc phân tích đánh giá đa lên phận lập giá để làm sở đánh giá cách xác mức giá dự thầu định đa Trong ngời phụ trách chung, ngời đảm nhận mặt hàng hoá chất, ngời đảm nhận mặt hàng thiết bị + Bốn cán làm công tác lập giá dự thầu bao gồm thực công việc sau: Dựa sở thông tin gói thầu cùgn thông tin liên quan khác Bộ phận lập giá tiến hành tính toán xác định chiến lợc tranh thầu hợp lý thông qua việc tính toán giá bỏ thầu Ngoài phận đảm nhận khâu hoàn thành hồ sơ mời thầu Trong phận hai ngời đảm trách mặt hàng hoá chất hai ngời đảm trách mặt hàng thiết bị Về bố trí nhân cho phận quản lý dự án trớc hết nên vào số cán công nhân viên Công ty tham gia hoạt động kinh doanh Công ty Để giảm bớt tăng lên lao động gián chuyển số cán phòng kinh doanh sang Nh toàn số cán thuộc phận tiếp thịphòng thuộc phòng kinh doanh trớc kinh cán doanh chuyển sang cụ thể: Sẽ chuyển hai cán có trình độ đại học dợc cử cán làm trởng phận có kinh nghiệm lâu năm ngời lại làm công Bộ phận quản lý Bộ phận kinh tác Marketing - tiếp thị dự án doanh Chuyển hai cử nhân kinh tế hai kỹ s làm công tác lập giá hoàn chỉnh hồ sơ dự thầu Trong hai cử nhân kinh tế đảm trách phần lập đơn giá dự thầu Chuyển cử nhân ngoại ngữ trung cấp Mặt kinh tế sang làm công Mặt Mặt Mặt - tiếp thị hàngtác Marketing hàng thiết hoá bị chất Nh sau thực biện doanh đợc tổ chức theo sơ đồ sau: pháp cấu hàng thiết tổ bị chức hàng hoá chất phòng kinh Sơ đồ - Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh (dự kiến) 47 Với cách bố trí nh Công ty phải bỏ thêm khoản chi phí nh sau: - Lơng tháng trả cho cán thuộc phận giữ nguyên Nh Công ty cần trang bị cho phận thiết bị văn phòng nh sau: + Hai máy tính đại máy nối mạng cho phận tiếp thị thu thập thông tin cách nhanh chóng hiệu + Một máy in Laze + Một máy điện thoại + Một số trang thiết bị văn phòng khác Tổng chi phí ban đầu khoảng 32 triệu Đây mức chi phí vừa phải so với quy mô công ty nh quỹ đầu t phát triển Công ty lớn (hơn 400 triệu) Nhng hiệu đem lại thực biện pháp đem lại khả rõ rệt việc nâng cao khả thắng thầu Công ty hiệu đem lại lớn trớc mắt lẫn lâu dài sau Tuy nhiên để thực nâng cao đợc hiệu công tác lập giá dự thầu Công ty nên trọng tăng cờng đào tạo, bồi dỡng cán tham gia phận quản lý dự án Ta biết hoạt động dự thầu liên quan đến nhiều lĩnh vực khác Vì đòi hỏi ngời tham gia phải nhanh nhạy Chính để thắng thầu đòi hỏi Công ty phải có cán có kiến thức sâu rộng cán làm công tác dự thầu quan trọng Quan trọng cán khả đa giá dự thầu đảm bảo trúng thầu phải giỏi việc lập tài liệu dự thầu khác Ngoài họ phải có kiến thức, kỹ tin học ngoại ngữ chuyên môn cần thiết làm công việc Bên cạnh phận tiếp thị không phần quan trọng đòi hỏi kiến thức tơng tự kiến thức chuyên môn Marketing quản trị kinh doanh Với lực lợng cán nhiều kinh nghiệm tham gia nhiều gói thầu mà Công ty có, để xây dựng lực lợng mạnh, quy, chuyên môn hoá cao phục vụ cho công tác lập giá dự thầu Công ty nên có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng kiến thức kinh tế cho cán làm công tác lập giá Marketing Nhất kiến thức luật pháp, kinh 48 tế