Phân tích hệ thống BigC bằng ERP phanhebanhang

Phân tích hệ thống BigC bằng ERP phanhebanhang : giúp bạn có một cái nhìn toàn diện hơn về việc ứng dụng ERP trong một doanh nghiệp cụ thể, hướng dẫn các bước cơ bản để sử dụng một hệ thống ERP hoàn chỉnh trong thực tế. Phần mềm được sử dụng ở đây là ERP Odoo, một phần mềm có mã nguồn mở.

Đà Nẵng, tháng 11 năm 2015

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA THỐNG KÊ - TIN HỌC



BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM

** - -**

MÔ TẢ PHÂN HỆ BÁN HÀNG ERP

CHO SIÊU THỊ BIG C

Nhóm sinh viên thực hiện:

1 Trần Thị Nhàn : 39K22

MỤC LỤC

BÁO CÁO LẦN 1

NHÓM BIG C PHÂN HỆ BÁN HÀNG

I Lý thuyết:

1 Những lợi ích chung của ERP

 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

 Cải tiến quản lý hàng tồn kho

 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

 Công tác kế toán chính xác hơn

 Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

 Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

 Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Nhưng từ những lợi ích cụ thể trên, có thể thấy lợi ích lâu dài của một doanh nghiệp – giá trị đích thực mà bản thân các nhà lãnh đạo mong muốn đạt được khi áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trong tầm chiến lược chính là:

• Hệ thống phần mềm ERP tạo nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai: Các số liệu được lưu lại đầy đủ và chính xác cùng với những phân tích tài chính hỗ trợ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp với năng lực và tài chính của công ty qua nhiều năm.

• Đem đến cho doanh nghiệp không phải một phần mềm máy tính mà là một giải pháp tổng thể, một công nghệ quản lý, một nghệ thuật quản trị hiện đại Giải quyết các bài toán tích hợp mà các hệ thống rời rạc không thể thực hiện được

• Giảm chi phí đầu tư so với nhiều hệ thống rời rạc, một hệ thống thống nhất, dễ vận hành, bảo trì

• Thông tin tập trung, chính xác, kịp thời: Thông tin cập nhật theo thời gian thực và được lưu lại theo từng nguồn cấp tin nên đảm bảo chính xác, đầy đủ do dễ dàng phát hiện vị trí lỗi dữ liệu để kịp thời sửa chữa

• Không giới hạn về quy mô doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, vị trí địa lý: Các hệ thống phần mềm ERP hoạt động linh hoạt và được các nhà cung cấp dịch vụ phân tích thiết kế theo từng đặc thù nên đảm bảo hoạt động tốt trong mọi quy trình nghiệp vụ của từng doanh nghiệp Mặt khác, việc ứng dụng quản trị cơ sở dữ liệu trực tuyến giúp lãnh đạo truy xuất các dữ liệu, báo cáo mọi lúc, mọi nơi dễ dàng và thuận tiện

• Dễ dàng nâng cấp, mở rộng: Trong quá trình hoạt động, luôn phát sinh những diễn biễn mới khiến người quản trị ngày càng phải cập nhật và giải quyết những mâu thuẫn mới dẫn đến phát sinh những nhu cầu quản lý mới Do đó, một hệ thống linh hoạt, dễ nâng cấp

và mở rộng dẫn ra một cách thức hoạt động hiệu quả và phù hợp hơn với sự biến đổi từng ngày tại doanh nghiệp

• Tối ưu hóa quy trình hoạt động, lập quy trình tiêu chuẩn thích ứng với các quy trình kinh doanh đặc thù để từ đó sẽ đưa đến việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả nguồn

• Chuẩn mở → EDI : giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc trao đổi dữ liệu với đối tác nước ngoài.

• Hạn chế các lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh cho doanh nghiệp

• Đáp ứng yêu cầu về thương mại điện tử: Hỗ trợ mua, bán hàng trực tuyến, nhắc nhở giao hàng cho đơn hàng giao hàng sau,…

2 Lợi ích của ERP nói riêng đối với phân hệ bán hàng:

- ERP giúp nhân viên bán hàng dễ kiểm soát các đơn đặt hàng và số lượng đặt, địa chỉ của khách hàng

- Giúp việc đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn

- Giúp các nhà quản trị nắm rõ xu thế người tiêu dùng cũng như tìm kiếm các cơ hội khách hàng tiềm năng, từ đó, đưa ra các chính sách về giá cả hợp lí

- Giúp khách hàng có môi trường lí tưởng để mua hàng với chi phí và giá cả phải chăng

- Tiết kiệm được thời gian giao dịch cho nhân viên bán hàng và khách hàng

3 Những hạn chế bất cập mà ERP còn tồn tại:

 Tính an toàn chưa được ổn định

 Chưa tạo được sự tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng

 Tính bảo mật chưa cao

nhóm bán hàng như : báo giá, tạo các đầu mối,tạo cơ hội

- “ Team Leader” : điền tên truy cập của nhóm trưởng

- “ Invoice Target” : Chỉ tiêu doanh thu về hóa đơn cho các tháng Đây là số tiền dựđoán đội ngũ bán hàng để có thể xuất cho các hóa đơn tháng này

- “ Invoice Forecast” : Dự báo doanh thu hoá đơn thu tháng hiện tại Đây là số tiền cácđội ngũ bán hàng cần đạt được trong hóa đơn tháng này Nó được sử dụng để tính toán tỷ lệ phát triển của doanh thu hiện tại và dự báo về doanh thu tháng tiếp theo

- “ Parent Team” : nhóm bán hàng có thuộc nhóm bán hàng nào khác hay là nhóm bánhàng độc lập.

- “ Reassign Escalated” : Cho phép ghi đè thêm các nhà lãnh đạo lên các nhân viên khi

số lượng nhân viên tăng lên

- “ Code” : mã số cho nhóm bán hàng

- “ Team members” chọn các thành viên cho nhóm bán hàng

- “ Stages” : các giai đoạn mà nhóm bán hàng có thể thực hiện

- “ Notes” : ghi chú các thông tin liên quan

c Tạo bằng cách “Import” một danh sách các nhóm bán hàng từ bảng Excel gồm các

d Kết quả: sau khi thực hiện việc nhập thông tin của các nhóm bán hàng và lưu lại,ta được kết

- “ Tên sản phẩm” : điền thông tin về tên sản phẩm Có các tùy chọn khác nhau như :

có thể bán, có thể mua,đăng ký tổ chức sự kiện, có thể hạ giá

- “ Thông tin” : các thông tin liên quan đến sản phẩm

 Loại sản phẩm : có các tùy chọn như có thể tiêu thụ, có thể lưu trữ, dịch vụ.

 Giá bán : tùy chỉnh giá bán cho sản phẩm

 Đơn vị đo : có các đơn vị về độ dài, khối lượng, số lượng để lựa chọn tùy theođặc điểm của từng loại sản phẩm Nếu đơn vị đo đã có không phù hợp thì có thể tạo mới một đơn vị đo phù hợp

 Tham chiếu nội bộ: tên tham chiếu vào hệ thống

- Thu mua : có các thông tin liên quan đến việc thu mua sản phẩm

 Giá vốn : giá thu mua sản phẩm đầu vào

 Thông tin chuỗi cung ứng: có các tùy chọn như mua (trực tiếp), đặt hàng

 Nhà cung cấp : chọn thông tin về các nhà cung cấp sản phẩm cho công ty,thờigian giao hàng , số lượng tối thiểu nhà cung cấp cần giao

 Đơn vị đo lường : có các đơn vị về độ dài, khối lượng, số lượng để lựa chọn tùytheo đặc điểm của từng loại sản phẩm Nếu đơn vị đo đã có không phù hợp thì có thể tạo mới một đơn vị đo phù hợp

- Tồn kho : các thông tin liên quan đến hoạt động tồn kho gồm có : tổng số lượng sảnphẩm, số lượng sặp về, số lượng đặt hàng

- Bán hàng : các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng như : bán điều kiện, cáctùy chọn về điểm bán hàng …

- Biến thể : các đặc tính của sản phẩm

c Tạo khách hàng bằng cách “Import” một danh sách các hàng hóa của công ty thông qua

bảng Excel gồm các trường :

- “ Internal reference” : Tham chiếu nội bộ

- “ Name” : Tên hàng hóa

- “ Price announced” : Giá bán của hàng hóa

d Kết quả : sau khi thực hiện việc nhập thông tin của các hàng hóa và lưu lại,ta được kết quả

như hình

3 Tạo khách hàng :

a Tạo trực tiếp :

Tạo mới từng khách hàng bằng cách chọn Bán hàng  tạo mới  điền các thông tin của khách hàng vào mẫu, có thể thêm hình ảnh khách hàng  chọn “lưu” để lưu thông tin khách hàng.

b Giải thích các trường :

- Tên: là tên của khách hàng, có thể là khách hàng cá nhân hoặc khách hàng là công ty

- Địa chỉ: thông tin địa chỉ của khách hàng như tên đường, số nhà, thành phố, quốc gia Nếu khách hàng đến từ 1 công ty có thể sử dụng địa chỉ của công ty đó

- Trang web: địa chỉ trang web của khách hàng (nếu có)

- Điện thoại,số di động: số điện thoại hoặc số di động của khách hàng

- Thư điện tử: email của khách hàng

- Lưu ý nội bộ: các lưu ý trong nội bộ doanh nghiệp với khách hàng

- Bán hàng và mua hàng: các thông tin bán hàng và mua hàng liên quan đến từng khách hàng

c Tạo khách hàng bằng cách “Import” một danh sách các khách hàng của công ty thông qua

bảng Excel với các thông tin cơ bản của khách hàng :

- Name: tên khách hàng

- Email: email cá nhân của khách hàng

- Phone: số điện thoại của khách hàng

d Kết quả : sau khi thực hiện việc nhập thông tin của các khách hàng và lưu lại,ta được kết

- Tiêu đề: tạo chủ đề cho đầu mối

- Khách hàng: tên khách hàng của đầu mối

- Tên công ty (nếu có) : tên công ty của khách hàng

- Địa chỉ: địa chỉ của khách hàng Nếu khách hàng thuộc công ty thì có thể dùng địa chỉ của công ty

- Nhân viên bán hàng : tên nhân viên tạo và quản lý các đầu mối.

- Nhóm bán hàng: nhân viên bán hàng tạo đầu mối thuộc nhóm bán hàng nào?

- Email: địa chỉ thư điện tử của khách hàng

- Số điện thoại,di động: số điện thoại liên lạc của khách hàng

- Thông tin bổ sung: các thông tin muốn bổ sung về khách hàng

- Chuyển thành cơ hội: có thể chuyển đầu mối thành cơ hội (khách hàng tiềm năng)

c Tạo các đầu mối bằng cách “Import” một danh sách các đầu mối khách hàng của công ty

thông qua bảng Excel gồm các thông tin:

- Creation date: ngày tạo

- Subject: tiêu đề của đầu mối

- Contact name: tên liên hệ của khách hàng

- Email: địa chỉ email của khách hàng

- Phone: số điện thoại của khách hàng

- Sales team: nhóm bán hàng phụ trách đầu mối đó

d Nhân viên bán hàng có thể điện thoại hoặc lên lịch hẹn gặp khách hàng để thực hiện công việc.

e Kết quả : sau khi thực hiện việc nhập thông tin của các đầu mối và lưu lại,ta được kết quả như hình

5 Tạo khách hàng tiềm năng :

a Tạo trực tiếp : tạo mới từng khách hàng tiềm năng bằng cách chọn Bán hàng  cơ hội 

tạo mới  sau đó điền các thông tin của khách hàng tiềm năng vào mẫu  chọn “ lưu” để lưu thông tin khách hàng

b Giải thích các trường:

- Tiêu đề: tạo chủ đề cho phần khách hàng tiềm năng

- Doanh thu mong đợi: doanh thu mong muốn đạt được từ khách hàng tiềm năng

- Khách hàng: tên khách hàng tiềm năng

- Email: địa chỉ email của khách hàng

- Điện thoại: số điện thoại liên hệ của khách hàng

- Nhân viên bán hàng: tên nhân viên bán hàng quản lý các hoạt động liên quan đến khách hàng tiềm năng

