HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KẾ TOÁN NGÂN QUỸ

Hệ thống lại các nhiệm vụ cần triển khai tại vị trí đảm nhiệm • Giúp CBNV tiếp cận được nhanh tại vị trí chức danh mới bổ nhiệm • Có sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả với các phòngbanbộ phận khác tại đơn vị cũng như Hội sở

HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ

PHÒNG KẾ TOÁN NGÂN QUỸ

• Hệ thống lại các nhiệm vụ cần triển khai tại vị trí đảm nhiệm

• Giúp CBNV tiếp cận được nhanh tại

vị trí chức danh mới bổ nhiệm

• Có sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu

quả với các phòng/ban/bộ phận

khác tại đơn vị cũng như Hội sở

MỤC TIÊU

• Những nội dung công việc chính tại vị trí chức danh KSV/Phó phòng KTNQ

• Gợi ý cách phân công công việc, giao việc trong bộ phận

• Mối quan hệ/Sự phối hợp tác nghiệp với các bộ phận trong nội bộ, với Hội

sở và các đơn vị bên ngoài

• Trao đổi/Thảo luận một số nội dung nghiệp vụ chính có liên quan

NỘI DUNG

NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ

 Nội dung Kế toán nội bộ

 Phối hợp với Phòng Tổng hợp kiểm soát việc

lập Kế hoạch kinh doanh của đơn vị Theo dõi,

tổng hợp và phân tích đánh giá tình hình thực

hiện KHKD

 Kiểm soát việc lập dự toán ngân sách hàng

năm, quản lý hiệu quả các chi phí phát sinh theo

kế hoạch được duyệt

Tổ chức công tác hạch toán kế toán nội bộ tại

NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ

 Nội dung Kế toán nội bộ (tiếp)

 Kiểm soát/Phê duyệt các nghiệp vụ hạch

toán kế toán nội bộ

 Kiểm soát BCTC và BCTK theo quy định

 Công tác báo cáo/kiểm soát các chỉ tiêu kinh

NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ

 Nội dung Kế toán Giao dịch

 Lập kế hoạch phát triển khách hàng, phương án

hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh của bộ phận/cá nhân

 Quản lý/Kiểm soát các hoạt động giao dịch tại quầy:

nghiệp vụ huy động, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ

thu chi tiền mặt và các nghiệp vụ khác theo quy định

 Kiểm soát/phê duyệt các giao dịch theo hạn mức

quy định và theo phân công nhiệm vụ tại đơn vị

Kiểm soát lãi dự thu, dự chi

NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ

 Nội dung Kế toán Giao dịch (tiếp)

Chăm sóc khách hàng, Giám sát, đôn đốc

nhân viên thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng

dịch vụ tại quầy

 Kiểm soát việc theo dõi các khoản tiền gửi

(Hợp đồng tiền gửi, ngày đến hạn, …)

 Kiểm soát báo cáo theo chức năng nhiệm vụ

thuộc bộ phận (Báo cáo nội bộ, Báo cáo thống

kê…)

Kiểm soát việc quản lý trạng thái ngoại hối

NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ

 Nội dung Kế toán Giao dịch (tiếp)

Phối hợp quản lý và tổ chức thực hiện các

biện pháp phòng chống rửa tiền, phòng chống

rủi ro trong HĐKD

 Kiểm soát công tác theo dõi thanh khoản,

hạn mức tiền mặt đảm bảo đủ khả năng chi trả

 Kiểm soát công tác báo nguồn đầy đủ

Kiểm soát sau/Lưu trữ chứng từ theo quy định

Chịu trách nhiệm về việc duy trì chất lượng DV tại quầy Quản

lý công tác hành chính đảm bảo quầy giao dịch luôn ngăn nắp,gọn gàng, sạch sẽ theo đúng tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC QuẢN LÝ PHÒNG/BỘ PHẬN

Công tác quản lý Phòng/Bộ phận

Chịu trách nhiệm giải quyết các công việc phát sinh tạiPhòng/Bộ phận thuộc thẩm quyền/báo cáo kịp thời cho Lãnhđạo cấp trên các vấn đề vượt thẩm quyền

Điều phối/phân công công việc hiệu quả cho CBNV tại bộ phận

Công tác Đào tạo nội bộ phát triển nhân viên, phổ biến kịp thờicác văn bản, quy định, quy trình mới

