Xây dựng những nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội

NHẬP ĐỀ Khái niệm chung dự án Dự án hoạt động tạo - cách có phương pháp định tiến, với phương tiện nguồn lực cho - sản phẩm thực tế Theo cách hiểu này, dự án phải có tính cụ thể mục tiêu xác định, nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên biệt (của người dùng) Dự án nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên thực tế chưa tồn trước Mặc dù việc nghiên cứu, thử nghiệm phát triển phần định dự án, đóng vai trò hỗ trợ trình thực mục tiêu cuối dự án mà Do cần phân biệt rõ khác dự án đề tài nghiên cứu triển khai mà quan, đơn vị nghiên cứu thường làm Dự án Công nghệ thông tin Để góp phần thực mục tiêu "Xây dựng móng bước đầu vững cho kết cấu hạ tầng thông tin xã hội có khả đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý nhà nước hoạt động kinh tế xã hội, đồng thời tích cực xây dựng ngành công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) thành ngành công nghiệp mũi nhọn đất nước (Nghị 49/CP ngày 4/8/1996), nhiều dự án CNTT phát triển Các dự án CNTT tập trung chủ yếu vào nội dung sau: - Ứng dụng CNTT hoạt động quản lý nghiệp vụ, trọng tâm Tin học hoá phục vụ điều hành quản lý Nhà nước; - Xây dựng hệ thống Cơ sở liệu (CSDL) quốc gia chuyên ngành; - Phát triển tiềm lực sở hạ tầng CNTT Nội dung dự án xoay quanh vấn đề phần cứng, phần mềm, tích hợp phần cứng/ phần mềm người Cụ thể hơn, công việc liên quan đến chọn mua hoặc/và phân tích, thiết kế, xây dựng tích hợp hệ thống máy móc, tổ chức thông tin, xây dựng ứng dụng, đảm bảo trao đổi hệ thống đào tạo người sử dụng vận hành Cần xác định rõ thân dự án CNTT tạo công cụ dịch vụ kỹ thuật để hỗ trợ hiệu cho hoạt động nhà lãnh đạo, nhà quản lý đông đảo người dùng xã hội, thay bao quát hết vấn đề nghiệp vụ nơi, chỗ Do vậy, để đưa CNTT vào ứng dụng thực hoạt động nhà nước, đòi hỏi quan phải có hoạt động khác, thực đồng bộ, để hoàn thiện cấu tổ chức, hợp lý hoá hệ thống thông tin liệu, lựa chọn động viên nguồn vốn, hợp lý hoá hệ thống thông tin liệu, lựa chọn động viên nguồn vốn để phát triển hoạt động nghiệp vụ Từ đây, khái niệm dự án giáo trình hiểu dự án CNTT, với tuân thủ khái niệm, định nghĩa chung dự án, với nội dung đặc thù CNTT nêu Đặc trưng dự án 3.1 Mục tiêu dự án Mọi dự án bắt đầu có vấn đề đặt thực tế Kèm theo phải yêu cầu cần giải Mục tiêu dự án giải vấn đề Các mục tiêu dự án thiết phải viết cách rõ ràng từ đầu, không khó hoàn thành Từ mục tiêu chung việc phát triển CNTT nêu trên, dự án CNTT cần phải cụ thể hoá mục tiêu mặt định tính định lượng Trên thực tế nay, điều không đơn giản muốn có mục tiêu cụ thể, phải xác định yêu cầu thật cụ thể Trong đó, có lẽ ứng dụng CNTT công việc tương đối mẻ nước ta, nên nhiều người dùng khó nêu rõ yêu cầu mình, mục tiêu nêu lên chung chung Điều ảnh hưởng không tới thành bại dự án mà phân tích kỹ sau 3.2 Thời gian dự án Đối với dự án phải xác định thời hạn tối đa phải hoàn thành, cụ thể phải có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Thời điểm bắt đầu vấn đề giải đặt Thời điểm kết thúc hạn cuối mà dự án phải hoàn thành Thời điểm phải xác định rõ ràng, không dự án không kết thúc Trong thực tế, dự án gặp phải yêu cầu thay đổi gần giai đoạn cuối Nếu thay đổi coi phần dự án, dự án khó mà hoàn thành hạn Vì phải rõ ràng thời điểm kết thúc, đưa yêu cầu thay đổi vào dự án Các dự án CNTT nằm khuôn khổ tổng thể việc phát triển CNTT thường dự án trung hạn, kéo dài vài ba năm Tuy nhiên, để thực bước, ta phân dự án thành dự án nhỏ hoàn thành thời gian từ vài ba tháng đến năm để đáp ứng mục tiêu cụ thể mục tiêu chung dự án lớn 3.3 Kinh phí dự án Tương tự trên, dự án phải xác định kinh phí tối đa, hay nói khác khoản tiền tối đa mà dự án sử dụng Mỗi dự án phát triển CNTT phải xác định tổng dự toán kinh phí cho toàn trình thực hiện, phân bổ theo năm thực Cho đến nay, với dự án CNTT lấy kinh phí