Giáo trình hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP

HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP Mục lục Mục tiêu khóa học 2 Chương – Tổng quan ERP 2.1 Thế ERP? 2.2 Cấu trúc hệ thống ERP 2.3 ERP khác với phần mềm kế toán truyền thống nào? 13 2.4 Phân loại phần mềm ERP 15 2.5 Tại lại nên triển khai ứng dụng ERP? Lợi ích? 18 Chương - Thực tế triển khai ERP Việt Nam, khó khăn nguyên nhân thất bại 20 3.1 Thực tế triển khai ERP Việt Nam 20 3.2 Khó khăn nguyên nhân thất bại triển khai ERP 22 Chương 3– Triển khai ERP, sơ quy trình AIM 23 4.1 Công tác chuẩn bị cho triển khai ERP 23 4.2 Các giai đoạn triển khai ERP 25 4.3 Quy trình AIM triển khai ERP 26 Chương – Giới thiệu hệ thống ERP Oracle 33 5.1 Tổng quan sản phẩm ERP Oracle E-Busness Suite 33 5.2 Các thành phần ứng dụng Oracle EBS 37 5.2.1 Ứng dụng quản lý tài (Oracle Financials) 37 5.2.2 Ứng dụng quản lý mua sắm, đặt hàng, vật tư, hàng hoá (Oracle Logistic) 51 Chương - Hồ sơ lựa chọn triển khai ERP cho doanh nghiệp 67 Page 1 Mục tiêu khóa học - Hiểu khái niệm ERP, hệ thống ERP giới, Việt Nam, lợi ích, thuận lợi, khó khăn triển khai ERP Nắm phương pháp triển khai hệ thống ERP Tìm hiểu cụ thể hệ thống ERP Oracle E-Busniess Suite Chương – Tổng quan ERP 2.1 Thế ERP? Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hệ thống ERP thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động công ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: • Kế toán: phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP; • Mua hàng; • Hàng tồn kho; • Sản xuất; • Bán hàng; • Quản lý nhân tính lương Các nhà cung cấp ERP có loại phân hệ khác có mức độ tích hợp khác phân hệ Page Ở Việt Nam, công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán sau bổ sung phân hệ khác nhu cầu sử dụng họ tăng cao 2.2 Cấu trúc hệ thống ERP Một hệ thông ERP tiêu chuẩn gồm phân hệ sau: ST T PHÂN HỆ Tài kế toán Quản trị nguồn nhân lực TÍNH NĂNG/MODULE Kế toán tài chính: Sổ Phải thu/Phải trả Sổ đặc biệt Kế toán tài sản cố định Tổng hợp báo cáo Quản lý đầu tư: Lập kế hoạch, lập ngân sách quản trị đầu tư Dự đoán, mô tính toán khấu hao Kiểm soát tổng chi phí phải trả Kế toán chi phí trung tâm Đơn đặt hàng phải toán Tính chi phí theo hoạt động Kế toán chi phí sản phẩm Kiểm soát đối tượng chi phí Phân tích lợi nhuận Quản lý ngân sách: Quản lý tiền mặt Quản lý ngân sách Quản lý rủi ro thị trường Quản lý quỹ Quản lý nhân sự: Danh mục nhân viên Quản lý nhân Hệ thống thông tin Tuyển dụng Quản lý nghỉ mát Quản lý phúc lợi Quản lý tiền lương Quản lý cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức Lịch công tác Finance Accounting: General Ledger AR/AP Special Ledger Fixed Asset Accounting Legal Consolidation Overhead Cost Controlling Cost Centre Accounting Overhead Orders Activity-Based Costing Product Cost Accounting Cost Object Controlling Profitability Analysis HR Management: HR master data Personnel administration Information systems Recruitment Travel management Benefits administration Salary administration Organization structure Management: Organizational structure Page Mô tả công việc Lập kế hoạch Lập kế hoạch chi phí nhân Kế toán lương: Kế toán tổng/thực Tính history Khả dialog Khả đa đơn vị tiền tệ Các giải pháp quốc tế Quản lý thời gian làm việc: Lập kế hoạch ca làm việc Kế hoạch công việc Ghi nhận thời gian Khẳng định vắng mặt Phát triển nhân lực: Lập kế hoạch công việc hệ So sánh hồ sơ Đánh giá khả Quyết định đào tạo thêm Đào tạo quản lý kiện Quản trị sản xuất Quản lý nguyên vật liệu Quản trị chất lượng Staffing schedules Job descriptions Planning scenarios Personnel cost planning Payroll Accounting: Gross/Net accounting History function Dialog capability Multi-currency capability International solutions Time attendance management: Shift planning Work schedules Time recording Absence determination Human Resource Development: Career and succession planning Profile comparisons Qualifications assessments Additional training determination Training and event management Lập kế hoạch nguyên liệu lực Kiểm soát điều độ sản xuất Quản lý chất lượng Sản xuất lúc/có tính chất lặp Quản lý chi phí Quản lý liệu kỹ thuật Kiểm soát thay đổi kỹ thuật Quản lý cấu hình Kiểm soát hàng theo đợt/lô Gia công Các hoạt động trước mua hàng Mua hàng Đánh giá nhà cung cấp Quản lý kho Kiểm tra nguyên liệu hóa đơn Các tính module quản lý chất lượng: – Lập kế hoạch chất lượng – Kiểm tra chất lượng – Kiểm soát chất lượng Material and Capacity Planning Shop floor control Quality Management Just-In-Time/Repetitive Manufacturing Cost Management Engineering Data Management Engineering Change Control Configuration Management Serialisation/Lot Control Tooling Pre-Purchasing Activities Purchasing Vendor Evaluation Inventory Management Invoice Verification and Material Inspection Quality Management Module Functions – Quality Planning – Quality Inspection – Quality Control Page Phân phối bán hàng Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị Quản lý chất lượng sử dụng máy tính Quản lý liệu gốc Quản lý đơn đặt hàng Đơn hàng Đơn mua hàng Quản lý nhà kho Chuyển hàng Hóa đơn Giá Hỗ trợ kinh doanh Vận chuyển Ngoại thương Kiểm soát bảo trì phòng ngừa Computer-Integrated Quality Management Master Data Management Order Management Sale Orders Purchase Orders Warehouse Management Shipping Billing Pricing Sales Support Transportation Foreign Trade Preventive Maintenance Control Quản lý thiết bị Equipment Tracking Quản lý thành phần Component Tracking Theo dõi điều chỉnh bảo dưỡng Plant Maintenance Calibration máy móc Tracking Yêu cầu bảo hành máy móc thiết Plant Maintenance Warranty bị Claims Theo dõi – quản lý Tracking Chi tiết tính số phân hệ sau: a Kế toán Phân tích Tài Sổ Cái: Đây phân hệ tảng phần lớn phần mềm kế toán/ERP chứa đựng tài khoản sổ để lập báo cáo tài Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) công ty cần Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm chỉnh sửa danh mục tài khoản cách thuận tiện Ngoài đặc điểm thường nhiều khác biệt phần mềm liên quan đến phân hệ sổ Quản lý Tiền: Các đặc điểm quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng khoản vay tại, bao gồm theo dõi cảnh báo đến hạn trả nợ gốc lãi Công nợ Phải trả Công nợ Phải thu: Page Các chức thông thường cần thiết cho công nợ phải trả công nợ phải thu kiểm tra khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa đối chiếu hoá đơn với biên nhận hàng/biên giao hàng), kiểm tra hoá đơn toán chưa toán, hạch toán tự động sổ tích hợp công nợ phải trả công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời nhà cung cấp Nhiều phần mềm bật chức nhắc nhở người sử dụng khoản phải trả phải thu cần phải ý khoản vượt số ngày bán chịu cho phép gần hạn mức bán chịu cho phép Một số phần mềm cho phép điều khoản bán chịu cho hàng hoá khách hoá đơn phần mềm khác không cho phép Tương tự, phần mềm khác lập số lượng chất lượng báo cáo khác báo cảo tuổi nợ người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng bán hàng, v.v Công ty nên yêu cầu cho ví dụ loại báo cáo lập đánh giá phân hệ Ở Việt Nam, số công ty yêu cầu hạch toán số tiền khác hoá đơn khoản phải trả/phải thu thực tế chí số tiền ghi hoá đơn người bán khác so với số tiền toán thực tế Một số phần mềm MS Solomon V SunSystems thực điều với chức tuỳ biến phần lớn phần mềm khác không hỗ trợ điều Tài sản Cố định Phần mềm nên hỗ trợ việc tính tự động loại khấu hao khách khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho tài sản cố định tài sản thuê tự động hạch toán vào sổ Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định địa điểm Ngoài ra, số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản tất phần mềm có chức Cuối cùng, không quan trọng nhất, công ty Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định Microsoft Excel thuận tiện phần mềm nên hỗ trợ xuất nhập liệu phần mềm Microsoft Excel Tiền tệ Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất giao dịch, thường liên quan đến phân hệ quản lý tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả sổ Chẳng hạn số hàng mua Euro, số khoản vay USD đồng tiền báo cáo lại đồng Việt Nam Một số phần mềm ERP hỗ trợ sử dụng thêm loại tiền tệ phần mềm khách hỗ trợ sử dụng nhiều loại tiền tệ Ngoài ra, số phần mềm nước Việt Nam không hỗ trợ đơn vị tỷ đơn vị sử dụng rộng rãi Việt Nam cho giao dịch đồng Việt Nam Tự động phân bổ chi phí Quản lý Page Chức phân bổ chi phí nên tự động phân bổ số chi phí định chi phí quản lý dựa số công thức định Sự xác việc phân bổ chi phí cho phép phân tích doanh thu chi phí loạt sản phẩm, công trình, trung tâm chi phí trung tâm lợi nhuận Ngoài ra, phần mềm nên hỗ trợ phương pháp phân bổ khác nhau, chẳng hạn công thức dựa số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định phân bổ theo khoản cố định phí quản lý Trung tâm Chi phí Lợi nhuận Những công ty coi phòng ban trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ chức này, chức cấp cao phần mềm nước ngoài, liên quan đến tất phân hệ Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận coi công ty đơn lẻ đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài báo cáo quản trị hạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận Lập Ngân sách Các công cụ lập ngân sách cho phép công ty lập ngân sách cách hiệu ghi lại ngân sách phần mềm để loại chi phí thực tế doanh thu so sánh với ngân sách cách thuận tiện Từng loại chi phí nên bao gồm loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định biến phí quản lý chi tiết việc lập ngân sách hữu ích Các công cụ lập ngân sách hỗ trợ cho việc kiểm soát nội soạn lập báo cáo quản trị có ý nghĩa Các phần mềm nước thường có chức lập ngân sách phần mềm nước điển hình thường Lập Báo cáo Tài Sự sẵn có báo cáo thiết kế sẵn, sẵn có công cụ để thiết kế báo cáo theo yêu cầu người dụng quan trọng Một lợi phần mềm ERP nước tạo báo cáo kế toán theo mẫu VAS phần mềm nước có lợi có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo báo cáo theo yêu cầu người sử dụng Khả Phân tích Tài Chức phân tích tài phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả tạo báo cáo tài hữu ích, mà khả phân loại nhóm liệu theo cách có ý nghĩa Kết tạo nhiều báo cáo khác theo yêu cầu người sử dụng Các phần mềm ERP nước có xu hướng tinh vi điểm này, với đến 10 chiều phân tích người sử dụng xác định Tuy nhiên, phần mềm Page có thuật ngữ khái niệm không quen thuộc người Việt Nam công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng Khả Truy xuất Nguồn gốc Khả truy xuất nguồn gốc, thường gọi “business intelligence” số phần mềm, chức quan trọng mà theo người sử dụng nhấp chuột vào hạng mục mở hình mở hạng mục cấp thấp để số cụ thể bắt nguồn từ đâu tính toán Chức giúp dễ dàng có chi tiết mong muốn báo cáo, tận cấp độ liệu đầu vào Nhiều phần mềm ERP nước có chức truy xuất nguồn gốc mạnh phần mềm nước Một số nhà cung cấp nước tự nhận sản phẩm họ có chức truy xuất nguồn gốc, thường chức không hiệu không dễ sử dụng Chẳng hạn số phần mềm nước dẫn số dùng để tính số tổng hình mà thay vào người sử dụng phải mở hình khác để xem số tổng tính Ngoài ra, số phần mềm nước cung cấp chức truy xuất đến số cấp so với phần mềm nước b Quản lý Hàng tồn kho Những Chức Cơ Những chức phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất loại hàng tồn kho công đoạn trình sản xuất, hạch toán hạng mục khác biên nhận hàng biên giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm Hàng tồn kho công đoạn/quy trình sản xuất, điều chỉnh thủ công số lượng giá trị Hàng tồn kho Ngoài ra, có số chức có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm nên hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường Chẳng hạn lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty nhập hàng theo kiện lại bán theo đơn vị hộp chai cỡ khác • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm số chữ Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có nhiều thành phần nhỏ sử dụng trình tạo nên thành phẩm Khi mã đặt cho thành phần nhỏ sử dụng lại cho thành phần khác Page • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm nên hỗ trợ phương pháp tính giá hàng tồn kho khác Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể Trung bình Cuối Kỳ Các phần mềm nước thường đáp ứng phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp cách hiệu phần mềm nước • Xuất thành phẩm bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm bán hàng trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng cho tiêu dùng nội Dự báo Nhu cầu Vật tư Thời gian Chờ hàng Các phần mềm nước thường yếu khả dự báo trước nhu cầu vật tư thời gian cần thiết cho việc mua hàng Danh mục Vật tư Danh mục Vật tư bảng liệt kê vật tư đầu vào để tạo sản phẩm Phần mềm nên cho phép tạo nhiều danh mục vật tư cho sản phẩm cho phép thay vật tư vật tư tương tự Theo dõi Phế liệu Một điểm nên xem xét liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm vật liệu tái sinh hay không Nhiều Địa điểm Các phần mềm nước theo dõi loại hàng hoá khác (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang thành phẩm) lại không theo dõi địa điểm khác cất giữ Hàng tồn kho Đây vấn đề cần quan tâm doanh nghiệp có nhiều nhà máy kho hàng Theo dõi Hàng tồn kho Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua trình sản xuất khâu thành phẩm dựa nhãn số thùng, số lô số sêri Tích hợp với Phân hệ Mua hàng Phân hệ Hoạch định Sản xuất Một điểm cần nên xem xét liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng phân hệ hoạch định sản xuất, trường hợp phần mềm ERP có phân hệ Page c Quản lý Sản xuất Hỗ trợ Quy trình Ngành Sản xuất Cụ thể Sản xuất liên tục lắp ráp: nhiều phần mềm ERP thiết kế phù hợp riêng cho ngành sản xuất liên tục riêng cho ngành sản xuất lắp ráp Ngành sản xuất liên tục ngành khối lượng nguyên vật liệu đầu vào trộn lẫn xử lý liên tục, ví dụ sản xuất dược phẩm Ngành sản xuất lắp ráp ngành phần nhỏ ráp vào để tạo sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ sản xuất đồ gỗ Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất phần mềm MS Solomon Marcam thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức ngành sản xuất liên tục, Intuitive thiết kế thích hợp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, ngành sản xuất lắp ráp Vì quy trình quy trình chủ chốt công ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề thật kỹ lưỡng Tính giá thành sản xuất: lĩnh vực kinh doanh khác đòi hỏi phương pháp tính giá thành sản xuất khác giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hình thức kết hợp hai phương pháp công ty nên xem xét vấn đề cẩn thận Ngoài ra, phần mềm theo dõi chi tiết giá thành sản xuất hữu dụng Nói chung, có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế so với phương pháp khác Chẳng hạn số phần mềm Exact Globe 2000 không hỗ trợ hạch toán xuất thành phẩm chưa biết giá thành thực tế kế toán giá thành phải đợi đến tận cuối tháng có chi phí thực tế (chẳng hạn tiền công) sau hạch toán tất giao dịch tháng Hoạch định Sản xuất Hoạch định sản xuất thường mục tiêu chủ chốt phần mềm ERP Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công máy móc khối lượng chất lượng để dễ dàng so sánh với số liệu thực tế Do đó, phần mềm nên cho phép hoạch định: i) nhu cầu công suất công suất có để đáp ứng yêu cầu khách hàng; ii) tận dụng máy móc nhân công; iii) lên lịch sản xuất Ngoài ra, phần mềm nên lập báo cáo tiến độ sản xuất khác chức báo cáo cảnh báo giám đốc sản xuất cách kịp thời Thông thường phần mềm nước khả thông báo cho người sử dụng kịch đến số giới hạn trình sản xuất đơn hàng cụ thể Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho Bán hàng Phân hệ sản xuất phải tích hợp với phân hệ hàng tồn kho, số phần mềm chúng kết hợp Ngoài ra, hữu ích phân hệ quản lý bán hàng nối với phân hệ hàng tồn kho quản lý sản xuất Chẳng hạn phòng kinh doanh cần kiểm tra Page 10 Phụ lục – Yêu cầu kỹ thuật Các yêu cầu kỹ thuật Xin vui lòng hoàn tất sau: 1.1 Môi trường kỹ thuật Ref No 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 Hệ thống yêu cầu Cấu trúc máy chủ / máy trạm Xin mô tả chi tiết kiến trúc cần có cho giải pháp Sự liên kết site hệ thống giải nào? Xin mô tả chi tiết Máy trạm Phiên MS Windows mà giảp pháp có hổ trợ? Máy chủ Hệ điều hành (OS) giảp pháp hổ trợ? Xin cho biết phiên bản? Hệ điều hành đề cử cho ứng dụng Nhà Cung cấp? Cơ sở liệu Cơ sở dự liệu mà giải pháp hổ trợ (cho biết số phiên bản)? Kích cỡ tối thiểu: Kích cỡ đề nghị: Kích cỡ tối ưu: Dữ liệu tập trung hay phân tán? Nếu tập trung xử lý on-line hay offline, phân tán xử lý tập hợp liệu (Data Consolidating) thực cách nào? Việc chuyển liệu dùng sang hệ thống nào? Mô tả chi tiết cách giải quyết? Phần cứng máy chủ Đặc tả tối thiểu máy chủ (bộ nhớ, dung lượng đĩa xử lý (processor)) Nhà Cung cấp trả lời Ref No 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10 Hệ thống yêu cầu Đặc tả đề nghị máy chủ (bộ nhớ, dung lượng đĩa xử lý (processor)) Đặc tả tối ưu máy chủ (bộ nhớ, dung lượng đĩa xử lý (processor)) Phần cứng máy trạm Đặc tả tối ưu máy trạm (bộ nhớ, dung lượng đĩa xử lý (processor)) Đặc tả đề nghị máy trạm (bộ nhớ, dung lượng đĩa xử lý (processor)) Đặc tả tối ưu máy trạm (bộ nhớ, dung lượng đĩa xử lý (processor)) Các phần cứng khác Xin cho biết yều cầu phần cứng khác Truy cập từ xa Cho biết tùy chọn truy cập từ xa giải pháp cho hai hổ trợ người sử dụng Truy cập trình duyệt web Xin cho biệt chi tiết tùy chọn truy cập trình duyệt web người sử dụng giải pháp Các tài liệu giải pháp Xin cho biết chi tiết tài liệu cung cấp cho Erpvn.net Bao gồm tối thiểu tài liệu sau: Tài liệu chung - huấn luyện hướng dẫn người dùng, hướng dẫn lập báo cáo, truy vấn; Tài liệu hệ thống - lược đồ cấu trúc hệ thống, đặc tả giao diện, mô tả liệu/đối tượng/ứng dụng; Tài liệu quản trị / điều hành hệ thống - hướng dẫn cài đặt, cấu hình, hướng dẫn điều hành, hướng dẫn hệ thống / sở liệu / thực thi / bảo mật / quản trị, hướng dẫn khởi động / khôi phục, hướng dẫn chép dự phòng lưu trữ, hướng dẫn nén liệu; Nhà Cung cấp trả lời Ref No Hệ thống yêu cầu 1.1.11 Tài liệu phát triển phần mềm - hướng dẫn công cụ, giao diện; Lưu ý phiên Giao thức mạng Xin cho biết chi tiết giao thức mạng chuẩn mà giải pháp tương thích Nhà Cung cấp trả lời 1.2 Thực giải pháp Đối với môi trường kỹ thuật nêu bảng 5.7.1 số người sử dụng nêu phụ lục A, xin cho biết thời gian đáp ứng theo bảng sau: Mục số Hệ thống yêu cầu 1.2.1 Thời gian tối đa để làm tươi hình (td di chuyển từ hình qua hình kế tiếp): 1.2.2 Thời gian ghi số liệu vào sở liệu chung: Nhà Cung cấp trả lời 1.3 Quản trị hệ thống Bảng sau chi tiết yêu cầu quản trị hệ thống Erpvn.net Mục số 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cấp trả lời Giao diện người dùng quản trị hệ thống Mô tả giao diện người dùng hình cho người quản trị hệ thống Hệ thống quản trị mức độ ứng dụng, sở liệu hay mức độ khác? Giao diện thân thiện với người dùng nào? Quản lý thay đổi hệ thống Các thay đổi hệ thống xử lý qui trình kiểm soát thay đổi? Quan sát Các công cụ dùng để quan sát hệ thống? Thí dụ thông qua chức báo cáo, thông tin sau quan sát không: thời gian đáp ứng hệ thống, ? Báo cáo Các báo cáo chuẩn có lĩnh vực quản trị hệ thống? 1.4 Mức rộng rãi Doanh nghiệp Mục sô 1.4.1 1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.1.3 1.4.1.4 1.4.1.5 1.4.2 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.3 1.4.3.1 1.4.3.2 1.4.3.3 1.4.4 1.4.4.1 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cấp trả lời Nhập / xuất liệu Khả nhập / xuất dự liệu từ hệ thống Nếu có, định dạnh hổ trợ? Khả tự động lập lịch trình cho liệu nhập xuất dựa tiêu thức định nghĩa trước, TD thời gian ngày ngày tuần Khả tích hợp với ứng dụng chuẩn ghi liệu Khả xử lý theo gói hay thời gian thực Cho biết giải pháp có hổ trợ cập nhật đồng hóa hay không? Truy vấn Khả cho người sử dụng truy vấn liệu ứng dụng Khả ghi lại truy vấn để sử dụng sau Báo cáo Khả tạo báo cáo trực tuyến ghi lại cho sử dụng lần sau Khả chép báo cáo hữu, sữa đổi ghi lại để sử dụng lần sau Khả lập lịch trình để chạy báo cáo cách định kỳ (thí dụ lúc đêm ngày chủ nhật) Hướng dẫn trực tuyến Khả cung cấp cho người sử dụng hướng dẫn trực tuyến liên quan đến vị trí hành ứng dụng Phụ lục – Yêu cầu tích hợp hệ thống Yêu cầu tích hợp hệ thống Phần liệt kê yêu cầu cho Nhà Cung cấp đối tác họ liên quan đến kỹ phương pháp tích hợp hệ thống 1.1 Nguồn lực Mục số Thông tin yêu cầu 1.1.1 Xin liệt kê Bên đối tác (tên công ty vai trò) có liên quan đến việc tích hợp hệ thống 1.1.2 Xin cho biết kinh nghiệm mức độ thành thạo Bên cho việc tích hợp hệ thống? Xin cung cấp tên người chịu trách nhiệm công việc tích hợp tóm tắt tiểu sử họ 1.1.3 Xin cho biết cầu trúc công việc khác phải làm cho nhóm dự án chịu trách nhiệm tích hợp, xác định công việc cụ thể bên 1.1.4 Cho biết ước lượng nguồn nhân lực cần thiết Erpvn.net tham gia vào để hoàn tất việc tích hợp hệ thống Đối với yêu cầu nguồn lực, xin cho biết: - 1.2 Mục số 1.2.1 Nhà Cung cấp trả lời Vai trò dự án; Bao nhiêu ngày yêu cầu khoản thời gian Kỹ cần thiết Khả chuyển giao để vào hoạt động Phương pháp tiếp cận cho việc tích hợp Thông tin yêu cầu Mô tả bước để tiến đến việc tích hợp hệ thống, bao gồm: Nhà Cung cấp trả lời Mục số 1.2.2 Thông tin yêu cầu - Quản lý dự án - Phân tích kinh doanh - Thiết kế hệ thống - Phát triển, sửa đổi, cấu hình - Thử nghiệm - Hoán chuyển liệu - Huấn luyện Mô tả phương pháp sử dụng cho việc tích hợp, cung cấp thí dụ nơi áp dụng phương pháp khứ áp dụng nào? 1.2.3 Mô tả công cụ sử dụng cho việc tích hợp, cung cấp thí dụ nơi áp dụng phương pháp khứ áp dụng nào? 1.2.4 Cho biết tổng quát kế hoạch tầm cao cho việc tích hợp hệ thống bao gồm lịch trình cho giai đoạn nêu rõ phù hợp thề kế hoạch giải pháp tổng thể 1.2.5 Nhấn mạnh cột mốc cho việc tích hợp hệ thống 1.2.6 Liệt kê tất giả định mà bạn làm mô tả tính toán nguồn nhân lực tích hợp hệ thống (Nhà Cung cấp, Bên thứ 3, Erpvn.net), phương pháp, kế hoạch, huấn luyện 1.3 Mục số 1.3.1 Nhà Cung cấp trả lời Huấn luyện Thông tin yêu cầu Xin cung cấp chi tiết huấn luyện nào, cho biết chất độ dài khóa huấn luyện, thêm vào chi phí cho: Nhà Cung cấp trả lời Mục số 1.3.2 Thông tin yêu cầu - Điều hành / quản trị hệ thống - Hổ trợ kỹ thuật - Người sử dụng sau (end-user) - Quản lý Cho biết mức độ kiến thức / huấn luyện yêu cầu cho người sử dụng điều hành kinh doanh 1.3.3 Mô tả tài luyện huấn luyện cung cấp 1.3.4 Nêu rõ địa điểm trung tâm huấn luyện? Huấn luyện chỗ ? 1.4 Nhà Cung cấp trả lời Hổ trợ bảo trì ứng dụng Nhà Cung cấp yêu cầu cung cấp dịch vụ nêu bảng sau liên quan đến việc hổ trợ bảo trì ứng dụng Mục số Yêu cầu hổ trợ bảo trì ứng dụng 1.4.1 Thực Xin mô tả phương pháp tiếp cận để thiết lập qui trình hổ trợ bảo trì, kích hoạt chúng hệ thống vào hoạt động 1.4.2 Quản lý trục trặc vấn đề xảy  Khả đáp ứng  Cấp độ 1: sai sót trầm trọng, qui trình kinh doanh bị ngưng trệ, ảnh hưởng chi phí nguyên vật liệu hay đáp ứng yêu cầu khách hàng dẫn đến doanh thu – đáp ứng với chuẩn đoán ban đầu vòng giờ, kế hoạch nhắm tới vấn đề ảnh hưởng vòng nổ lực tốt để giải vấn đề vòng 12 đồng hồ;  Cấp độ 2: chức thông thường, mức độ khác ảnh Nhà Cung cấp trả lời Mục số Yêu cầu hổ trợ bảo trì ứng dụng hưởng sản xuất, dịch vụ, ảnh hưởng tiềm tàng chi phí hay doanh thu - đáp ứng với chuẩn đoán ban đầu vòng giờ, kế hoạch nhắm tới vấn đề ảnh hưởng vòng ngày làm việc;  Cấp độ 3: sai sót thứ yếu, không ảnh hưởng tức đến sản xuất, dịch vụ, chi phí - đáp ứng với chuẩn đoán ban đầu vòng ngày làm việc, kế hoạch nhắm tới vấn đề ảnh hưởng vòng 10 ngày làm việc; Xin xác nhận Nhà Cung cấp có đủ khả để đáp ứng cấp độ lập phạm vi chi phí tính giá Xin thiết lập phương pháp để tương tác với đội ngủ hổ trợ Erpvn.net nhằm giải trục trặc xảy Xin cho biết phương pháp truy tìm sai sót 1.4.3 Nâng cấp phiên Xin thiết lập phương pháp để làm việc với người bán cho vấn để nâng cấp phiên mới, phạm vi việc nâng cấp phiên bao gồm giá ban đầu 1.4.4 Điều khoản hợp đồng Các điều khoản trọng yếu hợp đồng phải có: • Thay đổi chế cho công việc thay đổi, kết thúc bổ sung; • Điều kiện kết thúc dịch vụ; • Định nghĩa dịch vụ cung cấp; • Định nghĩa trách nhiệm chuyển giao dự án; • Các thủ tục phân xử tranh cải • Điều kiện thưởng/phạt cho việc thực dịch vụ Nhà Cung cấp trả lời Phụ lục – Các yêu cầu khác Bảo mật kiểm soát (Security and Control) Bảo mật kiểm soát giải pháp quan trọng Erpvn.net Các thông tin bảo mật quan chứa đựng ứng dụng Tính bảo mật mạnh mẽ cần thiết để đảm bảo có người dùng cho phép truy cập vào ứng dụng tùy theo nghiệp vụ họ Công ty 1.1 Xác thực (Authentication) Xác thực qui trình trình mà người dùng hệ thống kiểm tra thông qua ID, mật khẩu, PIN code Nhà Cung cấp cần cho biết khả xác thực ứng dụng thông qua sau: Mục số 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.2 1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.2.3 1.1.2.5 1.1.3 1.1.4 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cấp trả lời Chỉ danh người dùng ( User ID ) Mô tả định dạng ID (TD theo mẩu chữ cái) Chiều dài ký tự? Mật Mô tả định dạng ID (TD theo mẩu chữ cái) Chiều dài ký tự? Định kỳ phải thay đổi bao lâu? Mật có tự động bị khóa sau vài lần nhập sai không? Mã hóa Chỉ danh mật có ghi lại thông qua qui trình mã hóa không? Cho biết phương pháp mã hóa chiều dài khóa? Từ xa Mô tả chế cho việc xác thực từ xa 1.2 Ủy quyền (Authorisation) Ủy quyền qui trình trao thi hành quyền user để truy cập vào loại số liệu hay chức ứng dụng phù hợp với vị trí công việc họ Nhà Cung cấp yêu cầu hoàn tất sau liên quan đến khả ủy quyền giải pháp: Mục số 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.3.1 1.2.3.2 1.2.1 1.2.1 1.3 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cấp trả lời Cấu trúc bảo mật Mô tả cấu trúc bảo mật dùng để giới hạn ủy quyền cho chức công việc (TD hồ sơ bảo mật gán cho danh, loại thông tin chứa hồ sơ bảo mật đó, ) Bảo mật tác vụ Mô tả phạm vi mà quyền truy cập người dùng bị giới hạn tác vụ hay hình cụ thể ứng dụng Bảo mật dựa hoạt động Mô tả phạm vi mà quyền truy cập người dùng bị giới hạn hoạt động hay hình cụ thể ứng dụng.(TD người dùng bị giới hạn thực hành động hay mở hình đó) Mô tả phạm vi việc nhập liệu tự động từ hệ thống bên bị hạn chế Bảo mật dựa việc phân loại dự liệu Mô tả phạm vi quyền truy cập người dùng bị giới hạn loại dự liệu ứng dụng dựa phạm vi tổ chức, tính mật liệu cách thức phân loại liệu khác (TD người mua hàng xem sữa liệu mua hàng mà thôi, không xem sữa người mua hàng khác, ) Bảo mật dựa bảng liệu Mô tả phạm vi mà quyền truy cập người dùng bị giới hạn bảng liệu Quản trị bảo mật (Security Administration) Quản trị bảo mật qui trình nhằm tạo trì danh người dùng (IDs), hồ sơ bảo mật, mât khẩu, Các chức bao gồm không việc hoại động trì ngày qua ngày mà hoạt động theo dõi báo cáo môi trường kiện bảo mật Nhà Cung cấp hoàn tất bảng sau liên quan đến khả quản trị bảo mật hệ thống Mục số 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.4 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cấp trả lời Giao diện người dùng quản trị bảo mật Mô tả giao diện người dùng hình cho người quản trị? Các cấp độ ứng dụng, sở liệu cấp độ khác có quản trị bảo mật không? Giao diện thân thiện với người dùng nào? Quản lý thay đổi vấn đề bảo mật Qui trình kiểm soát thay đổi liên quan đến danh, hồ sơ bảo mật quyền truy cập thực nào? Nhóm người dùng Các người dùng phân vào nhóm khác để quản lý báo cáo nào? (TD người dùng chia nhân viên, giám sát người quản trị ) Quan sát Các công cụ hữu để quan sát tượng mội trường bảo mật? TD thông qua báo cáo chức chuẩn, loại thông tin sau quan sát theo dõi: mật hết hạn, cố gắng truy cập bị thất bại, hoạt động mập mờ Báo cáo Các báo cáo chuẩn hữu lĩnh vực quản trị bảo mật? Bảo mật mạng Internet (Internet Security) Nhà Cung cấp hoàn tất thông tin sau để nói lên khả kiểm soát bảo mật Internet giải pháp Mục số 1.4.1 1.4.2 1.5 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cấp trả lời Mô tả chế khả hữu giải pháp để quản lý truy cập thông qua Internet Khả mã hóa để đảm bảo danh mật người dùng không bị lộ Internet? Kiểm soát Mục số 1.5.1 1.5.1.1 1.5.1.2 1.5.1.3 1.5.2 1.5.2.1 1.5.2.2 1.5.2.3 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cấp trả lời Truy vết Khả ghi nhận lại danh người dùng, ngày thời gian mà ghi thay đổi Khả cấu hình hệ thống để ghi nhận lại thay đổi cho liệu Khả giữ lại liệu cũ để dùng tương lai Toàn vẹn liệu (Data Integrity) Khả khóa ghi cập nhật Khả định nghĩa trường hình nhập liệu phải hòa tất trước ghi Khả kiểm soát liệu nhập vào trước ghi vào hệ thống 1.6 Khả hồi phục (Proposed Solution Resilience) Mục số 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 1.6.7 1.7 Yêu cầu hệ thống Nhà Cung cất trả lời Mô tả giảp phái phục hồi mà không làm hỏng đến file master liệu hoạt động (transaction data), từ cố nguồn điện, môi trường, phần cứng Có mô hình liệu đơn không có tập trung vào sở liệu không? Tổng quát khả xử lý chịu đựng sai sót - hỏng hóc phần cứng gây - mà không làm ngưng trệ hoạt động hệ thống Giảp pháp khởi động việc sử lý từ thời điểm sai sót phát sinh, điều kiện bình thường phục hồi, hạn chế liệu cho giao dịch xử lý lúc sai sót phát sinh Xử lý khôi phục trường hợp có lỗi phần mềm, phần cứng liệu? Điểm kiểm tra? Có chức quản lý ngoại lệ không? (TD ghi không thỏa điều kiện ứng dụng có tự sửa hay phải can thiệp thủ công? Nếu can thiệp thủ công tài liệu thủ tục cung cấp cho việc phục hồi ghi đó? Có tập tin ghi lại tất sai sót hệ thống liệu không? Các yếu tố trọng yếu giúp cho việc thành công dự án Xin mô tả, theo ý Nhà Cung cấp, yếu tố trọng yếu để đảm bảo yêu cầu Erpvn.net thỏa mản Đồng thời cho biết giải pháp đưa hổ trợ cho yếu tố 1.8 Các lĩnh vực RFP mà Nhà Cung cấp nghĩ Erpvn.net cần phải tính đến Xin cung cấp thông tin mà Nhà cung cấp cho Erpvn.net cần xem xét đến phần trả lời Phụ lục Nhà Cung cấp Nếu cần, xin thể chi tiết thông tin phụ lục riêng rẽ tham chiếu đến thông qua bảng sau: Mục số 1.8.1 1.8.2 … Thông tin bổ sung Phụ lục tham chiếu [...]... các công cụ mà hệ thống cung cấp Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản Bức tranh trung thực Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống Trên hệ thống ERP, KT giữ vai... phát triển của CNTT và yêu cầu quản lý mới của doanh nghiệp, CNTT không chỉ ứng dụng tại các doanh nghiệp sản xuất mà còn mở rộng ra tất cả các loại hình doanh nghiệp khác nhau như kinh doanh, dịch vụ v.v và do đó các yêu cầu về quản lý nguồn lực được mở rộng, đa dạng hoá, và dần được chuẩn hoá Hệ thống ERP ra đời như một khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý hiệu quả doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh... vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho DN Tư vấn hệ thống (application consultant) là chuyên gia về hệ thống ERP mà nhà triển khai dự định triển khai cho khách hàng Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng Tư vấn hệ thống. .. cũng ảnh hưởng lớn đến sự thành công của ERP Vì phần mềm chỉ là một phần của cả quy trình ứng dụng ERP Theo kinh nghiệm của các công ty đã ứng dụng ERP, việc chuẩn hóa quy trình quản lý sản xuất của doanh Page 21 nghiệp là công việc mang tính bắt buộc khi muốn ứng dụng ERP Nhà xây dựng hệ thống phần mềm ERP phải am hiểu tường tận quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp Trong trường hợp ngược lại, thất... đũa thần” giải quyết hầu hết các khó khăn về quản lý của doanh nghiệp Tuy nhiên cần hiểu rõ mối quan hệ nhân quả giữa cách thức quản lý và việc áp dụng ERP: để áp dụng thành công ERP doanh nghiệp cần hợp lý hoá và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ, và ngược lại ERP sẽ giúp củng cố các quy trình đã được chuẩn hoá về mặt logic này Ví dụ khâu nhập hàng của doanh nghiệp quy định phải qua ba bước 1,2,3 Nếu... hiện công việc của họ ở cả hệ thống mới và hệ thống cũ Phase này sẽ kết thúc khi người dùng sử dụng được hệ thống mới hoàn toàn thay thế cho hệ thống cũ f Phase Production Là phase cuối trong quá trình triển khai và bắt đầu giai đoạn support Các nhân viên công nghệ thông tin nhanh chóng ổn định để đưa hệ thống vào khai thác Trong quá trình này ta sẽ đánh giá được kết quả của hệ thống mới với mục tiêu của... một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm - Quản lý Nhân sự Hiệu quả Hơn: Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương - Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng Hơn: Các phân hệ ERP. .. Thiết lập các thủ tục quản trị dự án Page 25 - Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính Bước 2: Thiết kế Các công đoạn gồm: - Đưa ra các quy trình nghiệp vụ Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện Thiết lập và thử cấu hình hệ thống Huấn luyện người... cung ứng, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất Tiếp theo là khái niệm MRP II (Manufacturing Resources Planning Page 20 Lập kế hoạch nguồn lực nhà sản xuất) như một phương pháp nhằm sử dụng hữu hiệu các nguồn lực của nhà sản xuất không những vật tư trang thiết bị (vật lực) mà cả những nguồn lực khác tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp Từ những năm 1990 đến... chuyên trách d Do lực chọn giải pháp ERP kém chất lượng, không phù hợp e Hệ thống không tương thích với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp f Do sự phản kháng, chống lại sự thay đổi của nội bộ doanh nghiệp được triển khai ERP: Thông thường, đa số nhân viên không muốn triển khai ERP, vì họ phải làm thêm việc (vừa làm việc như bình thường trên chương trình cũ, vừa test trên chương trình ERP triển khai mà