Công tác hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đại Lý Ford Thủ Đô

Tuy nhiên, từ năm 1986, khi Nhà Nước thực thi chính sách mởcửa, nền kinh tế đất nước chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trường,các doanh nghiệp bắt đầu thực hiện công tác hạch toán kinh d

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

T

T Viết tắt Viết đầy đủ

T

T Viết tắt Viết đầy đủ

1 UBND Uỷ Ban Nhân Dân 15 Cty Công ty

2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 16 HĐSC Hợp đồng sửa chữa

4 QHKH Quan hệ khách hàng 18 SXNHO Sửa xe nhỏ

5 XN Xí nghiệp 19 GVLD Góp vốn liên doanh

6 NSNN Ngân sách Nhà Nước 20 GBC Giấy báo Có

8 GTGT Giá trị gia tăng 22 SH Số hiệu

9 HĐTC Hợp đồng tài chính 23 đ/ư đối ứng

11 BHBDSC Bảo hành bảo dưỡng sửa chữa 25 XĐKQKD Xác định kết quảkinh doanh

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU STT Tên sơ đồ, bảng biểu

Sơ đồ 1 Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

Sơ đồ 2 Tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và XĐKQKD tại Công

ty CP Đại lý Ford Thủ Đô theo hình thức NKC

Sơ đồ 3 Tổ chức hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty

CP Đại lý Ford Thủ ĐôBảng 1 Những dòng sản phẩm xe ô tô của Công ty CP Đại lý Ford

Thủ ĐôBảng 2 Bảng tổng hợp số lượng nhân viên từng phòng, ban của Công

ty CP Đại lý Ford Thủ ĐôBảng 3 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của

Công ty CP Đại lý Ford Thủ ĐôBảng 4 Trích bảng kê hợp đồng bán xe

Bảng 5 Trích bảng kê nộp tiền bán phụ tùng

Bảng 6 Bảng kê nộp tiền sửa chữa theo HĐTC

Bảng 7 Bảng kê nộp tiền phiếu thu sửa chữa

Bảng 14 Bảng cân đối số phát sinh các tiểu khoản của TK 627

Bảng15&16 Trích Sổ chi tiết TK 632 & Sổ Cái TK 632

Bảng17&18 Trích Sổ chi tiết TK 635 & Sổ Cái TK 635

Bảng19&20 Trích Sổ chi tiết TK 641 & Sổ Cái TK 641

Bảng21&22 Trích Sổ chi tiết TK 642 & Sổ Cái TK 642

Bảng 23 Sổ Cái TK 911

Bảng 24 Trích Nhật ký chung năm 2007 của Công ty CP Đại lý Ford

Thủ Đô

LỜI MỞ ĐẦU

Khái niệm kế toán đã được nhắc tới từ lâu, và bất kỳ một hoạtđộng kinh tế nào cũng cần tới công tác kế toán để đánh giá kết quảcủa hoạt động đó Ở Việt Nam, trong thời kỳ thực hiện nền kinh tế

kế hoạch thì công tác kế toán chưa được quan tâm một cách đúngmức Tuy nhiên, từ năm 1986, khi Nhà Nước thực thi chính sách mởcửa, nền kinh tế đất nước chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trường,các doanh nghiệp bắt đầu thực hiện công tác hạch toán kinh doanhđộc lập thì cũng từ đây, công tác tổ chức hạch toán kế toán được cácdoanh nghiệp chú trọng hơn, bởi chỉ có kế toán mới cung cấp đượccác thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của công ty, giúp Banlãnh đạo công ty đưa ra được các quyết định kịp thời và đúng đắn,

có lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp Ý thức được ý nghĩa quantrọng của công tác kế toán với hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty, nên tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, các nhà lãnh đạocủa công ty luôn chú trọng xây dựng bộ máy kế toán sao cho vừagọn nhẹ, vừa hiệu quả Phòng kế toán sẽ trợ giúp một cách đắc lựccho Ban giám đốc công ty nắm được tình hình sản xuất kinh doanh ,

từ đó đưa ra các quyết sách phù hợp, để công ty ngày một phát triểnhơn

Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên hơn ai hết,Ban Giám Đốc của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô hiểu rằng đểgiữ vững và củng cố uy tín của doanh nghiệp trong lòng khách hàngthì điều kiện tiên quyết là phải có những thông tin chính xác, đặcbiệt là những thông tin về doanh thu, chi phí và hiệu quả kinhdoanh Tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quảđóng vai trò quan trọng vào bậc nhất trong việc tạo dựng hệ thốngthông tin tài chính cho nhà quản lý Tổ chức hạch toán doanh thu,chi phí và xác định kết quả không những giúp cho Ban Giám Đốc

của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô có được những thông tin tổnghợp về tình hình tài chớnh của hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty, mà còn xác định được doanh thu, chi phí và hiệu quả kinhdoanh của từng loại hoạt động kinh doanh.

Vì vậy trong phạm vi bản báo cáo này, em xin tập trung trìnhbày công tác tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kếtquả kinh doanh tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, từ đó đánh giánhững ưu điểm cũng như nhược điểm của công tác tổ chức kế toánphần hành này để có những phương hướng phù hợp nhằm hoànthiện hơn nữa công tác kế toán của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đônói chung cũng như của phần hành hạch toán doanh thu, chi phí vàxác định kết quả kinh doanh nói riêng

Chuyên đề “Công tác hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP Đại Lý Ford Thủ Đô” của

em được trình bày bởi 3 phần:

Phần I: Tổng quan về Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

Phần II: Thực trạng hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quảtại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

Phần III: Một số đế xuất nhằm hoàn thiện công tác hách toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ FORD THỦ

ĐÔ 1.1 Vài nét về quá trình hình thành và các mốc quan trọng

trong quá trình phát triển

Công ty cổ phần Đại lý Ford Thủ Đô gọi tắt là Capital Ford làĐại lý uỷ quyền chính thức của Ford Motor Company tại Việt Namđược thành lập ngày 29 tháng 7 năm 2002 theo giấy phép kinhdoanh số 0103001260 do sở Kế hoạch đầu tư - UBND TP Hà Nộicấp Capital Ford là một trong số các đại lý đầu tiên của FordMortor Company tại Việt Nam

Capital Ford được cấp chứng chỉ QualityCare của Ford toàncầu về cơ sở vật chất, chất lượng nguồn nhân lực cũng như quytrình vận hành Với diện tích hơn 3000m2 và số lượng hơn 120 nhân viên, Capital Ford tự hào Đại lý lớn nhất khu vực phía BắcTháng 1 năm 2012, Capital Ford chính thức đưa vào hoạt độngPhòng trưng bày và Xưởng dịch được xây dựng hoàn toàn mới theotiêu chuẩn Brand@Retail II – Tiêu chuẩn thương hiệu năm 2012cho các đại lý Ford trên Toàn cầu, nhằm đem đến cho khách hàngcảm nhận “được vây quanh” bởi một năng lượng dồi dào và đượcchứng kiến những giải pháp công nghệ cao

Vốn pháp định của doanh nghiệp liên doanh là : 3.000.000.000VNĐ

Trụ sở: Km 08, Đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Hà Nội.Trong các năm từ 2001 đến nay, Capital Ford đã liên tục đạtđược rất nhiều thành tích cao trong nội bộ hệ thống FORD cũng nhưtrong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Hà Nội Vớinhững kết quả đạt được như về thành tích bán hàng Capital Fordluôn là một trong những đại lý đứng hàng đầu của FORD Việt Nam

Năm 2005 vừa qua, Capital Ford luôn luôn nằm trong top đại lý đạtdoanh số bán hàng cao nhất trong số 25 đại lý FORD trên toànquốc

Trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh Capital Ford luônthực hiện tốt các nghĩa vụ đối với nhà nước, chế độ đối với ngườilao động, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đặc biệt uy tín đối vớikhách hàng không ngừng nâng cao

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2.1 Mặt hàng kinh doanh

Được ủy quyền là một trong những đại lý chính thức chuyênkinh doanh các sản phẩm ô tô được sản xuất và lắp ráp bởi công tyFord Việt Nam, nên thị trường đầu vào của công ty chính là nguồncung cấp xe Ford từ Ford Việt Nam Mặt hàng kinh doanh chính củacông ty là xe ô tô Ford được bán theo giá quy định của Ford ViệtNam, đồng thời được hưởng phần lợi nhuận theo chênh lệch giữagiá mua và giá bán

Hiện nay, Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô cung cấp cho thịtrường những dòng xe sau:

Bảng 1: Những dòng sản phẩm xe ô tô Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô cung cấp cho thị trường Việt Nam (tại thời điểm tháng

1 năm 2011)

Ngoài ra, công ty còn cung cấp phụ tùng chính hãng cho cácloại xe Ford nhập khẩu thông qua đặt hàng từ nguồn cung cấp nướcngoài Đặc biệt, công ty còn cung cấp các loại phụ tùng cho các loại

xe khác nhau dựa trên nguồn cung cấp trong nước của các đại lý haytrung tâm phụ tùng

1.2.2 Thị trường đầu vào

Là đại lý của Ford Việt Nam – một công ty liên doanh lắp ráp

ô tô tại Việt Nam nên thị trường đầu vào của Công ty CP Đại lýFord Thủ Đô chính là nguồn cung cấp ô tô trong nước từ Ford ViệtNam

1.2.3 Thị trường đầu ra

Do công ty kinh doanh ở hai mảng bán xe cùng các phụ tùng

xe, bảo hành, bảo dưỡng và cung cấp dịch vụ sửa chữa nên thịtrường tiêu thụ của công ty là những khách hàng có nhu cầu mua xeFord, thêm vào đó là những khách hàng có nhu cầu bảo dưỡng, sửachữa hoặc hoán cải, cải tạo xe Trên thực tế, khách hàng của Công

ty CP Đại lý Ford Thủ Đô hiện nay không chỉ giới hạn trên địa bàn

Hà Nội, Quảng Ninh, Lạng Sơn _ nơi Công ty CP Đại lý Ford Thủ

Đô đặt chi nhánh, mà thị trường đầu ra của công ty còn lan rộng ranhiều tỉnh thành ở phía Bắc như Thanh Hoá, Thái Nguyên, HảiDương, Hải Phòng Một đặc điểm nổi bật ở những khách hàng củaCông ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, đó là những tổ chức, doanh nghiệpnhà nước hoặc tư nhân và những cá nhân có khả năng thanh toáncao Cùng với sự phát triển chung của đất nước, đời sống cũng nhưthu nhập của người dân ngày càng được nâng cao làm nhu cầu tiêudùng ô tô của không chỉ các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp mà cảcác cá nhân ngày càng tăng cao Thị trường đầu ra này trực tiếp ảnhhưởng đến doanh số bán, từ đó ảnh hưởng đến lợi luận của công tynói riêng cũng như sự phát triển của công ty nói chung Bằng nhữngbiện pháp Marketing, những chính sách khuyến mãi, hậu mãi, chămsóc khách hàng một cách chu đáo, tận tình và hợp lý, Công ty CPĐại lý Ford Thủ Đô đã tạo dựng được uy tín và vị thế của mìnhtrong lòng đội ngũ những khách hàng thường xuyên của doanhnghiệp, đồng thời thu hút được sự quan tâm của rất nhiều nhữngkhách hàng tiềm năng và ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh của mình

Xưởng sản xuất chung Xưởng thân vỏ Phòng phụ tùng Phòng phụ kiện

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1 Đặc điểm chung về tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị

Chúng ta có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty CP Đại

lý Ford Thủ Đô theo sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty CP Đại lý Ford

Tính đến tháng 1/2011, Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô có tất

cả 119 cán bộ công nhân viên, trong đó tỉ lệ nữ của công ty chiếm21.8% Cụ thể số nhân viên của từng phòng ban như sau:

Phòng, ban Tổng số NV (người) Nhân viên nam

(người)

Nhân viên nữ (người)

Bên cạnh việc áp dụng một phong cách lãnh đạo hợp lý, sựquản lý tập trung của các cán bộ quản lý cấp trên thì chính sự tựkiểm tra, đôn đốc cùng thực hiện mục tiêu chung của công ty giữacác thành viên trong từng phòng, ban đã tạo điều kiện đảm bảo công

1.3.2 Các phòng ban chức năng trong đơn vị

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Capital Ford được tổ chức theokiểu trực tuyến – chức năng Các bộ phận có các chức nằng quản lýkhác nhau:

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của công ty, có toànquyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đếnmục đích quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyềncủa hội đồng cổ đông

Ban Tổng Giám đốc: điều hành hoạt động của công ty và chịutrách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền vànhiệm vụ được giao

Phòng kế toán: cung cấp thông tin chính xác và kịp thời đểgiám đốc có các quyết định về hoạt động kinh doanh và sản xuấtcủa công ty, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, doanhthu, lợi nhuận…

Phòng kinh doanh: làm nhiệm vụ kinh doanh, tham mưu vàgiúp Ban Giám Đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế mua bántheo đung các thủ tục và quy định của Công ty Tổ chức công táctiếp thị mở rộng thị trường hoạt động

Phòng hành chính nhân sự: tham mưu cho Ban Giám Đốctrong việc thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước đối với côngnhân viên chức, là nơi lưu giữ quản lý hồ sơ lý lịch, danh sách cán

bộ công nhân viên của toàn Công ty Tổ chức bộ máy quản lý củacác phòng, ban, thực hiện công tác hành chính

Phòng chăm sóc khách hàng: thực hiện chức năng chăm sóckhách hàng thông qua việc thường xuyên nhắc nhở khách hàng bảotrì, bảo dưỡng xe Tư vấn cách chăm sóc, bảo dưỡng xe cho kháchhàng

Xưởng bảo hành: thực hiện chức năng bảo dưỡng, bảo trì vàsửa chữa ôtô do Công ty bán ra và nhưng ôtô mà khách hàng có nhucầu sửa chữa tư vấn cho khàch hàng những thông tin về thông số

kỹ thuật của xe, cách sử dụng để khách hàng yên tâm khi sử dụngxe

1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một số năm gần đây

Công ty cổ phần đại lý Ford Thủ Đô liên tục được Ford ViệtNam công nhận là đại lý tốt nhất cả nước.Tốc độ tăng trưởng doanh

số bán hàng năm trên 25%, thị trường ngày một mở rộng, niềm tinvới khách hàng ngày một nâng cao

Để đánh giá được cụ thể hơn nữa hiệu quả kinh doanh của Cty

CP đại lý Ford Thủ Đô, chúng ta cùng theo dõi bảng sau:

kể Riêng nguồn vốn kinh doanh của công ty vẫn ổn định do công tychưa có kế hoạch tăng vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh Đâycũng là một điểm mà Ban lãnh đạo công ty cần lưu ý, vì cùng vớiviệc gia tăng nhu cầu của khách hàng khi thu nhập tăng thì doanhnghiệp cũng cần phải mở rộng quy mô cả về chiều rộng lẫn chiềusâu để có thể đáp ứng tốt nhất và nhanh nhất nhu cầu của kháchhàng

Không chỉ góp phần tạo vị thế của chính công ty trong lòng

Chỉ tiêu Năm 2008

Nă m 200 9

Nă m 201 0

So sánh với năm

2008 (%) Năm 2009 Năm 2010

Lợi nhuận trước thuế 2.5 3.2 3.8 140 152

cực trong việc tạo lập chỗ đứng vững chắc trên thị trường với sảnphẩm do Ford chế tạo Đặc biệt, từ năm 2008 tới nay, công ty liêntục nhận được Bằng khen của Chi cục thuế Hà Nội vì đã có thànhtích hoàn thành xuất sắc nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước của Công

ty CP Đại lý Ford Thủ Đô Năm 2009, Công ty CP Đại lý Ford Thủ

Đô nhận được Bằng khen của UBND Thành phố Hà Nội về việcthực hiện tốt Luật Doanh Nghiệp trên địa bàn Hà Nội và chấp hàngtốt chính sách thuế

1.5 Đặc điểm về bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

1.5.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán

1.5.1.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán của đơn vị

Như đã trình bày ở trên, phòng kế toán là một bộ phận trong

bộ máy quản lý của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, và độc lập vớicác phòng, ban khác trong toàn công ty Phòng kế toán có tráchnhiệm theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông quamột hệ thống các chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán đểtrợ giúp Ban lãnh đạo của công ty trong việc nắm bắt thực trạnghoạt động kinh doanh cũng như thực hiện nghĩa vụ công khai hoạtđộng tài chính theo quy định của Nhà Nước

Đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

là tổ chức theo từng chức năng, thêm vào đó Công ty CP Đại lýFord Thủ Đô còn có 2 chi nhánh trực thuộc tại Hạ Long và LạngSơn nên để có thể nắm bắt chính xác và kịp thời tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp thì công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức kế toántập trung Theo đó, tất cả các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ diễn

ra hàng ngày đều được chuyển vể phòng kế toán tại trụ sở công ty

để tiếp tục xử lý số liệu, kể cả các chứng từ của 2 đại lý tại Hạ Long

và Lạng Sơn Ưu điểm của hình thức kế toán tập trung này là phòng

Phòng kế toán

Kế toán trưởng

Nhân viên kế toán TSCĐ và kho Thủ quỹ Nhân viên kế toán thanh toán

kế toán có thể bao quát tình hình tài chính của công ty, cung cấp đầy

đủ và chính xác thông tin về tình hình kinh doanh của công ty choGiám đốc cũng như Ban lãnh đạo một cách nhanh nhất Tuy nhiên,nhược điểm của mô hình kế toán theo phương pháp tập trung đó làkhối lượng công việc của phòng kế toán lớn, và để cho việc phánánh thông tin được kịp thời và chính xác thì đòi hỏi phải có sự phốihợp ăn ý giữa các phòng ban và giữa các chi nhánh với phòng kếtoán

1.5.1.2 Phân công lao động kế toán

Hiện nay, phòng kế toán của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đôgồm 4 nhân viên và được tổ chức theo mô hình sau:

Theo mô hình trên chúng ta có thể khái quát về nhiệm vụ củatừng nhân viên trong phòng kế toán như sau:

- Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và quản lý két tiền mặt tạidoanh nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất tiền mặt và pháthành các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, đồng thời thủ quỹ còn cónhiệm vụ kiểm kê số dư tiền mặt tại két cuối mỗi ngày

- Nhân viên kế toán các nghiệp vụ thanh toán có trách nhiệmtheo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan tới việc thanh toán của doanh

nghiệp đối với các đối tượng công nợ như thanh toán với người bán,thanh toán với người mua, thanh toán với cán bộ công nhân viên,các nghiệp vụ liên quan tới tài khoản 112_ Tiền gửi Ngân Hàng.

- Nhân viên kế toán các nghiệp vụ kho có trách nhiệm vụ theodõi tình hình nhập, xuất, tồn kho về cả mặt số lượng cũng như giátrị của các loại nguyên vật liệu theo từng chủng loại và từng kho.Đồng thời nhân viên này cũng có trách nhiệm theo dõi tình hình vềTSCĐ, lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

- Kế toán trưởng có trách nhiệm đôn đốc, quản lý từng nhânviên trong phòng kế toán, đồng thời sẽ tổng hợp số liệu của từngnhân viên đó để đưa vào các bảng tổng hợp cũng như các báo cáo

kế toán theo yêu cầu của Giám đốc Mặt khác, cùng với Ban lãnhđạo công ty thì kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về tínhchính xác của các báo cáo kế toán bắt buộc theo quy định của NhàNước

1.5.2 Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

1.5.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán

Cũng như các doanh nghiệp khác, Công ty CP Đại lý FordThủ Đô cũng sử dụng hệ thống chứng từ kế toán để phán ánh cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty

CP Đại lý Ford Thủ Đô hoàn toàn phù hợp với Chế độ kế toán ViệtNam Do đặc thù của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô là doanhnghiệp kinh doanh thương mại và cung cấp dịch vụ sau bán hàngnên các chứng từ thường được sử dụng trong công tác kế toán đó làcác hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ

1.5.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Như chúng ta đã biết, tài khoản kế toán có tác dụng phân loại

và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh

tế của từng nghiệp vụ Tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, hệthống tài khoản cấp một được xây dựng dựa trên căn cứ hệ thống tài

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

khoản kế toán do Bộ Tài Chính quy định Đối với hệ thống tàikhoản cấp hai, đơn vị thực hiện việc chi tiết theo nội dung của từngnghiệp vụ, từng đối tượng công nợ…

Như vậy có thể nói rằng hệ thống tài khoản của Công ty CP Đại

lý Ford Thủ Đô được xây dựng phù hợp với chế độ kế toán hiệnhành,việc chi tiết các tiểu khoản tương đối thuận tiện trong sử dụng vàphù hợp với đặc thù của bản thân doanh nghiệp

1.5.2.3 Công tác tổ chức sổ kế toán

Hiện nay Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô đang sử dụng phầnmềm kế toán máy Fastaccounting trong công tác kế toán tại đơn vị.Tuy phần mềm này được thiết kế phù hợp với cả bốn hình thức kếtoán nhưng Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô lựa chọn hình thứcNhật ký chung bởi đây là hình thức đơn giản, dễ làm, dễ hiểu màvẫn cung cấp được các thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịpthời

Theo hình thức này, trình tự ghi sổ kế toán của Công ty CPĐại lý Ford Thủ Đô có thể được chi tiết thành sơ đồ sau:

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

1.5.2.4 Công tác lập và công khai các báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Kỳ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu vào ngày 1/1 và kết thúcvào ngày 31/12 hàng năm Theo chế độ kế toán hiện hành thì Công

ty CP Đại lý Ford Thủ Đô cũng phải nộp và công khai 4 báo cáo tàichính bắt buộc là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh,Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính trướcngày 31/3 của năm kế tiếp

Bên cạnh những báo cáo bắt buộc theo quy định của Bộ TàiChính thì phòng kế toán, phòng kinh doanh và các phòng, ban kháccòn có nhiệm vụ cung cấp cho Ban lãnh đạo của công ty các báocáo kế toán quản trị Chẳng hạn như cuối mỗi tháng, kế toán trưởngphải hoàn thành và trình lên Giám đốc Bảng tổng hợp doanh thu củatháng đó

PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY CP ĐẠI LÝ FORD

tổ chức thương mại thế giới WTO đưa nền kinh tế đất nước hộinhập vào dòng chảy chung của nền kinh tế thế giới, cùng với sựxâm nhập của nhiều hãng ô tô mới vào thị trường Việt Nam và sự

mở rộng hệ thống đại lý bán xe của các hãng xe đang có mặt trên thịtrường thì tính cạnh tranh trong ngành công nghiệp ô tô ngày càngtrở nên khốc liệt hơn Muốn giữ vững vị thế của doanh nghiệp trênthị trường đòi hỏi Ban Giám Đốc của Công ty CP Đại lý Ford Thủ

Đô phải có được những thông tin chính xác, từ đó sẽ đánh giá đượcthực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh để đưa ra các quyết sáchhợp lý cho sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp trong tương lai

Hơn ai hết, Ban Giám Đốc của Ford Thủ Đô hiểu rằng để giữvững và củng cố uy tín của doanh nghiệp trong lòng khách hàng thìđiều kiện tiên quyết là phải có những thông tin chính xác, đặc biệt lànhững thông tin về doanh thu, chi phí và hiệu quả kinh doanh Tổchức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả đóng vai tròquan trọng vào bậc nhất trong việc tạo dựng hệ thống thông tin tàichính cho nhà quản lý Tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác

định kết quả không những giúp cho Ban Giám Đốc của Ford Thủ

Đô có được những thông tin tổng hợp về tình hình sản xuất kinhdoanh của công ty, mà còn xác định được doanh thu, chi phí và hiệuquả kinh doanh của từng loại hoạt động: bán xe, bán phụ tùng, dịch

vụ bảo hành và bảo dưỡng, dịch vụ sửa chữa xe Khi đã có đượcnhững thông tin đó thì Ban Lãnh Đạo doanh nghiệp có thể đưa racác quyết định hợp lý khi xem xét nên tăng cường những hoạt độngnào, nên thay đổi ở những khâu nào để có được hiệu quả hoạt độngkinh doanh cao nhất

2.1.2 Nhiệm vụ của công tác tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí

và xác định kết quả

Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, công tác tổ chức hạch toándoanh thu, chi phí và xác định kết quả cần thực hiện tốt nhữngnhiệm vụ sau:

Phản ánh đầy đủ, kịp thời và chi tiết các khoản doanh thu phátsinh của từng hoạt động kinh doanh theo đúng nguyên tắc ghi nhậndoanh thu và chuẩn mực kế toán hiện hành

Phản ánh đầy đủ, kịp thời và chi tiết các khoản chi phí phátsinh của từng hoạt động kinh doanh đúng nguyên tắc phù hợp vàcác chuẩn mực kế toán có liên quan

Xác định kết quả kinh doanh của từng hoạt động theo đúngnguyên tắc kế toán

Muốn thực hiện được các nhiệm vụ trên đòi hỏi công tác kếtoán của công ty phải được quan tâm đúng mức Bộ máy kế toánphải được xây dựng một cách hợp lý theo nguyên tắc tiết kiệm vàhiệu quả, việc vận dụng hệ thống tài khoản, sổ và báo cáo kế toánmột cách hợp lý nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của hệ thống kếtoán nói chung và kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả nóiriêng

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng kê nộp tiền doanh thu

2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

Tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, công tác tổ chức sổ kếtoán được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung Công tác tổ chứchạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả được thực hiệntheo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô theo hình thức Nhật ký

2.2.1 Thực trạng tổ chức hạch toán doanh thu tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

Doanh thu là một trong những chỉ tiêu tổng hợp quan trọng, gópphần đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời

kỳ Doanh thu chịu tác động của nhiều yếu tố như khách hàng, thờihạn thanh toán, các điều kiện thanh toán Vấn đề đặt ra với nhà quản

lý là phải có cơ chế doanh thu như thế nào để đảm bảo thu hồi vốnmột cách nhanh nhất với hiệu quả cao nhất

Do đặc thù của doanh nghiệp là kinh doanh thương mại vàcung cấp dịch vụ sửa chữa nên doanh thu của Công ty CP Đại lýFord Thủ Đô bao gồm: doanh thu từ hoạt động bán xe, doanh thu từhoạt động bán phụ tùng xe, doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe vàdoanh thu từ hoạt động tài chính Một điểm cần lưu ý đó là tại Công

ty CP Đại lý Ford Thủ Đô không thực hiện hạch toán các khoảngiảm trừ doanh thu Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giáhàng bán được hạch toán trực tiếp làm giảm doanh thu của hoạtđộng đó, chiết khấu thanh toán không có trong các điều khoản củahợp đồng được ký kết giữa doanh nghiệp và khách hàng, hàng báncủa doanh nghiệp nếu có sai sót hay hỏng hóc thì sẽ được sửa chữahoặc đổi nếu vẫn trong thời hạn bảo hành và được hạch toán làmtăng chi phí bảo hành của kỳ đó

Doanh thu của Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô được theo dõitrên tài khoản 511(doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) vàdoanh thu hoạt động tài chính(TK 515)

TK 511 lại được chi tiết theo từng loại hình hoạt động:

TK 5111: Doanh thu từ hoạt động bán xe (TK này được chi tiết tới cấp 3 theo từng loại xe)

TK 5112 : Doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng xe

TK 5113 : Doanh thu từ sửa chữa xe

2.2.1.1 Công tác tổ chức hạch toán chi tiết doanh thu tại Công ty

CP Đại lý Ford Thủ Đô

* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động bán xe

Tài khoản sử dụng : TK 5111 - Doanh thu từ hoạt động bán

xe Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai theo từng chủng loại xe:

TK 51111: Doanh thu từ hoạt động bán xe Focus

TK 51112 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Mondeo

TK 51113 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Transit

TK 51114 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Ranger

TK 51115 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Escape

TK 51116 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Everest

Khi khách hàng có nhu cầu mua xe, khách hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh Tại đây, phòng kinh doanh sẽ làm những thủ tục ban đầu cho việc mua bán xe, kết thúc giai đoạn này là công ty và khách hàng sẽ ký kết một hợp đồng kinh tế về việc mua xe Trong thời hạn thanh toán của hợp đồng, khách hàng mang tiền mặt tới nộp cho thủ quỹ hoặc chuyển qua tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty Khi bộ phận kế toán của công ty nhận đủ với số tiền như trong hợp đồng đã ký, thủ quỹ sẽ xuất hoá đơn bán hàng xác nhận doanh thu phát sinh và phiếu thu tiền xác nhận việc khách hàng đã thanh toán, phòng kinh doanh sẽ dựa trên hợp đồng đã ký và hoá đơn bán hàng để chuyển giao xe cho khách hàng trong thời hạn sớmnhất, chậm nhất là 2 ngày kể từ ngày khách hàng tới nộp tiền

Như vậy chứng từ sử dụng để hạch toán doanh thu bán xe là các hoá đơn bán hàng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên:

Liên 1 (màu tím) : Lưu sổ sách.

Liên 2 (màu đỏ) : Giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh): Nội bộ

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mã số 01 GTKT - 322

Liên 3 : Nội bộ AU/ 2011 Ngày 02 tháng 04 năm 2011 0005609

Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần đại lý Ford Thủ Đô

Địa chỉ : Km 08, Đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Hà Nội

Số tài khoản :

Điện thoại : MST :

Họ tên người mua hàng : Đoàn Ngọc Quỳnh

Tên đơn vị : Công ty TNHH IQ.NET

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Mua xe ô tô Everest

Sk 3807

818

430 136 818 Cộng tiền hàng

Số tiền bằng chữ : Bốn trăm bảy mươi ba triệu một trăm năm mươi nghìn năm trăm đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

Đồng thời khi khách hàng mang tiền tới trả, kế toán tiêu thụ phát hành hoá đơn bán hàng cho khách hàng thì kế toán thanh toán xuất phiếu thu tiền:

Công ty cổ phần Đại lý Ford Thủ Đô Số phiếu :

Địa chỉ : Phòng kinh doanh

Về khoản : Nộp tiền bán xe của Công ty TNHH IQ NET

Số tiền : 473 150 500

Bằng chữ : Bốn trăm bảy mươi ba triệu một trăm năm mươi nghìn năm trăm đồng chẵn

Kèm theo : 1 hoá đơn bán hàng

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán

Sau khi nhận được các chứng từ có liên quan, kế toán tiêu thụ tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính, máy tính sẽ cập nhật các hoá đơn Sau đó, cứ 10 ngày, kế toán viên sẽ lập bảng kê nộp tiền phiếu thu hợp đồng bán xe có mẫu như sau:

BẢNG KÊ HỢP ĐỒNG BÁN XE TỪ 01/04/2011 ĐẾN

10/04/2011 Ngày

Loại Xe

Hợp đồng trước VAT

Everest

SK 3807

430 136 818

43 013 681

473 150 500

05/04 560

5

Công ty TNHH Hiền Anh

Transit16s Diesel

580 177 400

58 017 740

638 195 140

05/04 560

6

Lê Đức Tùng

Transit16s Petrol

612 231 400

61 223 140

673 454 540

07/04 560

8

Nguyễn Khánh Ngọc

Escape3.0L

515 680 000

51 568 000

567 248 000

Bảng 4: Trích Bảng kê hợp đồng bán xe từ 01/04/2011 đến

10/04/2011

* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động bán phụ tùngTài khoản sử dụng : TK 5112 _ Doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng

Ngoài kinh doanh mặt hàng xe Ford nguyên chiếc, Công ty CPĐại lý Ford Thủ Đô còn cung cấp phụ tùng chính hãng cho các loại

xe Ford nhập khẩu thông qua đặt hàng từ nguồn cung cấp nước

ngoài Đặc biệt, công ty còn cung cấp phụ tùng cho các loại xe khácnhau dựa trên nguồn cung cấp trong nước của các đại lý hay trungtâm phụ tùng.

Dựa trên hợp đồng đã ký của khách hàng và trung tâm bán phụtùng, khách hàng sẽ nộp tiền trước, sau đó sẽ nhận được phụ tùngđúng theo như hợp đồng đã ký kết Sau khi khách hàng thanh toán,

kế toán viên tại trung tâm mua bán phụ tùng sẽ xuất hoá đơn vàphiếu thu tiền cho khách hàng Hoá đơn bán hàng và phiếu thu này

sẽ được chuyển xuống cho bộ phận quản lý kho Thủ kho sẽ căn cứvào nội dung của phiếu thu và hợp đồng để xuất kho phụ tùng, sau

đó thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho

Sau đó toàn bộ tiền khách hàng đã nộp và các chứng từ liênquan sẽ được chuyển về phòng kế toán tại trụ sở chính Tại đây, kếtoán tiêu thụ sẽ tiến hành hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng vàlập bảng kê nộp tiền bán phụ tùng theo định kỳ 10 ngày

BẢNG KÊ NỘP TIỀN BÁN PHỤ TÙNG TỪ 01/04/2011 ĐẾN 10/04/2011

Loại phụ tùng

Hợp đồng trước VAT

10%

VAT

Tổng tiền

đã nộp

01/04 5602

Cty TNHH Nhật

Việt Môtô

RO 1010968

4 330 000

433 000

4 763 000

01/04 5603 Cty TNHH

Bắc Á

RO 1010969

3 440 000

344 000

3 784 00010/04 5609 Trần Duy RO 5 234 523 5 757

Hải 1010970 500 450 950

Bảng 5: Trích Bảng kê nộp tiền bán phụ tùng từ 01/04/2011 đến

10/04/2011

* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe

Tài khoản sử dụng: TK 5113 _ Doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe

Tài khoản này lại được chi tiết thành:

TK 51131: Doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe theo hợp đồngtài chính TK này dùng để theo dõi doanh thu của các hợp đồng sửa chữa xe TK 51132: Doanh thu từ hoạt động sửa chữa nhỏ Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu từ các hoạt động sửa xe không có hợp đồng tài chính

` Tương tự như hạch toán doanh thu bán xe và doanh thu bán phụ tùng, sau khi nhận được tiền và các phiếu sửa chữa từ trung tâmbảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa xe, kế toán tiêu thụ sẽ tiến hàng ghi nhận doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe Sau đó cứ định kỳ 10 ngày, kế toán tiêu thụ sẽ lập Bảng kê nộp tiền sửa chữa nhỏ và Bảng

kê nộp tiền phiếu thu sửa chữa

BẢNG KÊ NỘP TIỀN SỬA CHỮA THEO HĐTC

12 043 000

7 585 000

16 325 000

816 250 17 141

25003/0

4

4354 102853

8

Cty TNHH TMLâm Long

13 917 250

695 862.5

14 613 112.504/0

532 500 11 182

50005/0

860 325 18 066

82507/0

827 500 17 377

50009/0

23 574 60010/0

TỪ 01/04/2011 ĐẾN 10/04/2011

Ngà

y Số PT R.O Tên KH

HĐ trước VAT

Trần Hồng Thắng

2 500

000 125 000 2 625 00006/0

1029017

Nguyễn NgọcVỹ

6 750 470

337 523.5 7 087 993.5

Bảng 7: Bảng kê nộp tiền phiếu thu sửa chữa từ 01/04/2011 đến

10/04/2011

* Hạch toán chi tiết vào tài khoản doanh thu

Cùng với việc theo dõi tình hình doanh thu tiêu thụ thông qua

các Bảng kê, kế toán tiêu thụ còn tiến hành theo dõi chi tiết trên tài

khoản doanh thu Sổ chi tiết tài khoản doanh thu sẽ theo dõi tất cả

các khoản doanh thu, bao gồm doanh thu từ hoạt động bán xe,

doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng, doanh thu từ hoạt động sửa

chữa xe

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

ư

Số phát sinh N

1312

4 330 000

1312

3 440 000

12

043 00002

430

136 81802

7 585 000

1312

16

325 000

13

917 25004

1312

10

650 00005

1312

17

206 50005

580

177 40005

1311

612

231 40005

1312

2 500 000

9 730 000

515

680 00007

5 533 333

4 7 Thăng Long 481 12 00009

1312

22

452 00009

8 675 000

9 790 000

1312

6 750 470

5 234 500

Cộng sản phẩm phát sinh

8 015

910 042 Bảng 8: Trích Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch

vụ ( Từ ngày 01/04/2011 đến 30/04/2011.)

* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động tài chính

Ngoài doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô còn có khoản doanh thu từ hoạt động tài chính.Khoản doanh thu này được theo dõi trên tài khoản 515_ Doanh thu hoạt động tài chính

Hàng ngày, kế toán tiêu thụ căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng, hoặc dựa trên các hợp đồng liên doanh, liên kết để tính ra lợi tức thu được từ các hoạt động này, từ đó làm cơ sở để hạch toán chi tiết vào tài khoản doanh thu hoạt động tài chính.

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản : 515_ Doanh thu hoạt động tài chính

Từ ngày 01/04/2011 đến ngày 30/04/2011

Chứng từ

Số phát sinh Ngà

112_VC

Cộng phát sinh trong tháng

79 486 124

Bảng 9: Trích Sổ chi tiết TK 515_ Doanh thu hoạt động tài

chính.

2.2.1.2 Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp doanh thu tại Công

ty CP Đại lý Ford Thủ Đô.

SỔ CÁI Tên Tài Khoản 511 - Doanh thu bán hàng Năm 2011 Chứng

ST T dò ng

612 231 400

911191

8 015 910042

7 130 742169

340 071

545 096 544

0

8 015 910 042

- Số dư đầu năm

- Số phát sinh trong tháng

CP Taxi CP Hà Nội

500

GB Nhận được giấy

04 C320 báo có của ngân hàng

Vietcombank vềkhoản lãi tiền gửi của tháng 2/2007

- Cộng SPS Có trong tháng

- Số dư cuối tháng

79 486 1240

79 486 1240

Bảng 11: Trích Sổ Cái Tài khoản 515_Doanh thu hoạt động tài

chính.

2.2.2 Thực trạng hạch toán chi phí tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

Chi phí trong doanh nghiệp là toàn bộ hao phí lao động sống

và lao động vật hoá cần thiết mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hànhhoạt động sản xuất kinh doanh

Đối với Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, là một doanh nghiệpthương mại nên công tác kế toán tại doanh nghiệp không sử dụnghai tài khoản 621(chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) và tài khoản622(chi phí nhân công trực tiếp) Doanh nghiệp có những tài khoảnphản ánh chi phí, cụ thể như sau:

TK 627: Chi phí sản xuất chung

TK 632: Giá vốn hàng bán

TK 635: Chi phí hoạt động tài chính

TK 641: Chi phí bán hàng

TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong phần này của chuyên đề, em chỉ xin tập trung trình bàycông tác tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp TK 627,

TK 632, TK 635 Riêng TK chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp sẽ được đề cập trong phần công tác hạch toán xácđịnh kết quả kinh doanh của báo cáo này

2.2.2.1 Công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất chung tại Công

ty CP Đại lý Ford Thủ Đô

Chi phí sản xuất chung trong doanh nghiệp bao gồm các chiphí liên quan tới việc tạo doanh thu của nhiều hoạt động khác nhau.Tại Công ty CP Đại lý Ford Thủ Đô, chi phí sản xuất chung đượcchi tiết thành tài khoản cấp hai theo từng hoạt động tạo doanh thu:

TK 6271: Chi phí sản xuất chung liên quan tới hoạt động bán xe

TK 62711: Chi phí thuê kéo xe

Tk 62712: Chi phí in đề can đuôi xe

TK 62713: Chi phí xăng để chạy thử xe

TK 62714: Chi phí khác liên quan tới hoạt động bán xe

TK 6272: Chi phí sản xuất chung liên quan tới hoạt động bán phụtùng xe

TK 62732: Chi hoa hồng cho khách hàng sửa chữa xe

TK 62733: Chi vệ sinh nội thất xe

Tk 62734: Chi phí khác liên quan tới hoạt động sửa chữaxe