áp dụng cho BQLDA với dự án nhận thầu. Thành viên BQLDA, BĐH mô hình triển khai với 1 dự án. Tùy thuộc vào cấp độ dự án ( chủ yếu dự án thương mại) để áp dụng
Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 I Phạm vi áp dụng II Mục đích III Định nghĩa viết tắt IV Nguyên tắc chung V Nội dung VI Lưu hồ sơ VII Tài liệu kèm theo BIÊN SOẠN XEM XÉT PHÊ DUYỆT “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” DẤU KIỂM SOÁT Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 I Phạm vi áp dụng - Áp dụng cho tất dự án công ty tham gia nhận thầu sản xuất thi công - Các đơn vị có liên quan đến công tác nhận thầu sản xuất thi công II Mục đích - Quản lý phân rõ trách nhiệm từ giai đoạn chào thầu, ký kết hợp đồng, triển khai thi công đến toán, bảo hành công trình III Định nghĩa viết tắt - HĐQT: Hội đồng quản trị - HĐKD: Hội đồng kinh doanh - UBTC: Ủy ban tài - UBGS: Ủy ban giám sát - UBNS&CP: Ủy ban nhân chi phí - CT/PTC: Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban - TGĐ: Tổng giám đốc - PTGĐ: Phó tổng giám đốc - Ban TGĐ: Ban Tổng Giám Đốc: gồm Tổng giám đốc/Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực Phó Tổng giám đốc Tổng giám đốc ủy quyền - BQLCDA: Ban quản lý dự án - Phó ban TC: Phó ban thi công - Phó ban TQT: Phó ban toán - BĐH CT: Ban điều hành công trường - BCH CT: Ban huy công trường - KTKH: Phòng Kinh tế kế hoạch - KTSX: Phòng Kỹ thuật sản xuất - VTTB: Phòng quản lý vật tư thiết bị - TCKT: Phòng Tài kế toán - VP: Văn phòng - BAT: Ban an toàn - Dự án đặc biệt: Bao gồm không giới hạn đến dự án sau: Dự án có liên quan đến cạnh tranh công nghệ, uy tín, thương hiệu công ty; Dự án có liên quan đến mối quan hệ Cổ đông lớn Hội đồng quản trị; Dự án có giá trị từ 100 tỷ đồng trở lên - Khách hàng: Là Chủ đầu tư Tổng thầu Nhà thầu thuê XMC thực công tác sản xuất, thi công lắp dựng phần việc khác dự án nhận thầu “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 - Vật tư chính: bao gồm vật tư theo nghị phân cấp loại vật tư công ty cung cấp cho đơn vị thành viên số 36/2014/NQ/XMC-HĐQT ngày 01/12/2014 - Vật tư phụ: bao gồm vật tư theo nghị phân cấp loại vật tư công ty cung cấp cho đơn vị thành viên số 36/2014/NQ/XMC-HĐQT ngày 01/12/2014 - Thiết bị chính: bao gồm cẩu, vận thăng, ván khuôn lõi, ván khuôn cột, ván khuôn vách, giáo leo - Thiết bị phụ: bao gồm thiết bị thiết bị IV Nguyên tắc chung 1- Với dự án/hợp đồng nhận thầu có giá trị từ 10 tỷ đồng trở lên, HĐKD định vấn đề sau: “… phê duyệt kế hoạch triển khai Hợp đồng sau trúng thầu theo đề nghị Tổng Giám đốc, bao gồm: Nhân trưởng Ban điều hành; Kế hoạch tiến độ Trưởng Ban điều hành trình; Kế hoạch phân khai gói thầu cho nhà thầu phụ giá trị hợp đồng thầu phụ này; Kế hoạch ngân sách (budget) cho Dự án nhận thầu…” (Theo Quy chế hoạt động Hội đồng kinh doanh, điều 7.2.1) Đối với hợp đồng giao thầu phụ dự án/hợp đồng nhận thầu có giá trị 10 tỷ đồng, HĐKD phê duyệt đến kế hoạch phân khai gói thầu Budget dựa hạng mục tính toán chi tiết phòng KTKH lập Trên sở đó, Tổng Giám đốc chủ động triển khai thực công việc tiếp theo, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với nhà thầu phụ nhằm đảm bảo mức lợi nhuận tối thiểu dự án phê duyệt kế hoạch phân khai gói thầu 2- Chi phí dự phòng budget ước tính tùy thuộc vào dự án/công trình tối đa không 3% tổng hạng mục chi phí Trong trình thực hiện, chi phí phát sinh vượt 20% chi phí dự phòng, TGĐ trình HĐKD xin phê duyệt Nếu chi phí phát sinh thấp 20% chi phí dự phòng, TGĐ có quyền định trực tiếp, báo cáo lại HĐKD chịu trách nhiệm định 3- Với dự án/hợp đồng nhận thầu có giá trị 10 tỷ đồng, TGĐ định trực tiếp chủ động thực (bao gồm việc phân khai gói thầu giao thầu phụ) sở đảm bảo mức lợi nhuận tối thiểu dự án theo tiêu quy định HĐQT 4- Thời gian nêu quy trình thời gian tối đa, tùy trường hợp cụ thể thời gian nêu điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu khách hàng hồ sơ mời thầu 5- Khi xem xong hồ sơ hồ sơ đạt đơn vị xem xét tự động chuyển sang đơn vị quy trình Trong trường hợp không đạt chuyển đơn vị soạn thảo Đối với BQL, BĐH hồ sơ không đạt chuyển BQLCDA “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 V Nội dung Lưu đồ tổng quát Công việc Trình tự Công việc Chào giá/đấu thầu Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc 10 Công việc 11 Công việc 12 Thương thảo, ký hợp đồng Chuẩn bị thực hợp đồng Đàm phán, ký kết hợp đồng thầu phụ Thực hợp đồng Khách hàng toán Thanh toán tạm ứng thầu phụ/nhà cung cấp Bàn giao hạng mục công trình Quyết toán Khách hàng Quyết toán thầu phụ/BCH CT/BĐH CT Tổng kết, Thu hồi công nợ Bảo hành “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ghi Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 Công việc chi tiết cho Ban QLCDA Bước 2.2.2: Ý kiến đóng góp ***Lưu đồ: Bước Người thực 2.2.2.a Văn thư BQLCDA 2.2.2.b Phó ban TC 2.2.2.c Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.2.2.d Phó ban TC 2.2.2.e Phó ban TQT Trình tự Biểu mẫu Thời gian tối đa Nhận dự thảo hợp đồng từ phòng KTKH Chuyển dự thảo HĐ cho cán BQLCDA phụ trách dự án Nhận dự thảo hợp đồng, đóng góp ý kiến ngày Kiểm tra bổ sung ý kiến đóng góp Kiểm tra bổ sung ý kiến đóng góp 2.2.2.f Cán BQLCDA phụ trách dự án Tổng hợp ý kiến Văn thư BQLCDA Chuyển cho phòng KTKH 2.2.2.g ***Diễn giải lưu đồ: 2.2.2.a 2.2.2.b 2.2.2.c Văn thư BQLCDA có trách nhiệm tiếp nhận dự thảo hợp đồng phiếu xin ý kiến từ phòng KTKH, sau chuyển cho Phó ban TC Phó ban TC giao nhiệm vụ theo dõi đồng thời chuyển dự thảo hợp đồng cho Cán BQLCDA phụ trách dự án Cán BQLCDA phụ trách dự án tiếp nhận dự thảo hợp đồng Nêu ý kiến đóng góp “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 2.2.2.d 2.2.2.e 2.2.2.f 2.2.2.g vào “Phiếu kiểm tra hợp đồng” Phó ban TC kiểm tra, bổ sung ý kiến đóng góp, ký xác nhận Phó ban TQT kiểm tra, bổ sung ý kiến đóng góp, ký xác nhận Sau phó ban kiểm tra, bổ sung ý kiến, ký xác nhận, cán BQLCDA phụ trách dự án tổng hợp ý kiến, chuyển cho Văn thư BQLCDA Văn thư BQLCDA chuyển lại cho phòng KTKH Bước 2.3.2: Lập hồ sơ tạm ứng với khách hàng “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 ***Lưu đồ: Bước Người thực 2.3.2.a Văn thư BQLCDA Cán BQLCDA 2.3.2.b phụ trách dự án 2.3.2.b Phó ban TQT 2.3.2.c Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.3.2.d Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.3.2.e Cán BQLCDA phụ trách dự án Trình tự Biểu mẫu Thời gian tối đa Nhận HĐ ký từ phòng KTKH BM - BQLCDA - 01 BM - BQLCDA - 02 Lập hồ sơ tạm ứng, bao gồm: - Làm công văn đề nghị tạm ứng - Làm đề nghị bảo lãnh thực hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng Kiểm tra bổ sung ý kiến đóng góp ngày Tập hợp hồ sơ trình ký lên ban TGĐ Gửi đề nghị sang phòng TCKT Tổng hợp hồ sơ gửi KH (Công văn + giấy bảo lãnh) ***Diễn giải lưu đồ: 2.3.2.a 2.3.2.b Văn thư BQLCDA có nhiệm vụ tiếp nhận bàn giao công việc từ phòng KTKH Văn thư BQLCDA có trách nhiệm lưu hợp động ký theo quy định Ban, đồng thời chuyển cho cán BQLCDA phụ trách 01 Cán BQLCDA phụ trách có nhiệm vụ lập hồ sơ tạm ứng với khách hàng bao gồm: - Công văn đề nghị tạm ứng (Theo biểu mẫu BM - BQLCDA - 01) - Làm đề nghị phòng TCKT lập bảo lãnh thực hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng hợp đồng (Theo biểu mẫu BM - BQLCDA - 02) “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 Các bước phê duyệt tờ trình: BQLCDA => TCKT => TGĐ/P.TGĐ 2.3.2.c Phó ban TQT kiểm tra, bổ sung ý kiến ký xác nhận 2.3.2.d 2.3.2.e Cán BQLCDA phụ trách dự án tập hợp hồ sơ trình ký lên ban TGĐ Chuyển giấy đề nghị làm bảo lãnh thực hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng hợp đồng cho phòng TCKT Phòng TCKT có trách nhiệm làm việc với ngân hàng để có giấy bảo lãnh Cán BQLCDA phụ trách dự án phối hợp với phòng TCKT tổng hợp hồ sơ bao gồm: Công văn đề nghị tạm ứng, giấy bảo lãnh ngân hàng để gửi cho khách hàng Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm theo dõi hồ sơ tạm ứng, báo cáo tình hình hồ sơ cho Phó ban TQT (bằng email, điện thoại tin nhắn) 2.3.2.f “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: / 51 Bước 2.3.2: Phân khai gói thầu ***Lưu đồ: Bước Người thực 2.3.2.a Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.3.2.b Phó ban TC 2.3.2.c Phó ban TC 2.3.2.d Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.3.2.e Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.3.2.f Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.3.2.g Cán BQLCDA phụ trách dự án ***Diễn giải lưu đồ: 2.3.2.a Trình tự Biểu mẫu Thời gian tối đa Trình đề xuất phân khai gói thầu Chủ trì phân khai gói thầu Liên lạc nhà thầu phụ dự kiến BM - BQLCDA - 03 - Làm tờ trình xin lựa chọn thầu phụ - Đề nghị giao việc cho thầu phụ BM - BQLCDA - 04 ngày Chuyển TGĐ/P.TGĐ xem xét Chuyển HĐKD ký duyệt (Nếu gói thầu giá trị < 10 tỉ bỏ qua bước này) Chuyển QĐ ký duyệt cho thầu phụ phòng KTKH để làm hợp đồng Sau nhận hợp đồng ký từ phòng KTKH Cán BQLCDA phụ trách dự án có nhiệm vụ trình đề xuất phân khai gói thầu, đề xuất lựa chọn thầu phụ Giá trị phân khai “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 10 / 51 2.3.2.b 2.3.2.c 2.3.2.d 2.3.2.e 2.3.2.f 2.3.2.g phòng KTKH thực Kết hợp với đề xuất cán phụ trách, phó ban TC chủ trì việc phân khai khói thầu Song song với việc phân khai, Phó ban TC có trách nhiệm liên lạc với nhà thầu phụ dự kiến Cán BQLCDA phụ trách dự án tổng hợp ý kiến, gửi nội dung phân khai cho phòng KTKH Đồng thời, làm tờ trình xin phê duyệt lựa chọn thầu phụ (Nếu phải trình HĐKD) theo biểu mẫu BM - BQLCDA – 03 Hoặc làm đề nghị giao việc cho thầu phụ (Trình TGĐ phê duyệt) theo biểu mẫu BM - BQLCDA – 04 Cán BQLCDA phụ trách dự án trình TGĐ/P.TGĐ xem xét Cán BQLCDA phụ trách dự án trình HĐKD ký duyệt.(Nếu gói thầu 10 tỉ: BQLCDA làm phân khai, tờ trình đề xuất thầu phụ => TGĐ/P.TGĐ xem xét => HĐKD phê duyệt => TGĐ/P.TGĐ ký ban hành Với gói thầu TGĐ/P.TGĐ phê duyệt, ký ban hành Tờ trình, kèm định chọn thầu phụ ký duyệt, cán BQLCDA phụ trách dự án có nhiệm vụ chuyển QĐ cho phòng KTKH để ký hợp đồng với thầu phụ “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 37 / 51 Bước 3.1.8: Chuyển hồ sơ giá trị toán khách hàng chấp nhận sang UBTC, UBGS để theo dõi thực ***Lưu đồ: Bước Người thực 3.1.8.a Cán BQLCDA phụ trách dự án 3.1.8.b Cán BQLCDA phụ trách dự án Trình tự Biểu mẫu Chuyển hồ sơ giá trị QT khách hàng chấp nhận sang UBTC, UBGS Thời gian tối đa ngày Lưu HSQT Ban QLCDA ***Diễn giải lưu đồ: 3.1.8.a 3.1.8.b Sau hồ sơ QT khách hàng chấp thuận, Cán BQLCDA phụ trách dự án có nhiệm vụ chuyển hồ sơ QT sang UBTC, UBGS đề theo dõi thực Đồng thời, Cán BQLCDA phụ trách dự án lưu hồ sơ Ban QLCDA, có trách nhiệm theo dõi thu hồi nợ “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 38 / 51 Bước 3.1.9: Kiểm tra xác nhận hồ sơ toán vật tư, thiết bị hợp đồng giao việc thầu phụ ***Lưu đồ: Bước Người thực 3.1.9.a BĐH, BCH Thầu phụ 3.1.9.b Cán BQLCDA phụ trách dự án 3.1.9.c Phó ban TQT 3.1.9.c* Trưởng ban QLCDA 3.1.9.d Cán BQLCDA phụ trách dự án 3.1.9.e Phòng VTTB 3.1.9.f Cán BQLCDA phụ trách dự án Trình tự Biểu mẫu Lập hồ sơ toán vật tư, thiết bị hợp đồng giao việc/hợp đồng thầu phụ Tiếp nhận hồ sơ, kết hợp với phòng VTTB, TCKT kiểm tra Kiểm tra, bổ sung ý kiến Kiểm tra, bổ sung ý kiến Ký xác nhận Chuyển HSQT vật tư cho phòng VTTB kiểm tra, ký xác nhận Chuyển HSQT vật tư cho phòng TCKT để ký xác nhận Nhận HSQT VTTB lưu HS Thời gian tối đa ngày ngày ngày ***Diễn giải lưu đồ: 3.1.9.a Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm đôn đốc BĐH/BCH/thầu phụ lập hồ “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 39 / 51 3.1.9.b 3.1.9.c 3.1.9.c* 3.1.9.d sơ toán vật tư, thiết bị hợp đồng giao việc Cán BQLCDA phụ trách dự án tiếp nhận hồ sơ, phối hợp với phòng VTTB, TCKT kiểm tra lại khối lượng Đồng thời, Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ, ký nháy xác nhận giá trị, khối lượng toán cuối Trưởng ban QLCDA kiểm tra lại hồ sơ, ký nháy xác nhận giá trị, khối lượng toán cuối Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm chuyển HSQT vật tư cho phòng VTTB để kiểm tra ký xác nhận 3.1.9.e Phòng VTTB chuyển hồ sơ toán VTTB cho phòng TCKT để ký xác nhận 3.1.9.f Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm nhận HSQT vật tư thiết bị lưu hồ sơ để phục vụ công tác toán hợp đồng thầu phụ “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 40 / 51 Bước 3.2.1: Kiểm tra xác nhận hồ sơ toán hợp đồng giao khoán/hợp đồng thầu phụ ***Lưu đồ: Bước Người thực 3.2.1.a BĐH, BCH Thầu phụ 3.2.1.b Cán BQLCDA phụ trách dự án 3.2.1.c Phó ban TQT, Phó ban TC 3.2.1.c* Trưởng ban QLCDA 3.2.1.d Cán BQLCDA phụ trách dự án 3.2.1.e Phòng KTKH 3.2.1.f Cán BQLCDA phụ trách dự án Trình tự Biểu mẫu Lập hồ sơ toán hợp đồng giao khoán/hợp đồng thầu phụ Tiếp nhận hồ sơ, kết hợp với phòng KTKH, TCKT kiểm tra Kiểm tra, bổ sung ý kiến Kiểm tra, bổ sung ý kiến Ký xác nhận Chuyển hồ sơ cho phòng KTKH để kiểm tra, bổ sung ký xác nhận Chuyển P.TGĐ phụ trách để kiểm tra, bổ sung ký xác nhận Chuyển hồ sơ cho TGĐ xem xét ký trình UBGS, UBTC “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Thời gian tối đa ngày ngày Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 41 / 51 3.2.1.g 3.2.1.h Cán BQLCDA phụ trách dự án Cán BQLCDA phụ trách dự án Chuyển hồ sơ cho UBGS để kiểm tra, bổ sung ký xác nhận ngày Chuyển hồ sơ cho TGĐ để ký duyệt ***Diễn giải lưu đồ: 3.2.1.a 3.2.1.b 3.2.1.c 3.2.1.d 3.2.1.e 3.2.1.f 3.2.1.g 3.2.1.h Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm đôn đốc BĐH/BCH/thầu phụ lập hồ sơ toán vật tư, thiết bị hợp đồng giao việc theo hồ sơ toán với khách hàng duyệt biểu mẫu quy định công ty Cán BQLCDA phụ trách dự án tiếp nhận hồ sơ, phối hợp với phòng KTKH, TCKT kiểm tra lại giá trị khối lượng Đồng thời, Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ, ký nháy xác nhận giá trị, khối lượng toán cuối Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho phòng KTKH để kiểm tra, bổ sung ký xác nhận Phòng KTKH trình hồ sơ lên P.TGĐ phụ trách để kiểm tra, bổ sung ký xác nhận Và chuyển lại hồ sơ cho Ban QLCDA Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho TGĐ xem xét ký trình UBGS, UBTC Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho UBGS để kiểm tra, bổ sung ký xác nhận Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho TGĐ để ký duyệt Các bước phê duyệt: BQLCDA kiểm tra, ký xác nhận => KTKH kiểm tra, ký xác nhận => P.TGĐ xem xét => TGĐ kiểm tra => UBGS, UBTC kiểm tra => TGĐ phê duyệt Bước 3.2.2: Làm thủ tục toán “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: Phiên bản: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Ngày áp dụng: Trang số: 42 / 51 ***Lưu đồ: Bước Người thực 3.2.2.a Cán BQLCDA phụ trách dự án 3.2.2.b Cán BQLCDA phụ trách dự án Trình tự Biểu mẫu Nhận hồ sơ ký duyệt, phân bổ hồ sơ cho đơn vị, làm đề nghị toán Thời gian tối đa Theo hợp đồng Làm thủ tục toán giá trị lại ***Diễn giải lưu đồ: 3.2.2.a 3.2.2.b Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm nhận hồ sơ ký duyệt phân bổ hồ sơ cho đơn vị đề nghị, yêu cầu thầu phụ xuất hóa đơn (nếu có) Làm đề nghị toán, đối chiếu đối trừ công nợ Cán BQLCDA phụ trách dự án BĐH/BCH có trách nhiệm làm thủ tục toán giá trị lại (đề xuất toán) cho thầu phụ theo bước toán đợt Bước 3.2.3: Lưu hồ sơ toán đầy đủ thầu phụ duyệt “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 43 / 51 ***Lưu đồ: Bước Người thực 3.2.3.a Cán BQLCDA phụ trách dự án Trình tự Biểu mẫu Lưu hồ sơ toán, báo cáo tình hình toán cho phó ban ghi sổ theo dõi cá nhân Thời gian tối đa ngày ***Diễn giải lưu đồ: 3.2.3.a Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm lưu hồ sơ toán theo quy định Ban QLCDA, ghi sổ theo dõi cá nhân Đồng thời báo cáo tình hình toán cho phó Ban Công việc 11: Tổng kết thu hồi công nợ “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 44 / 51 ***Lưu đồ: Bước Người thực 11.a Cán BQLCDA phụ trách dự án 11.b Phó ban TQT 11.c Cán BQLCDA phụ trách dự án 11.d Cán BQLCDA phụ trách dự án 11.e 11.f 11.g 11.b 11.c Thời gian tối đa Kiểm tra bổ sung ý kiến ký xác nhận Trình báo cáo lên ban TGĐ để kiểm tra, bổ sung ký duyệt Gửi báo cáo duyệt lên HĐKD để báo cáo Tổ chức họp tổng kết Cán BQLCDA phụ trách dự án Lưu trữ hồ sơ toán Cán BQLCDA phụ trách dự án Biểu mẫu Chủ trì lập báo cáo tổng kết gói thầu Phó ban TQT Cán BQLCDA phụ trách dự án ***Diễn giải lưu đồ: 11.a Trình tự 30 ngày sau kết thúc công việc cuối công trình Theo dõi công nợ Đôn đốc công tác toán khách hàng Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm lập báo cáo tổng kết gói thầu sau hoàn thành công tác Quyết toán hướng dẫn phó ban TQT Phó ban TQT có trách nhiệm kiểm tra, bổ sung ký xác nhận Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm chuyển báo cáo cho ban TGĐ để “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 45 / 51 11.d 11.e 11.f 11.g kiểm tra, bổ sung ký duyệt Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm chuyển báo cáo duyết cho HĐKD Cán BQLCDA phụ trách dự án chủ trì phó ban TQT tổ chức họp tổng kết rút kinh nghiệm phổ biến kinh nghiệm Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ toán Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm theo dõi công nợ phối hợp với phòng TCKT, pháp chế để đôn đốc công tác toán khách hàng, báo cáo lãnh đạo để xử lý, đẩy nhanh công tác thu hồi công nợ Công việc 12: Bảo hành “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 46 / 51 ***Lưu đồ: Bước Người thực 2.12.1 Cán BQLCDA phụ trách bảo hành 2.12.2 Cán BQLCDA phụ trách bảo hành, Phó ban TC 2.12.3 Phó ban TC Cán BQLCDA phụ trách bảo hành 2.12.4 Cán BQLCDA phụ trách bảo hành Phó ban TC Cán BQLCDA 2.12.4.a phụ trách bảo hành Cán BQLCDA 2.12.4.b phụ trách bảo hành 2.12.6 Cán BQLCDA phụ trách bảo hành Trình tự Biểu mẫu Tiếp nhận thư bảo hành Khách hàng Phối hợp với phòng KTSX nhà thầu khảo sát kiểm tra xác nhận nội dung bảo hành Làm việc với khách hàng, thống sơ công việc bảo hành Thời gian tối đa Theo yêu cầu KH ngày Lập kế hoạch chi tiết: - Thời gian sửa chữa - Chi tiết nội dung khối lượng công việc bảo hành Liên hệ thầu phụ chịu trách nhiệm phần việc bảo hành Chuyển hồ sơ cho phòng KTSX lập biện pháp Trình lên ban TGĐ phê duyệt Gửi hồ sơ phê duyệt cho Khách hàng để khách hàng duyệt “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” ngày Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 47 / 51 Bước Người thực Cán BQLCDA 2.12.8.a phụ trách bảo hành Cán BQLCDA 2.12.8.b phụ trách bảo hành, Phó ban TC Cán BQLCDA 2.12.8.c phụ trách bảo hành 2.12.8.d Biểu mẫu Làm tờ trình, định giao việc thầu phụ/BĐH/BCH sửa chữa bảo hành Trình ban TGĐ phê duyệt Thời gian tối đa ngày Chuyển định giao việc, biện pháp phê duyệt cho thầu phụ/BĐH/BCH để tiến hành công việc sửa chữa bảo hành Kiểm tra đôn đốc công việc sửa chữa bảo hành suốt thời gian thực Báo cáo tình hình cho Phó ban TC Toàn thời gian thực bảo hành Phó ban TC Phó ban TC Cán BQLCDA 2.12.8.e phụ trách bảo hành ***Diễn giải lưu đồ: 2.12.1 Trình tự Kiểm tra đôn đốc công việc sửa chữa bảo hành suốt thời gian thực Báo cáo tình hình cho ban TGĐ Ký xác nhận nghiệm thu công việc bảo hành đảm bảo chất lượng Báo cáo kết công việc bảo hành cho ban TGĐ Cán BQLCDA phụ trách bảo hành có trách nhiệm tiếp nhận thư bảo hành khách hàng gửi công ty “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 48 / 51 2.12.2 2.12.3 2.12.4 2.12.4.a 2.12.4.b 2.12.6 2.12.8.a 2.12.8.b 2.12.8.c 2.12.8.d 2.12.8.e Cán BQLCDA phụ trách bảo hành, phó ban TC phối hợp với phòng KTSX nhà thầu khảo sát kiểm tra xác nhận nội dung bảo hành Phó ban TC cán BQLCDA phụ trách bảo hành làm việc với khách hàng thống sơ phương án bảo hành Cán BQLCDA phụ trách bảo hành có nhiệm vụ lập kế hoạch chi tiết: - Thời gian sửa chữa - Lên chi tiết nội dung phương án khối lượng công việc bảo hành Phó ban TC, cán BQLCDA phụ trách bảo hành liên hệ thầu phụ chịu trách nhiệm phần việc bảo hành Cán BQLCDA phụ trách bảo hành có nhiệm vụ chuyển hồ sơ cho phòng KTSX lập biện pháp, trình lên ban TGĐ xem xét, phê duyệt kế hoạch chi tiết biện pháp Hồ sơ sau ban TGĐ phê duyệt, cán BQLCDA phụ trách bảo hành có nhiệm vụ gửi hồ sơ cho khách hàng để khách hàng phê duyệt Khách hàng phê duyệt hồ sơ, cán BQLCDA phụ trách bảo hành có nhiệm vụ làm tờ trình, định giao việc cho thầu phụ sửa chữa bảo hành trình lên ban TGĐ phê duyệt Cán BQLCDA phụ trách bảo hành chuyển định giao việc, biện pháp phê duyệt cho thầu phụ để tiến hành công việc sửa chữa bảo hành Cán BQLCDA phụ trách bảo hành kiểm tra đôn đốc công việc sửa chữa suốt thời gian thực Đồng thời báo cáo tình hình cho phó ban TC Phó ban TC kiểm tra đôn đốc công việc sửa chữa suốt thời gian thực Đồng thời báo cáo tình hình cho ban TGĐ Phó ban TC, cán BQLCDA phụ trách bảo hành ký xác nhận nghiệm thu công việc bảo hành công việc bảo hành hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng Báo cáo kết công việc bảo hành cho ban TGĐ Bước 2.12.9: Xác nhận hết bảo hành với khách hàng ***Lưu đồ: “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 49 / 51 Bước Người thực Cán BQLCDA 2.12.9.a phụ trách bảo hành 2.12.9.b Trình tự Biểu mẫu Làm công văn đề nghị KH xác nhận hoàn thành nghĩa vụ BH hạng mục công trình công trình Thời gian tối đa ngày Phó ban TC Kiểm tra, góp ý, ký xác nhận Cán BQLCDA 2.12.9.c phụ trách bảo hành Cán BQLCDA 2.12.9.d phụ trách bảo hành 2.12.9.e Phó ban TC Trình ký ban TGĐ Chuyển cho KH Theo dõi xác nhận KH ngày Báo cáo kết công việc cho ban TGĐ ***Diễn giải lưu đồ: 2.12.9.a Sau công trình đưa vào sử dụng hết thời hạn bảo hành (Thời gian bảo hành ghi rõ hợp đồng với khách hàng), Ban QLCDA có trách nhiệm xác nhận hết bảo hành với khách hàng Cán BQLCDA phụ trách bảo hành có nhiệm vụ làm công văn đề nghị khách hàng xác nhận hoàn thành nghĩa vụ bảo hành hạng mục công trình công trình theo HĐ 2.12.9.b Phó ban TC kiểm tra, góp ý ký xác nhận 2.12.9.c Cán BQLCDA phụ trách bảo hành có nhiệm vụ trình ký công văn lên ban TGĐ 2.12.9.d Cán BQLCDA phụ trách bảo hành có nhiệm vụ chuyển công văn cho khách hàng Lập biên hoàn thành nghĩa vụ bảo hành với khách hàng chứng nhận hoàn thành bảo hành khách hàng theo dõi xác nhận khách hàng Báo cáo kết công việc cho phó ban TC 2.12.9.e Phó ban TC có trách nhiệm báo cáo kết công việc cho ban TGĐ “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 50 / 51 Bước 2.12.10: Thanh lý hợp đồng ***Lưu đồ: “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 51 / 51 Bước Người thực 2.12.10.a Cán BQLCDA phụ trách dự án 2.12.10.b Phó ban TQT Trình tự Biểu mẫu Thời gian tối đa Làm biên lý hợp đồng với khách hàng ngày Kiểm tra, góp ý, ký xác nhận 2.12.10.c 2.12.10.d 2.12.10.e Cán BQLCDA phụ trách dự án Cán BQLCDA phụ trách dự án Phó ban TC Trình ký ban TGĐ Chuyển cho KH Theo dõi xác nhận KH ngày Lập báo cáo việc kết thúc HĐ chuyển ban lãnh đạo ***Diễn giải lưu đồ: 2.12.10.a Sau khách hàng xác nhận hết bảo hành, Ban QLCDA có trách nhiệm thực lý hợp đồng với khách hàng Cán BQLCDA phụ trách dự án có nhiệm vụ làm biên lý hợp đồng với khách hàng 2.12.10.b Phó ban TQT kiểm tra, góp ý ký xác nhận 2.12.10.c Cán BQLCDA phụ trách dự án có nhiệm vụ trình ký lý hợp đồng lên ban TGĐ Cán BQLCDA phụ trách dự án có nhiệm vụ chuyển biên lý hợp đồng cho khách hàng theo dõi xác nhận khách hàng Báo cáo kết công việc cho phó ban TQT Cán BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm lập báo cáo kết công việc cho ban TGĐ 2.12.10.d 2.12.10.e “Góp điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” [...]... hiện công tác quy t toán ***Lưu đồ: Bước Người thực hiện 3.1.6.a BĐH, BCH Thầu phụ Trình tự Biểu mẫu Thời gian tối đa Thực hiện và hoàn thiện hồ sơ quy t toán 25 ngày Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.6.c Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.6.d Phó ban TQT 3.1.6.d * Trưởng ban QLCDA 3.1.6.e Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.6.f Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.6.g Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Kiểm tra... BQLCDA tổng hợp hồ sơ VL đầu vào “Góp những điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 19 / 51 Bước 2.8.2: Đôn đốc, kiểm tra điều phối việc thực hiện dự án ***Lưu đồ: Bước Người thực hiện Cán bộ BQLCDA Phó ban 2.8.2.a phụ trách dự án Cán bộ BQLCDA Phó ban 2.8.2.b phụ trách dự án Cán bộ BQLCDA Phó ban. .. tối đa THỰC HIỆN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG VÀ GIÁ TRỊ CHO THẦU PHỤ BĐH, BCH 3.1.3.I.b Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.3.I.c Phó ban TQT 3.1.3.I.d Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.3.I.e Phòng KTKH 3.1.3.I.f Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.3.I.g Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Hướng dẫn thầu phụ thực hiện hồ sơ khối lượng và giá trị 1 ngày Tiếp nhận hồ sơ từ BĐH (Có biên bản giao nhận) để kiểm tra, bổ sung... 3.1.2.a Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Lưu trữ hồ sơ thanh toán 3.1.2 b Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.2.c Phó ban TQT 3.1.2 d Trưởng ban QLCDA 3.1.2.e Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Biểu mẫu Thời gian tối đa Theo dõi sát sao hồ sơ thanh toán Báo cáo tình hình cho phó ban TQT Theo dõi sát sao công tác thanh toán Tác động nếu gặp khó khăn trong thanh toán Báo cáo tình hình cho ban Trưởng ban QLCDA TGĐ... xác nhận Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án có nhiệm vụ trình hồ sơ quy t toán lên TGĐ ký phê duyệt Các bước phê duyệt như sau: Ban QLCDA (Chủ trì, kiểm tra) => KTKH, P.TGĐ phụ trách (Kiểm tra điều khoàn hợp đồng và giá tr ) => TGĐ (Xem xét gửi UBGS, UBTC) => UBGS, UBTC (Kiểm tra) => TGĐ (Ký duyệt hồ s ) “Góp những điều giản dị - Tạo niềm tin vững bền” Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN. .. ngày Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 27 / 51 3.1.3.II.i Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Nhận hồ sơ và bàn giao các đơn vị liên quan 0,5 ngày ***Diễn giải lưu đồ: Với dự án, công trình có BĐH thì BĐH thực hiện hồ sơ xác nhận giá trị và khối lượng; hồ sơ tạm ứng/thanh toán cho thầu phụ Với dự án, công trình chỉ có BCH thì cán bộ phụ... HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 35 / 51 Bước 3.1.7: Gửi hồ sơ và theo dõi việc xác nhận quy t toán của khách hàng ***Lưu đồ: Bước Người thực hiện 3.1.7.a Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.7.b Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.7.c Phó ban TQT 3.1.7.d Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.7.e Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án ***Diễn giải lưu đồ: 3.1.7.a 3.1.7.b... Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 29 / 51 Bước 3.1.4 : Chủ trì kiểm tra, giám sát, chỉ đạo thực hiện bàn giao VTTB còn lại sau thi công ***Lưu đồ: Bước Người thực hiện 3.1.4.a* BĐH / BCH 3.1.4.a Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.4.b Phó ban TC 3.1.4.b* Trưởng ban QLCDA 3.1.4.c Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án 3.1.4.d Cán bộ BQLCDA phụ...Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 11 / 51 Bước 2.4.2: Đề xuất nhân sự ***Lưu đồ: Bước Người thực hiện 2.4.2.a Phó ban TC 2.4.2.b Phó ban TQT Trình tự Biểu mẫu Thời gian tối đa Chủ trì đề xuất nhân sự BĐH/BCH Bổ sung ý kiến đóng góp 2.4.2.c 2.4.2.d 2.4.2.e Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Cán bộ BQLCDA phụ... ngày Ký hiệu: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN NHẬN THẦU CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN Phiên bản: Ngày áp dụng: Trang số: 34 / 51 3.1.6.h Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án Chuyển hồ sơ TGĐ ký phê duyệt 1 ngày ***Diễn giải lưu đồ: 3.1.6.a 3.1.6.b 3.1.6.c 3.1.6.d 3.1.6.d* 3.1.6.e 3.1.6.f 3.1.6.g 3.1.6.h Cán bộ BQLCDA phụ trách dự án có trách nhiệm đôn đốc thầu phụ/BĐH/BCH thực hiện hồ sơ quy t toán theo quy định và biểu