liên quan đến đấu thầu Marketing Muốn Công ty vào nhiệm vụ ngời nh khả trình độ ngời mà lập kế hoạch đào tạo cụ thể nh sau: + Marketing có ngời cần đào tạo gồm: Một trởng phận ba cán làm công tác Marketing - tiếp thị + Luật kinh tế: có ngời gồm trởng phận cán làm công tác lập giá + Tin học: đòi hỏi tất cán phải biết sử dụng máy tính Hình thức đào tạo Công ty hình thức cử học trung tâm đào tạo có uy tín nh đại học kinh tế quốc dân lớp hành để đáp ứng nhu cầu vừa học vừa làm cán Tổng chi phí ớc tính ban đầu Công ty nh sau: + Marketing quản trị kinh doanh: x = 20 triệu + Luật kinh tế : x = 15 triệu + Tin học: x 0,5 = triệu Tổng chi phí đào tạo, bồi dỡng là: 39 triệu Đối với cán tham gia phận tự theo học khoá học để bồi dỡng kiến thức công ty vào kế hoạch để tạo điều kiện thời gian đồng thời hỗ trợ kinh phí phơng tiện học tập cho họ Bên cạnh phải khuyến khích tất cán diện phải đào tạo học 3.1.2 Biện pháp 2: Công ty cần tính toán giá dự thầu cách hợp lý Tuy Công ty cha xây dựng cho chiến lợc tranh thầu cụ thể nhng dự thầu đặc điểm đấu thầu mua sắm nên Công ty thờng mong muốn đa mức giá thấp để tranh thầu Bởi giá thấp hội giành thắng lợi Công ty cao Nhìn lại số gói thầu mà Công ty tham gia, số gói thầu Công ty trúng thầu nhng Công ty đa thấp nhà thầu cạnh tranh lớn Công ty tỷ lệ lãi dự tính Công ty đa lại thấp Chính số gói thầu tuỳ có giá trị lớn song lợi nhuận Công ty thu đợc lại thấp Trong số gói thầu Công ty trợt thầu giá dự thầu Công ty đa lại cao có lên đến 6% - 7% so với nhà thầu trúng thầu Nh để tìm nguyên nhân ta trở lại phơng pháp tính toán giá dự thầu Công ty - Việc Công ty tính giá xuất kho bằng: giá thân thiết bị + chi phí phục vụ trình mua hàng hoàn toàn xác - Đối với chi phí liên quan đến thiết bị Công ty đa cha hợp lý cụ thể: + Công ty tính bảo lãnh dự thầu bảo lãnh thực hợp đồng vào đơn giá dự thầu khoản Công ty phải vay ngân hàng Theo quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định 88/CP ngày 1/9/99 bảo lãnh dự thầu trờng hợp Công ty thắng thầu nộp bảo lãnh thực hợp đồng 49 Công ty đợc trả lại Còn hoàn thành thực hợp đồng Công ty nhận đợc bảo lãnh thực hợp đồng Vì đa chi phí vào Công ty tính phần lãi suất phải vay hai khoản mà + Tơng tự bảo lãnh bảo hành (nếu có0 Công ty tính phần chi phí phần lãi suất vay ngân hàng Đối với số gói thầu mà bên mời thầu xa xét thấy cần thiết Công ty nên tính chi phí liên quan vận chuyển, lắp đặt hớng dẫn sử dụng chi phí lớn - Đối với mức lãi Công ty Công ty tính giá hàng xuất kho không hợp lý Bởi theo cách tính mức lãi thực Công ty thu đợc theo cách tính mà bị giảm sau trừ chi phí khác phát sinh nh lãi vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, lắp đặt Nh để tính mức lãi xác Công ty nên tính dựa giá xuất kho chi phí phát sinh liên quan đến gói thầu - Công ty nên đa yếu tố rủi ro vào giá bỏ thầu: tỷ giá hối đoái, lạm phát sau: Nh theo cách tính toán giá bỏ thầu lúc đợc tính toán lại nh Giá chào thầu = (1 + Kg) giá tính thầu Trong đó: Kg hệ số trợt giá tỷ giá hối đoái, lãi suất Giá tính thầu gồm: chi phí gói thầu + lãi dự tính Chi phí gói thầu gồm: + Giá xuất kho A (Nh tính Công ty) + Chi phí liên quan gói thầu: lãi vay ngân hàng làm bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hợp đồng, bảo lãnh lắp đặt (nh cách tính Công ty) chi phí vận chuyển, lắp đặt nơi bên mời thầu (nếu có) Lãi dự tính = % công ty dự tính x chi phí gói thầu Để minh hoạ cho cách tính ta quay trở lại cách tính thầu Công ty gói thầu mua máy siêu âm đen trắng bệnh viện Hữu Nghị Việt Đức Chi phí gói thầu theo tính là: Giá suất kho A: 247.666.772 đồng Chi phí bảo lãnh dự thầu: 63.155,027 đồng Chi phí bảo lãnh thực hợp đồng: 842.067,025 đồng Chi phí bảo lãnh lắp đặt bảo hành hớng dẫn sử dụng bệnh viện Việt Đức: 1.894.650,860 đồng Tổng cộng có chi phí gói thầu là: 250.466.644,9 đồng Lãi dự tính (vẫn tính theo 2% mức lãi Công ty đa ra) là: 2% x 250.466.644,9 = 5.009.332,897 đồng 50 Giá tính thầu: 250.466.644,9 + 5.009.332,897 = 255.475.977,8 đồng Giá dự thầu = (1 + 0,02) x 255.475.977,8 = 260.585.497,4 đồng (Trong trờng hợp giả định hệ số trợt giá 2%) So với mức tính trớc Công ty Công ty giảm đợc là: 300 triệu - 260.585.497,4 = 39.414.502,6 triệu Nếu so với nhà thầu trúng Công ty thấp là: 277 triệu - 260.585.497,4 = 16.414.502,6 triệu Nh điều kiện Công ty nên xem xét để tăng mức lãi lần đấu thầu sau Nh việc áp dụng cách tính cho phép Công ty bù đắp đợc tất chi phí phát sinh đề phòng đợc rủi ro nh thu đợc mức lãi mong muốn khắc phục hạn chế cách tính ban đầu Công ty nhờ tăng đợc khả thắng thầu Công ty Tuy nhiên việc thực tăng khả thắng thầu Công ty phụ thuộc vào việc đa mức giá linh hoạt tuỳ thuộc vào thông tin mà Công ty có đợc 3.2.3 Biện pháp 3: Đa chiến lợc tranh thầu thích hợp việc tính toán giá bỏ thầu dựa vào thông tin đối thủ tranh thầu Việc Công ty thực biện pháp điều kiện cần Tuy nhiên yếu tố định khả thắng thầu công ty lại phụ thuộc vào thông tin tình hình thị trờng, cung ứng thông tin đối thủ tranh thầu với Công ty Chính mà bên cạnh việc tính toán giá bỏ thầu không hợp lý Công ty thêm vào không nắm đợc thông tin đối thủ tranh thầu Công ty thụ động việc đánh giá để đa mức giá dự thầu phù hợp nhằm đảm bảo khả thắng thầu cao Để khắc phục tình trạng trớc hết Công ty tiến hành điều tra nghiên cứu thị trờng (nếu phận quản lý dự án đợc thành lập theo biện pháp công việc đợc thực nhóm phận Marketing - tiếp thị thực hiện) Công ty nên tập trung nghiên cứu thông tin sau: - Tình hình thị trờng xuất nhập thiết bị y té: tình hình giá cả, tình hình nguồn cung cấp nh hớng tìm thị trờng cung cấp với giá rẻ, chất lợng cao, chủng loại đa dạng; tình hình biến động tỷ giá hối đoái, thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu: vận chuyển, bảo hiểm, phơng thức toán Các văn quản lý Nhà nớc hoạt động xuất nhập thiết bị y tế: thuế, hạn ngạch - Nguồn tiêu thụ đối thủ tranh thầu: nhu cầu cần mua sắm trang thiết bị y tế sở y tế từ trung ơng đến địa phơng thông qua khảo sát tình hình trang bị sở y tế nh số vốn mà ngân sách Nhà nớc cấp xuống dùng để đầu t mua sắm trang thiết bị y tế Kịp thời nắm bắt tất thông tin có đợc thông báo mời thầu tất nguồn khác Để thu thập thông tin cách nhanh chóng Công ty nên có 51 sách hoa hồng gói thầu việc khuyến khích thởng cho cá nhân Công ty có đợc thông báo mời thầu số tiền định tuỳ theo loại hàng mời thầu Bên cạnh Công ty nên áp dụng hình thức môi giới thoả thuận trả tỷ lệ hoa hồng định giá trị trúng thầu tuỳ thuộc vào giá trị trúng thầu; nghiên cứu thị hiếu bên mời thầu nh nghiên cứu tìm hiểu bên mời thầu; nghiên cứu đối thủ tranh thầu trực tiếp với Công ty - Nghiên cứu lãi suất ngân hàng Dựa sở thông tin phận lập giá xây dựng lựa chọn chiến lợc tranh thầu thích hợp Để đảm bảo khả thắng thầu cao Công ty trớc hết Công ty cần xây dựng cho chiến lợc tranh thầu hợp lý sau Công ty cần đa mức giá dự thầu (thực chất mức lãi dự kiến) thích hợp sau có đợc thông tin đối thủ tranh thầu trực tiếp với Công ty Để xây dựng chiến lợc tranh thầu thích hợp Công ty sử dụng chiến lợc giá sau tuỳ thuộc vào thông tin có đợc đối thủ tranh thầu Tuy nhiên để áp dụng chiến lợc cách có hiệu Công ty cần ý vấn đề sau: - Trong đấu thầu mua sắm hàng hoá đặc biệt thiết bị y tế thờng đặc tính kỹ thuật chất lợng chênh lệch không nhiều bên mời thầu thờng coi trọng giá Do giá dự thầu Công ty đa thấp khả thắng thầu Công ty cao ngợc lại Vì số thiết bị Công ty tồn kho lâu cần bán gấp Công ty đa giá dự thầu đủ bù đắp chi phí chấp nhận mức lỗ Tuy lãi lỗ nhng Công ty bán đợc hàng thu hồi lại vốn giảm lợng tồn kho hàng tồn kho Công ty lớn - Khi đông nhà thầu tham gia nguồn lực nhà thầu tơng đơng việc đa mức giá dự thầu cao khó - Nếu việc cạnh tranh giá khó khăn Công ty nên thực sách khuyến mại dụng cụ thiết bị kèm Bởi mà mức giá tranh thầu đa chênh lệch không nhiều nên để dành đợc điểm giá nhà thầu phải thấp đối thủ sát với số tiền lớn Trong số bên mời thầu lại u tiên từ - điểm cho nhà thầu có sách khuyến mại chi phí để dành đợc điểm lại thấp nhiều so với điểm giá Sau định hớng đợc chiến lợc tranh thầu hợp lý để định đa mức lãi xác (thực chất mức giá dự thầu) Công ty phải dựa thông tin đối thủ tranh thầu Giả thiết giá dự thầu cao khả thắng thầu thấp ngợc lại (giả định yếu tố rủi ro) Khi đa mức giá dự thầu Công ty thờng dự kiến tát chi phí phát sinh liên quan đến gói thầu cộng với mức lãi dự tính Chi phí dự tính Công ty đa nhìn chung sát so với nhà thầu khác Vấn đề lại cho Công ty lẫn nhà thầu khác mức lãi dự tính Nếu đảm bảo thắng thầu thắng Công ty phải có mức lãi giá dự thầu thấp chi phí Nh xác suất trúng thầu tăng lên với giảm dần mức lãi 52 dự tính Từ vấn đề để tính đợc xác suất trúng thầu Công ty cần phải thu thập xử lý thông tin sau: - Sau có danh sách đối thủ tranh thầu Công ty tiến hành thu thập số liệu giá dự thầu đối thủ Công ty cạnh tranh loại hàng hoá thiết bị - Công ty chia giá dự thầu đối thủ cho chi phí dự thầu mà Công ty dự toán theo cách sau: Gọi C chi phí mà Công ty dự toán nh = Việc tính toán mức lãi dự tính chi phí dự tính Công ty đợc thực tơng tự với nhà thầu khác Dựa vào tính toán Công ty chọn mứclãi dự tính thấp Các nhà thầu gần sát với mức lãi thấp nhà thầu đợc đảm bảo có lãi lớn Trờng hợp có đối thủ cha biết tham dự đấu thầu lựa chọn 53