TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CBCC-VC TỈNH QUẢNG TRỊ

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CBCC-VC TỈNH QUẢNG TRỊ Ý nghĩa hồ sơ cán công chức: Hồ sơ cán công chức tài liệu thiếu công tác quản lý cán công chức Là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực nguồn gốc, trình trưởng thành, phẩm chất lực, phong cách, hoạt động mối quan hệ gia đình - xã hội người cán công chức Hồ sơ cán công chức sở giúp quan có thẩm quyền quản lý cán công chức nắm thông tin đầy đủ người cán bộ, công chức, cung cấp thông tin tin cậy để phân biệt phẩm chất trị, lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội cán công chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng bố trí cán bộ, công chức Hồ sơ cán công chức để quan quản lý sử dụng theo dõi thực chế độ sách cán bộ, công chức đầy đủ xác hơn, làm sở để đánh giá, tuyển chọn khen thưởng cán công chức tận tụy, gương mẫu Trên ý nghĩa đó, việc xây dựng - quản lý - khai thác có hiệu hồ sơ, lý lịch cán khâu quan trọng công tác quản lý cán Nó không nhiệm vụ phận quản lý hồ sơ, mà trách nhiệm quan trọng người làm công tác theo dõi, quản lý cán Sở Nội vụ có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước công tác nội vụ, có quản lý CBCCVC nhà nước cấp Phòng Nội vụ huyện thành phố, Văn phòng (phòng Tổ chức Cán bộ/phòng Tổ chức Hành chính) sở, ban, ngành quan đơn vị thuộc UBND tỉnh có chức tham mưu giúp quan, đơn vị quản lý đội ngũ CBCCVC quan đơn vị mình… Hiện nay, trừ số quan Giáo dục, y tế, Thông tin - truyền thông…, gần sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố thuộc tỉnh chưa trang bị phần mềm quản lý CBCCVC chuyên dụng nên công việc quản lý hồ sơ CBCCVC quan, đơn vị thực phương pháp thủ công Việc báo cáo tổng hợp danh sách số lượng, chất lượng đội ngũ CBCCVC văn giấy gửi UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) theo mẫu cụ thể hoàn toàn theo quy trình thủ công Việc quản lý đội ngũ CBCCVC thông qua việc quản lý hồ sơ gốc dẫn đến tình trạng cần có báo cáo tổng hợp số liệu phải có thời gian để thống kê hồ sơ CBCCVC nên thời gian để làm báo cáo nhân cho lãnh đạo ngành, cấp nói chung cho lãnh đạo tỉnh gặp nhiều khó khăn nhiều công sức, dẫn đến tình trạng cát thông tin quan, đơn vị, địa phương gây khó khăn tốn việc xây dựng cập nhật liệu công tác quản lý, điều hành cấp, ngành Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị Hiện số lượng CBCCVC tỉnh quản lý lên gần 20.000 người, phạm vi quản lý trải rộng từ cấp tỉnh đến cấp xã phường Cùng với gia tăng số lượng tính phức tạp việc quản lý tăng lên đáng kể Các biến động liên quan đến công tác nhân thường xuyên diễn như: bổ túc hồ sơ, cấp, luân chuyển công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu, nâng lương… Thời gian qua, sở Nội vụ dù tổ chức, quản lý chặt chẽ công tác quản lý CBCCVC Tuy nhiên, công tác quản lý chưa tin học hóa, quản lý theo hình thức thủ công, đơn vị vướng phải nhiều khó khăn trình thực chức nhiệm vụ như: không cập nhật hồ sơ kịp thời, công tác thống kê chậm, thiếu xác Vì việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý cần thiết mang lại nhiều ý nghĩa to lớn Hiệu dự kiến hệ thống: 2.1 Đối với nhiệm vụ quản lý đội ngũ CBCCVC: - Thực nhiệm vụ: “Đưa chế độ báo cáo thống kê vào nề nếp Xây dựng trì sở liệu đội ngũ công chức” phần “Các nhiệm vụ trọng tâm đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức” Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức” - Chấm dứt tình trạng cần số liệu tiêu chí liên quan đến tình hình tổ chức máy đội ngũ CBCCVC địa bàn tỉnh, Lãnh đạo quan phải tìm chuyên viên phụ trách, lục tìm file thống kê lưu máy tính sau tổng hợp thủ công cung cấp cho Lãnh đạo Việc thời gian, thụ động (phải quan văn phòng phải có máy tính, máy tính phải mở ), số liệu tổng hợp số liệu cũ (số liệu “chết”), mang tính chất tương đối Với hệ thống này, Lãnh đạo vào thời điểm nào, nơi đâu, dùng laptop, máy tính bảng điện thoại di động truy cập vào hệ thống có số liệu liên quan nêu trên, xác đến hàng đơn vị nhật đến lúc truy cập hệ thống Chỉ với vài nhấp chuột, Lãnh đạo biết thời điểm có phòng ban, trường lớp, hội, đoàn ; tổ chức có nhân với số liệu cá nhân; - Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ CBCCVC, đáp ứng tốt cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ CBCCVC giai đoạn, qua đánh giá hiệu công tác cán bộ, hoạch định sách, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, luân chuyển, điều động, thực sách, đào tạo bồi dưỡng CBCCVC địa bàn tỉnh bảo đảm tính chất: Khoa học; xác; thường xuyên cập nhật thay đổi mới; dễ dàng tổng hợp; thống kê báo cáo - Hệ thống tự động báo cáo lên quản trị hệ thống trường hợp không đạt chuẩn số lượng, chất lượng đơn vị cá nhân; Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị - Hạn chế tối đa trường hợp sai nguyên tắc tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển cán bộ, đào tạo bồi dưỡng, tất đơn vị hệ thống quản lý; - Các đơn vị phân cấp, chủ động tuyển dụng sử dụng biên chế đơn vị chủ quản giám sát cách chặt chẽ, thường xuyên - Đối với số báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu cấp Sở Nội vụ trích xuất từ CSDL hệ thống, quan, đơn vị thực 2.2 Tiết kiệm chi phí: - Giảm bớt 60% chi phí khởi tạo xây dựng CSDL CBCCVC toàn tỉnh Qua tham khảo báo cáo thực dự án xây dựng phần mềm quản lý CBCCVC tỉnh Lào Cai, hạng mục công việc dự án (gồm triển khai cài đặt cấu hình, thu thập thông tin hồ sơ, nhập liệu, đào tạo sử dụng quản lý, tư vấn) có tổng kinh phí 965.237.000đ, hạng mục thu thập thông tin hồ sơ chiếm 111.560.000đ, hạng mục nhập liệu vào phần mềm chiếm 501.729.000đ, hạng mục chiếm tới 63,5% tổng chi phí Đối với hệ thống hạng mục không có, chi phí coi không - Giảm chi phí hành chính, chi phí bưu loại bỏ nhiều báo cáo theo quy trình cũ Thông thường trước yêu cầu báo cáo, phòng chức Sở Nội vụ soạn thảo công văn đính kèm biểu mẫu để gửi tất quan cần thu thập số liệu Các đơn vị thực thực gửi trở Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Không kể chi phí hành cho việc lập công văn, thực báo cáo tổng hợp chi phí bưu tính cho vòng quy trình thường khoảng 790.000đ/báo cáo - Giảm chi phí đầu tư cho quan, đơn vị tự xây dựng phần mềm quản lý nhân Ngoài kinh phí xây dựng phần mềm (tối thiểu gần tỉ đồng/phần mềm), phần cứng để vận hành chiếm khoảng 500 triệu cho hệ thống Trước đòi hỏi ngày cao công tác quản lý đội ngũ phần mềm quản lý yêu cầu xúc 2.3 Một số hiệu khác: Trong dự kiến hệ thống có chức chụp đính kèm lên CSDL văn bản, tài liệu liên quan đến số liệu cá nhân giấy khai sinh, văn bằng, chứng ngân sách cho phép cấp cho đơn vị máy scan Với thiết bị việc thực TTHC tổ chức, cá nhân mức độ (và số giao dịch hành khác) qua mạng thực dễ dàng Như vậy, cá nhân có hồ sơ hoàn chỉnh lưu trữ mạng, an toàn, bảo mật tiện dụng Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị Khi điều kiện cho phép, CSDL hệ thống mã hóa, lưu trữ theo công nghệ “đám mây” dễ dàng sản xuất qua chip điện tử + với mã số định danh Chính phủ triển khai tạo thành “Thẻ Công chức số” đại, thông minh, cho phép quản lý công chức theo công nghệ quản lý nhân tiên tiến giới Giới thiệu hệ thống: 3.1 Quá trình xây dựng đề án: Năm 2000, Sở Nội vụ sử dụng phần mềm quản lý thông tin cá nhân CBCCVC – Phần mềm PMIS thuộc Dự án SIDA-99 Chính phủ Thụy Điển tài trợ Bộ Nội vụ Năm 2010, Sở Nội vụ phối hợp với Trung tâm Tin học – Văn phòng UBND tỉnh Quảng Trị xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC chạy môi trường Web (www.quangtri.gov.vn) Điểm bật nhật phần mềm phương thức xây dựng, quản lý CSDL theo kiểu truyền thống (in phiếu - phát phiếu - ghi phiếu - nhập liệu) Tuy nhiên, cấu trúc phương thức vận hành phần mềm nên không phát huy hiệu Ngoài lý tốn (phần mềm PMIS), khó khai thác, sử dụng (phần mềm TT tin học) Ngoài việc tốn chi phí cho công tác in phiếu nhân công nhập liệu phương thức có hạn chế số liệu khó khai thác sử dụng, khó cập nhật phát sinh, tuổi đời hệ thống không dài Với lý nên nhiệm vụ áp dụng giải pháp CNTT vào quản lý CBCCVC dùng chung cho toàn tỉnh yêu cầu xúc tỉnh Quảng Trị Ngày 06/5/2011, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 1021/KH-UBND “Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2011 – 2015”, giao cho Sở Nội vụ nhiệm vụ “Xây dựng hệ thống quản lý cán công chức tỉnh”, thực giai đoạn 2011-2015 với số vốn 500 triệu đồng từ nguồn vốn đầu tư phát triển, bố trí năm 2012-2013 (cả phần cứng lẫn phần mềm) Qua thực tiễn công tác quản lý, Lãnh đạo Sở Nội vụ đạo Văn phòng tìm kiếm giải pháp vừa hạn chế khuyết điểm phần mềm nêu trên, vừa phù hợp với điều kiện tỉnh, quan, đảm bảo khoa học, hiệu quả, tiện ích, dễ sử dụng bền vững Văn phòng Sở Nội vụ phối hợp với phòng, ban chuyên môn Sở, rà soát lại phần mềm cũ, làm việc với số chuyên gia CNTT tỉnh, liên hệ với số công ty chuyên phát triển phần mềm quản lý nhân công ty Lạc Việt (TP Hồ Chí Minh), công ty Datcom (Hà Nội), số công ty Đà Nẵng thực phần mềm cho số Sở, ngành Quảng Trị để bàn giải pháp Sau Lãnh đạo Sở đồng ý mặt chủ trương xây dựng phần mềm theo giải pháp mới, Văn phòng mặt xây dựng đề án, lập phiếu thông tin, tạo danh mục, Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị tổ chức hội thảo xin ý kiến đóng góp CBCC-VC quan sở, mặt tiếp tục tìm kiếm nhà cung cấp toàn quốc để tìm nhà cung cấp vừa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, bảo mật, giải pháp đề án, vừa đáp ứng với nguồn kinh phí cấp (không 500 triệu đồng cho phần mềm phần cứng) Qua trao đổi, có công ty San Phú (SPC) thành phố Hồ Chí Minh đơn vị đáp ứng yêu cầu Quảng Trị Sở Nội vụ phối hợp với SPC để xây dựng hệ thống thông tin CBCC-VC tỉnh Quảng Trị, đến hoàn thành triển khai đưa vào áp dụng 3.2 Giới thiệu khái quát hệ thống: Hệ thống thông tin CBCC-VC tỉnh Quảng Trị (sau gọi Hệ thống - HT) xây dựng phát triển ngôn ngữ lập trình PHOEBUS Phoebus công cụ để xây dựng phát triển hệ thống quản lý chạy môi trường Web, số tập đoàn lớn nước nước áp dụng đánh giá môi trường mới, đáp ứng yêu cầu ngày tăng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhiều lĩnh vực khác PHOEBUS ngôn ngữ lập trình hoàn toàn lạ hấp dẫn phần mềm quản lý, đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh Bản quyền Phoebus thuộc công ty TNHH San Phú (SPC-Technology) với số đặc điểm bật sau: a- Sử dụng đơn giản, khoa học: o Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giao diện khác Giao diện thân thiện, trực quan, quen thuộc với người sử dụng máy tính windows, cấu trúc xếp tính đồng khoa học tất phân hệ giúp người dùng hoàn toàn sử dụng thành thạo thao tác sau vài phút làm quen với chương trình o b- Người dùng tự định nghĩa quy tắc hoạt động chương trình: Tùy theo đặc thù mô hình, cấu tổ chức, quy chế hoạt động đơn vị mà định nghĩa quy tắc hoạt động chương trình c- Sao lưu phục hồi liệu: o Dữ liệu lưu tự động theo định kỳ Phục hồi nhanh chóng, có lựa chọn phục hồi cho phần liệu, giảm mức độ ảnh hưởng xảy sai sót hệ thống o d- Độ bảo mật cao: Hệ thống quản lý Tài khoản truy cập thông minh, tổ chức kiểm soát tài khoản truy cập theo nhóm, theo phòng ban…Theo dõi giám sát trình truy cập tài khoản o Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị Phân quyền sử dụng chi tiết cho nhóm thao tác viên ; phân quyền sử dụng, quyền xem đến nút bấm, ô nhập liệu, giá trị liệu nhỏ o e- Chế độ theo dõi cho chức cụ thể: Chương trình tự động ghi nhận vài tất thao tác thực chương trình Có thể kiểm tra chi tiết hoạt động với cú nhấp chuột g- Tích hợp Công nghệ toàn diện: Chữ ký số, Google map h- Hợp liệu: Chỉ cần kết nối Internet, liệu từ đơn vị chuyển máy chủ trung tâm theo quy trình xác định Đảm bảo tính an toàn liền mạch trình đồng hóa, đem lại hiệu tích cực mà giảm tối đa cho chi phí sở hạ tầng Dữ liệu tập hợp từ nhiều nguồn, nhiều chương trình khác cấu trúc (SQL, Excel, từ máy chấm công, chương trình quản lý khác.…) Tính đọc Clipboard (nội dung copy) giúp người dùng phân tích đa chiều lượng liệu Phoebus mà thông qua thao tác tải nhập liệu phức tạp i- Công cụ báo cáo Quản trị: Ngoài báo cáo thông thường, báo cáo quản trị phức tạp xây dựng cách đơn giản, nhà quản lý có báo cáo muốn thao tác nhấp chuột Tính mở hoàn toàn linh động, với công cụ hỗ trợ hoàn hảo, nhà quản lý lo ngại đến hạn chế từ mẫu báo cáo sẵn có Bất ý tưởng báo cáo thực 3.3 Hệ thống thông tin CBCC-VC tỉnh Quảng Trị: Hệ thống phần mềm xây dựng ngôn ngữ Phoebus chạy môi trường Web gồm 02 module chính: (1) Hồ sơ cá nhân điện tử (2) Phiếu thông tin đơn vị Do xây dựng ngôn ngữ Phoebus nên hệ thống mang tính chất, đặc điểm chung nêu Ngoài ra, để phục vụ cho tính đặc thù công tác quản lý đội ngũ CBCC-VC đáp ứng quy định quản lý thông tin CBCC hành, hệ thống có đặc điểm riêng biệt a- Phân quyền sử dụng: Tùy vào vị trí công tác, chức vụ, quyền hạn quy định thành viên mà hệ thống phân quyền để cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin hệ thống theo nguyên tắc: Người cập nhật quản lý thông tin cá nhân người Người quản lý cấp quản lý, khai thác thông tin nhân viên thuộc quyền quản lý người Sở Nội vụ cấp cao định đưa thông tin vào CSDL khai thác toàn thông tin đội ngũ CBCC-VC toàn tỉnh Theo nguyên tắc đó, CBCC-VC địa bàn tỉnh cấp tài khoản Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị đăng nhập hệ thống (có khoảng gần 25 ngàn tài khoản tạo dựa danh sách đơn vị toàn tỉnh nộp Sở Nội vụ) CBCC-VC dùng tài khoản cấp đăng nhập vào hệ thống, kê khai đủ trường thông tin module Module gồm gần 50 trường thông tin, chia thành nhóm (Thông tin cá nhân - Quá trình công tác - Đào tạo - Khen thưởng, kỷ luật nhóm Gia đình), dựa chủ yếu trường thông tin Bộ Nội vụ quy định Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, bên cạnh trường thông tin Sở Nội vụ thiết kế qua thực tiễn công tác quản lý nhằm mục đích thu thập thông tin phục vụ công tác quản lý đội ngũ tổ chức, máy tỉnh Các danh mục hệ thống gồm: a) Danh mục phòng, ban, phận thuộc quan tỉnh b) Danh mục chức vụ c) Danh mục địa danh tỉnh, huyện, xã toàn quốc d) Danh mục loại trình độ ngoại ngữ e) Danh mục trường đại học, cao đẳng Việt Nam f) Danh mục Trình độ chuyên môn, ngành nghề đào tạo g) Danh mục chuyên ngành đào tạo h) Danh mục Tôn giáo i) Danh mục loại thương binh j) Danh mục dân tộc Việt Nam k) Danh mục loại hình quan l) Danh mục danh hiệu nhà nước m) Danh mục nhóm, loại công chức/viên chức bậc lương, hệ số lương n) Danh mục chức danh lãnh đạo cấp xã hệ số lương, bậc lương o) Danh mục nhóm, ngạch công chức / viên chức p) Danh mục loại phụ cấp q) Danh mục gia đình sách r) Danh mục quan Nhà nước, Đảng, tổ chức CT-XH 03 cấp Cơ chế phân quyền hệ thống phân theo cấp quản lý cụ thể sau: + Cá nhân CBCC-VC quản lý hồ sơ điện tử thân mình, để tạo cập nhật thông tin có biến động + Trưởng phòng cấp quản lý trực tiếp gần phân quyền quản lý hồ sơ cán thuộc quyền Ngoài việc hoàn thiện, cập nhật thông tin cá nhân, nhóm có nhiệm vụ phê duyệt hồ sơ cán quản lý (tương đương Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị hoạt động phê duyệt hồ sơ giấy) + Sau nhóm quản lý trực tiếp phê duyệt, hồ sơ hệ thống chuyển đến nhóm quản lý chung Lãnh đạo cán chuyên môn Sở Nội vụ Sau rà soát lần nữa, hồ sơ nhóm quản lý nhấn nút, thức đưa vào sở liệu Sau toàn thông tin CBCC-VC post lên, hệ thống tổng hợp kết xuất báo cáo thống kê module thứ Đây module dành cho nhà quản lý cấp dùng để quản lý số lượng - chất lượng thông tin cá nhân CBCC-VC toàn tỉnh Quảng Trị b- Tính mở hệ thống: Ngoài nội dung hệ thống, trình hoạt động, với nhu cầu số liệu phát sinh cần tổng hợp từ toàn phần đội ngũ CBCC-VC tỉnh, hệ thống thay đổi (cố định tạm thời) để thu thập Ví dụ, Chính phủ cần số liệu người có lái xe ô tô cho chủ trương, sách phát triển ngành công nghiệp lắp ráp ô tô v.v hệ thống dễ dàng thay đổi tạm thời để thu thập ngay, xác số lượng CBCC-VC tỉnh cấp lái xe ô tô theo yêu cầu Sau có số liệu cần, hệ thống trở trạng thái ban đầu c- Tính linh hoạt báo cáo: Trong 50 trường thông tin (hoặc nhiều tùy theo yêu cầu), hệ thống cung cấp công cụ để trích xuất thông tin theo số yêu cầu định mà không nhiều thời gian Ví dụ: - Có yêu cầu tổng hợp số lượng công chức 40 tuổi, tốt nghiệp ngành kinh tế nông nghiệp loại trở lên, có trình độ Anh ngữ từ chứng C trở lên, giữ chức vụ Trưởng phòng máy hành để đưa tăng cường lãnh đạo số sở cần chọn số tiêu chí nhóm công chức, năm sinh, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chuyên ngành đào tạo, hạng tốt nghiệp, chức vụ trên, hệ thống lập báo cáo - Có tai nạn xảy địa bàn cần số lượng máy nhóm A, B để cứu người mà chờ đợi được, lãnh đạo địa phương vào hệ thống chọn người thường trú địa phương, có nhóm máu theo yêu cầu y tế có danh sách với số điện thoại liên hệ cần thiết để huy động Tất nội dung liên quan hệ thống đối tượng, quy trình, cách thức nhập, cập nhật thông tin, số liệu ; quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống quy định cụ thể Quy chế vận hành, quản lý, khai thác sử dụng hệ thống thông tin CBCC-VC UBND tỉnh ban hành Hiệu Hệ thống tùy thuộc vào việc tuân thủ nghiêm ngặt Quy chế thành viên tham gia hệ thống Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN CBCC-VC TỈNH QUẢNG TRỊ: CẬP NHẬT, TRA CỨU, THỐNG KÊ, TỔNG HỢP BÁO CÁO Đăng nhập Người dung truy cập vào địa trang Web Sở Nội vụ Quảng Trị, nhấn chuột vào vị trí link liên kết đến hệ thống để đến hình đăng nhập Sử dụng User name password cung cấp để đăng nhập Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị Đổi mật khẩu: Chức đổi mật thực Hệ thống email Quảng Trị Trung tam Tin học tỉnh quản lý Người dùng đổi mật theo hướng dẫn file đính kèm Hệ thống Chú ý cách đặt mật cho dễ nhớ mà khó cho người khác truy tìm công cụ bẻ khóa Tốt chuỗi nên có ký tự đặc biệt (@, #, ), chữ số (0-9) Ghi tên người dùng mật vào nơi lưu giữ để sử dụng sau cập nhật biến động thông tin cá nhân Màn hình làm việc (đối với nhóm người dùng cuối) Sau đăng nhập vào hệ thống, hình điều khiển sau xuất Để xem thông tin ta dùng trượt phía phải hình bánh xe/nút chuột Khi hệ thống chế độ xem, nút chức nút sổ xuống để chọn thông tin, nút lịch để nhập thời gian chế độ ẩn, không hiển thị Để vào chế độ nhập liệu chỉnh sửa thông tin ta phải bấm nút “Chỉnh sửa” Các nút chức Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 10 Tùy theo lượng thông tin mà ta có hay nhiều bảng, số lượng bảng thể lên số nằm cửa sổ lookup Ta chuyển qua lại bảng nút lui - tới bên cạnh Hệ thống nhóm thông tin theo cách xếp tầng lớp quan hệ Chọn đơn vị chủ quản trường phòng ban bên đơn vị Chọn tỉnh huyện tỉnh liệt kê Tương tự chọn huyện xã huyện liệt kê Có trường hợp trường thông tin bảng không kịp hiển thị hết để ta chọn, nên tìm kiếm thông tin bảng mà chưa có thông tin phù hợp với thân ta bấm nút làm (refrest) để hệ thống load lại liệu Hệ thống có 18 danh mục liệt kê giúp cho người dùng tìm kiếm điền thông tin xác hơn, giúp cho hệ thống tổng hợp, thống kê Trong hệ thống, có trường thông tin kê khai theo dạng bảng Hệ thống thiết kế hiển thị hình 03 dòng cho cột Khi người dùng khai báo nhiều số dòng bấm vào nút có dấu cộng dòng cuối bảng để thêm Sau rà soát lại thông tin cá nhân, người dùng bấm nút “Nộp phiếu” để chuyển lên cấp duyệt Chỉ phiếu duyệt thông tin phiếu chuyển lên Sở Nội vụ xét duyệt lần cuối trước ghi nhận vào hệ thống CSDL Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 12 Màn hình làm việc (đối với nhóm phê duyệt) Sau đăng nhập vào hệ thống, người quản lý nhìn thấy hình sau: Chọn đơn vị cần xem báo cáo Trên hình làm việc chính, phía trái hình có 03 mục: - Thống kê: Thể thông tin thống kê hồ sơ nhân quan/đơn vị Công việc đợi duyệt: Liệt kê số lượng phiếu treo lại, theo quan Thông tin cá nhân: Thông tin cá nhân quản trị viên hệ thống, thao tác tương tự người dùng cấp Tìm kiếm cán bộ: Đây hình làm việc để trích xuất báo cáo theo yêu cầu công việc, ta lấy thông tin theo trường định cách chọn trường thông tin 4.1 Thống kê: Tại hình thống kê, hệ thống thực theo định người quản lý để kết xuất số liệu báo cáo Mặc định báo cáo tổng thể đơn vị chọn dòng (có màu xanh) Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu công việc mà người Quản trị lọc thông tin cần thu thập Để làm việc này, người Quản trị chọn đơn vị đánh dấu chọn trước trường thông tin cần lọc báo cáo 4.2 Công việc chờ duyệt: Trên hình hiển thị số hồ sơ cán thuộc quyền hoàn thành vừa cập nhật xong chơ duyệt để chuyển lên Sở Nội vụ cấp phép hòa vào sở liệu Khi bấm vào dòng “Công việc chờ duyệt” ta có danh sách đơn vị thuộc/trực thuộc quan số hồ sơ chờ duyệt đơn vị Trên ví dụ Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 13 hình Quản trị Sở Nội vụ, hình làm việc liệt kê danh sách phòng, ban, chi cục thuộc Sở, cột bên cạnh số phiếu chờ duyệt 4.3 Thông tin cá nhân: Đây hồ sơ cá nhân giới thiệu phần 4.4 Tìm kiến cán bộ: Khi nhấn chuột vào đây, hệ thống đưa ta đến hình làm việc Dòng chữ màu xanh nhạt liệt kê tất trường thông tin có hệ thống: quan, trình độ đào tạo, độ tuổi, giới tính … Để chọn trường ta bấm vào dòng chữ “Chọn …” để hệ thống đưa danh mục Để hủy bỏ chọn trường thông tin đó, ta bấm vào “Bỏ chọn” Riêng trường độ tuổi ta phải nhập vào ô từ - đến để giới hạn điều kiện tìm độ tuổi Ở phần hình liệt kê danh sách người thỏa mãn điều kiện ta chọn Màn hình làm việc (đối với nhóm quản lý chung) Sau đăng nhập vào hệ thống, người quản lý nhìn thấy hình sau: Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 14 Màn hình hiển thị ngày tháng ; biểu đồ số lượng, chất lượng đơn vị chọn kiểm tra gồm số lượng, tỷ lệ nam - nữ ; tỷ lệ trình độ chuyên môn nghiệp vụ bảng thông tin ngắn nhân viên quyền quản lý Dưới phần họ tên người quản lý đăng nhập có dòng thông báo số phiếu đợi phê duyệt lần cuối trước hòa vào CSDL Khi bấm vào số phiếu chờ, hệ thống đưa ta đến danh sách phiếu Trên danh sách hiển thị, để xem chi tiết hồ sơ để trỏ chuột lên tên người bấm nút “Xem” công cụ, hệ thống mở hồ sơ người để người quản trị xem xét Khi xem xét xong, đồng ý chưa đồng ý, trả vè cho đơn vị cấp chỉnh sửa bổ sung người quản trị có hành động sau: Nếu đồng ý nhấn vào nút này: Nếu chưa đồng ý nhấn vào nút này: Chú ý: Trên hình làm việc, có lúc xuất nút có hình tam giác cân , nút sổ xuống menu ngắn hệ thống với chức năng: Làm số liệu, in ấn, xuất báo cáo file Excel, file PDF gửi qua Email; phóng to, thu nhỏ hay trở lại Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 15 nguyên trạng Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 16 HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHIẾU GIẢI ĐÁP THẮC MẮC Module hệ thống phiếu thông tin CBCC-VC gồm gần 50 trường thông tin, chia thành 05 nhóm: Thông tin cá nhân - Quá trình công tác - Đào tạo - Khen thưởng, kỷ luật nhóm thông tin Gia đình Một số quy định chung việc nhập liệu module 1: - Di chuyển ô nhập liệu: Dùng phím Tab Shift + Tab - Đối với trường thông tin có thông tin hệ thống liệt kê danh mục (là trường thông tin xuất hình kính lúp bên cạnh khung nhập thông tin) ta nhấp chuột vào hình kính lúp, chọn thông tin phù hợp bảng nhấn OK để có thông tin Trong bảng danh mục thông tin có nhiều trang, để tìm đơn vị càn lật qua trang để tìm - Đối với trường nhập thời gian: Chỉ cần nhập 02 số trường ngày 01 02 số trường tháng 02 số trường năm, hệ thống tự động chuyển đổi ngày tháng năm chuẩn VD: Khi ta có ngày tháng năm sinh 20 - 1967, ta cần nhập 20 (dấu cách) (dấu cách) 67, hệ thống chuyển đổi thành 20-05-1967 - Đối với trường thông tin địa danh: Chọn trường tỉnh trước, hệ thống liệt kê huyện tỉnh xã huyện để giúp người dùng chọn dễ dàng - Đối với trường “Cơ quan, đơn vị chủ quản”: Tìm, đánh dấu thông tin đơn vị quản lý cấp trực tiếp phận công tác VD: Sở, Ban ngành, UBND huyện, thị xã, thành phố - Đối với trường thông tin “Cơ quan, đơn vị công tác”: Tìm, đánh dấu thông tin phận công tác VD: phòng, ban, chi cục, UBND xã - Đối với trường thông tin “Thuộc loại hình tổ chức”: Tìm, đánh dấu thông tin loại hình đơn vị quản lý vị trí việc làm đảm nhận VD: Đang công tác vị trí cán địa UBND phường - Thành phố Đông Hà, chọn UBND cấp xã ; Đang công tác phận Văn phòng Sở KH-ĐT chọn loại hình Cơ quan chuyên môn cấp tỉnh v.v - Điều bắt buộc hệ thống phải nhập đủ 06 số trường thông tin “Mã số quan” lưu lại thông tin phiếu Cách nhập: Ta nhập vào dòng mã số chọn phần đầu Phiếu thông tin cá nhân (theo hướng dẫn hình đây) Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 17 THÔNG TIN CÁ NHÂN (chữ viết tắt hình làm việc TTCN) Tên tiêu chí thông tin Họ tên khai sinh Họ tên đầy đủ theo giấy khai sinh hồ sơ gốc Họ tên khác Họ tên khác thường dùng (nếu có) Giới tính Tích vào ô Nam nữ TT Hướng dẫn kê khai số trường tin Số hiệu công chức/viên chức Đây mã số hiệu công chức/viên chức Sở Nội vụ cấp sau Hiện trường tạm thời dùng mã số hệ thống cung cấp theo tài khoản Mã số quan Đó chuỗi gồm 06 chữ số hiển thị cột bảng tìm kiếm liệu mở ta nhấn chuột vào hình kính lúp VD: Công chức thuộc biên chế phòng Tổng hợp - Văn phòng UBND tỉnh có mã số là: 103002 Số CMND, ngày cấp, nơi cấp Nhập vào số, ngày quan cấp CMND Ngày sinh Ghi đầy đủ ngày, tháng năm Nơi sinh Số nhà, đường phố xóm, thôn, xã, huyện, tỉnh, thành phố Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 18 Quê quán Nơi đăng ký hộ thường trú Theo hồ sơ gốc theo đơn vị hành Theo hồ sơ gốc theo đơn vị hành Nơi Theo hồ sơ gốc theo đơn vị hành Dân tộc Chọn từ danh sách Chọn từ danh sách 10 Tôn giáo Theo tôn giáo viết rõ (ví dụ: đạo Phật, Công giáo, đạo Hồi, đạo Cao Đài, đạo Hoà Hảo viết chức vụ tôn giáo - có), không theo đạo chọn chữ “không” 11 Thành phần xuất thân Nghề nghiệp cha (hoặc mẹ với mẹ) 12 Là đại biểu (bầu cử) Chọn danh sách tích vào ô tương ứng Nếu đại biểu nhiều cấp chọn nhiều ô 13 Liên hệ Địa thư điện tử số điện thoại để liên hệ cần Ngày vào Đảng CSVN, ngày 14 thức, Chi kết nạp, chức vụ Đảng Nhập vào ngày vào Đảng, vào ngày thức Nhập tên Chi kết nạp Đảng chức vụ Đảng Ngày nhập ngũ, ngày 15 xuất ngũ, cấp bậc, chức vụ cao Đối với người trước thuộc LLVT cần ghi vào ngày tháng nhập ngũ, xuất ngũ ; chức vụ cấp bậc cao LLVT trước ngày xuất ngũ, chuyển ngành 16 Danh hiệu Nhà nước phong tặng Nhập vào danh hiệu Nhà nước phong tặng Giải thưởng HCM, giải thưởng Nhà nước văn học, nghệ thuật, Nhà giáo - nghệ sĩ - thầy thuốc ưu tú, nhân dân 17 Đối tượng thuộc gia đình sách Bản thân thương binh, người có công thuộc gia đình sách, gia đình có công (trong danh mục) 18 Tình trạng sức khỏe - Ghi tình trạng sức khỏe, chiều cao, cân nặng, nhóm máu theo giấy khám sức khỏe gần - Nếu thân thương binh chọn loại thương binh xếp hạng thương tật danh mục 19 Năng lực sở trường Công việc có khả thực tốt Ghi theo mô tả công việc thực xây dựng đề án vị trí việc làm 20 Công việc đảm nhận lâu Ghi vị trí việc làm có thâm niên lâu số công việc đảm nhận từ tuyển dụng 21 Khen thưởng cao Ghi thành tích khen thưởng mức cao Các Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 19 hình thức khen thưởng cụ thể khác liệt kê bảng 22 Kỷ luật cao Ghi hình thức bị kỷ luật (có ghi lý lịch, định) cao Các hình thức kỷ luật khác (nếu có) liệt kê bảng QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC: (viết tắt LSCT) TT Tên tiêu chí thông tin Nghề nghiệp trước 23 tuyển dụng 24 Ngày tuyển dụng vào quan Hướng dẫn kê khai số trường tin Nghề nghiệp trước vào quan nhà nước Ngày vào quan, đơn vị công tác Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm Lưu ý: Ngày tuyển dụng ngày vào quan (như học sinh tốt nghiệp tuyển dụng vào làm việc) 25 Vị trí tuyển dụng Là công chức, viên chức, viên chức người đứng đầu đơn vị SNCL, CB hợp đồng 68 hợp đồng khác 26 Hình thức tuyển dụng Chọn phần dành cho công chức, công chức cấp xã viên chức tùy theo người dùng Trong danh mục có đủ loại hình thức tuyển dụng, chọn nội dung tương ứng với thân Hình thức ngày ký hợp đồng, chọn nhập ngày ghi hợp đồng có giá trị gần Chức danh, vị trí việc làm Chọn vào ô tương ứng với vị trí việc làm xây dựng đề án vị trí việc làm Ở dòng Mã vị trí việc làm: Hiện để trống, sau Bộ Nội vụ phê duyệt đề án VTVL tỉnh cập nhật sau 27 28 Chức vụ Quá trình công tác Ghi chức vụ bổ nhiệm gần Nếu quyền/phụ trách chọn vào ô bên cạnh Nếu có kiêm nhiệm thêm chức vụ chọn tiếp khung - Nhập ngày bổ nhiệm - Ở khung thuộc nhóm cán diện quản lý: Chọn nhóm tương ứng đơn vị quản lý danh mục Kê khai trình công tác từ tuyển dụng vào quan Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 20 LƯƠNG, PHỤ CẤP (viết tắt là: SAL_AL) Tên tiêu chí thông tin Mã số ngạch, chức danh 29 30 Tên ngạch, chức danh Hệ thống tự động điền theo mã số chọn Ngày bổ nhiệm vào ngạch, chức danh Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm Bậc lương hưởng Nhập bậc lương hưởng Hệ số lương hưởng Nhập hệ số lương hưởng Ngày hưởng bậc lương Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm Nguồn hưởng lương Chọn nguồn 31 Phụ cấp 32 Hướng dẫn kê khai số trường tin Chọn mã ngạch chức danh tương ứng danh sách ; nhập ngày bổ nhiệm vào ngạch Ở mục loại công chức/hạng viên chức công chức chọn loại: A-B-C-D ; viên chức chọn hạng: I-II-III-IV Chọn loại phụ cấp mức hưởng, ngày tháng hưởng Số sổ bảo hiểm xã hội Ghi theo số sổ cấp Ngày cấp sổ BHXH Ghi ngày tháng sổ Diễn biến trình lương Kê khai trình diễn biến lương từ tháng 4/1993 đến THÔNG TIN ĐÀO TẠO (viết tắt là: EDU) TT Tên tiêu chí thông tin 33 34 Trình độ giáo dục phổ thông Hướng dẫn kê khai số trường tin Ghi lớp hệ phổ thông tốt nghiệp (VD: 12/12, 9/10 ) Nếu học hệ bổ túc văn hóa đánh dấu vào ô vuông Trình độ chuyên môn Kê khai đầy đủ, kể cấp khác (nếu có) Bằng cấp cao Chọn danh mục Chuyên ngành Chọn danh mục Hình thức đào tạo Chọn danh mục Xếp loại tốt nghiệp Nhập vào theo kết xếp loại tốt nghiệp phôi bằng/ giấy chứng nhận Năm tốt nghiệp Nhập năm tốt nghiệp Cơ sở đào tạo Chọn danh mục Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 21 35 Trình độ lý luận trị 36 Trình độ quản lý NN Trình độ theo văn đào tạo chứng bồi dưỡng Trình độ đào tạo lý luận trị từ cử nhân trở lên, coi trình độ chuyên môn đào tạo phải ghi phần trình độ chuyên môn Trình độ theo văn đào tạo chứng bồi dưỡng Trình độ đào tạo QLHCNN từ cử nhân trở lên, coi trình độ chuyên môn đào tạo phải ghi phần trình độ chuyên môn Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành Khai theo lớp nghiệp vụ chuyên ngành bồi dưỡng nghiệp vụ Thanh tra, 37 Ngoại ngữ Ngoại ngữ khác Chọn thông tin tương ứng Nhập điểm số 38 Trình độ tin học tiếng dân tộc Chọn thông tin tương ứng 39 Bồi dưỡng kiến thức quốc phòng, an ninh Chọn số tương ứng với nhóm đối tượng bồi dưỡng theo quy định nhập năm tham gia BD Chức danh khoa học Gồm Giáo sư, Phó Giáo sư, Viện sỹ, Viện sỹ hàn lâm… năm phong chức danh 40 Năm phong chức danh Đã tham gia xây dựng, Chọn cấp đề tài KH tham gia, chọn tư cách tham gia đề tài năm thực đề tài Nhập vào 41 thực đề tài khoa học lĩnh vực ghi đề tài tham gia 42 Quá trình đào tạo Kê khai trình đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận trị, quản lý nhà nước, ngoại ngữ, tin học Kê khai đủ trường thông tin, đào tạo nước chọn vào ô tương ứng Đã bồi dưỡng theo VTVL bắt buộc hàng năm Đã 45 đào tạo theo chuẩn, bồi dưỡng kiến thức lãnh đạo, quản lý Chọn vào ô tương ứng THÔNG TIN GIA ĐÌNH (viết tắt là: FAMILY) TT Tên tiêu chí thông tin Hướng dẫn kê khai số trường tin Kê khai theo lý lịch gốc Về thân I Bên nội: Ông nội Bà nội Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 22 Bố Mẹ Anh chị em ruột thân Anh chị em ruột bố Chồng (vợ) Con II Bên ngoại Ông ngoại Bà ngoại Anh chị em ruột mẹ Kê khai theo lý lịch gốc: Về bên vợ/chồng I Bên nội Ông nội Bà nội Bố Mẹ Anh chị em ruột vợ (hoặc chồng) Anh chị em ruột bố II Bên ngoại Ông ngoại Bà ngoại Anh chị em ruột mẹ Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 23 Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 24 Quy trình báo cáo theo phương pháp truyền thống Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 25 Quy trình báo cáo sử dụng hệ thống Hệ thống quản lý CBCC-VC tỉnh Quảng Trị 26