bản đầu đủ các hạng mục công việc trong tổ chức một sự kiện trong thực tế, trình bày và báo cáo với khách hàng
A: CHÚNG TÔI LÀ AI??? Ekip lên kế hoạch, thực chương trình: Phan Thị Yến 13030639 Trần Thị Xen Nguyễn Thị Thảo Lê Thị Hương Nguyễn Hoàng Anh Chúng đến từ Công ty TNHH Đô La Thông tin chi tiết thành viên khả năng, lực củabên công ty có file riêng gửi tới quý công ty! Trân trọng cảm ơn! B: Lễ mắt sản phẩm TV OLED công ty LG Electronics Việt Nam I) LG Electronic Việt Nam Thông tin đơn vị tổ chức LG Elictronics thương hiệu tiếng Hàn Quốc toàn giới.Được thành lập từ năm 1958, Elictronics công ty điện từ Hàn Quốc, qua nhiều giai đoạn phát triển không ngừng bước đột phá lớn, LG Elictronics trở thành công ty có quy mô toàn cầu với 77 chi nhánh 72.000 nhân viên toàn giới LG tự hào quan tâm dành cho khách hàng đem niềm tin vào với hiệu: “We put people first” Chính điều tạo nên LG Elictronics dẫn đầu ngày hôm nhà cải cách ngày mai ` Để giới thiệu kỹ thuật công nghệ chiến dịch thể điều kỳ diệu tiến hành tạo cho khách hàng nhiều lựa chọn muố mua sản phẩm Chiến dịch “ Life’s Good”được hậu thuẫn Lui Amstrong chủ đề hát “ Heaven ’’ Toàn chiến dịch thành công mỹ mãn nhận tín nhiệm người tiêu dùng sản phẩm điện tử với giải thưởng Mingay Industry cho “ chiến dịch vô tuyến tốt nhất” Mục đích mục tiêu Mục đích: - Ra mắt sản phẩm - Quảng bá hình ảnh công ty - Xúc tiến sản phẩm , tạo ấn tượng cho khách hàng sản phẩm Mục tiêu: - Mời 250 khách, trước gửi 300 thư mời - Ít có 7-15 lãnh đạo công ty tới tham dự - Mời ca sĩ, MC: - Mời đại sứ thương hiệu LG Việt Nam - Mời giới truyền thông: 10 người đại diện truyền thông bao gồm: phóng viên truyền hình, người báo điện tử CT News, người báo VnExpress, người báo Dân Trí, người báo điện tử 24h - Thời gian tổ chức: kiện tổ chức khách sạn Daiwoo số 360 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội diễn ngày + Ngày 1: đón tiếp khách Wellcome party – cocktail- finger food + Ngày 2: sáng cho khách citytour, chiều free time Sau buổi tối Lễ mắt, mời khách dùng tiệc buffet II) Mô tả ý yưởng cho kiện Ý tưởng chủ đạo: Đến với phần giới thiệu sản phẩm, khách hàng trải nghiệm cảm cảm giác thũ vị chân thật khó quên Keymoment lễ mắt lấy cảm hứng từ đặc điểm tivi LG OLED: ti vi mà hình cong, mỏng, màu đen tinh tế, chất lượng điểm ảnh 4k mang lại hình ảnh sắc nét chân thật; sử dụng nghệ thuật tương tác 3D để tạo cảm giác chân thật cho khách hàng biến họ thành chính nhân vật trải nghiệm, biến tất diễn biến câu chuyện đặt góc nhìn người xem tạo cảm giác họ người tham gia Đó câu chuyện phiêu lưu người từ hành tinh khác, vượt qua dải ngân hà ngàn năm ánh sáng, qua thử thách sóng to gió lớn để đến nơi mang tên trái đất, nơi tràn ngập niềm vui sống tốt đẹp, vui vẻ Khi đến với trái đất, người