Chương 1: Khái niệm và chức năng của quản lý 1, Khái niệm: Quản lý là sự tác động có ý thức bằng quyền lực theo quy định của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi. 2. Các chức năng của quản lý: 2.1 Lập kế hoạch: Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý Bao gồm: Xác định mục tiêu hoạt động Xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu Thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản lý. Lập kế hoạch là chức năng của quản lý có mục đích xác lập một mô hình tham chiếu cho tương lai nhờ đó ta nhận ra những cơ hội và thách thức, những rủi ro, căn cứ vào đó phải làm những việc ngay bây giờ để khai thác cơ hội và né tránh rủi ro. 2.2 Tổ chức Là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Bao gồm: Xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên mt nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù lập KH tốt. Tổ chức là chức năng quản lý có mục đích phân công nhiệm vụ tạo thành một cơ cấu, thiết lập thẩm quyền và phân phối ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch. 2.3 Lãnh đạo Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Chức năng này liên quan đến hđ thúc đẩy quan hệ các nhân và nhóm trong mối quan hệ quản lý nhằm xây dựng văn hóa trong tổ chức. Xây dựng các chính sách động viên các thành viên, các bộ phận trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu của mình một cách hiệu quả nhất. 2.4 Kiểm tra Theo dõi toàn bộ sự hoạt động của các thành viên, bộ phận và cả tổ chức. So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, nếu có lệch hướng thì cần tìn nguyên nhân, đưa ra giải pháp sửa chữa và điều chỉnh nhằm đưa tổ chức trở lại đúng hướng. Kiểm tra để lường trước các rủi ro có thể xảy ra, đánh giá các hoạt động và do lường hđ, tìm ra các nguyên nhân gây ra sai lệch và đưa ra các giải pháp điều chỉnh thích hợp. Đây là chức năng khép kín một chu kỳ, mở ra một chu kỳ quản lý mới tạo ra sự liên tục trong quá trình quản lý. 3, Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật và vừa là một nghề Tính khoa học:
CƠ SỞ KHOA HỌC QUẢN LÝ Chương 1: Khái niệm chức quản lý 1, Khái niệm: Quản lý tác động có ý thức quyền lực theo quy định chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp nguồn lực nhằm thực mục tiêu tổ chức điều kiện môi trường biến đổi Các chức quản lý: 2.1 Lập kế hoạch: Là chức tiến trình quản lý Bao gồm: Xác định mục tiêu hoạt động Xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu Thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hoạt động Nếu không lập kế hoạch thận trọng đắn dễ dẫn đến thất bại quản lý Lập kế hoạch chức quản lý có mục đích xác lập mô hình tham chiếu cho tương lai nhờ ta nhận hội thách thức, rủi ro, vào phải làm việc để khai thác hội né tránh rủi ro 2.2 Tổ chức Là chức thiết kế cấu, tổ chức công việc tổ chức nhân cho tổ chức Bao gồm: Xác định việc phải làm, người phải làm, phối hợp hoạt động sao, phận hình thành, quan hệ phận thiết lập hệ thống quyền hành tổ chức thiết lập Tổ chức đắn tạo nên mt nội thuận lợi thúc đẩy hoạt động mục tiêu, tổ chức công ty thất bại, dù lập KH tốt 1 Tổ chức chức quản lý có mục đích phân công nhiệm vụ tạo thành cấu, thiết lập thẩm quyền phân phối ngân sách cần thiết để thực kế hoạch 2.3 Lãnh đạo Nhiệm vụ lãnh đạo phải biết động hành vi người quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo người khác, chọn lọc phong cách lãnh đạo phù hợp với đối tượng hoàn cảnh sở trường người lãnh đạo, nhằm giải xung đột thành phần, thắng sức ỳ thành viên trước thay đổi Chức liên quan đến hđ thúc đẩy quan hệ nhân nhóm mối quan hệ quản lý nhằm xây dựng văn hóa tổ chức Xây dựng sách động viên thành viên, phận tổ chức để hoàn thành mục tiêu cách hiệu 2.4 Kiểm tra Theo dõi toàn hoạt động thành viên, phận tổ chức So sánh kết đạt với mục tiêu đề ra, có lệch hướng cần tìn nguyên nhân, đưa giải pháp sửa chữa điều chỉnh nhằm đưa tổ chức trở lại hướng Kiểm tra để lường trước rủi ro xảy ra, đánh giá hoạt động lường hđ, tìm nguyên nhân gây sai lệch đưa giải pháp điều chỉnh thích hợp Đây chức khép kín chu kỳ, mở chu kỳ quản lý tạo liên tục trình quản lý 3, Quản lý vừa khoa học vừa nghệ thuật vừa nghề Tính khoa học: 2 Quản lý hệ thống tri thức lý luận bao gồm khái niệm, phạm trù, quy luật, nguyên tắc, phương pháp kỹ quản lý cần thiết Vì nghiên cứu, phân tích mối quan hệ quản lý nhằm tìm quy luật chế vận dụng quy luật quản lý Quản lý khoa học liên ngành Vì quản lý kết hợp nhiều môn khoa học để giải vấn đề Quản lý dựa sở lý luận Triết học, Kinh tế học, đồng thời phát triển mối quan hệ gắn bó chặt chẽ sử dụng nhiều thành tựu ngành khoa học tự nhiên KHKT Toán học, Tin học,…và môn KHXH Xã hội học, Tâm lý học, Quản lý nói chung khoa học quản lý lĩnh vực, ngành nói riêng có đối tượng, nhiệm vụ, nội dung pp nghiên cứu cụ thể Dựa quy luật vận động phát triển hình thái kinh tế - xã hội mà lý luận khao học kinh tế hình thành Đồng thời xuất phát từ quy luật khoa học quản lý mà lĩnh vực, ngành vào dđ cụ thể để xây dựng lý luận KH quản lý riêng cho ngành Tính nghệ thuật: Quản lý nghệ thuật, người quản lý người nghệ sĩ tài Nghệ thuật quản lý việc sử dụng PP, tiềm năng, hội cách khôn khéo, tài tình nhằm đạt mục tiêu cách tốt Quản lý nghệ thuật lệ thuộc lớn cá nhân nhà quản lý Nghệ thuật quản lý thể nhạy bén, sáng tạo, ứng phó kịp thời với tình cụ thể nhà quản lý Tính nghệ thuật quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hình muôn vẻ vật tượng quản lý 3 Không phải tượng mang tính quy luật quy luật tổ chức, quản lý nhận thức thành lý luận Tính nghệ thuật quản lý xuất phát từ chất quản lý, quản lý tác động tới người với nhu cầu mối quan hệ đa dạng phong phú Những mối quan hệ người đòi hỏi phải xử lý khéo léo, linh hoạt, điều khó trả lời hay áp dụng chung cho trường hợp Tính nghệ thuật quản lý phụ thuộc vào kinh nghiệm, tâm lý cá nhân nhà quản lý, phụ thuộc vào may, vận hội rủi ro Quản lý nghề Hiện nay, quản lý có mặt lĩnh vực đời sống kinh tế, văn hóa, trị, xã hội Đặc điểm hiểu theo nghĩa học nghề để tham gia hoạt động quản lý có thành công nghề hay không lại tùy thuộc vào nhiều yếu tố nghề Nhà quản lý tương lai cần phải đào tạo nghề nghiệp, phát huy lực, tích lũy kinh nghiệm để phát hiện, nhận thức cách chuẩn xác đầy đủ quy luật khách quan, đồng thời có PP nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đòi hỏi quy luật Chương 2: Môi trường quản lý 2.1 Môi trường bên tổ chức - Yếu tố môi trường tự nhiên: Đó tài nguyên thiên nhiên, khí hậu, vấn đề ô nhiễm môi trường trách nhiệm tổ chức 4 Hai vị trí địa – kinh tế địa – chiến lược đặc biệt (nằm tuyến hải hành luồng giao thương quốc tế chủ yếu giới) -Yếu tố môi trường kinh tế: Môi trường kinh tế bao gồm yếu tố hệ thống kinh tế mà tổ chức hoạt động Môi trường kinh tế bao gồm yếu tố nằm bên doanh nghiệp, chúng không định hướng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý doanh nghiệp mà ảnh hưởng tới môi trường nội bên doanh nghiệp Tổng sản phẩm nội địa (GDP): GDP tác động đến nhu cầu gia đình, doanh nghiệp Nhà nước GDP tăng kéo theo tăng lên nhu cầu, số lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, dẫn đến tăng quy mô thị trường => Điều đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng thời kỳ, nghĩa tác động đến tất mặt hđ quản lý lập kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức, kiểm soát rà định ko chiến lược sách kinh doanh mà hđ cụ thể cần phải sx hàng hóa, dịch vụ gì, cho ai, bao nhiêu, Yếu tố lạm phát: Nếu lạm phát gia tăng làm tăng giá yếu tố đầu vào dẫn tới tăng giá thành tăng giá bán Nhưng giá tăng cao lại khó cạnh tranh Khi lạm phát tăng cao, thu nhập thực tế người dân giảm đáng kể làm giảm sức mua nhu cầu thực tế người tiêu dung Tiền lương tác động tới giá thành nguồn nhân lực tổ chức Tỷ giá hối đoái lãi suất: ảnh hưởng đến hđ xuất nhập khẩu; lãi suất ảnh hưởng đến hoạt động đàu tư tổ chức việc tiêu dung người dân 5 -Yếu tố môi trường văn hóa – xã hội: -Dân số: Các nhà quản lý phải phân tích cấu dân số sở giói tính, tuổi tác để xác định thị trường mục tiêu, nhu cầu hàng hóa, để có định phù hợp Sự dịch chuyển dân số yếu tố tác động đến hoạt động lập kế hoạch chiến lược sách quản lý nguồn nhân lực Văn hóa Dưới ảnh hưởng văn hóa, nhân cách, đạo đức, niềm tin, thái độ, hệ thống giá trị người hình thành phát triển Văn hóa quản lý nói chung phong cách phương pháp quản lý tổ chức nói riêng bị ảnh hưởng trực tiếp nhũng văn hóa mà nhà quản lý thuộc Tôn giáo Tôn giáo có ảnh hưởng lớn tới đạo đức, tư cách, văn hóa lối sống không thân nhà quản lý mà tới cán công nhân viên ưới quyền Các hoạt động lãnh đạo điều hành nhà quản lý không tính tới ảnh hưởng yếu tố tôn giáo nhận thức, ứng xử, chấp hành thực thi định người quyền Phong cách lối sống: Lối sống chi phối hình thành nhu cầu chủng loại chất lượng kiểu dáng hàng hóa Mỗi phong cách lối sống lại có đặc trưng riêng cách cá thể suy nghĩ, hành động thể bên Hôn nhân gia đình: 6 Hôn nhân gia đình có ảnh hưởng trực tiếp đến suất, chất lượng hiệu người, từ nhà quản lý người lao động bình thường tổ chức -Yếu tố môi trường trị, pháp luật: Môi trường trị - pháp luật bao gồm hệ thống quan điểm, đường lối sách, hệ thống luật pháp, diễn biến trị quốc gia, khu vực quốc tế Những kiện trị, thay đổi hệ thống luật pháp đưa đến thuận lợi rủi ro cho tổ chức chung mt vĩ mô Sự định hướng đắn ổn định trị điều kiện cần thiết khách quan để phát triển toàn kinh tế nước doanh nghiệp Các nhà quản lý giỏi phải người nhạy cảm với thay đổi trị, am hiểu luật pháp nhằm lập kế hoạch mục tiêu, chiến lược phát triển tổ chức cách đắn Pháp luật đưa quy định cho phép hay không cho phép, buộc đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân theo Yếu tố môi trường khoa học công nghệ: Ứng dụng khoa học công nghệ làm tăng chất lượng hiệu hoạt động tổ chức nào, có quan nhà nước Trình độ tự động hóa, vi tính hóa, … phương tiện truyền thông vận tải ngày đại rẻ tiền dẫn đến không gian hoạt động, sản xuất kinh doanh ngày rộng lớn Chu kỳ đổi công nghệ ngày ngắn Các nhà quản lý cần lưu ý cập nhật kỹ thuật công nghệ tiên tiến đưa vào ứng dụng hoạt động tổ chức để nâng cao hoạt động tổ chức Nếu ko tổ chức nhanh chóng bị trở nên lạc hậu, hđ bị trì trệ, hiệu Kết luận: 7 - - - Môi trường bên tổ chức có ảnh hưởng lâu dài đến hoạt động tổ chức Tổ chức khó kiểm soát đc yếu tố Mức độ tác động tính chất tác động loại môi trường khác theo ngành Môi trường bên tổ chức có ảnh hưởng đến mt nội tổ chức 2.2 Môi trường bên tổ chức: Yếu tố nhân lực: có vai trò quan trọng thành công tổ chức Con người cung cấp liệu đầu vào để lập kế hoạch mục tiêu; phân tích bối cảnh môi trường, lựa chọn, thực hiện, kiểm tra chiến lược tổ chức Yếu tố nghiên cứu phát triển: Yếu tố tài chính: Yếu tố văn hóa tổ chức Yếu tố sản xuất: Chương 3: Các nguyên tắc quản lý bản: 1, Tuân thủ pháp luật thông lệ xã hội Pháp luật tạo khung pháp lý cho tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo mt cho phát triển kinh tế, củng cố vào bảo vệ nguyên tắc kinh tế thị trường; quy định kế hoạch, giá cả, thuế, tài chính, tín dụng tạo chế quản lý có hiệu Thể chế trị giữ vai trò định hướng chi phối toàn hoạt động xã hội- có hoạt động kinh doanh 8 Việc lựa chọn đắn định hướng phát triển, đề cs kinh tế thích hợp mở triển vọng, hội cho tổ chức, doanh nghiệp tham gia vào phát triển đát nước Mặt khác tổ chức kinh doanh hoạt động mt xã hội định, chúng có mối liên hệ chặt chẽ tác động qua lại lẫn Các giá trị, thông lệ xã hội, tập tục truyền thống, lối sống dân cư, cấu dân số, có tác động nhiều mặt trực tiếp đến hoạt động tổ chức kinh doanh Do trình hđ, đòi hỏi nhà quản lý phải có sáng tạo định, xử lý linh hoạt yếu tố trình sản xuất-kinh doanh, đảm bảo cho tổ chức tồn phát triển vững Tập trung dân chủ Là nguyên tắc quản lý, nguyên tắc tập trung dân chủ phản ánh mối quan hệ chủ thể đối tượng quản lý yêu cầu mục tiêu quản lý Nội dung nguyên tắc: phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ tối ưu tập trung dân chủ; dân chủ phải thực khuôn khổ tập trung Đây nguyên tắc quan trọng, có tính khách quan phổ biến song thực không đơn giản, phụ thuộc vào lĩnh, phẩm chất đạo đức phong cách người quản lý Kết hợp hài hòa loại lợi ích Nội dung nguyên tắc: phải kết hợp hài hòa lợi ích có liên quan đến tổ chức sở đòi hỏi quy luật khách quan Việc kết hợp hài hòa lợi ích phải xem xét đề từ xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch kinh tế - xã hội, trình hoạt động quản lý đến khâu phân phối tiêu dùng Giải tốt mối quan hệ lợi ích quản lý bảo đảm cho tổ chức vận hành thuận lợi có hiệu 9 Chuyên môn hóa Nguyên tắc chuyên môn hóa đòi hỏi việc quản lý phải thực người có chuyên môn, đào tạo, có kinh nghiệm khả điều hành để thực mục tiêu tổ chức cách có hiệu hiệu Để có phẩm chất lực đòi hỏi nhà quản lý cần phải nỗ lực không ngừng Biết mạo hiểm Mạo hiểm liều lĩnh mà “phiêu lưu có tính toán” Nguyên tắc đòi hỏi nhà lãnh đạo tổ chức phải biết tìm giải pháp độc tăng sức cạnh tranh cho tổ chức Dám mạo hiểm phải đôi với dám chịu trách nhiệm hậu đòi hỏi nhà quản lý phải tự tin sở tỉnh táo xem xét cân nhắc Hoàn thiện không ngừng Trong thời đại toàn cầu hóa nay, tổ chức, công ty, doanh nghiệp hoạt động môi trường cạnh tranh toàn cầu…Trong bối cảnh đó, tổ chức nhà quản lý cần hoạch định chiến lược, ủy quyền tối đa, đổi liên tục nhận thức, hành động để thích nghi phát triển bền vững tg thay đổi Trong hoạt động đợi phương pháp đạt hoàn mỹ ko tưởng chậm trễ Người quản lý phải biết khai thác thông tin có lợi từ nguồn để kịp thời có đối sách tận dụng thời Tiết kiệm hiệu Là nguyên tắc quy định mục tiêu quản lý, bao gồm hiệu kinh tế hiệu xã hội, nguyên tắc tiết kiệm hiệu đòi hỏi người quản lý phải có quan điểm hiệu đắn, biết phân tích hiệu tình khác nhau, biết đặt lợi ích tổ chức lên lợi ích cá nhân, từ định 10 10 tối ưu nhằm tạo thành có lợi cho nhu cầu phát triển tổ chức Tiết kiệm hiệu vấn đề mang tính quy luật tổ chức kinh tế- xã hội Tiết kiệm không đồng nghĩa với hạn chế tiêu dùng Vấn đề tiêu dùng hợp lý khả điều kiện cho phép Hoạt động quản lý cần thiết có ý nghĩa chủ thể quản lý biết lấy vấn đề tiết kiệm hiệu làm nguyên tắc hoạt động Nguyên tắc đòi hỏi nhà quản lý đưa định quản lý cho với lượng chi phí định tạo nhiều giá trị sử dụng lợi ích để phục vụ cho người Chương 4: Yêu cầu hệ thống thông tin quản lý 1, Phải bảo đảm tránh sai lệch trình truyền tin Hệ thống thong tin phận hệ thống quản lý, chất lượng tác động trực tiếp đến hiệu hoạt động hệ thống quản lý Để đảm bảo tránh sai lệch tổ chức kỹ thuật trình truyền tin, phải bước đại hóa hệ thống thông tin, áp dụng phương pháp phương tiện kỹ thuật vào việc thu thaapk, phân tích, xử lý truyền tải thông tin 2, Phải bảo đảm bí mật an toàn trình truyền tin Bí mật an toàn trình truyền tin luôn la yêu cầu có tính nguyên tắc hệ thốn TTQL Dịch vụ thông tin cần tổ chức cho phù hợp với quy chế chức năng, quyền hạn trách nhiệm quan quản lý cán lãnh đạo Muốn vật người sử dụng thông tin cần thông hiểu máy tính phương pháp toán, cung cấp thông tin cần nắm 11 11 vững yêu cầu quản lý, để kết hợp chặt chẽ với việc thiết kế xây dựng Hệ thống TTQL 3, Phải bảo đảm cung cấp thông tin cách nhanh chóng Thời vấn đề quan trọng công tác quản lý, để tận dụng thời cơ, nhà quản lý cần cung cấp thông tin cách nhanh chóng để đưa định kịp thời Điều đòi hỏi hệ thống thông tin quản lý cần áp dụng công nghệ tiên tiến vào việc xử lý thông tin, đồng thời tiến hành lưu trữ thông tin cách khoa học, không làm hư hỏng, mát đồng thời xếp cho dễ thấy, dễ lấy, để cần sử dụng tìm kiếm dễ dàng 4, Phải phù hợp với người tổ chức sử dụng thông tin Yêu cầu đòi hỏi việc thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý phải xuất phát từ cầu quản lý thông tin, đồng thời phải phù hợp với trình độ chuyên môn, kỹ thuật, truyền thống văn hóa khả tài người tổ chức sử dụng thông tin Hệ thống TTQL cần thiết kế xây dựng theo hướng xử lý kết hợp tập trung thông tin, làm cho nhà quản lý kp bận tâm vào việc xử lý thông tin, dành nhiều tg cho hoạt động sáng tạo 5, Phải bảo đảm đem lại lợi cạnh tranh cho tổ chức Là yêu cầu có tính xúc việc xây dựng vận hành hệ thống thông tin quản lý Muốn vậy, vấn đề quan đặt cần thực mô hình hóa trình thông tin, chuyển hệ thống thông tin làm việc theo chế độ thong tin tham khảo, trả lời câu hỏi trạng đối tượng quản lý, sang hệ thống thông tin việc theo chế độ thông tin cố vấn, trả lời câu hỏi phương hướng phát triển tương lai đối tượng quản lý 6, Phải bảo đám tính hiệu kinh tế 12 12 Hệ thống thông tin quản lý cần xây dựng theo quan điểm hệ thống, ý phối hợp chức phận máy quản lý Mọi thay đổi hệ thống thông tin quản lý phải có luận khoa học, xác định rõ nhu cầu thông tin cho quản lý; chi phí thu thập, xử lý cung cấp thông tin; mục tiêu hoàn thiện hệ thống TTQL kết dự kiến đem lại Tính hiệu kinh tế đòi hỏi hệ thống thông tin cần phải có tính tương thích để tiến hành trao đổi, sue dụng chung TT với Muốn vậy, phải thống việc phân loại đối tượng nội dung tiêu, cách ghi chép, thu thập, phân tích hình thành biểu mẫu thống kê Yêu cầu thông tin quản lý 1, Tính xác Thông tin cần phản ánh cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động tổ chức Tính xác nói lên mức độ xấp xỉ so với nguyên mà biểu Sau nữa, đòi hỏi thông tin tiết đến mức độ cân thiết định, làm cho việc định đắn, khả thi, hữu hiệu 2, Tính kịp thời Tính kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhậy nắm bắt thông tin, đồng thời phải nhanh chóng gia công, điều chỉnh truyền tải thông tin Tính kịp thời thông tin định bở điều kiện cụ thể, chin muồi vấn đề 3, Tính đầy đủ, tổng hợp Tính đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý thông tin cần đủ để định quản lý có sở khoa học tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý 4, Tính cô đọng, dễ hiểu 13 13 Đòi hỏi phải cô đặc nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp kiện kinh tế xã hội lập luận súc tích dễ hiểu Tính cô đọng dễ hiểu yêu cầu thông tin cần có tính đơn nghĩa, nhằm tránh cách hiểu khác từ ngữ Muốn cần phải xác hóa, thống hóa, đồng hóa nội dung khái niệm thuật ngữ 5, Tính kinh tế Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải nhiệm vụ đặt trước hệ thống, chi phí nhỏ Điều yêu cầu việc cung cấp thông tin cần có tọa độ ngắm rõ ràng phù hợp với nhu cầu quản lý, thông tin phải mới, dễ hiểu cần thiết cho người sử dụng để hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ quản lý với chất lượng hiệu cao 6, Tính bảo vệ Thông tin đc coi nguồn ts quý giá tc, cần đc bảo vệ ng có quyền hạn định or có liên quan đến việc sd thông tin ms đc phép tiếp cận vs thông tin Nếu tt k đc bảo vệ gây lộ tt gây tổn hại cho đơn vị tổ chức Bảo vệ tt cần:- phân loại tt, xem tt đc phép công bố, công khai rộng rãi tt cần đc bảo mật - áp dụng ô bảo vệ tt phù hợp, sd phương tiện, công cụ để thu thập truyền đạt lưu trữ tt theo mục đích sd Các nguyên tắc địnhquản lý 1, Nguyên tắc hệ thống: Nguyên tắc đòi hỏi: 1, Luôn xem tổ chức hệ thống kinh tế xã hội, đưa định quản lý phải đồng thời tính đến yếu tố môi trường bên ngoài, điều kiện bên mục tiêu tổ chức 2, Phải có phối hợp chặt chẽ hệ thống cấu thành phận có liên quan tới định quản lý tổ chức, bao gồm: Hệ thống bảo đảm thông tin, hệ thống tham mưu, hệ thống 14 14 định (có phân cấp), hệ thống chấp hành hệ thống phản hồi 2, Nguyên tắc khả thi Trong trình định phải tổng hợp, xem xét tới tất loại nhân tố bên bên có ảnh hưởng đến tồn phát triển tổ chức Nghĩa vừa xem xét nhu cầu, vừa xem xét khả năng, vừa xem xét hội có lợi thành công, vừa xem xét tới rủi ro, bất lợi thất bại, cân nhắc toàn diện, bảo đảm chắn hợp lý hiệu phương án định, tiên tiến kỹ thuật, khả nguồn lực điều kiện 3, Nguyên tắc khoa học Yêu cầu nguyên tắc là: 1, phương án định phải phương án người ủng hộ 2, phương án định phải phương án lưa chọn từ nhiều phương án Một định đảm bảo nguyên tắc khoa học định đưa theo trình tự định khoa học, phương pháp định khoa học, tư phán đoán khoa học 4, Nguyên tắc dân chủ Quá trình định cần có tham gia tập thể người tổ chức Đối với vấn đề quan trọng cần cần tham gia quan chuyên gia bên tổ chức Trong trình định cần tiếp thu ý kiến trái ngược nhau, đồng thời ý đến phương án 5, Nguyên tắc kết hợp Trong trình định cần kết hợp khoa học kinh nghiệm; phân tích định tính phân tích định lượng; lợi ích toàn cục lợi ích cục bộ; lợi ích ngắn hạn lợi 15 15 ích dài hạn; kinh tế kỹ thuật; lãnh đạo tập thể; thực sáng tạo Chương 5: Các chức quản lý 5.1 Chức lập kế hoạch Phân loại kế hoạch vào tính chất kế hoạch, thời gian kế hoạch, đối tượng điều chỉnh kế hoạch Căn vào thời gian, kế hoạch phân chia thành: Kê hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn kế hoạch ngắn hạn Kế hoạch dài hạn kế hoạch có mục tiêu dài hạn, sử dụng nguồn lực lớn mang tính tổng hợp, có nhiều phương án thực lớn Trong thực tế, kế hoạch dài hạn thường thực thời gian từ năm trở lên Những kế hoạch chủ yếu cải tiến mặt toàn tổ chức như: Chiến lược, sách… Kế hoạch trung hạn xây dựng để phục vụ cho việc thực mục tiêu kế hoạch dài hạn Kế hoạch trung hạn thường có thời gian thực từ đến năm Kế hoạch ngắn hạn thường giới hạn năm chia nhỏ thành kế hoạch năm, nửa năm, quý, tháng, tuần ngày Kê hoạch ngắn hạn thường có mối quan hệ hữu với kế hoạch trung dài hạn Đây kế hoạch mang tính thực tế có nhiệm vụ cụ thể hóa kế hoạch trung dài hạn Phân loại kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn thường gắn với quy mô mục tiêu cần đạt Kê hoạch dài hạn việc xây dựng phức tạp, đòi hỏi nghiên cứu phân tích kỹ lưỡng kế hoạch ngắn hạn Căn vào cấp độ kế hoạch: Kế hoạch chiến lược: loại kế hoạch đặc biệt quan trọng, pham vị hoạt động rông mang tính dài hạn, liên quan đến mối quan hệ 16 16 người tổ chức với người bên tổ chức Kê hoạch tác nghiệp: Là kế hoạch mang tính ngắn hạn, thường khoảng thời gian năm trở xuống, phạm vị hoạt động hẹp mảng hoạt động tổ chức, liên quan đến người tổ chức 5.2 Chức tổ chức Cơ cấu tổ chức trực tuyến Đây cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp số cấp Toàn vấn đề giải theo kênh liên hệ đường thẳng Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành chịu toàn trách nhiệm hoạt động tổ chức Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Đặc điểm bản: Người lãnh đạo tổ chức thực tất chức quản lý, mối liên hệ thành viên tổ chức thực theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh làm theo mệnh lệnh cấp trực tiếp Ưu điểm: Tạo thuận lợi cho việc thực chế độ nhà quản lý, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn kq công việc người quyền Người thừa hành nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo cấp trực tiếp Phân chia trách nhiệm rõ ràng 17 17 Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao mặt quản lý; cần phối hợp, hợp tác công việc hai đơn vị, cá nhân ngang quyền thuộc tuyến khác việc báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đường vòng theo kênh liên hệ quy định Dễ dẫn đến phong cách lãnh đạo chuyên quyền, độc đoán Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng: Cơ cấu chức áp dụng với khối lượng công tác quản lý lớn Những nhiệm vụ quản lý phân chia cho đơn vị riêng biệt theo chức quản lý hình thành nên người lãnh đạo đượ chuyên môn hóa đảm nhận thực chức định Mối liên hệ nhân viên tổ chức phức tạp.Những người thừa hành nhiệm vụ cấp nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo doanh nghiệp mà từ người lãnh đạo chức khác Ưu điểm: Thu hút chuyên gia giỏi vào công tác lãnh đạo, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo Không yêu cầu nhà quản lý phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp Nhược điểm: 18 18 Người lãnh đạo lãnh đạo chung phải phối hợp hoạt động người lãnh đạo chức năng, khối lượng công tác quản lý lớn, nhà quản lý khó phối hợp tất mệnh lệnh họ, dẫn đến tình trạng người thực lúc phải nhận nhiều mệnh lệnh, chí mệnh lệnh trái ngược Phân công trách nhiệm không rõ ràng Cơ cấu tổ chức quản lý – chức Kiểu cấu liên hợp ( trực tuyến – chức ) áp dụng rộng rãi tổ chức phổ biến cho doanh nghiệp Theo cấu này, người lãnh đạo giúp sức người lãnh đạo chức để chuẩn bị định, hướng dẫn kiểm tra việc thực định Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm mặt công việc toàn quyền định phạm vi tổ chức Việc truyền mệnh lệnh theo tuyến quy định Ưu điểm: Có ưu điểm cấu trực tuyến cấu theo chức Tạo điều kiện cho người trẻ tham gia quản lý Nhược điểm: Người quản lý phải giải thường xuyên mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Ngoài người quản lý phận chức có nhiều ý kiến khác nhau, nhà lãnh đạo phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng để định có hiệu mong muốn Cơ cấu tổ chức ma trận 19 19 Đặc điểm cấu người lãnh đạo theo tuyến phận chức năng, có người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động phận thực số dự thảo Trong cấu nhân viên ( phận phận trực tuyến gắn với việc thực đề án định Đồng thời nhân viên phận chức gắn với đề án định Sau khí hoàn thành đề án, nhân viên phận thực đề án không chịu lãnh đạo người lãnh đạo theo đề án nữa, mà trở đơn vị trực tuyến hay chức cũ Ưu điểm: Tổ chức linh động, đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu Hình thành giải thể dễ dàng , nhanh chóng Nhược điểm: Dễ xảy tranh chấp ảnh hưởng người lãnh đạo phận Cơ cấu đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm ảnh hưởng lớn 5,3 Chức lãnh đạo Phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền Là phong cách mà theo nha quản lý triệt để sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ để tác động đến người quyền Phong cách đặc trưng việc quyền lực tập trung vào tay quản lý, người lãnh đạo – quản lý ý chí mình, giao việc cho cấp chủ yếu mệnh lệnh, ép buộc họ phải làm quyền uy, đe dọa trừng 20 20 phạt đòi hỏi cấp phải phục tùng tuyệt đối mệnh lệnh Người lãnh đạo trấn áp ý chí sáng kiến thành viên tập thể, định đưa xuất phát từ kiến thức, kinh nghiệm người lãnh đạo Cấp đưới phải chấp hành thị, mệnh lệnh cách tập trung, xác, không phép để xảy sai sót Ưu điểm: Cho phép giải nhanh chóng công việc sở kinh nghiệm ý chí cá nhân người lãnh đạo, tham gia tập thể Nếu người lãnh đạo giỏi mang lại thành công cho tổ chức Nhược điểm: Không tập trung sáng tạo, kinh nghiệm quyền, hiệu công việc không cao, phụ thuộc vào có mặt lãnh đạo Những người lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền dễ gây tình trạng bất ổn định doanh nghiệp, bâu không khí căng thẳng, tạo sở phát sinh bè phái, ảnh hưởng đến công việc chung Phong cách bày thường áp dụng tập thể hinh thành, chưa có thống tập thể quan điểm chung, tập thể phương hướng hoạt động, thiếu chuyên môn mục tiêu rõ ràng Hoặc áp dụng vơi cấp có thái độ chống đối, người ko tự chủ Phong cách lãnh đạo dân chủ Là phong cách mà theo nha quản lý chủ yếu sử dụng uy tín cá nhân đưa tác động đến người quyền Nói cách khác, họ sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ để tác động đến người quyền Với phong cách người lãnh đạo thu hút đông đảo nhân viên cấp tham gia vào việc thảo luận lựa chọn phương án 21 21 định giải nhiệm vụ tập thể Công việc phân công, giải đánh giá sở có tham gia tập thể Những người lãnh đạo theo phong cách thường sử dụng hinh thức động viên khuyến khích không đoi hỏi cấp phải phục tùng tuyệt đối mệnh lệnh Ưu điểm: Phát huy tối đa nguồn lực tập thể, tạo cho người quyền tính độc lập, chủ động, phù hợp với trình độ, lực họ nhằm giúp họ thực tốt chức nhiệm vụ giup họ tham gia hữu hiệu vào việc đề xuất định Năng suất lao động cao kể mặt lãnh đạo, nhân viên chủ động công việc Bầu không khí thoải mái, dễ chịu, góp phần tạo gắn kết bền chặt thành viên tập thể Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian để định, bỏ lỡ thời kinh doanh Trong nhiều trương hợp, thành viên nhóm không đủ lực để thảo luận sâu vấn đê nêu khó đến thống ý kiến Và lãnh đạo nhu nhược người theo chân cấp Phong cách lãnh đạo dân chủ áp dụng hiệu tập thể có bầu không khí tốt đẹp, tinh thần đoàn kết, khả tự quản, tự giác cao người có lối sống tập thể, tinh thần hợp tác Phong cách lãnh đạo tự Là phong cách mà theo nhà quản lý sử dụng quyền lực để tác động đến người quyền, chí tác động đến họ Phong cách gọi tên gọi 22 22 khác phong cách “thả nổi”, hay phong cách “Bản đồ trắng” Người lãnh đạo có phong cách lãnh đạo tự thường giao hết quyền hạn trách nhiệm cho người thành viên phép tự hành động theo điều họ nghĩ, theo cách thức mà họ cho tốt Người lãnh đạo cho phép nhân viên quyền định, nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm định đưa Ưu điểm: Phát huy tối đa lực người quyền, cho phép cấp thực công việc thấy phù hợp mà ko cần can thiệp lãnh đạo Phong cách lãnh đạo tạo cho nhân viên thoải mái công việc, không bị gò bó dẫn đến hiệu công việc cao Nhược điểm: Dễ dẫn đến hỗn loạn, vô tô chức thiếu vắng dẫn người lãnh đạo nên suất, hiệu công việc thường thấp Phong cách lãnh đạo tự áp dụng hiệu với người có đầu óc cá nhân, người hướng nội 5.3 Nguyên tắc kiểm tra Kiểm tra phải mang tính khách quan: Công tác kiểm tra cần tôn trọng vật, tượng cách khách quan Không nên đưa ý kiến chủ quan người kiểm tra vào công việc ý kiến chủ quan làm sai lệch thực trạng ma nhà quản lý cần biết Kiểm tra phải dựa vào chuẩn mực định: Từ chuẩn mực định sẵn, kiểm tra dựa vào để kiểm tra hoạt động hệ thống Chỉ dựa vào chuẩn mực tránh tượng chủ quan kiểm tra 23 23 • Kiểm tra phải xác: Mọi công tác kiểm tra phải có độ chuẩn xác định Hiệu việc điều chỉnh phụ thuộc nhiều vào độ chuẩn xác kiểm tra Kiểm tra cần có độ đa dạng hợp lý: Để cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả, cần kết hợp kiểm tra theo mẫu kiểm tra toàn bộ, kiểm tra định ky kiểm tra đột xuất, kiểm tra chiều dọc kiểm tra chiều ngang, kiểm tra mặt kiểm tra toàn diện… Nguyên tắc thể khả năng, lực nhà quản lý Mặt khác, cần tránh tượng kiểm tra chồng chéo Người kiểm tra “cửa quyền”, sách nhiễu, người kiểm tra “đối phó” Kiểm tra cần có trọng tâm, trọng điểm: Tùy thuộc vào lực kiểm tra thực trạng hoạt động hệ thống mà nhà quản lý đưa trọng tâm kiểm tra trọng điểm định nhằm vừa nâng cao hiệu kiểm tra, vừa tiết kiệm chi phí Kiểm tra cần phải đồng bộ: Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu thiết thực cần tiến hành đồng nhiều khâu, kết hợp nhiều phương pháp với Tránh tình trạng kiểm tra đơn lẻ gây tốn không đạt mục tiêu đề 24 24 [...]