Tổ chức cuộc họp hiệu quả

Tổ chức họp hiệu Thiết lập Mục tiêu Gắn chặt vào mục tiêu Có họp đạt thành công đáng kể, có họp thất bại thảm hại Tại sao? Tại họp thất bại, người tham dự chẳng nắm vấn đề thường tự hỏi lại có mặt họp thành công, bạn lại cảm thấy tràn đầy lượn cảm giác thực đạt điều Vậy điều làm nên họp hiệu quả? Có điều đáng nói họp hiệu quả: Đạt mục tiêu Mất thời gian Mang đến cho người tham gia cảm giác quy trình thiết lập tuân theo Nếu bạn cấu lại kế hoạch họp hành, chuẩn bị, thực theo dõi ba tiêu chí trên, bạn tổ chức họp hiệu Mục tiêu họp Một họp hiệu mang lại kết mong muốn Theo đó, bạn cần phải hiểu rõ nội dung họp có nhiều họp tổ chức để thảo luận mà không thực xem xét kết • Bạn muốn thông qua định? • Bạn muốn tổng hợp đóng góp ý kiến? • Bạn muốn báo cáo tiến độ? • Bạn muốn truyền tải thông điệp? • Bạn muốn lập kế hoạch? Bất kì câu hỏi số trở thành mục tiêu họp trước kêu gọi họp hành, bạn cần phải tập trung vào mục tiêu Để giúp bạn xác định họp, hoàn thành câu sau: Khi phiên họp kết thúc, muốn người tham dự … Sau xác định rõ ràng kết cuối cùng, bạn lên kế hoạch cho họp xác định xem nên có mặt Sử dụng thời gian cách khôn ngoan Thời gian tài nguyên quý giá nên không muốn lãng phí thời gian Với tổng thời gian người bỏ họp, bạn phải có trách nhiệm xếp họp ngắn gọn tốt thời gian lãng phí cho họp hành tính tổng thời gian người tham dự họp Ví dụ, người quan trọng trễ 15 phút họp gồm tám người có nghĩa người lấy tổ chức hai hoạt động Bạn phải bắt đầu họp mục tiêu yêu cầu đóng góp xoay quanh mục tiêu Nếu không, diễn tiến họp xa mục tiêu bạn đầu trở nên loãng Để đảm bảo họp xoay quanh vấn đề bám vào hoạt động liên quan, bạn nên tạo chương trình nghị gđể giữ cho họp mục tiêu thời gian Để chuẩn bị chương trình nghị sự, bạn cần xem xét yếu tố sau: Ưu tiên • – Điều cần phải bàn thảo? • Kết – Điều cần phải hoàn thành? • Người tham dự – cần phải tham dự để họp thành công? • Trình tự – Bạn trình bày chủ đề theo thứ tự nào? • Thời gian – Mỗi chủ đề tốn thời gian? • Ngày Thời gian – Hội nghị diễn nào? • Nơi chốn – Cuộc họp diễn đâu? Khi có ý tưởng nội dung thời gian họp, bạn chuẩn bị trước thông tin cần đề cập họp Người tham gia cần phải biết để họp tới thành công? Họ phải chuẩn bị để thể vai trò họp? Nếu họp để giải vấn đề, yêu cầu người tham gia chuẩn bị trước vài giải pháp khả thi Nếu họp thảo luận tiến độ dự án, yêu cầu người tham gia tổng kết tiến độ báo cáo cho thành viên khác Bạn phân công cho người tham dự chuẩn bị chủ đề để gia tăng tham gia quan tâm thành viên Trong chương trình nghị nên rõ đảm nhiệm thảo luận trình bày mục Sử dụng chương trình nghị để quản lý thời gian họp hành Khi nhận thấy chủ đề lố giờ, đẩy nhanh tiến độ chủ đề đó, đưa kết luận trì hoãn thảo luận vào dịp khác phân công cho nhóm nhỏ tiếp tục thảo luận sau Ngoài để điều hành họp hiệu quả, bạn cần nhấn mạnh tầm quan trọng việc tôn trọng thời gian quy định cho thành viên tham dự Bắt đầu họp giờ, không dành nhiều thời gian tóm tắt lại cho người đến muộn kết thúc họp Điều làm họp thức làm ví dụ phát báo cáo cho người đọc trước bàn giao cho nhóm nhỏ thảo luận vấn đề có liên quan Tải miễn phí chương trình nghị 15phut.vn điểm khởi đầu để tạo chương trình nghị riêng bạn Hứa hẹn quy trình hiệu sau họp Sau chuẩn bị chương trình nghị sự, bạn nên gửi chương trình cho người tham gia nhận phản hồi họp hành việc người, bạn phải lôi kéo tham gia người từ đầu Theo đó, thành viên có thời gian thêm thắt vào nội dung họp góp ý thời gian phân bổ cho chủ đề gạch bỏ vài điểm chương trình vấn đề giải xong Dù lý nữa, bạn nên ý nhận phản hồi từ người tham gia chương trình nghị đề xuất bạn Để đảm bảo hài lòng tối đa cho tất người, bạn nên lưu ý: • Nếu thấy người áp đảo nói chuyện, yêu cầu người khác nói lên ý tưởng • Vào cuối mục chương trình nghị sự, nên tóm tắt nhanh trình bày yêu cầu người xác nhận họ hiểu Sau ghi theo dõi • Lưu ý mục cần thảo luận thêm • Theo dõi ngôn ngữ thể điều chỉnh cần thiết Có lẽ bạn cần dừng lại yêu cầu người khác dừng lại họ nói nhiều • Bảo đảm họp thảo luận chủ đề định sẵn • Ghi tất nhiệm vụ họp Ghi thêm người phân công, làm gì, • Khi kết thúc họp, nhanh chóng tóm tắt bước thông báo cho tất người bạn gửi tóm tắt họp Sau họp kết thúc, nên dành thời gian để tóm tắt làm điều cần cải tiến Đánh giá hiệu họp dựa phần trăm đáp ứng mục tiêu họp Hành động giúp bạn tiếp tục cải tiến qui trình tổ chức họp hiệu Nếu muốn nhận phản hồi người tham gia, bạn nêu yêu cầu vào sau họp tùy vào khung thời gian Cuối cùng, nên chuẩn bị biên tổng kết họp để gửi cho người tham gia bên có liên quan Biên ghi lại làm người chịu trách nhiệm cho mục Đây phần quan trọng mà bạn cần ý để tổ chức họp hiệu Bạn cần ghi lại người thảo luận danh sách hành động mà cá nhân đồng ý thực Hãy nhớ định để để ghi chép họp bạn bận rộn tự ghi chép Điểm cốt lõi: Tổ chức họp hiệu cần nhiều công sức đưa thông báo nhóm bạn cần gặp thời gian địa điểm cụ thể Một họp muốn hiệu phải có cấu trúc thứ tự không chẳng đâu không thực điều Với mục tiêu vững chắc, chương trình chặt chẽ với tham gia thành viên khâu kê hoạch, chuẩn bị, thực họp, chắn bạn tổ chức họp thành công Nếu xây dựng danh tiếng người tổ chức họp hiệu thành công, bạn dễ dàng thăng tiến nghiệp