Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện

Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện Kĩ năng quy trình tổ chức sự kiện

TRAINING 2013 MARKETING DEPARTMENT MS CLAUDIA VU KĨ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KiỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN  Định nghĩa “sự kiện”  Phân loại kiện  Nhiệm vụ người tổ chức kiện (TCSK)  Kế hoạch + Quy trình TCSK  Quy trình quản lý TCSK ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN” “Một phần PR, hoạt động nhằm quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp; xây dựng, trì mối quan hệ với cổ đông, nhân viên, đối tượng mục tiêu.” PHÂN LOẠI SỰ KIỆN  Đối ngoại – Đối nội: + Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng… + Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán nhân viên…  Mức độ trang trọng: Very formal – Smart casual – Conference/Seminar - Casual  Mục đích: + Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ… + Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…  Địa lý, chất: Chính trị XH – Văn hóa – Từ thiện – Thể thao – Cấp TP – Cấp QG NHIỆM VỤ NGƯỜ I TỔ CHỨC SỰ KIỆN Hiểu biết cặn kẽ về: - Mục đích, tính chất kiện - Thành phần tham dự, đối tượng kiện hướng đến Khả bao quát, quản lý vấn đề liên quan đến kiện: - Địa điểm diễn kiện, điểm đến tiếp sau kiện (nếu có) - Các đơn vị cung cấp hậu cần: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uống… - Nhân viên tham gia tổ chức kiện, an ninh, nghệ sĩ, khách mời… NHIỆM VỤ NGƯỜ I TỔ CHỨC SỰ KIỆN Lường trước cố Lập sẵn kế hoạch dự phòng trường hợp xấu liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật xẩy Quản lý tốt truyền thông - Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp - Thu thập, chọn lọc ảnh nhà báo làm tư liệu Khả đáp ứng cao vấn đề phát sinh - Điện áp, thiết bị dự trù - Thời gian tổ chức kiện phải đẩy sớm/lùi lại - Phương án bổ sung, thay cháy chương trình cố phát sinh QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Xây dựng ý tưởng Báo cáo tổng kết – đánh giá Tiến hành kiện – Quản lý ngân sách Lập đề án chi tiết kèm ngân sách sơ Kế hoạch thực chi tiết QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN XÂY DỰNG Ý TƯỞNG:  Mục đích tổ chức kiện?  Các thành phần tham gia?  Tính chất, quy mô kiện?  Thời gian, địa điểm tổ chức kiện?  Ngân sách định mức dành cho kiện?  Ý tưởng chủ đạo, điểm nhấn cho kiện? BRAINSTORM QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LẬP ĐỀ ÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:  Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch kiện  Phác thảo kế hoạch truyền thông, quảng bá kiện  Liệt kê vật tư, nhân lực cần thiết cho kiện  Check giá hạng mục liệt kê, lập bảng dự trù kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt  Lên ý tưởng thiết kế mẫu giấy mời, bandroll, phướn, banner, tờ rơi, backdrop, video clip… dùng để quảng bá QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:  Xin giấy phép tổ chức kiện (nếu cần), làm việc trước với quan quản lý hành  Duyệt mẫu thiết kế cho in mẫu giấy mời, bandroll, ph ướn, backdrop, poster…  Triển khai kế hoạch truyền thông quảng bá kiện  Hoàn tất hợp đồng với nhà cung cấp để có đầy đủ vật tư, nhân lực cho tổ chức kiện QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:  Thảo hồ sơ xin tài trợ tiến hành liên hệ xin tài tr ợ/ c ộng tác  Thi công hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn âm – ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí…  Lập bảng phân công nhân cụ thể, chi tiết Lựa chọn MC, PG, an ninh, hậu cần… cẩn thận  Gửi giấy mời khách VIP, gọi điện confirm QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:  Quan tâm đến danh sách khách mời, chuẩn bị phương án tiếp đón VIP, diễn văn VIP…  Quan tâm đến quà tặng cho khách sau kiện  Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, khoản phát sinh Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ ràng  Ráp nối, tổng duyệt chương trình  Chú ý xem thời tiết! QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:  Ngay trước kiện: - Check lại kịch bản, lời dẫn MC, diễn văn đại biểu - Check lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang trí… - Chỉnh đốn trang phục theo quy định - Nhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi VIP - Tiếp đón, chuẩn bị kĩ khu vực tác nghiệp báo chí - Phổ biến lại yêu cầu phận chụp ảnh, quay phim QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:  Trong kiện: - Luôn đứng gần sân khấu để kiểm soát tình - Theo sát kịch chương trình - Cắt cử người đứng trực khu đại biểu - Liên hệ với địa điểm (nếu có) QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:  Sau kiện: - Cảm ơn, tiễn VIP đưa VIP đến địa điểm - Nhanh chóng thu thập ảnh, clip PV Chọn lọc hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí - Thanh toán cho nhà cung cấp QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ:  Ekip tổ chức kiện nhóm họp tổng kết, nhận xét khâu tổ chức, rút kinh nghiệm  Chốt lại bảng liệt kê chi phí thực chi gửi phận kế toán  Lập báo cáo tổng kết gửi lãnh đạo $$$ REPORT THỰC HÀNH Lên kế hoạch tổ chức kiện sau: Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013 Event “Chào xuân 2013” khuấy đ ộng không khí t ại c sở 2, Tr ần Đ ại Nghĩa Anh ngữ New Ocean Triển lãm giáo dục quốc tế New Ocean 2013 Tọa đàm tư vấn tuyển dụng, hướng nghiệp New Ocean sinh viên ĐH Thương Mại Gala liên hoan cuối năm New Ocean Buổi team-buiding tập thể New Ocean nghỉ hè ~ Gracias por atención~ [...]... tiết! QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4 TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:  Ngay trước sự kiện: - Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn văn của đại biểu - Check lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang trí… - Chỉnh đốn trang phục theo đúng quy định - Nhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi của VIP - Tiếp đón, chuẩn bị kĩ càng khu vực tác nghiệp của báo chí - Phổ biến lại yêu cầu đối với bộ phận chụp ảnh, quay phim QUY. .. trực tại khu đại biểu - Liên hệ với địa điểm tiếp theo (nếu có) QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4 TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:  Sau sự kiện: - Cảm ơn, tiễn VIP hoặc đưa VIP đến địa điểm kế tiếp - Nhanh chóng thu thập ảnh, clip của PV Chọn lọc những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí - Thanh toán cho các nhà cung cấp QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5 LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ: ... QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3 KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:  Thảo hồ sơ xin tài trợ và tiến hành liên hệ xin tài tr ợ/ c ộng tác  Thi công các hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn âm thanh – ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí…  Lập bảng phân công nhân sự cụ thể, chi tiết Lựa chọn MC, PG, an ninh, hậu cần… cẩn thận  Gửi giấy mời khách VIP, gọi điện confirm QUY TRÌNH TỔ CHỨC