Đôn đốc, giám sát nhân viên thực hiện đầy đủ chức năngnhiệm vụ được giao, chấp hành nội quy, quy định của NH

MÔ TẢ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ PHÒNG/BỘ PHẬN

Gợi ý phân công công việc trong bộ phận

1 Liệt kê theo các mảng công việc chính tại bộ phận

2 Xác định nguồn lực cần thiết và khả năng triển khai của

CBNV để phân công công việc phù hợp và tùy vào năng

lực triển khai của CBNV

3 Lập Bảng phân công công việc và thực hiện Giao nhận

công việc cho CBNV

4 Theo dõi, đôn đốc CBNV thực hiện công việc theo Bảng

phân công công việc

5 Định kỳ, đánh giá, ghi nhận và rút kinh nghiệm đối với

những điểm được/chưa được của CBNV

6 Định kỳ, thực hiện luân chuyển công việc giúp CBNV

tiếp cận được với tất cả các nghiệp vụ tại bộ phận

Ví dụ mẫu

Mối quan hệ trong công việc – Nội bộ ngân hàng

PHÒNG

KHÁCH HÀNG

 Kiểm soát việc phối hợp triển khai các hợp đồng

mua bán ngoại tệ, kiểm soát trạng thái ngoại hối của Chi nhánh; giải ngân, thu nợ, thu lãi và phí cho Khách hàng; quản lý và theo dõi tài sản đảm bảo

 Kiểm soát việc phối hợp trong việc kiểm tra tính

lãi tiền vay của khách hàng vào lãi ĐCV từ nguồn cho vay, đảm bảo hạch toán đúng và đầy

đủ nguồn thu lãi vay

 Kiểm soát việc phối hợp trong việc cân đối

nguồn vốn, huy động vốn, chăm sóc khách hàng

 Kiểm soát việc điều vốn, xác định thu nhập, chi

phí, xuất/nhập quản lý tài sản, ấn chỉ quan trọng,

ấn phẩm của dịch vụ TKBĐ

PHÒNG GIAO

DỊCH TRỰC

THUỘC (nếu có)

 Kiểm soát các chỉ tiêu tài chính phát sinh tại PGD

 Kiểm soát công tác báo cáo, chi phí phát sinh

 Kiểm soát các công việc khác có liên quan

 Kiểm soát việc phối hợp triển khai việc mua sắm

và quản lý tài sản ngân hàng, thanh toán các khoản chi tiêu hành chính, thanh toán lương

 Kiểm soát việc phối hợp lập KHKD, theo dõi,

KHỐI NGUỒN VỐN

 Phối hợp trongviệc điều chuyểnvốn giữa Chinhánh và Hội sở,cân đối nguồnvốn đảm bảothanh khoản chohoạt động củađơn vị

 Chính sách giá

KHỐI CNTT

 Phối hợp trongviệc xử lý các dữliệu kế toán

 Đăng ký sử dụngquyền đăng nhậpphần mềm

thu – chi hộ từ Hội

sở; tính toán lãi điều

chuyển vốn

Mối quan hệ trong công việc – Nội bộ ngân hàng

KHỐI SẢN PHẨM VÀ CÁC

KHỐI KHÁC

 Phối hợp trong việc xử

lý các vấn đề phát sinhliên quan đến chínhsách sản phẩm/bánhàng

CÁC CHI NHÁNH LPB KHÁC

 Phối hợp trong việctiếp thị và chăm sóckhách hàng tại địabàn có các chi nhánhLPB (nếu có theotrường hợp đặc biệt)

Mối quan hệ trong công việc – Nội bộ ngân hàng

Mối quan hệ trong công việc – Bên ngoài

Cục thuế

địa phương

 Phối hợp kê khai nộp và quyết toán thuế hàng

tháng, năm Cập nhật các thông tin về chính sách, chế độ kế toán thuế.