... tượng quản lý, sang hệ thống thông tin là việc theo chế độ thông tin cố vấn, trả lời các câu hỏi về phương hướng phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý 6, Phải bảo đám tính hiệu quả kinh tế 12 12 Hệ thống thông tin quản lý cần được xây dựng theo quan điểm hệ thống, chú ý phối hợp các chức năng và các bộ phận của bộ máy quản lý Mọi thay đổi trong hệ thống thông tin quản lý đều phải có luận cứ khoa. .. 11 11 vững yêu cầu của quản lý, để kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc thiết kế và xây dựng Hệ thống TTQL 3, Phải bảo đảm cung cấp thông tin một cách nhanh chóng Thời cơ là một vấn đề quan trọng trong công tác quản lý, để tận dụng thời cơ, nhà quản lý cần được cung cấp thông tin một cách nhanh chóng để có thể đưa ra quyết định kịp thời Điều đó đòi hỏi hệ thống thông tin quản lý cần áp dụng công nghệ... tin được quyết định bở những điều kiện cụ thể, chin muồi của vấn đề 3, Tính đầy đủ, tổng hợp Tính đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý 4, Tính cô đọng, dễ hiểu 13 13 Đòi hỏi phải cô đặc nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp của những sự kiện kinh tế xã hội trong những lập... về từng mặt quản lý; khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định Dễ dẫn đến phong cách lãnh đạo chuyên quyền, độc đoán Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng: Cơ cấu chức năng được áp dụng với khối lượng công tác quản lý lớn Những nhiệm vụ quản lý được phân... nhiều phương án Một quyết định đảm bảo nguyên tắc khoa học là quyết định được đưa ra theo một trình tự quyết định khoa học, một phương pháp quyết định khoa học, tư duy và phán đoán khoa học 4, Nguyên tắc dân chủ Quá trình quyết định cần có sự tham gia của tập thể những người trong tổ chức Đối với những vấn đề quan trọng cần cần cả sự tham gia của các cơ quan và chuyên gia bên ngoài tổ chức Trong quá... tế- xã hội Tiết kiệm không đồng nghĩa với hạn chế tiêu dùng Vấn đề là tiêu dùng hợp lý trên khả năng và điều kiện cho phép Hoạt động quản lý chỉ cần thiết và có ý nghĩa khi chủ thể quản lý biết lấy vấn đề tiết kiệm và hiệu quả làm nguyên tắc hoạt động của mình Nguyên tắc này đòi hỏi nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý sao cho với một lượng chi phí nhất định có thể tạo ra nhiều giá trị sử dụng và... đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm ảnh hưởng lớn 5,3 Chức năng lãnh đạo Phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền Là phong cách mà theo đó nha quản lý triệt để sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ của mình để tác động đến người dưới quyền Phong cách nay được đặc trưng bằng việc mọi quyền lực tập trung vào tay một mình ngươi quản lý, người lãnh đạo – quản lý bằng ý chí của... Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định Ưu điểm: Có được các ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu theo chức năng Tạo điều kiện cho những người trẻ tham gia quản lý Nhược điểm: Người quản lý phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Ngoài ra mỗi khi các người quản lý các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, nhà lãnh đạo có thể phải họp... quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn Không yêu cầu nhà quản lý phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Giảm bớt gánh nặng về quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp Nhược điểm: 18 18 Người lãnh đạo lãnh đạo chung phải phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản lý lớn, nhà quản lý khó có thể phối hợp được tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình... tiên tiến vào việc xử lý thông tin, đồng thời tiến hành lưu trữ thông tin một cách khoa học, không làm hư hỏng, mất mát đồng thời sắp xếp sao cho dễ thấy, dễ lấy, để khi cần sử dụng có thể tìm kiếm được dễ dàng 4, Phải phù hợp với con người và tổ chức sử dụng thông tin Yêu cầu này đòi hỏi việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý phải xuất phát từ nhau cầu của quản lý đối với thông tin,