Bài giảng kế toán hành chính sự nghiệp

Tập bài giảng cung cấp những kiến thức cơ bản về hạch toán kế toán trong đơn vị HCSN, giúp sinh viên và bạn đọc nắm vững và vận dụng tốt các quy định của chế độ kế toán HCSN vào công tác

1

LỜI NÓI ĐẦU

Kế toán Hành chính – Sự nghiệp (HCSN) là một bộ phận cấu thành của Hệ thống

Kế toán Nhà nước và là một môn học thuộc chuyên ngành kế toán Chính vì vậy, tập bài giảng Kế toán Hành chính Sự nghiệp được biên soạn nhằm phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên ngành Kế toán – Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vĩnh Phúc Tập bài giảng cung cấp những kiến thức cơ bản về hạch toán kế toán trong đơn vị HCSN, giúp sinh viên và bạn đọc nắm vững và vận dụng tốt các quy định của chế độ kế toán HCSN vào công tác thực tế

Căn cứ vào Quyết định số 19 ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành Hệ thống Chế độ Kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN trong phạm vi cả nước các tác giả đã biên soạn tập bài giảng gồm 7 chương sau:

Chương 1: Nhiệm vụ và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN

Chương 2: Kế toán tiền và vật tư, sản phẩm – hàng hóa

Chương 3: Kế toán tài sản cố định

Chương 4: Kế toán các khoản thanh toán

Chương 5: Kế toán nguồn kinh phí và các khoản thu

Chương 6: Kế toán các khoản chi trong đơn vị HCSN

Chương 7: Báo cáo tài chính

Để tạo điều kiện cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên, các tác giả đã kết cấu mỗi chương trong giáo trình theo một trình tự hệ thống:

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản, nội dung trình tự, nguyên tắc, phương pháp

kế toán, và ví dụ minh họa đối với từng phần hành kế toán

- Tóm tắt nội dung chủ yếu của chương và các câu hỏi ôn tập Tham gia biên soạn và sửa chữa, bổ sung “Tập bài giảng kế toán hành chính sự nghiệp” lần này gồm các tác giả:

1 CN Lê Hồng Thanh: Biên soạn chương 2, chương 3, chương 5, chương 6

2 CN Triệu Thị Thủy: Biên soạn chương 1, chương 4, chương 7

Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vĩnh Phúc xin chân thành cảm ơn các độc giả đã tham gia góp nhiều ý kiến quý báu, cần thiết cho việc hoàn thiện tập bài giảng trong lần xuất bản này

Tập thể tác giả

2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC……….2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT……… 5

Chương 1 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ 1

TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7

1.1 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN 7

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán của đơn vị HCSN 8

1.1.3 Yêu cầu công tác kế toán đơn vị HCSN 8

1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 8

1.2.1 Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN 8

1.2.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 9

1.2.3 Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán 9

Chương 2 KẾ TOÁN TIỀN VÀ VẬT TƯ, SẢN PHẨM – HÀNG HÓA 21

2.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 21

2.1.1 Nguyên tắc kế toán các loại tiền 21

2.1.2 Kế toán quỹ tiền mặt 21

2.1.3 Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 24

2.2 KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ 26

2.2.1 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, dụng cụ 26

2.2.2 Phân loại và đánh giá vật liệu, dụng cụ 26

2.2.3 Kế toán nhập, xuất vật liệu, dụng cụ 28

2.3 KẾ TOÁN SẢN PHẨM, HÀNG HÓA 30

2.3.1 Đặc điểm của sản phẩm, hàng hoá 30

2.3.2 Tính giá thành sản phẩm, hàng hoá 30

2.3.3 Kế toán sản phẩm, hàng hoá 31

Chương 3 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 36

3.1 ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ, PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ TSCĐ 36

