Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán công ty dệt Hòa Thọ.doc

Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán công ty dệt Hòa Thọ

1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhàquản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạtđược mục tiêu của tổ chức Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB),một số định nghĩa hiện nay là:

Theo COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization):“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vịchi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mụctiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định vàcác thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo chođơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiệngian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sửdụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”

Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The International Federation ofAccountants - IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốnmục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việcthực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.

Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức đểđảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

1.2 Phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ1.2.1 Kiểm soát nội bộ về kế toán

KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm thực hiện hai mụctiêu chính sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài

sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bịhư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũngcó thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quantrọng.

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin kinh tế tài chính do

bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyếtđịnh của các nhà quản lý Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thờigian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quancác nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.

1.2.2 Kiểm soát nội bộ về quản lý

KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khíchsự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện tốt hai mục tiêuchính:

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế

trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức Cụ thể, hệ thốngKSNB cần:

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt độngcủa doanh nghiệp.

+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trongmọi hoạt động của doanh nghiệp.

+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tàichính trung thực và khách quan.

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm

soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tácnghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trongdoanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt độngtrong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệpnhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

1.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị Ở các đơn vị nhỏthì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phânchia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trởnên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn,tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đóđòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợiriêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu khôngcó hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình màlàm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động?Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việccho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảmtính?

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớtnguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như sai sót vô tình gây thiệthại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm Bảo vệ tàisản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chínhxác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nộiquy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêuđặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ trongcác Công ty Cổ phần.

1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì phụthuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thếnhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau:

- Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có

tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hìnhkiểm soát nội bộ.

- Xác định rủi ro: xác định các rủi ro bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng

không tốt đến mục tiêu và hoạt động của đơn vị.

- Các thủ tục kiểm soát: là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý

được thực hiện và giúp kiểm soát các rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp phải.

- Hệ thống thông tin và truyền thông: cung cấp thông tin cho mọi cấp trong một tổ

chức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống thông tin kế toánlà một phân hệ quan trọng

- Hệ thống giám sát: là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ

thống kiểm soát.

1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị là nền tảng đối với các bộ phận khác củaKSNB Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là :

- Tính trung thực và giá trị đạo đức: là tính chính trực và việc tôn trọng các giá

trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát Để đáp ứng nhu cầu này,các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cưxử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặcphạm pháp

- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và

hiểu biết cần thiết để có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họsẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả Do đó, nhà quản lý chỉ nêntuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đượcgiao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan

điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tưcách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lậpbáo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch, sẵn sàngchấp nhận rủi ro Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro Sựkhác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môitrường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.

- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận

trong đơn vị, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát, vàgiám sát các hoạt động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phần mở rộng của cơ cấu

tổ chức, cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong hoạt động đơnvị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt độngcủa họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu

- Ủy ban kiểm soát: là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng

quản trị, không tham gia vào việc điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọngcho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật,giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB.

- Chính sách nhân sự: là các chính sách tuân thủ của nhà quản lý về việc tuyển

dụng, huấn luyện, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sáchnhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tácđộng đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tínhchính trực và các giá trị đạo đức.

- Công tác kế hoạch: là hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản

xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệtkế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động, vàsự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm

soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệthống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu

1.4.2 Xác định rủi ro

Đây là một bộ phận thứ hai của KSNB Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vịđều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Không lệ thuộc vào quymô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi roxuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.

- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức

nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trangthiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mởrộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thíchhợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.

Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗithời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần Sựban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tốảnh hưởng đến những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêucụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắngkiểm soát được những rủi ro này

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phântích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động Trong các doanh nghiệpnhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngânhàng hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ… Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây làmột công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quytrình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầmcỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năngxảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với những rủi ro đó.

1.4.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm soát chính là kiểm soátquản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán.

1.4.3.1 Kiểm soát quản lý

Kiểm soát quản lý là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trênba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm,nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể chonhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạosự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ pháthiện.

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyếtmọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Mục đích là để các nhânviên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thờigiảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ravà giấu diếm sai phạm của mình.

Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn hành

vi tham ô tài sản Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi íchcá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người

được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khảnăng thâm lạm tài sản

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa

thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả đểtăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn không cho thông tin bị thiênlệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện – thường làbộ phận kế toán.

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định vàgiải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếptục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyềnhạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung vàphê chuẩn cụ thể.

- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp

dụng cho toàn đơn vị Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt cácnghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.

- Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng

biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho cácnghiệp vụ không thường xuyên phát sinh Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối vớinhững nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chínhsách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó.Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụtương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Thí dụ như quyết định về muasắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng quản trị phê chuẩn.

1.4.3.2 Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉđã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với cácchương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu Thí dụ: tài sản có thể được kiểm soát bằngcách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủyquyền mới được phép tiếp cận tài sản của đơn vị

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắtbuộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra vàxem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tàisản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏphế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.

Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm bảo đảmcho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi trường, nguồncung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát sẽ rất

cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa những thiệt hại do môitrường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người

Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúngquy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra,mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật thường xuyên trên cácđĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác Các bản sao cần phải lưu trữ tách biệtvới nơi lưu trữ bản gốc.

1.4.3.3 Kiểm soát kế toán

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằmkiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thànhphần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ việc tínhtoán các con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đếnkiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các nguyêntắc sau:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ kiểmsoát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trênmẫu, đủ số liên quy định

- Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc ngườiđược uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung củachứng từ.

- Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng chonhiều công dụng khác nhau

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ điqua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyểncho bộ phận tiếp theo.

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

1.4.3.4 Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính

Hiện nay, trong môi trường áp dụng máy vi tính sẽ không tránh khỏi các rủi ro nhưnhập liệu dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và hợp lệ; dữ liệu bị xử lý khôngchính xác do phần mềm bị lỗi… Do vậy để đảm bảo ba chức năng kiểm soát chính trênkiểm soát trong môi trường máy vi tính cần được quan tâm Các thủ tục kiểm soát gồmkiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.

(a) Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính

Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xửlý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ Thôngthường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:

- Kiểm soát hoạt động của tổ chức- Kiểm soát chứng từ

- Kiếm soát việc giải trình tài sản - Kiểm soát quá trình quản lý

- Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm- Kiểm soát sự ủy quyền

- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu

(b) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính

Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của mộtứng dụng xử lý kế toán nhất định Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau:

- Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn

tất việc nhập liệu vào hệ thống Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soátquá trình nhập liệu.

+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ Các thủtục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt mộtcách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chếviệc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu;nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếuvới các hoạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra…

+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm travùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợplý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng cácgiá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…

- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin

kế toán trong quá trình xử lý số liệu Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữliệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin mộtcách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đốichiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết…

- Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung

thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu giữakết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tínhchính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quyđịnh hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử,các bản nháp…

1.4.4 Hệ thống thông tin truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báocáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộvà bên ngoài.

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng.Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kếtoán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của hệ thống là quá trìnhghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhaulà hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phậnnày thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sảnphẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứngnhững nhu cầu khác nhau

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịpthời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạtđược như sau:

- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có

thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.

- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo

đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.

- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ

sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.

- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong

việc áp dụng các chính sách kế toán.

- Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ

tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan.

- Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế

toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thựctình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.

1.4.5 Hệ thống giám sát

Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB Giám sát là quá trình mà người quản lýđánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xácđịnh KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúngcho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt,nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.

Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách

hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bấtthường.

Giám sát định kỳ: thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội

bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.

1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệthống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẻ ngay cảkhi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùythuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tínhđáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạnchế tối đa những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,

đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấpdưới…

- Khả năng đánh lừa lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau

hay các bộ phận bên ngoài đơn vị.

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh

mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trongnghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt

động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền

hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soátkhông còn phù hợp…

2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán2.1 Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán

2.1.1 Định nghĩa chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quátrình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thườngbắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóahay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịchvụ nhận được

Quá trình mua vào của hàng hóa dich vụ bao gồm các khoản mục như nguyên liệuvật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,… Chutrình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sựchuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức.

2.1.2 Mối quan hệ giữa chu trình với các chu trình kế toán khác

Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong 4 bộ phận hợp thành để tạo thànhmột chu trình kế toán thống nhất, quá trình được lặp đi lặp lại, các chu trình quan hệ mậtthiết với nhau, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đơn vị.

(1): Chu trình mua hàng và thanh toán(2): Chu trình chuyển đổi

(3): Chu trình bán hàng và thu tiền(4): Chu trình tài chính

Mặc dù đầu vào và đầu ra của mỗi chu trình là khác nhau nhưng đầu ra của chutrình trước lại là đầu vào của chu trình tiếp theo Nếu có một chu trình nào đó bị giánđoạn thì sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanhnghiệp

Chẳng hạn, đầu vào của chu trình doanh thu là sản phẩm tạo ra từ chu trình chuyểnđổi, chu trình này bán sản phẩm và thu tiền.Tiền thu được là đầu vào của chu trình tàichính để mua máy móc thiết bị, đầu tư các dự án,… nói chung là dùng lượng tiền đó đểđầu tư tiếp tạo ra một lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho nhu cầu mua nguyên liệu vật liệu,hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, hay nói cách khác là để đáp ứng cho đầu vào củachu trình mua hàng và thanh toán Sau khi thực hiện các công việc thu mua và thanh toánvới nhà cung cấp thì đầu ra của chu trình này là các nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịchvụ Cùng với các yếu tố khác như nhân công, nhà xưởng, máy móc thiết bị,…chu trìnhchuyển đổi sẽ thực hiện quá trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm Sản phẩm này lại làđầu vào của chu trình doanh thu Quá trình cứ thế tiếp tục tuần hoàn.

Nếu chu trình mua hàng và thanh toán không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản xuất,chất lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch, điều đó sẽ làmcho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhu cầu củakhách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩm có thể không đảmbảo, có thể không bán được, doanh thu thấp,…Nếu không có chính sách và biện pháp kịpthời thì doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thua lỗ hay nặng hơn là phá sản

Do vậy quá trình kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nói chung, và của từngchu trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đốivới các sai phạm hay rủi ro là rất quan trọng Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất,

4

hầu hết là nguồn nguyên liệu vật liệu mua ngoài cho hoạt động sản xuất để tạo ra sảnphẩm, chúng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí của doanh nghiệp, cái được mua lạiliên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, khối lượng mua liên quan đến mức hàng trongkho,… do vậy các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm soát chutrình mua hàng và thanh toán, để hạn chế các sai sót liên quan đến chu trình cũng như cácchu trình khác đến mức thấp nhất có thể.

2.1.3 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán2.1.3.1 Chuẩn bị đơn đặt hàng

Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc cáccửa hàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua hàngcó thể được lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệt thích hợp.

Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàngsẽ tiến hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộphận mua hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Một bản sao của Đơn đặthàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.

2.1.3.2 Nhận hàng hóa dịch vụ

Việc nhận hàng hóa dịch vụ của công ty từ người bán là một điểm quyết địnhtrong chu trình vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liênquan trên sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏisự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến…

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra Biên bản nhận hàng như mộtbằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa Một bản sao thường được gửi chokho và một bản khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết Để ngănngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự kiểm soátmột cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi Nhân viên phòngtiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽchuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận quakho và từ kho vào quá trình sản xuất.

2.1.3.3 Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghisổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báocáo tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào cáclần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.

Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) thường có trách nhiệm kiểmtra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan Khinhận hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chiphí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo nhậnhàng Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoảnnghiệp vụ vào hóa đơn Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồnkho, Hóa đơn còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền.

2.1.3.4 Thanh toán cho người cung cấp

Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chi được lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếuchi… Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bảnnhận hàng và Đơn đặt hàng Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cầnđược đóng dấu “đã thanh toán” Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những chứng từ dùng đểghi sổ nghiệp vụ thanh toán.

2.1.4 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình

1 Đặt những mặt hàng không cần thiếthay số lượng lớn hơn so với nhu cầu

Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho2 Ký nhận cho những mặt hàng không

3 Không ký nhận cho những mặt hàng

cần đặt Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơnvị.4 Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân

viên mua và người bán.

Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất lượngthấp hoặc giá quá cao

5 Làm giả chứng từ mua hàng Hàng tồn kho bị khai khống, thất thoát tiềnmặt

6 Không phát hiện những mặt hàng cóchất lượng kém

Giá trị hàng tồn kho cao hơn so với thực tế7 Bỏ sót những khoản nợ phải trả

chẳng hạn như những khoản muanguyên vật liệu đột xuất.

Ghi những khoản phải trả nhỏ hơn thực tế

8 Nhà cung cấp bán những mặt hàngvới giá quá cao (cả về đơn giá và sốlượng)

Giá trị hàng mua tăng

9.Thiệt hại hàng hoá trong quá trình

vận chuyển Khả năng sử dụng hoặc bán những hàng hóacó chất lượng thấp (nếu những hàng hóa nàykhông được loại trừ)

10 Những nhà cung cấp sai sót trong

việc tính toán số tiền trên hóa đơn Khả năng phải thanh toán số tiền cao hơnthực tế cho những hàng hóa nhận được.11 Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng hay trả

lại hàng Số liệu không chính xác trên các tài khoảnphải trả và các sổ cái liên quan12 Sai sót trong việc tính toán hay

phân bổ chi phí mua hàng

Giá trị hàng mua và chi phí liên quan khôngđúng

13 Không được hưởng các khoản chiết

khấu do thanh toán trễ Chi phí mua hàng tăng14 Sự thanh toán lại những hoá đơn đã

Thất thoát tiền mặt, giá trị hàng mua tăng sovới thực tế

16 Thanh toán cho những mặt hàngkhông nhận được

Thất thoát tiền mặt17 Sai lệch từ những khoản thanh toán

Thất thoát tiền mặt

18 Thanh toán cho nhân viên mua

hàng những khoản không được duyệt Thất thoát tiền mặt19 Nhân viên sữa số tiền trên séc thanh Thất thoát tiền mặt

toán và chiếm đoạt số tiền của doanhnghiệp

20.Làm giả séc thanh toán Số dư tiền gửi ngân hàng khác so với thực tế,thất thoát những khoản tiền đã được gửi.21.Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan

đến nhà cung cấp bởi những ngườikhông có thẩm quyền

Làm mất hay làm giả những bản ghi liênquan đến nhà cung cấp

22 Tiền, hàng tồn kho, các tài liệu theodõi khoản nợ phải trả người bán bị thấtthoát do điều kiện khách quan hay chủý của con người.

Tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát, bao gồmsự mất mát các dữ liệu cần thiết để theo dõiquá trình thanh toán cho nhà cung cấp trongthời gian chiết khấu

2.1.5 Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình2.1.5.1 Hệ thống chứng từ

- Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận

trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mụcđích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhậnhàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộphận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.

- Bảng báo giá: tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu

những hàng hóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, về đơn giá, mẫu mã và những điều kiệnkhác.

- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng

sẽ lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trườnghợp đặc biệt Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, qui cách, sốlượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu, cũng nhưcác yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng được người bánchấp thuận thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết.

- Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận

hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chấtlượng, quy cách của từng món hàng thực nhận Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứđể ghi tăng TK hàng tồn kho.

- Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định quyền

sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối vớingười bán Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giágồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn.

- Các hóa đơn vận chuyển: trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển.- Chứng từ thanh toán (Voucher): bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến

một hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp Chứng từ thanh toán rất hữu íchđể theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạchthanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: đây là các chứng từ làm

cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.

- Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người

bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán Kếtoán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về

khoản nợ phải trả Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng,giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá

- Quan hệ 1- nhiều (1-n): Một Đơn đặt hàng tương ứng với một người bán, vànhiều Đơn đặt hàng có thể được đặt với cùng một người bán, tạo thành quan hệ 1 (ngườibán) - nhiều (các Đơn đặt hàng) Người bán có thể cung cấp nhiều loại sản phẩm, nhưngmỗi sản phẩm chỉ được cung cấp bởi một người bán, hình thành quan hệ 1 (người bán) -nhiều (sản phẩm) Mỗi nghiệp vụ thanh toán (gọi là “thanh toán tiền hàng” trên sơ đồ)sau khi nhận hàng và xác nhận, gắn với một người bán, tuy nhiên việc mua lại được thựchiện giữa những người bán nên một người bán có thể liên quan đến nhiều nghiệp vụthanh toán Do đó các quan hệ 1-n được hình thành.

- Quan hệ nhiều-nhiều (m-n): Mỗi Đơn đặt hàng và thanh toán có thể liên quan tớinhiều hàng hóa, và mỗi loại hàng hóa có thể liên quan tới nhiều Đơn đặt hàng và thanhtoán Do đó quan hệ m-n được hình thành.

Số điện thoạiĐ/k tín dụng

Mã ĐĐH

Mã hàng

Ngày đặt hàngNgày nhận dk

Mã người bán

SL đặt hàngĐơn đặt hàng

nm

của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tậptin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm Chẳng hạn:

- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao

nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độsản xuất của công ty.

- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa

đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách.

- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán,

chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ

2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

2.2.1 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàngMục

- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu muahàng đã được phê chuẩn.

- Người ký Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tintrên Đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã đượcphê chuẩn.

- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu sốlượng, quy cách, mẫu mã… của số hàng thựcnhận với Đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đãđược phê chuẩn.

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ vàđối chiếu các thông tin trên Hóa đơn mua hàngvới Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trướckhi ghi sổ kế toán.

Sự phêchuẩn

Các nghiệp vụ mua vàođược phê chuẩn

- Sự phê chuẩn nghiệp vụ mua vào ở đúng cấpthẩm quyền.

đầy đủ Tất cả hàng nhận trong kỳđều được ghi sổ đầy đủ - Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự vàđược đính kèm với Hóa đơn tương ứng.- Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biênbản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này.

- Những Hóa đơn liên quan đến hàng đã muanhưng đang trên đường vận chuyển cần đượcquản lý riêng ở hồ sơ “Hàng mua đang điđường” để cuối kỳ ghi tăng Hàng tồn kho.

Các nghiệp vụ mua vàođược ghi sổ đều được đánhgiá đúng.

- Lập bảng liêt kê tất các khoản chi phí đượcphép tính vào giá gốc của hàng mua vào theoquy định của chuẩn mực kế toán và có sự phêchuẩn của kế toán trưởng.

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từlàm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào.

- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi

Các nghiệp vụ mua vào

được phân loại đúng đắn - Sơ đồ tài khoản đầy đủ.- Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng.

- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm trađịnh khoản trên Hóa đơn trước khi ghi sổ.

Các nghiệp vụ mua vàođược ghi sổ đúng lúc.

- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ muahàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời.- Quy định định kỳ ghi sổ kế toán.

Chuyển sổ vàtổng

Các nghiệp vụ mua vàođược ghi sổ đúng đắn trênsổ phụ các khoản phải trảvà sổ kho, chúng được tổnghợp đúng đắn.

- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ khovới kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết với kếtoán tổng hợp.

- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từnhật ký mua hàng vào sổ cái.

2.2.2 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toánMục

- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng,các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra, đối chiếu, sốtiền trên Hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệtchi.

- Chứng từ phải tham chiếu được đến Hóa đơn muahàng tương ứng.

- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tracác chứng từ liên quan đến khoản chi.

- Người ký duyệt chi không được đồng thời là ngườilập chứng từ chi.

- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứngtừ chi.

- Các Hóa đơn mua hàng đã được thanh toán đượcđóng dấu “đã thanh toán”.

- Các chứng từ chi chưa được sử dụng cần được bảoquản an toàn.

Sự phêchuẩn

Nghiệp vụ chi tiềnđược ghi sổ là đượcphê chuẩn đúng dắn

- Sự phê chuẩn của khoản chi trên chứng từ chứngminh vào thời điểm ký vào chi phiếu.

Tínhđầy đủ

Tất cả các khoản chitiền mua hàng đượcghi sổ đầy đủ.

- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước, vàđược ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.

- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàngtrên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổchi tiết tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ chitiền được đánh giáđúng đắn.

- Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán.- So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ phụ ởngân hàng.

Các nghiệp vụ chitiền được phân loạiđúng đắn.

- Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.

- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm trađịnh khoản trên chứng từ.

Các nghiệp vụ chitiền mặt được vào sổđúng lúc.

- Quy định ghi sổ càng sớm càng tốt khi chi phiếu đãđược ký.

Chuyển sổ vàtổng

Các nghiệp vụ chitiền mặt được phảnánh đúng đắn vào sổphụ các khoản phảitrả, chúng được tổnghợp đúng đắn.

- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ nhậtký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan.

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy vi tính

2.2.3.1 Kiểm soát chung

Kiểm soáthoạt độngtổ chức

- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm: bởi lẽngười thực hiện nghiệp vụ kinh tế cũng có thể đồng thời là người sửdụng máy tính để ghi chép nghiệp vụ.

- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trìnhsẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo cáo.

Kiểm soát

chứng từ - Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính.- Kiểm soát các bản sao chứng từ.- Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo.

Kiểm soátviệc giảitrình tài sản

- Các khoản phải trả trong những file gốc nên được duy trì và phải tíchhợp với số liệu trên các file tổng hợp.

- Các bảng ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định kỳvới số lượng hàng tồn kho thực tế.

- Đối chiếu số dư trong tài khoản ở ngân hàng với số dư trên TK 112.Kiểm soát

quá trìnhquản lý

- Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toánviên… nên được đào tào tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng.

- Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống nênđược phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận.

- Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo liênquan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy tính.

Kiểm soáthoạt độngdữ liệutrung tâm

- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được thiếtlập rõ ràng.

- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xétcông việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra các báo cáo vàcác truy cập.

Kiểm soát

sự ủy quyền - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông qua.- Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động vàkhông lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ Trong trường hợp này hiểurằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp

nhận thiết kế của chương trình.Kiểm soát

việc đăngnhập dữ liệu

- Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao, chỉtruy cập và tiếp cận những chương trình thuộc phạm vi của nhân viên đó.- Nhập liệu ghi nhận tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán,đồng thời định kỳ kiểm tra đối chiếu.

- Kết xuất thường xuyên các tập tin gốc về các khoản nợ phải trả và hàngtồn kho, và lưu vào các đĩa dự phòng.

2.2.3.2 Kiểm soát ứng dụng

- Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải có sự ký duyệt củanhững người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng và thanh toán.

- Các Đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và các Hóa đơn đã được xác nhận(bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi nhập vào máy tính.

- Đặt lệnh để tìm lỗi sai trước khi nhập liệu.

- Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file liên quan đếnNợ phải trả người bán hay Hàng tồn kho.

Kiểmsoátquátrìnhxử lýdữliệu

- Các yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Ủy nhiệm chi… được lập và in ra từmáy tính phải trên cơ sở hợp lý chắc chắn.

- Xác minh và ước tính lại các thành phần dữ liệu có trong Yêu cầu mua hànghay Đơn đặt hàng đã đúng chưa, công việc này được thực hiện bởi một cá nhânkhác với người nhập liệu.

- Giám sát các nghiệp vụ mua hàng chưa hoàn thành như chỉ giao một phầnhàng hóa hay hàng bị từ chối nhận

- Điều tra nghiệp vụ có một hoặc một số giấy tờ phụ có liên quan bị mất.

- Điều chỉnh cho đồng nhất số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái củacác tài khoản có liên quan.

- Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán.- Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi.

Kiểmsoátthôngtinđầu ra

- Thiết lập chế độ nhận hàng rõ ràng và thanh toán trong một khoảng thời giannhất định, do đó hàng tồn kho và các khoản thanh toán sẽ cân bằng vào cuốiniên độ kế toán.

- Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.Xem xét chi phí mua hàng và tốc độ chu chuyển hàng tồn kho.

- Hàng tháng so sánh các bảng kê từ nhà cung cấp với số dư trên TK Nợ phảitrả người bán tại đơn vị.

- Sắp xếp các bản sao của các giấy tờ liên quan đến mua hàng và thanh toántheo số thứ tự Chuỗi các con số trong mỗi file nên được kiểm tra định kỳ đểphát hiện các lỗ hỗng tồn tại Nếu các nghiệp vụ không có giấy tờ phụ được in,thì các bản sao nên được lưu trữ trên máy tính và theo số thứ tự.

- In các báo cáo và sổ sách định kỳ để cung cấp cho quá trình kiểm tra nộibộ…

PHẦN A

ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAYHÒA THỌ

1 Giới thiệu về Tổng Công ty

1.1 Quá trình thành lập và phát triển

Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ được thành lập từ năm 1962, tiền thân có tên làNhà máy Dệt Hoà Thọ (SICOVINA) thuộc Công ty Kỹ nghệ Bông vải Việt Nam Năm1975, khi thành phố Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy Dệt Hoà Thọ được chính quyềntiếp quản và đi vào hoạt động trở lại vào ngày 21/04/1975.

Năm 1993, đổi tên thành doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hoà Thọ theo

quyết định số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ.

Năm 1997, đổi tên thành: Công ty Dệt May Hoà Thọ theo quyết định số

433/QĐ-TCLĐ của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam.

Năm 2005, chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt May Hoà

Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Ngày 15/11/2006, chuyển thành Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ theo

quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, và chính thức đi vào hoạt động vàongày 01 tháng 02 năm 2007

Tên gọi Công ty: Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ.

Tên tiếng anh: Hoatho Textile-Garment Joint Stock CorporationTên viết tắt: HOATHO CORP.

Trụ sở chính: 36-Ông Ích Đường,Hoà Thọ Đông, Q Cẩm Lệ, TP.Đà Nẵng.Điện thoại: 05113 846 290 Fax: 05113 846 217.

Vốn điều lệ: 62.000.000.000 VNĐ (Sáu mươi hai tỷ đồng chẵn).

Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn DệtMay Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAX) thuộc Bộ Côngthương Tổng diện tích của Công ty: 145.000m2, trong đó diện tích nhà xưởng và khokhoảng 72.000m2 Tổng công suất điện lắp đặt: 7.500 KW

Hiện nay Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ có 9 đơn vị trực thuộc:- Nhà máy May Hòa Thọ I

- Nhà máy May Hòa Thọ II- Nhà máy May Hòa Thọ III- Công ty Sợi Hòa Thọ

- Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn - Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam- Công ty May Hòa Thọ Hội An- Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên- Công ty May Hòa Thọ Đông Hà

Trước tháng 8/2009 Trung tâm kinh doanh thời trang là một đơn vị trực thuộc củaTổng Công ty, từ ngày 1/9/2009 đã tách riêng thành Công ty Cổ phần kinh doanh thờitrang, trong đó Hòa Thọ nắm giữ 51% vốn.

Ngoài ra, Tổng Công ty còn có một số Công ty liên kết: Công ty CP Thêu ThiênTín, Công ty TNHH May Bình Phương, Công ty TNHH May Tuấn Đạt, Công ty Cổ phầnBao bì Hoà Thọ.

1.2 Lĩnh vực hoạt động

Các lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty gồm:- Sản xuất sợi các loại.

- Sản xuất, xuất nhập khẩu sản phẩm may mặc các loại.

- Sản xuất, xuất nhập khẩu các loại thiết bị, phụ tùng ngành dệt may.- Kinh doanh vận tải hàng hoá.

- Kinh doanh địa ốc, khách sạn.

Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận có được của Tổng Côngty cho các cổ đông, nâng cao giá trị Tổng Công ty và không ngừng cải thiện đời sống,điều kiện làm việc, thu nhập cho người lao động và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhànước.

Từng bước đưa “HOA THO CORP” trở thành một thương hiệu Dệt May hàng đầuViệt Nam của Tập đoàn Dệt May Việt Nam.

2.2 Bộ máy quản lý

Đại hội đồng cổ đông: (ĐHĐCĐ) Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định

mọi vấn đề quan trọng của Tổng Công ty.

Hội đồng Quản trị: (HĐQT) Là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyềnnhân danh Tổng Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi củaTổng Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ.

Ban Kiểm soát: Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh

doanh, quản trị và điều hành của Công ty, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soátviên) Công việc của Ban Kiểm soát là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điềuhành Tổng Công ty của HĐQT và ban Tổng Giám đốc; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháptrong việc ghi chép sổ kế toán; kiểm soát báo cáo tài chính đảm bảo đúng nguyên tắc vàvà chế độ quy định; mỗi quý họp một lần để báo cáo tình hình kiểm tra hoạt động chung.Ban Kiểm soát phải thường xuyên phối hợp với HĐQT thông báo với HĐQT về kết quảhoạt động của Ban Kiểm soát, tham khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình các báo cáo,kết quả và kiến nghị lên ĐHĐCĐ.

Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy quản lí của Tổng Công ty

Tổng Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm, bãi nhiệm, là người đại diện theo pháp luật

của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đếnhoạt động hàng ngày của Công ty.

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁTBAN TỔNG GIÁM ĐỐC

Các phòng ban

chức năng Văn phòng đại diện Các đơn vị trực thuộc

Các đơn vị hạch toán phụ thuộc

Cty sợi Hoà Thọ

Nhà máy mayHoà Thọ1

Nhà máy may Hoà Thọ2

Nhà máy may Hoà Thọ3

Cty may Hoà ThọĐiện Bàn

Cty may Hoà ThọHội An

Cty may Hoà Thọ Quảng Nam

Cty may Hoà Thọ Duy Xuyên

Cty may Hoà ThọĐông Hà

CÔNG TY LIÊN KẾT

Cty cổ phần thêu Thiên Tín

Cty TNHH may Tuấn Đạt

Cty TNHH may Bình Phương

Cty cổ phần Bao Bì Hoà Thọ

Văn

phòng P tài chính kế toán

P kỹ thuật đầu tư QLCLSP

P quản lý chất lượng may

P kỹ thuật công nghệ may

P kinh doanh sợi

P kinh doanh may

P đời sốngCác phòng ban chức năng

Các Nhà máy, Công ty trực thuộc: Có nhiệm vụ thực hiện một phần chức năng

và phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của Tổng Công ty Cơ cấu bộ máy quản lý củaNhà máy, Công ty trực thuộc gồm: Giám đốc chi nhánh, các Phó giám đốc chi nhánh,trưởng các phòng, ban, bộ phận.

Văn phòng: Tham mưu Tổng Giám đốc về các nội quy quy định quy chế

-phương án có liên quan đến quản lý lao động, quản lý chung và các chính sách nội bộ củaTổng Công ty; đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ hội nghị, trang trí lễ hội, quản lý nhàkhách, xe con, chăm sóc cây cảnh…

Phòng Tài chính - Kế toán: Chỉ đạo, tổ chức và hướng dẫn, kiểm tra bộ phận kế

toán ở văn phòng và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Tham mưu, đề xuất các giảipháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán Cungcấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; triển lãm

quảng cáo hàng may; thương mại điện tử; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giáthành, đề xuất ký kết các hợp đồng và triển khai sản xuất.

Phòng kinh doanh Sợi: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; tìm chọn

khách hàng đàm phán, đề xuất ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm sợi; nhập khẩu nguyênliệu bông – xơ, phối hợp với Công ty Sợi Hoà Thọ xây dựng, triển khai thực hiện kếhoạch sản xuất các loại sản phẩm sợi theo đúng cam kết hợp đồng đã ký với khách hàng

Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, kiểm tra,

báo cáo tình hình thực hiện các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vậtliệu, năng lượng, và quy trình vận hành máy móc thiết bị; tổ chức kiểm tra xác nhận chấtlượng sợi trước khi xuất cho khách hàng

Phòng kỹ thuật công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật sử

dụng nguyên phụ liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng hoặcphục vụ cho nhu cầu sản xuất; xây dựng quy trình vận hành và bảo trì các loại thiết bị.Ngoài ra còn kết hợp với Phòng Kinh doanh May làm việc với khách hàng thống nhất cácyêu cầu kỹ thuật sản xuất, gia công sản phẩm may của Tổng Công ty với khách hàngtrước khi trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng

Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các Công ty,

Nhà máy May kiểm tra chất lượng sản phẩm may theo đúng tiêu chuẩn của khách hàngvà Tổng Công ty ban hành, đồng thời cũng chịu trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng sảnphẩm may đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký Ngoài racũng còn phụ trách tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu may đầu vào trước khicho nhập kho và xuất cho các đơn vị sản xuất.

Phòng đời sống: Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, y tế, đảm bảo an

toàn lao động cũng như đáp ứng nhu cầu an toàn vệ sinh trong môi trường làm việc, vệsinh nước uống, an toàn lương thực thực phẩm trong công tác phục vụ bữa ăn cơm ca.Đồng thời cũng quản lý và sửa chữa hệ thống nước và điện.

Như vậy, Tổng Công ty được phân thành nhiều phòng ban, tuy nhiên không vậymà trở nên phức tạp, các nhiệm vụ bị chồng chéo Mỗi phòng ban đều có những mục tiêu,nhiệm vụ, chức năng riêng, nhưng quan hệ mật thiết với nhau tạo thành hệ thống đượcthống nhất phục vụ cho mục tiêu chung của cả Công ty.

3 Tổ chức công tác kế toán3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty là mô hình hỗn hợp, tức là vừaphân tán vừa tập trung Tại văn phòng Tổng Công ty hằng ngày sẽ thu nhập các chứng từphát sinh tại văn phòng, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra, các nhà máytrong khuôn viên Tổng Công ty khi có nghiệp vụ phát sinh cũng chuyển chứng từ lên vănphòng để xử lý Còn tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc tại Điện Bàn, Quảng Nam, DuyXuyên,…sẽ có bộ máy kế toán kế toán riêng, thu thập ghi nhận và xử lý các nghiệp vụkinh tế xảy ra tại các đơn vị phụ thuộc đó, định kỳ theo tháng sẽ gửi các báo cáo lên vănphòng Tổng Công ty để tổng hợp.

Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự lãnh đạo, quản lýtrực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịpthời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị Trong phòng Tài chính Kế toán tiến hànhphân công cụ thể nhiệm vụ cho từng lãnh đạo và nhân viên trong phòng, tránh việc chồngchéo và kiêm nhiệm các công việc có liên quan với nhau theo đúng quy định của Nhànước, cũng như yêu cầu của lãnh đạo phòng và chịu trách nhiệm về công việc được phâncông trước lãnh đạo phòng và pháp luật của Nhà nước để cung cấp thông tin một cáchđầy đủ, chính xác, kịp thời và mang tính hiệu quả cao Mô hình phân công công việc củatừng thành viên trong phòng tài chính kế toán như sau:

Sơ đồ 2: Mô hình bộ máy kế toán

Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Tổng

Giám đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tạiđơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh , thực hiện các quyđịnh của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị Kiểm tra giám sát công việc của cáckế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ…

Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): Hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên

kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từđến báo cáo kế toán; tham mưu, hỗ trợ cho Kế toán trưởng trong các công tác tài chính,và thực hiện công việc điều hành khi Kế toán trưởng vắng mặt Thực hiện công việc tổnghợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp (kiêm Phó phòng kế toán)

KT Nguyên liệu vật liệuchính, Tạm ứng

KT Phụ liệu và viết hoá đơn

KT thuế, TSCĐ, CCDC

KT Tiền mặt, Tiền lương, Phải thu nội bộ

KT tiền gửi ngân hàng

KT Nợ phải thu khách hàng

KT Nợ phải trả người bán

KT SP dở dang và giá thành SP

Thủ quỹ

Kế toán các đơn vị phụ thuộc

toán tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sảnxuất kinh doanh trong kỳ.

Kế toán nguyên liệu vật liệu chính, Tạm ứng: theo dõi quá trình nhập xuất

nguyên liệu chính tại KHOMAY, tình hình sử dụng nguyên liệu chính và các báo cáo cóliên quan, cùng với kế toán nợ phải trả người bán và kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếucác chứng từ phục vụ cho quá trình mua hàng và thanh toán Đồng thời theo dõi cáckhoản tạm ứng cho công nhân viên.

Kê toán phụ liệu và viết hóa đơn: theo dõi quá trình nhập xuất phụ liệu tại

KHOVLP… tương tự như kế toán nguyên liệu chính Đồng thời thực hiện viết hóa đơnkhi bán thành phẩm.

Kế toán Thuế, TSCĐ, CCDC: theo dõi các Tài khoản phải trả, phải nộp Nhà

nước về các loại thuế; đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lýnhượng bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng quý năm của TSCĐ, cũngnhư tình hình nhập xuất và phân bổ công cụ dụng cụ.

Kế toán tiền mặt, tiền lương, Phải thu nội bộ: theo dõi các nghiệp vụ thu chi

tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm của Công nhân viên và cả những cán bộ quản lý toànCông ty, thanh toán các khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt Cuối kỳ, đối chiếu với Sổquỹ tiền mặt Đồng thời theo dõi các khoản thu chi liên quan đến các đơn vị trực thuộc.

Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ

thu chi bằng hình thức chuyển khoản Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty,thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liênquan, cùng với kế toán nợ phải trả và phải thu để theo dõi quá trình thanh toán, cũng nhưkhả năng thanh toán của Tổng Công ty.

Kế toán nợ phải thu khách hàng: theo dõi doanh thu khi bán thành phẩm và các

khoản phải thu khách hàng.

Kế toán nợ phải trả người bán: theo dõi các khoản nợ phải trả người bán khi

mua vật tư, tài sản cố định và nhận cung cấp dịch vụ; cùng với kế toán vật tư và kế toánngân hàng theo dõi các khoản thanh toán cho người bán.

Kế toán sản phẩm dở dang và thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi

phí giá thành từng loại sản phẩm hoàn thành nhập kho, cũng như sản phẩm dở dang, xácđịnh tổng số chi phí sản xuất, lập báo cáo giá thành cho các phòng ban liên quan.

Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan,

lập các báo cáo quỹ.

Kế toán các đơn vị phụ thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tài chính, thực

hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị Tính ra giá thành thực tế củasản phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên thực hiện đối chiếu kiểm tra với kế toánTổng Công ty.

3.2 Hình thức sổ kế toán

Hiện nay tại Tổng Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy Hình thức kế toánmáy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắccủa một trong các hình thức kế toán qui định Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủqui trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ công tác kế toánvà được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo qui định Và chương trình phần mềmmà Hoà Thọ đang sử dụng là phần mềm Bravo 6.3 của công ty phần mềm Bravo chinhánh tại thành phố Đà Nẵng, được thiết kế theo quy định của Bộ tài chính, với đầy đủ 4hình thức kế toán: Hình thức nhật kí-sổ cái, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật kí-

chứng từ, Hình thức nhật kí chung để thuận tiện cho doanh nghiệp lựa chọn phù hợp vớiđặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Tổng Công ty lựa chọn Hình thức chứng từ ghisổ, với các chứng từ có sẵn trong phần mềm, dễ dàng cho kế toán phần hành lựa chọn đểnhập liệu vào máy tính.

Sơ đồ 3: Hình thức kế toán máy

Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng chứng từ kế toán cùngloại) đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoảnghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầnmềm kế toán Các thông tin này sẽ được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, các sổ,thẻ kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán có liên quan Cuối tháng hoặc bất kì thời điểmnào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính,số liệu cuối kỳ này sẽ tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau Việc đối chiếu giữa sốliệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trungthực theo thông tin đã được nhập trong kì Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệugiữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối tháng, cuối năm, sổ kếtoán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện cácthủ tục pháp lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định.

Để đảm bảo được công việc kế toán máy của các phần hành được độc lập, giámsát lẫn nhau, góp phần tạo hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu, hạn chế các gianlận và sai sót, thì Tổng Công ty đã tiến hành phân công công việc cho từng thành viênmột cách cụ thể, kế toán phần hành nào thì chỉ xử lý các công việc liên quan đến phầnhành đó Mỗi nhân viên trong phòng sẽ có một máy tính để làm việc, có user và passwordriêng, chỉ được truy cập và thực hiện công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình Cácphần hành khác có thể xem nhưng không thể nhập liệu, sửa chữa hay tạo chứng từ liênquan đến phần hành đó Chẳng hạn kế toán TGNH chỉ có thể tiếp cận nhập liệu, sữa chữavà xử lý các công việc đến việc thu tiền và chi tiền gửi ngân hàng mà không thể tiếp cậnđến các chức năng khác như nhập liệu hàng nhập kho, nhập liệu khoản phải trả…Riêngkế toán trưởng và kế toán tổng hợp sẽ được theo dõi tất cả mọi công việc của tất cả phầnhành, không chỉ có thể xem mà còn có thể nhập liệu và sửa chứng từ, thuận tiện cho côngtác kiểm tra, theo dõi và đánh giá Mặc dù được sửa chứng từ nhưng kế toán trưởng cũngnhư kế toán tổng hợp hạn chế tham gia thực hiện các công việc đó của các kế toán phầnhành, nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện lỗi sai thì lãnh đạo phòng yêu cầu kế toánphần hành sửa lỗi và theo dõi…

PHẦN B

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY TÍNHCHỨNG TỪ

KẾ TOÁN

SỔ KẾ TOÁN: - Sổ tổng hợp- Sổ chi tíêt

BÁO CÁO KẾ TOÁN: - Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀTHANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ

Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ là doanh nghiệp sản xuất kinh doanhđang hoạt động trên hai lĩnh vực là sản xuất sợi và hàng may mặc Vì là một doanhnghiệp sản xuất nên các yếu tố đầu vào rất được coi trọng, là các yếu tố quyết định chínhcho đầu ra của Tổng Công ty Và một trong những yếu tố cơ bản của đầu vào đó là nguồnnguyên liệu vật liệu, chúng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng đầu ra của sản phẩm được sản xuất Tổng Công ty cầnkiểm soát được quá trình mua hàng để có thể mua đúng hàng, đủ hàng, đúng thời hạn đểđáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất… Nguyên liệu vật liệu thường mua với số lượnglớn cho nên việc lựa chọn nhà cung cấp thích hợp để có được nguồn vật tư đảm bảo chấtlượng, giá cả phải chăng cũng là một vấn đề quan trọng để giảm bớt chi phí đầu vào Bêncạnh đó vấn đề thanh toán cho người bán đúng nhà cung cấp đúng số tiền đúng thời hạncần được quan tâm và kiểm soát để tránh các gian lận và biển thủ Do vậy, quá trình kiểmsoát chu trình mua hàng và thanh toán nên được coi trọng tại Tổng Công ty.

1 Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu và nhà cung cấp1.1 Đặc điểm nguyên liệu vật liệu

Nguyên liệu vật liệu tại Tổng Công ty được phân thành hai nhóm lớn do hai kếtoán theo dõi và được quản lý tại hai kho đó là nguyên liệu chính tại KHOMAY và vậtliệu phụ tại KHOVLP Nguyên liệu chính gồm vải chính, vải lót, gòn, dựng…Vật liệuphụ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm như dây kéo, nút, móc, nẹp, dây viền…

Hằng ngày Tổng Công ty thường xuyên tiếp xúc, ghi chép nhiều nghiệp vụ xảy ravới nhiều loại nguyên liệu vật liệu khác nhau với khối lượng lớn, mẫu mã đa dạng, chấtlượng khác nhau Do vậy để kiểm soát quản lý nguyên liệu vật liệu tốt hơn, cũng nhưcông tác kế toán thuận lợi hơn, thì Tổng Công ty đã xây dựng bộ mã cho nguyên liệu vậtliệu Các bộ mã được sử dụng có độ dài tối đa cho một mã là 16 kí tự Gồm hai bộ mã:

- Bộ mã liên quan đến khách hàng: áp dụng mã gợi nhớ Cú pháp là VP* (* là ký tự viết tắt tên khách hàng)

Ví dụ: VPSNICKERS: Công ty SNICKERS WORKWEAR AB (Sweden).- Bộ mã liên quan đến nguyên liệu, vật liệu: áp dụng mã ghép nối

Giả sử Tổng Công ty có một mã NLVL là A101010001A có ý nghĩa là vải maychính – chủng loại vải màu sậm Black 0400 được cung cấp từ nhà cung cấp Snickers.

1.2 Đặc điểm nhà cung cấp

Nhà cung cấp của Tổng Công ty là những nhà cung cấp có uy tín, thường xuyên,chất lượng sản phẩm dịch vụ đáng tin cậy…kể cả trong nước lẫn nước ngoài Các nhàcung cấp trong nước chính như Công ty cổ phần Mirae, Hiệp hội sợi Việt Nam… hay ởnước ngoài như Kunshan Sunlong Textile, Wasa Sweden Asia Ltd…Các Công ty cungcấp dịch vụ như Công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Công ty Vận tải Tiêu chuẩn…

Một số khách hàng sẽ chỉ định nhà cung cấp cho Tổng Công ty đối với nguyênvật liệu chính, cái mà quyết định nên phần lớn hình dáng, mẫu mã và chất lượng của sảnphẩm hình thành Riêng đối với nguyên phụ liệu và các công ty dịch vụ như vận chuyển,bảo hiểm…thì đơn vị phải tự lựa chọn nhà cung cấp cho thích hợp.

Mỗi nhà cung cấp phát sinh nghiệp vụ với Tổng Công ty sẽ được ghi nhận vàtheo dõi theo “mã NCC” (áp dụng mã gợi nhớ), với đầy đủ các thông tin liên quan như:tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax… Một nhà cung cấp mới, liên quan đến kế toán phầnhành nào trước thì kế toán phần hành đó tiến hành khai báo Sau đây là mã một số nhàcung cấp:

VPCPMIRAE Công ty cổ phần MiraeVPHSOI Hiệp hội sợi Việt Nam

VPJIAMEI Công ty TNHH JIA MEI, Đồng NaiVPDTHINH Công ty TNHH TM Duy Thịnh, TP HCMVPRESOURCE

VPJEANS Cơ sở MK-Jeans, TP HCM

VPJONG JONG PATTANA CO., LTD, Thái lanVPJINDO Jindo trading Co.,LTD, HONG KONG

Tổng Công ty đang có 3 hình thức thanh toán cho nhà cung cấp chính đó là TT,DP, và LC TT (telegraghic transfer) là thanh toán bằng chuyển tiền, có thể trả tiền trướchoặc sau Các nhà cung cấp phụ liệu ở nước ngoài thường yêu cầu đơn vị thanh toántrước khi giao hàng DP là hình thức thanh toán nhờ thu quy định Tổng Công ty trả tiềnngay khi mua hàng LC (Letter of Credit) thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ,theo đó Tổng Công ty ký quỹ một số tiền ở một ngân hàng nào đó để ngân hàng đảm bảocho việc thanh toán, khi bên bán giao hàng đúng theo các điều khoản quy định trong LCthì ngân hàng sẽ thanh toán tiền cho bên bán Nếu người bán thực hiện chưa đúng thì tùytrường hợp mà Tổng Công ty có quyền từ chối nhận hàng (bên mua phải trả phí bất hợplệ cho bộ chứng từ) Thanh toán LC được áp dụng chủ yếu khi thanh toán cho các nhàcung cấp nguyên liệu chính ở nước ngoài.

2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình kiểm soát 4 chức năngchính của chu trình như sau:

- Đặt hàng/dịch vụ cần thiết.- Nhận hàng/dịch vụ đã yêu cầu.

- Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán.- Thanh toán tiền.

Mục đích kiểm soát là giúp cho chu trình diễn ra thuận lợi theo trình tự đã lập trìnhsẵn, đúng chức năng của các bộ phận, các công đoạn xử lý kịp thời, nhanh chóng vàchính xác; đảm bảo cho việc nhận đúng hàng, đúng giá trị, đúng thời điểm; thanh toánđúng nhà cung cấp, đúng số tiền và đúng thời hạn; hạn chế các gian lận và sai sót đếnmức thấp nhất.

Sau đây là mô hình tổng quát minh họa cho chu trình:

Nhận Đơn hàng của khách hàng

Lựa chọn

nhà cung

Nhận hàng và lưu kho

Ghi nhận nghĩa

vụ thanh

Thanh toán cho nhà cung cấp

Chuẩn bị các báo cáo

Chấp nhận dịch vụ

Theo dõi các khoản phải trả (nếu mua chịu)Tiến

hành đặt hàng

với nhà cung

cấp

Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát quá trình đặt hàng

* Phòng kinh doanh: Nhận Đơn đặt hàng của khách hàng → Xét duyệt → Lập

Đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp → Soạn thảo Hợp đồng.

- Trưởng phòng: trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện

theo đúng chức năng nhiệm vụ của mình, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm vớicấp trên

Trưởng phòng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Tổng Công ty để xét duyệt cóchấp nhận các Đơn hàng của khách hàng hay không Đơn hàng được chấp nhận là đơnhàng phù hợp với tiến trình thời gian sản xuất, đúng chuyên môn và năng lực của các đơn

Phòng kinh doanh

Nhà cung cấp

Giám đốc

Nhận ĐĐH từ KHCân đối NPL

Xem xét NCC

Gửi báo giáBáo giá

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (liên 1)

Chấp thuận

KýdHợp đồng

Đơn đặt hàng (liên 3)

Đơn đặt hàng (liên 2)

Hợp đồngBáo giáDuyệ

Đơn đặt hàng (liên 4)

vị phụ thuộc, đảm bảo đơn vị có thể cung cấp đúng số lượng sản phẩm, đúng thời hạn vàchất lượng mà khách hàng đã yêu cầu.

Trưởng phòng cũng là người kiểm tra xét duyệt các Bảng báo giá trước khi đưaGiám đốc ký duyệt.

-Nhân viên phụ trách đơn hàng: đảm nhận việc nhận các Đơn đặt hàng từ khách

hàng, liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các Bảng báo giá, cân đối nguyên phụ liệu(nếu là Đơn hàng nhỏ), lập Đơn đặt hàng và soạn thảo Hợp đồng Các công việc cụ thểcủa nhân viên phụ trách đơn hàng như sau:

+ Nhận Đơn hàng từ khách hàng: khi nhận được Đơn hàng của khách hàng

(bằng mail) thì nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ đưa cho Trưởng phòng xét duyệt.

+ Cân đối nguyên phụ liệu: nếu Đơn hàng của khách hàng lớn, yêu cầu đặt hàng

đến các nhà cung cấp với nhiều loại nguyên liệu vật liệu chủng loại, mẫu mã khác nhauthì phòng kinh doanh sẽ tách bạch công việc một nhân viên cân đối nguyên phụ liệu vànhân viên phụ trách đơn hàng sẽ kiểm tra lại trước khi lập Đơn đặt hàng Còn nếu đơnhàng nhỏ thì nhân viên phụ trách đơn hàng tự cân đối, tự lập Đơn đặt hàng.

Căn cứ vào Đơn hàng của khách hàng, số lượng sản phẩm khách hàng cần mua,định mức nguyên phụ liệu trên mỗi sản phẩm, tình hình nguyên phụ liệu tồn kho để tínhra chủng loại, số lượng nguyên phụ liệu cần đặt với nhà cung cấp cho phù hợp Sau đây làmột số thông tin có trong một bảng cân đối nguyên phụ liệu:

STT Mãhàng

ĐVT Màusắc

ĐịnhmứcNPLtrên1 SP

Tồn Đặt Nhậnđợt 1

Nhậnđợt 2

+ Tính toán thời gian nguyên phụ liệu đến Tổng Công ty thích hợp nhất: nếu

sớm quá thì sẽ gây ra tình trạng chiếm dụng vốn, nếu trễ quá thì cũng sẽ chậm trễ cho tiếnđộ sản xuất

+ Tìm chọn và liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các Bảng báo giá:

Một số Đơn hàng, khách hàng chỉ định nhà cung cấp, đơn vị chỉ cần lập và gửiĐơn đặt hàng đến các nhà cung cấp này, không cần liên hệ để nhận Bảng báo giá Nếukhách hàng chưa chỉ định nhà cung cấp, đơn vị phải tìm chọn và liên hệ với ít nhất ba nhàcung cấp thích hợp để họ gửi Bảng báo giá.

Bảng báo giá phải có đầy đủ thông tin về loại hàng, đơn giá, thời hạn giao hàng,thời hạn thanh toán… (Bảng báo giá – xem phụ lục số 1 – trang PL1)

Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ tiến hành so sánh đối chiếu các Bảng báo giá vớinhau, đồng thời so sánh với các Bảng báo giá của cùng một nhà cung cấp với các Hợpđồng kinh tế trước đây, xem xét có sự chênh lệch về số tiền quá lớn nào hay không, xemxét các yếu tố về uy tín giao hàng, chất lượng hàng… cuối cùng sẽ chọn ra một Bảng báogiá thích hợp nhất và thông thường Bảng báo giá nào có đơn giá thấp nhất sẽ được chọn.

Bảng báo giá sau khi được trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại sẽ được gửi lêngiám đốc để ký duyệt, sau cùng sẽ chuyển sang phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếu,kiểm tra khi thanh toán.

+ Lập Đơn đặt hàng:

Căn cứ vào Bảng cân đối nguyên phụ liệu và Bảng báo giá, nhân viên phụ tráchđơn hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Ngoài ra đơn vị cũng phải lựachọn và đặt hàng với các nhà vận chuyển, bảo hiểm…nếu tính chất đơn hàng yêu cầu

Đơn đặt hàng phải có đầy đủ các thông tin: tên hàng, màu sắc, kích cỡ, số lượng,đơn giá, địa điểm, thời gian giao hàng, điều kiện chất lượng, hình thức thanh toán… Sauđây là một mẫu Đơn đặt hàng:

Trong quá trình lập Đơn đặt hàng, cán bộ mặt hàng phải đặt biệt chú ý đến việcnhập cho đúng mã hàng, đúng loại hàng, đối chiếu kiểm tra cẩn thận vì số lượng nguyênphụ liệu rất đa dạng, một số nguyên phụ liệu có tính chất gần giống nhau, mã hàng chỉ sai

TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ36 ÔNG ÍCH ĐƯỜNG, ĐÀ NẴNG

Đại điểm giao hàng: Tổng Công ty CP Dệt may Hòa Thọ36 Ông Ích Đường, TP Đà Nẵng

Thời gian giao hàng: trong tháng 8 năm 2009

Chất lượng: Theo mẫu duyệt của khách hàng Snickers Việt NamThanh toán: Chuyển khoản sau khi nhận hàng

(Khi giao hàng gửi kèm theo HĐ VAT + liên 1)

ISA VIỆT NAM TỔNG CTY CP DỆT MAY HÒA THỌ

lệch nhau có một ký tự, nếu có một sai lệch nhỏ thì cũng sẽ dẫn đến các tổn thất lớn, nhưtốn thời gian đặt lại, chịu thêm chi phí, có thể không kịp cho tiến độ sản xuất…

Đơn đặt hàng thường được gửi bằng mail và gửi kèm đến giám đốc để giám đốctheo dõi

Đơn đặt hàng yêu cầu nhà cung cấp phải phản hồi ngay trong một khoảng thờigian nhất định để biết được họ có thể đáp ứng được đơn hàng đó hay không Nếu nhàcung cấp đó không thể đáp ứng thì phải lựa chọn nhà cung cấp khác kịp thời Khi nhàcung cấp phản hồi chấp nhận đơn hàng, kèm theo đó thì cũng sẽ thông báo thời gian khinào thì hàng đến

Đơn đặt hàng khi nhà cung cấp chấp thuận được sao chép thành 5 liên: Liên 1: gửi nhà cung cấp.

Liên 2: gửi phòng kế toán Liên 3: gửi bộ phận kho.

Liên 4: gửi phòng kế hoạch thị trường Liên 5: lưu lại phòng kinh doanh.

+ Soạn thảo Hợp đồng:

Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã được chấp thuận thì một Hợp đồng kinh tế giữa haibên sẽ được lập và ký kết Một số nhà cung cấp sẽ soạn thảo Hợp đồng theo mẫu của họvà gửi cho đơn vị xác nhận Các trường hợp còn lại thì đơn vị sẽ soạn thảo Hợp đồng vàgửi nhà cung cấp xác nhận (Hợp đồng – xem phụ lục số 2 – trang PL2).

Một Hợp đồng sẽ phải đầy đủ các thông tin: địa chỉ của hai bên mua bán, tênngười đại diện, điều kiện giao hàng, đơn giá, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán,đầy đủ chữ ký, con dấu giữa hai bên… Hợp đồng sẽ được sao thành 2 bản có đóng dấu,một bản sẽ lưu tại phòng kinh doanh, và một bản sẽ gửi đến phòng kế toán.

* Giám đốc: là người xét duyệt các Bảng báo giá khi được trưởng phòng kinh

doanh chuyển lên, theo dõi các Đơn đặt hàng mà nhân viên phụ trách đơn hàng đã gửicho nhà cung cấp, là người đại diện Tổng Công ty ký kết Hợp đồng kinh tế giữa hai bênmua bán.

* Bộ phận kho: tiếp nhận Đơn đặt hàng (liên 3) từ phòng kinh doanh như là thông

báo kế hoạch nhận hàng và làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng.

* Phòng kế toán: tiếp nhận Bảng báo giá, Đơn đặt hàng (liên 2) và Hợp đồng, lưu

các chứng từ này đi đôi với nhau và làm căn cứ đối chiếu khi ghi nhận nghiệp vụ vàthanh toán tiền cho nhà cung cấp.

* Phòng kế hoạch thị trường: nhận Đơn đặt hàng (liên 4), giao cho cán bộ xuất

nhập khẩu khi đi nhận hàng ở hải quan nếu là mua hàng ở nước ngoài.

Trên đây là quá trình đặt hàng khi có đơn hàng của khách hàng yêu cầu và quátrình này chiếm một tỷ lệ rất lớn trong Tổng Công ty, gần như là thường xuyên Bên cạnhđó, đơn vị còn phát sinh một số vấn đề khác như mua các đồ dùng văn phòng, tài sản cốđịnh…Trình tự như sau, các phòng ban phát sinh nhu cầu sẽ lập giấy đề xuất, thông quasự xét duyệt của các trưởng phòng, sẽ gửi cho phòng tổ chức duyệt, phòng tổ chức gửigiấy đề xuất lên cho giám đốc duyệt Nếu là tài sản cố định thì phải có sự chấp thuận củahội đồng quản trị, và phải liên hệ với ít nhất 3 bảng báo giá của nhà cung cấp Phòng tổchức tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho những nhà cung cấp thích hợp Trường hợpnày nếu đơn đặt hàng được người bán chấp thuận, nó trở thành hợp đồng pháp lý ràngbuộc giữa hai bên.

2.2 Nhận hàng

Chức năng này đảm bảo là đơn vị nhận được tất cả hàng hóa đã đặt và kiểm trachúng đều đạt được tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho và bảo quản hàng cho đến khi cầnthiết Quá trình bao gồm từ lúc đơn vị nhận được Bill of Lading, làm thủ tục ở hải quan(mua hàng ở nước ngoài), đến lúc hàng nhập kho, kiểm kê và lập Phiếu nhập kho.

Lưu đồ 2: Lưu đồ kiểm soát quá trình nhận hàng

Phòng kinh doanh

Nhà cung cấp

KhoP quản lý chất lượng

P.kế hoạch thị trường

P kế toán

Phiếu nhập kho (liên 3)Hóa đơn GTGTP tính giá thành vật tư thực tế

Hàng

Packing ListHóa đơn GTGT

Nhận

hàng Kiểm tra chất lượngBảng nhập

Bảng nhập hàng

Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho (liên 2)Phiếu

nhập kho (liên 1)

Hóa đơn GTGT

P tính giá thành vật tư thực tếHợp đồng

Giấy đề nghị thanh

Giấy đề nghị thanh toán (trước)

Tờ khai hàng hóa XNK (bản sao)

Bill of LadingBill of

Bill of Lading

Làm thủ tục hải quan

Tờ khai hàng hóa XNK