Kỹ năng tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Soft skill dành cho kinh doanh có rất nhiều, một trong số đó cần đc chú ý trau dồi đó là kĩ nằn tổ chức cuộc họp! Trong từ điển từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ “thuy

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC HỘI THI

I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CÁC HỘI THI

1 Mục đích

- Hội thi là hệ thống cách thức, biện pháp tác động vào thanh thiếu nhi,

kích thích họ tích cực tìm hiểu, tiếp thu, rèn luyện và thể hiện năng lực

hành động, năng lực hiểu biết về một chủ đề nhất định, đạt những chỉ

tiêu nhất định do ban tổ chức hội thi đặt ra

- Hội thi là một trong những phương thức hoạt động hấp dẫn của Đoàn,

Hội, Đội nhằm giáo dục bồi dưỡng rèn luyện thanh thiếu nhi về truyền

thống, phẩm chất đạo đức, lối sống, về kỹ năng nghiệp vụ để giải

quyết những vấn đề do thực tiễn cuộc sống đặt ra hay do nhiệm vụ học

tập lao động, công tác, nhiệm vụ chính trị ở địa phương, đơn vị đòi hỏi

- Thông qua các hội thi tuyên truyền ảnh hưởng, uy tín của tổ chức

Đoàn, Hội, Đội đối với toàn xã hội, đối với công tác giáo dục thế hệ trẻ

2 Ý nghĩa

- Hội thi là dịp để các tổ chức cơ sở Đoàn thu hút đông đảo thanh thiếu

nhi vào tổ chức, vào các hoạt động tập thể Quá trình chuẩn bị và tham

gia hội thi, thanh thiếu nhi tích cực tự giác chủ động tìm hiểu, luyện tập

để nâng cao nhận thức, trình độ và có được những kỹ năng hoạt động tập

thể cần thiết

- Hội thi là môi trường, tạo cơ hội cho thanh thiếu nhi bộc lộ năng khiếu,

năng lực và kiểm nghiệm khả năng trình độ của mình về một vấn đề nào

đó, từ đó góp phần điều chỉnh nhận thức hành vi của mình trong học tập,

lao động công tác và trong cuộc sống hàng ngày

- Hội thi còn là diễn đàn để thanh thiếu nhi bày tỏ quan điểm, nhận thức,

tình cảm của mình về các vấn đề mà họ quan tâm (theo chủ đề hội thi)

Thông qua đó các cấp, các ngành, các đoàn thể và toàn xã hội thấy rõ

trách nhiệm của mình trong công tác thanh thiếu nhi

II CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH MỘT HỘI THI

1 Công tác chuẩn bị

- Xây dựng kế hoạch hội thi: Kế hoạch phải thật chi tiết, xác định rõ chủ

đề của hội thi, mục đích yêu cầu, qui mô thời gian, địa điểm, đối tượng,

thành phần dự thi; các nội dung chính của hội thi, thể lệ cuộc thi; Ban tổ

chức, Ban giám khảo hội thi; các giải thưởng của hội thi và biện pháp

thực hiện

- Báo cáo chủ trương, kế hoạch hội thi với cấp uỷ và lãnh đạo địa

phương, đơn vị; báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Đoàn cấp trên (nếu

hội thi không phải do cấp Đoàn trên tổ chức) Tranh thủ sự trợ giúp kinh

phí vật chất và các điều kiện khác của các ngành, các đoàn thể, các tổ

chức kinh tế - xã hội

- Triệu tập cuộc họp cán bộ Đoàn mở rộng và các đại diện của các đơn

vị tham gia hội thi quán triệt chủ trương phổ biến kế hoạch, bàn biện

pháp thực hiện

- Các đơn vị, cá nhân tham gia hội thi tiến hành họp bàn biện pháp thực

hiện, thống nhất chọn cử đại biểu dự thi (trừ hội thi bắt buộc tất cả dự

thi) Tổ chức tập dượt theo các nội dung của hội thi.quán triệt nội qui và

thể lệ cuộc thi cho các đối tượng tham gia hội thi

- Tuỳ thuộc vào tính chất và yêu cầu của hội thi mà ban tổ chức cuộc thi

có thể tiến hành tập huấn kỹ cho thanh thiếu nhi tham gia hội thi về

những vấn đề cơ bản nhất để đảm bảo chất lượng và sự thống nhất trong

quá trình thực hiện các nội dung của hội thi

- Chọn địa điểm, thời gian thích hợp với chủ đề của Hội thi Xây dựng,

duyệt và thực hiện makét trang trí đảm bảo nêu bật được chủ đề, tính

hấp dẫn của hội thi

- Thiết kế chương trình công diễn của hội thi, tổ chức tổng duyệt (nếu

thấy cần thiết) hoặc phổ biến cho các đối tượng dự thi để có kế hoạch

thực hiện đúng theo kịch bản

2 Tổ chức hội thi

Hội thi có thể tiến hành qua vòng loại, vòng sơ khảo và vòng chung

khảo, tuỳ thuộc theo từng chủ đề nhất định Vòng chung khảo là thời

điểm thể hiện kết quả của từng thí sinh (đơn vị) về các nội dung dự thi

Để hội thi đạt kết quả cao cần chú ý một số vấn đề sau (đối với các Hội

thi cần thể hiện trước công chúng)

a) Bài trí sân khấu - Phông màn nên chọn gam màu sáng, qua ánh đèn

tôn vẻ tươi trẻ phù hợp với ma két trang trí đã được duyệt Tuy nhiên tuỳ

tình hình cụ thể mà có những sửa đổi điều chỉnh hay thay đổi cho hợp lý

- Có hệ thống đèn đủ sáng, có đèn màu càng tốt Phân công người phụ

trách ánh sáng để điều phối màu cho phù hợp theo nội dung thi Nên có

cây cảnh đặt trên sân khấu, đảm bảo khung cảnh hội thi gần với thiên

nhiên

- Âm thanh: Nên có máy "tăng âm", Micro tốt (vì chất lượng âm thanh

góp phần lớn vào sự thành công của hội thi) Có Micro cho thí sinh và

người dẫn chương trình, cho ban giám khảo (nếu thấy cần thiết)

- Các thí sinh có chỗ ngồi, có phòng tập kết, nơi trang điểm, thay trang

phục

- Sắp xếp chỗ ngồi của ban giám khảo hợp lý đảm bảo theo dõi thí sinh

thực hiện các nội dung hoàn chỉnh từ đầu đến cuối hội thi

b) Chương trình hội thi (công diễn) - Ổn định tổ chức bằng chương trình

văn nghệ chào mừng hoặc một số bài hát cá nhân hay tập thể

- Khai mạc hội thi, giới thiệu đại biểu, giới thiệu người dẫn chương

trình

- Người dẫn chương trình tự giới thiệu (có thể 2 người) giới thiệu Ban

giám khảo và điều khiển thực hiện các nội dung hội thi theo kịch bản

- Các thí sinh tham gia thực hiện các nội dung của hội thi Xen kẽ giữa

các phần thi có các tiết mục văn nghệ để các thí sinh có thời gian thay

trang phục chuẩn bị cho các phần thi tiếp theo Đồng thời ban giám khảo

có thời gian đánh giá kết quả những nội dung đã thực hiện

- Công bố kết quả và trao thưởng cho những thí sinh, đơn vị đoạt giải

- Bế mạc hội thi

c Với các đối tượng dự thi và tổ chức hội thi - Với thí sinh:

Cần bình tĩnh, tự tin, không "tự nhiên chủ nghĩa", cần tránh các biểu

hiện khiếm nhã trước khán giả như bĩu môi, vò đầu, bứt tai, so vai, rụt

cổ, dạng chân, khuỳnh tay v.v Tránh chào và chúc quá nhiều đặc biệt

là đối với ban giám khảo

- Với người dẫn chương trình:

+ Cần nghiên cứu kỹ các đối tượng dự thi, chuẩn bị kỹ kịch bản từ lời

giới thiệu, thuyết minh ngắn gọn dí dỏm, hấp dẫn phù hợp với từng thí

sinh đến một vài lời bình để chuyển tiếp nội dung hợp lý

+ Cần tuân thủ chương trình, kịch bản đã định không tuỳ hứng thay đổi

làm thí sinh mất bình tĩnh thiếu tự tin

+ Khi đọc câu hỏi cho thí sinh (nếu có) cần rõ ràng mạch lạc kết hợp với

ánh mắt, nụ cười, tạo cho họ niềm tin, bình tĩnh trả lời Biết động viên

khích lệ thí sinh nhưng không nên đánh giá chất lượng câu trả lời của thí

sinh

+ Không nói quá dài, đi lại quá nhiều trên sân khấu, không được nhầm

lẫn họ tên, số báo danh thí sinh

+ Trước các tình huống bất ngờ cần bình tĩnh chủ động xử lý Trường

hợp ngoài giới hạn cho phép cần xin ý kiến của Ban tổ chức hội thi hay

Ban giám khảo

- Với Ban giám khảo:

+ Cần thống nhất nội dung đáp án và thang điểm cho từng nội dung thi

+ Chuẩn bị hệ thống câu hỏi phụ về xử lý tình huống để chủ động hỏi thí

sinh (nếu hội thi có yêu cầu dùng hình thức này)

+ Cần có phiếu điểm chấm cho từng thí sinh, có thư ký tổng hợp ngay

sau từng nội dung mà thí sinh đã thực hiện xong

+ Sau khi thí sinh thi xong nên có thời gian nhất định để thống nhất đánh

giá xếp loại, trên cơ sở tổng hợp của thư ký, cần có những điều chỉnh

cho hợp lý và thoả đáng đảm bảo công minh, chính xác

- Với Ban tổ chức:

+ Cần chỉ đạo việc thực hiện nội dung, chương trình theo kế hoạch đã

được thống nhất, khéo léo xử lý những tình huống phát sinh, đảm bảo

hội thi đạt mục tiêu, yêu cầu như đã xác định

+ Chọn người dẫn chương trình nhanh nhẹn, hoạt bát, có giọng nói ấm

truyền cảm không nói ngọng, nói lắp Nên có tổng duyệt trước khi hội

thi công diễn chính thức

+ Cần bố trí thời gian tập huấn, trao đổi giải đáp những vấn đề mà thí

sinh còn vướng mắc trong quá trình chuẩn bị cho các nội dung thi

+ Quan hệ liên kết phối hợp và tranh thủ sự đồng tình ủng hộ của các

ngành, các tổ chức đoàn thể, các cá nhân tạo điều kiện tốt nhất cho hội

thi

+ Hội thi không chỉ đơn thuần là chọn và trao giải thưởng cho những thí

sinh điển hình nhất mà chính là tạo được phong trào thi đua sôi nổi của

mọi thanh thiếu nhi hướng về hội thi Mặt khác không phải hội thi nào

cũng phải được tổ chức công diễn ở sân khấu và tuỳ vào tính chất, mục

đích, nội dung của từng hội thi để ban tổ chức hội thi quyết định hình

thức và biện pháp tiến hành cho phù hợp

III GIỚI THIỆU MỘT SỐ HỘI THI VÀ CUỘC THI

1 Các cuộc thi vui chơi tổ chức trong phòng, hội trường

a) Thi hát liên khúc

Chọn chủ đề như mưa, nắng, sông, biển, hoa, tuổi trẻ Chia nhóm, các

nhóm lần lượt hát các bài hát có nội dung theo chủ đề được chọn, nhóm

nào hát trùng với các bài hát đã hát trước đó hoặc không tìm được bài

hát nào nữa coi như thua cuộc

b) Thi đố vui Chia nhóm, các nhóm lần lượt ra câu đố hoặc câu đối để

nhóm khác trong vòng một thời gian nhất định tìm ra câu trả lời đúng

hoặc câu đối chỉnh nhất

Sau một số câu đố hay câu đối do quản trò quy định thì cộng điểm xếp

loại thắng thua cho các nhóm

c) Thi tài trí với các nội dung sau: - Tự giới thiệu

- Nhận thức

- Đố vui với 3 nội dung: Giải thích một đồ vật, bình chú cho một bức

tranh và một hành động kỳ quặc

- Thi năng khiếu

- Thi hùng biện

Tất cả những nội dung trên đều phải hướng về một chủ đề bắt buộc được

qui định trước

d) Thi ứng xử Quản trò đặt ra những tình huống có vấn đề, các cá nhân

hay các nhóm xử lý các tình huống đó

Ngoài ra còn có thể tổ chức thi kể chuyện vui, thi vẽ, thi nói dối, thi ảo

thuật, thi quản trò, thi hát dân ca, thi vũ hội v.v

2 Một số cuộc thi trong hội trại

a) Trò chơi lớn: Là cuộc chơi với qui mô lớn về số lượng người tham

gia, thời gian, địa điểm và nội dung chơi Cụ thể:

- Thi phát và nhận tín hiệu Morse, Semafore

- Thi hành quân theo dấu đường

- Thi dịch và thực hiện theo mật thư

- Thi các trò chơi nhỏ (những trò chơi qui định trong khi hành quân theo

dấu đường và thực hiện mật thư)

b) Thi kỹ năng dựng lều - Thi cắm trại nhanh: Các nhóm dự thi với số

lượng người như nhau, các điều kiện các phương tiện như nhau nhưng

phải đảm bảo dựng lều đúng kỹ thuật và nhanh nhất

- Thi trại đẹp: Đẹp bao gồm sự thông minh sáng tạo trong cách trình

bày, đúng kỹ thuật qui định, hình thức hài hoà cân đối, trật tự, vệ sinh

nội vụ gọn gàng, sạch sẽ

c Các cuộc thi khác: Thi kéo co, thi cắm hoa, thi đấu thể thao, thi trò

chơi, thi văn nghệ, thi hoá trang, thi hùng biện

Tổ chức vui chơi cho thanh thiếu nhi thông qua hình thức hội thi là một

vấn đề cần được nghiên cứu và phổ biến rộng rãi Các cuộc thi chính là

động lực thúc đẩy các bạn trẻ phát huy tinh thần sáng tạo và khả năng

ứng xử trong mọi hoạt động Các cuộc thi trong vui chơi của thanh thiếu

nhi bao giờ cũng nhẹ nhàng và mang tính giáo dục cao Nếu biết kết hợp

các trò chơi dân gian, các trò chơi truyền thống với các trò chơi hiện đại

sẽ góp phần đáp ứng nhu cầu giải trí cho giới trẻ và định hướng giá trị

cho họ trong công việc và trong cuộc sống hàng ngày

Tuỳ hoàn cảnh cụ thể, tuỳ điều kiện cở vật chất và tuỳ từng đối tượng cụ

thể mà đưa ra các cuộc thi cho phù hợp, có hiệu quả giáo dục cao

Không nên tổ chức các cuộc thi như cá cược, ganh đua hay vụ lợi làm

ảnh hưởng đến những giá trị truyền thống tốt đẹp vốn có của các Hội thi

4 Hội thi thanh lịch

a) Mục đích ý nghĩa

- Thông qua hội thi giúp thanh niên nâng cao nhận thức về chính trị, văn

hoá, xã hội từ đó có thái độ hành vi đúng đắn trong học tập, lao động,

công tác và trong cuộc sống hàng ngày

- Hội thi thanh lịch là môi trường và cơ hội tốt nhất để thanh thiếu nhi

được bộc lộ, được thể hiện hết những khả năng, năng lực của mình cả về

nhận thức, cả về kỹ năng ứng xử giao tiếp trong công việc và trong cuộc

sống

- Hội thi thanh lịch còn là diễn đàn của tuổi trẻ về nếp sống văn hoá, về

những giá trị văn hoá truyền thống của dân tộc và thời đại

- Là một phương thức có hiệu quả để đoàn kết tập hợp thanh thiếu nhi

Thông qua hội thi, tổ chức Đoàn, Hội, Đội được củng cố, xây dựng và

phát triển Hội thi thu hút các ban ngành, các đoàn thể các lực lượng xã

hội cùng quan tâm đến công tác thanh thiếu nhi, có những giải pháp tích

cực, đồng bộ, có hiệu quả trong sự nghiệp chăm lo giáo dục, rèn luyện

thế hệ trẻ

b Đối tượng tham gia Mọi thanh thiếu nhi có thể tham gia hội thi, được

lựa chọn từ chi đoàn, chi hội, chi đội, nhóm, câu lạc bộ, từ các đơn vị

học tập, lao động, công tác

Nếu số lượng tham gia thi đông thì hội thi có thể tiến hành nhiều vòng

loại với nhiều hình thức khác nhau để từ đó tuyển chọn số người cần

thiết tham gia thi chung khảo

c Những nội dung cơ bản Căn cứ vào từng đối tượng, từng lĩnh vực

khác nhau mà đề ra nội dung cho phù hợp Có thể tạm đưa ra những nội

dung chính sau:

- Thi nhận thức: Thông qua hệ thống câu hỏi để kiểm tra mức độ nhận

thức của thí sinh về nghề nghiệp chuyên môn, về chính trị, văn hoá, xã

hội

- Thi ứng xử: Những tình huống đưa ra trong hội thi nhằm đánh giá khả

năng ứng xử của thí sinh có chính xác thông minh và linh hoạt không

- Thi năng khiếu: đó là sự bộc lộ những khả năng của thí sinh về mọi

mặt Nội dung này sẽ giúp cho hội thi thêm phần hấp dẫn, sinh động

- Thi thời trang là nét đặc trưng cho các hội thi thanh lịch Đó là những

trang phục tự chọn, trang phục bắt buộc mà thí sinh phải thể hiện sao

cho hợp thời trang, hợp mốt được cộng đồng chấp nhận

- Ngoài ra còn có thể thi hùng biện hay thi kỹ năng hoạt động xã hội

5 Thi cán bộ Đoàn giỏi

Thi cán bộ Đoàn giỏi (Bí thư chi đoàn) là một trường hợp đặc biệt của

hội thi thanh lịch Tuy nhiên, các nội dung thi cần được điều chỉnh cho

thích hợp với đối tượng dự thi

- Phần nhận thức: Kiểm tra sự hiểu biết của thí sinh về các chủ trương

công tác của Đoàn, nhiệm vụ chính trị của địa phương

- Phần ứng xử: nêu các tình huống về nghiệp vụ công tác Đoàn (như bầu

cử trong Đại hội, chuyển sinh hoạt Đoàn cho một đoàn viên nào đó, giới

thiệu đoàn viên ưu tú cho Đảng, )

- Phần năng khiếu, có thể là năng khiếu văn nghệ, thể thao, có thể là khả

năng nói trước công chúng Có thể kiểm tra về kỹ năng tổ chức một số

hoạt động cụ thể do Đoàn cơ sở tổ chức