Hướng dẫn công việc xây dựng một chi nhánh văn phòng tại FPT Telecom

Hướng dẫn công việc xây dựng một chi nhánh văn phòng tại FPT Telecom một cách đầy đủ giúp cho việc mở rộng xây dựng chi nhánh , phòn giao dịch tại công ty viễn thông FPT được nhanh chóng và đúng quy định, quy trình

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

THÀNH LẬP CHI NHÁNH MỚI

Mã hiệu: 1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS Lần ban hành/sửa đổi: 1/0

Ngày hiệu lực: 09/02/2010

I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1 Mục đích: Các bước triển khai để thành lập 1 chi nhánh mới.

2 Phạm vi áp dụng: Công ty TNHH viễn thông FPT miền Nam.

II ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT

FTS: Công ty TNHH viễn thông FPT miền Nam

Nhóm taskforce: nhóm được thành lập để thực hiện công

việc setup chi nhánh mới

Ban TGĐ: Ban Tổng giám đốc

GĐ: Giám đốc

AD - HR: Ban hành chính nhân sự

FQA: Ban đảm bảo chất lượng

TP: Trưởng phòng

TN: Trưởng nhóm

INF: Kỹ thuật AD: Hành chính HR: Nhân sự AF: Kế toán IBB: Kinh doanh CUS: Giao dịch HĐ: Hợp đồng KSTK: Khảo sát thiết kế TKHT: Triển khai hạ tầng

III.THÔNG SỐ TỔNG HỢP

1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0

1/12

5.8-QT/IN/HDCV/FTEL Quy trình triển khai mặt bằng POP 3.1-QT/NS/HDCV/FTEL Quy trình tiếp đón nhân viên mới 03-QT/NS/HDCV/FPT Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên

IV NỘI DUNG

- Nhu cầu thành lập chi nhánh mới tại các vùng miền có tiềm năng thể hiện trong kế hoạch kinh doanh hằng năm

- Nội dung kế hoạch kinh doanh hàng năm:

+ Số lượng chi nhánh mới dự kiến phát triển

+ Các vùng miền có tiềm năng để mở chi nhánh mới

B1: Đánh giá sơ bộ tiếm năng thị trường

- Đánh giá sơ bộ tiềm năng thị trường các vùng miền dự kiến mở chi nhánh mới  chọn vùng miền tối ưu nhất

- Tiêu chí đánh giá:

+ Mật độ dân cư + Vị thế phát triển (tiềm năng thị trường) + Hạ tầng viễn thông hiện tại (trụ điện, khả năng triển khai kéo cáp,…)

B2: Thành lập nhóm Taskforce

- Sau khi có quyết định thành lập chi nhánh mới, HR – FTS gửi mail thông báo tuyển dụng nhân sự nội bộ cho chi nhánh (tuyển dụng các vị trí chủ chốt: GĐ chi nhánh, các trưởng phòng (INF, AD-HR, AF, IBB, CUS…)

- Sau thời gian đăng tuyển nội bộ, Ban TGĐ FTS quyết định điều chuyển nhân sự (các

vị trí chủ chốt) về chi nhánh mới  HR – FTS gửi mail thông báo điều chuyển nhân sự

 Thành lập nhóm Taskforce

- Nhóm Taskforce gồm:

+ Trưởng nhóm taskforce + Các vị trí chủ chốt của chi nhánh mới

+ Đại diện ban chức năng HO

 Thực hiện tuyển dụng nguồn lực nhân sự bên ngoài theo quy trình tuyển dụng trong

Sổ tay quá trình Nhân sự

02-QT/NS/HDCV/FPT

Mô tả quá trình tuyển dụng

Nhu cầu mở chi nhánh

mới

Ban TGĐ FTS

GĐ vùng

1 Đánh giá sơ bộ tiềm năng thị trường

Ban TGĐ FTS

GĐ vùng

FHR - FTS

2 Thành lập nhóm Taskforce

B3: Khảo sát vùng

- Khảo sát vùng: Marketing FTS, Ban GĐ chi nhánh và phòng KSTK tiến hành khảo sát vùng  chia vùng thành từng khu vực nhỏ để làm cơ sở phân nhóm khảo sát thị trường và đặt POP Bao gồm:

+ Khảo sát thị trường + Khảo sát hạ tầng sơ bộ

Khảo sát thị trường:

- Marketing FTS phối hợp với Ban GĐ chi nhánh lập kế hoạch khảo sát thị trường  trình Ban TGĐ FTS duyệt

+ Nội dung bảng kế hoạch nghiên cứu thị trường:

 Thời gian bắt đầu triển khai khảo sát thị trường

 Mục tiêu nghiên cứu

 Thời gian thực hiện

 Chi phí thực hiện

 Nhân sự thực hiện

- Cán bộ phụ trách nhân sự thuê cộng tác viên khảo sát thị trường (nếu cần)  ký HĐ khoán gọn với cộng tác viên (trung bình để khảo sát 1 vùng cần 2 nhóm cộng tác viên, mỗi nhóm 5 người trong đó gồm 1 trưởng nhóm và 4 thành viên)

- Cộng tác viên tiến hành khảo sát thị trường

- Hàng ngày, Trưởng nhóm nhập liệu và gửi kết quả về Marketing FTS + Thời gian khảo sát thị trường trung bình: 10 ngày

+ Số lượng mẫu khảo sát trung bình: 100 phiếu khảo sát khách hàng doanh nghiệp

và 200 khảo sát khách hàng cá nhân

- Marketing FTS tổng hợp, phân tích (có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng SPSS để phục vụ cho công tác phân tích) và báo cáo kết quả khảo sát về Ban TGĐ FTS và Ban

GĐ chi nhánh

+ Thời gian tổng hợp, phân tích và báo cáo kết quả trung bình: 3 ngày + Nội dung bảng báo cáo kết quả khảo sát thị trường bao gồm:

 Tỷ lệ số hộ đang sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp khác

 Thị phần hiện tại của các nhà cung cấp khác

 Mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ đang sử dụng

 Nhu cầu của khách hàng trong 3 tháng tới

 Mong muốn của khách hàng về dịch vụ

- Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng doanh nghiệp

- Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng cá nhân

- File nhập liệu

1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0

3/12

Ban GĐ Chi nhánh

Marketing – FTS

Cán bộ phụ trách nhân sự

3 Khảo sát vùng

Khảo sát hạ tầng sơ bộ:

- Marketing FTS phối hợp với KSTK lập kế hoạch xây dựng hạ tầng sơ bộ bao gồm:

+ Vùng phủ + Vị trí các tập điểm + Dung lượng từng tập điểm

- Dựa trên kết quả khảo sát thị trường và kế hoạch xây dựng hạ tầng sơ bộ, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư hạ tầng trong giai đoạn 6 tháng tới  trình bày kế hoạch với Ban TGĐ FTS

- Nội dung kế hoạch kinh doanh gồm:

+ Sơ đồ tổ chức, kế hoạch nhân sự + Chương trình khuyến mãi, chính sách chăm sóc khách hàng + Chỉ tiêu hoàn thành mỗi tháng (số lượng phát triển thuê bao, doanh thu) Sau khi kế hoạch kinh doanh được ban TGĐ phê duyệt, BGĐ chi nhánh tiến hành xây dựng chương trình khuyến mãi cho chi nhánh Ngay sau đó, nhân viên Marketing hoặc phụ trách kinh doanh chi nhánh đề xuất in tờ rơi, brochure, saleskit, standee,… phục vụ cho việc bán hàng (Nếu Marketing CN không tự triển khai được thì gửi yêu cầu về Marketing FTS nhờ hỗ trợ)

2.06-BM/LB/HDCV/FPT

00.01-BM/NS/HDCV/FPT

Chuẩn bị văn phòng: liên hệ AD-FTS hỗ trợ (nếu cần)

- AD chi nhánh tìm kiếm và chọn vị trí đặt văn phòng chi nhánh  thông qua Ban TGĐ FTS và Ban GĐ chi nhánh phê duyệt

- AD chi nhánh lập hợp đồng thuê văn phòng dưới sự hỗ trợ của AD- FTS

- AD chi nhánh thuê văn phòng  thông qua Ban TGĐ FTS và Ban GĐ chi nhánh duyệt phương án sửa chữa  sửa chữa văn phòng

Chuẩn bị POP: liên hệ AD-FTS, KSTK và TKHT hỗ trợ (nếu cần)

- INF chi nhánh tìm kiếm và chọn vị trí đặt đài trạm  thông qua Ban TGĐ FTS và Ban

GĐ chi nhánh duyệt

- AD chi nhánh thuê mặt bằng xây dựng đài trạm

- INF chi nhánh phối hợp TKHT xây dựng, lắp đặt đài trạm, các giải pháp kỹ thuật liên quan

- Thuê luồng E1, kênh STM4  liên hệ PTHT hỗ trợ (nếu cần)

- Triển khai kéo cáp ngoại vi  liên hệ PTHT hỗ trợ đấu nối tín hiệu

5.8-QT/IN/HDCV/FTEL

- PTHT chuyển vật tư (cáp, thiết bị,…) lên Chi nhánh

1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0

5/12

Ban GĐ chi nhánh

4 Lập Kế hoạch kinh doanh

AD Chi nhánh

AD FTS (hỗ trợ)

INF chi nhánh

KSTK & TKHT (hỗ trợ)

5 Chuẩn bị văn phòng,

đài trạm

INF Chi nhánh PTHT

8 Thuê đường truyền, kéo cáp, chuẩn bị vật tư

- Dựa trên kế hoạch nhân sự, tiến hành xây dựng và gửi Ban GĐ chi nhánh phê duyệt

và thông qua kế hoạch tuyển dụng, phương án tuyển dụng  tiến hành công tác tuyển dụng

- Sau khi tuyển dụng, chi nhánh tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới (liên hệ HR-FTS

hỗ trợ - nếu cần) Có + Tiếp nhận nhân sự, phổ biến chính sách lương bổng, đãi ngộ + Đào tạo toàn thể nhân viên chi nhánh về văn hóa Công ty, chính sách chất lượng, kiến thức về sản phẩm, kiến thức về hạ tầng và quy trình khảo sát cáp thuê bao

+ Đào tạo khối kinh doanh về chiến thuật bán hàng + Đào tạo khối back office về nghiệp vụ chuyên môn (có thể gửi nhân viên đến trụ

sở chính hoặc các chi nhánh cũ để học hỏi kinh nghiệm thực tế) + Đào tạo khối kỹ thuật về công tác vận hành hạ tầng và quy trình vận hành INF

- Làm HĐ thử việc/ chính thức:

 HĐ thử việc:

+ Lập đề nghị ký hợp đồng thử việc, kèm theo phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên  chuyển Cán bộ phụ trách làm hợp đồng

 HĐ chính thức:

+ Lập đề nghị ký HĐ chính thức và phiếu tuyển dụng  chuyển Cán bộ phụ trách làm hợp đồng

 Cán bộ phụ trách làm HĐ cho nhân viên được đề nghị (2 bản)  trình Cán bộ được ủy quyền ký HĐ, sau đó, chuyển HĐ cho nhân viên được đề nghị ký HĐ ký Cán

bộ phụ trách nhân sự lưu 1 bản, giao nhân viên được đề nghị ký HĐ lưu 1 bản

Đại diện nhân sự chi nhánh hoặc BGĐ chi nhánh báo cáo thông tin (tên nhân viên, level, mức lương) về FHR-HO để quản lý, đồng thời liên hệ AD-FTS hỗ trợ các thẻ nhân viên, xin cấp account mail fpt

02-QT/NS/HDCV/FPT

02.01-BM/NS/HDCV/FPT

02.03-BM/NS/HDCV/FPT

02.06-BM/NS/HDCV/FPT 3.1-QT/IN/HDCV/FTEL

Đề nghị ký HĐ thử việc

3.1.3-BM/NS/HDCV/FTEL

04.03-BM/NS/HDCV/FPT

04.02-BM/NS/HDCV/FPT

3.1.5-BM/NS/HDCV/FTEL

- Liên hệ Ban HCNS hỗ trợ làm quyết định bổ nhiệm, giấy phép đăng ký kinh doanh,

mã số thuế

- Tài khoản ngân hàng

- Làm con dấu của chi nhánh, các con dấu mộc liên quan đến quá trình kinh doanh (con dấu "Đã thu tiền”, “Đã thanh lý”, “Tạm ngưng”, “Sau 2 ngày online, xin mời Quý khách đến văn phòng Cty TNHH Viễn Thông FPT Miền Nam – CN <tên chi nhánh mới>

để nhận Hóa đơn và Hợp đồng” để quản lý HĐ và phiếu thu

- Liên hệ PTHT hỗ trợ ký kết HĐ thuê trụ điện với điện lực

- Tìm kiếm đối tác thu cước, đối tác triển khai, bảo trì  đánh giá đối tác  gửi hồ sơ

3.11.2-BM/NS/HDCV/FTEL

1.1.1  1.1.5-

1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0

7/12

đánh giá về bộ phận quản lý đối tác xem xét  đàm phán và ký kết HĐ với đối tác

- Liên hệ Ban HCNS hỗ trợ tư vấn nội dung HĐ ký kết với đối tác (nếu cần)

FTS (đánh giá đối tác)

1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0

9/12

AD - HR Chi nhánh

Ban HCNS (hỗ trợ)

6 Tuyển dụng và đào tạo

AD - HR Chi nhánh

PTHT

Ban HCNS (hỗ trợ)

7 Làm hồ sơ, thủ tục mở chi nhánh mới, ký HĐ với đối tác

- Phối hợp AD-FTS lựa chọn nhà cung cấp trang thiết bị  mua sắm và lắp đặt cho chi nhánh (máy tính,bàn ghế, văn phòng phẩm)  lập giấy đề nghị thanh toán, kèm theo chứng từ gửi AF – FTS để thanh toán

- Liên hệ AF – FTS hỗ trợ in hóa đơn Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền đề xuất in hóa đơn cho chi nhánh (cả hóa đơn cước hàng tháng và hóa đơn phí dịch vụ)

Ngoài ra, chi nhánh cần phải mua máy in kim (máy in và PC phải dùng cổng LPT do hệ inside chỉ kết nối với cổng LPT) để in hóa đơn dịch vụ (tại quầy)

- Trưởng CUS, Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền gửi yêu cầu cho FAF đề xuất in phiếu thu cho chi nhánh

- Ký HĐ thuê dịch vụ bảo vệ ( nếu cần)

- Thuê kho (nếu cần)

07-BM/TC/HDCV/FPT

Chuẩn bị các chức năng Inside:

- CBNS Chi nhánh gửi yêu cầu cho FHR, FQA-HO tạo Inside cho chi nhánh (danh sách quận, phường có hạ tầng của chi nhánh, số lượng POP mà chi nhánh đầu tư)

- Xin cấp quyền Inside cho nhân sự chi nhánh: GĐ, PGĐ chi nhánh, FQA, Trưởng phòng Kỹ thuật…

- Xin tạo Outside cho đối tác thi công của chi nhánh

Tất cả các yêu cầu đều phải được sự chấp nhận và thông qua của lãnh đạo chi nhánh

Chuẩn bị biểu mẫu hợp đồng:

- Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý, Chi nhánh (Trưởng CUS, FQA và Admin chi nhánh) gửi các thông tin về Địa chỉ, Số ĐT/Fax, MST, số tài khoản, tên giám đốc chi nhánh mới để FQA-HO update HĐ và các biểu mẫu liên quan cho chi nhánh

- Sau khi các biểu mẫu liên quan được phê duyệt, CUS phối hợp với Admin chi nhánh photo hoặc in ấn các biểu mẫu và tài liệu liên quan

- Giao hợp đồng và phiếu thu đã hoàn tất về cho các trưởng phòng kinh doanh/

Salesleader

- Lập kế hoạch khai trương  thông qua Ban TGĐ FTS, Ban GĐ chi nhánh

- Gửi thư mời thông báo ngày khai trương

- Khai trương chi nhánh

 Liên hệ AD-FTS hỗ trợ tư vấn kế hoạch khai trương (nếu cần)

- Kiểm soát, đánh giá hoạt động của chi nhánh 1 tháng sau khi khai trương

- Đưa ra hướng khắc phục (nếu cần)

AD & AF Chi nhánh

AD & AF - FTS

9a Chuẩn bị trang thiết bị,

thuê bảo vệ, thuê kho

AD Chi nhánh

AD - FTS

10 Khai trương chi nhánh

Ban HCNS

Ban ĐBCL

AF - FTS

11 Kiểm soát, đánh giá

Kết thú c

AD, QA Chi nhánh FQA - FTS

9b Chuẩn bị biểu mẫu và các chức năng Inside

STT Tên hồ sơ Mã biểu mẫu Hình thức lưu Thời gian lưu giữ Mức độ quan trọng

hạn

Cao

Người duyệt Nguời kiểm tra Người lập

1.1-HD/IN/HDCV/FTEL-FTS 1/0

11/12

Phạm Thị Thanh Toan Nguyễn Huy Cường Nguyễn Thị Mỹ Hằng