Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHAN TUYẾT MAI TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội, 2015 MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài Đóng góp đề tài 10 PHẦN NỘI DUNG Chương TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG 12 TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 1.1 Khái quát tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng 12 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm giá trị tài liệu công trình xây dựng 12 1.1.2 Các nhóm tài liệu hình thành trình xây dựng công trình 18 1.2 Các quan liên quan đến công trình xây dựng Bộ Quốc phòng 30 1.2.1 Cơ quan chủ đầu tư 30 1.2.2 Cơ quan quản lý Nhà nước xây dựng 30 1.2.3 Cơ quan thiết kế công trình 31 1.2.4 Cơ quan thi công công trình 32 1.2.5 Cơ quan quản lý sử dụng công trình 33 1.3 Các loại cấp công trình xây dựng 33 1.3.1 Các loại công trình 33 1.3.2 Cấp công trình 36 1.2.3 Bộ tài liệu công trình 36 Tiểu kết chương 37 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CÁC 39 CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 2.1 Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu 39 2.1.1 Tổ chức phận, nhân làm công tác lưu trữ 39 2.1.2 Công tác ban hành văn công tác lưu trữ 40 2.1.3 Công tác phổ biến pháp luật công tác lưu trữ 41 2.1.4 Công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ 42 2.1.5 Công tác thống kê, báo cáo công tác lưu trữ 43 2.1.6 Đảm bảo sở vật chất cho công tác lưu trữ 44 2.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 45 2.2 Thực trạng tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 46 2.2.1 Tổ chức thu thập tài liệu 46 2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu 47 2.2.3 Tổ chức bảo quản tài liệu 51 2.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 52 2.3 Nhận xét công tác tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng 53 2.3.1 Những kết đạt 53 2.3.2 Hạn chế 54 Tiểu kết chương 55 Chương CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU 58 CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 3.1 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức lưu trữ tài liệu Bộ Quốc phòng 58 3.1.1 Kiện toàn tổ chức máy, nhân làm công tác lưu trữ 58 3.1.2 Ban hành quy định công tác lưu trữ tài liệu công trình xây dựng 59 3.1.3 Phổ biến pháp luật công tác lưu trữ 60 3.1.4 Kiểm tra công tác lưu trữ 61 3.1.5 Hoàn thiện công cụ thống kê 61 3.1.6 Tăng cường sở vật chất cho công tác lưu trữ 62 3.1.7 Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin 62 3.2 Nhóm giải pháp tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 63 3.2.1 Tổ chức thu thập tài liệu 63 3.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu 65 3.2.3 Tổ chức bảo quản tài liệu 71 3.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 72 3.3 Các giải pháp khác 73 3.3.1 Tổ chức giảm, giải mật hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng 73 3.3.2 Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị 75 Tiểu kết chương 76 KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC 87 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bộ Quốc phòng (BQP) quan trực thuộc Chính phủ, với chức quản lý điều hành Quân đội Nhân dân Việt Nam, thực nhiệm vụ chiến đấu chống giặc ngoại xâm, bảo vệ Tổ quốc Nhân dân, phòng thủ quốc gia BQP đặt thống lĩnh Chủ tịch nước, lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý hành chung Chính phủ BQP thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 35/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng năm 2013 Chính phủ Cơ cấu tổ chức gồm: Bộ Tổng Tham mưu; tổng cục; cục, vụ, viện trực thuộc Bộ; quân khu; quân chủng; quân đoàn; binh chủng; quan nghiên cứu; học viện; trường sỹ quan; khối quan tư pháp quân đội; quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức khác thuộc BQP thành lập theo quy định pháp luật Để bước xây dựng Quân đội tiến lên quy, tinh nhuệ, bước đại, quan tâm Đảng, Nhà nước, BQP, quan, đơn vị toàn quân tiến hành xây dựng hàng loạt công trình, có nhiều công trình quan trọng an ninh quốc gia như: Sở huy quan, đơn vị; công trình chiến đấu, phòng thủ, huấn luyện chiến đấu… trình xây dựng hình thành khối lượng lớn tài liệu có nhiều tài liệu có ý nghĩa, giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử Làm để tổ chức lưu trữ khối tài liệu quan trọng vấn đề đặt quan quản lý quan lưu trữ cấp Qua khảo sát thực tế số quan chuyên thực nhiệm vụ xây dựng BQP như: Cục Doanh trại, Viện thiết kế, Ban Quản lý dự án 47/BTTM, Binh đoàn 11, Tổng công ty 319, Tổng Công ty xây dựng phát triển nhà số quan Lưu trữ như: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng, Quân chủng Hải quân, nhận thấy nhiều tài liệu hình thành trình xây dựng công trình xếp vào tủ làm việc, thùng gỗ, thùng tôn chất đống kho lưu trữ phòng làm việc quan chức liên quan đến công trình xây dựng Hầu hết tài liệu chưa xử lý nghiệp vụ lưu trữ khó tra tìm kiếm cần thiết Trong khối tài liệu ngày tăng lên số lượng, đa dạng loại hình lấn chiếm diện tích phòng làm việc cán bộ, nhân viên Thêm vào công trình xây dựng cần đến tham gia nhiều quan như: Chủ đầu tư, quan quản lý nhà nước xây dựng, quan thiết kế, quan thi công, quan sử dụng công trình, tài liệu công trình sản sinh từ nhiều quan lưu trữ nhiều nơi, điều gây lãng phí kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản cho tài liệu công trình xây dựng Công tác tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu xây dựng như: Việc tổ chức phận, nhân sự; ban hành văn hướng dẫn lưu trữ; việc đảm bảo sở vật chất; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng có bất cập, hạn chế Bên cạnh hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Tổ chức thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng…, chưa thực theo quy định Theo quy định Luật Lưu trữ, thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán, hồ sơ phải giao nộp vào lưu trữ quan, thực tế việc giao nộp chưa thực tốt, phần lớn hồ sơ công trình lưu giữ quan chủ đầu tư, dễ mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu Để góp phần giải phần thực trạng trên, định chọn Đề tài “Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng” làm luận văn cao học Đối tượng phạm vi nghiên cứu Để thực đề tài, nghiên cứu đối tượng sau: - Các loại tài liệu hình thành trình xây dựng công trình thuộc BQP - Các loại công trình xây dựng thuộc BQP - Thực tiễn công tác tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng thuộc BQP Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý BQP, gồm: Công trình xây dựng phục vụ huấn luyện, chiến đấu; công trình dân dụng; công trình công nghiệp quốc phòng; công trình hạ tầng kỹ thuật; công trình giao thông Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Đề tài thực nhằm đạt mục tiêu: - Nghiên cứu khối tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng thuộc BQP - Đề xuất giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng thuộc BQP Để đạt mục tiêu tập trung giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, tìm hiểu công trình xây dựng loại tài liệu hình thành trình xây dựng công trình; - Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng số quan, đơn vị thuộc BQP; - Đề xuất giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ở Việt Nam, công trình nghiên cứu khoa học tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng nhiều Có thể kể đến đề tài “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” TS Nguyễn Cảnh Đương chủ nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021; Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia” bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020 Hai đề tài khái quát loại tài liệu xây dựng thống kê tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến tổ chức quản lý loại tài liệu Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng lưu giữ báo cáo khoa học, khoá luận, luận văn sinh viên, học viên đề tài liên quan như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng quan Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần/ BQP” sinh viên Hà Thị Tuyết năm 2010; Khóa luận tốt nghiệp hệ quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007; Khóa luận “Xây dựng phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà” học viên Nguyễn Thị Thảo Khóa luận “Công tác lưu trữ Tập Đoàn Điện lực Việt Nam - Một số nhận xét kiến nghị” học viên Trần Thị Hiền Luận văn thạc sỹ “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật công trình giao thông Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải giải pháp” học viên Đinh Văn Mạnh; Luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu công trình xây dựng (công trình xây dựng dân dụng) học viên Dương Thị Thanh Huyền” Luận văn thạc sỹ “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” học viên Nguyễn Mai Hương Tuy nhiên, chưa có đề tài đề cập đến vấn đề tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật công trình thuộc phạm vi quản lý Bộ Quốc phòng Các nguồn tài liệu tham khảo Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau đây: - Các văn quy phạm pháp luật Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Nội vụ, BQP có quy định công tác lưu trữ nói chung lưu trữ tài liệu công trình xây dựng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Xây dựng năm 2014, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng năm 2015 Chính phủ quản lý chất lượng bảo trì công trình xây dựng Thông tư 01/2014/TTLT/BNVBXD ngày 21 tháng năm 2014 Bộ Nội vụ Bộ Xây dựng “Hướng dẫn thành phần tài liệu, dự án công trình xây dựng nộp vào Lưu trữ lịch sử” - Các sách lý luận, giáo trình công tác lưu trữ như: Giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương Sách chuyên khảo “Lưu trữ tài liệu công trình xây dựng” tác giả Nguyễn Minh Phương - Các luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học - Các trang tài liệu điện tử Những nguồn tài liệu tham khảo thống kê cụ thể phần Danh mục tài liệu tham khảo đề tài Phương pháp nghiên cứu Trên sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin, thực đề tài phương pháp chủ yếu sau: - Phương pháp khảo sát thực tế: Xác định đề tài có tính ứng dụng cao, việc khảo sát thực tế quan, đơn vị kết khảo sát sử dụng nguồn thông tin để thực đề tài - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Có thông tin thực tế từ việc khảo sát, tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá thông tin, làm sở để nghiên cứu phương pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công trình Thông tin từ văn quy phạm pháp luật Nhà nước, Quân đội có liên quan đến đề tài nguồn thông tin trọng tổng hợp, tổng hợp phân tích thông tin từ website liên quan đến hoạt động xây dựng như: website Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng Việt Nam,…hay diễn đàn đầu tư xây dựng để có thêm thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài - Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu nắm vững kiến thức công tác lưu trữ nói chung lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói riêng, nghiên cứu công trình khoa học trước để kế thừa, học hỏi thành đạt được, khắc phục khó khăn, tránh sai lầm trình thực đề tài - Phương pháp vấn chuyên gia Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài gồm ba chương: Chương Tổng quan khối tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng thuộc BQP Trong chương này, nghiên cứu tài liệu kỹ thuật công trình xây dựng, loại công trình xây dựng, tìm hiểu cấp công trình xây dựng quan liên quan trình xây dựng công trình Với nội dung này, Chương có vị trí tương đối quan trọng làm tiền đề cho việc thực chương đề tài 10 Kho bảo quản tài liệu công trình xây dựng thuộc Cục Doanh trại/TCHC Ảnh chụp:17/3/2015 89 Hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu toán công trình cán giao nộp vào Kho lưu trữ Cục Doanh trại Ảnh chụp: 17/3/2015 90 Nhóm hình 2: Khảo sát khối hồ sơ, tài liệu thi công công trình Tại Ban Quản lý dự án 47/ Bộ Tổng Tham mưu Địa chỉ:Ngõ 132 Phạm Văn Đồng-Xuân Đỉnh- Bắc Từ Liêm- Hà Nội Kho bảo quản hồ sơ, tài liệu thi công công trình xây dựng thuộc Ban Quản lý dự án 47/ Bộ Tổng Tham mưu Ảnh chụp:19/3/2015 91 Khối hồ sơ tài liệu công trình xây dựng thuộc Ban Quản lý dự án 47/BTTM chỉnh lý Ảnh chụp:19/3/2015 92 Khối hồ sơ tài liệu công trình xây dựng thuộc Ban Quản lý 47/BTTM chưa chỉnh lý bảo quản hòm tôn Ảnh chụp: 19/3/2015 93 Nhóm hình 3: Khảo sát khối hồ sơ, tài liệu thi công công trình Tại Tổng công ty Thành An (Binh đoàn 11) Địa chỉ: Số 141 Hồ Đắc Di, Phường Nam Đồng- Đống Đa - Hà Nội Trao đổi tổ chức lưu trữ tài liệu thi công công trình xây dựng Binh đoàn, ngày 23/3/2015 Gía bảo quản tài liệu thi công công trình xây dựng Binh đoàn 11 Ảnh chụp: 23/3/2015 94 Khối tài liệu công trình xây dựng chưa chỉnh lý Binh đoàn 11 Ảnh chụp: 23/3/2015 95 Hồ sơ hoàn công vẽ hoàn công công trình xây dựng 96 Sổ nhật ký thi công xây dựng công trình 97 Báo cáo khảo sát địa hình, địa chất công trình 98 Nhóm hình 4: Khảo sát nhóm hồ sơ, tài liệu thiết kế công trình Tại Viện thiết kế/ Bộ Quốc phòng Địa chỉ: Số 21, Lê Văn Lương - Phường Nhân Chính Quận Thanh Xuân - Hà Nội Kho Lưu trữ Viện thiết kế/Bộ Quốc phòng Ảnh chụp: 24/3/2015 99 Kho bảo quản hồ sơ, tài liệu thiết kế công trình xây dựng Viện thiết kế BQP Ảnh chụp: 24/3/2015 100 Nhóm hình 5: Khảo sát khối hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Địa chỉ: Số 34, Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Hộp bảo quản Hồ sơ xây dựng công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh Hộp bảo quản tài liệu công trình Đường Hồ Chí Minh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Ảnh chụp: 26/3/2015 101 Tủ bảo quản vẽ công trình xây dựng Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Ảnh chụp: 26/3/2015 102 PHỤ LỤC Một số văn liên quan đến tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng - Thông Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng năm 2012 Bộ Quốc phòng Ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội; - Thông tư số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng năm 2014 Bộ Xây dựng Hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lưu vào Lưu trữ lịch sử 103