- Nhóm bán hàng: nhóm bán hàng mà nhân viên thuộc về

- Chuyển thành báo giá: có thể chuyển khách hàng tiềm năng (các cơ hội) thành báo giá

- Có thể chọn các giai đoạn của khách hàng tiềm năng như: mới, qualification ( năng lực ), propostion ( mệnh đề ), đàm phán, nhiều hơn ( thắng hoặc thất bại)

- Lưu ý nội bộ: các lưu ý về các khách hàng tiềm năng

- Đầu mối: đầu mối tạo nên cơ hội đó

c Tạo một danh sách khách hàng tiềm năng bằng cách “Import” danh sách khách hàng tiềm

năng từ bảng Excel gồm:

- Craete date: ngày tạo cơ hội

- Subject: tiêu đề của cơ hội

- Opprtunities: cơ hội

- Customer: tên khách hàng của cơ hội

- Contact:giai đoạn của cơ hội : mới,đàm phán,thắng,thua

- Next action : hành động tiếp theo của các giai đoạn

- Sales teams: nhóm bán hàng

- Sales: tên người bán hàng

d Chuyển từ các đầu mối sang cơ hội để có khách hàng tiềm năng: chọn Bán hàng  đầu mối

 chọn một đầu mối muốn chuyển thành cơ hội  chọn “chuyển thành cơ hội”

e Kết quả: sau khi thực hiện việc nhập thông tin của các cơ hội và lưu lại,ta được kết quả như

hình

6 Báo giá :

Một báo giá và một đơn đặt hàng được xử lý trong các menu khác nhau Bạn có thể xem xét

để có một báo giá từ một đơn hàng đã hoàn thành, bởi vì đơn hàng đó đã được khách hàng

Vào “ Bán hàng ”  chọn “ báo giá ”  “ Tạo mới ”  điền các thông tin liên quan đến phần báo giá chọn “ Lưu ” để lưu lại báo giá Bạn cũng có thể chỉnh sửa báo giá bằng cách chọn “ Sửa ” để sửa chữa các thông tin

b Giải thích các trường

- Khách hàng : tên khách hàng của báo giá cần tạo

- Ngày tháng : ngày tạo ra báo giá

- Tham chiếu/ miêu tả : miêu tả về báo giá để tham chiếu đến thông tin liên quan đến cơ sở dữ liệu của công ty

- Chi tiết đơn hàng : gồm các thông tin về sản phẩm của khách hàng thuộc báo giá được tạo như :

 Tên sản phẩm

 Mô tả: mô tả chi tiết về sản phẩm

 Số lượng : số lượng của từng loại sản phẩm trong báo giá

 Đơn giá: đơn giá cho từng mặt hàng

 Thuế: Có chịu thuế hay không và chịu thuế bao nhiêu phần trăm

 Tổng phụ : tổng số tiền của từng sản phẩm

- Ngoài ra có thể thêm các thông tin khác cho báo giá trong mục “ thông tin khác ”

c Tạo bằng cách “Import” các báo giá từ file Excel.

Ta tạo một file Excel với đuôi định dạng đuôi “.xlsx” với các trường:

- Code : mã của báo giá

- Create day : ngày tạo báo giá

- Customer : tên khách hàng của báo giá cần tạo

- Sales person : nhân viên bán hàng

- Total : tổng giá trị của báo giá

- Status : trạng thái của báo giá ( dự thảo, báo giá đã gởi, … )

Sau đó, chọn: import → chọn tệp (chọn tệp vừa tạo) → xác nhận để lưu kết quả vào dữ liệu của hệ thống.

d Chuyển các cơ hội thành báo giá: từ các cơ hội chọn “ Chuyển thành báo giá “ để chuyển

cơ hội thành báo giá

e Kết quả :

• Draft Quotation: báo giá dự thảo dự báo chi phí đưa cho khách hàng.

• Quotation Sent: báo giá đã được để đến cho khách hàng (sau khi click Send by mail hoặc Print)

7 Tạo đơn hàng:

a Tạo trực tiếp :

Tạo từng đơn hàng bằng cách Chọn Bán hàng → Đơn hàng →Tạo mới  Sau đó điền các thông tin đơn hàng và lưu lại Có thể chỉnh sửa đơn hàng bằng cách chọn “ sửa ” để sử các thông tin của đơn hàng

b Giải thích các trường

- Khách hàng : tên khách hàng của đơn hàng cần tạo

- Ngày tháng : ngày tạo lập đơn hàng

- Tham chiếu/ miêu tả : miêu tả về đơn hàng để tham chiếu đến thông tin liên quan đến cơ sở dữ liệu của công ty

- Chi tiết đơn hàng : gồm các thông tin về sản phẩm của khách hàng thuộc đơn hàng được tạo như :

 Tên sản phẩm

 Mô tả: mô tả chi tiết về sản phẩm

 Số lượng : số lượng của từng loại sản phẩm trong đơn hàng.

 Đơn giá: đơn giá cho từng mặt hàng

 Thuế: Có chịu thuế hay không và chịu thuế bao nhiêu phần trăm

 Tổng phụ : tổng số tiền của từng sản phẩm

- Ngoài ra có thể thêm các thông tin khác cho báo giá trong mục “ thông tin khác ”

c Tạo bằng cách “Import” danh sách các đơn hàng từ file Excel”

Ta tạo một file Excel gồm các trường:

- Order number: tên của đơn hàng

- Day: ngày tạo đơn hàng

- Customer: tên khách hàng của đơn hàng đó

- Sales person: tên đăng nhập của nhân viên bán hàng,

- Total: tổng giá trị của đơn hàng

- Status: trạng thái của đơn hàng ( hoàn thành, vận chuyển ngoài, … )

d Chuyển báo giá thành đơn hàng : từ các báo giá chọn “xác nhận bán” để chuyển báo giá

thành đơn hàng

• Sales Order: hóa đơn được xuất

• Done: hóa đơn đã được thanh toán

8 Tạo hợp đồng :

a Tạo trực tiếp :

Vào mục “ Bán hàng ”  chọn “hợp đồng”  chọn “tạo mới”  điền các thông tin vào hợp đồng  chọn “lưu” để lưu lại hợp đồng Có thể chỉnh sửa các thông tin của hợp đồng bằng cách chọn “ sửa ” để chỉnh sửa các thông tin về hợp đồng

b Giải thích các trường :

- Contract names : tên hợp đồng

- Khách hàng : tên khách hàng của hợp đồng được tạo

- Người quản lý hợp đồng : người chịu trách nhiệm về việc thực hiện hợp đồng

- Các thông tin về hợp đồng : các thông tin cơ bản về hợp đồng như :

 Ngày bắt đầu : ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực

 Ngày kết thúc : ngày hợp đồng hết hiệu lực

 Prepaid Service Units : đặt ra giới hạn cao hơn để làm việc trên các hợp đồng, dựa trên bảng chấm công

- Bảng giá : sử dụng bảng gái nào cho hợp đồng (bảng giá niêm yết VNĐ, bảng giá niêm yết USD, … )

- Đơn hàng : có thể tùy chọn sử dụng giá cố định, giá trên bảng chấm công

c Tạo bằng cách import từ file Excel:

d Kết quả :

b Tạo bằng cách Import từ file Excel

10 Tạo đơn vị VND:

a. Giải thích các trường

Việc tạo đơn vị cho đối tượng trong ERP sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc việc thiết lập giá cho sản phẩm, tính giá cho đơn hàng, in hóa đơn cho khách và thanh toán khách hàng cũng như liên quan đến bộ phận kế toán

Ở đây, khi chọn loại tiền tệ, ta chọn VNĐ, độ chính xác của giá gồm có 2 thuộc tính là hệ số làm tròn và độ chính xác tính toán Thông thường, hệ số làm tròn thường để 2 chữ số và 4 Biểu tượng của nó là VND và thường để vị trí biểu tượng đằng sau giá trị của số liệu

Ví dụ: sản phẩm kem đánh răng có giá là 18000.00 VND

b Cách tạo:

Vào mục “thiết lập” chọn kế toán “kế toán” trong phần tài chính kế toán có mục “Default company currency (tiền tệ của công ty mặc định)” ta tiến hành tạo đơn vị VND cho công ty cùng các tùy chọn có liên quan khác sau đó chọn “lưu”

c Kết quả: