Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang

Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang

1 KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN Trương Thị Phương Thảo(1) (1): Chuyên ngành Kế Toán, Khoa KếToán- Kiểm Toán Email: phthao0102@gmail.com Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh quy trình mua hàng toán đóng vai trò quan trọng, chất lượng sản phẩm sản xuất có tốt hay không phụ thuôc vào quy trình Nhưng thực tế cho thấy, quy trình mua hàng toán tiền có nhiều rủi ro Chính vậy, việc kiểm soát quy trình mua hàng toán cần thiết, giúp cho công ty phòng ngừa phát cá rủi ro, giúp công ty đạt mục tiêu kinh doanh đề Đặt vấn đề[2] Kiểm soát nội trình người quản lý, nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực nhiệm vụ mục tiêu đề Việt Nam đất nước phát triền, có nguồn nhân lực dồi thu hút nhiều vốn đầu tư nước nên công ty liên doanh nước ngày nhiều, mở nhiều vận hội cho kinh tế nước nhà, nhiên bên cạnh mang đến vô vàng khó khăn thử thách, cạnh tranh khốc liệt thị trường Chính để đứng vững thương trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện máy tổ chức hoạt động nhanh nhạy, hiệu đặc biệt xây dựng hệ thống kiểm soát nội chặc chẽ, có khả hạn chế rủi ro, bảo vệ tài sản, giúp doanh nghiệp ngày phát triển vững mạnh Trong việc kiểm soát quy trình mua hàng toán quan trọng, giúp cho việc sản xuất sản phẩm thời gian chất lượng, đem lại hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp thu lợi nhuận Nhận thức cần thiết nên tác giả chọng đề tài: ”Kiểm soát quy trình mua hàng toán tiền công ty TNHH gia công dịch vụ thép sài gòn” Dựa vào sở lý luận với việc thực hành khảo sát thực tế, tác giả muốn tìm hiểu ưu điểm, hạn chế rủi ro xảy công ty TNHH gia công dịch vụ thép sài gòn, để từ đưa kiến nghị biện pháp giúp quy trình mua hàng toán công ty ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu thời kỳ công nghiệp hóa đại hóa đất nước Phương pháp nghiên cứu - Trong qúa trình nghiên cứu thực tế công ty quy trình mua hàng toán, tác giả quan sát, tìm hiểu, trao đổi với nhân viên công ty nói chung nhân viên phận kế toán nói riêng, áp dụng phương nghiên cứu để giúp cho trình thực tập công ty giúp cho việc nghiên cứu đề tài hoàn thành tốt, bao gồm phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp quan sát tình hình thực tế: Là phương pháp đòi hỏi tác giả phải có kỹ quan sát tốt, xem xét tình hình thực tế, trình điều hành tổ chức công ty Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả áp dụng phương pháp để quan sát trình hoạt động công ty, đặc biệt quy rình mua hàng toán tiền, nhờ mà tác giả hiểu rõ quy trình gồm có giai doạn trình thực giai đoạn:       Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu Hoạt động lựa chọn nhà cung cấp Hoạt động lập hợp đồng Hoạt động nhận hàng nhập kho Hoạt động ghi nhận hàng hóa, nợ phải trả nhà cung cấp Hoạt động toán + Phương pháp tổng hợp số liệu: Là phương pháp sau thu thập liệu tiến hành tổng hợp chúng để phục vụ cho trình phân tích so sánh Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả tiến hành thu thập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài công ty giấy tờ cần thiết khác phục vụ cho trình nghiên cứu + Phương pháp phân tích: phương pháp làm rõ mục tiêu cần phân tích.Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả áp dụng phương pháp vào toàn trình nghiên cứu Khi tiếp nhận ý kiến, tài liệu từ công ty tác giả tiến hành phân tích xem xét tìm diểm mạnh điểm yếu để phục vụ cho nghiên cứu Trong quy trình mua hàng toán công ty, tác giả phân tích xem xét việc kiểm soát quy trình thực tốt chưa,chặc chẽ chưa, từ tìm rủi ro giúp công ty hạn chế rủi ro + Phương páp so sánh: phương pháp dựa số liệu thu thập tiến hành so sánh đưa nhận xét Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả tiến hành so sánh doanh thu, lợi nhuận năm 2010 2011, để xem xét tình hình hoạt động công ty tăng hay giảm Ngoài tác giả so sánh quy định kiểm soát quy trình mua hàng toán toán có thực theo chuẩn mực quy định không, Kết thảo luận[1] - Nhờ vào việc áp dụng phương pháp nghiên cứu, tác giả có tiêu phân tích tình hình doanh thu lợi nhuận công ty sau: Bảng 3.1: Bảng thể kết sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu Doanh thu Lợi nhuận Năm 2010 Năm 2011 Chênh lệch 615.100.086.938 830.030.027.515 214.929.940.577 34.94% 6.736.698.924 9.119.923.515 2.383.224.591 35.38% - (Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Gia Công Dịch Vụ Thép Sài Gòn) Doanh Thu 2010 - 2011 1,000,000,000,000 800,000,000,000 615,100,086, 938 830,030,027, 515 600,000,000,000 400,000,000,000 200,000,000,000 East Năm 2010 Năm 2011 Biểu đồ 3.1: Biểu đồ thể doanh thu Lợi Nhuận Năm 2010 - 2011 9,191,923,515 10,000,000,000 8,000,000,000 6,736,698,924 6,000,000,000 4,000,000,000 2,000,000,000 Năm 2010 Năm 2011 Biểu đồ 3.2: Biểu đồ thể lợi nhuận Nhận xét: Biểu đồ 3.1 cho ta thấy doanh thu năm 2011 tăng lượng so với năm 2010 214.929.240.577 (830.303.027.515 - 615.100.086.938), tương đương 34.94% Nhận xét: Biểu đồ 3.2 cho ta thấy lợi nhuận năm 2011 tăng lượng so với năm 2010 2.383.224.591 (9.119.923.515 - 6.736.698.924), tương đương 35.38% - Các phương pháp nghiên cứu giúp tác giả tìm ưu nhược điểm kiểm sóat quy trình mua hàng toán công ty TNHH gia công dịch vụ thép Sài Gòn:  Ưu điểm - Tổ chức công tác quy trình mua hàng toán tiền công ty chặc chẽ, cụ thể, rõ ràng, công ty áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm tức phân công, giao nhiệm vụ cho người, phận giúp công việc đát hiệu cao - Công ty thực việc kiểm tra quy trình mua hàng toán tiền tương đối tốt nhằm tạo điều kiện vững cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất để đem lại hài lòng cho khách hàng giúp tăng doanh thu cho công ty Qua bảo đảm, ngăn ngừa, phát giải sai sót, sơ hở quản lý 5 - Tất thông tin hồ sơ, tài liệu quy trình mua hàng toán tiền lưu cất giữ cẩn thận, bảo mật không để chứng từ bị hay thất lạc Đối với thông tin máy tính bảo mật cách cài password vào máy tính nhân viên, có nghĩa phải nhập mã số mật mã nhân viên máy chạy Điều không cho phép không thuộc hệ thống xem hay lấy liệu máy - Quy trình mua hàng toán tiền đảm bảo giám sát lẫn phận phòng ban Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lúc hoàn thành không tập trung váo người hay phận chức quản lý Điều giảm thiểu gian lận sai sót phát sinh - Các thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng toán tiền công ty quy định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cá nhân phận, điều giúp giảm thiểu chồng chéo trách nhiệm, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc thực kịp thời, qua giúp nâng cao hiệu hoạt đông hệ thống - Quy trình mua hàng toán tiền công ty quy định rõ ràng từ công tác yêu cầu nguyên vật liệu, công tác lựa chọn nhà cung cấp, công tác lập hợp đồng, công tác nhập hàng đến công tác ghi nhận nợ phải trả, toán Điều giúp cho nhân viên có trách nhiệm mục tiêu hiểu hoàn tất nhiệm vụ quy định, đồng thời có biện pháp xử lý theo quy định đề - Trong quy trình mua hàng toán tiền, đa số khoản tiền chi cho việc toán chuyển khỏan qua ngân hàng, doanh nghiệp dự trữ quỹ tiền mặt công ty mức độ cho phép để toán khoản chi phí giao dịch hành - Quy trình mua hàng công ty chặc chẽ rõ ràng cụ thể có sai sót giai đoạn quy trình ngừng chuyển cho phận chuyển ngược lại cho phận đầu để xem xét tìm sai sót sửa chữa thực lại quy trình,ví dụ như: từ giai đoạn yêu cầu nguyên liệu đến giai đoạn xét duyệt, không cấp xét duyệt bị trả lại, xét duyệt chuyển xuống giai đoạn lực chọn nhà cung cấp, không duyệt bị trả lại giai đoạn đầu, duyệt bắt đầu lập hợp đồng, hợp đồng không ký bắt buộc phải lập lại, ký tiếp tục theo dõ hàng.Điều đảm bảo khối lượng chất lương nguyên vật liệu phục vụ sản xuất phù hợp với yêu cầu khách hàng 6 - Nều có phát sinh chi phí trình mua hàng toán tiền lập phiếu xác nhận chi phí gửi đến phòng kế toán, để kế toán viên lập phiếu chi toán cho khoản chi phí - Việc lưu giữ danh sách nhà cung ứng đến hạn toán, đến hạn, kế toán có trình hóa đơn, đơn đặt hàng chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng ký duyệt giúp cho việc giảm thiểu rủi ro toán séc, ủy nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có toán nhằm cho nhà cung ứng, đề xuất khoản toán giả mạo, hóa đơn bị toán hai lần liền - Tất khoản chi tiền quy trình mua hàng, kế toán kiểm tra phiếu xin chi cá chứng từ có liên quan khác phải tình cho kế toán trưởng xét duyệt đồng ý trước lập phiếu chi toán tiền mua hàng Điều giúp cho công ty hạn chế người có thẩm quyền ký duyệt cho khoản chi hay chuyển khoản thị việc chuyển khoản chi tiền với mục đích không cho phép  Nhược điểm - Trong máy tổ chức quản lý công ty tnhh gia công dịch vụ thép sài gòn ban kiểm soát kiểm tra trường hợp làm sai, làm thiếu trung thực, mang tính chất hình thức - Những quy định việc phân công nhiệm vụ phòng ban mối liên hệ phận chưa thể văn bản, nhược điểm khiến cho thành viên phận không nhớ hết nhiệm vụ đặc biệt nhân viên Do quy định văn nên phát sinh rủi ro hay tranh chấp xử lý thỏa đáng, mà dẫn đến việc xử lý theo tình cảm, thiên vị, bất công - Từ đưa số giải pháp để giúp quy trình hoàn thiện hơn: + Một sản phẩm tạo chất lượng phụ thuộc vào nguyên vật liệu mua vào nên quy trình mua hàng toán quan trọng trình sản xuất sản phẩm Chính vật cần phải hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng toán để quy trình ngày chặt chẽ tránh rủi ro không may xảy +Cần phải thống kê hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm việc sử dụng nguyên vật liệu sử dụng số nguyên vật liệu thừa lại phận, để vào mức sử dụng nguyên vật liệu nhu cầu đơn đặt hàng để mua hàng hợp lý, xác tránh tình trạng nguyên vật liệu sử dụng không mục đích, không chủng loại, nhập kho thiếu hay cắp… làm thất thoát tài sản công ty Nên phải xây dựng quy trình khép kín từ kho nguyên vật liệu đến thành phẩm để tránh tình trạng nhân viên nội công ty thông đồng với + Trong trình mua hàng, phận có liên quan phải xác định nhu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua không đúng, không đủ hàng theo yêu cầu phê duyệt, không quy cách, không phẩm chất, không giá thỏa thuận, không thời hạn giao hàng + Công ty cần phải có quy định chặt chẽ việc mua hàng ví dụ như: có người có thẩm quyền lập giấy đề nghị mua hàng giấy đề nghị mua hàng phải chuẩn hóa biểu mẫu đánh số thứ tự trước… công ty cần phải có quy định kiểm soát giấy đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề nghị mua mua nhận đủ hàng, tránh tình trạng mục đích nhân + Trong phận nhận hàng phận kho phải có quy định khắc khe việc kiểm tra giám sát hàng hóa như: kiểm tra kỹ chuẩn loại, quy cách, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng nhận hàng, hàng lưu kho phận kho có trách nhiệm xếp bảo quản hàng hóa Phải tách biệt phận nhận hàng phận kho để hai phận kiểm tra giám sát lẫn tránh tình trạng gian lận + Công ty cần phải có sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế sử dụng phần mềm quản lý kho cách kho học đảm bảo tính liên tục, kinh tế + Phòng kế toán công nợ phải theo dõi thời hạn toán cho nhà cung cấp mà phòng vật tư thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo toán thời hạn, toán không thời hạn nhà cung cấp có tiềm năng, nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới, làm ảnh hưởng đến trình sản xuất sản phẩm công ty + Bộ chứng từ toán bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, biên nhận hàng, phiếu nhập kho kí nhận, hợp đồng mua hàng, biên nghiệm thu (nếu có)… công ty phải có quy định chặt chẽ nhiệm vụ kế toán công nợ để kế toán công nợ thực tốt nhiệm vụ mình, kế toán công nợ có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu so sánh chứng từ cung cấp với hóa đơn… + Quy trình toán phải kiểm tra chặt chẽ để tránh tình trạng toán nhầm, toán hai lần nhà cung cấp… + Thanh toán xong phải đóng dấu “đã toán” lên chứng từ toán với mục đích để kiểm soát tránh trường hợp sử dụng lại chứng từ toán + Cần phải tách biệt chức phận kế toán toán phận thủ quỹ để tránh tình trạng thông đồng gian lận chiếm đoạt tài sản công ty Kết luận - Mặc dù công ty nhiều hạn chế quy trình mua hàng toán tiền, công ty cố gắng khắc phục để quy trình hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu khách hàng, để công ty đứng vững thị trường ngày nay, tạo nhiều lợi nhuận - Tin rằng, với cố gắng không ngừng phận quản lý nói riêng toàn công nhân viên công ty nói chung, đặc biệt nhân viên quy trình mua hàng toán việc tuân thủ quy định, vận dụng linh hoạt vào quy trình đổi giúp cho việc kiểm soát quy trình mua hàng toán ngày hoàn thiện 9 Tài liệu tham khảo [1] Tài liệu công ty TNHH gia công dịch vụ thép Sài gòn [2] ] http://ww.tailieu.vn