Báo cáo thực tập tại công ty CP chứng khoán việt quốc VQS

MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP I Pháp nhân .4 a Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt cho khách hàng” b Tiềm lực tài chính: c Đối tác chiến lược: II Các loại hình dịch vụ Công ty Môi giới chứng khoán .5 Chương KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI I KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI Đặc điểm cấu quản lý Cổ đông b Mô tả công việc hệ thống c Chi tiết công việc hệ thống .10 II NHU CẦU TIN HỌC 15 Một số hạn chế hệ thống cũ .15 b Giải pháp khắc phục hệ thống cũ 16 III HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT 17 LỜI NÓI ĐẦU Ngày với trình phát triển công nghệ khoa học kỹ thuật ngành khoa học tính toán đóng vai trò quan trọng Khoa học tính toán đạt thành tựu to lớn kỹ thuật với bước tiến nhảy vọt Việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống người ngày tăng không ngừng can thiệp vào hầu hết công việc đời sống Công nghệ thông tin ngành khoa học Đi đôi với phát triển công nghệ chế tạo thiết bị máy tính việc sản phẩm phần mềm ứng dụng đời có tính chất định việc áp dụng ngành khoa học Trên giới Việt Nam, Ngành công nghệ thông tin trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn ngành khoa học kỹ thuật thiếu việc áp dụng vào hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin Ở nước ta nay, việc tin học hoá tác quản lý quan, xí nghiệp phổ biến trở nên cấp thiết Nhưng vấn đề đặt việc quản lý làm thế để chuẩn hoá cách xử lý liệu quan, xí nghiệp xí nghiệp, quan cách xử lý khác phù hợp với ngành nghề yêu cầu công việc khác quan, xí nghiệp Ở em muốn đề cập tới tầm quan trọng việc vi tính hóa công tác quản lý công tác nghiệp vụ quan, xí nghiệp Đó vấn đề nhiều hạn chế đội ngũ nhân viên việc quản lý quan, xí nghiệp nước ta Với mong muốn hỗ trợ cho việc vi tính hóa công việc quan xí nghiệp em thực đề tài với mong muốn ứng dụng thể cụ thể vi tính hóa công tác quản lý Đề tài em phần mềm ứng dụng để quản lý Cổ đông công ty cổ phần, thể phần tầm quan trọng việc vi tính hóa công việc Đây nhiều phương pháp, chưa hoàn thiện phần giúp bạn hiều vai trò việc áp dụng chương trình phần mềm toán quản lý nói chung Mặc dù cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế có nhiều thiếu xót cần bổ sung Vì em mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy bạn bè để đề tài ngày hoàn thiện Chương GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP I Pháp nhân Tên công ty: Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh: Công ty Cổ phần Chứng Khoán Việt Địa chỉ: Tòa nhà ESTAR, 147- Quốc (VQS) 149 Võ Văn Tần, P.6, Q.3, Tên tiếng anh: TP.HCM Viet Quoc Securities Corporation Điện thoại: 084-8-62906515 Trụ sở chính: Fax: 084-8-62906382 Địa chỉ: Tầng 9, TTTM Vần Hồ, Chủ tịch HĐQT: 51 Lê Đại Hành, Hà Nội Ông Mai Hữu Tín Điện thoại: 084-4-39746999 Tổng Giám Đốc: Fax: 084-4-39746834 Ông Nguyễn Thành Nam Web: www.vqs.vn Công ty cổ phần chứng khoán Việt Quốc (VQS) thành lập theo giấy phép hoạt động kinh doanh chứng khoán: 55/UBCK-GPHĐKD Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 29/12/2006 a Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt cho khách hàng” • Cung cấp đủ loại hình dịch vụ chứng khoán với chất lượng cao kịp thời • Bảo đảm tính chuyên nghiệp, trung thực bảo mật • Luôn giữ nguyên tắc Cùng Có Lợi (Win – Win) Nguyên tắc làm việc nhân viên VQS: “Cung cấp dịch vụ tiêu chí trung thực, chuyên nghiệp lợi ích khách hàng” Nhân viên VQS phải người hiểu rõ trách nhiệm trước tài sản nhà đầu tư ủy thác cho Vì thế, VQS cố gắng xây dựng hệ tiêu chuẩn liêm kim nam để đưa VQS trở thành công ty uy tín, khách hàng tin tưởng b Tiềm lực tài chính: VQS thành viên U&I Group - tập đoàn gồm công ty thành viên hoạt động nhiều lĩnh vực khác (sản xuất, dịch vụ, tài chính, đầu tư, kiểm toán, truyền thông, xây dựng bất động sản…) VQS có đầy đủ tiềm lực phát triển vững mạnh lĩnh vực tài c Đối tác chiến lược: VQS ký kết hợp tác toàn diện với đối tác: Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam, Tập đoàn GC China Millennium-Hongkong II Các loại hình dịch vụ Công ty Công ty CPCK Việt Quốc (VQS) cung cấp danh mục dịch vụ tài tích hợp, dịch vụ Chứng khoán, Phân tích tư vấn đầu tư, Tư vấn tài doanh nghiệp, cho tất khách hàng dù nhà đầu tư quan tâm đến có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực chứng khoán Mở tài khoản Diện tích sàn giao dịch rộng rãi tòa nhà Vân Hồ số 51 Lê Đại Hành, với đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc giao dịch với phận giao dịch chuyên nghiệp hướng dẫn nhà đầu tư mở tài khoản sử dụng tiện ích VQS Môi giới chứng khoán Trên tảng hệ thống công nghệ thông tin đại, nhà đầu tư sử dụng nhiều tiện ích việc giao dịch VQS thông qua hệ thống internet, SMS, call center với mức độ bảo mật tuyệt đối Ngoài ra, dịch vụ môi giới VQS cung cấp cho khách hàng tin tức liên quan đến thị trường chứng khoán cách đầy đủ kịp thời phục vụ cho việc định đầu tư khách hàng Các phân tích nhanh, báo cáo tổng quan thị trường cung cấp miễn phí VQS giúp cho nhà đầu tư dài hạn cập nhật thông tin kịp thời, có nhìn bao quát đầy đủ diễn biến thị trường 1.1 Sàn giao dịch OTC Các chuyên viên môi giới VQS có mối quan hệ am hiểu nhiều lĩnh vực mà nhà đầu tư quan tâm tài chính, ngân hàng, bất động sản, xây dựng, sản xuất hàng tiêu dùng , sẵn sàng tư vấn cho nhà đầu tư thông tin bổ ích kịp thời thực các định đầu tư vào cổ phiếu vốn hạn chế thông tin Ngoài ra, sàn OTC VQS giúp nhà đầu tư hạn chế tối đa thông tin sai lệch, không đầy đủ tăng tính khoản cổ phiếu chưa niêm yết thông qua kênh quảng cáo rộng rãi VQS Các yêu cầu mua, bán chứng khoán chưa niêm yết nhập vào hệ thống quản lý tiên tiến VQS để giúp khách hàng tìm hiểu xác định đối tác cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu 1.2 Đấu giá Xu hướng huy động vốn thông qua thị trường vốn hiệu ngày thúc đẩy doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ cổ phần hóa Đây hội đầu tư tốt cho nhà đầu tư Với bề dày kinh nghiệm đấu giá mua cổ phần, nhạy bén thông tin đáng tin cậy, nhà đầu tư có hội trúng giá với mức giá hợp lý Ngoài ra, VQS cung cấp cho khách hàng dịch vụ sang nhượng quyền đấu giá chuyển nhượng quyền mua cổ phần trúng giá với thủ tục đơn giản mức phí hợp lý Đối với khách hàng không đủ thời gian, không đủ thông tin không đủ vốn đầu tư để tham gia đấu giá số cổ phần cần mua, VQS cung cấp dịch vụ ủy thác đấu giá với nhiều tiện ích: - Hỗ trợ vốn đến 60% tổng giá trị đấu giá thành công để tham gia đợt đấu giá lần đầu; - Khả trúng giá với mức giá hợp lý cao nhờ bề dầy kinh nghiệm VQS; - Tư vấn thông tin liên quan đến đợt đấu giá mua cổ phần đó; Hưởng mức phí hấp dẫn mà lý hợp đồng trước hạn sang tên cho bên thứ ba cách nhanh chóng 1.3 Lưu ký Với công nghệ quản lý tiên tiến, cách tổ chức khoa học, VQS cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp về: - Đăng ký chứng khoán; - Lưu ký chứng khoán cho nhà đầu tư; - Chuyển khoản chứng khoán; - Thực quyền cho nhà đầu tư 1.4 Cầm cố - Ứng trước Vốn nhu cầu không đủ trước sức hút cổ phiếu niêm yết Hiểu nhu cầu trên, VQS triển khai cung cấp dịch vụ cầm cố chứng khoán Với thủ tục nhanh, đơn giản linh hoạt khách hàng chắn có hội nhận hỗ trợ tối đa dịch vụ để thực kịp thời định đầu tư cách hiệu Với sản phẩm này, VQS với ngân hàng liên kết đáp ứng nhu cầu vay vốn nhà đầu tư Để đa dạng hóa dịch vụ tài cá nhân, VQS cung cấp dịch vụ ứng trước tiền bán chứng khoán, cổ tức Với hệ thống công nghệ thông tin đại, kết giao dịch khách hàng xác định có thông tin khớp lệnh Khi đó, khách hàng không cần đợi đến ngày T+3 đến ngày lãnh cổ tức mà khách hàng sử dụng toàn số tiền bán chứng khoán cổ tức với thủ tục nhanh chóng mức lãi suất cạnh tranh 1.5 Quản lý sổ cổ đông Với sóng cổ phần hóa doanh nghiệp nước, phục vụ số lượng lớn nhà đầu tư khắp nước việc quản lý chuyển nhượng quyền sở hữu thực vấn đề nan giải cho doanh nghiệp không thuận lợi vị trí địa lý, nhân Lực lượng chuyên viên với thái độ phục vụ tận tâm VQS giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng việc quản lý việc chuyển nhượng cổ đông Chương KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI I KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI Đặc điểm cấu quản lý Cổ đông Cơ cấu gồm có: loại Cổ đông như: Cổ đông sáng lập, cổ đông chiến lược, cổ đông pháp nhân, cổ đông cá nhân; Các loại cổ phần như: Cổ phần phổ thông chuyển nhượng tự do, cổ phần hạn chế chuyển nhượng Chịu trách nhiệm gồm có Hội đồng quản trị, đơn vị nhận ủy quyền quản lý cổ đông, ban kiểm soát b Mô tả công việc hệ thống Công tác quản lý Cổ đông công ty trực thuộc phận phòng Kế toán, việc quản lý Cổ đông bao gồm việc cập nhật thông tin cổ đông mới, thực chuyển nhượng, thực quản lý cổ đông có, thực chia tách, gộp, chi trả cổ tức Ngoài phòng kế toán hay đơn vị ủy quyền phải đưa thống kê báo cáo theo yêu cầu Hội đồng quản trị công ty Theo định kỳ Hội đồng quản trị công ty tiến hành kiểm tra, điều chỉnh lại hoạt động công ty nhằm đưa phương hướng hoạt động tốt nhất, đem lại nguồn lợi nhuận lớn đạt cách hạn chế sai phạm, yêu cầu chưa đạt trình hoạt động thay đổi Cổ đông nắm giữ Hội đồng quản trị đưa chiến lược hiệu nhằm tránh giao dịch thâu tóm công ty tận dụng cổ đông có khả để mời vào đóng góp công sức quản lý cho công ty Mỗi cổ đông nhận chuyển nhượng cổ phần công ty hồ sơ Cổ đông công ty lưu vào kho hồ sơ Cổ đông Sau lần chuyển nhượng xác nhậ chuyển nhượng, chủ tịc HĐQT thông qua, hồ sơ Cổ đông cập nhật đầy đủ chi tiết vào kho Hồ sơ công ty Hàng năm, Công ty thực đại hội cỏ đông chia cổ tức hay cổ phiếu thưởng, đến trước thời điểm công ty thực công bố thông tin ngày chốt danh sách cổ đông Đơn vị quản lý ngừng giao dịch chuyển nhượng gửi báo cáo cho Hội đồng quản trị danh dách cổ đông Khi có thay đổi thêm thông tin Cổ đông công ty đơn vị quản lý Cổ đông công ty chỉnh sửa lại để phù hợp với yêu cầu quản lý công ty Một công việc quan trọng khác hệ thống lưu lại toàn trình giao dịch cổ đông thành hệ thống liệu lịch sử Việc nhằm giám lịch sử giao dịch nắm giữ cổ phần Cổ đông để đảm bảo hoạt động chuyển nhượng hoạt động cổ đông không gây ảnh hưởng đến hoạt động tình hình nội công ty c Chi tiết công việc hệ thống Phần mềm Quản lý Cổ Đông hệ phần mềm thực hiên đầy đủ chức thực theo yêu cầu đặt công tác quản lý Cổ đông thực tế Cụ thể thao tác trình xư lý phải đảm bảo nhanh, xác theo quy định luật định Nội dung thực hiên đề tài sau: • Quản lý danh sách cổ đông - Quản lý thông tin cổ đông bao gồm: o Mã số cổ đông o Tên cổ đông (họ tên với cá nhân, tên công ty với tổ chức) o Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu/Đăng ký kinh doanh Hỗ trợ quản lý tính cổ đông, cổ đông nhận diện số chứng minh thư/hộ chiếu/đăng ký kinh doanh o Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email 10 o Thông tin người đại diện ( tổ chức):  Họ tên người đại diện  Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu  Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email o Phân loại cổ đông theo nhóm:  Cổ đông nhà nước  Cán công nhân viên  Cổ đông chiến lược  Theo dõi, thống kê tình hình sở hữu nhóm cổ đông (hoặc cổ đông) loại cổ phiếu: số lượng sở hữu, tỷ lệ sở hữu • Quản lý Sổ cổ đông: Quản lý sổ phát hành cho cổ đông dạng giấy xác nhận sổ Thông tin bao gồm: - Số sổ cổ đông - Danh mục loại cổ phiếu sở hữu: loại cổ phiếu sở hữu, mệnh giá, số lượng sở hữu - Danh mục khoản cổ phiếu phát sinh (do chia cổ tức, quyền mua ) chưa cấp/đổi sổ - Đổi sổ cổ đông sau đợt chia quyền mua, chia cổ phiếu thưởng, tách/gộp cổ phiếu In sổ cổ đông theo mẫu • Quản lý đợt phát hành cổ phiếu: - Ngày phát hành 11 - Mô tả đợt phát hành - Các loại cổ phiếu phát hành: cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu ưu đãi, người dùng định nghĩa loại cổ phiếu theo mô hình áp dụng doanh nghiệp - Mã phát hành: định nghĩa mã phát hành cho loại cổ phiếu đợt phát hành nhằm dễ dàng phân biệt loại cổ phiếu khác - Mệnh giá loại cổ phiếu - Số lượng phát hành loại cổ phiếu - Hạn chuyển nhượng với loại cổ phiếu - Theo dõi số cổ phiếu chuyển nhượng hay chia quyền mua cho loại cổ phiếu - Chia quyền mua cổ phiếu cho cổ đông theo loại cổ phiếu đợt phát hành - Theo dõi đợt chia quyền, phương án chia quyền mua cổ phiếu - Theo dõi, quản lý tình hình thu tiền cổ đông đợt chia quyền mua cổ phiếu - Ngày nộp tiền - Số tiền - Lập bảng kê thu tiền mua cổ phiếu cổ đông đợt chia quyền mua cổ phiếu - Cấp/đổi sổ cổ đông sau đợt chia quyền • Quản lý đợt Chia cổ tức, cổ phiếu thưởng - Chia cổ tức tiền 12 - Chia cổ tức cổ phiếu - Chia cổ phiếu thưởng - Quyền mua cổ phiếu cho cổ đông hữu - Quản lý nhật ký đợt chốt sổ cổ đông - Cấp/đổi sổ cổ đông sau chia cổ tức - Theo dõi, quản lý nhật ký thu tiền mua cổ phiếu theo danh sách chia quyền mua, in bảng kê thu tiền - Báo cáo tình hình chia cổ tức năm - Quản lý xác lô cổ phiếu lẻ phát sinh trình chia cổ phiếu theo tỷ lệ • Tách/gộp cổ phiếu, đổi mệnh giá - Chia nhỏ mệnh giá cổ phiếu tiến hành cấp/đổi sổ cổ đông - Gộp nhiều cổ phiếu thành cổ phiếu có mệnh giá lớn - Gộp hai loại cổ phiếu có mệnh giá: loại cổ phiếu hạn chế chuyển nhượng khoảng thời gian định, sau tới hạn chuyển nhượng tiến hành gộp lợi cổ phiếu vào với cổ phiếu phổ thông để thuận tiện quản lý, theo dõi chuyển nhượng - Theo dõi nhật ký chốt sổ cổ đông • Quản lý, thực giao dịch chuyển nhượng cổ phiếu - Thực giao dịch cổ đông - Tự động tính lệ phí chuyển nhượng - Theo dõi nhật ký giao dịch 13 - Theo dõi nhật ký theo ngày hay toàn - Theo dõi nhật ký giao dịch tất hay cổ đông - Lập bảng kê thu phí chuyển nhượng • Quản lý danh sách cổ đông kỳ họp - Lập danh sách chốt cổ đông phục vụ kỳ họp • Báo cáo - thống kê - Tỷ lệ sở hữu cổ đông nội - Tỷ lệ sở hữu theo loại cổ đông - Danh sách chốt cổ đông cho kỳ họp - Bảng kê chi tiết tỷ lệ chia cổ tức/cổ phiếu thưởng/quyền mua cổ phiếu cho đợt chia - Bảng kê thu tiền mua cổ phiếu cổ đông - Bảng kê thu phí chuyển nhượng - Báo cáo dễ dàng in máy in hay đưa liệu Excel, chuyển thành tài liệu nhiều định dạng khác như: tệp hình ảnh, tệp PDF, tệp HTML Đối với chức quan trọng chức quản lý chuyển nhượng, tách gộp, chi trả cổ tức việc thực xác quan trọng - Chức quản lý chuyển nhượng: chức chuyển nhượng thực kiểm tra bên chuyển nhượng để đảm bảo bên chuyển nhượng phép chuyển nhượng đảm bảo đủ số lượng cổ phần cho yêu cầu giao dịch Chức thực bên nhận chuyển nhượng để đảm bảo bên nhận phép nhận Sau thao tác kiểm tra hoàn tất, thục ghi giảm số lượng cổ phiếu theo yêu cầu cho bên chuyển nhượng, 14 ghi tăng số lượng cổ phiếu từ bên chuyển nhượng chuyển qua, cuối cập nhật liệu vào bảng liệu lịch sử cuối tự động tính phí chuyển nhượng theo tỷ lệ quy định - Chức tách gộp cổ phần, thay đổi mệnh giá: Khi Hội đồng quản trị thực tách gộp cổ phiếu có văn yêu cầu đơn vị quản lý trực tiếp thực thao tác tách gộp Thao tác tách gộp thực phần mềm kiểm tra danh sách cổ đông chia nhỏ số lượng cổ phần năm giữ gộp lại theo đạo - Chức chi trả cổ tức: cuais năm cuối quý, sau thực báo cáo kiểm toán, phần lợi nhuận sau thuế phận kế toán báo cáo với Hội đồng cổ đông phần chia cho cổ đông cổ tức Có hai hình thức phân chi a cổ tưc: chia cổ tức cổ phiếu chia cổ tức tiền mặt hình thức chia chia theo tỷ lể quy định đại hội cổ đông thống Ví dụ: cổ đông nắm giữ 100 cổ phần hưởng cổ phần hay tỷ lệ chia 40% theo mệnh giá,… II NHU CẦU TIN HỌC Một số hạn chế hệ thống cũ Theo cách làm thủ công, việc xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, năm qua không ngừng đổi mới, có nhiều tiến đáp ứng nhiệm vụ giao Tuy nhiên với phát triển chung toàn xã hội, yêu cầu cập nhật thông tin, bổ sung, lưu trữ khai thác xử lý thông tin công tác quản lý Cổ đông tương đối cao, đòi hỏi nhanh chóng xác đầy đủ hơn, chi tiết hệ thống chưa đáp ứng hạn chế sau: - Hầu hết công việc làm phương pháp thủ công nên hiệu quả, tốn nhiều thời gian tốc độ không cao 15 - Do cách quản lý hồ sơ thủ công giấy tờ nên cần bổ sung người quản lý phải sửa đổi, thêm bớt gạch xoá dẫn đến thông tin không xác, dễ nhầm lẫn - Đối với khối lượng hồ sơ lớn, công việc lưu trữ , bảo quản bổ sung cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều vật chất người hệ thống kho lưu trữ, bảo quản Số lượng cán làm công tác quản lý nhân , thời gian công sức, làm việc nhiều mà có không đảm bảo yêu cầu - Đối với công tác thực chuyển nhượng, chia tách, chi trả cổ tức thực khó khăn dễ dàng phát sinh nhữ sai sót thao tác thủ công Vơi đơn vị có số lượng cổ đông lơn gần thực b Giải pháp khắc phục hệ thống cũ Để khắc phục nhược điểm hệ thống cũ chúng em xin đưa vài giải pháp sau: - Thiết kế chương trình quản lý máy tính giúp xử lý công việc như: Lưu trữ hồ sơ, trình công tác, trình quản lý lương, báo cáo, thống kê …Việc sử dụng công nghệ thông tin cho công việc cần thiết có tính ưu việt lớn - Tự động hoá thao tác mà từ trước tới phải làm tay - Thực chức hỏi đáp nhanh - Hệ thống đáp ứng cho lĩnh vực quản lý lớn - Quản lý nhiều liệu liệu lưu an toàn - Tìm kiếm truy xuất thông tin nhanh chóng - Thông tin đảm bảo xác - Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý 16 III HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT Xây dựng chương trình “Quản lý Cổ đông” nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết người sử dụng nhu cầu tin học hóa ngày cao xã hội mong muốn em lựa chọn đề tài • Những vấn đề giải quyết: - Quản lý hồ Cổ đông cách tự động hóa - Quản lý trình lịch sử giao dịch cổ đông - Đưa bảng thống kê báo cáo tổng hợp theo yêu cầu ban lãnh đạo công ty - Đưa phương pháp tìm kiếm thông tin Cổ đông công ty Tự động tính phí chuyển nhượng, thục chuyển nhượng, thực tách gộp, chi trả cổ tức, phát hành thêm 17 [...]... trị thực hiện tách gộp cổ phiếu sẽ có văn bản yêu cầu đơn vị quản lý trực tiếp thực hiện thao tác tách gộp Thao tác tách gộp thực hiện trên phần mềm sẽ kiểm tra danh sách cổ đông hiện tại và chia nhỏ số lượng cổ phần năm giữ hoặc gộp lại theo chỉ đạo - Chức năng chi trả cổ tức: cuais mỗi năm hoặc cuối mỗi quý, sau khi thực hiện báo cáo kiểm toán, phần lợi nhuận sau thuế sẽ được bộ phận kế toán báo cáo. .. Thiết kế một chương trình quản lý trên máy tính sẽ giúp chúng ta xử lý các công việc như: Lưu trữ hồ sơ, quá trình công tác, quá trình quản lý lương, báo cáo, thống kê …Việc sử dụng công nghệ thông tin cho các công việc trên là hết sức cần thiết và có tính ưu việt lớn - Tự động hoá các thao tác mà từ trước tới nay phải làm bằng tay - Thực hiện các chức năng hỏi đáp nhanh - Hệ thống đáp ứng được cho các... thống kho lưu trữ, bảo quản Số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự , thời gian công sức, làm việc nhiều mà có khi vẫn không đảm bảo yêu cầu - Đối với công tác thực hiện chuyển nhượng, chia tách, chi trả cổ tức thực hiện sẽ rất khó khăn và dễ dàng phát sinh nhữ sai sót trong thao tác thủ công Vơi những đơn vị có số lượng cổ đông lơn thì gần như không thể thực hiện được b Giải pháp khắc phục hệ thống... hồ Cổ đông một cách tự động hóa - Quản lý quá trình lịch sử giao dịch của cổ đông - Đưa ra các bảng thống kê báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của ban lãnh đạo trong công ty - Đưa ra các phương pháp tìm kiếm thông tin Cổ đông trong công ty Tự động tính phí chuyển nhượng, thục hiện chuyển nhượng, thực hiện tách gộp, chi trả cổ tức, phát hành thêm 17 ... thống hiện tại còn chưa đáp ứng được và vẫn còn những hạn chế sau: - Hầu hết các công việc đều làm bằng phương pháp thủ công nên còn kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian tốc độ không cao 15 - Do cách quản lý hồ sơ thủ công trên giấy tờ nên khi cần bổ sung thì người quản lý phải sửa đổi, thêm bớt gạch xoá dẫn đến thông tin không chính xác, dễ nhầm lẫn - Đối với một khối lượng hồ sơ lớn, các công việc lưu... kê thu phí chuyển nhượng - Báo cáo dễ dàng được in ra máy in hay đưa dữ liệu ra Excel, chuyển thành tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau như: tệp hình ảnh, tệp PDF, tệp HTML Đối với chức năng quan trọng đó là chức năng quản lý chuyển nhượng, tách gộp, chi trả cổ tức việc thực hiện chính xác là rất quan trọng - Chức năng quản lý chuyển nhượng: chức năng chuyển nhượng thực hiện kiểm tra bên chuyển... Quản lý, thực hiện giao dịch chuyển nhượng cổ phiếu - Thực hiện giao dịch giữa các cổ đông - Tự động tính lệ phí chuyển nhượng - Theo dõi nhật ký giao dịch 13 - Theo dõi nhật ký theo ngày hay toàn bộ - Theo dõi nhật ký giao dịch của tất cả hay từng cổ đông - Lập bảng kê thu phí chuyển nhượng • Quản lý danh sách cổ đông trong các kỳ họp - Lập danh sách chốt cổ đông phục vụ các kỳ họp • Báo cáo - thống... 1 Một số hạn chế của hệ thống cũ Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, mặc dù trong những năm qua không ngừng đổi mới, có nhiều tiến bộ đã đáp ứng được nhiệm vụ được giao Tuy nhiên với sự phát triển chung của toàn xã hội, nhất là yêu cầu cập nhật thông tin, bổ sung, lưu trữ khai thác xử lý thông tin trong công tác quản lý Cổ đông tương đối cao, đòi hỏi nhanh...o Thông tin người đại diện ( đối với tổ chức):  Họ tên người đại diện  Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu  Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email o Phân loại cổ đông theo từng nhóm:  Cổ đông nhà nước  Cán bộ công nhân viên  Cổ đông chiến lược  Theo dõi, thống kê tình hình sở hữu của các nhóm cổ đông (hoặc của từng cổ đông) đối với mỗi... hiện hữu - Quản lý nhật ký các đợt chốt sổ cổ đông - Cấp/đổi sổ cổ đông sau khi chia cổ tức - Theo dõi, quản lý nhật ký thu tiền mua cổ phiếu theo danh sách được chia quyền mua, in bảng kê thu tiền - Báo cáo tình hình chia cổ tức trong năm - Quản lý chính xác các lô cổ phiếu lẻ phát sinh trong quá trình chia cổ phiếu theo tỷ lệ • Tách/gộp cổ phiếu, đổi mệnh giá - Chia nhỏ mệnh giá cổ phiếu và tiến hành