KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CÔNG TY LỬA VIỆT

Đề tài xây dựng kế hoạch quản lý cho công ty Lửa Việt. Bài tiểu luận giới thiệu cơ cấu tổ chức nhân sự và chức năng của từng bộ phận trong công ty. Đồng thời bài viết cho thấy kế hoạch quản lý 1 công ty du lịch và đánh giá ưu nhược điểm của nó

KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY LỬA VIỆT

Giới thiệu chung về Công Ty

Công ty TNHH dã ngoại Lửa Việt tiền thân là một trung tâm dã ngoại trực thuộc Thành

đoàn Tp.Hồ Chí Minh, là một công ty chuyên về kinh doanh hoạt động lữ hành trong nước và quốc tế có trụ sở tại số 677 F1 Q5 TP HCM

- Ngày thành lập: 26/3/1999;

- Số ĐKKD: 070563 do UBND Q1 Tp.HCM cấp;

- Số giấy phép lữ hành Quốc Tế : 0198/ TCDL;

- Số TK: 682229 Ngân Hàng A Châu ACB;

- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (ba tỷ đồng chẵn)

-> Sau 20 năm phát triển, giờ đây Lửa Việt tours đã sẵn sàng có mặt tại Hà Nội mang đến trải nghiệm sản phẩm du lịch chất lượng với tác phong làm việc chuyên nghiệp và thái độ phục vụ tận tâm

- Ngày thành lập: 08/08/2014

- Lửa Việt Tours Hà Nội tọa lạc tại Tòa nhà IBC, số 35 – 37 Tràng Thi, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Trong suốt thời gian hoạt động đã qua Lửa Việt đã không ngừng trưởng thành - trở thành một trong những công ty lữ hành phát triển mạnh mẽ, đóng góp lớn cho ngành Du lịch phía Nam nói riêng và cả nước nói chung Chất lượng dịch vụ của Lửa Việt Tours đã được khẳng định trên thị trường Nhiều năm liền Lửa Việt Tours vinh dự được nhận bằng khen, giấy khen, huy chương và danh hiệu của nhiều Ban, Ngành, Đoàn thể, là “ĐƠN VỊ

LỮ HÀNH ĐƯỢC HÀI LÒNG NHẤT” do NGƯỜI TIÊU DÙNG bình chọn, xếp thứ 3

từ năm 2003 – thứ 2 từ 2004 đến 2008 – xếp thứ 1 năm 2009 – 2012; “DOANH NGHIỆP

LỮ HÀNH HÀNG ĐẦU VIỆT NAM năm 2009, 2010, 2011” do Hiệp Hội Du Lịch Việt Nam và Tổng Cục Du Lịch trao tặng

Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty

- Lĩnh vực chính bao gồm

Dịch vụ du lịch, xây dựng và bán các chương trình du lịch, đại lý bán các chương trình du lịch nội địa và quốc tế dịch vụ du lịch, xây dựng và bán các chương trình du lịch,đại lý bán các chương trình du lịch,

Dịch vụ lữ hành quốc tế,

- Các lĩnh vưcï khác

Mua bán lều trại, dụng cụ thể thao dã ngoại, dịch vụ vui chơi giải trí, dịch vụ khác (hướng dẫn tham quan, phiên dịch, thủ tục Visa, Hôï chiếu) vận chuyển hành khách đường bộ, đại lý thu đổi ngoại tệ, vé Máy bay, Quảng cáo Thương mại, tổ chức Lễ hội - Hội nghị, đại lý mua bán kí gửi hàng hóa

Tổ chức nhân sự của công ty TNHH Dã Ngoại Lửa Việt 1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng

Điều

Hành

Phòng

Lữ

Hành

Nội

Địa

Phòng

Tài

Chính

Quản

trị

Phòng

Lữ

Hành

Quốc

Tế

Phòng

Lữ

Hành

Nội

Địa

Phòng

Thông

Tin

Dư

luận

2.Nhiẹâm vụ chức năng của các phòng ban trong công ty

Ban Giám đốc (gồm có một Giám đốc và hai Phó Giám đốc)

Trong đó Giám đốc công ty phụ trách chung về tài chính và huấn luyện nhân sự cho công ty

Phó Giám đốc gồm có: Hai thành viên với nhiệm vụ chủ yếu như sau

PGĐ thứ nhất: Phụ trách quản lý các chi nhánh và nhân sự Bao gồm quản lý hai chi

nhánh cũng như tuyển chọn và xắp xếp nhân sự cho công ty vào các phòng ban cho phù hợp

PGĐ thứ hai Phụ trách về mảng kinh doanh và dịch vụ cho công ty, chịu trách nhiệm

chính về kết quả hoạt động kinh doanh trước toàn bộ công ty cũng như đặt các dịch vụ hỗ trợ cho công tác kinh doanh của công ty

- Phòng lữ hành nội địa (Qui mô 12 người (một Trưởng phòng - hai Phó

phòng 10 nhân viên chính thức)

Chức năng và nhiệm vụ chuyên về kinh doanh các thị trường khách trong nước phạm vi hoạt động là các tour du lịch trong nước, tiêu biểu là Phan Thiết –Nha Trang – Đà Lạt –Vũng Tàu – Huế Đà Nẵng – Phong Nha – Hà Nội – Hạ Long – Sapa – Côn Đảo Phú Quốc Doanh thu đạt được năm 2009 vào khoảng 20.167.800.000 VND chiếm khoảng 70% tổng doanh thu của toàn công ty

- Phòng lữ hành quốc tế (Qui mô 8 người một Trưởng phòng, một Phó

phòng 6 nhân viên chính thức)

Chức năng kinh doanh khách du lịch Việt Nam ra nước ngoài và khách du lịch nước ngoài vào Việt Nam, cũng tương tự như lữ hành nội địa, phòng lữ hành quốc tế phân công nhân viên chuyên môn kinh doanh về các thị trường khác nhau nhằm tận dụng thế mạnh cao nhất Có nhân viên chuyên kinh doanh thi trường Campuchia, có nhân viên chuyên kinh doanh thị trường Thái Lan, Singapo, Malaixia, Trung Quốc, Hồng Kong và thị trường Châu Âu Doanh thu năm 2009 vào khoảng 5.913.000.000 VND (chiếm 25% tổng doanh thu toàn công ty)

- Phòng điều hành (Qui mô 5 người một Trưởng phòng, một Phó phòng 3

nhân viên chính thức)

Tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu song lại có vai trò rất to lớn, giúp vận hành các chương trình tour một các trôi chảy, xắp xếp điều động nhân viên một cách thích hợp và có thế mạnh nhất đảm đương các vị trí hướng dẫn trên tour, quan hệ với các đối tác trong việc đặt các dịch vụ du lịch(Hướng Dẫn Viên, Nhà Hàng - Khách Sạn, Bảo Hiểm ) và xắp xếp các điểm nghỉ ngơi và ăn uống một cách hợp lý, khoa học và tiết kiệm nhất

-Phòng tài chính quản trị (Qui mô 6 người một Trưởng phòng, một Phó

phòng 4 nhân viên chính thức)

Nhiệm vụ thanh toán các chi phí trong khâu tổ chức, hạch toán các chương trình

du lịch, thanh toán tiền lương cho nhân viên Tạm ứng các chi phí tour cho hướng dẫân viên Hạch toán lời lỗ các chương trình du lịch, lập các báo cáo kế toán, kiểm toán, tài chính trình các bộ phận liên quan

-Phòng thông tin dư luận (Qui mô 7 người, 1 Trưởng phòng một Phó

phòng 5 nhân viên)

Đảm nhận việc tiếp các đối tác, khách hàng phản hồi những thông tin của khách hàng cho các phòng ban liên quan, có nhiệm vụ như những người làm công tác Maketing, xúc tiến quảng cáo hình ảnh công ty, tham gia các sự kiện của ngành du lịch tổ chức Giải quyết các than phiền khiếu nại của khách hàng, tập hợp đánh giá nhận xét về hướng dẫn viên sau mỗi chương trình tour

Các bộ phận khác

- Phòng hướng dẫn viên (do Phó Giám Đốc thứ hai đảm nhận)

- Phòng quản lý sinh viên thực tập (do Phó Giám đốc thứ nhất đảm nhận)

Chuyên tiếp nhận hồ sơ thực tập của sinh viên và phân công công tác, đóng dấu xác nhận khi kết thúc quá trình thực tập

Ngoài ra công ty còn có các đơn vị trực thuộc sau đây

1- Công ty du lịch Tân Bình lửa Việt gọi tắt làTavitour(liên kết giữa Lửa

Việt và công ty TANIMEX)

50 Trần Xuân Hòa, P6, Quận 5, TP.HCM

2- Chi nhánh Phú Lâm(chi nhánh số 1)

56 đđường số 5 – Q6 – TP.HCM ĐT: 08 37550261 / Fax: 08 37551996

Email: chinhanhphulam@luavietours.com

3- Chi nhánh Phạm Ngũ Lão(chi nhánh số 2)

301 Phạm Ngũ Lão – Q1 – TP.HCM

ĐT: 08 38386855 / Fax: 08 38386857

Cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Dã ngoại Lửa Việt,

Trình độ

học vấn

Số lượng Tỷ lệ% Độ tuổi trung

bình

Số lượng Tỷ lệ %

(Nguồn phòng tài chính quản trị Lửa Việt, 2010)

Nhìn vào cơ cấu nhân sự ta nhận thấy công ty TNHH Dã ngoại Lửa Việt có trình

độ học vấn tương đối cao trong đó trình độ Đại Học là 36%, cao Đẳng 44% là tương đối lý tưởng Chất lượng nhân sự chính là nhân tố quan trọng cho sự phát triển của bất kỳ công ty nào, chất lượng nhân sự cao đồng nghĩa với chất lượng dịch vụ sẽ tốt hơn những công ty khác

Về độ tuổi lao động hầu hết lao động có độ tuổi còn trẻ, dưới 30 tuổi là chủ yếu(tỷ

lệ 82%), độ tuổi trung bình của người lao động thấp sẽ kích thích các nhân tố mới phát

triển, sự năng động và nhiệt huyết của tuổi trẻ sẽ đem lại bầu sinh khí năng động cho công ty

- Nhận xét về cơ cấu tổ chức

Về cơ cấu tổ chức Lửa Việt đã phân chia rạch ròi giữa lữ hành nội địa với lữ hành quốc tế, trong từng mảng còn được phân chia theo các tour, tuyến và từng thị trường khách(nội địa có người chuyên vé lẻ, có người chuyên kinh doanh vé đoàn, trong vé lẻ lại phân ra các thị trường khác nhau tạo nên sự chuyên nghiệp và chuyên môn cao

trong từng tour tuyến nhằm phát huy hết tiềm năng thế mạnh của từng người một góp phần nâng cao sức cạnh tranh trước các công ty khác

Tuy vậy phòng lữ hành quốc tế chỉ có 8 thành viên, với một thị trường rộng lớn như hiện nay thì không đủ để đảm đương công việc một cách tối ưu, do vậy cần tăng thêm nhân sự cho bộ phận này nhằm đáp ứng cho nhu cầu phát triển thị trường

Riêng phòng thông tin dư luận có tới 7 thành viên là chưa thật sự hợp lý, Mặc dù có một số vị trí là kiêm nhiệm song không thật sự cần thiết nhiều như vậy mà nên đổi tên là phòng Maketing và quan hệ khách hàng để đảm đương chức năng tiếp thị cho công ty

• Kế hoạch quản lý du lịch

1 Quản lí và chăm sĩc khách hàng

Với phương châm " Hãy để chúng tơi chăm sĩc bạn tốt nhất", Lửa Việt đưa ra kế hoạch quản lý khách hàng:

Nhập danh sách khách hàng từ file excel

- Báo cáo khách hàng theo: nhân viên phụ trách, địa bàn, số lần sử dụng dịch vụ, giá trị hợp đồng

- Quản lý thơng tin về người đặt tour (cá nhân/ tổ chức) và người đi tour (du khách)

- Lên lịch chăm sĩc khách hàng

Chính sách bảo mật:

- Thơng tin cá nhân của khách hàng được Lửa Việt cam kết bảo mật, khơng cung cấp cho bên thứ 3

- Các sự cố về thanh tốn trực tuyến sẽ được Lửa Việt xem xét trong từng trường hợp cụ thể để cĩ phương án khắc phục

- Lửa Việt cam kết khơng kinh doanh thơng tin khách hàng Thơng tin thu thập từ khách hàng chỉ nhằm mục đích cung cấp dịch vụ, nâng cao chất lượng phục vụ

2 Quản lý đối tác và nhà cung cấp

- Phân loại, tra cứu nhà cung cấp dịch vụ: Khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, du thuyền

- Định nghĩa bảng giá dịch vụ: giá theo mùa, theo hợp đồng, theo đối tượng khách

- Nhập thông tin về nhà cung cấp: đầu mối liên lạc, thư viện ảnh, chính sách hủy dịch vụ, bản đồ vị trí

- Báo cáo và in ấn: cảnh báo hết hạn hiệu lực hợp đồng, biểu đồ giá cung cấp dịch vụ

3 Quản lý request/booking

- Đặt dịch vụ (request/booking): đặt tour, dịch vụ khách sạn, du thuyền, phương tiện vận chuyển

- Báo cáo thống kê: daonh số booking dự báo và thực tế theo tháng, theo người phụ trách, theo loại tour

4 Quản lý bán tour và dịch vụ

- Quản lý bán tour bao gồm lịch khởi hành, nhà cung cấp liên quan, lịch trình tour, số chỗ còn đặt, danh sách du khách Tour được bán trực tiếp tại công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc bán qua website công ty Khách hàng có thể đặt vé tại trang luavietours.com và sau đó nhân viên công ty sẽ liên lạc lại với khách

- Quản lý hoạt động điều hành tour: lên lịch điều hành, cảnh báo hết hạn, phân công và giám sát công việc điều hành tour, đánh giá/ phản hồi từ khách hàng

- Lên kế hoạch thanh toán: theo dõi thu chi liên quan đến tour/ nhà cung cấp, khách hàng

- Thiết kế và tính giá sản phẩm tour: lên ý tưởng sản phẩm, lập các phương án tính giá, đánh giá thảo luận

5 Quản lý rủi ro

- Quản lý rủi ro đối với khách hàng thông qua bảo hiểm du lịch Khách mua bảo hiểm sẽ được hỗ trợ chi phí y tế nằm viện trong và ngoài nước, được thanh toán chi phí cho họ hàng đi thăm ở nước ngoài và có chế độ chăm sóc dành cho trẻ em Nếu không may người được bảo hiểm tử vong, công ty sẽ đưa thi hài về nước Chi phí bảo hiểm bao gồm trong chi phí tour

ĐÁNH GIÁ ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TY:

* Ưu điểm:

- Là công ty hình thành lâu đời, có tên tuổi trong lĩnh vực du lịch dã ngoại.

- Công ty có nhiều thành tích nổi bật

* Nhược điểm

- Tuy có tên tuổi và hình thành lâu đời, nhưng hình ảnh công ty Lửa Việt vẫn còn mờ trong tâm trí khách hàng, tỉ lệ nhận biết không cao

- Vẫn là một công ty nhỏ, trách nhiệm hữu hạn nên vốn đầu tư bị hạn chế, chưa khai thác được thế mạnh tiềm năng của công ty

- Công ty chưa đủ mạnh để cạnh tranh lại những công ty lớn trong lĩnh vực du lịch như công ty du lịch Hoà Bình, công ty Saigon Tourist