 Quan hệ tiền gửi; Thanh khoản (Nộp-Rút tiền

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

1 Những lưu ý khi lập dự toán Ngân sách năm

Mẫu biểu  Theo Mẫu của Ngân hàng

Căn cứ lập dự

toán:

 Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế khoán tài chính và các quy định có liên quan

 Tình hình chi tiêu hoạt động thực tế tại đơn vị

 Dự kiến các chi phí phát sinh căn cứ kế hoạchhoạt động kinh doanh của đơn vị trong năm

1 Những lưu ý khi lập dự toán Ngân sách năm

Thời gian hoàn thành:  Chậm nhất 15/12 hoặc theo yêu cầu của TGĐ

Thời gian điều

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

2 Tổ chức hạch toán kế toán nội bộ

Tổ chức phân công

công việc chi tiết

theo các mảng chính:

 Kế toán Tài sản cố định

 Kế toán tiền lương

 Kế toán điều chuyển vốn,

 Kế toán tiền gửi ngân hàng

 Kế toán chi tiêu nội bộ

 Kế toán thuế

 Kinh doanh ngoại tệ

 Kế toán phải thu, phải trả

 Hạch toán ngoại bảng

 Công tác báo cáo…

Nhiệm vụ  Lập thời gian biểu thực hiện công việc

định kỳ hiệu quả

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

3 Lưu ý khi kiểm soát Báo cáo tài chính

Kiểm soát

Bảng cân đối

tài khoản kế toán:

 Thực hiện hàng ngày (Đầu ngày và cuối ngày hoặccác thời điểm khác theo yêu cầu báo cáo của lãnhđạo)

 Các chỉ tiêu kiểm soát (gợi ý):

o Tính chất cân đối của bảng cân đối tài khoản

o Kiểm tra sự phù hợp tính chất Nợ - Có của các tàikhoản trên Bảng CĐKT

o Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

- Dư nợ, tình hình nhóm nợ, cơ cấu nợ

- Các khoản phải thu, phải trả

o Doanh số huy động, cơ cấu nguồn ngắn hạn, dàihạn

o Hoạt động thanh toán

o Thu nhập, chi phí

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

3 Lưu ý khi Kiểm soát Báo cáo tài chính

 Các chỉ tiêu kiểm soát (gợi ý):

- Tổng Tài sản, Nguồn vốn

- Trọng số phải thu, phải trả

- Huy động, Cho vay

- Cơ cấu lợi nhuận của các loại hình kinh doanh

Kiểm soát các

hoạt động

kinh doanh khác

 Tình hình thực hiện ngân sách chi tiêu nội bộ;

kết quả hoạt động kinh doanh so với kế hoạchđược giao

 Công tác báo cáo theo định kỳ: Ngày 5 hàngtháng

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

3 Kiểm soát công tác báo cáo khác

Kiểm soát Báo cáo

Thống kê (TT21)

 Các danh mục báo cáo cần thực hiện

 Thời gian cần thực hiện báo cáo

 Đối tượng nộp báo cáo

 Phương thức thực hiện báo cáo

Kiểm soát các

Báo cáo khác

 Báo cáo Dự trữ bắt buộc (Ngày 5 hàng tháng)

 Báo cáo Bảo hiểm tiền gửi (Ngày 10 hàng quý)

 Báo cáo về định mức thanh khoản

 Các báo cáo khác…

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

4 Kiểm soát nghiệp vụ kế toán

Kiểm soát

nghiệp vụ

Kế toán nội bộ

 Phê duyệt chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo

định mức chi tiêu quy định

 Theo dõi hạn mức ngân sách được phê duyệt so với

thực tế chi tiêu tại đơn vị

 Đôn đốc CBNV thuộc bộ phận thanh quyết toán

nhanh chóng, kịp thời Phối hợp với các phòng ban liên quan trong công tác thanh quyết toán

 Phổ biến các quy định có liên quan đến HĐKD của

đơn vị hoặc quyền lợi của CBNV và quy trình thực hiện đến tất cả các phòng ban khác nhằm triển khai

có hiệu quả công việc

 Hạch toán đúng tính chất tài khoản, đầu mục tài

khoản, đúng mẫu biểu theo quy định

 Theo dõi các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả

 Đối chiếu, theo dõi định kỳ TSCĐ, CCDC, ấn chỉ,

TSĐB…

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

4 Kiểm soát nghiệp vụ kế toán

Quản lý các

hoạt động

giao dịch quầy

 Phê duyệt chính xác các giao dịch tại quầy căn cứ trên

chứng từ gốc: huy động, thanh toán, Thẻ &NHĐT…

theo phân cấp hạn mức

 Theo dõi khách hàng tiền gửi (khách hàng lớn, khách

hàng tiềm năng, khách hàng đến hạn, sinh nhật…)

Mở sổ theo dõi nhật ký khách hàng, gọi điện thoạichăm sóc khi đến hạn, sinh nhật…

 Phát triển doanh số huy động, dịch vụ… đôn đốc

CBNV hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh

 Chăm sóc khách hàng, Thực hiện tiêu chuẩn chất

lượng tại quầy (Quan sát/giám sát hành vi của nhânviên, GDV cười ntn, ánh mắt…)

 Quản lý ấn chỉ quan trọng, quà tặng KH…

 Quản lý việc thei dõi sổ phụ, hồ sơ thông tin KH

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

4 Kiểm soát công tác quản lý nghiệp vụ khác

Kiểm soát

trạng thái ngoại hối;

Quản lý thanh khoản

 Số tiền/trạng thái ngoại tệ được duy trì tại đơn vị

 Thời điểm kiểm soát

 Chăm sóc khách hàng để nắm được nguồn tiền

dự kiến  báo nguồn hoặc chuẩn bị sẵn nguồnđáp ứng nhu cầu thanh khoản

 Cân đối tiền mặt, tiền gửi để nộp/xin từ HO đảm

bảo không vượt hạn mức thanh khoản chophép

 Quy định về đổi tiền

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

Nhận chứng từ giải ngân từ phòng Khách hàng (Khế ước nhận nợ, chứng từ giải ngân được in từ hệ thống Flexcube, chứng từ rút tiền vay (nếu có) như Ủy nhiệm chi, Giấy rút tiền….)

Lãnh đạo PKT-NQ có trách nhiệm phân công Nhân viên PKT-NQ thực hiện đối chiếu giữa số tiền trên chứng từ và số tiền trên tài khoản giải ngân, nếu khớp đúng số liệu PKT-NQ thực hiện hạch toán giải ngân (chuyển khoản và/hoặc chi tiền) cho Khách hàng.

Lãnh đạo PKH kiểm tra lại tính

đầy đủ và khớp đúng của các

số liệu trên hệ thống Flexcube

đã được CVKH hạch toán Nếu

các số liệu khớp đúng thì Lãnh

đạo PKH phê duyệt giải ngân

trên hệ thống Flexcube

Phòng Khách hàng

Phòng

Kế toán Ngân quỹ

6 CẤP QUẢN LÝ KIỂM SOÁT HẠCH TOÁN GIẢI NGÂN TẠI ĐVKD

4 Kiểm soát công tác an toàn kho quỹ

Văn bản có liên quan

 Thành phần Ban quản lý kho tiền gồm: Giám đốc

là Trưởng ban, Trưởng phòng kế toán và Trưởngquỹ là thành viên

 Các thành viên ban quản lý kho tiền có thể thựchiện việc ủy quyền bằng văn bản cho các cánhân có thẩm quyền liên quan

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

4 Kiểm soát công tác an toàn kho quỹ

 Trưởng quỹ: Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàntuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền

Quy định về

cất giữ chìa khóa:

 Từng thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải bảoquản an toàn chìa khóa sử dụng hàng ngày trongkét sắt riêng đặt tại nơi làm việc của mình

 Niêm phong bộ chìa dự phòng và gửi các ngânhàng có uy tín trên cùng địa bàn (Gợi ý: Gửi

NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH

Một số công việc cần triển khai khi thiết lập hoạt động

tại Chi nhánh mới tại Ngân hàng LPB

(có thể kết hợp với các bộ phận khác tại Chi nhánh)

Mở Tài khoản Vãng lại của Chi nhánh => Thông báo số

CIF của Tài khoản Vãng lai cho Khối CNTT

Lập đề nghị cấp User cho CBNV (hệ thống Core HOST,

Flexcube, LVBis (báo nguồn, phần mềm TSCĐ, dịch vụ

NHĐT…), Báo cáo thống kê TT21…)

Mở TK Tiền gửi tại NHNN địa phương và các TCTD khác

(nếu có)

Lập QĐ thành lập BQL kho quỹ tại Chi nhánh; QĐ thành

lập tổ ATM (nếu có)

Một số công việc cần triển khai khi thiết lập hoạt động

tại Chi nhánh mới tại Ngân hàng LPB

(có thể kết hợp với các bộ phận khác tại Chi nhánh)

Đăng ký HĐ GTGT, nộp thuế môn bài, đăng ký nộp thuế

qua mạng (nên liên hệ với CB quản lý thuế)

Lập dự toán ngân sách năm; Kế hoạch HĐKD

Mở sổ sách theo dõi: các Sổ kho quỹ, Sổ theo dõi ấn chỉ

quan trọng…

Thiết lập quan hệ với các NHNN, Cục thuế và các NH

khác (đổi tiền)

Một số công việc cần triển khai khi thiết lập hoạt động

tại Chi nhánh mới tại Ngân hàng LPB

(có thể kết hợp với các bộ phận khác tại Chi nhánh)

Đăng ký thanh toán bù trừ điện tử (nếu có thể)

Đào tạo nội bộ, phổ biến các quy định, quy trình phối hợp

thực hiện liên quan đến mua sắm, chi tiêu nội bộ và quyền

lợi của CBNV; quy định, quy trình giao dịch khách hàng

Phân công công việc trong nội bộ, giao chỉ tiêu kinh doanh

Xây dựng kế hoạch công việc, KHHĐ trong phòng;

Xây dựng lịch công việc của phòng áp dụng trong nội bộ

Một số rủi ro cần phòng tránh

QĐ 1425 ngày 15/4/2013

Gian lận trong việc cố tình nâng giá trị TS, hàng hóa mua;

hóa đơn, chứng từ giả mạo hoặc chi khống không có chứng

từ hợp lệ

Các rủi ro khác: tạm ứng sai quy định, lập dự phòng thiếu căn cứ, tính thuế phải nộp sai dẫn đến bị phạt, báo cáo chậm, không chính xác, hạch toán sai, thiếu chữ ký, chứng

Mua sắm, quản lý tài sản, CCDC không đúng quy định

Một số rủi ro cần phòng tránh

Rủi ro liên quan đến an toàn bảo mật: Lộ Password, sử dụng chung User, không thay đổi mật khẩu đúng quy định, không thoát màn hình khi ra ngoài vị trí…

Rủi ro trong việc thực hiện giao dịch cho Khách hàng thiếu/sai căn cứ: giấy tờ không đúng quy định, thiếu chứng từ, nhập vào các trường sai quy định …

Rủi ro liên quan đến phân cấp, ủy quyền: thực hiện giao dịch, phê duyệt giao dịch, để tồn quỹ teller vượt hạn mức quy định,

ký duyệt không đúng thẩm quyền

Kế toán

giao dịch

Rủi ro gian lận liên quan đến huy động vốn trong nội bộ: Sử dụng User của người khác, ký thay cho khách hàng trên chứng từ giao dịch, lập chứng từ thay KH, ký thay GDV khác,

sử dụng tiền lưu quỹ sai mục đích, tẩy sửa ấn chỉ trắng…

Một số rủi ro cần phòng tránh

Rủi ro liên quan đến việc tính tiền cho khách hàng không chính xác, không phát hiện tiền giả, kiểm đếm tiền nhầm lẫn gây thừa thiếu quỹ, tự ý sửa thông tin khách hàng không có

đề xuất

Rủi ro hạch toán: hạch toán nhầm tài khoản khách hàng, mã

SP, kỳ hạn, lãi suất, số tiền, loại tiền, nội dung…

Hạch toán quá số dự tài khoản; thực hiện giao dịch khi chưa được phê duyệt

GDV mua bán ngoại tệ không qua sổ sách, sử dụng quỹ tồn không đúng mục đích

Kế toán

giao dịch

Rủi ro liên quan đến chứng từ kế toán: thiếu thông tin trên chứng từ, sử dụng sai mẫu ấn chỉ, chứng từ tẩy xóa, viết nhiều mực, nhiều nét chữ, ký và đóng dẫu sẵn trên chứng từ trắng, thiếu bảng kê thu chi tiền, thiếu dấu đã thu, đã chi …

Một số rủi ro cần phòng tránh

Rủi ro nghiệp vụ chuyển tiền: chứng từ không chính xác, hạch toán sai thông tin khách hàng, sai tài khoản, sai kênh thanh toán, chậm giao dịch, chuyển tiền vượt số dư…

Không phát hiện chứng từ do kẻ gian giả mạo đến giao dịch nhằm chiếm đoạt tài sản hoặc dùng séc giả giao dịch với Ngân hàng

Rủi ro liên quan đến séc: thông tin trên séc không chính xác, séc tẩy xóa, sửa chữa, chữ ký không khớp với đăng ký…

Kế toán

giao dịch

Rủi ro liên quan đến phòng chống rửa tiền: không đối chiếu danh sách đen trước khi thực hiện giao dịch, không sàng lọc khách hàng theo các trường hợp quy định tại quy chế

PCRT…