Luận văn Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro

Vì vậy cần phải có những cải tiến tích cực các quytrình nghiệp vụ với việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây dựngmột mô hình quản lý bán hàng mới phù hợp, tiện lợi cho việ

LỜI NÓI ĐẦU 6§

CHƯƠNG I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI 8§

I Khảo sát nghiệp vụ 8§

1 Cơ cấu tổ chức của siêu thị MeTro Thăng Long 8§§

2 Các chức năng, nghiệp vụ của từng phòng ban 8§§

2.1 Ban giám đốc 8§§

2.2 Phòng thu ngân 8§§

2.3 Phòng kinh doanh 8§§

2.4 Phòng quản lý hàng 8§§

2.5 Phòng tin học 9§§

2.6 Phòng bảo vệ 9§§

II Bài toán 9§

1 Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng 9§§

2 Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê 9§§

3 Vấn đề hỗ trợ khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm 9§§

4 Hoạt động của hệ thống quản lý bán hàng mới tại siêu thị MeTro Thăng Long 10§§

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 13§

I Phân tích chức năng 13§

1 Vẽ mô hình phân rã chức năng 13§§

2 Mô tả các chức năng trong mô hình phân rã 14§§

2.1 Chức năng quản lý thông tin hàng 14§§

2.2 Chức năng quản lý thông tin các loại hàng 14§§

2.3 Chức năng quản lý gian hàng 15§§

2.4 Chức năng quản lý nhập hàng 15§§

2.5 Chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp 16§§

2.6 Chức năng quản lý hội viên 17§§

2.7 Chức năng quản lý bán hàng 17§§

2.8 Chức năng quản lý nhân viên 17§§

2.9 Chức năng quản báo cáo – thống kê 18§§

II Phân tích dữ liệu 19§

1 Mô hình luồng dữ liệu 19§§

1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 19§§

1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 20§§

1.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 21§§

2 Xây dựng mô hình thực thể liên kết 25§§

2.1 Xác định các thực thể và định danh tương ứng 25§§

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

2.3 Xác định các thuộc tính 26§§

2.4 Tách liên kết n-n 27§§

2.5 Mô hình liên kết thực thể của hệ thống 28§§

CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG 29§

I Lập từ điển dữ liệu 29§

1 Bảng hàng(Hang) 29§§

2 Bảng loại hàng(LoaiHang) 29§§

3 Bảng gian hàng(GianHang) 29§§

4 Bảng nhà cung cấp(NhaCungCap) 30§§

5 Bảng hội viên(HoiVien) 30§§

6 Bảng thẻ hội viên(TheHoiVien) 30§§

7 Bảng đơn hàng(DonHang) 31§§

8 Bảng hàng nhập(HangNhap) 31§§

9 Bảng hóa đơn(HoaDon) 31§§

10 Bảng hàng bán(HangBan) 31§§

11 Bảng Nhân viên 32§§

II Thiết kế cơ sở dữ liệu 32§

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho các bảng 32§§

1.1 Thiết kế bảng hàng(Hang) 32§§

1.2 Thiết kế bảng loại hàng(LoaiHang) 32§§

1.3 Thiết kế bảng gian hàng(GianHang) 32§§

1.4 Thiết kế bảng nhà cung cấp(NhaCungCap) 32§§

1.5 Thiết kế bảng hội viên(HoiVien) 33§§

1.6 Thiết kế bảng thẻ hội viên(TheHoiVien) 33§§

1.7 Thiết kế bảng đơn hàng(DonHang) 33§§

1.8 Thiết kế bảng hàng nhập(HangNhap) 34§§

1.9 Thiết kế bảng hóa đơn(HoaDon) 34§§

1.10 Thiết kế bảng hàng bán(HangBan) 34§§

1.11 Thiết kế bảng Nhân viên 34§§

2 Mối quản hệ giữa các bảng 35§§

III Thiết kế giao diện 35§

1 Thiết kế một số màn hính chính 35§§

1.1 Màn hình quản lý thông tin hàng 35§§

1.2 Màn hình quản lý thông tin nhà cung cấp 36§§

1.3 Màn hình quản lý thông tin nhân viên 36§§

1.4 Màn hình quản lý thông tin hội viên 37§§

1.4 Màn hình quản lý thông tin lập đơn hàng 37§§

1.5 Màn hình quản lý thông tin lập hoá đơn bán hàng 38§§

2 Thiết kế tài liệu xuất 38§§

2.1 Thẻ hội viên 38§§

2.2 Đơn đặt hàng 39§§

2.3 Hoá đơn 40§§

3 Thiết kế thực đơn 41§§

I Đánh giá công việc 42§

1 Các vấn đề đã thực hiện được trong đề tài 42§§

2 Một số vấn đề chưa làm được trong đề tài 42§§

3 Hướng phát triển 42§§

II Kết luận 43§

III Các tài liệu thanh khảo 43§

IV Phụ lục 44§

Đặt các câu hỏi phỏng vấn các đối tượng trong siêu thị MeTro Thăng Long 44§§

1 Ban giám đốc 44§§

2 Phòng thu ngân 46§§

3 Phòng tin học 47§§

V Bảng phân công 47§

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

1 Vũ Sỹ Thành

2 Lưu Văn Hội

3 Trịnh Hải Nam

4 Hồ Đình Hiền

5 Nguyễn Văn Cường

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng Chúng

đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trong tất cả các lĩnh vực, ngành nghề của đờisống xã hội.Đặc biệt với sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm cho việcquản lý các hệ thống thông tin trở nên tiện lợi, an toàn, có tính tự động hoá cao.Trong số đó phải kể đến hệ thống quản lý bán hàng tại các siêu thị Đó là mộtcông việc khá phức tạp và có một lượng thông tin cần quản lý lớn Toàn bộ cáchoạt động trong công việc quản lý bán hàng như giá cả, doanh thu, số lượnghàng tồn kho, đòi hỏi mất rất nhiều thời gian và nhân lực Tuy nhiên qua khảosát tình hình chung ở một số siêu thị tại thành phố Hà Nội, nhóm chúng em nhậnthấy việc quản lý bán hàng nói chung tại các siêu thị vẫn chưa đáp ứng được yêucầu của các nhà quản lý cũng như của khách hàng Việc khách hàng phải đilòng vòng chỉ để tìm kiếm một mặt hàng nào đó trong siêu thị cũng đã tốn rấtnhiều thời gian, có khi còn tìm không thấy Công việc báo cáo thông kê trongcông tác quản lý bán hàng cũng gặp vô vàn khó khăn Chỉ với việc thông kê sốlượng hàng đã bán, các mặt hàng bán chạy cũng mất rất nhiều thời gian, nhiềukhi còn xảy ra sai sót do khối lượng hàng hoá quá nhiều lại không được sắp xếp,quản lý một cách hợp lý Vì vậy cần phải có những cải tiến tích cực các quytrình nghiệp vụ với việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây dựngmột mô hình quản lý bán hàng mới phù hợp, tiện lợi cho việc quản lý bán hàngtại các siêu thị sẽ là một vấn đề cấp thiết hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệpnắm bắt thông tin về hàng hóa, vật tư, thông tin khách hàng và trạng thái cácđơn đặt hàng, một cách chính xác và kịp thời Từ đó người quản lý có thể đưa

ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnhtranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó và qua quá trình học tập môn phân tíchthiết kế hệ thống cùng với sự hướng dẫn của cô giáo và được cô giao cho đề tàiphân tích thiết kế hệ thống “Quản lý bán hàng tại siêu thị” nhóm chúng em đãtìm hiểu và lựa chọn siêu thị MeTro Thăng Long để khảo sát và phân tích thiết

kế hệ thống quản lý bán hàng cho siêu thị này làm báo cáo bài tập lớn

CHƯƠNG I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI

I Khảo sát nghiệp vụ

1 Cơ cấu tổ chức của siêu thị MeTro Thăng Long

2 Các chức năng, nghiệp vụ của từng phòng ban

2.1 Ban giám đốc

Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạtđộng của siêu thị Ban giám đốc phải nắm được tình hình mua bán, doanh thucủa siêu thị và nhận các báo cáo từ các phòng ban liên quan Việc nhận các báocáo này được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi nhận báo cáo độtxuất

2.2 Phòng thu ngân

Thực hiện việc bán hàng và lập hoá đơn cho khách hàng đồng thời ghinhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để báo cáo cho phòng quản lý hàngsau mỗi ca làm việc

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”khi đến tay khách hàng Khi phát hiện hàng hóa hư hỏng phải kịp thời báo cáongay cho ban giám đốc để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng

2.5 Phòng tin học

Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát hệ thống trang thiết bị có trong siêu thịđặc biệt là hệ thống máy tính, đảm bảo sự vận hành thông suốt trong quá trìnhhoạt động tránh để ra sự cố

2.6 Phòng bảo vệ

Kiểm tra, bảo vệ an ninh an toàn của siêu thị đặc biệt là phòng tránh cháy

nổ xảy ra nhằm đảm bảo tài sản của siêu thị cũng như tính mạng của khách hàng

và nhân viên

II Bài toán

1 Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng

Giao diên trên môi trường access vẫn còn gây nhiều khó khăn trong việcthao tác, tìm kiếm Đặc biệt giao diện vẫn còn đơn giản, ít chức năng

Giải pháp: giao diện người dùng được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình

VB.net, cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc thân thiện, dễ sửdụng và thao tác với các nút lệnh và tiện ích

2 Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê

Yêu cầu về báo cáo thống kê đòi hỏi theo nhiều tiêu chí khác nhau như báocáo về sản phẩm bán chạy, sản phầm tồn kho, tổng doanh thu, điều này đã gây

ra rất nhiều khó khăn cho nhân viên

Giải pháp: Xây dựng chức năng báo cáo thống kê theo các tiêu chí: báo

cáo doanh thu, báo cáo các mặt hàng bán chạy, báo cáo các mặt hàng tồn kho,

3 Vấn đề hỗ trợ khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm

Muốn biết được siêu thị hiện đang có các mặt hàng nào có thể đáp ứngđược nhu cầu mua sắm của mình, khách hàng phải trực tiếp đến các quầy hàng

để xem, như thế sẽ gây khó khăn cho khách hàng và tốn nhiều thời gian Ngoài

ra, siêu thị với nhiều quầy hàng trong một khuôn viên rộng lớn, nếu hàng hóakhông được sắp xếp theo chủng loại một cách thuận tiện cho việc tìm kiếm thì

khách hàng sẽ không tìm thấy được mặt hàng họ cần Mặc dù các sản phẩmtrong siêu thị có thể đáp ứng được nhu cầu của họ.

Giải pháp: Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng trong việc tìm kiếm sản

phẩm Chức năng này cho phép khách hàng xem các thông tin cơ bản về mặthàng mà họ cần tìm bao gồm: nhãn hiệu, giá cả, trọng lượng,… Do đó, kháchhàng có thể xác định được mặt hàng họ cần và phù hợp với khả năng tài chính

mà không phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm

4 Hoạt động của hệ thống quản lý bán hàng mới tại siêu thị MeTro Thăng Long

Siêu thị MeTro Thăng Long là nơi chuyên cung cấp hàng hóa bán buôncho các đại lý có địa chỉ đặt tại đường Phạm Văn Đồng, Cổ Nhuế, Từ Liêm, HàNội Hàng ngày mở cửa từ 6 giờ sáng cho đến 9 giờ tối Hoạt động quản lý bánhàng tại siêu thị như sau:

 Quản lý nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập hàng thì bộ phận nhập hàng sẽ

liên hệ và đặt hàng với các nhà cung cấp Việc nhập hàng dựa vào việc chọnlựa các mặt hàng từ các nhà cung cấp gửi tới và bộ phận này sẽ lập đơn hànggửi cho nhà cung cấp Thông tin về đơn hàng bao gồm: mã đơn hàng, ngàyđặt hàng, mã nhà cung cấp,tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ và các thôngtin về hàng hóa bao gồm: mã hàng, tên hàng, loại hàng, số lượng, đơn giá,thành tiền, tổng số tiền, chữ ký của người đặt hàng Sau khi nhận được cácmặt hàng mà nhà cung cấp gửi đến thì bộ phận này tiến hành kiểm tra, nếuhàng hóa đảm bảo như trong đơn đặt hàng thì tiến hành thanh toán tiền hàngcho nhà cung cấp Nếu hàng hóa không đúng như trong đơn đặt hàng thìthống báo từ chối nhập Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhỉều đơn hàngnhưng mỗi đơn hàng chỉ do một nhà cung cấp cấp

 Quản lý thông tin hàng được thực hiện như sau: thêm mới hàng khi hàng

được đưa về, sửa các thông tin về hàng khi cần thiết và xóa thông tin vềhàng khi không còn bán nữa Thông tin về hàng hóa bao gồm: mã hàng, tênhàng, mã loại hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, mã nhà cung cấp và ghichú Những thông tin về hàng hóa được nhân viên quản lý nhập hàng cungcấp khi hàng được chuyển đến

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

 Quản lý thông tin các loại hàng: khi có loại hàng mới thì thông tin về loại

hàng được thêm mới, ngoài ra chúng ta có thể sửa, xóa thông tin về các loạihàng khi cần thiết Thông tin về loại hàng bào gồm: mã loại hàng, tên loạihàng

 Quản lý gian hàng: thêm mới các gian hàng khi có hàng mới, sửa thông tin

về các gian hàng khi cần thiết hoặc xóa bỏ khi gian hàng đó không còn sửdụng Thông tin về gian hàng gồm: mã gian hàng, tên gian hàng, mã loạihàng Mỗi gian hàng chỉ chứa được 1 loại hàng, mỗi loại hàng có thể có ởnhiều gian hàng

 Quản lý thông tin về nhà cung cấp được thực hiện như sau: khi có nhà

cung cấp hàng mới thì thông tin của họ được lưu trữ bằng thao tác thêm mới.Thông tin về nhà cung cấp có thể sửa chữa khi có thay đổi Khi không còngiao dịch với nhà cung cấp nữa thì xóa bỏ thông tin Thông tin về nhà cungcấp gồm: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, fax, mã sốthuế Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng, một mặt hàng chỉ

do một nhà cung cấp

 Các đại lý muốn mua hàng hóa tại siêu thị phải đăng ký trở thành hội viên

của hệ thống Việc quản lý các hội viên được thực hiện như sau: tạo hội viênmới gồm các thông tin: họ tên,giới tính, điện thoại, địa chỉ, tên cơ quan, mã

số thuế và các đặc điểm khác để xác nhận như: số giấy phép kinh doanh.Mỗi đại lý có một định danh duy nhất là mã hội viên Sau khi đã xác nhậncác thông tin về hội viên hệ thống tạo một thẻ hội viên gửi cho đại lý Trênthẻ ghi rõ: mã thẻ, tên hội viên, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn Các thôngtin về hội viên và thẻ được lưu trữ lại Mỗi đại lý tại một thời điểm chỉ cómột thẻ hội viên duy nhất Nếu đại lý bị mất hay hết hạn thẻ thì phải xin cấplại khi đó hệ thống sẽ hủy thẻ cũ và tạo thẻ khác cho hội viên

 Khi mua hàng tại siêu thị các đại lý có thể mua với một số lượng bật kỳ.

Nhưng trước khi vào chọn hàng họ phải trình thẻ hội viên ở cửa kiểm soát.Hoạt động bán hàng tại siêu thị được thực hiện như sau: khi các đại lý chọnxong các hàng hóa mà mình muốn mua thì đến các quầy thu ngân để thanhtoán Tại đây nhân viên siêu thị sẽ yêu cầu đại lý cung cấp thông tin thẻ hộiviên để kiểm tra xem có đúng là hội viên đã đăng ký hay không? Nếu đúng

là hội viên đã đăng ký thì thực hiện việc thanh toán cho các đại lý bằng cáchlập hóa đơn Thông tin trong hóa đơn gồm: số hóa đơn, ngày lập, mã thẻ, mãhội viên, họ tên, địa chỉ, mã số thuế và các thông tin về hàng hóa gồm: mãhàng, tên hàng, mã loại hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng số tiềnphải thanh toán và ghi chú Mỗi nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn, một hóađơn do một nhân viên lập.

 Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc, siêu thị thực hiện việc thêm

mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi

có những biển đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sathải Các thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, điệnthoại liên hệ, các mô tả khác

 Ngoài ra để tiện theo dõi việc kinh doanh của siêu thị, hàng tuần siêu thị

lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tuần, danh sách cácmặt hàng bán chạy, báo cáo về mặt hàng tồn kho để ban giám đốc có cácbiện pháp điều chỉnh

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I Phân tích chức năng

1 Vẽ mô hình phân rã chức năng

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

Quản lý bán hàng tại siêu thị

MeTro Thăng Long

Quản lý thông tin

Quản lý bán hàng Kiểm tra thẻ hội viên

Lập hóa đơn

Quản lý nhân viên

Thêm mới nhân viênSửa thông tin nhân viênXóa thông tin nhân viên

Báo cáo - Thông kê

Báo cáo doanh thuLập danh sách hàng bán chạyBáo cáo hàng tồn kho

2 Mô tả các chức năng trong mô hình phân rã

2.1 Chức năng quản lý thông tin hàng

Nhập thông tin hàng khi các nhà cung cấp giao

hàng cho siêu thị, sửa thông tin hàng khi có những biến

đổi về giá cả, số lượng hoặc cần phải ghi chú thêm

thông tin về hàng hóa, thì bộ phận này sẽ tiến hành sửa

thông tin hàng, xóa thông tin hàng khi hàng hết hạn sử

dụng hoặc hàng đã bị thanh lý Những thông tin về hàng

được nhân viên quản lý nhập hàng chuyển đến Thông

tin về hàng hóa bao gồm: mã hàng, tên hàng, mã loại

hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, mã nhà cung cấp và

ghi chú

Mỗi mặt hàng do một nhà cung cấp cấp, mỗi nhà

cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng

2.2 Chức năng quản lý thông tin các loại hàng

Hệ thống siêu thị MeTro Thăng Long cung cấp cho

khách hàng các chủng loại mặt hàng đa dạng và toàn

diện, từ các mặt hàng thực phẩm đến phi thực phẩm

Với hơn 25000 mặt hàng hiện có thì việc quản lý sẽ gặp

rất nhiều khó khăn nên chúng ta phải phân nó ra thành

các loại hàng, nhóm hàng để dễ quản lý, dễ tìm kiếm, dễ

thông kê

Khi có 1 loại hàng mới được nhập về thì bộ phận

này sẽ thêm mới loại hàng, khi các loại hàng cần phải

thay đổi thì bộ phận này phải tiến hành sửa chữa

Ngoài ra khi các loại hàng không còn được bầy bán, không còn được cungcấp nữa thì phải được xóa bỏ

Quản lý thông tin hàng

Nhập thêm hàng mới

Sửa thông tin hàng

Xóa thông tin hàng

Quản lý thông tin các loại hàng

Nhập thêm loại hàng mới

Sửa thông tin loại hàng

Xóa thông tin loại hàng

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”Mỗi loại hàng thì có một hoặc nhiều mặt hàng những mỗi mặt hàng chỉthuộc loại một hàng nhất định

2.3 Chức năng quản lý gian hàng

Khi có gian hàng mới được đưa vào hoạt động thì bộ

phận này sẽ phải thêm mới gian hàng đó vào hệ thống

bằng thao tác nhập thêm gian hàng mới Khi gian hàng

không còn đảm bảo cho việc trưng bầy, cất giữ sản phẩm

thì phải tiến hành sửa chữa hoặc xóa bỏ khi đó nhân viên

phải lựa chọn chức năng sửa thông tin, xoá bỏ thông tin

gian hàng

2.4 Chức năng quản lý nhập hàng

Mô tả chức năng lập đơn hàng:

Việc nhập hàng của siêu thị có hai hình thức là nhập

hàng mới (các mặt hàng chưa có trong hệ thống của siêu

thị) và nhập hàng đã có trong siêu thị (đối với các mặt

hàng đã hết hoặc gần hết)

Đối với hình thức nhập hàng mới: siêu thị có một bộ

phận nghiên cứu thị trường, bộ phận này có nhiệm vụ cập

nhật và nắm bắt các nhu cầu, thị hiếu của người tiêu

dùng, biết được người tiêu dùng cần gì, từ đó đặt các mối

quan hệ với các nhà cung cấp để nhập các mặt hàng cần thiết vào trong hệ thốngcủa siêu thị, đồng thời bổ sung thêm mặt hàng đó vào cơ sở dữ liệu của hệthống

Đối với hình thức nhập hàng đã có: được thực hiện hoàn toàn tự động bởi

hệ thống quản lý siêu thị, hệ thống sẽ yêu cầu cần nhập mặt hàng nào đó nếumặt hàng đó đã hết hoặc gần hết ( số lượng gần hết được quy định bởi ngườiquản lý siêu thị, đối với hầu hết các mặt hàng, nếu số lượng còn lại trong siêu thị

Quản lý gian hàng

Nhập thêm gian hàng mới

Sửa thông tin gian hàng

Xóa thông tin gian hàng

Quản lý nhập hàng

Lập đơn hàng

Kiểm tra hàng

tới một mức nào đó (mức này được quy định trước cho mỗi mặt hàng) thì mặthàng đó sẽ phải nhập thêm) Quy trình nhập hàng như sau:

Khi hệ thống có yêu cầu cần nhập mặt hàng nào đó, nhân viên siêu thị sẽlập một đơn đặt hàng để nhập hàng từ các nhà cung cấp (các công ty, các siêu thịkhác…) Đơn đặt hàng bao gồm các thông tin như: tên hàng, nhà cung cấp, sốlượng, ngày tháng đặt, …Trên cơ sở đơn đặt hàng đó, các nhà cung cấp sẽ cungcấp hàng cho siêu thị

Mô tả chức năng kiểm tra hàng:

Nhà cung cấp dựa trên đơn đặt hàng và giao hàng cho siêu thị, trước khithanh toán, bộ phận kiểm tra hàng nhập của siêu thị sẽ tiến hành kiểm tra cácmặt hàng đó Đầu tiên nhân viên kiểm tra hàng của siêu thị sẽ kiểm tra các mặthàng, họ kiểm tra số lượng từng loại mặt hàng, kiểm tra nhà cung cấp được ghitrên mặt hàng đó, kiểm tra năm sản xuất, Cuối cùng, sau khi đã kiểm tra vànhập đầy đủ thông tin, hệ thống sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng đó mà đưa ra thôngbáo xem hàng nhập về là “hợp lệ” hay “không hợp lệ”

Nếu kết quả trả về là “không hợp lệ” thì hệ thống sẽ đưa ra thông báo “từchối nhập” Kèm theo thông báo lý do từ chối ứng với các trường hợp như sau:

 Số lượng hàng cung cấp không đúng với đơn đặt hàng

 Mặt hàng này không đúng nhà cung cấp

 Hàng hóa không đảm bảo chất lượng

Nếu kết quả hệ thống trả về là “hợp lệ” thì tức là hàng đã đạt tiêu chuẩnkiểm định và có thể nhập về kho Khi đó, nhân viên sẽ tiến hành thanh toán tiềnhàng cho nhà cung cấp và chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận quản lý hàng để bộphận này nhập thông tin hàng

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

2.5 Chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp

Nhập thông tin nhà cung cấp khi có nhà cung cấp mới

đến giao dịch bằng chức năng thêm mới nhà cung cấp, bộ

phận quản lý nhà cung cấp sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung

cấp thông tin Nhà cung cấp ở đây là các đại lý hoặc các

công ty cung cấp hàng Ngoài ra bộ phần này có thể sửa

thông tin nhà cung cấp khi có nhà cung cấp thay đổi thông

tin như số điện thoại hay địa chỉ, Xóa thông tin nhà cung

cấp khi nhà cung cấp không còn giao dịch với siêu thị nữa bằng các thao tác sửathông tin nhà cung cấp, xoá bỏ thông tin nhà cung cấp

2.6 Chức năng quản lý hội viên

Khi khách hàng có nhu cầu làm thẻ hội viên thì bộ phận này sẽ phải yêucầu khách hàng cung cấp các thông tin như họ tên, số chứng minh nhân dân, địachỉ, ngày sinh, để tạo hội viên mới Sau khi khách hàng khai báo đầy đủ thông

Quản lý thông tin nhà cung cấp

Thêm mới nhà cung cấp

Sửa thông tin nhà cung cấp

Xóa thông tin nhà cung cấp

tin cần thiết thì tiến hành tạo thẻ hội viên cho khách hàng.

Mỗi khách hàng chỉ có duy nhất một thẻ hội viên, khi hội

viên không có nhu cầu giao dịch nữa thì bộ phận này sẽ phải

hủy thẻ bằng thao tác huỷ thẻ hội viên Trong trường hợp

mất thẻ hoặc thông tin của hội viên thay đổi thì bộ phận này

cũng sẽ phải hủy thẻ hội viên cũ để tạo thẻ hội viên mới cho

khách hàng Các thông tin về thẻ hội viên bao gồm: mã thẻ,

tên hội viên, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn

2.7 Chức năng quản lý bán hàng

Khi một khách hàng (cá nhân, đơn vị,…) đến siêu thị

MeTro Thăng Long xem và quyết định mua hàng, họ sẽ

chọn các mặt hàng và thanh toán với nhân viên bán hàng

của siêu thị, tại đây khách hàng bắt buộc phải trình thẻ hội

viên để bộ phận này kiểm tra xem đây có đúng là hội viện

của siêu thị hay không? Nếu đúng thì nhân viên sẽ quét các

mã vạch của các mặt hàng mà khách đã chọn vào hệ thống

và hệ thống sẽ đưa ra một hóa đơn xuất hàng Còn nếu

thông tin trên thẻ không chính xác hoặc khách hàng không

có thẻ thì bộ phận này phải yêu cầu khách hàng làm thẻ hội viên.Thông tin củahóa đơn bao gồm: số hóa đơn, ngày lập, mã thẻ, mã hội viên, họ tên, địa chỉ, mã

số thuế và các thông tin về hàng hóa gồm: mã hàng, tên hàng, mã loại hàng, đơn

vị tính, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải thanh toán và ghi chú

2.8 Chức năng quản lý nhân viên

Nhập thông tin nhân viên khi có nhân viên mới đến làm việc, xóa thông tinnhân viên khi nhân viên bị sa thải hoặc không làm việc nữa, sửa thông tin nhânviên khi thông tin nhân viên thay đổi vì lý do nào đó Thông tin về nhân viênbao gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, điện thoại liên hệ, các mô tả khác

Quản lý hội viên

Tạo hội viên mới

Tạo thẻ hội viên

Hủy thẻ hội viên

Quản lý bán hàng

Kiểm tra thẻ hội viên

Lập hóa đơn

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

2.9 Chức năng quản báo cáo – thống kê

Siêu thị hoạt động một cách liên tục không ngắt

quãng trong thời gian làm việc, và các thông tin, các

mặt hàng sẽ liên tục thay đổi Vì vậy, các thống kê, báo

cáo sẽ giúp cho nhà quản lý siêu thị dễ dàng có một cái

nhìn tổng quan và chính xác về tình hình hoạt động của

siêu thị, tìm ra những mặt hạn chế, những mặt tích cực,

từ đó họ sẽ có những định hướng cụ thể để quản lý

cũng như tạo những bước đi mới cho hệ thống siêu thị

Trong hệ thống siêu thị, các thống kê chủ yếu được dùng

để thực hiện hai công việc chính đó là: Thống kê tình

trạng hàng hóa và thống kê doanh thu

Mô tả chức năng lập danh sách hàng bán chạy:

Hàng bán chạy được định nghĩa riêng cho từng

loại mặt hàng, ví dụ như đối với mặt hàng thuộc loại

bánh kẹo, thực phẩm thì một sản phẩm là bán chạy nếu

trong một ngày lượng sản phẩm đó bán ra là 400 trở lên,

đối với mặt hàng thuộc loại thiết bị gia dụng thì con số

đó là 150…

Các mặt hàng bán chạy sẽ được in ra dưới dạng một báo cáo và hiển thị khi

có yêu cầu thống kê của người quản lý siêu thị

Mô tả chức năng báo cáo hàng tồn kho:

Kho là nơi để cất giữ hàng hóa nhập về Hàng cũng được lấy từ đây ra đểbán Quản lý hàng trong kho bao gồm những công việc chủ yếu sau: Quản lý sốlượng hàng hóa nhập về, quản lý các mặt hàng không thể bán được nữa (hàngquá hạn sử dụng, hàng bị hư hỏng…), quản lý số lượng từng mặt hàng còn trongkho, đưa ra các yêu cầu nhập hàng,…Mỗi lần nhập hàng, số lượng hàng hóa

Quản lý nhân viên

Thêm mới nhân viên

Sửa thông tin nhân viên

Xóa thông tin nhân viên

Báo cáo Thông kê

Báo cáo doanh thu

Lập danh sách hàng bán chạy

Báo cáo hàng tồn kho

trong kho sẽ tăng lên, và đôi khi có cả những mặt hàng mới, hệ thống đảm bảocập nhật được những thay đổi đó Hàng hóa trong kho được chia thành từng loại

và mỗi mặt hàng đều được lưu trữ trong hệ thống với các thông tin như: tênhàng, chủng loại, số lượng, tình trạng…

Mô tả chức năng báo cáo doanh thu:

Doanh thu sẽ được tính theo ngày, theo tháng, theo quý hoặc theo năm.Cuối mỗi buổi làm việc, người quản lý có thể biết được doanh thu của siêu thịsau một ngày làm việc Mỗi khi một mặt hàng nào đó được bán, khách hàng sẽthanh toán hóa đơn với nhân viên thu ngân, đồng thời số tiền mà khách hàngthanh toán với nhân viên thu ngân cũng đã được lưu vào hệ thống thông qua hóađơn xuất hàng Cuối mỗi buổi làm việc, toàn bộ số tiền được tập trung để kiểm

kê, số tiền này phải đúng bằng với con số thống kê doanh thu mà hệ thống đưa

ra thì mới đảm bảo không có mất mát Với cách quản lý này, người quản lý siêuthị có thể dễ dàng quản lý được doanh thu của siêu thị một cách chính xác vàtránh được thất thoát

II Phân tích dữ liệu

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

1 Mô hình luồng dữ liệu

1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro Thăng Long

Thông tin loại hàng thay đổi, xóa bỏ

Thông tin về gian hàng thay đổi, xóa bỏ

hàng mới

cung cấp mới

Thông tin hàng thay đổi, xóa bỏ

Thông tin nhà cung cấp thay đổi, xóa bỏ

hàng bán

Đ ơ n đ ặ t h à n g Thanh toán

Thông báo từ chối nhập

Quản lý thông tin hàng

Quản lý thông tin nhà cung cấp

Quản lý thông

tin các loại hàng

Quản lý nhập hàng

Quản lý hội viên

Quản lý bán hàng

Quản lý nhân viên

Báo cáo Thống kê

Nhân viên

Hội viên

Ban giám đốc

Đơn hàng Hàng

Nhân viên

Hóa đơn

Thẻ hội viên

Hội viên Loại hàng

Thông tin hàng bị xóa

Thông tin hàng thay đổi

Thông tin thẻ hội viên

Thanh toán

Hóa đơnHàng bán

T h ẻ h ộ i v iê n

hội viên

tạo thẻ hội viên

Thông tin loại hàng mớiThông tin loại

hàng thay đổiThông tin loại hàng bị xóa bỏ

Thông tin nhân viên mới

Thông tin nhân viên xóa bỏThông tin nhân viên thay đổi

Nhân viên

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

1.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin hàng

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin các loại hàng

Nhập thêm hàng mới

Hàng

tin hàng

Xóa thông tin hàng

T h ô n g tin h à n g m ớ i

T h ô n g tin h à n g b ị x ó a

Thông tin hàng thay đổi

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin gian hàng

Nhập thêm loại hàng mới

Loại hàng

tin loại hàng

Xóa thông tin loại hàng

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý nhập hàng

Nhập thêm gian hàng mới

Gian hàng

tin gian hàng

Xóa thông tin gian hàng

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý hội viên

Thêm mới nhà cung cấp

Bài tập lớn môn PTTKHT Đề tài: “Quản lý bán hàng tại siêu thị MeTro”

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý bán hàng

Kiểm tra hội viên

Thông báo từ chối bán

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý nhân viên

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng báo cáo - thống kê

Thêm mới Nhân viên