3.1.1 Đặc điểm của TSCĐ 36

3.1.2 Nhiệm vụ kế toán TSCĐ 36

3.1.3 Phân loại TSCĐ 36

3.1.4 Đánh giá TSCĐ 37

3.1.5 Kế toán tăng giảm TSCĐ……… ……… 38

3.2 KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ 44

3.2.1 Một số vấn đề chung về kế toán hao mòn TSCĐ 44

3.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng 45

3.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng 45

3.2.4 Phương pháp hạch toán 45

3.3 KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN DỞ DANG 46

3.3.1 Nội dung chi phí đầu tư xây dựng cơ bản 46

3.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng 46

3.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng 47

3.3.4 Phương pháp hạch toán 47

Chương 4 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 54

4.1 KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 54

4.1.1 Khái niệm 54

4.1.2 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán 54

4.1.3 Nguyên tắc kế toán thanh toán 54

4.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 55

3

4.2.1 Nội dung các khoản phải thu 55

4.2.2 Nhiệm vụ kế toán 55

4.2.3 Chứng từ kế toán sử dụng 55

4.2.4 Tài khoản kế toán sử dụng 56

4.2.5 Phương pháp hạch toán 56

4.3 KẾ TOÁN TẠM ỨNG 58

4.3.1 Khái niệm và nguyên tắc quản lý 58

4.3.2 Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng 59

4.3.3 Chứng từ kế toán sử dụng 59

4.3.4 Tài khoản sử dụng 59

4.3.5 Phương pháp kế toán 59

4.4 KẾ TOÁN KINH PHÍ CẤP CHO CẤP DƯỚI 60

4.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng 60

4.4.2 Tài khoản sử dụng 60

4.4.3 Phương pháp hạch toán 60

4.5 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 61

4.5.1 Nội dung các khoản phải trả 61

4.5.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả 61

4.5.3 Kế toán các khoản phải trả 61

4.6 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI NỘP CHO NHÀ NƯỚC 63

4.6.1 Những quy định kế toán phải nộp cho nhà nước 63

4.6.2 Chứng từ kế toán sử dụng 64

4.6.3 Tài khoản kế toán sử dụng 64

4.6.4 Phương pháp hạch toán 64

4.7 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ VIÊN CHỨC, CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG 67

4.7.1 Kế toán các khoản phải trả viên chức 67

4.7.2 Kế toán các khoản phải trả cho các đối tượng khác 68

4.7.3 Kế toán các khoản phải nộp theo lương 69

Chương 5 KẾ TOÁN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN THU 74

5.1 KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG 74

5.1.1 Nội dung kế toán nguồn KPHĐ 74

5.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng 74

5.1.3 Tài khoản kế toán sử dụng 74

5.1.4 Phương pháp kế toán 75

5.2 KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN 77

5.2.1 Nội dung nguồn KPDA 77

5.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng 77

5.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng 77

5.2.4 Phương pháp hạch toán 78

5.3 KẾ TOÁN QUỸ CƠ QUAN 79

5.3.1 Nguồn hình thành quỹ cơ quan 79

5.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng 79

5.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng 80

5.3.4 Phương pháp hạch toán 80

5.4 KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN 81

5.4.1 Nguồn hình thành nguồn KP đầu tư XDCB 81

5.4.2 Chứng từ kế toán sử dụng 81

5.4.3 Tài khoản kế toán sử dụng 81

5.4.4 Phương pháp hạch toán 82

5.5 KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH THU CHI CHƯA XỬ LÝ 83

5.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng 83

4

5.5.2 Phương pháp hạch toán 84

5.6 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU 85

5.6.1 Nội dung các khoản thu 85

5.6.2 Nhiệm vụ của kế toán 85

5.6.3 Chứng từ kế toán sử dụng 85

5.6.4 Tài khoản kế toán sử dụng 85

5.6.5 Phương pháp kế toán 85

Chương 6 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI TRONG ĐƠN VỊ HCSN 90

6.1 KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 90

6.1.1 Nguyên tắc chi hoạt động sản xuất kinh doanh 90

6.1.2 Phương pháp kế toán 90

6.2 KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG 92

6.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng 92

6.2.2 Tài khoản sử dụng 92

6.2.3 Phương pháp kế toán 93

6.3 KẾ TOÁN CHI DỰ ÁN 94

6.3.1 Tài khoản sử dụng 94

6.3.2 Phương pháp hạch toán 94

Chương 7 BÁO CÁO TÀI CHÍNH 100

7.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, NỘI DUNG VÀ TRÁCH NHIỆM, THỜI HẠN LẬP VÀ NỘP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 100

7.1.1 Mục đích, nội dung của việc lập 100

7.1.2 Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi 101

7.2 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 103

7.2.1 Bảng cân đối tài khoản 103

7.2.2 Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng 104

7.2.3 Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ 105

7.2.4 Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu 106

7.2.5 Thuyết minh báo cáo tài chính 108

5

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

6

7

Chương 1

NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Mục tiêu:

- Giúp người đọc khái quát hóa, hệ thống hóa những nội dung cơ bản của chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN, trước hết là nội dung của chế độ kế toán hiện hành

- Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và bảng biểu kế toán theo chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị HCSN

1.1 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN

a Khái niệm

Đơn vị HCSN là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận viện trợ, tài trợ, biếu tặng… theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao

Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như chủ động trong việc chi tiêu các đơn vị HCSN phải lập dự toán

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị có thể chia ra các đơn vị dự toán thành các loại sau:

­ Các cơ quan quản lý Nhà nước: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, UBND, Sở, Ban, Ngành…

­ Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, y tế, văn hoá, thể thao…

­ Các cơ quan Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị, xã hội…

­ Các cơ quan an ninh, quốc phòng

b Đặc điểm của đơn vị HCSN

­ Hoạt động của đơn vị HCSN rất phong phú, đa dạng và phức tạp, các khoản chi cho hoạt động chủ yếu được trang trải bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, kinh phí này thường không hoàn lại Điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng

dự toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước

HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước Ngoài ra, tùy theo từng loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt đồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt sau:

được giao

8

đơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán của đơn vị HCSN

Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý kinh tế, tài chính,

kế toán trong các đơn vị HCSN phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:

­ Ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả sản xuất – kinh doanh tại đơn vị

­ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán

­ Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị, dự toán thu – chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới

1.1.3 Yêu cầu công tác kế toán đơn vị HCSN

Để đáp ứng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

­ Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

­ Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán

­ Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý

có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị

­ Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả

1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN

1.2.1 Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN

­ Kế toán vốn bằng tiền: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, chứng chỉ có giá, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

­ Kế toán vật tư, tài sản:

+ Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm – hàng hoá của đơn vị

+ Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tại đơn vị

­ Kế toán thanh toán:

+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị

+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công nhân viên chức và các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp

9

­ Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn KPDA, kinh phí khác và các loại vốn quỹ của đơn vị

­ Kế toán các khoản thu: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn

vị và nộp kịp thời các khoản thu khác vào ngân sách, hoặc cấp trên

­ Kế toán các khoản chi:

+ Phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình

dự án, chi theo ĐĐH nhà nước được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó

+ Phản ánh chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh khác, trên cơ sở kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ

­ Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị: Trong từng phần công việc trên, công tác kế toán được tiến hành qua các khâu Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ

sơ tài liệu kế toán Riêng khâu ghi sổ kế toán lại tiến hành theo hai nội dung:

+ Kế toán tổng hợp + Kế toán chi tiết

1.2.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN

Tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị HCSN phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu:

­ Phải phù hợp với chính sách chế độ do Nhà nước quy định

­ Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và tiết kiệm chi phí trong hạch toán, kế toán

­ Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị

­ Phải phù hợp với trình độ, tay nghề của đội ngũ cán bộ kế toán

1.2.3 Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán

a Tổ chức công tác ghi chép ban đầu

Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán HCSN và nội dung hoạt động kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động kinh tế quy định cụ thể việc sử dụng mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp

vụ và trình tự luân chuyển từng loại chứng từ một cách khoa học – hợp lý Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng quy định

b Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Các đơn vị HCSN phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ­BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng, bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị

Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị

10

DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN HCSN STT SỐ HIỆU

PHẠM VI

ÁP DỤNG GHI CHÚ LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ

1111 Tiền Việt Nam

1112 Ngoại tệ

1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết

theo

KB

1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát

1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác

theo yêu cầu quản

phẩm,

LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

theo

quản

2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn

2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý

2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản

phẩm

2118 Tài sản cố định khác

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình

2142 Hao mòn TSCĐ vô hình

11 221 Đầu tư tài chính dài hạn

2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn

2212 Vốn góp

2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác