HỆ THỐNG KIỂM SOÁT nội bộ

Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ một cách rõ ràng cụ thể nhất. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ một cách rõ ràng cụ thể nhất. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ một cách rõ ràng cụ thể nhất. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ một cách rõ ràng cụ thể nhất. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ một cách rõ ràng cụ thể nhất.

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nếu bạn nhà quản lý doanh nghiệp bạn làm để công ty bạn tồn phát triển theo hướng bền vững mà kinh tế nước nhà mở rộng cửa ngày có nhiều đối thủ nước ? Bài viết này, Tôi muốn giới thiệu đến bạn đọc công cụ giúp quản lý công ty cách hiệu nhằm nâng cao lực cạnh tranh giữ vị công ty thị trường toàn cầu Xây dựng hệ thống kiểm soát nội công ty thứ mà muốn đề cập trình bày tới bạn, giúp cho bạn thấy tầm quan trọng vai trò ý nghĩa thực tế Để vào tìm hiểu khái niệm hệ thống KSNB Trước tiên ta đề cập vấn đề mà nhà quản lý doanh nghiệp thường quan tâm, Thư nhất: Các báo cáo, … phận trình lên Ban giám đốc có thật xác không, có đáng tin cậy không ? xét giác độ người quản lý thông tin báo cáo bao gồm BCTC, BCQT, thông tin, liệu sở giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch tốt, vạch mục tiêu công ty rõ ràng từ điều hành quản lý hoạt động để tiến đến mục tiêu đề Thứ hai: trình điều hành quản lý, nhà quản lý phải đảm bảo tài sản công ty hay cổ đông không bị cắp, tức phải bảo vệ tài sản công ty Thứ ba: hoạt động công ty, nhà quản lý phải đảm bảo nhân viên thực hoạt động xử lý nghiệp vụ, kiện kinh tế theo quy trình, đầy đủ thủ tục,… nói chung tuân thủ quy định công ty thực pháp luật nước Việt Nam Từ vấn đề nêu cho thấy nhà quản lý phải nghỉ cách hay phương pháp quản lý để đảm bảo ba nội dung nêu Việc tiến hành xây dựng hệ thống kiểm soát nội giúp cho bạn thực vấn đề Dưới số khái niệm hệ thống kiểm soát nội thường nhà khoa học sử dụng để diễn đạt ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ (KSNB) Hệ thống kiểm soát nội (KSNB) là: Một hệ thống sách thủ tục nhằm mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm quy định & chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động đơn vị tuân thủ lúc, đảm bảo hiệu hoạt động Hoặc Một trình ban giám đốc, nhà quản lý nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu:  Báo cáo tài đáng tin cậy  Các luật lệ qui định tuân thủ  Mọi hoạt động đơn vị hữu hiệu hiệu Chúng ta hiểu cụ thể sau: – Hệ thống KSNB trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt mục tiêu Hệ thống KSNB thiết kế vận hành người, không đơn sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm nhân lực đơn vị Chính người lập mục tiêu, thiết lập chế vận hành Một Hệ thống KSNB tốt không thiết kế tốt mà vận hành tốt – Hệ thống KSNB cung cấp đảm bảo hợp lý, đảm bảo tuyệt đối mục tiêu đạt Vì vận hành HTKSNB, yếu xảy sai lầm người Một nguyên tắc cho định quản lý chi phí cho trình kiểm soát vượt lợi ích mong đợi từ trình kiểm soát Các mục tiêu KSNB – Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy, người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành – Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định KSNB cần hướng thành viên vào việc tuân thủ sách, quy định nội đơn vị, đạt mục tiêu đơn vị – Đối với mục tiêu hữu hợp lý giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh… Những mục tiêu HTKSNB rộng, bao trùm lên mặt hoạt động có ý nghĩa quan trọng tồn phát triển đơn vị – Kiểm soát nội trình, kiện hay tình mà chuỗi hoạt động diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Kiểm soát nội tỏ hữu hiệu xây dựng phần doanh nghiệp hoạt động bổ sung cho hoạt động doanh nghiệp gánh nặng bị áp đặt quan quản lý hay thủ tục hành Qúa trình kiểm soát phương tiện giúp cho đơn vị đạt mục tiêu – Kiểm soát nội không đơn sách thủ tục,… mà phải bao gồm người Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên Chính người thiết lập mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát nơi vận hành chúng Ngược lại, kiểm soát nội tác động đến hành vi người.Mọi cá nhân có khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác làm việc họ luôn hiểu rõ nhiệm vụ trao đổi hành động cách quán Kiểm soát nội tạo ý kiến cá nhân hướng hoạt động họ đến mục tiêu chung tổ chức – Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý đảm bảo tuyệt đối việc đạt mục tiêu đơn vị Điều liên quan đến hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội Các hạn chế bao gồm: sai sót người, thông đồng cá nhân, lạm quyền nhà quản lý mối quan hệ lợi ích chí phí – Sai sót lỗi không cố ý ảnh hưởng đến thông tin báo cáo tài Các sai sót xảy ba nguyên nhân chủ yếu sau: lực nhân viên, áp lực công việc quy trình xử lý nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến dẫn công tác, thiếu khả xét đoán hay không tuân thủ quy định Sai sót xảy mệt mỏi với công việc Ngoài thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọng công việc dẫn đến sai sót Các sai sót xảy trình công tác không hạn chế hoàn toàn thủ tục kiểm soát ngăn chặn hay phát tất sai sót Các nhà quản lý cố gắng tuyển dụng nhân viên giỏi cố gắng xếp quy trình thủ tục hạn chế tối đa sai sót nghiêm trọng hay sai sót phổ biến – Thông đồng cấu kết nhân viên để lấy cấp tài sản tổ chức Nó hình thành bưởi ba yếu tố sau: động cơ, hội hệ thống kiểm soát nội yếu thiếu liêm khiết Các nhà quản lý cố gắng hạn chế thông đồng cách tuyển chọn nhân viên trung thực tạo điều kiện để nhân viên hài lòng với công việc Tuy nhiên, hành vi thông đồng xảy hệ thống kiểm soát khó ngăn chặn hình thành từ ý đồ hành vi che giấu – Lạm quyền nhà quản lý việc nhà quản lý tổ chức có quyền hạn nhân viên phận sản xuất hay nhân viên văn phòng khác Điều làm cho sách nội có hữu hiệu cấp quản lý thấp tổ chức có hữu hiệu cấp quản lý cao – Chi phí lợi ích: Sự đảm bảo hợp lý ngụ ý chi phí có kiểm soát phải nhỏ lợi ích đạt Các nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội cách thực sách thụ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt hệ thồng kiểm soát nội ngăn chặn hoàn toàn sai sót gian lận tốn Đa số nhà quản lý không muốn thực thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn lợi ích mà mang lại 2.CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HTKSNB Dù có khác biệt đáng kể việc tổ chức xây dựng HTKSNB đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… Tuy nhiên, HTKSNB bao gồm yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát (2) Đánh giá rủi ro (3) Hoạt động kiểm soát (4) Thông tin truyền thông (5) Giám sát (1) Môi trường kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị, tảng phận khác kiểm soát nội Các nhân tố chính: – Tính trực giá trị đạo đức: nhà quản lý (NQL) cần xây dựng chuẩn mực đạo đức đơn vị cư xử đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp việc tuân thủ chuẩn mực cần phải phổ biến quy định đến thành viên thể thức thích hợp – Đảm bảo lực: đảm bảo nhân viên có kỹ hiểu biết để thực nhiệm vụ Vì thế, NQL nên tuyển dụng nhân viên có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao – Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước giới, yêu cầu công ty cổ phần có niêm yết Thị trường chứng khoán cần thành lập Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò việc thực mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo độc lập Kiểm toán nội với phân quản lý doanh nghiệp… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông đóng vai trò Uỷ ban kiểm toán – Cơ cấu tổ chức: phân chia trách nhiệm quyền hạn phận đơn vị, cấu phù hợp sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức thể qua sơ đồ tổ chức, cần phù hợp với quy mô đặc thù hoạt động đơn vị – Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm: Phân định quyền hạn trách nhiệm xem phần mở rộng cấu tổ chức, cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ hành vi họ ảnh hưởng đến tổ chức Do đó, đơn vị cần thể chế hóa văn quyền hạn trách nhiệm phận nhân viên đơn vị – Chính sách nhân sự: sách thủ tục NQL tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn nhân viên có đủ lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt góp phần lớn đến hữu hiệu hiệu môi trường kiểm soát (2) Đánh giá rủi ro Đối với hoạt động đơn vị có phát sinh rủi ro khó kiểm soát tất Vì vậy, NQL phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu không đạt cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa tổn thất rủi ro gây – Xác định mục tiêu đơn vị: Mục tiêu điều kiện tiên để đánh giá rủi ro Rủi ro xác định rủi ro tác động khiến cho mục tiêu có khả không thực – Nhận dạng rủi ro: rủi ro tác động đến tổ chức mức độ toàn đơn vị (sự đổi kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, cải tiến sản phầm, sách nhà nước…) hay ảnh hưởng đến hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) liên quan đến mức độ rộng NQL sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với doanh nghiệp nhỏ, NQL tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, buổi họp nội – Phân tích đánh giá rủi ro: công việc phức tạp rủi ro khó định lượng có nhiều phương pháp khác Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả xảy rủi ro biện pháp sử dụng đối phó với rủi ro (3) Hoạt động kiểm soát: Những sách thủ tục để đảm bảo cho thị NQL thực – Phân chia trách nhiệm: Mục đích nhân viên kiểm soát lẫn Ví dụ thủ quỹ kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức bảo quản tài sản,… – Kiểm soát trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy cần thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ việc phê chuẩn nghiệp vụ Quan trọng kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách việc phê chuẩn loại nghiệp vụ phải đắn – Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều số sách kế toán tài sản có thực tế bắt buộc phải thực định kỳ Điều tra nguyên nhân, qua phát yếu tồn đơn vị Hoạt động thực cho loại sổ sách tài sản, kể ấn đánh số thứ tự trước chưa sử dụng, hạn chế nhân viên không phận tiếp cận phần mềm, tài sản đơn vị… – Phân tích rà soát: xem xét lại việc thực cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát phát vấn đề bất thường, để thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, điều chỉnh thích hợp (4) Thông tin truyền thông Hệ thống thông tin đơn vị xử lý máy tính, qua hệ thống thủ công kết hợp hai, miễn bảo đảm yêu cầu chất lượng thông tin thích hợp, cập nhật, xác truy cập thuận tiện Trong đó, cần ý khía cạnh sau: – Mọi thành viên đơn vị phải hiểu rõ công việc mình, tiếp nhận đầy đủ xác thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với thành viên khác sử dụng phương tiện truyền thông đơn vị – Các thông tin từ bên phải tiếp nhận ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có phản ứng kịp thời Trong hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thông tin kế toán phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất kiện kinh tế phát sinh Hai phận phần lớn sử dụng chung liệu đầu vào sản phẩm đầu khác Kiểm toán viên thường ý đến hệ thống thông tin kế toán tài (5) Giám sát Là trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội Xác định KSNB có vận hành thiết kế hay không có cần sửa đổi cho phù hợp với thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, biến động bất thường…) hay định kỳ (các kiểm toán định kỳ kiểm toán viên nội bộ, KTV độc lập thực hiện) Hạn chế tiềm tàng KSNB: – Quan hệ lợi ích – chi phí – Sự thông đồng – Gian lận quản lý – Những tình dự kiến: – Vấn đề người: sai sót, quên, nhầm lẫn… Ưu nhược điểm hệ thống kiểm soát nội bộ: 3.1 Ưu điểm: Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạtđộng 3.1.1 Bảo vệ tài sản đơn vị : Hệ thống kiểm soát nội bảo vệ tài sản đơn vị (bao gồm tài sản cố định hữu hình tài sản cố định vô hình) tài sản phi vật chất sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng…khỏi bị đánh cắp, hư hại bị lạm dụng vào mục đích khác 3.1.2 Bảo đảm độ tin cậy thông tin: Thông tin kinh tế tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác độ tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan cácnội dung kinh tế chủ yếu hoạt động 3.1.3 Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tuân thủ mức Cụ thể hệ thống kiểm soát nội cần: – Duy trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan tới hoạt động doanh nghiệp – Ngăn chặn phát kịp thời, xử lý sai phạm gian lận – Ghi chép kế toán đầy đủ xác, lập BCTC trung thực khách quan 3.1.4.Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý: Các trình kiểm soát đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực *Bốn mục tiêu nói hệ thống kiểm soát nội nằm thể thống nhiên có mâu thuẫn với tính hiệu hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy Cụ thể muốn tăng cường việc bảo vệ tài sản làm tăng thêm chi phí không đảm bảo mục tiêu nâng cao tính hiệu hoạt động Vậy nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu kết hợp hài hòa bốn mục tiêu nói 3.2 Nhược điểm: Khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội khách hàng kiểm toán viên cần nhận thức hệ thống kiểm soát nội dù có thiết kế hoàn hảo đến đâu ngăn ngừa phát sai phạm xảy ra, hạn chế cố hữu hệ thống kiểm soát nội bộ: -Hệ thống kiểm soát nội thường bị xem xét mối quan hệ chi phí bỏ với lợi ích đem lại -Các thủ tục kiểm soát thường tác động đến nghiệp vụ xảy thường xuyên mà có tác động với nghiệp vụ bất thường -Hệ thống kiểm soát nội thường đặt thủ tục kiểm soát bên đơn vị mà có tác động nghiệp vụ bên đơn vị -Các thủ tục kiểm soát thường dễ bị lạc hậu theo thời gian có đối phó người bị kiểm soát -Hệ thống kiểm soát nội thường dễ bị vô hiệu hóa nhà quản lý