Hướng dẫn công việc xây dựng một chi nhánh văn phòng tại FPT Telecom một cách đầy đủ giúp cho việc mở rộng xây dựng chi nhánh , phòn giao dịch tại công ty viễn thông FPT được nhanh chóng và đúng quy định, quy trình
Mã hiệu: 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS Lần ban hành/sửa đổi: 1/0 Ngày hiệu lực: 09/02/2010 HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC THÀNH LẬP CHI NHÁNH MỚI I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Mục đích: Các bước triển khai để thành lập chi nhánh Phạm vi áp dụng: Công ty TNHH viễn thông FPT miền Nam II ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT FTS: Công ty TNHH viễn thông FPT miền Nam INF: Kỹ thuật Nhóm taskforce: nhóm thành lập để thực công việc setup chi nhánh AD: Hành Ban TGĐ: Ban Tổng giám đốc AF: Kế toán GĐ: Giám đốc IBB: Kinh doanh AD - HR: Ban hành nhân CUS: Giao dịch FQA: Ban đảm bảo chất lượng HĐ: Hợp đồng TP: Trưởng phòng KSTK: Khảo sát thiết kế TN: Trưởng nhóm TKHT: Triển khai hạ tầng HR: Nhân III.THÔNG SỐ TỔNG HỢP Thông số Mô tả Đầu vào Nhu cầu thành lập chi nhánh Đầu Chi nhánh thành lập Chỉ tiêu đánh giá NA Quá trình liên quan 02-QT/NS/HDCV/FPT Quy trình tuyển dụng 5.8-QT/IN/HDCV/FTEL Quy trình triển khai mặt POP 3.1-QT/NS/HDCV/FTEL Quy trình tiếp đón nhân viên 03-QT/NS/HDCV/FPT Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 1/12 IV NỘI DUNG Quy trình thực Nhu cầu mở chi nhánh Mô tả công việc Tài liệu hướng dẫn - Nhu cầu thành lập chi nhánh vùng miền có tiềm thể kế hoạch kinh doanh năm - Nội dung kế hoạch kinh doanh hàng năm: + Số lượng chi nhánh dự kiến phát triển + Các vùng miền có tiềm để mở chi nhánh B1: Đánh giá sơ tiếm thị trường Ban TGĐ FTS GĐ vùng Đánh giá sơ tiềm thị trường - Đánh giá sơ tiềm thị trường vùng miền dự kiến mở chi nhánh chọn vùng miền tối ưu - Tiêu chí đánh giá: + Mật độ dân cư + Vị phát triển (tiềm thị trường) + Hạ tầng viễn thông (trụ điện, khả triển khai kéo cáp,…) B2: Thành lập nhóm Taskforce Ban TGĐ FTS GĐ vùng FHR - FTS Thành lập nhóm Taskforce - Sau có định thành lập chi nhánh mới, HR – FTS gửi mail thông báo tuyển dụng nhân nội cho chi nhánh (tuyển dụng vị trí chủ chốt: GĐ chi nhánh, trưởng phòng (INF, AD-HR, AF, IBB, CUS…) - Sau thời gian đăng tuyển nội bộ, Ban TGĐ FTS định điều chuyển nhân (các vị trí chủ chốt) chi nhánh HR – FTS gửi mail thông báo điều chuyển nhân Thành lập nhóm Taskforce - Nhóm Taskforce gồm: + Trưởng nhóm taskforce + Các vị trí chủ chốt chi nhánh + Đại diện ban chức HO Thực tuyển dụng nguồn lực nhân bên theo quy trình tuyển dụng Sổ tay trình Nhân 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 2/12 02-QT/NS/HDCV/FPT Mô tả trình tuyển dụng B3: Khảo sát vùng - Khảo sát vùng: Marketing FTS, Ban GĐ chi nhánh phòng KSTK tiến hành khảo sát vùng chia vùng thành khu vực nhỏ để làm sở phân nhóm khảo sát thị trường đặt POP Bao gồm: + Khảo sát thị trường + Khảo sát hạ tầng sơ Khảo sát thị trường: - Marketing FTS phối hợp với Ban GĐ chi nhánh lập kế hoạch khảo sát thị trường trình Ban TGĐ FTS duyệt + Nội dung bảng kế hoạch nghiên cứu thị trường: Thời gian bắt đầu triển khai khảo sát thị trường Ban GĐ Chi nhánh Marketing – FTS Cán phụ trách nhân Mục tiêu nghiên cứu Thời gian thực Chi phí thực Nhân thực Khảo sát vùng - Cán phụ trách nhân thuê cộng tác viên khảo sát thị trường (nếu cần) ký HĐ khoán gọn với cộng tác viên (trung bình để khảo sát vùng cần nhóm cộng tác viên, nhóm người gồm trưởng nhóm thành viên) - Cộng tác viên tiến hành khảo sát thị trường - Hàng ngày, Trưởng nhóm nhập liệu gửi kết Marketing FTS + Thời gian khảo sát thị trường trung bình: 10 ngày + Số lượng mẫu khảo sát trung bình: 100 phiếu khảo sát khách hàng doanh nghiệp 200 khảo sát khách hàng cá nhân - Marketing FTS tổng hợp, phân tích (có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng SPSS để phục vụ cho công tác phân tích) báo cáo kết khảo sát Ban TGĐ FTS Ban GĐ chi nhánh + Thời gian tổng hợp, phân tích báo cáo kết trung bình: ngày + Nội dung bảng báo cáo kết khảo sát thị trường bao gồm: Tỷ lệ số hộ sử dụng dịch vụ nhà cung cấp khác Thị phần nhà cung cấp khác Mức độ hài lòng khách hàng dịch vụ sử dụng Nhu cầu khách hàng tháng tới 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 3/12 Mong muốn khách hàng dịch vụ - Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng doanh nghiệp - Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng cá nhân - File nhập liệu Khảo sát hạ tầng sơ bộ: - Marketing FTS phối hợp với KSTK lập kế hoạch xây dựng hạ tầng sơ bao gồm: + Vùng phủ + Vị trí tập điểm + Dung lượng tập điểm - Dựa kết khảo sát thị trường kế hoạch xây dựng hạ tầng sơ bộ, lập kế hoạch kinh doanh kế hoạch đầu tư hạ tầng giai đoạn tháng tới trình bày kế hoạch với Ban TGĐ FTS 2.06-BM/LB/HDCV/FPT - Nội dung kế hoạch kinh doanh gồm: + Sơ đồ tổ chức, kế hoạch nhân 00.01BM/NS/HDCV/FPT + Chương trình khuyến mãi, sách chăm sóc khách hàng + Chỉ tiêu hoàn thành tháng (số lượng phát triển thuê bao, doanh thu) Sau kế hoạch kinh doanh ban TGĐ phê duyệt, BGĐ chi nhánh tiến hành xây dựng chương trình khuyến cho chi nhánh Ngay sau đó, nhân viên Marketing phụ trách kinh doanh chi nhánh đề xuất in tờ rơi, brochure, saleskit, standee,… phục vụ cho việc bán hàng (Nếu Marketing CN không tự triển khai gửi yêu cầu Marketing FTS nhờ hỗ trợ) Chuẩn bị văn phòng: liên hệ AD-FTS hỗ trợ (nếu cần) - AD chi nhánh tìm kiếm chọn vị trí đặt văn phòng chi nhánh thông qua Ban TGĐ FTS Ban GĐ chi nhánh phê duyệt - AD chi nhánh lập hợp đồng thuê văn phòng hỗ trợ AD- FTS - AD chi nhánh thuê văn phòng thông qua Ban TGĐ FTS Ban GĐ chi nhánh duyệt phương án sửa chữa sửa chữa văn phòng Chuẩn bị POP: liên hệ AD-FTS, KSTK TKHT hỗ trợ (nếu cần) - INF chi nhánh tìm kiếm chọn vị trí đặt đài trạm thông qua Ban TGĐ FTS Ban GĐ chi nhánh duyệt - AD chi nhánh thuê mặt xây dựng đài trạm - INF chi nhánh phối hợp TKHT xây dựng, lắp đặt đài trạm, giải pháp kỹ thuật liên quan - Thuê luồng E1, kênh STM4 liên hệ PTHT hỗ trợ (nếu cần) - Triển khai kéo cáp ngoại vi liên hệ PTHT hỗ trợ đấu nối tín hiệu 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 4/12 5.8-QT/IN/HDCV/FTEL - PTHT chuyển vật tư (cáp, thiết bị,…) lên Chi nhánh 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 5/12 Ban GĐ chi nhánh Lập Kế hoạch kinh doanh AD Chi nhánh AD FTS (hỗ trợ) INF chi nhánh KSTK & TKHT (hỗ trợ) Chuẩn bị văn phòng, đài trạm INF Chi nhánh PTHT Thuê đường truyền, kéo cáp, chuẩn bị vật tư 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 6/12 - Dựa kế hoạch nhân sự, tiến hành xây dựng gửi Ban GĐ chi nhánh phê duyệt thông qua kế hoạch tuyển dụng, phương án tuyển dụng tiến hành công tác tuyển dụng - Sau tuyển dụng, chi nhánh tiếp nhận đào tạo nhân viên (liên hệ HR-FTS hỗ trợ - cần) Có + Tiếp nhận nhân sự, phổ biến sách lương bổng, đãi ngộ + Đào tạo toàn thể nhân viên chi nhánh văn hóa Công ty, sách chất lượng, kiến thức sản phẩm, kiến thức hạ tầng quy trình khảo sát cáp thuê bao 02-QT/NS/HDCV/FPT 02.01BM/NS/HDCV/FPT 02.03BM/NS/HDCV/FPT 02.06BM/NS/HDCV/FPT 3.1-QT/IN/HDCV/FTEL + Đào tạo khối kinh doanh chiến thuật bán hàng + Đào tạo khối back office nghiệp vụ chuyên môn (có thể gửi nhân viên đến trụ sở chi nhánh cũ để học hỏi kinh nghiệm thực tế) + Đào tạo khối kỹ thuật công tác vận hành hạ tầng quy trình vận hành INF - Làm HĐ thử việc/ thức: HĐ thử việc: + Lập đề nghị ký hợp đồng thử việc, kèm theo phiếu đánh vấn ứng viên chuyển Cán phụ trách làm hợp đồng Đề nghị ký HĐ thử việc 3.1.3BM/NS/HDCV/FTEL HĐ thức: + Lập đề nghị ký HĐ thức phiếu tuyển dụng chuyển Cán phụ trách làm hợp đồng Cán phụ trách làm HĐ cho nhân viên đề nghị (2 bản) trình Cán ủy quyền ký HĐ, sau đó, chuyển HĐ cho nhân viên đề nghị ký HĐ ký Cán phụ trách nhân lưu bản, giao nhân viên đề nghị ký HĐ lưu Đại diện nhân chi nhánh BGĐ chi nhánh báo cáo thông tin (tên nhân viên, level, mức lương) FHR-HO để quản lý, đồng thời liên hệ AD-FTS hỗ trợ thẻ nhân viên, xin cấp account mail fpt - Liên hệ Ban HCNS hỗ trợ làm định bổ nhiệm, giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế 04.03BM/NS/HDCV/FPT 04.02BM/NS/HDCV/FPT 3.1.5BM/NS/HDCV/FTEL 3.11.2BM/NS/HDCV/FTEL - Tài khoản ngân hàng - Làm dấu chi nhánh, dấu mộc liên quan đến trình kinh doanh (con dấu "Đã thu tiền”, “Đã lý”, “Tạm ngưng”, “Sau ngày online, xin mời Quý khách đến văn phòng Cty TNHH Viễn Thông FPT Miền Nam – CN để nhận Hóa đơn Hợp đồng” để quản lý HĐ phiếu thu - Liên hệ PTHT hỗ trợ ký kết HĐ thuê trụ điện với điện lực - Tìm kiếm đối tác thu cước, đối tác triển khai, bảo trì đánh giá đối tác gửi hồ sơ 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 7/12 1.1.1 1.1.5BM/CL/HDCV/FTEL- đánh giá phận quản lý đối tác xem xét đàm phán ký kết HĐ với đối tác - Liên hệ Ban HCNS hỗ trợ tư vấn nội dung HĐ ký kết với đối tác (nếu cần) 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 8/12 FTS (đánh giá đối tác) AD - HR Chi nhánh Ban HCNS (hỗ trợ) Tuyển dụng đào tạo AD - HR Chi nhánh PTHT Ban HCNS (hỗ trợ) Làm hồ sơ, thủ tục mở chi nhánh mới, ký HĐ với đối tác 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 9/12 - Phối hợp AD-FTS lựa chọn nhà cung cấp trang thiết bị mua sắm lắp đặt cho chi nhánh (máy tính,bàn ghế, văn phòng phẩm) lập giấy đề nghị toán, kèm theo chứng từ gửi AF – FTS để toán - Liên hệ AF – FTS hỗ trợ in hóa đơn Kế toán trưởng người ủy quyền đề xuất in hóa đơn cho chi nhánh (cả hóa đơn cước hàng tháng hóa đơn phí dịch vụ) Ngoài ra, chi nhánh cần phải mua máy in kim (máy in PC phải dùng cổng LPT hệ inside kết nối với cổng LPT) để in hóa đơn dịch vụ (tại quầy) AD & AF Chi nhánh AD & AF - FTS 9a Chuẩn bị trang thiết bị, thuê bảo vệ, thuê kho - Trưởng CUS, Kế toán trưởng người ủy quyền gửi yêu cầu cho FAF đề xuất in phiếu thu cho chi nhánh - Ký HĐ thuê dịch vụ bảo vệ ( cần) - Thuê kho (nếu cần) Chuẩn bị chức Inside: - CBNS Chi nhánh gửi yêu cầu cho FHR, FQA-HO tạo Inside cho chi nhánh (danh sách quận, phường có hạ tầng chi nhánh, số lượng POP mà chi nhánh đầu tư) AD, QA Chi nhánh FQA - FTS - Xin cấp quyền Inside cho nhân chi nhánh: GĐ, PGĐ chi nhánh, FQA, Trưởng phòng Kỹ thuật… 9b Chuẩn bị biểu mẫu chức Inside - Xin tạo Outside cho đối tác thi công chi nhánh Tất yêu cầu phải chấp nhận thông qua lãnh đạo chi nhánh Chuẩn bị biểu mẫu hợp đồng: - Sau hoàn tất thủ tục pháp lý, Chi nhánh (Trưởng CUS, FQA Admin chi nhánh) gửi thông tin Địa chỉ, Số ĐT/Fax, MST, số tài khoản, tên giám đốc chi nhánh để FQA-HO update HĐ biểu mẫu liên quan cho chi nhánh AD Chi nhánh AD - FTS 10 Khai trương chi nhánh Ban HCNS Ban ĐBCL AF - FTS 11 Kiểm soát, đánh giá 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 10/12 - Sau biểu mẫu liên quan phê duyệt, CUS phối hợp với Admin chi nhánh photo in ấn biểu mẫu tài liệu liên quan Kết thú c - Giao hợp đồng phiếu thu hoàn tất cho trưởng phòng kinh doanh/ Salesleader - Lập kế hoạch khai trương thông qua Ban TGĐ FTS, Ban GĐ chi nhánh - Gửi thư mời thông báo ngày khai trương - Khai trương chi nhánh Liên hệ AD-FTS hỗ trợ tư vấn kế hoạch khai trương (nếu cần) - Kiểm soát, đánh giá hoạt động chi nhánh tháng sau khai trương - Đưa hướng khắc phục (nếu cần) 07-BM/TC/HDCV/FPT STT Tên hồ sơ Mã biểu mẫu Hình thức lưu Thời gian lưu giữ Mức độ quan trọng Kế hoạch nhân 00.01-BM/NS/HDCV/FPT Bản cứng mềm (nếu cần) năm Cao Kế hoạch tuyển dụng 02.01-BM/NS/HDCV/FPT Bản cứng mềm (nếu cần) năm Cao Phương án tuyển dụng 02.03-BM/NS/HDCV/FPT Bản cứng mềm (nếu cần) năm Cao Phiếu đánh vấn ứng viên 02.06-BM/NS/HDCV/FPT Bản cứng Đến nhân viên nghỉ việc Cao Kế hoạch/ báo cáo tổng kết LB 2.06-BM/LB/HDCV/FPT Bản cứng năm Cao Phiếu tuyển dụng 04.02-BM/NS/HDCV/FPT Đến nhân viên nghỉ việc Cao Đề nghị ký HĐ thức 04.03-BM/NS/HDCV/FPT Bản cứng Đến nhân viên nghỉ việc Cao Hợp đồng thử việc 3.1.3-BM/NS/HDCV/FTEL Bản cứng năm tính từ hết hạn Cao Hợp đồng lao động thức 3.1.5-BM/NS/HDCV/FTEL Bản cứng Đến nhân viên nghỉ việc Cao 10 Quyết định bổ nhiệm 3.11.2-BM/NS/HDCV/FTEL Bản cứng năm Cao 11 Giấy đề nghị toán 07-BM/TC/HDCV/FPT Bản cứng 10 năm Trung bình Người duyệt 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 11/12 Nguời kiểm tra Người lập Phạm Thị Thanh Toan 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 12/12 Nguyễn Huy Cường Nguyễn Thị Mỹ Hằng [...]... nhân sự 00.01-BM/NS/HDCV /FPT Bản cứng và bản mềm (nếu cần) 5 năm Cao 2 Kế hoạch tuyển dụng 02.01-BM/NS/HDCV /FPT Bản cứng và bản mềm (nếu cần) 5 năm Cao 3 Phương án tuyển dụng 02.03-BM/NS/HDCV /FPT Bản cứng và bản mềm (nếu cần) 5 năm Cao 4 Phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên 02.06-BM/NS/HDCV /FPT Bản cứng Đến khi nhân viên nghỉ việc Cao 5 Kế hoạch/ báo cáo tổng kết LB 2.06-BM/LB/HDCV /FPT Bản cứng 5 năm Cao... Bản cứng 5 năm Cao 6 Phiếu tuyển dụng 04.02-BM/NS/HDCV /FPT Đến khi nhân viên nghỉ việc Cao 7 Đề nghị ký HĐ chính thức 04.03-BM/NS/HDCV /FPT Bản cứng Đến khi nhân viên nghỉ việc Cao 8 Hợp đồng thử việc 3.1.3-BM/NS/HDCV/FTEL Bản cứng 5 năm tính từ khi hết hạn Cao 9 Hợp đồng lao động chính thức 3.1.5-BM/NS/HDCV/FTEL Bản cứng Đến khi nhân viên nghỉ việc Cao 10 Quyết định bổ nhiệm 3.11.2-BM/NS/HDCV/FTEL... 9 Hợp đồng lao động chính thức 3.1.5-BM/NS/HDCV/FTEL Bản cứng Đến khi nhân viên nghỉ việc Cao 10 Quyết định bổ nhiệm 3.11.2-BM/NS/HDCV/FTEL Bản cứng 5 năm Cao 11 Giấy đề nghị thanh toán 07-BM/TC/HDCV /FPT Bản cứng 10 năm Trung bình Người duyệt 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 11/12 Nguời kiểm tra Người lập Phạm Thị Thanh Toan 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0 12/12 Nguyễn Huy Cường Nguyễn Thị Mỹ Hằng