Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim Khí miền Trun

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHAN THỊ NGỌC YẾN TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG Chuyên ngành : Kế toán Mã ngành : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng, Năm 2012 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: TS Nguyễn Phùng Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 07 tháng 01 năm 2012 * Có thể tìm hiểu luận văn : - Trung tâm thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung ñơn vị kinh doanh thương mại, hoạt ñộng kinh doanh lĩnh vực sắt thép mà thời gian gần ñây có biến ñộng mạnh giá Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội trình mua hàng nhằm mục tiêu mua ñúng, mua ñủ, tránh gian lận sai sót khâu mua hàng Mua hàng toán tiền hàng khâu ñầu tiên trình lưu chuyển hàng hóa: Mua vào - Dự trữ - Bán Cần phải ñể người lao ñộng không quyền lợi riêng mà làm thiệt hại ñến lợi ích chung ñơn vị Một giải pháp mà ñơn vị cần quan tâm phải tăng cường kiểm soát nội ñối với trình mua hàng toán ñể ñảm bảo ñầy ñủ, xác tránh thất thoát tiền toán Bởi chu trình mua hàng toán ñánh giá hiệu sử dụng ñồng vốn ñơn vị ñiều kiện quan trọng ñể giúp ñơn vị trì mở rộng hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Vì việc chọn ñề tài “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung” có ý nghĩa thiết thực việc thực công cụ quản lý ñơn vị nhằm ñưa giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rũi ro, gian lận, sai sót xảy Tổng quan ñề tài nghiên cứu Hiện nay, nghiên cứu vấn ñề KSNB ñối với hoạt ñộng mua hàng toán có ñề tài tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam”- Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Đề tài ñã hệ thống Footer Page of 126 Header Page of 126 hóa lý luận hệ thống KSNB chu trình mua hàng toán Doanh nghiệp nói chung thực trạng kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam Đề tài ñã nêu lên bất cập hạn chế ñối với KSNB chu trình mua hàng toán ñơn vị, từ ñó ñưa số giải pháp tương ñối hữu hiệu ñể khắc phục hạn chế tồn thủ tục KSNB góp phần ñẩy mạnh công tác kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán ñơn vị Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung chưa có ñề tài nghiên cứu kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán, ñặc thù riêng hàng hóa ñơn vị Chính vậy, tác giả ñã lựa chọn vấn ñề ñể viết luận văn cao học Mục ñích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu vấn ñề lý luận chung kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán doanh nghiệp; ñồng thời phân tích làm rõ thực trạng KSNB ñối với chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung nhằm tìm hạn chế tồn Trên sở ñó, luận văn ñề giải pháp thích hợp ñể tăng cường kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán ñơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp cụ thể: quan sát, vấn, ñối chiếu phân tích trình tìm hiểu thực tế từ ñó ñưa giải pháp Footer Page of 126 Header Page of 126 Kết cấu luận văn: Ngoài phần mở ñầu, kết luận phụ lục luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Sự cần thiết kiểm soát nội Quá trình kiểm tra, kiểm soát cần thiết tất lĩnh vực hoạt ñộng người, bên tổ chức toàn xã hội Trong hoạt ñộng tổ chức chức kiểm tra, kiểm soát giữ vai trò quan trọng trình quản lý ñược thực chủ yếu hệ thống KSNB ñơn vị Hơn nữa, với ñiều kiện kinh doanh chịu nhiều tác ñộng bên bên nay, ñòi hỏi doanh nghiệp trước hết phải tự kiểm soát doanh nghiệp cho tốt tính ñến tương hỗ với tác ñộng bên Điều lý giải ông chủ ngồi quốc gia ñiều hành tốt chi nhánh công ty quốc gia khác Trong ñó, doanh nhân khác ngồi công ty mà quản lý không tốt công ty Bởi vậy, hệ thống KSNB quan trọng ñối với tất doanh nghiệp trình kinh doanh Vậy, muốn hoạt ñộng kinh doanh công ty ñạt ñược lợi Footer Page of 126 Header Page of 126 nhuận cao phát triển bền vững, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết 1.1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ hệ thống KSNB Định nghĩa: KSNB hệ thống gồm sách, thủ tục ñược thiết lập ñơn vị nhằm ñảm bảo thực mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản ñơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận không hiệu - Cung cấp liệu kế toán xác ñáng tin cậy - Thúc ñẩy ñánh giá chấp hành sách ñơn vị - Đánh giá hiệu hoạt ñộng ñơn vị * Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB doanh nghiệp có chức nhiệm vụ sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo ñảm ñịnh chế ñộ quản lý ñược thực ñúng thể thức giám sát mức hiệu chế ñộ ñịnh ñó - Phát kịp thời vấn ñề kinh doanh ñể ñề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt ñộng, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế toán ñầy ñủ, xác ñúng thể thức nghiệp vụ hoạt ñộng kinh doanh - Đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp ñịnh có liên quan - Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục ñích [6] 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát Footer Page of 126 Header Page of 126 Đặc thù quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, công tác kế hoạch, phận kiểm toán nội bộ, ủy ban kiểm toán, nhân tố bên [7] 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Thông qua việc quan sát, ñối chiếu tính toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt ñộng ñơn vị Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải ñảm bảo cho mục tiêu tổng quát sau: Tính có thật, phê chuẩn, tính ñầy ñủ, ñánh giá, phân loại, ñúng hạn, chuyển sổ tổng hợp xác Tính kiểm soát hệ thống kế toán ñược thực qua ba giai ñoạn trình kế toán: Lập chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán lập báo cáo tài [5] 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát thường ñược xây dựng nguyên tắc phổ biến sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn [9] 1.1.4 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội - Phạm vi KSNB bị giới hạn vấn ñề chi phí Các nhà quản lý ñòi hỏi chi phí bỏ cho kiểm soát phải có hiệu - Kiểm soát nội người quản lý ñơn vị tổ chức ñiều hành nên phát ngăn chặn ñược gian lận người quản lý - Một phần lớn tác dụng KSNB dựa phân công phân nhiệm ñó KSNB bị vô hiệu hóa có thông ñồng nhân viên thông ñồng nhân viên ñơn vị với bên Footer Page of 126 Header Page of 126 - Kiểm soát nội thường tập trung vào việc ñối phó nghiệp vụ thông thường dự kiến ñược, khó phát ñược sai phạm ñột xuất hay bất thường - Các thủ tục kiểm soát không phù hợp ñiều kiện thực tế ñã thay ñổi [4] 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số vấn ñề chu trình mua hàng toán 1.2.1.1 Khái niệm chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán bắt ñầu từ yêu cầu mua hàng phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng kết thúc việc toán tiền cho nhà cung cấp 1.2.1.2 Bản chất chu trình mua hàng toán Các chứng từ sổ sách: Đơn kiến nghị mua hàng, ñơn ñặt mua, báo cáo nhận hàng, hóa ñơn người bán, chi phiếu, sổ nhật ký chi tiền mặt, sổ phụ khoản phải trả, bảng kê chi tiết người bán 1.2.1.3 Chức chu trình mua hàng toán - Xử lý ñơn ñặt mua, nhận hàng hóa dịch vụ, thừa nhận khoản nợ, xử lý ghi sổ khoản chi tiền mặt [8], [9] 1.2.2 Mục tiêu thủ tục kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán 1.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán chu trình quan trọng, tạo ñầy ñủ yếu tố ñầu vào cho hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu tính tuân thủ Footer Page of 126 Header Page of 126 - Hàng hoá mua vào ñảm bảo quy cách, chất lượng, số lượng - Các nghiệp vụ toán ñều ñược phê chuẩn người có thẩm quyền trước thực - Việc toán phải ñảm bảo ñúng với số lượng hàng thực tế mua, ñúng nhà cung cấp Đồng thời trình thực theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu trình mua hàng toán phải ñảm bảo tính trung thực, hợp lý BCTC - Các nghiệp vụ mua vào phải có ñầy ñủ chứng từ ñi kèm như: yêu cầu mua hàng, ñơn ñặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa ñơn người bán…có phê chuẩn người có thẩm quyền - Kế toán ghi nhận ñúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho Các nghiệp vụ toán ñược tính toán ghi nhận ñúng ñắn * Rủi ro xảy chu trình mua hàng toán - Yêu cầu mua hàng không ñúng với nhu cầu thực tế Người thẩm quyền yêu cầu mua hàng ñược - Bộ phận mua hàng gian lận việc ñặt hàng chẳng hạn ñặt hàng mà phận sử dụng cho mục ñích riêng trình hoá ñơn ñể ñược toán liên quan ñến khoản mua hàng hư cấu ñó - Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng: sai số lượng, chất lượng hay quy cách - Nhà cung cấp phát hành gửi hoá ñơn ghi sai số lượng, giá trị phát hành hoá ñơn lần - Khi toán séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có toán nhầm nhà cung cấp, với chữ ký ñược ủy quyền không ñúng, ñề xuất toán khoản giả mạo cho người giả mạo hóa ñơn bị toán hai lần liền 1.2.2.2 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng toán Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 10 * Thủ tục kiểm soát khâu mua hàng - Yêu cầu mua hàng: Đây chứng từ khởi ñầu cho chu trình mua hàng, ñó cung cấp chứng với mức ñộ tin cậy phát sinh nghiệp vụ mua hàng hay hữu hàng hóa - Đặt hàng: Đơn ñề nghị mua hàng chuyển cho phận phụ trách mua hàng Để kiểm soát nội tốt phận ñộc lập với phòng ban khác chịu trách nhiệm nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên - Thực thủ tục pháp lý cần thiết: Trong trình mua hàng, phận mua hàng phải thực thủ tục pháp lý cần thiết ñể ñảm bảo quyền lợi ñơn vị phát sinh tranh chấp sau - Nhận hàng: Khi hàng ñược vận chuyển ñến ñịa ñiểm giao hàng ñã ñược thỏa thuận trước, phận nhận hàng vào Đơn ñặt hàng Hợp ñồng mua bán ñể kiểm tra thực tế quy cách, số lượng chất lượng hàng nhận - Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, phát hàng không ñúng quy cách, chất lượng không ñảm bảo số lượng không ñúng với ñơn ñặt hàng, hợp ñồng mua bán, hóa ñơn, phận mua hàng có quyền từ chối, xúc tiến thủ tục trả lại hàng Đại diện hai bên lập biên trả lại hàng, ñó nêu rõ lý trả lại hàng ký xác nhận vào biên Biên ñược lưu ñể chứng minh hàng ñặt mua chưa nhận ñược [10] * Thủ tục kiểm soát khâu toán Căn vào chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ ñầy ñủ nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn ñề nghị mua hàng, ñơn ñặt hàng, hợp ñồng mua bán, biên giao nhận hàng hóa, hóa ñơn Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 12 2.2.1 Mô hình tổ chức kế toán Công ty ñã áp dụng mô hình tổ chức Kế toán vừa tập trung vừa phân tán 2.2.2 Hình thức kế toán công ty + Công ty ñã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ có sử dụng phần mềm kế toán ñể tổ chức công tác kế toán toàn Công ty + Công ty ñã áp dụng phần mềm kế toán vào việc hạch toán kế toán Phần mềm kế toán mà Công ty áp dụng Fast Accounting 2.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 2.3.1 Mục tiêu kiểm soát Để ñảm bảo ngăn ngừa sai sót Công ty xây dựng thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng - toán nhằm thực mục tiêu mang tính hiệu lực hiệu quản lý, tuân thủ chuẩn mực kiểm soát ñể bảo ñảm báo cáo tài trung thực hợp lý, tuân thủ pháp luật nhà nước Các mục tiêu ñược cụ thể sau: * Đối với khâu mua hàng - Mua hàng ñúng theo phê duyệt tên hàng, ñảm bảo ñúng quy cách, phẩm chất, mua ñúng nhà cung cấp, ñúng giá - Mua ñủ số lượng theo phê duyệt kịp thời ñúng thời hạn ñã quy ñịnh - Ghi nhận báo cáo nhập xuất tồn mặt hàng theo chủng loại, kịp thời rõ ràng cho ñối tượng cụ thể - Chi tiết công nợ phải trả ñối với nhà cung cấp * Đối với khâu toán - Trả ñúng nhà cung cấp toán số tiền ñúng với số lượng hàng thực tế mua nhà cung cấp Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 13 - Trả ñúng hàng ñã mua, trả ñúng giá ñã thỏa thuận hợp ñồng, trả ñủ số tiền thật nợ nhà cung cấp, trả kịp thời hạn toán ñã cam kết với nhà cung cấp - Các nghiệp vụ toán ñều ñược phê chuẩn người có thẩm quyền trước thực việc toán - Các nghiệp vụ mua hàng phải ñủ chứng từ ñi kèm như: Yêu cầu mua hàng, ñơn ñặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa ñơn người bán có phê chuẩn người có thẩm quyền ñể kế toán ghi nhận ñúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho Tuân thủ quy ñịnh BCTC phải trung thực hợp lý 2.3.2 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng toán Mua hàng toán trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá tiền tệ người mua người bán, gắn với lợi ích kinh tế trách nhiệm pháp lý bên nên công việc KSNB cần ñược thực chặt chẽ Để thực việc KS chặt chẽ, Công ty ñã có phân công trách nhiệm rõ ràng phận, nghiệp vụ liên quan ñến phận phận ñó phải chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra từ khâu lập chứng từ lên sổ sách 2.3.2.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng - Thủ tục yêu cầu mua hàng Bắt ñầu từ nhân viên phòng KHKD kiến nghị mua hàng, yêu cầu hàng hóa dịch vụ nhân viên có trách nhiệm, ñơn ñặt mua hàng có nhiều hình thức khác như: văn bản, fax, ñiện thoại hay truyền ñạt trực tiếp, Lãnh ñạo phòng KHKD xem xét mua hàng Đơn ñặt mua phải thể ñầy ñủ thông tin: Tên ñơn vị mua, loại hàng, quy cách, số lượng, hình thức nhận, ñịa ñiểm nhận, thời gian nhận hàng xác nhận lãnh ñạo ñơn vị - Đơn ñặt hàng Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 14 Do phòng kinh doanh lập vào ñơn ñề nghị mua hàng ñã ñược Giám ñốc Công ty duyệt, vào kế hoạch tiêu thụ theo ñơn ñặt hàng khách hàng số lượng hàng tồn kho Sau kiểm tra ñối chiếu ñúng theo yêu cầu thực tế phận kinh doanh tiến hành trình Giám ñốc Sau ñược giám ñốc xét duyệt, Giám ñốc yêu cầu phòng kinh doanh liên hệ làm việc với nhà cung cấp gởi báo giá có thay ñổi giá với hợp ñồng Sau lựa chọn Nhà cung cấp hợp lý gởi ñơn ñặt hàng ñã ký kết hợp ñồng với nhà cung cấp Sau ñó giao giấy ñề xuất cho phòng kinh doanh ñể tiến hành lập kế hoạch mua hàng 2.3.2.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ toán Kế toán sau nhận ñủ chứng từ liên quan như: hóa ñơn mua bán, ñơn ñặt hàng, BBGN, phiếu nhập kho, hóa ñơn mua hàng GTGT Sẽ tiến hành kiểm tra ñối chiếu số liệu hóa ñơn, phiếu nhập kho với ñơn ñặt hàng số tiền ghi nhận hóa ñơn chứng từ có khớp với hay không Kiểm tra khoản chiết khấu mà Công ty ñược hưởng ñến hạn toán Các chứng từ phải có ñầy ñủ chữ ký phận Sau ñó kế toán toán chuyển chứng từ toán Tổng Giám ñốc xét duyệt chấp nhận toán Các chứng từ toán Công ty kế toán công nợ kế toán tiền mặt lập tùy theo phương thức toán ghi nợ trả tiền 2.4 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CP KIM KHÍ MIỀN TRUNG 2.4.1 Những kết ñạt ñược công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 2.4.1.1 Về môi trường kiểm soát: Cơ cấu tổ chức, sách nhân sự, ñặc thù quản lý, công tác kế hoạch, yếu tố bên Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 15 2.4.1.2 Về hệ thống kế toán: Chứng từ sử dụng, hệ thống sổ sách, báo cáo, phần mềm kế toán 2.4.1.3 Về thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán Công ty thực ñánh giá nhà cung cấp trước ñịnh ký kết hợp ñồng, ñơn ñặt hàng với nhà cung cấp ñó Công ty lập ñơn ñặt hàng, xác nhận ñơn ñặt hàng dựa phương án kinh doanh ñã duyệt, dựa thoả thuận hai bên ñiều khoản liên quan ñược phê chuẩn hợp lý Công ty thực bước kiểm tra chất lượng, số lượng với quy cách hàng hoá ñối chiếu với Đơn ñặt hàng, xác nhận ñơn ñặt hàng, hoá ñơn nhà cung cấp Việc toán qua ngân hàng tạo chế kiểm soát kép 2.4.2 Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 2.4.2.1 Về môi trường kiểm soát - Công ty thực việc tuyển dụng ñào tạo nhân chỗ ñào tạo lại ñể ñáp ứng nhu cầu cấp thiết Công ty chưa xây dựng ñược sách nhân dài hạn nhằm ñáp ứng cho việc mở rộng mạng lưới kinh doanh công ty - Về công tác lập kế hoạch, công ty chưa xây dựng ñược quy trình lập kế hoạch cụ thể Trong chu trình mua hàng toán, kế hoạch mua hàng nên ñược xây dựng từ kế hoạch dự trữ hàng tồn kho dự báo tiêu thụ hàng, ñể việc mua hàng ñược tiến hành theo kế hoạch, giảm thiểu rủi ro việc dự trữ hàng tồn kho lớn thiếu hàng ñể cung cấp… - Ban kiểm soát chưa phát huy hết vai trò việc thay mặt Cổ ñông kiểm soát mặt hoạt ñộng công ty Ban kiểm Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 16 soát thường hoạt ñộng theo chương trình kế hoạch ñã ñề từ trước, có hoạt ñộng kiểm tra ñột xuất bất thường ñến phận, ñơn vị - Công ty chưa có phận kiểm toán nội làm chức giám sát thủ tục kiếm soát ñược thực công ty, kiểm tra việc tuân thủ quy ñịnh sách kế toán xem xét ñánh giá tính xác, ñộ tin cậy báo cáo tài báo cáo kế toán quản trị - Việc kiểm soát ñơn vị trực thuộc chưa có tính thường xuyên, ñịnh kỳ tháng năm lần Lãnh ñạo phòng chuyên viên xuống kiểm tra ñơn vị trực thuộc lần, kiểm tra tất mặt hoạt ñộng ñơn vị trực thuộc, ñó thời gian kiểm tra ñơn vị trực thuộc lại ngắn, ñó kiểm tra phát hết sai sót ñơn vị, việc kiểm tra ñôi mang tính hình thức - Ngoài yếu tố bên trên, gia tăng ngày nhiều nhà phân phối thép, vật liệu xây dựng thời ñại gia nhập WTO làm cho công ty phải ñối mặt với cạnh tranh chất lượng giá 2.4.2.2 Về hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát Công ty tập trung vào báo cáo kế toán tài chính, chưa vận dụng kế toán quản trị vào việc lập báo cáo nhận hàng, báo cáo tình hình toán phục vụ thông tin cho nhà quản trị Hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế toán mua hàng toán chưa ñáp ứng ñầy ñủ nhu cầu kiểm soát hữu hiệu Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 17 Đối với việc dự kiến mua hàng giấy ñề xuất Công ty chưa nêu rõ ñược ñơn giá, số tiền phải trả mua hàng, chưa ñưa ñược ñề xuất mua nhà cung cấp nào, gây khó khăn cho Giám ñốc việc xét duyệt Việc nhập kho hàng hóa Công ty chưa có ñầy ñủ mẫu biểu theo dõi hàng nhập kho Công ty thiếu mẫu biên thừa thiếu ñể theo dõi tình hình thừa thiếu hàng hóa xảy Công ty Đối với việc chiết khấu Công ty với nhà cung cấp khoản chiết khấu giảm trực tiếp hóa ñơn Công ty dựa vào thói quen mua hàng cho ñây nhà cung cấp thường xuyên, ñều ñặn Như gây khó khăn cho Công ty việc kiểm soát khoản chiết khấu Công ty không thực việc so sánh ñánh giá Nhà cung cấp với ñể lựa chọn Nhà cung cấp có lợi cho Công ty chất lượng, số lượng, phương thức giao hàng, ñiệu kiện toán, tiến ñộ giao hàng chương trình khuyễn mối quan hệ hợp tác với công ty 2.4.2.3 Về thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán * Nghiệp vụ mua hàng Công ty trọng ñến công tác ñánh giá nhà cung cấp, nhiên chưa xét ñến ñộc lập phận làm công tác ñánh giá với nhà cung cấp công ty Công ty chưa có quy ñịnh công tác quản lý Đơn ñặt hàng cụ thể Các ñiều khoản hợp ñồng mua hàng hóa nên ñược xem xét lại thời ñiểm, ñơn ñặt hàng có thời ñiểm ký kết xa so với thời ñiểm ký kết hợp ñồng nguyên tắc Các ñiều khoản giao nhận hàng hai bên ñược thỏa thuận xác nhận ñơn ñặt hàng Tuy nhiên, lúc việc Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 18 thực giao nhận hàng ñược thực suông sẻ ñã cam kết Việc kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng mua hàng ñược quy ñịnh chặt chẽ cần thiết phải có phận chuyên trách thực chức thẩm ñịnh chất lượng hàng mua có ñúng ñã cam kết không Việc giao nhận hàng công ty chưa có bên ñộc lập giám sát việc thực hiện, ñó dẫn ñến rủi ro phận nhận hàng thông ñồng với bên giao hàng nhà cung cấp chất lượng hay số lượng hàng mua sai sót việc kiểm ñếm số lượng hàng nhập Biên giao nhận hàng hoá phiếu nhập kho công ty nên ñược ñánh số trước ñể kiểm soát ñầy ñủ nghiệp vụ nhận hàng Công ty cần có quy ñịnh rõ ràng trường hợp hàng kiểm tra không ñúng chất lượng biện pháp xử lý Khi kế toán mua hàng kiểm tra phù hợp chứng từ, cập nhật số liệu vào phiếu nhập mua chưa có người ñộc lập kiểm tra lại xem việc cập nhập ñã xác chưa * Nghiệp vụ toán Công ty chưa thực so sánh, ñối chiếu số lượng hoá ñơn số lượng phiếu nhập kho biên giao nhận hàng trường hợp số lượng thực nhập khác với số lượng hoá ñơn số tiền toán không vào hóa ñơn Các chứng từ toán công ty chưa ñược ñánh số trước, việc ñánh số trước giúp kiểm soát việc bị cắp hay thất lạc chứng từ toán xem xét việc ghi sổ nghiệp vụ toán có ñầy ñủ không Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG Môi trường kinh doanh ngày cạnh tranh khốc kiệt mà mặt hàng Công ty kinh doanh mặt hàng thép xây dựng Để lớn mạnh cần thiết phải có nguồn vốn lớn kinh doanh Công ty năm tới, hoạt ñộng cung cầu ñối với mặt hàng thép xây dựng trọng tâm ngày ñược mở rộng Công ty ñã niêm yết giao dịch sàn thị trường Vì thông tin ñược cung cấp rõ ràng, trung thực ñược công bố rộng rãi nên việc công bố thông tin có ý nghĩa lớn ñến hoạt ñộng kinh doanh công ty Công ty muốn huy ñộng thêm nguồn vốn ñể thực kế hoạch kinh doanh ñể nhập hàng ñầu vào nhiều, kéo theo giá vốn tăng lên, toán lớn mạnh cho ñối tác Do ñó công tác kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng - toán ñặc biệt có ý nghĩa quan trọng Hàng hóa chiếm tỷ lệ lớn tổng tài sản doanh nghiệp, hàng hóa khoản toán khoản mục chủ yếu báo cáo tài nên dễ xảy sai sót gian lận lớn gây ảnh hưởng trọng yếu chi phí kết kinh doanh Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững mạnh, ñiều giúp cho Hội ñồng Quản trị, Ban Tổng Giám ñốc Công ty kiểm soát hoạt ñộng kinh doanh tốt hơn, ñồng thời góp phần tạo nên tin tưởng cổ ñông Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 20 Vậy hạn chế sai phạm xảy tăng cường vào thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cần thiết 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 3.2.1 Hoàn thiện môi trường KS Công ty CP KK Miền Trung 3.2.1.1 Xây dựng văn hoá công ty Để xây dựng bầu văn hoá công ty mạnh mẽ, có tồn niềm tin chia sẻ, cộng tác kết nối với nhau, nhà quản lý công ty phải thực bước: Thấu hiểu, hành ñộng, tham gia, cộng tác, yêu cầu giải trình 3.2.1.2 Đưa nội dung kiểm soát vào chương trình huấn luyện nhân viên 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán 3.2.2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ Các chứng từ phải ñánh số thứ tự liên tục trước sử dụng Quy ñịnh rõ ràng trách nhiệm người ký duyệt chứng từ, hệ thống sổ sách ñược tổ chức khoa học chặt chẽ thuận tiện cho việc ghi chép, lưu trữ, tìm kiếm cần thiết Công ty cần có quy ñịnh thủ kho nhận hàng có hóa ñơn kèm theo biên chứng minh hàng hợp lệ Các chứng từ toán ñi kèm phiếu nhập kho, biên giao nhận hàng, hóa ñơn phải ñúng ñơn ñặt hàng chủng loại, số luợng, quy cách…Khi ngân hàng thực việc toán cho nhà cung cấp gởi lại công ty giấy báo nợ làm sở pháp lý công ty ngân hàng Trường hợp công ty toán cho nhà cung cấp tiền mặt phải có ñầy ñủ chứng từ ñi kèm với Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 21 giấy ñề nghị toán sở ñể lập phiếu chi ñượcTổng Giám ñốc người ñược ủy quyền ký duyệt với ñiều kiện số tiền hóa ñơn phiếu chi nhỏ 20 triệu ñảm bảo tính pháp lý [5] 3.2.2.2 Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán mua hàng toán Công ty ñã xây dựng máy kế toán hoàn chỉnh thực tế trọng ñến kế toán tài mà chưa quan tâm nhiều ñến kế toán quản trị Việc tổ chức kế toán quản trị thiết thực, hỗ trợ cho ban lãnh ñạo việc hoạch ñịnh, ñiều hành ñịnh cách ñúng ñắn, hiệu kịp thời Theo nguyên tắc phân công phân nhiệm kế toán không ñược kiêm nhiệm nhiều phần hành, nhân viên thực việc ghi chép không ñược vừa ghi chép thực kiểm tra dễ xảy sai sót, gian lận trình thực Các nhân viên phòng kế toán nên có sổ tay kế toán ñể ghi chép lại trình thực công việc ñể trường hợp nhân viên ñó nghĩ ñột xuất nhân viên khác phòng tiếp tục công việc mà nhân viên ñó ñang làm dỡ dựa vào sổ tay nhân viên ñó 3.2.2.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo a Bổ sung báo cáo công tác thu mua Công ty nên lập biểu mẫu ñể thuận tiện cho việc phát gian lận sai sót trình thu mua Cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị cần thiết công ty nên thiết lập hệ thống báo cáo kế toán ñể tổng hợp lại trình thực ñược chu trình theo dõi nhà cung ứng, loại hàng hóa, lượng hàng dự kiến vv Từ ñó giúp nhà quản lý có ñối sách kịp thời, hiệu ñể nâng cao hoạt ñộng kinh doanh công ty Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 22 b Báo cáo công nợ phải trả Để giúp nhà quản lý theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp nhằm tạo tính chủ ñộng việc toán khoản nợ, có kế hoạch huy ñộng nguồn tài hợp lý ñể chi trả khoản nợ toán, theo dõi thời gian hạn với người bán Tất nghiệp vụ mua hàng, toán với người bán, tổng số nợ phải trả, báo cáo có tác dụng: - Dùng ñể ñối chiếu với người bán, phát sai sót gian lận kế toán - Dùng ñể hoạch ñịnh sách toán, cân ñối nguồn tài công ty, tránh ñược gian lận toán cho khoản yêu cầu toán giả 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung 3.2.3.1 Xây dựng quy trình mua hàng Bước 1: Xem xét nhu cầu kinh doanh Bước 2: Lập kế hoạch mua hàng Bước 3: Tìm kiếm, lập phiếu thăm dò nhà cung ứng Bước 4: Lựa chọn nhà cung ứng Bước 5: Lập ñơn hàng Bước 6: Trao ñổi mua hàng Bước 7: Ký kết hợp ñồng mua hàng Bước 8: Mua trực tiếp Bước 9: Thủ tục nhập kho Bước 10: Kiểm nhận hàng Bước 11: Kết thúc hợp ñồng, lưu hồ sơ 3.2.3.2 Tăng cường thủ tục KS chu trình mua hàng toán a Nghiệp vụ mua hàng Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 23 - Khâu ñặt hàng + Lựa chọn nhà cung cấp Mục ñích ñể ñảm bảo ñơn vị tiếp cận ñược nguồn cung cấp có chất lượng giá hợp lý Đề nghị nhà cung cấp báo giá có nhu cầu mua hàng Bảng giá phải thể ñầy ñủ thông tin chất lượng, số lượng, giá cả, phương thức giao nhận, ñiều kiện toán, ñiều kiện giao nhận ñể ñối chiếu với kết sau Trong trình thực hợp ñồng kết thúc ñơn ñặt hàng, nhà cung cấp vi phạm ñiều khoản hợp ñồng cán mua hàng phải thông báo nhà cung cấp ñể ñưa giải pháp khắc phục kịp thời Công ty nên hoán ñổi vị trí nhân viên mua hàng ñể tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp thời gian dài Việc phê duyệt lựa chọn Nhà cung cấp thích hợp hạn chế tiêu cực xảy thông ñồng nhân viên xử lý báo giá với Nhà cung cấp + Đặt hàng Đơn ñặt hàng chứng từ việc kiểm soát chu trình mua hàng Đơn ñặt hàng trước thực phải ñược phê duyệt Đơn ñặt hàng phải ñược ñánh số thứ tự liên tục trước ñơn ñặt hàng chưa sử dụng bảo quản cẩn thận cài ñặt phần mềm ñánh số liên tục ñối với ñơn ñặt hàng ñược lập máy tính ñơn ñặt hàng phải ñược lập thành nhiều liên gởi cho phận có liên quan ñể kiểm tra chéo Cán thu mua phải theo dõi tiến ñộ thực hợp ñồng, ñơn ñặt hàng - Khâu nhận hàng Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 24 Khi nhận ñơn ñặt hàng, phận mua hàng lưu chúng theo thứ tự ngày nhận hàng Hàng giao không ñúng thỏa thuận phận nhận hàng từ chối nhận hàng, hàng giao ñúng thỏa thuận ñơn ñặt hàng, phận nhận hàng nhận ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng biên giao nhận hàng hóa [10] b Nghiệp vụ toán - Việc kiểm soát qua sổ sách ghi nợ kiểm soát luồng tiền toán tiền với khoản toán ñến hạn Đòi hỏi kế toán phải trả người bán doanh nghiệp phải thận trọng việc ghi chép số liệu từ chứng từ vào sổ sách kế toán, ghi lần mua có sở hợp lý, ñúng số tiền phải ghi kịp thời Các chứng từ, sổ sách phải ñầy ñủ, rõ ràng thích hợp - Để kiểm soát tốt ñơn vị nên hạn chế toán tiền mặt mà toán qua ngân hàng - Việc toán trả tiền toán trả chậm: ñể ñảm bảo cho luồng tiền ñi ñược kiểm soát chặt chẽ tốt thực tất nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng - Trường hợp toán chi trả tiền mặt: trước thực toán tất chứng từ toán phải ñược phê duyệt ñồng ý thủ trưởng ñơn vị - Trường hợp toán chi trả qua ngân hàng: Việc lập ủy nhiệm chi toán cho nhà cung cấp dựa giấy ñề nghị chuyển tiền kèm theo bảng kê chi tiết ñã ñược kiểm tra - Để thực hiệu công ty cần: + Cần tách biệt kế toán tiền kế toán toán + Các nghiệp vụ toán liên quan ngoại tệ phát sinh công ty lại chưa ñược theo dõi riêng vào sổ, cần theo dõi sổ riêng tránh tình trạng nhầm lẫn, gây thiệt hại ñến tài sản công ty Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 25 + Những hóa ñơn nhà cung cấp mà kế toán ñã nhận ñược ñơn ñặt hàng, hợp ñồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho phải liên lạc nhà cung cấp ñể thu hồi hóa ñơn này, phải chuyển cho nhà quản lý xử lý kế toán công nợ cần theo dõi số hóa ñơn chờ xử lý ñể ñảm bảo phù hợp + Cùng lô hàng mà gởi hai lần hóa ñơn cần phải mở hồ sơ riêng ñể theo dõi + Hóa ñơn chưa toán lưu vào tệp hồ sơ chưa toán ñể ñảm bảo việc chi trả ñược thực ñúng thỏa thuận Hóa ñơn toán ñóng dấu ñã toán ñể tránh trường hợp nhầm lẫn trả hai lần tiền + Việc thực ñối chiếu bên xác nhận người ñộc lập thứ ba làm cho kiểm soát nội khoản tiền chi từ mua hàng qua hệ thống tài khoản ngân hàng công ty chặt chẽ + Đối với khoản phải trả mà nhà cung cấp dành cho công ty khoản chiết khấu toán thời hạn cố ñịnh Định kỳ, lập báo cáo tổng số nợ phải trả, báo cáo có tác dụng dùng ñể ñối chiếu với người bán, phát sai sót gian lận kế toán 3.2.4 Điều kiện ñể thực giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Kim khí Miền trung Để thực giải pháp hiệu công ty cần phải xây dựng môi trường kiểm soát tốt ñể tăng cường hệ thống kiểm soát nội công ty, nâng cao tính hiệu môi trường kiểm soát Điều kiện 1: Tăng cường công tác quản lý Điều kiện 2: Chính sách nhân Điều kiện 3: Công tác lập kế hoạch Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 26 KẾT LUẬN Muốn tồn tại, phát triển doanh nghiệp phải tạo cho cách quản lý hiệu Muốn thân doanh nghiệp phải tự xây dựng cho hệ thống KSNB nói chung qui trình KSNB chu trình mua hàng toán cách hữu hiệu hiệu Hàng hoá có vị trí quan trọng doanh nghiệp thương mại với lượng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% tổng vốn lưu ñộng doanh nghiệp Muốn kinh doanh ñược doanh nghiệp thương mại phải có hàng hoá mà trước hết thực tốt trình thu mua ñầu vào Trong chiến lược kinh doanh công ty năm tới, hoạt ñộng phân phối thép xây dựng trọng tâm ngày mở rộng Do ñó công tác kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán ñặt biệt có ý nghĩa quan trọng Trong phạm vi mục ñích nghiên cứu, luận văn ñã ñặt giải vấn ñề sau: Luận văn ñã hệ thống hóa lý luận KSNB kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Luận văn ñi sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng - toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung, tồn cần khắc phục ñối với kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Trên sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác kiểm soát ñơn vị, luận văn ñã ñưa số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng - toán Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Kết nghiên cứu 0063ủa luận văn ñược áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hoạt ñộng kinh doanh ñơn vị Footer Page 26 of 126 ... PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN... 1065/QĐ/TCCBĐT ngày 20/12/1994 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng sở hợp Công ty Kim khí Đà Nẵng Công ty Vật tư thứ liệu Đà Nẵng Năm 2004, Công ty ñược ñổi tên thành Công ty Kim khí Miền Trung theo ñịnh số 221/QĐ-T-TC... xảy tăng cường vào thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cần thiết 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