Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan

I. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được nhà nước quản lý tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện cụ thể như sau: 1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định 1112004NĐCP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 302004TTBTC ngày 0742004 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và Nhà nước. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3). 2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm: + Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ): Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Pháp luật. + Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Trước đây, theo Thông tư số 401998TTTCCP ngày 20 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ thành lập các Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ Bộ, ngành có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, các đơn vị trực thuộc cơ quan và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai đoạn hiện hành trước khi nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Hiện nay, ở tất cả các Bộ, ngành đều có Phòng Lưu trữ. + Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có Phòng lưu trữ huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện. Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001 và Nghị định số 1112004NĐCP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày 08 tháng 4 năm 2004, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 212005TTBNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn thư lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân. Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng được tổ chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương. Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trên đây hiện đang được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhà nước. Riêng các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, nguyên tắc này có một số điểm cần chú ý. Xét trên tầm vĩ mô, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp (trong đó có các doanh nghiệp ngoài quốc doanh) đã được Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Song đến nay, nhà nước vẫn chưa có những quy định cụ thể trong việc quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì trước mắt các doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của doanh nghiệp đó. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam. II. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan 1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, việc tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ được thực hiện theo những quy định cụ thể của nhà nước. Cụ thể là: 1.1. Ở các cơ quan cấp Bộ Tại Thông tư số 212005TTBNV (đã trích dẫn ở trên), bộ phận quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan cấp Bộ là Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ: Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ; Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về văn thư, lưu trữ; Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Bộ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ; Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật. uy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Ủy ban thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ; Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. 1.3. Ở cấp huyện Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan. Những cơ quan có bộ phận lưu trữ được đặt ngang với Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan thì bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan. Ví dụ Phòng Văn thư Lưu trữ Bộ đặt trong Văn phòng Bộ và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Bộ; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh và cũng chịu sự quản lý của Chánh văn phòng tỉnh…. 2. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Theo Thông tư số 401998TTTCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì số lượng và trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí và quy định như sau: Phòng Lưu trữ Bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và yêu cầu công tác có thể có phó trưởng phòng. Biên chế của Phòng Lưu trữ Bộ tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên do Bộ trưởng quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao cho Bộ. Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc. Trung tâm lưu trữ tỉnh có bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho lưu trữ. Biên chế của trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu là năm người, có trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của tỉnh. Ở cấp huyện bố trí từ một đến hai người, có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của huyện). Ở cấp xã có cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Nhưng hiện nay, tại Thông tư số 212005TTBNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân thì việc bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ có sự điều chỉnh như sau: Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, các phó trưởng phòng và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ; Biên chế của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ do Bộ trưởng quyết định theo đề nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của Bộ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công việc của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ, nếu không có văn phòng thì bố trí bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, các Phó giám đốc và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ. Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Trung tâm (với chức danh Phó Giám đốc); Biên chế của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là biên chế sự nghiệp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế sự nghiệp của tỉnh; Cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu và tài khoản thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên trách công tác văn thư, lưu TS. Nguyễn Lệ Nhung

Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức I Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Theo quan điểm nhiều quốc gia, có Việt Nam, tài liệu lưu trữ xem tài sản toàn dân, cần nhà nước quản lý tập trung thống Nguyên tắc thể cụ thể sau: Quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ quốc gia Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc, tài sản quốc gia nên cần có quản lý thống nhà nước Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học công nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn tài liệu lưu trữ quốc gia tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam quản Đảng Nhà nước thống quản lý Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý Tuy nhiên, hai phông chịu điều chỉnh chung hệ thống văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08 tháng năm 2004 quy định thi hành chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 Bộ Tài hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn tài liệu lưu trữ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù bảo quản lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hành chịu quản lý thống Đảng Nhà nước Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, thời gian tới cần có quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống toàn tài liệu Đảng Nhà nước đặt lãnh đạo Đảng quản lý thống Nhà nước (Điều 3) Quản lý tập trung thống tổ chức nghiệp vụ lưu trữ Để quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập hệ thống quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: quan quản lý ngành lưu trữ mạng lưới kho, trung tâm lưu trữ - Hệ thống quan quản lý ngành lưu trữ Việt Nam bao gồm: + Đứng đầu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ): Đây quan thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định Pháp luật + Cơ quan, phận phụ trách công tác lưu trữ Bộ, ngành địa phương tổ chức thống theo văn hướng dẫn Nhà nước Trước đây, theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 20 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ thành lập Phòng Lưu trữ Phòng Lưu trữ Bộ, ngành có chức quản lý toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, đơn vị trực thuộc quan thực nghiệp vụ lưu trữ quan giai đoạn hành trước nộp lưu vào lưu trữ quốc gia Hiện nay, tất Bộ, ngành có Phòng Lưu trữ + Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Ở cấp huyện có Phòng lưu trữ huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sau ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày 08 tháng năm 2004, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phận phụ trách văn thư lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân Thông tư quy định sau: Tại Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có chức giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, đơn vị trực thuộc Bộ có Văn phòng lập Phòng Văn thư – Lưu trữ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp nhập phòng, tổ người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh đơn vị nghiệp có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản theo quy định pháp luật Như là, hệ thống quan quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ hệ thống kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ tổ chức thống nước - Để quản lý thống mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng Nhà nước nghiên cứu ban hành văn quy phạm pháp luật để hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ quan toàn quốc Chính vậy, nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ… lưu trữ quốc gia lưu trữ quan từ trung ương đến địa phương thực theo hướng dẫn, đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan chuyên môn sở quy định văn nói Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống quan quản lý riêng hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng Đảng Cộng sản Việt Nam song tổ chức thực thống từ trung ương đến địa phương Nguyên tắc quản lý tập trung thống áp dụng tất quan nhà nước, tổ chức xã hội doanh nghiệp nhà nước Riêng doanh nghiệp quốc doanh, nguyên tắc có số điểm cần ý Xét tầm vĩ mô, tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động doanh nghiệp (trong có doanh nghiệp quốc doanh) Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 xác định thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Vì thế, công tác lưu trữ doanh nghiệp cần phải tuân theo quy định chung Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước tài liệu đặc biệt quý thực theo quy định pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân Song đến nay, nhà nước chưa có quy định cụ thể việc quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp quốc doanh Vì vậy, để quản lý thống tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ việc thực nghiệp vụ lưu trữ doanh nghiệp trước mắt doanh nghiệp cần vào quy định nhà nước để ban hành quy chế, quy định cụ thể công tác lưu trữ doanh nghiệp Trong doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ thể việc tập trung toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động doanh nghiệp đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ doanh nghiệp Việc quản lý tài liệu lưu trữ phông việc thực nghiệp vụ lưu trữ thực thống theo quy định, quy chế doanh nghiệp quản lý tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ, dựa nguyên tắc tuân thủ pháp luật nhà nước Việt Nam II Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ quan Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ Bộ phận quản lý công tác lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng văn quy định công tác lưu trữ quan; quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ cho quan hàng năm báo cáo tình hình thực công tác lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ quan thời gian tới Đối với quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị xã hội, việc tổ chức phận quản lý lưu trữ thực theo quy định cụ thể nhà nước Cụ thể là: 1.1 Ở quan cấp Bộ Tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV (đã trích dẫn trên), phận quản lý công tác lưu trữ quan cấp Bộ Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ: - Căn vào quy định pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng văn Bộ hướng dẫn thực công tác văn thư - lưu trữ; - Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn văn thư, lưu trữ; - Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với quan, tổ chức khác thuộc Bộ thực việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư, lưu trữ; - Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ việc giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; - Thực thống kê, báo cáo thống kê văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật 1.2 Ở cấp tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương Cũng theo Thông tư này, phận quản lý công tác lưu trữ cấp tỉnh Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có chức giúp Chánh Văn phòng tỉnh tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ tỉnh Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ: - Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm công tác văn thư, lưu trữ tỉnh hướng dẫn tổ chức thực cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Căn vào văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng văn hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ để Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành - Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chức thực kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; quan, tổ chức có tài liệu nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với quan, tổ chức khác thuộc Ủy ban thực việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư, lưu trữ; - Thực thống kê, báo cáo thống kê văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh 1.3 Ở cấp huyện Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có phận văn thư – lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức thuộc huyện Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ lịch sử huyện; thực nhiệm vụ lưu trữ hành Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thông thường phận thực công tác lưu trữ đặt quản lý Văn phòng đạo trực tiếp Chánh văn phòng quan Những quan có phận lưu trữ đặt ngang với Văn phòng Phòng Hành quan phận quản lý công tác lưu trữ đặt đạo trực tiếp Thủ trưởng quan Phó thủ trưởng quan Ví dụ Phòng Văn thư Lưu trữ Bộ đặt Văn phòng Bộ đạo trực tiếp Chánh Văn phòng Bộ; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh chịu quản lý Chánh văn phòng tỉnh… Tuyển dụng bố trí cán làm công tác lưu trữ Cán nhân tố đóng vai trò quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan Trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cán làm công tác lưu trữ quan việc làm cần thiết cần quan tâm trực tiếp sát lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan Theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp số lượng trình độ cán làm công tác lưu trữ bố trí quy định sau: - Phòng Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng yêu cầu công tác có phó trưởng phòng Biên chế Phòng Lưu trữ Bộ tối thiểu hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên Bộ trưởng định tổng số biên chế hành nghiệp giao cho Bộ - Trung tâm Lưu trữ tỉnh Giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh có phận quản lý nghiệp vụ phận quản lý kho lưu trữ Biên chế trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu năm người, có trình độ trung học lưu trữ trở lên Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh định tổng số biên chế hành nghiệp giao tỉnh - Ở cấp huyện bố trí từ đến hai người, có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân huyện (tính tổng số biên chế hành nghiệp giao huyện) - Ở cấp xã có cán văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm nhiệm công tác lưu trữ Nhưng nay, Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân việc bố trí nhân làm công tác lưu trữ có điều chỉnh sau: - Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, phó trưởng phòng số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ; Biên chế Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ Bộ trưởng định theo đề nghị Chánh Văn phòng tổng số biên chế Bộ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ giao Cán bộ, công chức, viên chức Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng tuỳ theo khối lượng công việc công tác văn thư, lưu trữ lập Phòng Văn thư – Lưu trữ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ - Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ, văn phòng bố trí phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, Phó giám đốc số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Giám đốc Trung tâm (với chức danh Phó Giám đốc); Biên chế Trung tâm Lưu trữ tỉnh biên chế nghiệp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh định tổng số biên chế nghiệp tỉnh; Cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Tại quan chuyên môn tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có phận chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ Biên chế cụ thể làm văn thư lưu trữ Thủ trưởng quan quy định theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân tỉnh quy định pháp luật - Ở cấp huyện: Biên chế phận Văn thư, lưu trữ Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định theo thẩm quyền tổng số biên chế hành nghiệp huyện - Tại phòng, ban chuyên môn huyện cấp xã có cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ huyện xã phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Theo thông tư này, trình độ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 650-TCCP/CV ngày 20 tháng năm 1993 Ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) đáp ứng yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức văn hành khác như: Pháp lệnh Cán công chức Nghị định hướng dẫn thi hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ ban hành thay cho Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ Tuy nhiên, thông tư số 21/2005/TT-BNV chưa triển khai thực mà quan nhà nước thực theo Thông tư 40/1998/TT-TCCP Trong năm qua, hầu hết quan từ trung ương đến địa phương tổ chức phận lưu trữ bố trí nhân làm công tác lưu trữ theo thông tư hướng dẫn Các quan nhà nước từ trung ương đến địa phương bố trí cán làm công tác lưu trữ Những cán làm công tác lưu trữ bố trí trước thông tư 40 ban hành, chưa có trình độ chuyên môn quan có kế hoạch đào tạo đào tạo lại nghiệp vụ lưu trữ việc tạo điều kiện cho cán tham gia học đại học chức, trung học chức học lớp nghiệp vụ ngắn hạn Đến nay, hầu hết cán lưu trữ quan nhà nước có tr×nh độ chuyên môn định song chưa đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ quan Về vấn đề tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ: Hiện hệ thống sở đào tạo cán làm công tác lưu trữ nước ta bước đầu đáp ứng yêu cầu ngành lưu trữ Trước Việt Nam có sở đào tạo cán có trình độ đại học lưu trữ là: Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Gần đây, năm 2004, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh vừa thành lập Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Hệ Trung học có hai sở đào tạo Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Hà Nội, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II thành phố Hồ Chí Minh số sở dạy nghề đào tạo lớp ngắn hạn nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư – lưu trữ… Một số năm gần đây, việc tuyển dụng cán lưu trữ vào làm việc quan nhà nước có chiều hướng coi trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ quan tiêu chuẩn hàng đầu Vì vậy, hầu hết học sinh, sinh viên đào tạo nghiệp vụ lưu trữ nghiệp vụ văn phòng có nhiều khả tìm việc làm số ngành khác Số lượng trình độ cán lưu trữ làm việc quan nhà nước tương đối ổn định Đồng thời nhu cầu cán làm công tác lưu trữ doanh nghiệp, tổ chức trị, tổ chức trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp ngày lớn đòi hỏi việc đào tạo cung cấp cán có trình độ chuyên môn cao lĩnh vực lưu trữ cần quan tâm, trọng đẩy mạnh Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc cần phải bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mát Để thực chủ trươgn trên, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có hướng dẫn cụ thể công tác bảo quản tài liệu Đó Công văn số 111/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng năm 1995 việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành số tiêu chuẩn bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu; tiêu chuẩn bìa hồ sơ; tiêu chuẩn giá đựng tài liệu… Tại lưu trữ lịch sử, nhà nước quản tâm đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quý dân tộc việc phê duyệt nhiều đề án lớn như: Đề án xây dựng Kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Đề án Cải tạo nâng cấp kho lưu trữ trung tâm tưu trữ quốc gia I; Đề án cấp cứu tài liệu châu bản; Đề án nâng cấp Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo hiểm Tài liệu lưu trữ Quốc gia… Đồng thời Nhà nước cấp kinh phí cho trung tâm mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu như: Tủ đựng tài liệu đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa nhiệt độ kho… Tại lưu trữ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào quan tâm lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng công tác lưu trữ Tuy nhiên, hầu hết lưu trữ hành chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng song có đầy đủ trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu độ… đảm bảo mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu giai đoạn hành Đối với quan có tài liệu chuyên môn, đặc thù mà phương pháp vật liệu chế tác khác tài liệu giấy như: tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn số ngành đặc thù khác việc bảo quản tài liệu mang tính khác biệt cần có trang thiết bị riêng ngành trang bị Ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Một yếu tố làm pháp lý cho việc thực nguyên tắc quản lý tập trung thống công tác lưu trữ toàn quốc hệ thống văn quy pham pháp luật ngành lưu trữ Hiện nay, nhà nước ta xây dựng ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ công tác lưu trữ, cụ thể sau: Văn pháp lý có giá trị cao ngành lưu trữ là: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 28 tháng năm 2001 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia văn mang tính bao quát, quy định vấn đề ngành lưu trữ cần có điều chỉnh pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc gia; Quản lý công tác lưu trữ; Thu thập Bổ sung tài liệu lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu; Bảo quản tài liệu; Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Khen thưởng kỷ luật ngành lưu trữ… Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đời đánh dấu bước phát triển ngành lưu trữ Việt Nam, tiền đề để thực chuyển biến ngành lưu trữ giai đoạn cải cách hành nhà nước Tiếp Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 40/2004/TT-BTC ngày 07 tháng năm 2004 Bộ Tài hướng dẫn việc thu sử dụng phí khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; số văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước như: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan… Tại quan, tổ chức việc tuân theo quy định văn cần phải thực quy định cụ thể quan ban hành Những quan lãnh đạo quan tâm sát đến công tác lưu trữ thường ban hành quy chế quy định số điều cụ thể quản lý công tác lưu trữ, việc thực nghiệp vụ lưu trữ trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức quan công tác lưu trữ Cũng có nhiều quan ban hành công văn hướng dẫn việc thực nghiệp vụ lưu trữ sở quy định, hướng dẫn nhà nước như: Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng năm 2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành lưu trữ văn quan Bộ Công nghiệp; Chỉ thị số 06/2001/CT-BTS ngày 14 tháng năm 2001 Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản việc tăng cường công tác quản lý đạo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ ngành thuỷ sản… Cán chuyên trách lưu trữ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo việc ban hành văn công tác lưu trữ quan đồng thời người trực tiếp thực quy định đề văn hướng dẫn người quan thực Có công tác lưu trữ quan vào nề nếp hoạt động có hiệu Công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm công tác lưu trữ Công tác tra, kiểm tra ngành lưu trữ Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo quy định pháp luật công tác lưu trữ Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiến hành tra, kiểm tra quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương việc thực văn quy phạm pháp luật lưu trữ quan, sau báo cáo với Lãnh đạo Cục Vụ Pháp chế Bộ Nội vụ Thanh tra, kiểm tra khâu quan trọng việc thực chức quản lý nhà nước quan Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa sau: - Thanh tra, kiểm tra việc thực quy định văn nhà nước thực tế xem có xác không, xác phần trăm có cần chỉnh sửa, bổ sung không - Thanh tra kiểm tra để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị cụ thể - Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, công Công tác tra, kiểm tra tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm ngành lưu trữ Điều phần gây khó khăn cho công tác tra, kiểm tra ngành Trong văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ, việc khen thưởng xử lý vi phạm công tác lưu trữ đề cập Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định việc khen thưởng xử lý vi phạm sau: Điều 28 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, cho quan lưu trữ khen thëng theo quy định pháp luật Điều 29 Người chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia có hành vi khác vi phạm quy định pháp lệnh tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải båi thường theo quy định pháp luật Người lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm quy định pháp lệnh tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải bồi thường theo pháp luật Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu cho quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia khen thưởng theo quy định pháp luật Cơ quan nào, người vi phạm bị kỷ luật theo quy định pháp luật; tổ chức, cá nhân có quyền tố cáo, khiếu nại hành vi vi phạm pháp luật lĩnh vực lưu trữ; việc giải khiến nại, tố cáo theo quy định pháp luật Đối với lưu trữ quan, việc chịu tra, kiểm tra xử lý vi phạm pháp luật Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chịu thành tra, kiểm tra thường xuyên phận làm công tác tra, kiểm tra quan Bộ phận tra, kiểm tra quan lấy quy định pháp luật nhà nước công tác lưu trữ làm pháp lý đồng thời dựa quy định cụ thể công tác lưu trữ quan Đối với doanh nghiệp không chịu tra, kiểm tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước lãnh đạo doanh nghiệp vào quy định pháp luật quy định, quy chế quan công tác lưu trữ để làm tiến hành tra kiểm tra thường xuyên theo định kỳ đột xuất Từ có đánh gía xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh sai sót có xây dựng chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng Trên vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức Cán lưu trữ cần nắm vững kiến thức chương để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo việc tổ chức công tác lưu trữ tuyển dụng cán chuyên môn làm công tác lưu trữ quan Ngoài cán lưu trữ cần nắm vững yêu cầu trình độ cán lưu trữ để định việc tham dự chương trình đào tạo cho phù hợp TS Nguyễn Lệ Nhung [...]... lý và chỉ đạo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trong ngành thuỷ sản… Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ quan cùng thực hiện Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu... cơ quan Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan. .. các vi phạm trong ngành lưu trữ Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành Trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, việc khen thưởng và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ cũng đã được đề cập Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về việc khen thưởng và xử lý vi phạm như sau: Điều 28 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu... các cơ quan, sau đó báo cáo với Lãnh đạo Cục và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như sau: - Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không... các vi phạm trong công tác lưu trữ Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó... vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ; việc giải quyết khiến nại, tố cáo theo quy định của pháp luật Đối với lưu trữ cơ quan, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn chịu sự thành tra, kiểm tra thường xuyên của bộ phận làm công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan Bộ phận thanh tra, kiểm tra của cơ quan lấy những quy... thưởng, kỷ luật thích đáng Trên đây là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Cán bộ lưu trữ cần nắm vững kiến thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc tổ chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm công tác lưu trữ ở cơ quan Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần nắm vững những yêu cầu về trình độ của cán bộ lưu trữ để quyết... thường theo pháp luật Nghị định số 111/2004/NĐ-CP cũng quy định các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu cho cơ quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật Cơ quan nào, người nào vi phạm thì bị kỷ luật theo quy định của pháp... biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể - Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất...hòa nhiệt độ tại kho… Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với công tác lưu trữ Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ ... tiếp Chánh văn phòng quan Những quan có phận lưu trữ đặt ngang với Văn phòng Phòng Hành quan phận quản lý công tác lưu trữ đặt đạo trực tiếp Thủ trưởng quan Phó thủ trưởng quan Ví dụ Phòng Văn... dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Tại quan, tổ chức việc tuân theo quy định văn cần phải thực quy định cụ thể quan ban hành Những quan lãnh đạo quan tâm sát đến công tác lưu trữ thường... tác lưu trữ quan; quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ cho quan hàng năm báo cáo tình hình thực công tác lưu trữ quan, lập kế