bị lạc sa mạc hoang vu, khô hạn, nhìn thấy vũng nước nhỏ vắt đến gần mảnh hình chữ nhật giống kim loại mỏng, cong, chân thật dến hoàn, người nhấc kim loại lên, với việc mảnh chữ nhật nhấc lên khỏi mặt cát, trở thành thỏi nam châm hút mảnh khác từ khắp nơi tới, kéo theo chuyển dịch phong cảnh mà xanh mọc lên nhanh chóng, loại hoa đua khoe sắc,muôn thú sinh sống nhộng nhịp tạo khung cảnh đa sắc màu, đa âm sống chân thực Nhưng thực, các mảnh ghép ghép lại thành ti vi OLED hình cong, tạo cảm giác người sống khung cảnh Kết thúc cho câu chuyện hình ảnh trái đất màu xanh chuyển hóa thành biểu tượng LG, mở bên tivi LG OLED Câu chuyện nhấn mạnh đến vị tiên phong hình ảnh chân thật góc nhìn mà OLED ti vi đem lại, thể slogan “Sức mạnh tuyệt hỏa, tạo bước tiên phong” Để tạo tính chân thật, khu tiệc tạo hiệu ứng ánh sáng tương ứng với câu chuyện Kết hợp với biểu diễn mapping dance đơn giản để làm bật tính độc đáo, tuyệt vời sản phẩm Sau đó, đại diện bên kỹ thuật LG trình bày chi tiết đặc điểm tính sản phẩm Mô tả chi tiết: *** City tour: Đúng 8h sáng, xe oto có mặt cổng khách sạn để đón khách bắt đầu chuyến city tour Trên đường từ khách sạn đến Hồ Gươm, khách hướng dẫn viên giới thiệu qua lịch trình vài địa điểm đường Đến Hồ, khách lên xe điện, chia nhóm thành tour tham quan, nhóm có hướng dẫn viên người hỗ trợ công ty kiện Khách giới thiệu lịch sử đặc trưng phố lịch trình, hứa hẹn có nhiều điều mẻ hấp dẫn chuyến mà không hẳn vị khách biết hiểu phố Sau kết thúc tour Phố Cổ, khách lại tiếp tục lên đường tham quan trung tâm mua sắm Aeon Mall (Long Biên) Đây trung tâm mua sắm có quy mô lớn, kiến trúc lạ mắt, khai trương nên có nhiều ưu đãi Tại đây, khách tự tham quan, mua sắm dùng bữa phố ẩm thực trung tâm Đến 12h, xe đón khách cổng trung tâm mua sắm, đường khách sạn, khách nghỉ ngơi, hướng dẫn viên giới thiệu vài địa điểm đường *** Phần kiện lễ mắt kết hợp với tiệc buffet dành cho khách hàng Vì buổi chiều khoảng thời gian free dành cho khách nên dù hẹn lịch trước có khả khách hàng tới trễ Để đảm bảo tất khách không bỏ lỡ lễ mắt sản phẩm mắt sản phầm, để khoảng thời gian 30 phút dành cho triển lãm,cũng khoảng thời gian để khách hàng có mặt đầy đủ, sẵn sàng cho hoạt động kiện: giới thiệu tivi LG OLED Sẽ có khoảng 10-12 tivi trưng bày không gian triển lãm, khách hàng cảm nhận tính vượt bậc tivi hệ Trong khu vực triển lãm dàn dựng sân khấu phụ phục vụ cho hoạt động trao đổi, hỏi đáp sản phẩm sau bữa tiệc kết thúc, diễn số hoạt động khác Sân khấu cần dàn dựng đơn giản, backdrop có logo thương hiệu LG,slogan sản phẩm: “Sức mạnh tuyệt hảo, tạo bước tiên phong”, “ The ultimate display” Sau khoảng thời gian dành cho tham quan, mà khách tập trung đông đủ, thức vào phần quan trọng kiện Phần mắt sản phẩm diễn khu vực tiệc, sân khấu dàn dựng công phu với backdrop hình LED cong mô hỏng ti vi LG OLED Với màu chủ đạo màu trắng, sân khấu trang trí đơn giản đại, trang nhã Tiếp tiệc buffet dành cho khách hàng, thời gian diễn tiệc có tiết mục giải trí, tạo không gian tuyệt vời, tâm trạng thoải mái thưởng thức ăn thượng hạng Sau kết thúc tiệc, dành khoảng thời gian để giao lưu với khách hàng, để khách hàng trực tiếp trải nghiệm tính tivi , có thắc mắc trao đổi phầm hỏi đáp sản phẩm sau Bên công ty nói săn phẩm, ngaoif tính vượt trội sản phẩm cần nhấn mạnh thêm vào khả bán thị trường vị khách phần đại lý nên thường quan tâm đến khả đưa thị trường nhiều Kèm theo đó, phần cuối chương trình bốc thăm trúng thưởng, giành tivi cho người may mán Kết thúc kiện có nhóm PG để tặng quà cho khách về, phần quà đồ lưu niệm đặc trưng cho Hà Nội với sản phẩm kèm theo để khách có kỉ niệm chuyến III) Kế hoạch : Kế hoạch tổng quát: Lễ mắt diễn ngày 15/12 – 16/12/ 2015 gốm phần + Chiều ngày 15/12: Đón tiếp tổ chức tiệc welcome party + Sáng ngày 16/12/2015 : tổ chức city tour +Chiều 16/12/ 2015 : Lễ mắt Bảng kế hoạch chi tiết Thời gian Đón tiếp, 1h00 Công việc Xe đón khách Ghi 2h00 Khách check in Khách nghỉ ngơi, ekip chuẩn bị cho welcome party Đón tiếp khách ( có nhạc nền) Đại diện công ty LG lên phát biểu Buổi tiệc bắt đầu Đại diện LG phát biểu kết thúc buổi tiệc Tiễn khách 2h – 5h30 welcome party (Chiều hôm trước) 5h30-6h00 6h- 6h10 6h 10 7h20 7h30 8h00 Xe đón khách khách sạn, phố Cổ 8h30 8h30 City tour ( sáng hôm 9h30 sau) Đến Hồ Gươm, khách chuyển sang xe điện để bắt đầu tham quan phố Cổ – + Nhóm (10 xe điện đầu): tham quan Hàng Dầu, Hàng Bè, Hàng Bạc, Hàng Ngang, Lãn Ông, Thuốc Bắc, Hàng Mành, Hàng Bông, Tràng Thi, Bờ Hồ + Nhóm (11 xe lại): tham quan ngược lại 9h45 - khách tập trung, lên xe oto Aeon Mall 10h15 - Khách tự tham quan ăn trưa Aeon Mall 12h Khách tập trung lên xe khách sạn Lễ mắt 6:00 - 6:30 Có nghệ sĩ đàn piano, violon triển lãm, báo chí chụp ảnh, vấn 6:30 - 7:00 Ra mắt săn phẩm 6:30 - 6:35 thông báo khai mạc lễ mắt 6:35 - 6:40 Đại diện LG lên phát biểu 6:40 - 7:00 Giới thiệu sản phẩm Tiệc buffet 7:00 - 8:00 7:00 - 7:05 7:05 - 7:10 Ổn định Solo piano 7:10 - 7:25 Dàn nhạc hòa tấu 7:25 - 7:30 Ca sĩ hát 7:30 - 7:35 solo violon 7:35 - 7:50 Dàn nhạc hòa tấu 7:50 - 8:00 Ca sĩ hát MC gưới thiệu phần hỏi đáp sản phẩm Đại sứ thương hiêu phát biểu (nếu có) Hoặc đại diện bên phát triển sản phẩm LG 8:00 - 9:15 Trao đổi, hỏi đáp sản phẩm 8:00 - 8:15 Nghỉ ngơi, thư giãn sau tiệc 8:15 - 9:00 Trải nghiệm, hỏi đáp vấ sản phẩm 9:00 - 9:15 Bốc thăm trúng thưởng Bảng phân chia công việc: Team NỘI DUNG: Công việc chung Nội dung chi tiết Tổng quan chi tiết chương trình − Thông tin đơn vị tổ chức Lê Thị Hương − Tổng quan kiện Trần Thị Xen − Ý tưởng sơ khai Trần Thi Xen − Nội dung Phan Thị Yến Ý tưởng cho kiện Phân chia công Cụ thể trước chương trình việc Phân chia khu vực chương trình Người phụ trách Timeline chương trình Ý nghĩ phần Nguyễn Thị Thảo chương trình Lê Thị Hương − Phân chia mảng Phan Thị Yến − Bảng tiến độ công việc Phan Thị Yến Nguyễn Hoàng Anh − Bảng công việc nhóm nội dung Phan Thị Yến − Bảng công việc nhóm kỹ thuật Nguyễn Hoàng Anh − Bảng công việc nhóm hậu cần Nguyễn Thị Thảo Trần Thị Xen Phân chia công việc chương trình − Bảng nhóm kỹ thuật công việc − Bảng nhóm hậu cần công việc Dự trù rủi ro hướng giải Dự trù kinh phí thực chi Phụ lục Nguyễn Hoàng Anh Nguyễn Thị Thảo Phan Thị Yến − Dự trù kinh phí − Thực chi − Thiệp mời thẻ − Sơ đồ bố trí − Clip, powerpoint hình Team Hậu cần Team Kỹ thuật ảnh, Lên ý tưởng clip, ppt Trần Thị Xen Nguyễn Thị Thảo Thành phẩm Team Kỹ thuật − Kịch MC + script − Biên họp − Phan Thị Yến Lê Thị Hương Trước event Nguyễn Hoàng Anh Sau event Nguyễn Hoàng Anh Nội dung người phát Trần Thị Xen biểu − Phan Thị Yến Thông cáo báo chí Nguyễn Thị Thảo Bảng tiến độ làm việc chi tiết: Toàn công việc lên ý tưởng tổng quát, chi tiết, timeline hoàn thành nhà thầu duyệt nên phần tiến độ không nêu lên Chúng tập trung thể tién độ thực chương trình từ việc phân chia công việc, chuẩn bị trước sau kiện: NỘ I DU NG KHUNG THỜI GIAN TU TU TUẦN ẦN ẦN ( từ 10/12 – 16/12) ( t ( t ừ ngà 3/ y 12 26 – /1 9/ – 12) 2/ 12) 26 27 28 29 30 Ý tưởng xuyên suốt chương trình: CHUẨN BỊ Ở THỜI GIAN TRƯỚC KHI NHẬN THẦU Phân chia công việc trước chương trình Phân chia khu vực chương trình Phân chia công việc chương trình Dự trù rủ ro hướng giải Kịch lời thoại MC Nội dung phát biểu nhân vật Bảng thực chi Bảng phân công nhân chương trình Sửa kịch MC timeline Nhạc event Kiểm kê tài Tập kết đồ dùng đợt Duyệt, chạy thử chương trình 10 11 12 13 14 15 16 Bắt đầu thực Đang thực Deadlines Hoàn thành ( Chú thích) IV) Dự trù rủi ro hướng giải quyết: Vấn đề phát sinh Con người Nguyên nhân Hướng giải Thiếu nhân Số lượng nhân ít, không -Cần có có danh sách nhân dự trù có người dự trù cần thiết Xung đột nội Trong trình làm việc người ekip hợp tác không ăn ý, nhiều ý kiến trái chiều, không xử lí cách Nhân Lễ tân: Khi phục vụ nước bị đổ vào - Không training kỹ, khách hàng/ đổ kinh nghiệm xuống sàn Hầu hết lại bạn − Phong thái không sinh viên kinh nghiệm chuyên nghiệp chưa nhiều Nói chuyện sỗ sàng, bất lịch với khách Đến muộn Do bị nhỡ chuyến xe, có việc bận đột xuất - Bên cạnh quy tắc, kỉ luật công việc cần xây dựng văn hóa ekip làm việc để người tôn trọng hợp tác với - Thường xuyên động viên người, có khích lệ, khen thưởng lúc − Khách hàng − Lễ tân phải training kỹ tập dượt trước chương trình để tránh tối đa lỗi biết cách xử lý tình này: xin lỗi, lau áo cho khách, có phương pháp tẩy rửa chỗ để tránh để lại vết sau - Cần checklist số lượng khách đến, người chưa đến, có hỗ trợ kịp thời cho họ - Thừa/ thiếu số lượng Do công tác take care khách hàng chưa tốt, chưa nắm bắt số lượng người Ca sĩ không đến/ đến Do bên hợp đồng chưa chặt muộn chẽ - Làm việc với bên nghệ sĩ, hợp đồng kĩ lưỡng MC dẫn lỗi: Đọc − phải làm việc thường xuyên với MC − Không chuẩn bị kỹ kịch kịch cụm từ quan bản/ kịch không − Trong chương trình phải có phương tiện trọng/ tên duyệt cẩn thận liên lạc với MC để điều chỉnh thường Khách mời kịch Không diễn tập trước/ diễn xuyên Bị vấp/ không tự nhiên tập không nghiêm túc - Diễn tập trước để hạn chế tối đa lỗi nói lúc dẫn chương trình - Không có trao đổi - Cần thông báo kĩ cho họ thời lượng Đại diện LG phát biểu trước với họ nội chương trình để họ chủ động điều chỉnh cho lâu/ đến đột xuất dung thời lượng phù hợp - Sau lên lịch trình cần xem xét lại kỹ Lịch trình lên đằng lưỡng Sắp xếp lịch trình không hợp lý thực - Nếu thấy có đề, không khả thi linh điều lại không khả thi hoạt thay đổi theo trường hợp cụ thể Thời gian ngắn dành cho việc set up Do thời gian set up bị - Đàm phán trước với bên khách sạn để phụ thuộc vào bên khách xếp đủ thời gian sạn − Thời gian - Lập bảng thống kê khách bắt buộc có mặt, người đi, người có khả không để có ước tính xác Hỏi thăm khách hàng, checklist khách tới để có điều chỉnh số lượng kịp thời Thời gian bị caosu Môi trường bên Tắc đường Thời tiết: mưa/ nắng Nguồn khác lực Nhiều khách caosu chuyến city tour khiên slịch trình bị xê dịch Do vào cao điểm hay tuyến phố hay tắc đường, cố nạn khiến tắc đường bất ngờ Không thể kiểm soát Gây khó khăn Do nguyên tắc làm việc, quy thời gian định, hoàn cảnh Báo lỗi kĩ thuật Do không kiểm tra sớm muộn Nhà cung cấp Hướng dẫn viên Do thông tin, yếu tới muộn tố khách quan chủ quan Dịch vụ vận Nhiều lí khác chuyển trục trặc Tài Thiếu hụt Set up − Mất kiểm soát phân bố khu vực diễn chương trình (VD: Khách mời quan trọng nhà báo, nhân vật tiếng,… - Do dự trù kinh phí không xác − − Không có sơ đồ bố trí khu vực chi tiết Hai bàn check-in cho hai đối tượng nhà báo - Cần linh hoạt điều chỉnh để hoạt động diễn kế hoạch - Cần xem xét thời gian, tránh vào cao điểm hay đoạn đường hay tắc - Chuẩn bị vật dụng mũ, ô/ dù Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, hợp đồng giao kèo chặt chẽ Cần kiểm tra từ trước, ghi rõ ràng hợp đồng Báo trước cho hướng dẫn viên, nhắc họ tới sớm hơn, có danh sách liên lạc để liên lạc cần Kiểm tra chất lượng nhà dịch vụ, lấy số cảu nhà điều hành để liên lạc cần - Cân nhắc đầy đủ khoản, xem xét kỹ dự trù kinh phí Có phần kinh phí dự trù rủi ro − Vẽ sơ đồ bố trí khu chi tiết từ sân khấu, ban tổ chức, lối vào, nhà vệ sinh, vị trí khách báo chí − Phải có bảng tên phân biệt bàn check-in khách mời ngồi lẫn lộn với nhau.) − Khách mời nhà báo bị nhầm lẫn bàn check-in − Cổng bong bóng bị bể số bóng chừng − Các vật trưng bày sân khấu xếp không hợp lý, gây rối khó chịu cho khán giả Không kịp thời gian chuẩn bị sân khấu trước bắt đầu Lỗi âm thanh: mic/ loa Máy chiếu có vấn đề/ không kết nối với laptop/ không rõ màu/ không chiếu số file hình ảnh/ sai màu sắc − Người chỉnh kỹ thuật gây lỗi khoảnh khắc yếu chương trình − Các thiết bị sử dụng chương trình không hoạt động/ bị lỗi Trong trường hợp điện − − Kỹ thuật khách tham dự khiến họ không phân biệt có tiếp tân đón tiếp, dẫn cẩn thận − Không có phương án dự phòng cho cổng bong − Chuẩn bị đóng sẵn vật cồng kềnh quan trọng cổng, phông sân bóng, loại bong bóng khấu sử dụng vật liệu chất lượng tốt dùng không tốt − Không đóng sẵn backdrop trang trí sân khấu sẵn trước chương trình − Không diễn thử trước − Luyện tập chỉnh kỹ thuật trước thật kỹ chương trình − Kiểm tra kỹ thiết bị sử dụng (màn − Không có phương án dự chiếu, máy tính, hệ thống âm thanh, ánh phòng chuẩn bị sáng,…) Vào ngày diễn chương trình laptop khác, pin dự kiểm tra lần trước chương phòng, USB trình diễn − Người chỉnh kỹ thuật − Phải diễn tập trước chương trình đảm kinh nghiệm, bảo phối hợp ăn ý phận kỹ không phối hợp tốt với thuật với MC, người điều phối chương MC trình Phải liên lạc với Bộ − Chuẩn bị laptop, USB, pin dự phòng phận Kỹ thuật nhà Chuẩn bị số điện thoại Trưởng Bộ phận để chạy máy phát điện để Kỹ thuật khách sạn tiếp tục chương trình − − Hậu cần − − − Quên thiếu vật dụng Phục trang bị rách/ lỗi, vật dụng hư hỏng Để nhầm giấy tờ/ in nhầm cho đối tượng quan trọng − − Không lập cập nhật danh sách vật dụng cần chuẩn bị cách cẩn thận Không có dự phòng kim sửa lỗi trang phục Người làm hậu cần không cẩn thận phân chia giấy tờ/thiệp mời Không nhắc nhở nhân vật quan trọng không theo sát để xử lý tình bất ngờ xảy với họ − − − − − Team hậu cần phải lập checklist chi tiết thường xuyên cập nhật theo yêu cầu buổi lễ, kể đồ linh tinh Trước chương trình phải kiểm tra kĩ theo checklist để vị trí để tránh quên Phân chia vật dụng, giấy tờ theo nhóm có giấy note dán lên để nhận biết, tránh nhầm lẫn Phải có vật dụng dự phòng cho trang phục kim chỉ, nút, Có người thường xuyên liên lạc với nhân vật quan trọng Chuẩn bị máy in để in lại, chỉnh kịch lúc ***** Khi tổ chức event người yếu tố quan trọng Vì phương án dự phòng tốt thường xuyên có buổi họp team với nhau, thống công việc vật dụng theo diễn biến chương trình để chi tiết hoá hạn chế tối đa lỗi xảy Bên cạnh đó, tất yếu tố rủi ro cần đảm bảo trước thông qua buổi diễn tập trước chương trình, yêu cầu tất người ban tổ chức tham gia diễn thử theo kịch V Dự trù kinh phí ( file đính kèm) VI) Phụ lục Thiệp mời ( đính kèm) Sơ đồ bố trí lễ mắt ( đính kèm)