ĐỀ CƯƠNG báo cáo THỰC tập NGHE NGHIEP 2016

- Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức học sinh thực tập Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thực hiện theo thẩm qu

Trang 1

ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP

NGÀNH VĂN THƯ - LƯU TRỮ

MỞ ĐẦU

- Tờ bìa

- Tờ mục lục

- Lời nói đầu

NỘI DUNG

I KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA

CƠ QUAN

1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức

2.1 Vị trí, chức năng

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

2.3 Cơ cấu tổ chức

2 Tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ văn thư lưu trữ

2.1 Tổ chức văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

- Cơ quan đã xây dựng (bố trí) bộ máy tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như thế nào?

- Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

học sinh thực tập (Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thực hiện theo thẩm quyền quy định tại Khoản 2, Điều 6 (đối với cấp tỉnh) và khoản 1, Điều 7 (đối với cấp huyện) của Thông tư số 02/2010/TT-BNV)

2.2 Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ

- Số lượng cán bộ văn thư, lưu trữ

- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ

- Ngạch bậc công chức, viên chức

II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

1 Công tác văn thư Học sinh có thể chọn 1 trong 2 nội dung sau:

1.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Số lượng từng loại văn bản đi của cơ quan hàng năm

- Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi

Học sinh tiến hành khảo sát và môt tả tình hình thực hiện các công việc trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại cơ quan mình thực tập như sau:

Trang 2

+ Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng lên văn bản;

+ Đăng ký văn bản đi

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi

+ Lưu văn bản đi

- So sánh với quy định hiện hành của Nhà nước

1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Học sinh tiến hành khảo sát và môt tả tình hình thực hiện các công việc trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại cơ quan mình thực tập như sau:

- Số lượng văn bản đến của cơ quan hàng năm

- Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến:

+ Tiếp nhậnvăn bản đến (Cách tiếp nhận văn bản đến; phân loại sơ bộ, bóc

bì văn bản đến; đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến tại cơ quan học sinh thực tập)

+ Đăng ký văn bản đến (Cách đăng ký văn bản đến bằng sổ và bằng Cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính tại cơ quan học sinh thự tập như thế nào?)

+ Trình, chuyển giao văn bản đến (Cách trình, chuyển giao văn bản đến tại

cơ quan như thế nào?)

+ Giải quyết và theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến) của cơ quan

- So sánh với quy định hiện hành của Nhà nước

2 Công tác lưu trữ

2.1 Tình hình tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ tại cơ quan

- Giới hạn thời gian của tài liệu (tài liệu sớm nhất trong kho bắt đầu năm nào và kết thúc là của năm nào?

- Khối lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, cặp/hộp, quy ra mét giá)

- Thành phần tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu KHCN…)

- Tình trạng vật lý của tài liệu

2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan:

a) Thu thập, bổ sung tài liệu

Trang 3

- Thành phần hồ sơ tài liệu cần thu?

- Thủ tục giao nộp hồ sơ?

b) Thống kê, kiểm tra

- Cơ quan đã lập các loại sổ sách, biểu mẫu thống kê tài liệu chưa?

- Các loại sổ sách, biểu mẫu chủ yếu được lập (mô tả về hình thức, cấu tạo của các loại sổ sách, biểu mẫu được lập)

KẾT LUẬN

- Nhận xét chung về ưu điểm và hạn chế của cơ quan trong việc tổ chức thực hiện quy trình tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan

- Nhận xét chung về ưu điểm và hạn chế của cơ quan trong việc tổ chức thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Đề xuất biện pháp chấn chỉnh (nếu có)

- Rút ra bài học kinh nghiệm (nếu có)

- Bản tự kiểm điểm của học sinh trong thời gian thực tập tại cơ quan (có xác nhận của cơ quan mà học sinh sinh thực tập)

PHỤ LỤC

- Phụ lục số I (15 văn bản đi, 15 văn bản đến): đóng riêng;

- Phụ lục II, III (hoặc IV, V) và Phụ lục VI, VII trình bày theo chiều ngang

tờ giấy: đóng riêng

Trang 4

Phụ lục II

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

1 Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây

b) Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Số, ký

hiệu

văn

bản

Ngày

tháng

văn

bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượn

g bản

Ghi chú

2 Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

……….… (1) ………

……….… (2) …………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 20 (3)

Từ ngày … đến ngày (4).…

Từ số … đến số (5).…

Quyển số: (6)

Trang 5

Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản ban hành

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

Trang 6

Phụ lục III

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

1 Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác hoặc cho các đơn vị,

cá nhân trong cơ quan, tổ chức nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu văn

bản

Nơi nhận văn bản Ký

nhận

Ghi chú

……….… (1) ………

……….… (2) …………

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Năm: 20 (3)

Trang 7

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10

và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 3: Nơi nhận văn bản

- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;

- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác

Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì, /

Trang 8

Phụ lục IV

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

1 Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ

b) Phần đăng ký văn bản đến

……….… (1) ………

……….… (2) …………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20 (3)

Trang 9

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Ngày

đến

Số

đến

Tác giả

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ

số, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )

Trang 10

Phụ lục V

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

1 Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày

chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12

……….… (1) ………

……….… (2) …………

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20 (3)

Trang 11

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối,

ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản )

Trang 12

Phụ lục VI DACH MỤC CÁC ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN THUỘC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN CỦA…

I LÃNH ĐẠO CƠ QUAN

1 Thủ trường cơ quan

2 Cấp phó của thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực A

3 Cấp phó của thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực B

4 Cấp phó của thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực C

(Lưu ý: học sinh cần nêu chức danh cụ thể của lãnh đạo)

II CÁC ĐƠN VỊ CHỨC NĂNG THUỘC CƠ QUAN

1 Phòng A

2 Phòng B

3 Phòng C

4 Phòng D

5 Phòng E

…

Trang 13

Phụ lục VII THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

CỦA UBND XÃ ABC

I BỘ PHẬN VĂN PHÒNG - THỐNG KÊ

1 Hành chính văn phòng – Văn thư, lưu trữ

- Quy chế, quy định, hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND xã về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Hồ sơ thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, bảo quản…)

- Hồ sơ về công tác kiểm tra, thanh tra công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Tập lưu và sổ đăng ký văn bản

- Công văn trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ

2 Tổng hợp – thống kê

- Tập văn bản chỉ đạo chung của cơ quan TƯ, Thành phố, huyện chỉ đạo về các kinh tế - xã hội

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác

- Thông báo kết luận cuộc họp, kết quả làm việc của UBND huyện, xã về các hoạt động quản lý nhà nước nói chung

- Hồ sơ về các hoạt động của lãnh đạo UBND xã (trả lời chất vấn tại các kỳ họp HĐND xã)

- Hồ sơ hội nghị, cuộc họp, lễ hội

…

II TƯ PHÁP – HỘ TỊCH

1 Tư pháp

- Tập văn bản của UBND huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác tư pháp

- Hồ sơ tuyên truyền, giáo dục phổ biến pháp luật

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác tư pháp

…

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	333,52 KB