Tạo phân chương - tiêu đề chương trong soạn thảo văn bản

Đối với công tác tài liệu, nếu như viết là cách giúp nhà nghiên cứu sắp xếp, tổ chức thông tin, ý tưởng nhằm chứng minh một vấn đề và thuyết phục người đọc tin vào điều được chứng minh đ

A Chương Mở đầu

Ngày nay, các văn bản, tài liệu chính thức dưới dạng viết tay hay soạn bằng máy đánh chữ đang trên đường biến mất khỏi chu trình phổ biến, truyền đạt thông tin Và các văn bản mới hầu như, nếu không muốn nói là tất cả, đều được soạn thảo trên máy vi tính

Trong nghiên cứu khoa học cũng vậy Các văn bản, tài liệu khoa học ngày nay có một sự

lệ thuộc gần như là bắt buộc vào công nghệ thông tin

Soạn thảo văn bản khoa học là một công việc đòi hỏi nhiều ở khả năng nắm bắt kĩ thuật

sử dụng máy tính nói chung và trình soạn thảo văn bản nói riêng Nhà nghiên cứu không chỉ cần làm chủ được các dụng cụ thí nghiệm và phương pháp nghiên cứu mà còn cần phải biết cách truyền đạt thông tin khoa học một cách hiệu quả Để làm được điều đó, cần phải thích nghi với một môi trường thông tin mới, với những công cụ mới Các công cụ này sẽ hỗ trợ được cho nhà nghiên cứu được về nhiều mặt, kể cả tìm kiếm thông tin, xử lí thông tin, truyền đạt thông tin

Đối với công tác tài liệu, nếu như viết là cách giúp nhà nghiên cứu sắp xếp, tổ chức thông tin, ý tưởng nhằm chứng minh một vấn đề và thuyết phục người đọc tin vào điều được chứng minh đó, thì:

Soạn thảo là cách giúp nhà nghiên cứu biến các ý tưởng viết đó thành hiện thực trong một bài viết hoàn chỉnh, bằng cách sử dụng những công cụ phù hợp với sự phát triển của thời đại;

Thuyết trình là công cụ hùng biện giúp nhà nghiên cứu bảo vệ được quan điểm trong bài viết (thuyết phục một chiều) và thuyết phục được người khác thông qua lắng nghe và đối thoại (thuyết phục hai chiều)

Do đó, cả quá trình soạn thảo bài viết và thiết kế bài thuyết trình cần phải được đầu tư một cách thích đáng, có nguyên tắc, có bài bản và có phương pháp, nhằm tận dụng được các tính năng ưu việt của công nghệ mới phù hợp với các yêu cầu khoa học để làm thăng hoa giá trị bài viết, giá trị công trình nghiên cứu

1 Mở đầu

Hiện nay, các văn bản hướng dẫn hoặc quy định về cách trình bày văn bản khoa học ở Việt Nam, cũng như vấn đề quy tắc trình bày tham khảo khoa học, vẫn chưa có được sự thống nhất, chưa đạt được mức độ tương đối hoàn chỉnh về chi tiết và hợp lí về kĩ thuật (xét trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin và khoa học) Vì vậy, trong phần này chúng tôi cố gắng tổng hợp lại tất cả các quy định còn rời rạc kia, và dựa theo tinh thần của văn bản hướng dẫn có hiệu lực pháp lí cao nhất tại Việt Nam về cách trình bày các loại văn bản hành chính dùng trong các cơ quan, tổ chức: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP do Văn phòng Chính phủ

và Bộ Nội vụ ban hành ngày 06/05/2005

Phạm vi áp dụng của các thể thức và kĩ thuật trình bày dưới đây chủ yếu là các luận văn khoa học Các bài báo cáo chuyên đề, báo cáo kĩ thuật hay các văn bản khoa học khác có thể áp dụng tương tự, với sự điều chỉnh ở những nội dung, đề mục đặc thù

Phông chữ Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản khoa học phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản Bộ mã kí tự chữ Việt được sử dụng là bộ phông chữ tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Không dùng quá nhiều phông chữ và cỡ chữ cho tất cả các thành phần trong cùng một văn bản

Nên dùng phông chữ không có chân (sans serif) cho các chương mục và chữ có chân (serif) cho bản văn

2 Các thành phần trong văn bản

a Trang bìa Thông thường, trang bìa và trang lót (hay bìa phụ) có nội dung giống nhau Theo trình tự

từ trên xuống có các thành phần sau:

a Tên tổ chức, cơ quan quản lí đề tài;

b Tên tác giả;

c Tên đề tài;

d Tên loại, cấp độ và số hiệu đề tài (nếu có);

e Tên người hướng dẫn khoa học;

f Địa danh và thời gian công bố tài liệu

b Các trang nội dung

Kể từ sau trang bìa và trang lót, các trang nội dung sẽ được chia thành nhiều chương mục tuỳ theo loại tài liệu và đặc thù chuyên ngành

Dựa theo cây mục tiêu áp dụng đối với tài liệu khoa học, các trang nội dung của một luận văn khoa học được chia thành các cấp chủ yếu sau đây:

a Chương:

Cấp đề mục lớn nhất của luận văn, thường gồm các chương có đánh số thứ tự như mở đầu, tổng quan tài liệu, vật liệu và phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận và khuyến nghị; đồng thời có các thành phần tương đương với chương nhưng không đánh số thứ tự chương như mục lục, các danh mục bảng, hình, kí hiệu và chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục

b Mục:

Cấp đề mục lớn nhất trong mỗi chương, thể hiện cấu trúc vấn đề trình bày trong chương; Tiểu mục:

Cấp đề mục con liền dưới mục, nhằm chia nhỏ các vấn đề trong mỗi mục sao cho phù hợp với logic trình bày;

c Ý lớn:

Nếu trong mỗi tiểu mục có nhiều ý lớn thì phân chia ra thành các đề mục con liền dưới tiểu mục;

d Ý nhỏ:

Nếu trong mỗi ý lớn còn cần phân biệt ra nhiều ý nhỏ thì chia thành các đề mục con liền dưới ý lớn

Trong mỗi cấp đề mục, nội dung bản văn (body text) được trình bày thành các đoạn văn bản (paragraph) để diễn đạt các vấn đề chi tiết

Các thành phần khác được sử dụng kết hợp với các bản văn là các yếu tố chèn không

có thuộc tính văn bản (text/texte) (hình ảnh, biểu đồ, ), các bảng biểu số liệu, các danh sách liệt

kê (đánh số thứ tự hoặc đánh dấu kí hiệu), các biểu ghi cước chú và hậu chú

Mỗi trang văn bản có hai thành phần cung cấp thông tin nhận diện tài liệu là đầu trang và chân trang

c Khổ giấy

Các luận văn khoa học, hay các tài liệu khoa học không thuộc dạng ấn phẩm từ nhà

in nói chung, được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm)

d Kiểu trình bày

Các trang bình thường của tài liệu khoa học được canh biên đều hai bên, với các khoảng cách lề từ mép ngoài cùng của nội dung văn bản đến mép giấy như sau:

a Lề trên: 3,5 cm;

b Lề dưới: 3,0 cm;

c Lề trái: 3,5 cm;

d Lề phải: 2,0 cm

Những trang đặc biệt trong tài liệu được trình bày theo chiều ngang có các khoảng cách

lề từ mép ngoài cùng của nội dung văn bản đến mép giấy như sau:

e Lề trên: 3,5 cm;

f Lề dưới: 2,0 cm;

g Lề trái: 3,0 cm;

h Lề phải: 3,5 cm

Phần đầu trang và chân trang cách mép giấy 1,5 cm Phần cước chú cách mép dưới cùng của nội dung văn bản trong cùng trang 1 cm (nếu có một hoặc hai dòng) hoặc 0,5 cm (nếu dài từ ba dòng trở lên)

3 Kĩ thuật trình bày các thành phần trong văn bản

Với các quy định chung về các phông chữ, các thành phần, trong văn bản, khổ giấy và các kiểu trình bày như trên, có thể định ra một số kĩ thuật trình bày cụ thể các thành phần trong văn bản khoa học

a Trang bìa

Của tài liệu cần được trình bày một cách cẩn thận vì đây là nơi gây ấn tượng đầu tiên cho người đọc Mà ấn tượng đầu tiên luôn là ấn tượng mạnh

Kiểu trình bày trang bìa có lề trên cách mép giấy 3 cm, các lề còn lại giống với kiểu trình bày đã đề cập ở trên Kĩ thuật trình bày được quy định cho các thành phần theo thứ tự từ trên xuống dưới

a Tên tổ chức, cơ quan quản lí đề tài:

Toàn bộ tên gọi được viết bằng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí ở khoảng từ 1/6 đến 1/5 chiều dọc trang giấy Tên đơn vị quản lí trực tiếp đề tài in đậm, các cấp trên in thường Bên dưới tên đơn vị trực tiếp quản lí có đường kẻ ngang, nét liền,

có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Nhiều nhất là ba cấp, trong đó cấp thấp nhất là đơn vị trực tiếp quản lí đề tài, các cấp liền trên là tên đơn vị chủ quản tương ứng với mỗi cấp

Đối với luận văn bậc đại học, đơn vị này là cấp khoa; với bậc cao học trở lên, đơn vị này

là cấp trường

b Tên đơn vị chủ quản là cấp bộ hoặc các cấp tương đương

Nếu trường đại học trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thì đây cũng là đơn vị chủ quản Nếu trường đại học trực thuộc một bộ khác thì ghi hai bộ ở cùng cấp cao nhất, cách nhau bằng "khoảng trắng, gạch nối, khoảng trắng"

Nếu trường đại học thuộc các đại học quốc gia thì đơn vị chủ quản là đại học quốc gia (đại diện cho Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Nếu đơn vị chủ quản là các viện nghiên cứu thì ghi tên đầy đủ của viện

c Tên tác giả:

Viết đầy đủ họ và tên tác giả bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 16, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí ở khoảng từ 1/4 đến 1/3 chiều dọc trang giấy

Trường hợp có nhiều tác giả, sắp xếp các tác giả theo thứ tự giảm dần của mức độ ảnh hưởng quyết định đến đề tài

Nếu các tác giả có ảnh hưởng ngang nhau, sắp xếp theo thứ tự chữ cái

Giữa các tác giả cách nhau bằng "dấu phẩy, khoảng trắng", không có dấu chấm hết sau tên tác giả sau cùng

Nếu nhiều tác giả viết dài hơn một dòng thì ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sau dấu phẩy mà không được cắt ngang họ tên của một tác giả; cách dòng 1,5 dòng

d Tên đề tài:

Viết tên đề tài bằng chữ in hoa, đứng (trừ những chữ cần in nghiêng theo quy định), đậm, cỡ chữ 20, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí ở khoảng từ 2/5 đến 1/2 chiều dọc trang giấy

Không có dấu chấm hết sau tên đề tài

Nếu tên đề tài dài quá một dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sao cho toàn bộ phần tên đề tài cân đối, thường có dạng hình tháp

Khi ngắt dòng không làm cắt ngang một từ ghép hay tên riêng

Không nên đặt tên vượt quá ba dòng theo cỡ chữ trên Nếu tên quá dài, thu nhỏ chữ xuống cỡ 18

e Tên loại, cấp độ và số hiệu đề tài (nếu có):

Viết tên loại và cấp độ bằng chữ in thường (một số chữ cái đầu từ ghép viết hoa theo quy định), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí ở khoảng 3/5 chiều dọc trang giấy

Nếu tên loại và cấp độ dài hơn một dòng thì ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) ở vị trí phù hợp, không cắt ngang một từ ghép hay tên riêng Cách 1,5 dòng

Nếu có số hiệu đề tài, ghi đúng mã quy định ở một dòng riêng, cách 1,5 dòng

f Tên người hướng dẫn khoa học:

Viết tên thành phần "Người hướng dẫn khoa học:" bằng chữ in thường, đứng, cỡ chữ 14; viết danh xưng đầy đủ của người hướng dẫn khoa học ở một dòng riêng bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14; canh biên trái ở khoảng 1/2 chiều ngang trang giấy, cách dòng 1,5 dòng Vị trí ở khoảng 2/3 chiều dọc trang giấy

g Danh xưng đầy đủ của một người hướng dẫn khoa học bao gồm:

Chức danh (nếu có): giáo sư hoặc phó giáo sư, viết tắt theo quy định;

Học vị (nếu có): tiến sĩ, thạc sĩ, Viết tắt theo quy định;

Họ và tên đầy đủ

Nếu có hai người hướng dẫn, viết danh xưng mỗi người trong một dòng riêng, cách 1,5 dòng:

Vai trò ngang nhau: xếp theo thứ tự chữ cái tên mỗi người;

Vai trò chính-phụ: tên người hướng dẫn chính trước, người hướng dẫn phụ sau

h Địa danh và thời gian công bố tài liệu:

Viết bằng chữ thường (các chữ cái đầu viết in hoa theo quy định tên địa danh), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí ở dòng kề cuối trang, hoặc khoảng từ 4/5 đến 5/6 chiều dọc trang giấy Cách giữa địa danh và thời gian là "dấu phẩy, khoảng trắng"

Địa danh là tên đơn vị hành chính nơi đặt trụ sở của cơ quan quản lí đề tài Các đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng số phải được viết với tên gọi đầy đủ

Cơ quan, tổ chức trung ương: địa danh là tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

Thành phố trực thuộc trung ương: địa danh là tên thành phố;

Tỉnh: địa danh là tên thành phố thuộc tỉnh, thị xã hoặc huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

Cơ quan, tổ chức cấp huyện: địa danh là tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Cơ quan, tổ chức cấp xã: địa danh là tên phường, xã, thị trấn

Thời gian công bố tài liệu: viết tháng và năm công bố theo quy tắc viết thời gian

b Trang văn bản chính

Viết bằng chữ in thường, đứng (riêng những chữ cần viết in hoa, in đậm, in nghiêng được viết theo quy định), cỡ chữ 13-14; canh biên đều hai bên, biên trái sát mép biên văn bản; dòng đầu của đoạn thụt biên 1,27 cm (1 tab); cách dòng 1,5 dòng; cách đoạn và đoạn dưới đều 0,21 cm (6 pt)

a Chương:

Viết bằng chữ in hoa, đứng (trừ những chữ cần in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 18, canh giữa; cách đoạn trên 1,5 cm (42,55 pt) và đoạn dưới 0,105 cm (3 pt)

Nếu tên chương dài hơn một dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sao cho tỉ lệ các dòng cân đối, không cắt ngang một tên riêng hay từ ghép; cách dòng đơn

Nếu có tựa phụ, viết bằng chữ in hoa, nghiêng, cỡ chữ 16, in nghiêng; cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,11 cm (3 pt)

Chỉ dùng kèm "Chương" cùng với số thứ tự của chương cho những chương từ mở đầu hoặc sau mở đầu đến kết luận và khuyến nghị Dấu ngăn cách giữa số thứ tự chương và tên chương cần thống nhất trong cả bài cùng với các đề mục khác, nên dùng "chấm, khoảng trắng" cho tất cả các chương mục

Không có dấu chấm câu sau tựa chương; các dấu câu bên trong tựa sử dụng bình thường

b Mục:

Viết bằng chữ in thường, đứng (trừ những chữ cần in nghiêng viết theo quy định), đậm,

cỡ chữ 16; canh biên trái sát biên văn bản; cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,105 cm (3 pt)

Số thứ tự và dấu cách với tên mục cần theo một quy tắc thống nhất trong toàn văn bản Cách đơn giản nhất là "dấu chấm, khoảng trắng"

Không có dấu kết thúc cuối tên mục (chấm hết, hai chấm, ); các dấu bên trong sử dụng bình thường

Nếu tên mục dài hơn một dòng, dòng thứ hai được canh biên trái thẳng hàng với phần bắt đầu tên mục ở dòng đầu (sau số thứ tự và dấu cách), cách dòng đơn

Ba quy tắc vừa kể trên cũng đồng thời áp dụng cho tất cả các cấp đề mục thấp hơn trong toàn bài

c Tiểu mục:

Viết bằng chữ in thường, đậm, nghiêng (riêng những chữ bình thường cần in nghiêng thì được in đứng), cỡ chữ 14; canh biên trái sát biên văn bản; cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,105 cm (3 pt)

d Ý lớn:

Viết bằng chữ in thường, nghiêng (riêng những chữ bình thường cần in nghiêng thì được

in đứng), cỡ chữ 14; canh biên trái cách biên văn bản 0,63 cm (hay 0,5 tab); cách đoạn trên 0,42

cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,21 cm (6 pt)

e Ý nhỏ:

Viết bằng chữ in thường, đứng (riêng những chữ cần in nghiêng được viết theo quy định), cỡ chữ 14; canh biên trái cách biên văn bản 1,27 cm (hay 1 tab); cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,105 cm (3 pt)

f Bảng:

Các bảng có biên cân đối so với đoạn văn bản; tựa các cột, dòng viết bằng chữ in thường (riêng các chữ in hoa và in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 12; các ô nội dung viết chữ in thường, đứng (các chữ in hoa, in nghiêng viết theo quy định), cỡ chữ 12, những yếu

tố quan trọng cần làm nổi bật có thể in đậm Cách dòng đơn; cách đoạn trên và dưới đều 0,21

cm (6 pt)

Tựa cột canh giữa sao cho cân đối cả theo chiều ngang lẫn chiều dọc Tựa dòng canh trái theo chiều ngang và canh giữa theo chiều dọc

Các ô nội dung canh trái, giữa hoặc phải sao cho cân đối và thống nhất trong toàn bảng

và toàn bài

Tên bảng viết ở trên bảng, bằng chữ in thường (riêng các chữ in hoa và in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 12, canh giữa; cách dòng đơn, cách đoạn trên và dưới đều 0,21 cm (6 pt); không có dấu kết thúc cuối tên bảng, các dấu bên trong viết bình thường

Nếu tên bảng dài quá một dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sao cho tỉ lệ các dòng cân đối và không cắt ngang một từ ghép hay tên riêng

Số thứ tự bảng và dấu cách cần thống nhất trong toàn bài, tốt nhất là: kèm trước bằng

số thứ tự chương; đánh số liên tục trong từng chương, bắt đầu từ 1; dấu cách sau số thứ tự là

"chấm, khoảng trắng"

Nếu bảng lấy nguyên vẹn từ các nguồn khác phải chú thích rõ bên dưới bảng "Nguồn: " kèm với tên nguồn theo đúng cách trích dẫn tham khảo, cỡ chữ 11, chữ in thường, đứng, canh biên trái sát mép trái bảng, cách dòng đơn, cách đoạn trên và dưới 0,21 cm (6 pt) Nếu trích hoặc

có sửa đổi so với nguồn thì ghi rõ thay cho "Nguồn: "

Trong bài viết, bảng phải được dẫn ra ít nhất một lần với số thứ tự bảng đi kèm (không viết "theo bảng dưới đây", "trong bảng sau" hay các cách viết tương tự)

g Hình:

Các quy định kĩ thuật trình bày tương tự so với bảng Có một số lưu ý khác biệt sau: Tên hình viết ở dưới hình;

Các cỡ chữ sử dụng trong hình tuỳ thuộc chương trình thiết kế;

Chú thích nguồn gốc trong ngoặc đơn đặt ở sau cùng trong tên hình, thay vì ở một dòng riêng như đối với bảng

c Danh sách liệt kê:

Kĩ thuật trình bày tương tự như đoạn văn bản, với một số điểm lưu ý sau đây:

Nên sử dụng kí hiệu liệt kê đơn giản (số Arab, chữ cái Latin thường; chấm tròn hoặc chấm vuông đầy hoặc rỗng);

Biên trái của danh sách thẳng hàng, kí hiệu liệt kê thụt 0,63 cm (0,5 tab) so với biên trái đoạn văn bản, nội dung tất cả các dòng của mỗi biểu liệt kê thụt 0,63 cm (0,5 tab) so với kí hiệu liệt kê;

Nếu liệt kê theo một ý dẫn liền trước với dấu hai chấm: chữ cái đầu mỗi biểu không viết

in hoa (trừ tên riêng), trong biểu không sử dụng dấu chấm, kết thúc mỗi biểu liệt kê bằng dấu chấm phẩy, kết thúc biểu cuối cùng bằng dấu chấm hết;

Nếu có danh sách con trong một biểu liệt kê thì áp dụng tương tự, với dấu phẩy kết thúc mỗi biểu liệt kê con và dấu chấm phẩy kết thúc biểu liệt kê con cuối cùng;

Nếu liệt kê theo một ý dẫn trước đó không có dấu hai chấm: viết câu và dùng dấu chấm câu như trong đoạn văn bản bình thường

4 Đầu trang và chân trang:

Các thành phần này giúp người đọc định vị trong quá trình đọc tài liệu, không nên viết quá nhiều mà cần cô đọng ở các thông tin chính

a Đầu trang:

Trang chẵn viết tên tác giả, trang lẻ viết tên đề tài vắn tắt; cỡ chữ 11, chữ thường, đứng; canh biên phải; gạch chân dòng đơn hoặc kép dưới đoạn văn bản

b Chân trang:

Viết số thứ tự trang (không ghi kèm "Trang"), với dấu cách thống nhất trong toàn bài (thường là "gạch ngang, khoảng trắng, số thứ tự trang, khoảng trắng, gạch ngang"); cỡ chữ 11, chữ thường, đứng; canh giữa; gạch đầu dòng đơn hoặc kép trên đoạn văn bản

Các trang khai tập: kiểu số La Mã, chữ thường (i, ii, iii, ), đánh số từ i

Các trang bài chính và phụ đính (từ phần mở đầu trở đi): kiểu số Arab (1, 2, 3, ), đánh

số từ 1

5 Các biểu ghi cước chú và hậu chú:

Nên sử dụng các định dạng mặc định của trình soạn thảo

1 Viết hoa và viết tắt

a Nhân danh Tên của người Việt Nam hay tên người nước ngoài đã phiên theo âm Hán Việt (kể cả danh hiệu, bút danh): viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết, không có dấu gạch nối giữa các âm tiết Ví dụ: Nguyễn Du, Tố Hữu, Huỳnh Thúc Kháng, Hàm Nghi, Tương Lai, Lê Đăng Doanh,

Các danh từ riêng (địa danh, hiệu danh, nhân danh) kết hợp với nhân danh: viết hoa tất

cả các chữ cái đầu âm tiết

Ví dụ: Nguyên Vina Cap, Chinh Olympia, Dũng Phan (Rang), Các danh từ chỉ quan hệ, danh từ xưng hô, danh từ chung kết hợp với nhân danh:

Viết hoa chữ cái đầu danh từ quan hệ hay danh từ xưng hô khi tỏ ý tôn kính: Bà Triệu, Thánh Gióng, Bác Hồ, Cụ Phan, ;

Viết hoa yếu tố đầu khi danh từ và nhân danh kết hợp chặt chẽ trở thành tên gọi thông tục hay biệt hiệu: Đồ Chiểu, Tú Xương, Thủ khoa Huân, Đề Thám, Bạch Vân Cư sĩ, Hồ Chủ tịch, Mười Cúc, Bảy Viễn,

Không viết hoa các danh từ chỉ quan hệ, danh từ xưng hô hay biệt danh bình thường: ông Phan Thanh Giản, bà Tôn Nữ Thị Ninh, thầy Ba Cầu Bông, cô Ba chữ kí, Sơn "công chúa", Thành "gà tre",

Tên người nước ngoài không phiên theo âm Hán Việt: xem phần thuật ngữ và tên riêng tiếng nước ngoài

b Địa danh Tên đất Việt Nam hoặc tên đất nước ngoài đã phiên theo âm Hán Việt: viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết, không có dấu gạch nối

Ví dụ: Nam Bộ, Trường Sơn, Nha Trang, Bắc Kinh, Ba Lan, Địa Trung Hải,

Các danh từ chung chỉ đối tượng địa hình (danh pháp):

Bình thường không viết hoa danh pháp: sông Cửu Long, vùng Tây Bắc, khu vực Đông Nam Á, châu Âu, phương Nam, tỉnh Bình Thuận, quận Ba Đình, thành phố Đà Lạt, ;

Chỉ viết hoa nếu danh pháp kết hợp chặt chẽ, trở thành yếu tố không tách rời được của địa danh: Vàm Cỏ Đông, Bản Keo, Cửa Lò, Vũng Tàu, Biển Hồ, Trường Giang, Hồng Hà, Hắc Hải, Thái Bình Dương

Các từ chỉ phương hướng: đông, tây, nam, bắc, thượng, hạ, nội, ngoại, trung, cận, viễn,

Viết hoa chữ cái đầu âm tiết khi đó là một địa danh hay yếu tố không tách rời của địa danh: thôn Đông, xóm Đoài, miền Trung, Tây Âu, Viễn Tây, Trung Đông, xã Xuân Thới Thượng,

Không viết hoa khi từ chỉ phương hướng không có vai trò địa danh: gió mùa đông bắc, gió mùa tây nam, hướng chính nam, mạn bắc,

c Hiệu danh, vật danh Các thương hiệu, nhãn hiệu, pháp nhân: viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết tên riêng, nhưng không viết hoa danh từ chung chỉ loại hiệu danh, vật danh

Ví dụ: hãng Ba Son, công ti Unilever, báo Tuổi Trẻ, nhà thờ Đức Bà, chùa Xá Lợi, xe đạp Phượng Hoàng, máy tính HP,

Viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết:

Tên các năm âm lịch: Giáp Tí, Ất Sửu, Bính Dần, Đinh Mão,

Tên riêng các giáo phái, tôn giáo viết bằng tiếng Việt hoặc Hán Việt (không bao gồm các danh từ chung như "đạo", "giáo"): đạo Cao Đài, đạo Hoà Hảo, Thiên Chúa giáo, Tin Lành, Cơ Đốc giáo, Bà La Môn, Tiểu Thừa, Thiền Tông,

Thuật ngữ và tên riêng tiếng nước ngoài

2 Viết tên riêng

Trên cơ sở các quan điểm nói trên, việc viết tên riêng trong tài liệu khoa học cần tôn trọng tối đa tên gọi nguyên ngữ

Tên riêng đã Việt hoá từ lâu, trở thành thói quen: chấp nhận như tên gọi tiếng Việt bình thường, nhưng những tên gọi không phổ biến thì không dùng nữa

Ví dụ: vẫn dùng Pháp, Anh, Luân Đôn, Hoa Kì, Ba Lan, ; nhưng không dùng Hoa Thịnh Đốn (Washington), Mạc Tư Khoa (Moskova), Gia Nã Đại (Canada), Á Căn Đình (Argentina), Phi Luật Tân (Philippines)

Tên riêng gốc Hán: phiên âm theo cách đọc Hán Việt

Ví dụ: Chu Dung Cơ, Bắc Kinh, Thượng Hải, Tô Châu, Nhật Bản, Đài Bắc (không viết Zhu Rongji, Beijing, Shanghai, Suzhou, Japan, Taipei, )

Tên riêng ngữ hệ Latin: giữ nguyên cách viết nguyên ngữ trong khả năng trình bày của bảng chữ cái Việt (bao gồm 26 chữ cái Latin từ A đến Z và các chữ cái có dấu tiếng Việt) Cách đọc cũng giữ được càng gần nguyên ngữ càng tốt

Ví dụ: Alexandre de Rhodes, Leonard da Vinci, Napoléon, Paris, Berlin, Santiago, Antoine de Saint-Exupéry, (không viết A-lê-xan-đơ Đờ Rốt, Lê-ô-na Đa Vanh-xi, Na-pô-lê-ông, Pa-ri, Béc-lanh, Xantiagô, Ăngtoan Đơ Xanh - Êxuypêry, )

Tên riêng không thuộc ngữ hệ Latin: giữ nguyên cách viết đã Latin hoá theo quy cách quốc tế, nên dùng tên và danh pháp bằng nguyên ngữ, cách được Tổ chức Địa danh của Liên hợp quốc (UNGEGN) khuyến khích (kể cả đối với tên riêng dân tộc thiểu số trong nước)

Ví dụ: Dhaka, Dakar, Praha, Wien, Lisboa, Moskva, (không viết Đaca hay Đa-Ka, Pơ-ra-ha, Viên, Li-xbơn, Mát-xcơ-va, ; viết tên cũ trong ngoặc đơn và hướng tới loại bỏ hẳn khỏi văn bản: Prague, Vienna, Lisbon, Moscow,…)

3 Viết thuật ngữ tiếng nước ngoài

Với các thuật ngữ tiếng nước ngoài, cần linh động sử dụng các quy tắc phiên chuyển sao cho càng gần với nguyên ngữ càng tốt, không gây xáo trộn nghiêm trọng cấu trúc tiếng Việt đồng thời có một sự linh động nhất định giúp tiếng Việt có khả năng phát triển phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ và đời sống xã hội

Các thuật ngữ viết tắt có tính phổ biến quốc tế thì chấp nhận như nguyên ngữ, ưu tiên theo loại ngôn ngữ nào sử dụng thuật ngữ đó phổ biến hơn, nhưng phát âm theo tiếng Việt:

Tên khoa học các chi và loài sinh vật: Skeletonema costatum, Phaseolus polystachios (L.) Britton et al., Vigna unguiculata subsp Cylindrica (L.) Verdc., Pseudo-nitzschia spp., Thalassiosira sp.,

Tên các gen (nhưng tên protein tương ứng viết thường): protein HSP (heat shock protein) - gen hsp18; sắc tố phytochrom - các gen PHYA, PHYB, PHYC, PHYD và PHYE;

Tiếng nước ngoài chưa qua phiên chuyển (không áp dụng với tên riêng hay chữ viết tắt): viết e-mail, website, e-learning, Nhưng không viết DNA, SARS, PCR, PGR,

Với các thuật ngữ và khái niệm mới, chưa được biết hoặc thừa nhận rộng rãi, hoặc có thể gây khó hiểu cho người đọc, thì ở lần đầu tiên xuất hiện trong bản văn cần chú thích nguyên ngữ trong ngoặc đơn, bằng chữ in nghiêng theo quy định Lưu ý: trong luận văn không chú thích quá nhiều khái niệm, thuật ngữ đã phổ biến trong chuyên ngành

4 Dấu câu và kí hiệu

Đối với dấu câu và các kí hiệu, vấn đề quan trọng nhất trong kĩ thuật nhập liệu là có hay không có khoảng trắng trước và sau dấu hay kí hiệu được dùng Hiện nay chưa có văn bản nào quy định thống nhất và có hệ thống trong cả nước về việc này Bảng dưới đây được mô tả dựa trên việc tham khảo và tổng hợp những quy tắc đã sử dụng phổ biến trong nhiều loại tài liệu khác nhau trong nước, có đối chiếu với các bộ tiêu chuẩn hoặc quy tắc phổ biến trên thế giới

Có hai loại khoảng trắng trong một văn bản nói chung:

a Khoảng trắng (bình thường):

Kí tự rỗng, tạo ra một khoảng trống trên văn bản khi in ra giấy

b Khoảng trắng dính:

Là khoảng trắng nhưng không bị tách rời khỏi từ hoặc số liền trước khi xuống hàng ở cuối câu Cần dùng khoảng trắng này khi muốn kéo kí hiệu ở cuối dòng trên xuống dòng dưới cùng với kí tự hay kí số liền trước, thay vì dùng lệnh/phím ngắt dòng (trên máy tính: nhấn Shift + Enter) hay xuống dòng (nhấn phím Enter)

5 Thời gian

Để biểu diễn thời gian trong văn bản, có các trường hợp sau: ngày-tháng-năm; giờ-phút-giây; các khoảng thời gian theo cây niên đại; các thứ trong tuần Mỗi loại thời gian có một số cách ghi khác nhau Hiện nay do chưa có văn bản chính thức quy định bắt buộc vấn đề này nên cần tự lựa chọn một cách viết thống nhất và hợp lí trong cả bài

a Cách ghi ngày-tháng-năm

a Viết đầy đủ bằng chữ thường

b Viết như trên, nhưng số của tháng viết bằng chữ thường

c Nếu có thành phần nào cần bỏ đi thì các phần còn lại vẫn giữ nguyên cấu trúc: tháng

4 năm 1984, ngày 07 tháng giêng,

d Viết ngày tháng năm vắn tắt

e Số của năm: chỉ viết hai số cuối (dùng giới hạn vì dễ gây nhầm lẫn), viết đầy đủ các con số (ngày càng phổ biến);

f Dấu cách: thường có hai kiểu dấu cách:

g Dấu gạch nối (-): ngày 01-3-2003, ngày 15-01-1997,

h Dấu gạch chéo (/): ngày 27/7/1969, ngày 08/01/1978,

Nói chung, cách ghi tất cả các tháng và ngày bằng hai con số, dùng dấu gạch chéo làm dấu ngăn cách là cách phù hợp nhất, xét về cách sử dụng dấu và kí hiệu cũng như về quan hệ

sử dụng các chương trình máy tính

b Cách ghi giờ-phút-giây

a Giờ-phút-giây đầy đủ:

Viết đầy đủ bằng số Arab, đơn vị viết bằng chữ thường: 7 giờ 30 phút 45 giây, 8 giờ 45 phút, 4 phút 11 giây, 10 giây 35 sao, ;

Nếu là con số chỉ thời gian trong ngày, thêm yếu tố chỉ buổi (khoảng 12 giờ) hoặc dùng đầy đủ con số của hệ 24 giờ: 9 giờ 30 phút sáng, 5 giờ chiều, 7 giờ tối, 11 giờ khuya, 9 giờ 45 phút, 13 giờ 30 phút, 0 giờ 15 phút 30 giây,

b Giờ-phút-giây vắn tắt:

Chỉ dùng các con số và các đơn vị đo hoặc kí hiệu thời gian:

Thứ tự: theo đúng thứ tự giờ, phút, giây, sao;

Đơn vị đo thời gian: h (giờ), min (phút), s (giây);

Kí hiệu đơn vị đo thời gian: ' (phút), " (giây);

c Dấu cách:

Nếu dùng đơn vị đo thời gian, dấu cách là khoảng trắng dính trước và sau đơn vị (trừ đơn vị cuối cùng), đơn vị sao để trống: 12 h 15 min, 8 min 16 s 25, Nếu dùng kí hiệu đơn vị, dấu cách là khoảng trắng dính sau kí hiệu, đơn vị sao để trống: 8' 15" 30,

Dùng dấu hai chấm, không có khoảng trắng cách cả trước lẫn sau: 08:14:59 (giờ-phút giây), 15:06 (giờ-phút), 45:30 (phút-giây)

6 Đơn vị đo lường

Các tài liệu khoa học tiếng Việt bắt buộc phải sử dụng Hệ thống Đơn vị đo lường Quốc tế (SI) Ngoài ra, còn có một số điểm quan trọng khác cần lưu ý trong việc trình bày các con số và đơn vị đo lường, trước khi tìm hiểu hệ SI một cách chi tiết

Dấu thập phân:

Bắt buộc là dấu phẩy Nếu trong một số chương trình máy tính không thay đổi được dấu thập phân, có thể chấp nhận dấu thập phân của hệ đo lường Anh (dấu chấm) trong hình hay chuỗi số liệu do chương trình đó xuất ra, nhưng không chấp nhận trong bản văn

a Dấu đơn vị số:

Đối với các số từ hàng nghìn trở lên (trừ số của năm lịch), có hai lựa chọn là dùng dấu chấm hoặc khoảng trắng dính để chia từng nhóm ba số ở hai bên dấu thập phân Ví dụ: viết 1.000 hoặc 1 000, không viết 1000; viết 15.693 hoặc 15 693, không viết 15693; viết 987.654.321 hoặc 987 654 321, không viết 987654321; viết 12.345,67 hoặc 12 345,67, không viết 12345,67

hoặc 12345.67; viết 10.234,567.89 hoặc 10 234,567 89, không viết 10.234,56789 hay 10 234,56789;

b Số nhỏ hơn 10:

Viết bằng chữ mà không viết số, trừ trường hợp đó là thành phần đánh số hay có một

đơn vị đo lường theo sau:

Viết: điều thứ hai, một số trường hợp, nhà có ba người, bao gạo nặng năm kilogram, bao gạo nặng 5 kg, chiếc xe dài 7,5 m, em bé cao một mét hai,

Không viết: điều thứ 2, 1 số trường hợp, nhà có 3 người, bao gạo nặng năm kg, bao gạo nặng 5 kilogram, chiếc xe dài 7,5 mét, em bé cao 1 mét 2,

c Các chuỗi số:

Nếu các chuỗi số hay giá trị thuộc một khoảng được biểu diễn bằng số đầu và số cuối liên kết nhau bằng dấu gạch nối (ngắn):

Không dùng khoảng trắng trước và sau dấu gạch nối Ví dụ: "các trang 18-20", không viết "các trang 18 20"; viết "tỉ lệ đạt khoảng 5075 phần trăm", không viết "tỉ lệ đạt khoảng 50

-75 phần trăm";

Không dùng lẫn lộn "từ" và "kí hiệu" biểu thị khoảng giá trị Ví dụ: viết "các em học sinh khoảng từ 14 đến 16 tuổi" hoặc "các em học sinh khoảng 14-16 tuổi", không viết "các em học sinh khoảng từ 14-16 tuổi",

7 Các công thức toán học

Nếu bài viết có sử dụng các công thức toán học, cần đánh số các công thức bằng số Arab, đặt trong ngoặc đơn ở sát lề phải sau mỗi công thức và dẫn số thứ tự công thức ít nhất một lần trong bài viết Ví dụ:

Có hai cách trình bày các công thức toán học, người viết lựa chọn một cách thống nhất trong toàn bộ bài viết:

Trình bày theo dòng ngang như trong bản văn: cách sử dụng các kí hiệu giống như quy định sử dụng kí hiệu toán học và các đơn vị đo lường;

Trình bày theo dạng công thức toán trên nhiều dòng: sử dụng các chức năng chuyên về trình bày phương trình toán học của trình soạn thảo (như Microsoft Equation cho Microsoft Word, Formule cho openoffice, ), hoặc các chương trình riêng chuyên về công thức toán học (như Math Type, ÉG4, )

Dù trình bày theo cách nào, các công thức cũng cần thống nhất và được đánh số thứ tự đầy đủ để người đọc dễ theo dõi

1 Mở đầu

Soạn thảo văn bản bằng máy tính là công việc khá đơn giản khi chỉ nhìn bề ngoài Thế nhưng, không phải ai cũng biết khai thác thật hiệu quả các tính năng của công cụ này nhằm giúp công việc soạn thảo được nhẹ nhàng, bài bản và cho ra một sản phẩm thật tốt

Giáo trình này không có mục đích đề cập sâu về kĩ thuật sử dụng phần mềm xử lí văn bản Ở đây, chúng tôi chỉ giới thiệu sơ lược những công cụ tự động căn bản nhất giúp soạn thảo tài liệu khoa học một cách thuận tiện, giảm bớt nhiều thời gian và sai sót so với việc thực hiện mọi thao tác một cách thủ công

Điều quan trọng nhất trước khi bắt tay vào soạn thảo một tài liệu (như luận văn khoa học) là phải có sẵn một dàn ý và các ý tưởng để phát triển Và để quá trình soạn thảo được tốt, người viết phải biết sử dụng trình soạn thảo văn bản ở mức cơ bản, nắm vững các quy tắc nhập liệu và quy tắc trình bày tài liệu

Khi dữ liệu thô đã sẵn sàng, có hai phương pháp tuỳ người soạn thảo lựa chọn:

Nhập toàn bộ dữ liệu thô trước, sau đó chọn các định dạng phù hợp cho từng phần trong văn bản;

Thiết lập các định dạng cần có trước theo dàn ý, sau đó nhập từng phần dữ liệu thô vào những phần tương ứng

2 Kiểu định dạng

Kiểu định dạng kí tự có thể thực hiện nhanh bằng cách bôi chọn các kí tự cần định dạng, sau đó chọn kiểu phù hợp trên thanh công cụ thiết kế sẵn trong trình xử lí, hoặc bằng cách mở trình đơn Format Fonts và thay đổi các thông số về cỡ chữ, kiểu chữ, hình chữ,

a Chữ đậm: