HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KẾ TOÁN NGÂN QUỸ

Hệ thống lại các nhiệm vụ cần triển khai tại vị trí đảm nhiệm • Giúp CBNV tiếp cận được nhanh tại vị trí chức danh mới bổ nhiệm • Có sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả với các phòngbanbộ phận khác tại đơn vị cũng như Hội sở

HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KẾ TOÁN NGÂN QUỸ MỤC TIÊU • Hệ thống lại nhiệm vụ cần triển khai vị trí đảm nhiệm • Giúp CBNV tiếp cận nhanh vị trí chức danh bổ nhiệm • Có phối hợp nhịp nhàng, hiệu với phòng/ban/bộ phận khác đơn vị Hội sở NỘI DUNG • Những nội dung công việc vị trí chức danh KSV/Phó phòng KTNQ • Gợi ý cách phân công công việc, giao việc phận • Mối quan hệ/Sự phối hợp tác nghiệp với phận nội bộ, với Hội sở đơn vị bên • Trao đổi/Thảo luận số nội dung nghiệp vụ có liên quan NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ  Nội dung Kế toán nội  Phối hợp với Phòng Tổng hợp kiểm soát việc lập Kế hoạch kinh doanh đơn vị Theo dõi, tổng hợp phân tích đánh giá tình hình thực KHKD  Kiểm soát việc lập dự toán ngân sách hàng năm, quản lý hiệu chi phí phát sinh theo kế hoạch duyệt Tổ chức công tác hạch toán kế toán nội đơn vị theo quy định NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ  Nội dung Kế toán nội (tiếp)  Kiểm soát/Phê duyệt nghiệp vụ hạch toán kế toán nội  Kiểm soát BCTC BCTK theo quy định  Công tác báo cáo/kiểm soát tiêu kinh doanh nội  Kiểm soát số dư tài khoản Chi nhánh NHNN TCTD khác Kiểm soát số dư nguồn TKBĐ CN quản lý NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ  Nội dung Kế toán Giao dịch  Lập kế hoạch phát triển khách hàng, phương án hoàn thành tiêu kinh doanh phận/cá nhân  Quản lý/Kiểm soát hoạt động giao dịch quầy: nghiệp vụ huy động, nghiệp vụ toán, nghiệp vụ thu chi tiền mặt nghiệp vụ khác theo quy định  Kiểm soát/phê duyệt giao dịch theo hạn mức quy định theo phân công nhiệm vụ đơn vị Kiểm soát lãi dự thu, dự chi NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ  Nội dung Kế toán Giao dịch (tiếp) Chăm sóc khách hàng, Giám sát, đôn đốc nhân viên thực theo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ quầy  Kiểm soát việc theo dõi khoản tiền gửi (Hợp đồng tiền gửi, ngày đến hạn, …)  Kiểm soát báo cáo theo chức nhiệm vụ thuộc phận (Báo cáo nội bộ, Báo cáo thống kê…) Kiểm soát việc quản lý trạng thái ngoại hối NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA PP/KSV - PHÒNG KTNQ  Nội dung Kế toán Giao dịch (tiếp) Phối hợp quản lý tổ chức thực biện pháp phòng chống rửa tiền, phòng chống rủi ro HĐKD  Kiểm soát công tác theo dõi khoản, hạn mức tiền mặt đảm bảo đủ khả chi trả  Kiểm soát công tác báo nguồn đầy đủ MÔ TẢ CÔNG VIỆC QuẢN LÝ PHÒNG/BỘ PHẬN Công tác quản lý Phòng/Bộ phận Tạo mối quan hệ với phận khác nội bên Kiểm soát công tác an toàn kho quỹ, ấn quan trọng đảm bảo an toàn hoạt động giao dịch Kiểm soát sau/Lưu trữ chứng từ theo quy định Chịu trách nhiệm việc trì chất lượng DV quầy Quản lý công tác hành đảm bảo quầy giao dịch ngăn nắp, gọn gàng, theo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ MÔ TẢ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ PHÒNG/BỘ PHẬN Công tác quản lý Phòng/Bộ phận Chịu trách nhiệm giải công việc phát sinh Phòng/Bộ phận thuộc thẩm quyền/báo cáo kịp thời cho Lãnh đạo cấp vấn đề vượt thẩm quyền Điều phối/phân công công việc hiệu cho CBNV phận Công tác Đào tạo nội phát triển nhân viên, phổ biến kịp thời văn bản, quy định, quy trình Đôn đốc, giám sát nhân viên thực đầy đủ chức nhiệm vụ giao, chấp hành nội quy, quy định NH 10 CẤP QUẢN LÝ KIỂM SOÁT HẠCH TOÁN GIẢI NGÂN TẠI ĐVKD Phòng Khách hàng Lãnh đạo PKH kiểm tra lại tính đầy đủ khớp số liệu hệ thống Flexcube CVKH hạch toán Nếu số liệu khớp Lãnh đạo PKH phê duyệt giải ngân hệ thống Flexcube Phòng Kế toán Ngân quỹ Nhận chứng từ giải ngân từ phòng Khách hàng (Khế ước nhận nợ, chứng từ giải ngân in từ hệ thống Flexcube, chứng từ rút tiền vay (nếu có) Ủy nhiệm chi, Giấy rút tiền….) Lãnh đạo PKT-NQ có trách nhiệm phân công Nhân viên PKT-NQ thực đối chiếu số tiền chứng từ số tiền tài khoản giải ngân, khớp số liệu PKT-NQ thực hạch toán giải ngân (chuyển khoản và/hoặc chi tiền) cho Khách hàng 26 NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH Kiểm soát công tác an toàn kho quỹ  Văn có liên quan Quy chế 446/2013/QC-HĐQT ngày 18/09/2013 v/v: Quy chế giao nhận, bảo quản vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, Giấy tờ có giá  Giám đốc Chi nhánh ban hành định thành lập BQL kho tiền Hoạt động BQL Kho tiền  Thành phần Ban quản lý kho tiền gồm: Giám đốc Trưởng ban, Trưởng phòng kế toán Trưởng quỹ thành viên  Các thành viên ban quản lý kho tiền thực việc ủy quyền văn cho cá nhân có thẩm quyền liên quan 27 NHỮNG LƯU Ý KHI KIỂM SOÁT MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHÍNH Kiểm soát công tác an toàn kho quỹ  Giám đốc: Chịu trách nhiệm công tác tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn kho tiền Vai trò, vị trí thành viên BQL kho tiền Quy định cất giữ chìa khóa:  Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc Xuất - Nhập, bảo quản tài sản kho tiền  Trưởng quỹ: Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối loại tài sản bảo quản kho tiền  Từng thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải bảo quản an toàn chìa khóa sử dụng hàng ngày két sắt riêng đặt nơi làm việc  Niêm phong chìa dự phòng gửi ngân hàng có uy tín địa bàn (Gợi ý: Gửi NHNN địa phương) 28 Một số công việc cần triển khai thiết lập hoạt động Chi nhánh Ngân hàng LPB (có thể kết hợp với phận khác Chi nhánh) Mở Tài khoản Vãng lại Chi nhánh => Thông báo số CIF Tài khoản Vãng lai cho Khối CNTT Lập đề nghị cấp User cho CBNV (hệ thống Core HOST, Flexcube, LVBis (báo nguồn, phần mềm TSCĐ, dịch vụ NHĐT…), Báo cáo thống kê TT21…) Mở TK Tiền gửi NHNN địa phương TCTD khác (nếu có) Lập QĐ thành lập BQL kho quỹ Chi nhánh; QĐ thành lập tổ ATM (nếu có) 29 Một số công việc cần triển khai thiết lập hoạt động Chi nhánh Ngân hàng LPB (có thể kết hợp với phận khác Chi nhánh) Đăng ký HĐ GTGT, nộp thuế môn bài, đăng ký nộp thuế qua mạng (nên liên hệ với CB quản lý thuế) Lập dự toán ngân sách năm; Kế hoạch HĐKD Mở sổ sách theo dõi: Sổ kho quỹ, Sổ theo dõi ấn quan trọng… Thiết lập quan hệ với NHNN, Cục thuế NH khác (đổi tiền) 30 Một số công việc cần triển khai thiết lập hoạt động Chi nhánh Ngân hàng LPB (có thể kết hợp với phận khác Chi nhánh) Đăng ký toán bù trừ điện tử (nếu có thể) Đào tạo nội bộ, phổ biến quy định, quy trình phối hợp thực liên quan đến mua sắm, chi tiêu nội quyền lợi CBNV; quy định, quy trình giao dịch khách hàng Phân công công việc nội bộ, giao tiêu kinh doanh Xây dựng kế hoạch công việc, KHHĐ phòng; Xây dựng lịch công việc phòng áp dụng nội 31 Một số rủi ro cần phòng tránh QĐ 1425 ngày 15/4/2013 Gian lận việc cố tình nâng giá trị TS, hàng hóa mua; hóa đơn, chứng từ giả mạo chi khống chứng từ hợp lệ Kế toán nội Rủi ro quản lý doanh thu, thu nhập, chi phí: thu nhầm đối tượng, ghi nhận không đầy đủ, xác, chi không đối tượng, vượt định mức, vượt thẩm quyền, chưa phê duyệt, không đầy đủ cứ, chứng từ; phân bổ không quy định… Mua sắm, quản lý tài sản, CCDC không quy định Các rủi ro khác: tạm ứng sai quy định, lập dự phòng thiếu cứ, tính thuế phải nộp sai dẫn đến bị phạt, báo cáo chậm, không xác, hạch toán sai, thiếu chữ ký, chứng từ không hợp lệ… 32 Một số rủi ro cần phòng tránh Rủi ro việc thực giao dịch cho Khách hàng thiếu/sai cứ: giấy tờ không quy định, thiếu chứng từ, nhập vào trường sai quy định … Kế toán giao dịch Rủi ro gian lận liên quan đến huy động vốn nội bộ: Sử dụng User người khác, ký thay cho khách hàng chứng từ giao dịch, lập chứng từ thay KH, ký thay GDV khác, sử dụng tiền lưu quỹ sai mục đích, tẩy sửa ấn trắng… Rủi ro liên quan đến an toàn bảo mật: Lộ Password, sử dụng chung User, không thay đổi mật quy định, không thoát hình vị trí… Rủi ro liên quan đến phân cấp, ủy quyền: thực giao dịch, phê duyệt giao dịch, để tồn quỹ teller vượt hạn mức quy định, ký duyệt không thẩm quyền 33 Một số rủi ro cần phòng tránh Rủi ro hạch toán: hạch toán nhầm tài khoản khách hàng, mã SP, kỳ hạn, lãi suất, số tiền, loại tiền, nội dung… Hạch toán số dự tài khoản; thực giao dịch chưa phê duyệt Kế toán giao dịch Rủi ro liên quan đến chứng từ kế toán: thiếu thông tin chứng từ, sử dụng sai mẫu ấn chỉ, chứng từ tẩy xóa, viết nhiều mực, nhiều nét chữ, ký đóng sẵn chứng từ trắng, thiếu bảng kê thu chi tiền, thiếu dấu thu, chi … Rủi ro liên quan đến việc tính tiền cho khách hàng không xác, không phát tiền giả, kiểm đếm tiền nhầm lẫn gây thừa thiếu quỹ, tự ý sửa thông tin khách hàng đề xuất GDV mua bán ngoại tệ không qua sổ sách, sử dụng quỹ tồn không mục đích 34 Một số rủi ro cần phòng tránh Không phát chứng từ kẻ gian giả mạo đến giao dịch nhằm chiếm đoạt tài sản dùng séc giả giao dịch với Ngân hàng Kế toán giao dịch Rủi ro liên quan đến phòng chống rửa tiền: không đối chiếu danh sách đen trước thực giao dịch, không sàng lọc khách hàng theo trường hợp quy định quy chế PCRT… Rủi ro nghiệp vụ chuyển tiền: chứng từ không xác, hạch toán sai thông tin khách hàng, sai tài khoản, sai kênh toán, chậm giao dịch, chuyển tiền vượt số dư… Rủi ro liên quan đến séc: thông tin séc không xác, séc tẩy xóa, sửa chữa, chữ ký không khớp với đăng ký… 35 Một số rủi ro cần phòng tránh Duyệt giao dịch chưa kiểm tra chứng từ; kiểm soát thiếu chặt chẽ dẫn đến không phát sai xót Kiểm soát viên Không kiểm tra bút toán GL chờ chưa duyệt dẫn đến duyệt thiếu, chậm cuối ngày duyệt sót Không thực kiểm soát chấm/lưu trữ chứng từ giao dịch Không thực kiểm kê quỹ, ấn định kỳ, đột xuất 36 Một số rủi ro cần phòng tránh khác Ngân quỹ: tiền không niêm phong quy định, tiền gửi NHNN bị thiếu nhiều lần, thừa/thiếu tiền, tiền giả, rủi ro bảo quản tiền nghỉ trưa, bảo vệ, không kiểm kê, vận chuyển tiền không quy định… Ấn chỉ: Thừa thiếu ấn bàn giao, không mở sổ theo dõi nhập xuất, sử dụng ấn chỉ, ấn chỉ, vi phạm bảo quản ấn quan trọng, tiêu hủy ấn không quy định Tài sản đảm bảo: bảo quản tài sản chấp sai quy định, niêm phong sai quy định, giấy tờ kê bì đựng hồ sơ giấy tờ thực tế hồ sơ không khớp, không mở sổ theo dõi nhập xuất TSĐB, cho mượn hồ sơ sai quy định, hồ sơ, đối chiếu tài sản đảm bảo kho theo định kỳ Quản lý kho tiền, chìa khóa kho tiền: không thành lập BQL kho tiền, ban kiểm quỹ, hội đồng kiểm kê theo quy định, người không thuộc nhiệm vụ thực quản lý kho tiền mà ủy quyền, nội quy vào kho, không quản lý chìa khóa quy định, không mở ký vào sổ đăng ký vào kho, không kiểm kê định kỳ đột xuất… 37 Một số lưu ý khác Chú ý xây dựng giao nhận công việc với CBNV rõ ràng, khoa học Lập văn quy định hạn mức tồn quỹ GDV Lập TT xin mở tài khoản TCTD khác (nếu có nhu cầu sử dụng) thông qua Khối Thanh toán Chú ý quy định báo nguồn, trạng thái ngoại tệ tránh để rủi ro cho Ngân hàng Chú ý thời điểm quan trọng định kỳ kiểm tra báo cáo nộp báo cáo hạn quy định 38 39 THANK YOU 40