Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong công ty dệt 8 3

Mở đầu Ngày nay, để hoà nhập với phát triển kinh tế thơng tin hoạt động văn phịng khơng cịn bó gọn phạm vi hẹp với chức mang tính hành tạp vụ Mà giê nâng lên tầm cao mới, với nhiệm vụ chuyên sâu trợ giúp hoạch định sách phát triển cho Công ty, tổ chức, triển khai đôn đốc hoạt động tuyển chọn nhân viên, định hướng kiểm sốt hoạt động Cơng ty Mặc dù, Việt Nam nay, lĩnh vực Quản trị văn phịng chưa chun sâu thành chun mơn hố mà tiếp cận với công việc theo kinh nghiệm Nhưng trước đốc thúc tiến trình hội nhập, doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp Nhà nước nói riêng khơng thể khơng vận động theo kinh tế thông tin Bởi muốn tồn phát triển, doanh nghiệp trước hết phải củng cố tạo dựng mối quan hệ thông tin thống đơn vị Với nhận thức em chọn vấn đề quan hệ văn phịng với phận Cơng ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên cứu luận văn Đề tài vừa nhằm đề cao hoạt động văn phịng Cơng ty vừa mong muốn xây dựng văn phịng có khả hoạch định, tổ chức quản lí kiểm tra hỗ trợ cho Ban lãnh đạo Công ty, phận đem lại hiệu kinh doanh cao Cịng nh nhiều Cơng ty khác, Cơng ty Dệt 8-3 ln mong muốn có kết kinh doanh cao Vì vậy, Cơng ty quan tâm trọng đến việc xây dựng máy phòng ban đội ngò nhân viên hoạt động cho có hiệu Mà việc phối hợp phận hoạt động cho có hiệu việc làm lúc đạt được, đơi phịng ban, phận thực công việc dùa vào chức nhiệm vụ phân cơng để hồn thành cơng việc mà chưa quan tâm đến cơng việc phận khác Do đó, em muốn hệ thống mối quan hệ có văn phịng với phận khác Công ty để thấy ưu nhược điểm hệ thống, để từ có số biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện mối quan hệ nội Công ty chặt chẽ nữa, tạo phối hợp đồng để hoàn thành cơng việc tốt nhất, đồng thời góp phần nâng cao hiểu biết lý luận thực tiễn cho thân Do điều kiện thời gian thực tập nên đề tài: "Một số vấn đề mối quan hệ văn phòng với phận Công ty Dệt 8-3" đề cập đến nội dung chủ yếu việc xây dựng mối quan hệ phịng Tổ chức hành với phận Công ty Dệt 8-3, cụ thể là: - Mối quan hệ phịng Tổ chức hành với lãnh đạo Cơng ty - Mối quan hệ phịng Tổ chức hành với phịng ban khác Cơng ty - Mối quan hệ phịng Tổ chức hành với phân xưởng, xí nghiệp Cơng ty - Mối quan hệ phịng Tổ chức hành với số phận khác liên quan Công ty Dệt 8-3 Cơng ty có q trình hình thành phát triển 35 năm, tư liệu sử dụng để phục vụ cho chuyên đề thu thập năm gần Đó thời gian Cơng ty phát triển ổn định Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung luận văn gồm phần sau: Chương I: Cơ sở lý luận mối quan hệ I Cơ sở lý luận chung mối quan hệ II Cơ sở thực tế xu phát triển mối quan hệ tương lai Chương II: Thực trạng hoạt động mối quan hệ văn phòng với phận Công ty Dệt 8-3 A Thực trạng hoạt động Công ty Dệt 8-3 I Quá trình hình thành phát triển Cơng ty II Chức nhiệm vụ Công ty III Kết hoạt động Công ty B Xác định mối quan hệ văn phòng với phận Công ty I Các mối quan hệ Công ty II Quan hệ văn phòng với phận Công ty Chương III Mét số đề xuất nhằm tăng cường mối quan hệ văn phòng với phận Công ty NộI DUNG CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ MỐI QUAN HỆ I./ CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ MỐI QUAN HỆ Mối quan hệ phịng ban Cơng ty vấn đề nghiên cứu phức tạp, liên quan đến nhiều đối tượng quan đơn vị Các mối quan hệ xây dựng vừa mang tính bình đẳng, vừa có - dưói, quan hệ theo chiều dọc - ngang, quan hệ theo phận, theo cấp quản trị, theo phạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn đối tượng tham gia theo tính chất công việc 1./ Về mối quan hệ Tuỳ theo đối tượng quan hệ với môi trường khác mà có quan niệm khác mối quan hệ Và đến nay, khái niệm quan hệ đề cập mang tính chất chung chung Để phù hợp với vấn đề cần nghiên cứu báo cáo này, đặt khái niệm quan hệ từ điển Tiếng Việt nêu: " Quan hệ ràng buộc, mối liên hệ qua lại hai bên chủ thể" vào lĩnh vực hoạt động văn phịng mối quan hệ hiểu tác động qua lại phận cấu thành tổng thể sở chức nhiệm vụ giao để nhằm đạt mục tiêu chung Mối liên hệ thể tính ràng buộc theo hai chiều đối tượng tham gia, quan hệ phải có Ýt hai thành phần trở lên tạo thành mối quan hệ Các mối quan hệ vừa độc lập vừa hợp tác Trong sống hàng ngày diễn nhiều mối quan hệ khác nhau: gia đình có mối quan hệ thành viên với nhau, xã hội có quan hệ bạn bè, quan hệ ta với đồng nghiệp hay quan hệ cấp với cấp Mối quan hệ theo hướng khác với đối tượng khác nhau, mơi trường khác Do đó, việc lùa chọn xây dựng nên mối quan hệ phức tạp Và quan, đơn vị để tạo dựng mối quan hệ cấp tốt vấn đề khó giải Nó phải trải qua thời gian định để hình thành nên "thấu hiểu", tình cảm người với người, đối tượng với đối tượng kia, lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, phòng với phòng hay đơn vị với đơn vị khác Sù phức tạp tăng lên theo mức độ quan hệ đối tượng khác Vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ văn phòng với phận Công ty đem lại hiệu cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty yêu cầu đặt tất thành viên Cơng ty, gắn chặt với lợi Ých thân người tham gia quan hệ Như tác giả Nguyễn Hữu Thân khẳng định trang 78 giáo trình Quản trị hành văn phịng "Vấn đề tổ chức nhà quản trị hành chánh có hai mặt, là: Nhà quản trị phải tổ chức, bố trí nhân viên cho công việc đạt hiệu Nhà quản trị phải tổ chức bé phận chức hành chánh để hỗ trợ phối hợp với chức khác xí nghiệp" Nghĩa là, nhà quản trị phải tổ chức phạm vi chức hành đồng thời phải đặt chức hành mối quan hệ tương quan với chức khác doanh nghiệp Vấn đề tổ chức phối hợp có tính chất sống cịn thành cơng hoạt động văn phịng khoa học Bởi cơng việc hành văn phịng chức dịch vụ nhằm giúp cho chức khác hồn thành cơng việc nên hành văn phịng khơng thể tách rời phận khác Trước kia, văn phịng hiểu phịng Hành với nhiệm vụ chủ yếu phục vụ hậu cần, đánh máy, văn thư lưu trữ hay tiếp khách, pha trà, tạp vơ cơng việc thấy đơn giản, đơn điệu xét bình diện thực tế chung thời kỳ với chế tập trung quan liêu bao cấp, không phát huy tối đa sức sáng tạo người lao động mà tạo nên ỷ lại cho người lao động Khơng phải có phịng Hành mà hầu nh tất phịng ban khác Cơng ty nằm tình trạng tương tự Với kế hoạch Nhà nước, lãnh đạo Công ty giao xuống nhiệm vụ phận phận phải hồn thành cách thụ động Cịn hồn thành kế hoạch hay hồn thành vượt kế hoạch đơn vị chưa đánh giá mức Vì thế, khơng khơng khuyến khích sức sáng tạo phịng ban, cá nhân mà cịn khơng tạo bầu khơng khí thi đua tồn Cơng ty Tiếp đó, phịng ban bố trí khơng hợp lí, chỗ thừa nhân sự, chỗ lại thiếu nhân nên nguồn lực lao động phận không phát huy Hiện nay, cơng tác văn phịng nhìn nhận lại cách đắn, kinh tế thị trường văn phịng coi phận góp phần nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, tăng sức cạnh tranh Công ty thương trường Nhận thức điều đó, Cơng ty Dệt 8-3 tổ chức lại cấu phòng ban hợp lí nh: giảm biên chế số nhân viên có khả làm việc xuống phân xưởng Hoặc cho hay tiếp tục cho đào tạo thêm để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực kĩ thuật quản lí, tài để xây dựng đội ngị nhân viên phòng ban tại, để cho họ có đủ điều kiện thực cơng việc giao, tạo điều kiện cho nhân viên công nhân phát huy sức sáng tạo, đưa ý kiến, phương pháp làm tiết kiệm chí phí, tăng suất lao động, tạo cấu mở việc quản lí Có lẽ có cấu hợp lí, Cơng ty phát huy mối quan hệ tốt phòng ban đơn vị, cán với nhân viên nhằm tạo nên không khí thân mật, tạo cho người lao động có cảm giác làm chủ thực để họ thấy rõ trách nhiệm quyền hạn Cã lÏ chÝnh có cấu hợp lí, Công ty đà phát huy đợc mối quan hệ tốt phòng ban đơn vị, cán với nhân viên nhằm tạo nên không khí thân mật, tạo cho ngời lao động có cảm giác đợc làm chủ thực để họ thấy rõ trách nhiệm quyền hạn cđa m×nh Nh vậy, họ hăng say lao động phát huy sáng kiến góp phần đưa Cơng ty ngày lên 2./ Đặc trưng - tính chất mối quan hệ Đối với mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên, đặc trưng tiêu biểu mối quan hệ xuất phát từ hai chủ thể mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác động với theo hướng cụ thể để hướng mục tiêu, mục đích Trong mối quan hệ, phụ thuộc nhiều vào chủ thể quan hệ đó, dẫn đến mối quan hệ ngang bằng, hay Mối quan hệ diễn thời gian ngắn hay dài phô thuộc vào đối tượng hay thành phần có mối quan hệ Có thể đối tượng bắt đầu xây dựng nên mối quan hệ lúc, đối tượng tác động vào đối tượng để hình thành nên mối quan hệ Tuy nhiên, cho dù mối quan hệ xây dựng sở phải tuân theo nguyên tắc định Nhưng ngun tắc khơng cố định mà tuân theo quy luật vận động chung xã hội với biểu mang đặc trưng sau: - Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên - Mối quan hệ xây dựng sở tác động qua lại với đối tượng tham gia quan hệ, khơng có tác động qua lại mối quan hệ khơng thể trì có trì mối quan hệ tồn lâu - Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng ngày đa dạng hoạt động kinh tế- xã hội phát triển - Mối quan hệ phải tác động qua lại sở tuân theo nguyên tắc chung quan hệ ( chức năng- nhiệm vụ) - Xây dựng mối quan hệ phải mang tính định hướng mà khơng mang tính chung chung, hay phải xây dựng sở mục tiêu định có phù hợp với yêu cầu cơng việc Hiện nay, phịng Tổ chức hành Công ty Dệt 8-3 gần đầu mối quan hệ phịng ban Cơng ty với Ban lãnh đạo Bởi chức phòng kết hợp với phòng ban khác để tham mưu giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty 3./ Cơ sở xây dựng mối quan hệ Công ty Việc tạo dựng mối quan hệ dùa sở chức nhiệm vụ cụ thể Biểu rõ nét việc xây dựng mối quan hệ phối hợp chủ thể để thực mục tiêu chung Bất mối quan hệ xây dựng nên có mục đích, sở cụ thể Chính từ mục đích sở mà mối quan hệ hình thành, tồn phát triển Còn việc vận động theo chiều tăng tiến hay khơng tuỳ thuộc mức độ thiết lập mối quan hệ chủ thể phối hợp với hay ràng buộc Đồng thời mức độ gia tăng thể mức độ tiếp xúc thường xuyên liên tục hay không chủ thể quan hệ Nhưng cho dù mối quan hệ xuất phát từ đâu, mơi trường phải xuất phát sở nguyên tắc liên kết ràng buộc, cụ thể là: - Nguyên tắc bình đẳng - Nguyên tắc phối hợp - Nguyên tắc tuân thủ - Nguyên tắc tác động lẫn Đối với công tác hành văn phịng ngun tắc có nét đặc trưng riêng, hoạt động văn phòng mang tính chun mơn khác so với lĩnh vực, tập trung chủ yếu đến hoạt động thơng tin Các nguyên tắc gồm: + Nguyên tắc xây dựng quan hệ sở bình đẳng quan hệ đồng nghiệp cấp + Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dùa phối hợp công việc theo chức nhiệm vụ phận Công ty để thực mục tiêu đặt trước + Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dùa trách nhiệm quyền hạn thành viên Công ty Tuy vậy, nguyên tắc mang tính "định hình" chưa thể chuẩn xác tất mối quan hệ xuất phát từ sù giao tiếp xã hội mà tạo nên, lẽ mà mối quan hệ thay đổi hay có xáo trộn tự khắc nguyên tắc thay đổi theo Bên cạnh đó, mối quan hệ cơng tác quản trị hành văn phịng đa dạng, bao gồm nhiều đối tượng khác nhau, từ Tổng giám đốc đến công nhân viên nhiều phận khác Công ty phong phó Trong có: + Các mối quan hệ mang tính nội Cơng ty, có liên quan đến cấp phận từ Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc đến phịng ban Giám đốc xí nghiệp, nhân viên- cơng nhân xí nghiệp + Các mối quan hệ với khách hàng, bao gồm khách hàng thường xuyên khách hàng tiềm cách nhanh chóng, đem lại hiệu Đối với công việc sửa chữa lớn sửa chữa hội trường, nhà kho phải thơng qua lãnh đạo trực tiếp (Phó Tổng Giám đốc kỹ thuật), cịn cơng việc sửa chữa nhỏ phịng với Ban đầu tư tự bàn bạc, đưa biện pháp khắc phục Ví dụ việc cải tạo sửa chữa lại Hội trường Cơng ty, phịng Tổ chức hành Ban đầu tư phối hợp, bàn bạc đánh giá mức độ sửa chữa đưa phương án biện pháp thay thế, sau thơng qua ban lãnh đạo Sau ban lãnh đạo phê duyệt phòng Ban đầu tư đạo thực Ban đầu tư có trách nhiệm đạo đơn đốc trực tiếp Ngồi cịn kết hợp với phận khác để thực phịng tài kế tốn để hạch tốn tiền mua sắm thiết bị, xí nghiệp điện để lắp ráp sửa chữa thiết bị điện * Phối hợp với phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): Cùng với phịng KCS, phịng Tổ chức hành điều chỉnh quỹ tiền lương, thưởng cho xí nghiệp dùa tình hình thực chất lượng sản phẩm khiếu nại khách hàng trình cho ban lãnh đạo duyệt Đồng thời, dùa sở - mét yếu tố để xếp loại lao động cho cán công nhân viên Công ty Trách nhiệm phòng mối quan hệ vừa mang tính trực tiếp vừa mang tính gián tiếp, trực tiếp việc đánh giá chất lượng sản phẩm gián tiếp thay mặt phịng KCS để trình Tổng Giám đốc * Phối hợp với phịng Kế tốn tài chính: Phịng Tổ chức hành phịng Kế tốn tài phối hợp để tốn quỹ lương, thưởng khoản thu nhập khác phòng, tồn Cơng ty * Với phịng Bảo vệ qn sù: Phòng kết hợp phòng Bảo vệ quân trì kỷ luật lao động lập kế hoạch bảo vệ tồn Cơng ty Việc lập kế hoạch bảo vệ này, văn phòng phối hợp chặt chẽ với phòng Bảo vệ để xây dựng kế hoạch cho an toàn gồm kế hoạch bảo vệ sản xuất, bảo vệ phận hành gián tiếp, bảo vệ kho tàng * Quan hệ với xí nghiệp Cơ điện: để nhằm ổn định sản xuất Cơng ty Với quan hệ phịng đứng khâu trung gian, việc trực tiếp điều phối điện sửa chữa trực tiếp xí nghiệp Cơ điện thực Ngồi ra, phịng cịn phối hợp với xí nghiệp để theo dõi quản lí tình hình hoạt động cơng nhân kí kết hợp đồng, chế độ sách sức khoẻ cơng nhân xí nghiệp từ có sách, chế độ phù hợp trình duyệt lên Tổng Giám đốc Ví dụ: Phịng thiết lập quan hệ thường xuyên với Giám đốc xí nghiệp để phân phối trang thiết bị bảo hộ lao động cho công nhân viên thông qua báo cáo hay theo đơn đề nghị Giám đốc xí nghiệp gửi lên văn phịng Hoặc phịng định suất ăn cho cơng nhân ý kiến xí nghiệp, lãnh đạo theo mức giá thị trường để đảm bảo đủ chất dinh dưỡng phần ăn công nhân Như phịng tổ chức hành (văn phịng) có kết nối với hầu hết phận đơn vị Từ phòng ban gián tiếp tới cấp lãnh đạo Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc xí nghiệp thành viên cho thấy vai trị văn phịng Cơng ty Tuy phòng chủ yếu thực vai trò lĩnh vực công tác tổ chức lao động công tác văn thư lưu trữ phòng thể tính chất riêng biệt thơng qua việc giải quyết, phối hợp giải công việc với phận tồn Cơng ty Phịng cịn nơi nhận, chuyển xử lí cơng văn giấy tờ đến phận tồn Cơng ty bên ngồi.Với trách nhiệm khơng phải trực tiếp xử lí thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng theo cách tổ chức lại có trách nhiệm gián tiếp cơng văn mà phòng nhận đưa tới phận hay cơng văn phịng chuyển thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Sau sơ đồ biểu diễn mối quan hệ văn phịng với phận Cơng ty CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHỊNG VỚI CÁC BỘ PHẬN TRONG CƠNG TY I/ ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÁC LẬP CÁC MỐI QUAN HỆ Do phân công, với chức phận tham mưu cho lãnh đạo Công ty lĩnh vực cơng tác tổ chức cán bộ, chế độ sách, thường trực ISO, thi đua khen thưởng công tác hành quản trị Nếu thực lĩnh vực chưa đủ Mà văn phịng theo tiêu chuẩn chung phải bao gồm ba chức bản: tổng hợp, tham mưu, hậu cần Cho dù văn phịng có cấu khơng thể thay đổi chức vốn có, yêu cầu Bởi cấp quản trị Công ty, đơn vịphịng ban (khối gián tiếp Cơng ty) làm cơng tác hành văn phịng Từ việc xếp phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc ghi chép loại hồ sơ giấy tờ Tất cơng việc cơng tác tổng hợp xử lí thơng tin Trong bối cảnh văn phòng nơi thường xuyên thu nhận chuyển tải công văn giấy tờ tới phận tồn Cơng ty Nếu coi nhẹ chức làm giảm hiệu hoạt động văn phịng Có thể nhận thức cách bố trí, tổ chức Cơng ty mà văn phịng đảm trách cơng việc Mặc dù văn phịng có đầy đủ chức thực công việc chủ yếu tham mưu cho lãnh đạo Công ty v Trong bối cảnh văn phòng nơi thờng xuyên thu nhận chuyển tải công văn giấy tờ tới phận toàn Công ty Nếu coi nhẹ chức làm giảm hiệu hoạt động văn phòng Có thĨ sù nhËn thøc cịng nh c¸ch bè trí, tổ chức Công ty mà văn phòng đảm trách công việc nh Mặc dù văn phòng có đầy đủ chức nhng thực công việc chủ yếu tham mu cho lÃnh đạo Công ty ngun nhõn s V vic xác lập mối quan hệ sở phân cơng nhiệm vụ mà Ýt mang tính thường xuyên, liên tục Như vậy, hoạt động văn phịng chưa thể coi hồn thiện với yêu cầu Một điểm yếu phòng yếu tố nhân tổng số nhân viên phịng khơng có có trình độ nghiệp vụ hành văn phịng bản, tất họ đào tạo chuyên ngành khác ( ĐH Kinh tế, ĐH Bách khoa ) nên hạn chế họ nhiều cơng tác văn phịng Một đội ngị nhân viên với trình độ khiêm tốn, có người tốt nghiệp đại học lại chuyên ngành quản trị văn phịng Do đó, giao cho họ cơng việc từ tổng hợp, hoạch định sách, tổ chức nhân sự, tham mưu khả họ Đây điểm yếu làm hạn chế nhiều vị trí vai trị phịng so với phịng khác Cơng ty Nói vậy, phủ nhận hiệu làm việc văn phòng Phòng nối kết tốt phận để hoàn thành nhiệm vụ mình, hồn thành tốt cơng tác mà phân cơng Đó là, phịng Tổ chức hành chủ động phối hợp với đơn vị liên quan, thường xuyên tổ chức kiểm tra, kỉ luật lao động tác phong cơng nghiệp nhằm hỗ trợ xí nghiệp quản lí lao động, để kịp thời chấn chỉnh Cơng tác đào tạo nghề cho công nhân đào tạo lại cho cơng nhân có tay nghề tổ chức đào tạo lại nghề bảo toàn Sợi - Dệt để phục vơ cho chương trình đầu tư máy Công ty Mở nhiều đợt bổ túc văn hóa cho cơng nhân nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất trước mắt, đáp ứng nhu cầu sản xuất lâu dài phịng Tổ chức hành hồn thành tốt Phòng kết nối phòng Kĩ thuật, đơn vị tổ chức, theo dõi kiểm tra thi nâng cấp bậc đảm bảo quyền lợi người lao động Từ áp dụng mức khen hưởng, chế độ sách thích hợp người lao động Hàng tháng, phịng có họp để đánh giá kết phận, nêu điểm tốt chưa tốt để phận xem xét lại thực cách tốt Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng chuẩn bị tốt nghiệp sâu vào nghiên cứu vấn đề em thấy phức tạp, chuyên ngành chuyên ngành học trường lĩnh vực mà tiếp cận Sự nắm bắt kiến thức chun mơn nghiệp vụ hành văn phịng giống thực đơn vị, Công ty lại khác II/ MỘT SỐ HƯỚNG HỒN THIỆN Phịng Tổ chức hành sở thực chức tham mưu với lĩnh vực trước có thay đổi hình thức tổ chức để hoạt động tốt Điều này, dẫn đến việc thực chức tổ chức cán công nhân viên tồn Cơng ty cần giảm chun sâu số lĩnh vực khác Đồng thời với việc làm chắn tăng thêm mối quan hệ phòng phận giảm số nhiệm vụ phòng khác phòng Đầu tư xây dựng Như vậy, cấu nhân phịng phải có tổ chức, xếp lại nhằm phù hợp với yêu cầu công việc Khi sơ đồ cấu tổ chức là: Tr­ëng phßng TCHC Phã phßng Phã phßng Bé phËn tỉ chøc CB-CNV tiỊn l¬ng Bé phËn tham mu-tỉng hợp Văn th lu trữ Hành phục vụ III/ BIỆN PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN: Tất nhân viên thu thập xử lí thơng tin phải đào tạo chuyên sâu để kịp thời ứng phó xử lí tình phức tạp Nhất kinh tế tri thức thu thập thơng tin có giá trị khó khăn Do ngồi chun mơn giỏi họ cịn phải có kinh nghiệm cơng tác tổng hợp (có thể cử họ học trường Học viện Hành Quốc gia, ĐH Tổng hợp, ĐHDL Phương Đông theo chuyên ngành quản trị) - Phải cấu lại tồn nhân phịng, phận phân công nhiệm vụ khác Trong đó, nhóm hành phục vụ tách công tác văn thư trở thành phận lại phối hợp với phòng đầu tư xây dựng để phục vụ công tác hậu cần theo dõi đầu tư, sửa chữa trang thiết bị văn phịng phịng ban khác Và cơng tác tổng hợp tham mưu tổ chức vào chuyên môn sâu hơn, phạm vi tham mưu rộng , khơng cịn tập trung tham mưu công tác tổ chức nhân Họ phải tạo điều kiện làm việc môi trường thuận lợi việc thu nhận đạt hiệu cao - Xây dựng quy chế làm việc cho văn phịng phù hợp với u cầu cơng việc Đặt trách nhiệm rõ ràng cho họ thực tốt công việc giao - Nâng cao điều kiện vật chất để họ hồn thành tốt cơng tác - Trong mối quan hệ phòng ban phải tổ chức lại chặt chẽ nâng cao hỗ trợ, tạo điều kiện phối hợp phận với văn phịng Có thể thường xun trao đổi vấn đề liên quan với phịng chức để họ tham mưu đồng thời tham mưu lại cho họ Đồng thời, xây dựng quy chế báo cáo tổng hợp - thông tin cho lãnh đạo phận để tạo mối quan hệ thống lãnh đạo - văn phòng- phận chức Tuy nhiên xét chung lại, biện pháp yếu tố người quan trọng Bởi họ định xác lập mối quan hệ nào, nên yếu tố người văn phịng tồn thể Công ty phải coi trọng mức Với việc xác lập chức nhiệm vụ hoạt động văn phịng Cơng ty sơi động, guồng máy văn phịng phải hoạt động liên tục Kéo theo phịng ban chức khác Công ty phải hoạt động theo, mà tăng cường mối quan hệ Cơng ty Văn phịng giê trở thành trung tâm nắm bắt lưu trữ khối lượng thông tin quan trọng phát triển tồn Cơng ty Với vị trí nâng cao, trách nhiệm đòi hỏi nhiều nên yêu cầu xây dựng mối quan hệ nhiều chặt chẽ Như vậy, trách nhiệm mới, hoạt động mở rộng đặt cho văn phòng phải xây dựng mối quan hệ tốt đẹp nội Cơng ty: văn phịng với phận cho thật nhịp nhàng có hồn thành cơng việc theo u cầu thời gian qui định IV/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHỊNG VỚI CÁC BỘ PHẬN KHÁC TRONG CƠNG TY Trên sở thực trạng cơng tác văn phịng Cơng ty Dệt 8-3 nay, để cơng tác văn phịng Công ty hoạt động cấu cho văn phịng Cơng ty vừa phát huy hiệu cơng việc đảm trách, vừa cầu nối phận, phòng ban chức với Ban lãnh đạo Công ty việc tham mưu đưa định quản lí Để tăng cường mối quan hệ đó, em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị sau đây: Đối với nghiệp vụ văn phòng để phát huy hiệu hoạt động văn phịng Cơng ty thời gian tới cần nhanh chóng xây dựng quy chế phân cơng cơng tác hoàn chỉnh phận cá nhân văn phòng sở quy chế làm việc Cơng ty Lãnh đạo văn phịng phải người đề đạo, tiến hành công tác Cụ thể phòng Tổ chức lao động thực tốt công tác tổ chức đôn đốc, kiểm tra phận Các cán quản lý phòng phải có trách nhiệm cao q trình thực Có biện pháp quy trách nhiệm cụ thể kiên để cán cơng nhân viên văn phịng thực nghiêm chỉnh quy chế làm việc ban hành Tiếp tục hồn chỉnh cơng tác rà sốt văn để văn đời sản phẩm quản lý có chất lượng cao Thực nghiêm túc quy chế cơng văn giấy lưu trữ, bố trí cán có trình độ chun mơn cho phận Bố trí phịng làm việc khoa học để cho Trưởng phịng vừa làm việc vừa quan sát tất hoạt động văn phòng Các yếu tố quan trọng để định sù thành công việc đổi cấu không trách nhiệm cán lãnh đạo đơn vị mà trách nhiệm tập thể Đối với trang thiết bị trang bị thêm cho văn phịng số máy điện thoại thơng thường, để tránh tình trạng dùng chung điện thoại gây nên lộn xộn làm việc Công việc văn phòng phức tạp, để thực có hiệu cơng việc mà Ban lãnh đạo Cơng ty giao cho cần trang bị cho văn phòng thiết bị cần thiết như: có thêm máy vi tính nữa, loại văn phịng phẩm, trang bị thêm tủ để lưu trữ hồ sơ quan trọng Từ phát huy hiệu trang thiết bị để làm tốt cơng tác văn phịng Một cơng việc quan trọng nên bố trí máy điện thoại văn phịng nối thơng với Trưởng phịng (Phó phịng) cần thiết để giảm bớt tối đa việc lãnh đạo phịng khỏi phịng làm việc mà đạo cơng việc Hiện nay, Cơng ty chưa nối mạng nội mạng quốc gia, Nên Cơng ty tiến hành nâng cấp hệ thống máy tính phận nhanh chóng nối mạng Bởi phương thức tìm kiếm thơng tin khách hàng, dây chuyền công nghệ sản xuất thị trường phục vụ cho hoạt động văn phịng nói riêng hoạt động sản xuất tồn Cơng ty nói chung Về việc tổ chức văn phòng để yểm trợ, thực chức tham mưu tổng hợp cho tồn doanh nghiệp địi hỏi phải có quản lý thống Như nên bố trí vị trí văn phịng gần với phịng Tổng Giám đốc để tiện cho việc thực chức Phối hợp với ban tổ chức cán bộ, đơn vị liên quan để chia phương thức tiến hành thích hợp đạt hiệu cao Đồng thời bố trí nhân viên, phân cơng quyền hạn - trách nhiệm phối hợp cách thích hợp để hồn thành cơng việc giao Muốn thực việc tổ chức văn phịng việc tiến hành đổi tổ chức máy quản lý phải thận trọng, phải thống Đối với nhân văn phòng phải vừa quan tâm đến quản lý mối quan hệ vừa quan tâm mặt tinh thần, tơn trọng sở thích riêng họ Biện pháp chủ yếu quản lý người kích thích tinh thần làm việc thường xuyên khen thưởng nhân viên có sáng kiến xây dựng văn phịng, bồi dưỡng kiến thức chun mơn cho họ Vì tinh thần làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu công tác, tạo suất công việc Việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận, lực nhân viên để bố trí người cho thích hợp KẾT LUẬN Trong 35 năm hoạt động trải qua nhiều khó khăn thử thách với khơng Ýt lần đổi tên, Công ty Dệt 8-3 vào ổn định phát triển Bước sang thời kì chuyển đổi kinh tế từ kinh tế tập trung bao cấp sang kinh tế thị trường với khó khăn ngày thành lập khắc phục, tìm chỗ đứng thị trường khẳng định lịng tin Để đạt thành tựu bên cạnh việc ý đầu tư dây chuyền, trang thiết bị đại làm nên hoạt động hiệu phịng ban Cơng ty Có thể nói phịng ban Cơng ty tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ đội ngò nhân viên có lực khả thích ứng cao hỗ trợ đắc lực để đưa Công ty phát triển ngày hôm Tuy thời điểm cấu tổ chức khơng phải hồn hảo góp phần khơng nhỏ đưa Công ty vượt qua thử thách đứng vững thị trường Và để phát triển nữa, trách nhiệm mới, hoạt động mở rộng đặt cho văn phòng phải xây dựng mối quan hệ tốt đẹp nội Công ty văn phòng với phận cho thật nhịp nhàng Qua thời gian thực tập nghiên cứu Công ty Dệt 8-3, thực tập tiếp xúc với cán công nhân viên Công ty giúp cho em nhiều trình hoàn thành chuyên đề Với ý kiến, vấn đề đưa chuyên đề chắn không tránh khỏi khiếm khuyết Em mong đóng góp thầy bạn bè để rót kinh nghiệm hoạt động nghiên cứu sau Một lần em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo hướng dẫn Trần Minh Tuấn toàn thể ban lãnh đạo Công ty cô phịng tổ chức hành Cơng ty Dệt 8-3 giúp đỡ em việc hoàn thành chuyên đề Một số kiến nghị với trường, khoa giảng viên: Trường khoa nên thường xuyên tổ chức đợt kiến tập để sinh viên có hội tiếp xúc với thực tế Nên hướng cho sinh viên vào vấn đề cụ thể liên quan đến chuyên ngành đào tạo Quan tâm bồi dưỡng nghiệp vụ cho sinh viên kết hợp với lí luận thực tế Nên truyền đạt cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ rõ ràng để biết cách phân biệt văn phịng lí thuyết với văn phịng thực tế mà thực tiễn khơng phải quan có văn phịng lí tưởng Sinh viên thực Nguyễn Hải Hà TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành văn phịng - Thạc sĩ NGUYỄN HỮU THÂN Quản trị văn phịng - trường ĐHDL PHƯƠNG ĐƠNG Sổ tay cơng tác văn phịng - TS NGUYỄN MINH PHƯƠNG NGUYỄN NGHĨA VĂN Các tài liệu báo cáo tổng kết hoạt động năm 1998-2000, quy chế hoạt động Công ty Dệt 8-3