ĐỀ cươg QUẢN lý văn PHÒNG

ĐỀ CƯƠNG QUẢN LÝ VĂN PHỊNG 1.Khái niệm, phân tích chức nhiệm vụ văn phòng? *Khái niệm: -Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị -Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan, đơn vị *Chức văn phịng: -Chức tham mưu tổng hợp: +Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý +Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao +Chủ thể làm công tác tham mưu: cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý +Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo nguyên tắc, trình tự định => Như văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập, tiếp nhận tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị -Chức hỗ trợ điều hành: +Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch +Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… -Chức hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo sử dụng có hiệu *Nhiệm vụ văn phịng: -Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng quý, tháng, tuần lãnh đạo: quan, đơn vị có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng, song muốn đạt mục tiêu chung quan kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp hỗ trợ Văn phòng đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể quan, đơn vị đôn đốc phận khác thực Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực kế hoạch -Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin: Hoạt động quan, đơn vị cần phải có thơng tin, thông tin để lãnh đạo đưa định kịp thời, xác Thơng tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác nhau, người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thơng tin mà cần phải có phận trợ giúp văn phịng Văn phịng cửa sổ, lọc thơng tin tất thông tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng -Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo -Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành tùy thuộc vào thời gian lưu trữ, theo dõi đôn đốc việc giải văn phận Trong công tác văn thư gồm soạn thảo văn bản, quản lý sử dụng dấu, giải văn đến, văn đi,… cịn cơng tác lưu trữ gồm có thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ -Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi khánh tiết quan -Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, chuẩn bị tốt công việc trước, sau lãnh đạo cơng tác, giúp lãnh đạo trì, phát triển mối quan hệ với quan ngành địa phương -Bảo đảm yếu tố sở vật chất cho hoạt động quan thông qua công việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát theo dõi trình sử dụng để bổ sung thay thể kịp thời quản lý chặt chẽ chi phí văn phịng Cơ cấu tổ chức văn phòng? Căn vào nhiệm vụ phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng bao gồm: -Lãnh đạo văn phòng: Mỗi phận văn phịng có người phụ trách lãnh đạo văn phòng, điều hành chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan kết hoạt động văn phịng Người phụ trách văn phịng Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng phó văn phịng người chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Trưởng phòng tổ trưởng -Các phòng ban: +Bộ phận hành văn thư: có nhiệm vụ quản lý điều hành, xử lý bảo quản, chuyển giao văn ngồi quan, tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư +Bộ phận tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp chương trình kế hoạch công tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần lãnh đạo; truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo +Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời đầy đủ phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, quản lý sửa chữa, theo dõi sử dụng phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu +Bộ phận lưu trữ: sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định ngành yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan +Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trất tự trị an cho hoạt động quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan đơn vị, kiểm tra đôn đốc phận chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan +Bộ phận tài vụ (nếu quan khơng có phận chuyên trách): dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan +Bộ phận tổ chức nhân (nếu quan khơng có phận chun trách): xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dường lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức tốt công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân Các phương pháp bố trí văn phịng; ưu, nhược điểm phương pháp? *Căn vào liên kết không gian phận: -Văn phịng bố trí kín: +Đặc điểm: cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch phòng, phận với tường xây ngăn cách có cửa vào đóng kín, khóa cần thiết +Ưu điểm: bảo đảm độc lập phận, không gây ồn ào, trật tự, đáp ứng u cầu bí mật thơng tin cần thiết +Nhược điểm: tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển phận văn phịng, người phụ trách khó kiểm sốt hoạt động nhân viên -Văn phịng bố trí mở: +Đặc điểm: tồn văn phịng khoảng khơng gian rộng lớn ngăn thành ô, khoang vật liệu, dụng cụ thích hợp +Ưu điểm: tận dụng diện tích mặt tối đa khơng có tường ngăn, diện tích điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất; động khơng có tường ngăn nên dễ bố trí lại cần thiết, vừa nhanh vừa giảm chi phí; bố trí nhóm nhân viên phụ trách cơng việc có liên quan với sát cạnh nên giảm thiểu thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu công việc; bố trí theo kiểu nhân viên có điều kiện gần gũi hơn, người phụ trách quán xuyến theo dõi nhân viên +Nhược điểm: gây ồn ảnh hưởng đến xung quanh, giảm tập trung cho cơng việc, khó đảm bảo bí mật thơng tin cần thiết -Văn phịng bố trí hỗn hợp: +Đặc điểm: bố trí kết hợp cách bố trí văn phịng kín bố trí văn phịng mở, tức có phận bố trí kín, có phận bố trí mở +Ưu điểm: tận dụng ưu điểm hạn chế cách bố trí văn pḥng kín mở +Nhược điểm: việc thiết kế bố trí văn phịng phức tạp hơn, đòi hỏi kỹ thuật cao *Căn vào trình độ tập trung hóa cơng tác văn phịng: -Bố trí phân tán: +Đặc điểm: tất phận văn phịng bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực dịch vụ như: đánh máy, photo tài liệu, xử lý văn bản, lưu trữ văn +Ưu điểm: nâng cao tính chủ động cho phận, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi +Nhược điểm: khơng sử dụng hết công suất thiết bị, lực nhân viên văn phịng, chi phí văn phịng lớn -Bố trí tập trung: +Đặc điểm: mốt số dịch vụ bố trí cho phận chuyên trách phận văn thư lưu trữ, đánh máy, photo tài liệu +Ưu điểm: nâng cao hệ số sử dụng công suất thiết bị, sử dụng tối đa lực nhân viên, giảm chi phí văn phịng +Nhược điểm: đơi công việc tải, gây ùn tắc, xử lý khơng kịp thời -Bố trí hỗn hợp: +Đặc điểm: bố trí kết hợp cách bố trí văn phịng tập trung bố trí văn phân tán, tức có phận bố trí tập trung, có phận bố trí phân tán +Ưu điểm: tận dụng ưu điểm hạn chế cách bố trí văn phịng tập trung phân tán +Nhược điểm: việc thiết kế bố trí văn phịng phức tạp hơn, đòi hỏi kỹ thuật cao Khái niệm, phân loại trang thiết bị văn phòng Phân tích xu hướng đại hóa cơng tác văn phịng nay? *Khái niệm: Trang thiết bị văn phòng yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng *Phân loại: -Các đồ dùng văn phòng: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ mắc áo, đồ vật khác -Các thiết bị dùng cho công tác thu thập xử lý thông tin: máy tính điện tử, máy photocopy, máy in, điện thoại, máy fax, máy ghi âm, thiết bị hội nghị *Xu hướng đại hóa cơng tác văn phịng nay: -Máy vi tính văn phịng “khơng giấy”: nhờ có máy vi tính qua việc kết nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bên ngồi nên người ta khơng cần phải chép, nhân, in công văn phân phát cho phận mà xử lý truyền mạng Để lưu trữ văn bản, việc lưu trữ theo cách truyền thống cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ, đĩa từ người ta tạo đĩa mềm để chép liệu cần thiết.Tuy nhiên hạn chế việc in ấn, sử dụng giấy tờ mà phải sử dụng loại văn giấy mức tối thiểu cần thiết -Mạng vi tính tồn cầu: để nhanh chóng xử lý thông tin đầu vào, đầu người ta thường nối máy vi tính thành mạng, có loại mạng phổ biến: +Mạng đơn giản gồm máy tính người làm việc đơn vị +Mạng nội gồm máy chủ máy khách, máy chủ tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin theo yêu cầu máy khách +Mạng mở rộng: nối mạng nội với mạng rộng bên ngồi -Hệ thống thơng tin tồn cầu với chương trình WorldWide Web nhằm khai thác tồn cầu mạng internet Thông tin mạng web dựa mô hình khách-chủ Web chủ chương trình cài máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho máy khách máy tính gửi yêu cầu tới máy chủ Web khách chương trình máy tính cho phép người dùng u cầu cung cấp thơng tin từ phía máy chủ -Thư điện tử(email): email hệ thống gửi thông tin kèm theo hình ảnh, âm thanh… trực tiếp từ máy tính sang máy tính khác, phạm vi quan, quốc gia chí rộng khắp giới -Văn thư điện tử: phương tiện truyền thông điện tử loại văn bản, kiện, hình ảnh, tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy tính, hình phục vụ hội nghị từ xa => Với phát triển cơng nghệ thơng tin, văn phịng phát triển theo hướng “Văn phòng điện tử hóa” vậy,khi mua sắm trang thiết bị, bố trí chỗ làm việc thiết bị cho nhân viên phải tiến hành cho phù hợp với xu hướng đại hóa cơng tác văn phịng Các yêu cầu thư ký văn phòng? -Các yêu cầu bản: nghe, nói, đọc, viết, tính tốn, khả thu nhận từ đào tạo bậc phổ thông, cần rèn luyện nâng cao -Các kỹ nghiệp vụ thư ký: +Đánh máy vi tính thành thạo(đạt 300 ký tự/phút) ghi tốc ký(180 vần/phút) +Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý liệu, trình bày đánh máy, in từ máy vi tính hấp dẫn đẹp mắt +Sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng +Soạn thảo văn đạt chất lượng +Kỹ lập hồ sơ tra cứu nhanh +Bổ sung kiến thức chung, rèn luyện để có phương pháp sư phạm tốt, nói chuyện với người đề tài rộng lớn +Nghiên cứu tâm lý học để vận dụng vào công việc, hạn chế lọa trừ mâu thuẫn nơi làm việc +Có kỹ quản lý thời gian làm việc hiệu +Có kiến thức chuyên môn lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp +Có đủ trình độ ngoại ngữ để hồn thành nhiệm vụ thư ký +Có vốn từ phong phú +Hiểu biết pháp luật, văn hóa -Phẩm chất cá nhân: +Có lịng đam mê, u nghề +Trung thành +Năng động, linh hoạt +Cởi mở, thân thiện +Xử xác với người: nghệ thuật lấy lòng tin người khác, nhạy cảm suy nghĩ tình hình người khác, tôn trọng chân thành giúp đỡ họ +Biết tự kiềm chế mình: bình tĩnh tình +Kín đáo: khơng tiết lộ với người khơng có trách nhiệm cơng việc người khác thủ trưởng, quan mình… giữ gìn hồ sơ tài liệu có liên quan đến cơng việc +Biết tổ chức phối hợp hợp lý công việc: tổ chức phòng làm việc, phương tiện làm việc +Tính chủ động: người thư ký phải dự đốn mà thủ trưởng cần, tự giải cơng việc vụn vặt, chủ động bố trí cơng việc +Quyết định xác, kịp thời +Tính triệt để khâu công việc +Suy nghĩ cách logic, phân biệt chất tượng +Có trí nhớ tốt +Tinh ý, biết tiếp thu lời khuyên thích hợp tình +Biết thích ứng +Được tin cậy Khái niệm, phân loại, yếu tố cấu thành giao tiếp Những nguyên tắc giao tiếp? *Khái niệm: Có nhiều khái niệm khác giao tiếp: -Các nhà xã hội học cho rằng: Giao tiếp tiếp xúc người với người, trao đổi người với người Trong trình tiếp xúc, trao đổi người sử dụng ngôn ngữ (lời nói, chữ viết dấu hiệu phi ngơn ngữ nhằm tạo dựng mối quan hệ đời sống xã hội -Theo nhà điều khiển học Wiener giao tiếp người phát thông điệp luôn quan tâm đến thông điệp phản hồi từ phía người nhận cần có điều chỉnh phù hợp để có ảnh hưởng tốt đến người nhận thơng tin -Bord Whistell cho rằng: Sự giao tiếp q trình đa kênh Q trình sử dụng toàn giác quan: thi giác, xuacs giác, khứu giác, vị giác, thính giác *Phân loại: -Theo khoảng cách gồm có giao tiếp trực tiếp giao tiếp gián tiếp -Theo số lượng người giao tiếp: song phương đa phương -Theo phương tiện giao tiếp: +Giao tiếp ngơn ngữ: ngơn ngữ nói, ngơn ngữ viết +Giao tiếp phi ngơn ngữ: nét mặt, tín hiệu thể(cử hay hành động), dáng vẻ người(tư thế), trang phục, khoảng cách, khung cảnh môi trường tự nhiên *Các yếu tố cấu thành giao tiếp: Môi trường Thông điệp Phương tiện Người gửi Người nhận Phản hồi => Để giao tiếp diễn buộc phải có yếu tố *Các nguyên tắc giao tiếp: -Quan tâm tới nhu cầu, tình cảm người khác -Tơn trọng người -Ln đặt vào vị trí người khác -Ln khẳng định ưu điểm người khác, giải có lý có tình -Bảo vệ kiến -Tơn trọng thực nghiêm túc lời hứa Công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng? *Tuyển mộ: -Tuyển mộ việc thu hút lực lượng lao động đáp ứng yêu cầu văn phịng quan -Cơng tác tuyển mộ lấy từ nguồn: -Tổ chức tốt công tác lễ tân tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách, sở quan trọng để tạo bầu khơng khí thuận lợi quan hệ cơng tác, đặc biệt kinh doanh -Là công cụ quan trọng cần thiết thiếu hoạt động đối ngoại nào, công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động đối ngoại -Hoạt động lễ tân, lễ tân ngoại giao vừa cơng cụ trị hoạt động đối ngoại nước, vừa phương tiện thực cụ thể hóa nguyên tắc luật pháp quốc tế quốc gia -Thông qua hoạt động lễ tân, quyền tự bình đẳng quốc gia, đối tác đảm bảo -Công tác lễ tân giúp giải tốt số khó khăn ngoại giao *Kỹ nhân viên lễ tân tiếp khách qua điện thoại: -Trả lời gọi đến: có gọi đến nhân viên lễ tân cần xử lý: +Nhấc ống nghe sớm tốt +Tự xưng danh +Gửi lời chào hỏi +Hỏi xem giúp cho người gọi +Trong trường hợp có điện thoại gọi đến lúc nhân viên lễ tân bận việc khơng thể trì hỗn hay người gọi khơng cho biết tên lý gọi đến nhân viên lễ tân phải khôn khéo, tế nhị để tránh làm khách phật ḷng -Chuyển/ tŕ gọi: +Đừng để khách phải chờ đợi cách không cần thiết +Nếu phải chờ đợi phải thơng báo cho khách xem họ có chấp nhận hay khơng +Ln có danh mục điện thoại nội để chuyển gọi nhanh chóng +Khi chuyển cần phải giải thích lý chuyển để người gọi rõ +Mời thủ trưởng đồng nghiệp đến nghe điện thoại cách nhã nhặn, lịch -Thực lời nhắn: thực lời nhắn phải: +Ln có giấy bút bên cạnh +Ghi đầy đủ họ, tên, quan, số điện thoại người nhắn nội dung lời nhắn +Nếu chưa rõ phải hỏi lại để ghi cho đọc lại lời nhắn để kiếm tra -Thực gọi đi: +Luôn phải có danh bạ điện thoại sử dụng thành thạo +Ghi vào sổ tay số điện thoại quan, cá nhân mà phải thường xuyên trao đổi +Lịch sự, từ ngữ, ngữ điệu thích hợp: nhận lời đáp, tự xưng danh, gọi tên người cần gặp; chuẩn bị nội dung trước để đàm thoại nhanh chóng; trao đổi thẳng vào nội dung để tiết kiệm thời gian; giọng nói phải rõ ràng, có âm điệu, khơng nói nhanh nói to hay bé; phải lắng nghe để bên hiểu biết rõ nói ra; nhanh chóng kết thúc gọi thời điểm; gọi nhầm máy phải xin lỗi người nghe 13 Phân biệt văn văn quản lý? Phân tích chức văn quản lý? *Phân biệt văn văn quản lý Khái niệm Văn Văn quản lý Văn nói chung Văn quản lý văn phương tiện ghi truyền hình thành, sử dụng hoạt đạt thông tin ngôn động quản lý lãnh đạo Trong ngữ hay ký hiệu quan nhà nước, văn sử định dụng phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết hình thành quản lý Hiệu lực pháp khơng có hiệu lực pháp Có hiệu lực pháp lý: kết thúc văn lý lý thường có chữ ký, dấu, người ký chịu trách nhiệm văn ký trước pháp luật Quy trình Khơng thiết phải Quy trình soạn thảo: văn quản lý soạn thảo tuân theo quy trình soạn phải soạn thảo theo quy trình thảo cụ thể định: viết thảo  duyệt thảo  đánh máy sao in  trình ký  ký  người nhận Thể thức văn Thể thức văn tùy ý, Thể thức văn quy định phụ thuộc vào người soạn quan nhà nước có thẩm quyền thảo *Các chức văn quản lý: -Chức thơng tin: Văn quản lý chiếm vai trị quan trọng phương tiện chủ yếu việc ghi truyền đạt thông tin, giúp quan thu nhận xử lý truyển đạt thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, giúp cho quan đánh giá thông tin thu nhận từ nguồn khác => Đây chức tổng quát -Chức pháp lý: +Các văn quản lý, đặc biệt văn quy phạm pháp luật ghi lại quy phạm pháp luật, quan hệ mặt pháp luật tồn xã hội thời kỳ, sở pháp lý để điều chỉnh mối quan hệ xã hội +Văn quản lý sản phẩm vận dụng vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước quản lý xã hội, chức pháp lý gắn liền với mục đích ban hành loại văn +Việc truyền đạt quy phạm pháp luật, chủ trương sách quan thực chủ yếu thông qua văn quản lý -Chức quản lý: Chức xuất văn sử dụng để thu thập truyền đạt thơng tin, văn hình thành tức q trình định truyền đạt lại để tổ chức thực định Văn công cụ để xác định đường lối, nguyên tắc làm việc, xác định mối quan hệ quan hệ thống quản lý nhà nước quản lý kinh tế -Chức văn hóa: +Văn quản lý sản phẩm sáng tạo người trình lao động, giúp người ghi chép, lưu giữ truyền bá truyền thống văn hóa qua thời kỳ, hệ khác +Văn quản lý định chế nếp sống, văn hóa thời kỳ khác phát triển xã hội, quốc gia, vùng, địa phương khác -Chức xã hội: +Văn quản lý thể cách thức đề cập giải vấn đề xã hội khác phạm vi, thời điểm cụ thể +Các văn ban hành chuẩn xác có tác dụng tích cực việc xây dựng giữ gìn định chế xã hội, phù hợp với nhu cầu tiến chung, nói văn quản lý góp phần thúc đẩy kìm hãm phát triển xã hội giai đoạn khác 14 Thủ tục ban hành văn bản? -Thủ tục trình ký: văn trình ký phải có đầy đủ hồ sơ làm sở cho người ký xem xét định Nếu hồ sơ, người trình ký phải trình bày trực tiếp với người ký văn bản, chánh văn phòng trưởng phịng hành phải ký tắt chịu trách nhiệm văn trình lãnh đạo ký -Thủ tục ký văn bản: người ký văn phải chịu trách nhiệm pháp lý văn ký Do trước ký phải xem kỹ nội dung, hình thức văn Chánh văn phịng, trưởng phịng hành chuyên viên cố vấn pháp luật chịu trách nhiệm trực tiếp trước người ký văn -Thủ tục gửi văn bản: Văn phải gửi tuyến, địa chỉ, người có trách nhiệm thi hành, không chuyển vượt cấp, chuyển đến nơi không thẩm quyền giải Người ký văn phải vào quy định quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan để định việc gửi văn -Thủ tục sửa đổi, bãi bỏ, hủy bỏ văn bản: Trường hợp văn ban hành không nguyên tắc, văn ban hành làm thiệt hại đến quyền lợi nhân dân, viên chức nhà nước phải sửa đổi, bãi bỏ hủy bỏ Văn có khuyết điểm phải sửa đổi; văn hết hiệu lực, lỗi thời, không phù hợp phải bãi bỏ; văn sai lầm, trái pháp luật, trái quy định cấp phải hủy bỏ Ai ban hành sai người phải sửa đổi, hủy bỏ, cấp cấp có thẩm quyền đình hủy bỏ văn cấp phải dùng văn định văn hành thơng thường để sửa đổi, bãi bỏ hủy bỏ văn pháp quy -Thủ tục lưu văn bản: Văn quản lý y chính, trích lục Sao y từ gốc quan ban hành văn tiến hành, y phải có gạch ngang phía văn sao, nơi sao, tên sao, thẩm quyền ký y Văn lục từ y quan nhận văn tiến hành, lục tồn văn phần nội dung cần thiết, lục phải có gạch ngang phía văn sao, tên quan, số ký hiệu nơi nhận, ngày tháng sao, thẩm quyền ký lục 15 Yêu cầu bố cục tờ trình, định, báo cáo, biên bản? Khái niệm Yêu cầu Bố cục Tờ trình Là hình thức -Phân tích -Phần mở đầu: Quốc văn đề thực tế làm bật nhu hiệu, tên quan ban xuất với cấp cầu cần thiết vấn đề cần hành, Số ký hiệu, địa phê chuẩn trình duyệt danh, ngày tháng, tên chủ trương, -Nêu vấn đề xin phê loại văn bản: Tờ trình, phương án chuẩn cách rõ ràng trích yếu nội dung tờ cơng tác, -Các kiến nghị hợp lý trình, nơi gửi trình sách, -Phân tích khả -Nội dung: chế độ, tiêu trình bày khái quát phương +Phần I Mở đầu: nêu rõ chuẩn, định án nhằm phát triển lý đưa nội dung mức sửa mạnh, khắc phục khó khăn trình duyệt, phân tích đổi bổ sung đơn vị thực trạng, nhận định chế độ tình hình sách +Phần II Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, có phương án Cần phân tích chứng minh phương án khả thi +Phần III Phân tích ý nghĩa, tác dụng đề nghị Những kiến nghị đề xuất cấp xem xét, nội dung đề xuất phải đảm bảo tính khả thi, luận chứng phải chặt chẽ, lời văn phải nhã nhặn, lịch -Phần kết:Thẩm quyền ký, hình thức để ký, Thủ trưởng Phó thủ trưởng ký thay, dấu quan ban hành, nơi nhận Quyết định Là hình -Khơng dùng từ chuyển thức văn tiếp, liên từ để quan nhà nước -Các ý rõ ràng, rành mạch nhà chức trách thực thẩm quyền việc quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân công việc khác -Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại văn bản: Quyết định, trích yếu nội dung tờ trình, nơi gửi định -Phần nội dung: thường viết theo dạng khoản, mục, ý, áp dụng cho đối tượng khác -Phần kết:Thẩm quyền ký, hình thức để ký, Thủ trưởng Phó thủ trưởng ký thay, dấu quan ban hành, Báo cáo Là loại nơi nhận văn -Bảo đảm tính trung thực, -Phần mở đầu: Quốc thuật lại, xác hiệu, tên quan ban kể lại, đánh -Bảo đảm tính kịp thời hành, Số ký hiệu, địa giá việc -Báo cáo phải cụ thể, có danh, ngày tháng, tên phản ánh trọng tâm, trọng điểm loại văn bản: Báo cáo, tồn hoạt trích yếu nội dung báo động cáo, nơi gửi báo cáo kiến nghị -Phần nội dung: +Mở đầu: nêu tường trình nhiệm vụ, chức vấn đề, quan, đơn vị, nêu cơng việc điều kiện, hồn cụ thể đó, cảnh có ảnh hưởng lớn từ đề tới việc thực phương nhiệm vụ hướng, biện +Nội dung gồm: đánh pháp giải giá tình hình mô tả vấn đề việc tượng xảy nêu ra, phải có số liệu, tình hình để mô tả vật tượng; kiểm điểm đánh giá công việc chủ yếu theo nội dung công việc việc làm chưa làm được; đánh giá ưu khuyết điểm tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan kết tồn +Kết luận: nêu phương hướng, nhiệm vụ để tiếp tục giải quyết, biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp vấn đề có liên quan -Phần kết:Thẩm quyền ký, hình thức để ký, Thủ trưởng Phó thủ trưởng ký thay, dấu quan ban hành, Biên nơi nhận Là loại văn -Số liệu, kiện phải -Phần mở đầu: Quốc hành xác, cụ thể hiệu, tên quan ban ghi lại diễn biến -Mô tả việc hành, Số ký hiệu, địa việc xảy tượng kịp thời với đầy đủ danh, ngày tháng, tên xảy tình tiết, khơng bình loại văn bản: Biên bản, người luận, thêm bớt, suy diễn chủ trích yếu nội dung biên chứng kiến ghi quan bản, nơi gửi báo cáo lại -Nội dung phải có trọng -Phần nội dung: tâm, trọng điểm +Mở đầu: ghi rõ thời -Thủ tục chặt chẽ, thông tin gian lập biên (ngày, có độ xác cao, địi hỏi giờ, tháng, năm), thành trách nhiệm cao người phần tham dự lập biên người +Nội dung: ghi diễn chứng thực biên biến kiện thực tế, phải ghi đầy đủ, chi tiết, xác nội dung, phải ý đến vấn đề trọng tâm việc +Kết thúc: phải ghi thời gian chấm dứt kiện; biên đọc lại cho người nghe xác nhận biên phản ánh kiện xác nhận ký ( có tối thiểu người ký); biên hội nghị phải có chủ tọa, thư ký ký xác nhận -Phần kết:Thẩm quyền ký, hình thức để ký, Thủ trưởng Phó thủ trưởng ký thay, dấu quan ban hành, nơi nhận 16 Quy trình giải văn đi? -Bước Kiểm tra thể thức văn bản: +Kiểm tra xem văn có hợp lệ không, tức kiểm tra xem khâu trình soạn thảo văn thực quy trình chưa +Kiểm tra thể thức văn bản: Xem thành phần văn đầy đủ chưa, cịn thiếu sót u cầu phận, cán soạn thảo văn sửa lại -Bước Vào sổ đăng ký văn đi: nhằm quản lý tồn số cơng văn quan gửi đến quan khác, cung cấp thông tin thống kê công văn quan, phục vụ cho công tác quản lý điều hành quan Có thể đăng ký văn sổ đăng ký máy tính với mẫu: Số ký Ngày Tên loại Nơi Đơn vị người hiệu văn tháng trích yếu nội nhận nhận lưu văn dung văn Ghi -Bước Bao gói văn gửi đi: Để việc gửi văn không bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần vào nơi mà quan thường xuyên có quan hệ gửi văn bản, từ thành lập cặp đựng tài liệu để chia văn thành nhóm quan Mỗi quan đơn vị nhận văn chia thành ngăn, ghi tên cố định lên đầu mép bìa cho dễ nhìn Làm thủ tục đăng ký xong, nhân viên văn thư chia văn gửi cho nơi vào kèm theo phong bì sau văn thư bắt đầu cho văn vào bì viết bì Bao bì văn dùng nhiều loại với kích thước khác song phải làm giấy dầy, bền -Bước Chuyển văn đi: Văn gửi phải gửi ngày đăng ký văn bản, gửi qua bưu điện văn thư mang đến tận địa nơi nhận với mẫu: Ngày tháng Số ký hiệu Số lượng bì Nơi nhận văn Ký nhận gửi văn văn văn bản đóng dấu -Bước Giữ gìn xếp lưu văn gửi đi: Văn phải lưu giữ lại bản, lưu đơn vị cá nhân soạn thảo để lập hồ sơ theo dõi công việc, lưu văn thư để tra cần thiết Văn lưu phải xếp, bảo quản cẩn thận 17 Công tác quản lý văn mật công tác lập hồ sơ công việc? *Công tác quản lý văn mật: -Xác định đắn mức độ mật tài liệu: tuyệt mật, tối mật mật -Thực quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu sử dụng, vận chuyển, giao nhận tiêu hủy văn mật: +Chỉ phổ iên văn mật phạm vi đối tượng cần biết có trách nhiệm thi hành +Đối với văn tối mật, tuyệt mật có thủ trưởng quan người ủy quyền bóc quản lý +Chỉ có người giao quản lý văn mật trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn +Sổ ghi văn mật đến tương tự sổ ghi văn thường, khác sau cột trích yếu nội dung văn có thêm cột mức độ mật +Đóng dấu mức độ mật vào văn bản, khơng đóng dấu ngồi bì Người chịu trách nhiệm làm bì phải ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu mật lên bì sau chuyển cho văn thư làm phiếu gửi làm bì ngồi văn thường +Văn mật phải chuyển đến tận tay người nhận +Không mang văn nhà riêng +Trong chưa giải công việc không ghi chép điều bí mật vào giấy, sổ tay chưa quan quản lý vào sổ, đánh số +Phải có đầy đủ phương tiện bảo mật để bảo quản tài liệu mật -Tuyển chọn nhân viên, cán quản lý văn mật theo quy định nhà nước: thực khen thưởng kịp thời cán nhân viên thực tốt quy định, thi hành kỷ luật người vi phạm quy chế quản lý sử dụng tài liệu mật *Công tác lập hồ sơ công việc: -Mở hồ sơ: cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu năm, vào danh mục hồ sơ quan ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào bìa hồ sơ Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng, xác, phản ánh nội dung công việc, vấn đề -Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ -Sắp xếp văn giấy tờ hồ sơ : cần xếp khoa học, hợp lý, thể liên quan diễn biến việc Hồ sơ xếp theo cách: thứ tự thời gian hình thành văn theo trình tự giải vấn đề, theo tác giả kết hợp với thời gian, theo vấn đề kết hợp với thời gian, theo vần chữ cái, theo thứ tự văn bản, theo mức độ quan trọng văn -Kết thúc hồ sơ: +Hoàn chỉnh văn giấy tờ +Kiểm tra, hoàn chỉnh việc xếp văn giấy tờ hồ sơ -Biên mục hồ sơ: +Đánh số tờ nhằm xác định trật tự xếp văn hồ sơ +Viết mục lục văn hồ sơ +Viết tờ kết thúc +Biên mục bên ngồi bìa hồ sơ gồm tên quan, đơn vị tổ chức, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hố sơ, ngày tháng bắt đầu kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản -Đóng quyển: sau biên mục xong hồ sơ cần đóng cố định, đóng tài liệu cần: +Kiểm tra lại hồ sơ +Gỡ bỏ vật liệu kim loại đính tài liệu +Đóng bền, khơng dùng kim loại -Lưu lại tài liệu, xếp bảo quản an toàn, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng 18 Khái niệm, đặc điểm cách phân loại tài liệu lưu trữ? *Khái niệm:- Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị- xã hội, tổ chức kinh tế cá nhân không kể thời gian sản sinh, chế độ xã hội, vật liệu phương pháp chế tác lựa chọn bảo quản, phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học công tác thực tiễn *Đặc điểm: -Phần lớn tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ -Tài liệu lưu trữ phải có giá trị -Tài liệu lưu trữ phải tập trung bảo quản lưu trữ để phục vụ cho việc khai thác, tra cứu, sử dụng *Phân loại: -Căn vào nội dung, tác giả tài liệu: +Tài liệu quan hành nhà nước +Tài liệu quan tổ chức Đảng, Đoàn thể +Tài liệu đơn vị kinh doanh +Tài liệu cá nhân, gia đình -Căn vào kỹ thuật chế tác: +Tài liệu chữ viết giấy bao gồm loại văn trình hoạt động quản lý quan lập hồ sơ đưa vào bảo quản dự trữ +Tài liệu khoa học kỹ thuật gồm thiết kế chế tạo máy, thiết kế xây dựng, trắc địa, thăm dị địa chất, tài liệu khí tượng thủy văn làm từ chất liệu thích hợp +Tài liệu phim ảnh ghi âm gồm âm bản, dương phim ảnh, băng ghi âm ghi hình có giá trị bảo quản kho lưu trữ phương pháp riêng 19 Khái niệm, yêu cầu công tác lưu trữ? *Khái niệm: -Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức bảo quản cách khoa học văn tài liệu có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ => Công tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan xã hội nói chung đơn vị, tổ chức nói riêng -Cơng tác lưu trữ bao gồm: thu thập, xác định tài liệu, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học lưu trữ, áp dụng biện pháp bảo quản an toàn tài liệu *Yêu cầu: -Tính khoa học: để đảm bảo an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo phương pháp khoa học Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận thực tiễn, ứng dụng thành khoa học kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế đất nước -Tính mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng bí mật nhà nước, kẻ thù dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, chụp khai thác tài liệu để phục vụ cho mưu đồ phá hoại chúng Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải ln cảnh giác, giữ nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia, thực nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ban hành 20 Khái niệm, vai trị quy trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ? *Khái niệm: xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời gian bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan theo giá trị mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác tài liệu từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho lưu trữ nhà nước *Vai trò: -Giúp lựa chọn tài liệu có giá trị cho lưu trữ, xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy -Giúp xác định phương pháp lưu trữ thời hạn bảo quản cho loại tài liệu *Quy trình xác định giá trị tài liệu: -Tổ chức hội đồng: hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm: +Thủ trưởng quan chánh văn phịng chủ trì +Cán lưu trữ quan +Cán đơn vị có tài liệu -Xác định giá trị tài liệu khâu văn thư phòng lưu trữ quan kho lưu trữ nhà nước đạo hội đồng xác định giá trị tài liệu: Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ quốc gia để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy phải có Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ định Tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản, biên quan có thẩm quyền phê duyệt -Tiêu hủy tài liệu: tài liệu tiêu hủy thống kê thành mục lục hồ sơ, mục lục Hội đồng xác định giá trị tài liệu phê duyệt thủ trưởng quan định tiêu hủy tài liệu tiêu hủy phương pháp đưa vào máy nghiền làm nguyên liệu máy cắt vụn tài liệu -Sau tiêu hủy tài liệu phải có văn báo cáo cho thủ trưởng quan