từ ngân sách Nhà nước cuối năm có việc xem xét lại kết qủa đạt sở dự trù kế hoạch tài cho năm sau Tuy nhiên, để đạt hiệu cao, đồng tạo thay đổi hoạt động quản lý, kinh tế xã hội, dự án ứng dụng CNTT Bộ ngành địa phương thường đòi hỏi đầu tư lớn mà ngân sách Nhà nước khó đáp ứng cân đối hoàn toàn Do vậy, dự án xác định nguồn vốn khác huy động để đảm bảo kinh phí cần thiết thực dự án 3.4 Nguồn nhân lực Là tất người tham gia vào dự án Mỗi dự án phải xác định danh sách người tham gia, từ mức quản lý dự án đến người thực hiện, triển khai Nhân lực huy động từ bên bên đơn vị, tuỳ theo nội dung công việc dự án Các dự án ứng dụng CNTT thường đòi hỏi phải có phối hợp chặt chẽ chuyên gia nghiệp vụ chuyên gia tin học Trong tình hình triển khai dự án Tin học hoá quản lý nhà nước năm nay, lực lượng cán tin học đơn vị sở thiếu, nên phối hợp với chuyên gia bên cần thiết 3.5 Kết chuyển giao dự án Là kết dự án hay nói khác sản phẩm cuối dự án Mục tiêu dự án thông thường giải vấn đề việc tạo kết Các kết mục tiêu thiết phải viết rõ ràng, không mục đích dự án không đạt được; tạo kết sai khác không hài lòng Phân loại dự án Dự án thực tế đa dạng, phân loại theo nhiều cách khác nhau: 4.1 Theo tầm cỡ dự án: Dự án lớn: đặc trưng tổng kinh phí huy động lớn, số lượng bên tham gia đông, thời gian dàn trải, qui mô rộng lớn Chúng đòi hỏi phải thiết lập cấu trúc tổ chức riêng biệt, với mức phân cấp trách nhiệm khác nhau, đề quy chế hoạt động phương pháp kiểm tra chặt chẽ Người quản lý dự án khó sâu vào chi tiết trình thực Nhiệm vụ chủ yếu họ là, mặt thiết lập hệ thống quản lý tổ chức, phân chia dự án thành dự án phận phối kết dự án phận đó, cho phép mức thực tốt trách nhiệm mình; mặt khác đảm nhận mối quan hệ dự án với bên Việc xây dựng hệ thống tin học lớn ví dụ Dự án Tin học hoá hoạt động điều hành quản lý nhà nước Bộ ngành địa phương (gọi tắt dự án THH) xem dự án lớn nơi Người quản lý dự án phải nhà tổ chức tốt, xác định rõ mục tiêu đặt ra, dự án nhánh cần phải thực theo dõi phối hợp, thúc đẩy trình thực toàn dự án Vai trò địa phương cấp UBND tỉnh, thành Dự án trung bình nhỏ: không dòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn, không phức tạp Ví dụ, viết tài liệu nghiên cứu khả thi hay lập trình cho module đơn coi dự án nhỏ; việc tin học hoá điều hành quản lý VP UBND dự án mức trung bình Người chủ dự án thường kiêm việc quản lý dự án (đối nội) lẫn việc quan hệ với chuyên gia bên Kinh nghiệm nước cho thấy dự án trung bình nhỏ dự án cỡ 15 người năm Đó dự án mà người làm năm, 15 người làm năm Dĩ nhiên, người tham gia việc quản lý dự án đỡ phức tạp Về lý thuyết, quản lý dự án lớn hay nhỏ theo phương pháp luận Dự án lớn gọi chương trình; chương trình thường phân thành nhiều dự án nhỏ Trong trường hợp tồn nhiều mức quản lý dự án khác nhau, để phân biệt gọi người quản lý tên khác người quản lý chương trình, người quản lý dự án, người điều hành dự án, nhóm trưởng, Thậm chí, người tham gia vào dự án phải biết cách tổ chức quản lý công việc mà giao 4.2 Theo nội dung dự án: Dự án phát triển CNTT phân làm loại chính: Dự án ứng dụng CNTT công tác quản lý hoạt động nghiệp vụ Ví dụ, dự án Tin học hoá hoạt động quản lý nhà nước Bộ ngành địa phương Dự án xây dựng sở hạ tầng CNTT có xây dựng sở hạ tầng kỹ thuật dự án Mạng truyền thông liệu quốc gia; xây dựng sở hạ tầng thông tin dự án CSDL quốc gia; phát triển tiềm nhân lực dự án xây dựng khoa CNTT trường đại học nước Các dự án nhằm thực nhiệm vụ phân công cho Bộ ngành phát triển Công nghiệp Công nghệ thông tin; đảm bảo đủ cán tin học cho đất nước Nội dung dự án bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, liên quan chặt chẽ, hỗ trợ lẫn Ví dụ hạng mục dự án THH văn phòng, xây dựng hệ thống thông tin, xây dựng mạng máy tính, đào tạo phục vụ cho dự án 4.3 Dự án người hay dự án nhiều người Một dự án thực người nhiều người Việc quản lý dự án khó khăn có từ hai người trở lên Nên sử dụng số người tối thiểu (và có thời hạn định cho họ) Như nêu trên, dự án CNTT có tầm cỡ khó người thực mà xong Do vấn đề quản lý dự án cách nghiêm túc cần thiết dễ dàng; đặc biệt vai trò phối hợp người quản lý mức dự án định cho thành bại toàn dự án 4.4 Nội hay bên Dự án nội dự án đơn vị tổ chức thực nhằm phục vụ cho yêu cầu tổ chức Dự án bên dự án thực để đáp ứng yêu cầu cho đơn vị nơi khác Ví dụ người ký hợp đồng thực dự án cho đơn vị Như vậy, dự án THH Văn phòng UBND tỉnh VP chủ trì thực dự án nội Văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Nhưng dự án mà Sở KHCN & MT chủ trì Sở lại dự án bên Thế quản lý dự án 5.1 Khái niệm quản lý dự án bao gồm • Lập kế hoạch: - Định mục tiêu dự án: kết cuối cần đạt được, thời gian phải hoàn thành, tiêu chuẩn kỹ thuật - Xác định phương tiện cần huy động (nhân lực, thông tin, thiết bị ) tất cần tính vào kinh phí dự án - Xác định cách thức tổ chức quản lý thực • Quản lý rủi ro - Rủi ro điều xảy làm cho dự án phải kéo dài phí nhiều so với kế hoạch định Vấn đề lường trước vấn đề xảy để đề xuất biện pháp theo dõi hành động kịp thời tốt nhiều so với việc chờ chịu cách bị động • Quản lý nhân sự: Động viên người tham gia, kết nối hoạt động họ, tạo điều kiện khuyến khích họ làm việc tích cực hơn, hiệu • Theo dõi dự án: - Người quản lý dự án phải theo dõi để đảm bảo việc xảy theo kế hoạch Việc theo dõi xác định gồm vấn đề chính: Giám sát - có hệ thống cho bạn biết rõ dự án tiến triển so với kế hoạch Hệ thống tốt hệ thống báo động trước cho người quản lý dự án biết vấn đề nảy sinh, dẫn đến thay đổi chương trình hay mục tiêu dự án thời hạn, kinh phí kết Biết có vấn đề thực nảy sinh hay không Có thể, dự án không thực theo sát kế hoạch đề cách xác, điều ý nghĩa gây rắc rối Ví dụ công việc (không thuộc đường Gant) không hoàn thành thời hạn định, coi vấn đề Phản ứng vấn đề: khắc phục nguyên nhân gây vấn đề, thay đổi kế hoạch Nếu kế hoạch bị thay đổi bạn phải thông báo cho người có liên quan tới thay đổi - Tóm lại, quản lý dự án không đơn thực khối công việc vạch định sẵn, mà bao gồm việc hình thành nên khối công việc Hơn nữa, giai đoạn xác lập dự án, người quản lý phải tập trung nhiều công sức so với giai đoạn thực - giao nhiệm vụ cụ thể cho cán kỹ thuật 5.2 Mục đích quản lý dự án Mục đích cuối việc quản lý dự án nhằm đảm bảo cho dự án thực thành công Một dự án đánh giá thành công đáp ứng vấn đề sau: • Sản phẩm cuối dự án thực đáp ứng yêu cầu người dùng, đảm bảo thời gian kinh phí không vượt 10-20% dự tính ban đầu; • Người dùng hài lòng với trình thực dự án, thực tham dự góp phần công sức hoạt động dự án Đặc biệt dự án ứng dụng CNTT, vai trò cán nghiệp vụ việc xác định yêu cầu, phân tích quy trình, thông tin đơn vị quan trọng; • Các cấp quản lý phía dự án (BCĐ CNTT, Bộ Tài ) cung cấp đầy đủ thông tin tình hình thực dự án • Những người thực dự án phấn khởi, không bị gò bó, tích luỹ kinh nghiệm, tăng thêm thu nhập 5.3 Phương pháp luận kỹ thuật quản trị dự án: Tất vấn đề nêu cho thấy cần phải có thái độ nghiêm túc xây dựng thực dự án, dự án CNTT đòi hỏi có đầu tư lớn Nhà nước Do việc quản lý dự án đòi hỏi phải có phương pháp luận khoa học công cụ mạnh để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch theo dõi dự án 5.4 Nguyên nhân khiến dự án thất bại: Theo thống kê chung giới: • 33% dự án bị huỷ vì: - Vượt qua giới hạn thời gian kinh phí - Công nghệ bị thay đổi nhiều so với hiệu mà dự án mang lại - Người dùng khách hàng không cần tới - Những lý trị • 50 - 100% tải: - Một dự án mà chi phí vượt 50% kinh phí cho phép - Hoặc kéo dài 50% thời gian dự định coi thất bại • Không sử dụng: Nhiều dự án không đưa vào sử dụng Lý là: - Dự án không giải vấn đề đặt - Quá khó sử dụng - Không có đào tạo ngắn không gây kiểm soát Cứ hai tới ba tháng dự án mười hai tháng thông thường nên có cột mốc Điều kéo theo phải bịa thêm cột mốc "giả", cột mốc 3, duyệt kì lập trình Hình Hãy đánh dầu duyệt xét họp quan trọng Những người tham dự vào tất kiện đánh giá tiến triển dự án Đánh dấu ngày tháng cần có thiết bị phần cứng Thời gian nhà sản xuất dài bạn có hội nhận hàng hạn 10.6 CHƯƠNG XI QUẢN LÝ RỦI RO Mọi dự án phải hạn khuôn khổ ngân sách trục trặc phải ý tới không thích hợp cố gắng tránh chúng Điều gọi quản lý rủi ro Quản lý rủi ro bao gồm bốn bước: Bước Dự đoán rủi ro Công việc quan trọng quản lý rủi ro nhận biết điều dẫn tới sai sót Phương pháp tốt để xác định khoản mục rủi ro nhìn vào lịch sử rút danh sách đưa tới sai sót Nếu bạn chưa có ghi chép lịch sử để xem lại cần hiểu rõ bạn tình rủi ro Ta xem số tình gây rủi ro dự án bạn: Các tình rủi ro chung Nhân viên kỹ thuật không thích hợp: Thiếu huấn luyện kinh nghiệm phần cứng, hệ điều hành, trình phần mềm hay lĩnh vực ứng dụng đặt rủi ro Tiếu kinh nghiệm công việc nhóm gây vấn đề trao đổi Những yêu cầu khách hàng an toàn, pháp lý, quy tắc toán đáng làm cho người bạn không đáp ứng Có dự án gặp phải khó khăc người nhập cư nhận làm lập trình viên cho dự án Bộ Quốc phòng Bởi lý an ninh việc lập trình phải thực máycủa khách Và việc lập trình bắt đầu, người ta phát không phép vào trụ sở khách; chưa có đủ yêu cầu để làm việc Phải thời gian tháng hoàn tất thủ tục giấy tờ an ninh Môi trường làm việc không sát hợp: Môi trường lập trình cần yên tĩnh không bị quấy rối Cần đặc biệt lưu ý việc lập trình phải thực quan khách Nói chung cần có máy tính chạy nhanh, trình biên dịch thích hợp phần mềm phát triển tốt Tài nguyên bên thứ ba cung cấp: Nếu có việc bên cung cấp mà bạn không kiểm soát họ, bạn cạnh rủi ro Bạn cố gắng thu quyền kiểm soát bên Điều thực điều khoản phạt hợp đồngvới nhà cung cấp đưa thêm yêu cầu vào họp giam sát hiệu nhân viên, vân vân Rút ngắn dự án: bạn làm cho dự án hoàn thành sớm bạn có nhiều người, người làm thêm có máy tính lớn Nhưng chi phí phải lên gấp đôi! Việc toán ngân sách không xác định: Nếu người dùng cần chấp thuận ngân quỹ theo quý bạn đướng trước khả bị cắt xén cho quý Nếu người dùng toán theo cột mốc bàn giao, bạn phải tranh cãi việc chấp nhận toán theo cột mốc Nếu bạn dùng tiến trình đề nghị hai bước việc phân tích ngốn hết ngân quỹ người dùng Tình rủi ro tài Có tình mà hệ thống kết thúc tốn liệu Việc thiếu xác định vấn đề khó khăc cho việc ước lượng, đặc biệt người dùng xác muốn hay xác định điều Thiết kế tồi (không có cấu trúc) phương pháp lập trình tồi làm cho việc kiểm thử nhiều thời gian hơ dự liệu Việc chấp nhận, đặc biệt việc cho chạy song song tiếp diễn vô hạn Việc thiếu huấn luyện nhóm, yêu cầu tài liệu mức hay chuẩn bất thường gây vấn đề Việc quản lý dự án kiểu phân bố hiệu Tốt thành viên nhóm dự án, khách hàng miền địa lý, không tốn cho lại Quản lý sốt sắng lại "không quản lý kỹ" dự án Hãy giữ tài liệu mức tối thiểu Mọi người nghĩ cách tốt để báo cáo lại hoạt động Hãy xác định tập nhỏ tài liệu chuẩn dùng chúng Giữ họp mức tối thiểu Bạn dùng điện thoại ghi nhớ để liên lạc lúc Đừng làm ảnh hưởng tới nhân viên Rủi ro xảy người dùng quyền trả lời câu hỏi nhanh chóng Có dự án (đối với quan lớn phủ) mà câu trả lời cho câu hỏi có liên quan tới yêu cầu phải uỷ ban người dùng định, mà uỷ ban tháng họp lần Người ta ước lượng để xác định yêu cầu cần hai tuần thực tế tháng hoàn tất Tình rủi ro kỹ thuật Còn có nhân tố kỹ thuật ảnh gây lỗi hay việc hiệu Giải pháp sai: Bạn có xây dựng hệ thống hướng dẫn tên lửa cách dùng BASIC ngôn ngữ bạn biết tường tận không? Bạn có định đưa hệ thống quản lý kho lớn vào máy tính cá nhân nhỏ không? Máy tính ban dùng hết 98% tài nguyên mà bạn định đưa hệ thống kế toán cho 10000 người bán hàng vào 2% lại? Cần phải đảm bảo máy tính phát triển máy tính vận hành tương hợp có sẵn cần đến, phần cứng lẫn phần mềm sản xuất bảo đảm Phải đặc biệt cẩn thận môi trường có nhiều nhà cung cấp Yêu cầu/đặc tả tồi: Nếu có điều chưa rõ hay mơ hồ, hay người dùng trao cho bạn yêu cầu chắn thay đổi đinh xuất sau phát triển Thay đổi tốn cho việc thực bạn toán để làm việc Cần phải làm việc phân tích dự án kĩ trường hợp Không hiểu biết người dùng: Bạn phải biết cách thức làm việc Các cửa hàng thống có quy tắc đặc biệt liên quan đến thao tác viên máy tính Khối lượng chi thức chuyên gia máy tính mà khách hàng xác định cho giao diện người cần phải biết rõ Tính an toàn, thủ tục, quy tắc hướng dẫn kiểm toán buộc việc thiết kế cho hệ thống phải theo kiểu đặc biệt Độ dung sai mát liệu xác định thủ tục lưu Một số cửa hàng khôi phục lại liệu tuần trước Số khác dung thứ cho mát nào, việc ghi lại giao dịch hay đúp tệp cần phải thiết kế cho hệ thống Điều mang tính rủi ro cao ghi rõ số thời gian đáp ứng, khối lượng liệu hiệu vào hợp đồng Đã có tình người hợp đồng hứa hẹn thời gian đáp ứng vượt giây từ chối toán cho hệ thống Nếu buộc phải đề cập đến vấn đề thời gian đáp ứng hợp đồng (và phần lớn có điều khoản này) dùng lời "95% thời gian đáp ứng ” , hay “Chúng thiết kế hướng theo không giây” Chúng ta làm không đảm bảo Ngẫu nhiên, rủi ro kĩ thuật lại Điều đáng ngạc nhiên có khuynh hướng có nhiều nhà kĩ thuật giỏi lĩnh vực Thách đố rủi ro: Hãy tự hỏi bạn câu hỏi rủi ro sau trả lời có hay chí có phần đó, cho câu hỏi tức nhận rủi ro Danh sách chia thành phần: rủi ro thấp, rủi ro trung bình, rủi ro cao Bước Khử bỏ rủi ro nơi Tại điểm ý tưởng tốt lập mức ưu tiên cho khoản mục rủi ro Bạn lập bảng bảng sau: Khoản mục rủi ro Xác suất Tác động Ưu tiên Người sử dụng không trao đổi – Yêu cầu trượt Trưởng lập trình nghỉ phép/việc lập trình trượt (1-10) (1-10) 8 (XxT) 56 16 Bảng 11.1: Bảng tính rủi ro Bạn đưa vào bảng khoản mục câu hỏi rui ro mà bạn trả lời có hay chí Hãy dịch khoản mục rủi thành ảnh hưởng thực tế lên dự án bạn-thường tăng chi phí hay thời hạn Bạn định xác suất việc xuất khoản mục gán cho số từ tới 10, 10 xác suất cao Rồi định tác động lên dự án Hãy gán cho Tác động số khoản từ tới 10, khoản mục xoay sở được, 10 khoản mục làm dừng chết dự án Các khoản mục tác động cao khoản mục rủi ro Vừa hay Cao phần câu hỏi rủi ro, khoản mục nằm đường găng Hãy nhận Xác suất với Tác động cho khoản mục để thu ưu tiên Bảng rủi ro bảng 11.1 cho bạn thứ tự theo giải khử bỏ rủi ro Hiển nhiên, số ưu tiên cao Bảng rủi ro khoản mục phải ý Trong thực tế cần giải cho khoản mục theo thứ tự giảm dần số ưu tiên Đối với khoản mục rủi ro, thử loại bỏ nguyên nhân rủi ro Hãy xem xét đến quyền kiểm soát, thay đổi nhân viên, tìm phần cứng/ phần mềm tốt hơn, đào tạo bạn người dùng Mọi khoản mục đòi hỏi giải pháp Bước Giảm bớt tác động rủi ro Với khoản mục bạn khử bỏ rủi ro, xác định kế hoạch đối phó với điều bất ngờ Liệu có máy tính khác nhà hay vùng mà bạn dùng sau làm việc thường lệ trường hợp máy bạn không dùng không? Liệu có phương pháp mô phần mềm hay phần cứng để kiểm thử chưa có sản phẩm chúng? Liệu có người dự phòng sẵn sàng làm việc với dự án bạn trường hợp khẩn cấp không? Với khoản mục rủi ro có dính dáng tới tài nguyên, bạn thử sử dụng tài nguyên dự phòng Nếu có xác suất cao khoản mục rủi ro xuất hiện, bạn phải điều chỉnh giá tương ứng Có nhiều dự án thành công giá cho theo số phần trăm Điều gọi "nhân tố hương vị"vì người ước lượng lấy hú hoạ số phần trăm tăng toàn giá lên theo Số phần trăm xác nhiều dựa việc tính tác động chi phí khoản mục rủi ro Khoản mục rủi ro Hành động Ai Chi phí % Trưởng Qlda 5000$ Làm mẫu Phó Qlda 25000,3th Người 1/tr dự phòng Tập 20.000$ Có trao đổi với người dùng Họp theo tuần Người lập trình nghỉ phép Bảng 11.2: Đặt kế hoạch cho điều bất ngờ vào cột hành động bảng bất ngờ Trong cột Ai đặt tên người chụi trách nhiệm thực kế hoạch cho điều bất ngờ Với khoản mục bạn cần có cảnh báo sớm, đặt vào cột Ai tên cá nhân coi sóc việc báo cho toàn nhóm việc xảy Trong cột chi phí đặt chi phí tăng lên thời gian mà khoản mục rủi ro gây Bước Vẫn kiểm soát có điều trục trặc Và cuối cùng, mặc cho tất nỗ lực bạn, vài điều trục trặc Hãy tính đến việc thứ trục trặc Đừng có hoang tưởng (ngay người chống lại bạn) giữ kiểm soát nhiều Hãy làm mình, công bố việc trượt dự án cần, báo cáo cho người biết nguyên nhân vấn đề, đặc biệt họ bên quyền hạn pháp lý bạn Mọi việc cuối giải bạn kính trọng khả giữ bình tĩnh ức ép CHƯƠNG XII KIỂM SOÁT DỰ ÁN Kiểm soát dự án bao gồm ba mảng công việc chính: Giám sát tiến độ dự án so với kế hoạch đề Phát giải vấn đề nảy sinh Trong trường hợp gặp vấn đề không giải được, điều chỉnh lại kế hoạch 12.1 thông báo tất bên liên quan Giám sát dự án Ở cấp quản lý khác nhau, việc giám sát dự án đòi hỏi yêu cầu riêng tiến hành theo cách khác Dưới đây, ta xét từ phía Ban đạo (Ban giám đốc) dự án tứ phía khách hàng (người sử dụng) Giám sát dự án từ phía Ban đạo dự án PGĐ điều hành theo dõi ngày tiến độ công đoạn thiết kế, lập trình thử nghiệm hệ thống Cần trực tiếp giám sát cán chuyên môn tham gia thực dự án thông qua báo cáo cần phản ứng kịp thời tình dẫn đến chậm trễ PGĐ điều hành cần tiến hành giám sát đến mức nào? - Nhân viên Có trao đổi chương trình Đối với công đoạn công việc lớn Lúc bắt đầu PGĐ điều hành làm để giám sát nhân viên mà không gây "nhiễu", không cản trở công việc họ? - Chính thức Không thức PGĐ điều hành cần quan tâm theo dõi để làm sao: - Các cán lập trình để tạo sản phẩm hứa với khách hàng Từng công việc hoàn thành thời hạn, chức phù hợp với yêu - cầu kỹ thuật đặt Các cán lập trình tuân thủ chuẩn mô tả - thiết kế modules, lập trình cấu trúc hướng dẫn sử dụng Các công việc tiến triển theo kế hoạch Các vấn đề nhân báo cáo với Ban đạo giải Ban đạo theo dõi nét thời gian kinh phí sử dụng, chất lượng, tình hình cán công nhân viên GĐ dự án phần lớn lấy thông tin dự án từ nhóm làm việc cung cấp, thông qua họp thức báo cáo GĐ dự án cần giám sát trường hợp sau: - Dự án phát triển chậm so với kế hoạch Chi phí sử dụng vượt ngân sách Vấn đề người, GĐ dự án cần giữ liên hệ với đội ngũ nhân viên Các vấn đề giao tiếp với lãnh đạo cấp với khách hàng Cần đặc biệt ý với nói chuyện điện thoại công văn bắt đầu câu “tại lại không hay biết " Giám sát dự án từ phía cấp quản lý cao Các cấp quản lý cao (so với ban đạo) dự án giám sát phương diện sau: - Các kết cuối dự án; Dự án có hoàn thành thời hạn - hay không? Dự án có đem lại lợi ích dự tính hay không? Khách hàng (người sử dụng) hoàn toàn thoả mãn quản lý cao hai bên cần phải gặp gỡ để cho yêu cầu đưa đáp ứng cách thoả đáng - Các vấn đề người ê- kíp GĐ dự án cấp lãnh đạo phía cần phải giúp đỡ vấn đề mà giám đốc dự án tự giải Và thân GĐ dự án có vấn đề Giám sát dự án từ phía khách hàng Khách hàng có quyền biết tiến độ dự án, dự án thất bại, khách hàng người bị ảnh hường nhiều Khách hàng muốn kiểm tra: - Sản phẩm liệu có giao nộp thời hạn Giá cuối phải trả có giữ quy định hay không chất lượng sản phẩm có đảm bảo hứa hay không Khách hàng giám sát dự án theo đường thức; Tiến độ dự án thể qua biên kiểm tra kỹ thuật công đoạn trình triển khai thực dự án, với chữ ký đại diện khách hàng Ngoài ra, khách hàng thường xuyên gặp gỡ Ban đạo dự án để nắm tình hình 12.2 Phát giải vấn đề Thống kê số nước cho thấy vấn đề sau thường hay gặp QLDA: - Các vấn đề nhân 1-5% Các vấn đề kinh phí 10-20% Các vấn đề lịch biểu 90-95% Ngoài ra, tuỳ thuộc vào nước, tổ chức quốc tế , số dự án kinh phí coi quan trọng a Các vấn đề lịch biểu Vấn đề hay gặp người làm quản lý dự án vấn đề kéo dài thời hạn Trong số nguyên nhân thường dẫn đến kéo dài thời hạn dự án kể: - Thứ tự ưu tiên thay đổi Hàng đặt đưa đến thời hạn Ước lượng sai nhiều Khi thấy công việc phải kéo dài, trước hết cần xem công việc nằm đường gantt hay không Khi có công việc kéo dài xử lý sau: Nếu công việc thực dở, bạn thử khắc phục cách tăng cường biện pháp quản lý: - Nguyên nhân thuộc kỹ thuật Nếu cá nhân lập trình viên kỹ thuật Hãy trò chuyện cở mở, khuyến khích động viên, áp dụng biện pháp thưởng phạt cần thiết Người làm quản lý dự án cần cố gắng giải vấn đề nhân cách gặp gỡ, nói chuyện trực tiếp với nhân viên, không thông qua nhóm trưởng Nếu nỗ lực quản lý không đem lại kết quả, xem xét phương án bổ sung nguồn lực, phương tện để thức đẩy nhanh công việc Khi bổ sung nhân lực nên tham khảo trước ý kiến người nhóm định bổ sung thêm người họ đồng ý Xét xem công việc phải làm, công việc ta thực song song, lập lịch biểu ta để nối tiếp thiếu nguồn lực, phương tiện Nếu tất giải pháp hiệu quả, dũng cảm chấp nhận tuyên bố đẩy lùi thời hạn dự án Đây cách phổ biến chừng mực tốt rủi ro b Các vấn đề kinh phí Vấn đề thứ hai thường gặp quản lý dự án kinh phí sử dụng vượt ngân sách dự kiến Để xác định xem trường hợp thực có vấn đề hay không, sở dự báo tổng chi phí cho dự án thời hạn kết thúc, ta cần xác định giá trị phần việc thực Dự báo Thời hạn kết thúc tổng chi phí cách tính giá trị phần việc thực (EV) Ta xét ví dụ dự án sau Ngân sách dự tính kinh phí sử dụng mô tả bảng 11.1 kế hoạch đề tháng hoàn thành module, với giá trị 100US $ module, tức ngân sách dự chi 100$ mối tháng thời điểm tại, tức 30/4, chi hết 450$ thay 400$ dự kiến Thoạt nhìn tưởng có vấn đề, thực tế ta hoàn thành module, kế hoạch Hơn ta lại tiêu hết 450 $ cho module Làm mà thực báo cáo tất điểm tốt đó? Muốn vậy, cần phải Giá trị phần việc thực Trong ví dụ trên, EV phần kinh phí theo ngân sách dự tính để hoàn thành module, tức 500$ Ngày 30-4 Công Thời hạn hoàn việc thành theo kế hoạch 30/1 28/2 31/3 30/4 31/5 … 31/8 Thời hạn hoàn thành thực tế 30/1 15/2 28/2 31/3 30/4 Chi phí dự Chi phí án thực tế đợt 100 100 100 100 100 100 100 75 100 75 Chi phí thực tế cộng dồn 100 200 300 375 450 Dự báo Thời hạn kết thúc tổng chi phí cách tính giá trị phần việc thực (EV) Đồ thị cho thấy chi phí thực tế vượt chi phí dự tính, giá trị phần việc thực lại cao chi phí thực tế Dự án kết thúc hoàn thành module, hay EV ngân sách dự tính, tức 800$ Kéo dài đường EV gặp điểm 800$ trục tung Từ giao điểm nhận được, vẽ đường thẳng đứng Đường gặp trục hoành đâu, thời hạn dự báo kết thúc dự án Trong ví dụ ta, dự án dự báo kết thúc vào tháng bảy Phát giải vấn đề từ trước chúng xảy - Làm việc kế hoạch Hãy kiên yêu cầu phải lập kế hoạch thực Không có dự án nhỏ để không cần phải lập kế hoạch cả, không xây dựng kế hoạch từ đầu, sau với tư cách người quản lý dự án, bạn bận, thời gian để làm việc - Các yêu cầu trức không rõ ràng hoàn toàn không xác định Nếu bạn thấy nhiều giả định đặt ra, xem lại phần đặc tả chức Hãy để người sử dụng tham gia cho ý kiến, tạo mẫu thử giao diện, tiến hành đề cương hai giai đoạn để xác định rõ đặc tả chức - Ước lượng đại khái tuỳ tiện, bị áp đặt Nếu nhiều ý kiến cho rằng, hoàn thành dự án thời hạnvà /hoặc với ngần kinh phí, có đại khái, tuỳ tiện áp đặt ước tính Hãy kiểm tra ước tính lại cho xác, khách quan bảo vệ ước tính Phát giải vấn đề triển khai Trong trình triển khai dự án thường gặp vấn đề sau đây: - Đề xuất đề nghị thay đổi đặc tả chức - Tài liệu chưa biên soạn xong Tài liệu, bao gồm hướng dẫn sử dụng, sản phẩm quan trọng dự án CNTT, Hãy đảm bảo hoàn tất - tài liệu cần thiết, chí có mà phải đẩy lùi công việc khác Và thử nghiệm thiết kế chưa kết thúc Các báo cáo định kỳ Ban đạo dự án cần phải báo cáo hàng tuần) tình hình triển khai thực dự án Nếu báo cáo tuần lại thấy muộn hơn, ngừng bặt không thấy báo cáo sau chả có so với báo cáo trước, dự án Hãy tìm hiểu xem vấn đề đâu thử - áp dụng biện pháp nêu để giải Các thay đổi lịch biểu báo cáo định kỳ Người có trách nhiệm lâu không thấy xuất Người sử dụng không thoả mãn [...]... có khái niệm tổng thể và rõ ràng về quy trình phát triển của một sự án CNTT, hãy so sánh việc xây dựng một dự án như vậy với việc xây dựng một ngôi nhà cho dễ hiểu Những người đã từng làm việc liên quan đến xây dựng nhà cửa có lẽ cũng không để ý biết rằng quá trình đó cũng gồm 7 giai đoạn như đã trình bày trong bảng 1 Giai đoạn xác định của việc xây nhà: Hãy bắt đầu từ một kịch bản nhỏ: Người dùng đến... đầu kiểm thử từ cái móng và nền nhà Sau đó đến tầng 1, đảm bảo rằng tất cả các cấu thành đều làm việc tốt và liên kết chặt chẽ hợp lý với cái nền móng đã xây Sau đó đến tầng hai, ba Khắc phục tất cả các vấn đề đã phát hiện ra Cuối cùng người kiến trúc sư và bên làm hợp đồng xây dựng cần kiểm thử lại một cách hệ thống từng chi tiết một: ánh sáng, điều hoà, buồng tắm, phòng ở theo như đã xác định trong. .. thiết thì sẽ thực hiện một dự án mới Bình luận: Mặc dù minh hoạ trên cho ta một hình dung khá cụ thể về những công đoạn tương tự trong quá trình thực hiện một dự án CNTT, nhưng cần nhận thức rõ ràng trên thực tế giữa các dự án về xây dựng và dự án CNTT có nhiều điểm khác nhau cơ bản Thứ nhất là, ví dụ nêu trên ai cũng có thể hiểu vì đều ít nhiều biết đến các công đoạn để xây dựng một cái nhà Người dùng... người dùng nhất trí thông qua Đây là một trong những điểm mốc rất quan trọng Danh sách các rủi ro 2.4 Mục tiêu: Tầm quan trọng và kỹ năng về việc quản lý rủi ro sẽ được đề cập đến trong một chương trình riêng (chương 13) Rủi ro là những điều mà không nằm trong kế hoạch nhưng có thể làm cho dự án phải chi phí nhiều hơn việc kéo dài thời gian đã định Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc quản lý... ban đầu Nhân sự Trao đổi trước về khoảng thời gian cần đến nhân sự 3 4 Kế hoạch cuối cùng + -25% (B) Đạt được sự đồng ý (giai đoạn phân tích) của nhân sự Kế hoạch đã được xem + - 10% (A) Khẳng định lại sự cam xét lại (Thiết kế) kết một lần nữa Bảng 2.2 a Mục tiêu của kế hoạch ban đầu: Là bước khởi đầu trong việc xác định ra những bước phát triển dự án và những nguồn nhân lực cần thiết trong mỗi bước. .. tả cụ thể cho bạn biết xem họ mơ ước có một ngôi nhà như thế nào từ màu sắc đến từng viên gạch một Nhưng liệu có bao nhiêu người ứng dụng CNTT có thể xác định chính xác được như vậy những yêu cầu của họ? Tiếp đó là, cho đến nay đã có rất nhiều kinh nghiệm và chuẩn cho việc xây dựng nhà cửa, nhưng trong lĩnh vực CNTT chúng ta thậm chí còn chưa xác định rõ những khái niệm tương tự móng nhà, tầng hay buồng... làm việc như thế nào Các đầu ra:  Xác định các thông tin mà hệ thống cấu tạo ra, tần suất của chúng (còn việc dùng những biểu báo cáo nào để đảm bảo được các thông tin đó là công việc - - - - của người phân tích)  Các phần cứng, phần mềm, tài liệu cần có như sản phẩm của dự án Sơ bộ về các thông tin đầu vào cần thiết: Nhiều khi phải sau khi phân tích mới xác định rõ được Một số yêu cầu khác:  Tần... hợp hơn, vì dự án cụ thể chỉ là một trong những dự án nằm trong một chương trình chung nào đó Để phân biệt, đôi khi có thể gọi đó là những nơi • quản lý chương trình Những người trực tiếp có trách nhiệm đối với dự án: Đó là những đối tượng được mô tả bên trong của vòng tròn lớn Những người này đóng vai trò quan trọng nhất trong việc quản lý dự án và thực hiện dự án Về tổ chức quản lý, ta thấy có thể... người dùng đợi một thời gian nữa cho đến khi kết thúc giai đoạn Phân tích Trong trường hợp này, bản đề xuất mới chỉ tập trung vào các công việc và giá thành cho giai đoạn phân tích mà thôi Giai đoạn phân tích của việc xây nhà: Nhà phân tích phải tạo ra tài liệu Đặc tả chức năng của ngôi nhà sẽ xây dựng Tài liệu này chứa đựng những hứa hẹn kiểu như: - Thưa ông, chúng tôi sẽ xây cho ông một cái nhà khác... đến một năm) vì có thể sẽ xuất hiện những vấn đề cần phải khắc phục Và có thể có cơ hội để đề xuất xây dựng một ngôi nhà lớn hơn - (một dự án mới!) Lưu ý rằng giai đoạn này không bao gồm việc duy trì - khi mà cần có những chi phí cập nhật thường xuyên khác (tiền điện nước ) Nếu luôn xuất hiện những yêu cầu mở rộng hơn nữa, thì dự án sẽ không bao giờ kết thúc được Cần phải dứt điểm ở giai đoạn kết thúc