Tiểu luận quản trị sản xuất và dịch vụ nâng cao QUẢN TRỊ HÀNG tồn KHO tại CÔNG TY cổ PHẦN cơ điện LẠNH HOÀNG đạt

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài 1 Mục đích nghiên cứu 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 Phương pháp nghiên cứu 2 Bố cục nghiên cứu 2 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 3 Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp 3 Hệ thống tồn kho 3 Các quan điểm khác nhau về lượng tồn kho 3 Phân loại hàng tồn kho 4 Phân tích chi phí tồn kho 7 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho 9 Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho 11 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho 12 Quy trình quản trị hàng tồn kho 14 Các mô hình quản trị tồn kho 14 Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity) 14 Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model) 18 Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ – Back Order Quantity) 20 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Models) 21 1.5.5 Mô hình xác suất với thời gian không đổi 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT 23 Giới thiệu về công ty 23 Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty 24 Nguyên tắc giao nhận hàng của công ty 24 Phân loại hàng tồn kho của công ty 25 Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hóa tại công ty 28 Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho tại công ty 31 Đánh giá chất lượng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt 35 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT 38 Về khâu dự báo và dự trữ hàng tồn kho 38 Vai trò của nhà cung cấp 39 Kiểm soát và quản lý kho 40 Nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm đối với nhân viên quản lý kho... 41 PHẦN KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT DỊCH VỤ

PHẠM LỘC BLOG - BLOG CHIA

SẺ TÀI LIỆU HỌC TẬP

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Lý do chọn đề tài 1

Mục đích nghiên cứu 2

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

Phương pháp nghiên cứu 2

Bố cục nghiên cứu 2

PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 3

Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp 3

Hệ thống tồn kho 3

Các quan điểm khác nhau về lượng tồn kho 3

Phân loại hàng tồn kho 4

Phân tích chi phí tồn kho 7

Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho 9

Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho 11

Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho 12

Quy trình quản trị hàng tồn kho 14

Các mô hình quản trị tồn kho 14

Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity) 14 Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model) 18

Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ – Back Order Quantity) 20

Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Models)

21 1.5.5 Mô hình xác suất với thời gian không đổi 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT 23

Giới thiệu về công ty 23

Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty 24

Nguyên tắc giao nhận hàng của công ty 24

Phân loại hàng tồn kho của công ty 25

Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hóa tại công ty 28

Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho tại công ty 31

Đánh giá chất lượng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt 35

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT 38

Về khâu dự báo và dự trữ hàng tồn kho 38

Vai trò của nhà cung cấp 39

Kiểm soát và quản lý kho 40

Nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm đối với nhân viên quản lý kho 41

PHẦN KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Đất nước ta đang trong quá trình phát triển kinh tế và hội nhập theo sự phát triểncủa thế giới và xu hướng của thời đại Hội nhập và phát triển kinh tế cũng là một cơhội đồng thời cũng là một thách thức lớn đối với nền kinh tế nước nhà nói chung và cụthể là các doanh nghiệp trong nước nói riêng Nó phải chịu sức ép cạnh tranh quyết liệt

từ bên ngoài cũng như bên trong Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải nỗ lực khôngngừng, phát huy tối đa ưu thế của mình, cũng như khắc phục các mặt yếu kém còn tồntại để có thể hòa nhập với nền kinh tế thế giới Chìa khóa nào có thể mở ra cánh củacủa sự thành công đó? Câu hỏi đặt ra như một thách thức đối với các doanh nghiệp làphải quản trị thật tốt và chặt chẽ vốn lưu động, trong đó hàng tồn kho được xem là tàisản lưu động quan trọng Vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một vấn đề lớn cầnđược giải quyết mà không phải chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm Trong tình trạnghiện nay, khi khoa học công nghệ phát triển không ngừng, Việt Nam lại đang trongtiến trình hội nhập, làm thế nào để mang lại hiệu quả, lợi nhuận cao nhưng lại tối thiểuhóa được chi phí thì đó là bài toán không dễ đối với các nhà quản trị Bài toán về quảntrị hàng tồn kho cũng thế Dự trữ bao nhiêu là vừa đủ để vừa tiết kiệm chi phí vừa đemlại hiệu quả tối ưu? Một doanh nghiệp không quản trị tốt hàng tồn kho sẽ gặp khó khăntrong quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa Do đó, để tăng doanh thu đồng thời tiếtkiệm chi phí nhằm tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải có biện pháp quản trị tốt hàngtồn kho

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt chuyên kinh doanh, bán buôn, bán lẻ cácvật tư ngành lạnh Từ khi hoạt động đến nay, hoạt động quản trị hàng tồn kho của công

ty luôn giữ vai trò quan trọng và càng được chú trọng hơn Quá trình quản trị hàng tồnkho được thực hiện khá nghiêm ngặt tuy nhiên cũng có những hạn chế nhất định.Lấy công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt làm đại diện, nhằm đi sâu tìm hiểu về

lý thuyết quản trị hàng tồn kho trong kinh tế, từ đó so sánh, đánh giá việc thực hiệncông tác quản trị hàng tồn kho tại các công ty Việt Nam, nhóm ECO đã quyết định

chọn “Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh

Hoàng Đạt” làm đề tài học tập và nghiên cứu.

Mục đích nghiên cứu

- Tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho trong Doanh nghiệp

- Tìm hiểu tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

- Đánh giá, nhận xét và đưa ra các đề xuất để hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn khotại công ty

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị hàng tồn kho

- Khách thể nghiên cứu: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

+ Thời gian: Năm 2005 - 2012

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập các thông tin liên quan đến đề tài tronggiáo trình, trên Internet…nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công tác quản trịhàng tồn kho, cũng như tìm hiểu thực trạng và đề ra một số kiến nghị góp phần hoànthiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

- Phương pháp hệ thống và phương pháp phân tích tổng hợp để nghiên cứu đầy đủ các đối tượng khác nhau, có mối quan hệ với nhau cùng tác động đến thực tế doanh

nghiệp

Bố cục nghiên cứu

Bài tiểu luận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản trị hàng tồn kho

Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN

TRỊ HÀNG TỒN KHOKhái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hệ thống tồn kho

Một hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định lượng hàng hoá tồn kho

sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thựchiện các thủ tục một cách có hiệu quả

Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó Phí tổn

đó phụ thuộc vào:

 Phương pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho;

 Quy mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng dự trữ trong thời gian đặt hàng;

 Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt;

Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua việclựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của

hệ thống tồn kho

Các quan điểm khác nhau về lượng tồn kho

Tồn kho là cần thiết trên các phương diện sau:

 Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu;

 Làm ổn định mức sản xuất của đơn vị trong khi nhu cầu biến đổi;

 Bảo vệ đơn vị trước những dự báo thấp về nhu cầu

Trên một khía cạnh khác, tồn kho bao giờ cũng được coi là nguồn nhàn rỗi, do đó khi tồn kho càng cao thì càng gây ra sự lãng phí Vậy bao nhiêu tồn kho là hợp lý?

 Các nhà quản trị tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo đểdoanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào hàngtồn kho Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sảnxuất

Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có điều chỉnh khả năng sản xuất củamình, hệ thống sản xuất sẽ không cần đến lớp đệm lót tồn kho Với cách nhìnnhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt,điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với nhà cung ứng để có thểđặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với quy mô nhỏ.

 Các nhà quản trị sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụnghiệu quả máy móc thiết bị, lao động Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàngquy mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra Điều này dẫnđến tồn kho cao

Mặc dù cùng mục tiêu giảm thấp các phí tổn liên quan đến tồn kho, song cách nhìnnhận về vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau Rõ ràng, trong những điềukiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện

Phân loại hàng tồn kho

a Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho

Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng vàcông dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồnnào, quy cách, phẩm chất ra sao, Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp đượcchia thành:

 Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục

vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bánthành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang

 Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ

phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm, Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thờitạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thumua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời chosản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

b Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

 Hàng tồn kho được mua vào:

 Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các

nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp

 Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà

cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hànggiữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty v.v

 Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành

 Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v

Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàngtồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành.Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quátrình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho Đồng thời, việc phân loại chi tiếthàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chínhxác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính hợp nhất

c Phân loại kho theo yêu cầu sử dụng

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

 Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tồn kho

được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hànhbình thường

 Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao

hơn mức dự trữ hợp lý

 Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất

phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất

Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đốitượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập

d Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

 Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến

hành thường xuyên, liên tục

 Hàng tồn trữ thực tế

Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phù hợp đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lý

e Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất

Theo tiêu thức phân loại này, tuỳ thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn kho được chia thành:

ra hợp lý

f Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được

bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ,nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng, v.v

 Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang

được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hànggửi bán, hàng đang đi đường, v.v

Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàngtồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trìnhbảo quản

 Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp Do đó, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin

về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định.

Phân tích chi phí tồn kho

Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho,tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô sản xuất, bỏ lỡ cơhội thu lợi nhuận

Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chiphí này thì tăng, còn một số khoản chi phí khác thì giảm Do đó cần phân tích kỹlưỡng chi phí trước khi đi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quanđến hàng tồn kho

Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho

1 Chi phí tồn trữ

Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như:

− Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn

khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phítổn cơ hội về vốn Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự

án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, vàchấp nhận phí tổn cơ hội cao

− Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương nhân

viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống

ẩm, làm lạnh, )

− Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị

có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng Tồn kho là mộttài sản, nó có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng

− Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời gian giải toả tồn kho dài, nguy cơ hư

hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn Đây cũng là một khoản chi phí liên quanđến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau

2 Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng

Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất.Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khảnăng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi

3 Chi phí cho sự phối hợp sản xuất

Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động đượccần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sảnxuất và lịch trình phối hợp

4 Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn

Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn Trong vàitrường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhượcđiểm Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất

Các chi phí giảm xuống khi tồn kho tăng

1 Chi phí đặt hàng

Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cungcấp, các hình thức đặt hàng Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chiphí cho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giaiđoạn tiếp theo Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng

ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn

2 Chi phí thiếu hụt tồn kho

Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thànhphẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh sốbán hàng, và gây mất lòng tin đối với khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu chosản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ qui trình sản xuất này và đôi khidẫn đến mất

doanh thu, mất lòng tin khách hàng Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn.

3 Chi phí mua hàng

Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữnhưng chi phí mua hàng sẽ thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vậnchuyển cũng giảm

4 Chi phí chất lượng khởi động

Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giaiđoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặctính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thayđổi trong năm và ít phế liệu hơn

 Tóm lại: Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các khoản chi phí khác giảm đi, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho.

Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng trong phân loại hàng hóa tồn kho,nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau Từ đó xây dựngcác phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhómhàng khác nhau

Trong kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ của đơn vị thành

3 nhóm hàng: nhóm A, nhóm B và nhóm C Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng nămvới số lượng chủng loại hàng

Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn

vị hàng hoá với lượng dự trữ hàng hoá đó trong năm Số lượng chủng loại hàng là sốlượng từng loại hàng hoá dự trữ trong năm

 Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm

từ 70−80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ; nhưng về mặt số lượng, chủngloại thì chỉ chiếm khoảng 10−15% lượng hàng dự trữ

 Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung

bình, chiếm từ 15−25% so với tổng giá trị hàng dự trữ; nhưng về số lượng,chủng loại chúng chỉ chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ

 Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng

5% so với tổng giá trị hàng dự trữ; nhưng số lượng chiếm khoảng 50−55% tổng

số lượng hàng dự trữ

Sơ đồ 1: Phân loại hàng dữ trữ theo kỹ thuật ABC

Trong điều kiện hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thựchiện thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy vi tính Tuy nhiên,trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phântích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất nhiều thời gian nhưng nó đem lạinhững lợi ích nhất định Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị có những tácdụng sau:

 Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C,

do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A

 Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiệnvật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thườngxuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

 Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báokhác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thậnhơn so với các nhóm khác.

 Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên khôngngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhómhàng

 Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong

dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự

trữ.

Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho

Trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng nhất trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy, công tác quản trị hàng tồn kholuôn là vấn đề cần thiết cho mỗi doanh nghiệp

Thông thường, các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phùhợp với từng giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đếnkhi sản phẩm hoàn tất Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối

sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm Tuy nhiên,mức độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có khuynh hướng phụthuộc vào khả năng phân phối Ngay cả khi đối với các nhà phân phối, mức độ đầu tưvào hàng dự trữ cũng có nhiều khác biệt

Vấn đề tồn kho có tính hai mặt trái ngược nhau Đóng vai trò là nhà sản xuất,người ta thường tìm cách giảm lượng tồn kho, còn với quan điểm của người tiêu thụmong muốn tồn kho nhiều để đáp ứng nhu cầu, không để thiếu hụt, v.v… Vì vậy, tínhtoán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ hàng tồn kho rất quan trọngđối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp Dự trữ ít hoặc không cóhàng dự trữ cũng gây nhiều rủi ro không mong muốn cho doanh nghiệp: mất uy tín, sựtín nhiệm của khách hàng, phá vỡ kế hoạch sản xuất… nên hàng tồn kho là yếu tốkhông thể thiếu cho sự hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào

Chúng ta có thể phân biệt bốn chức năng chính của hàng tồn kho:

 Vai trò đầu tiên của hàng tồn kho là để đối phó với các yếu tố bất ngờ và sự rối loạn có thể xảy đến từ đầu vào Hàng tồn kho cho phép giải quyết tạm thời sự

gián đọan cung cấp đến từ các nhà cung ứng (sự chậm trễ, sự hư hỏng, sự bãicông, v.v…) hoặc do sự gián đoạn về vận chuyển (đường xá bị chặn)

 Vai trò thứ hai của kho là để bù trừ sự không nhất quán về thời gian và số lượng giữa sản xuất và yêu cầu Khoảng cách địa lí chia cách nhà cung ứng và

khách hàng (khoảng cách xa) là lý do đầu tiên Một lý do khác là nhà cung ứng,

dù ở trong hay ngoài xí nghiệp, đều không có khả năng đáp ứng tức thì các yêucầu của khách hàng bởi họ có những ưu tiên riêng

 Chức năng kinh tế: Đối với lợi ích kinh tế của doanh nghiệp việc tích trữ một

lượng hàng tồn kho thích hợp có thể làm giảm chi phí trong việc mua hàng nhưchi phí vận chuyển, chiết khấu mua hàng v.v…

 Chức năng tiên đoán: Hàng tồn kho là không thể thiếu được khi sản xuất và

tiêu thụ mang tính thời vụ Mặt khác, có những hàng tồn kho mang tính đầu cơ,

từ những dự đoán sẽ có sự tăng giá vật liệu hoặc do nguy cơ chính trị Ví dụnhư đầu cơ tích trữ xi măng để cung ứng cho thị trường vào các thời điểm nhạycảm khi nhu cầu xây dựng tăng cao

Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho

Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố

 Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường: Khả năng sẵn sàng cung ứng của

thị trường là một yếu tố tác động trực tiếp đến sản lượng tồn kho của doanhnghiệp Đối với những sản phẩm, nguyên vật liệu phổ thông, dễ tìm mua hoặcmua dễ dàng thì doanh nghiệp sẽ lưu trữ số lượng khác với những mặt hàngmua khó hơn hoặc tình hình cung ứng sản phẩm gặp khó khăn

 Thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp: Thời gian

vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp cũng quyết định sảnlượng tồn kho của doanh nghiệp Thời gian vận chuyển ngắn thì lưu trữ sốlượng thấp hơn, ngược lại nếu vận chuyển hàng hóa mất nhiều thời gian thìdoanh nghiệp lưu trữ với số lượng nhiều hơn để có thể đảm bảo hoạt động sảnxuất được diễn ra liên tục

 Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu: Tình hình thị trường có

xu hướng biến động liên tục bởi nhiều yếu tố; trong đó, điển hình là giá cả Đểtránh sự biến động giá cũng như hạn chế rủi ro do biến động giá gây nên, doanhnghiệp thường có quyết định dự trữ những hàng hóa có giá thường xuyên biếnđộng tuy nhiên với số lượng vừa phải nhằm hạn chế chi phí lưu kho

 Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm: Chu kỳ sản xuất sản phẩm quyết

định số lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như lượng tồn kho nhất định Đốivới những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn, thì lượng nguyênliệu cần đảm bảo cho việc sản xuất liên tục vì vậy cần một lượng hàng tồn khonhất định để có thể đảm bảo điều đó

Ngoài ra, trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanhnghiệp, khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, v.v…cũng ảnhhưởng đến vấn đề tồn kho của doanh nghiệp

Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng tồn kho cũng cần phải ở trong kho của doanhnghiệp là tốt Trong một số trường hợp, doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho ở mức bằng

1 Đó được xem là một biện pháp tối ưu về quản trị hàng tồn kho cũng như chi phíphát sinh cho vấn đề tồn kho Quản trị hàng tồn kho phải trả lời được 2 câu hỏi:

 Lượng đặt hàng là bao nhiêu để chi phí tồn kho nhỏ nhất?

 Thời điểm nào đặt hàng là thích hợp nhất?

Khi hàng tồn kho được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp sản xuất liên tục khôngđình trệ, đầu ra ổn định, góp phần giúp doanh nghiệp phát triển cả về tốc độ tăngtrưởng; cả về doanh số, lợi nhuận do tiết kiệm được chi phí trong đó có chi phí rủi ro.Bên cạnh đó, việc sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng hiệu quả, linh động hơn

Quy trình quản trị hàng tồn kho

Quy trình quản trị hàng tồn kho gồm các bước sau:

 Nhận hàng: Đo lường và kiểm tra tình trạng, số lượng, chất lượng, chủng loại

hàng hóa hoặc nguyên liệu trước khi nhập kho theo hóa đơn hay phiếu giaohàng

 Dự trữ hàng: Thực hiện việc lưu giữ hàng hóa hay nguyên vật liệu an toàn,

đúng phương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng

 Kiểm tra hàng: Kiểm tra hàng hóa hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất

khi cần thiết nhằm đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt, không bị thấtthoát và đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theoQuy định của công ty

 Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các hàng

hóa nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệuquả

 Sắp xếp: Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp

dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàngkhi cần thiết

 Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không thừa,

không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm, đúng số lượng vàđúng chủng loại

Các mô hình quản trị tồn kho

Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity)

- Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định lượng được

sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, trên cơ sở 2 loại chi phí:chi phí đặt mua hàng và chi phí lưu kho

Sơ đồ 2: Mô hình tồn kho EOQ với mức tồn kho không có dữ trữ an toàn

- Mục tiêu của mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ là nhằm làm tối thiểu hóa tổngchi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau Khiquy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hànggiảm, trong đó dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến chi phí khi lưu kho Do đó màtrên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa 2 chi phí cóliên hệ nghịch nhau này

- Mô hình này là một trong những kĩ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất,

nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford W Harris đề xuất, nhưngđến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Mô hình EOQ chỉ áp dụngđược khi có các điều kiện sau:

 Nhu cầu hàng hóa biết trước và ổn định (không đổi)

 Thời gian thực hiện đơn hàng biết trước và không đổi

 Lượng hàng đặt mua nhận ngay trong một chuyến hàng

 Chỉ tính chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho

 Sự thiếu hụt không xảy ra nếu đơn hàng thực hiện đúng lúc

 Không có chiết khấu theo số lượng

Có 2 loại chi phí biến đổi: chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ.

Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ:

Số lần đặt hàng trong năm = Nhu cầu hằng năm

Sản lượng của 1 đơn hàng

Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong năm * Chi phí đặt 1 đơn hàng

Chi phí tồn trữ = Lượng tồn kho bình quân * Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng tồn

kho trong 1 năm

Để chi phí tồn kho là thấp nhất  Cđh = C lk

Sơ đồ 3: Mô hình chi phí theo EOQ

Tổng chi phí về tồn kho = Chi phí đặt hàng trong năm + Chi phí tồn trữ hàng

tồn kho trong năm

Số lần đặt hàng N = Nhu cầu = D

 Xác định điểm đặt hàng lại Điểm đặt hàng lại (ROP) = Nhu cầu hàng ngày x Thời gian vận chuyển 1 đơn hàng

ROP = d x L

Trong đó:

L: Thời gian vận chuyển 1 đơn hàng

D d: Nhu cầu hàng ngày d =

n

D: Nhu cầu hàng nămn: Số ngày làm việc trong năm

Sơ đồ 4: Mô hình điểm đặt hàng lại ROP

 Ưu điểm, nhược điểm của mô hình EOQ

- Ưu điểm: công cụ giúp xác định mức đặt hàng tối ưu  khoảng cách đặt hàng tối ưu

và mức dự trữ bình quân tối ưu

- Nhược điểm: mang tính lý thuyết và chỉ áp dụng khi có các điều kiện nêu trên.

Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)

- Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng Tuy nhiên, có những trường hợp doanh nghiệp nhận

- Trong mô hình POQ, cơ bản giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất làhàng được đưa đến nhiều chuyến Bằng phương pháp giống như EOQ có thể tính đượcmức tồn kho tối đa.

d: Nhu cầu sử dụng hàng ngàyLượng cung ứng trong mỗi ngày: Q = P.t

2DS Lượng đơn hàng tối ưu Q *

= √ ( )

Mức tồn kho tối đa = Tổng số đơn vị hàng được – Tổng số hàng được sử dụng

cung ứng trong thời gian t trong thời gian t

Chi phí tồn trữ Cl = Q (1 - d)

H

Hàm tổng chi phí trong trường hợp này đươc viết lại TC = D S + Q H (1 - d

Sơ đồ 5: Mô hình lượng đặt hàng sản xuất POQ

Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ – Back Order Quantity)

- Mô hình này được xây dựng trên cơ sở giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu hụt cóchủ định trước nhưng không làm giảm doanh thu và do đó ta xác định được chi phíthiếu hụt do việc để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm

- Điều kiện áp dụng mô hình BOQ: doanh nghiệp mua hàng không đem về hết mà gửilại một phần ở kho của nhà cung cấp

- Mục tiêu của mô hình này tìm lượng đặt hàng tối ưu sao cho tổng chi phí (chi phí đặthàng, chi phí tồn trữ, chi phí cho lượng hàng để lại ở nơi cung ứng là nhỏ nhất)

B

b * = 2SD

× B

- Sản lượng đem về tối ưu: H H+B

- Sản lượng để lại nơi cung ứng = Sản lượng 1 đơn hàng – Sản lượng hàng đem về

Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Models)

- Giả định của mô hình này là khi mua hàng với số lượng lớn.

- Mục tiêu: Chọn lựa mức sản lượng tối ưu để tổng chi phí hàng tồn kho hàng năm (chi

phí đặt hàng, chi phí phí lưu kho, chi phí mua hàng) là nhỏ nhất

- Để xác định được lượng hàng tối ưu trong 1 đơn hàng, ta tiến hành 4 bước sau đây: Bước 1: Xác định lượng hàng tối ưu Q* ở từng mức khấu trừ theo công thức sau:

Q*  2SD

IP

Trong đó:

S: Chi phí lập đơn hàngD: Nhu cầu hàng nămI: Tỷ lệ phần trăm chi phí tồn trữ tính theo giá mua 1 đơn vịP: Giá mua 1 đơn vị hàng

H = I.P: Chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị tồn kho 1 năm