QUY TRÌNH Mã tài liệu:QT-TC-03 Ngày ban hành: ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG 03/8/2010 Lần sửa đổi: 00 1/6 Trang: Những người có liên quan phải đọc, hiểu thực theo nội dung Quy trình Nội dung Quy trình có hiệu lực đạo Ban Giám đốc Mỗi phận phân phối 01 gốc Quy trình này, có mã số khác với gốc phải loại bỏ ngay, tuyệt đối không sử dụng Bảng theo dõi sửa đổi Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi Phân phối tài liệu: TT Nơi nhận Giám đốc Phòng Tài – Kế toán Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Phòng Tổ chức – Hành TT Nơi nhận Phê duyệt Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt Lê Thị Lý Mơ Lê Hữu Phước Nguyễn Quang Xuân QUY TRÌNH Mã tài liệu:QT-TC-03 Ngày ban hành: ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Lần sửa đổi: Trang: Chức vụ: Kế toán Chức vụ: QMR 03/8/2010 00 2/6 Chức vụ : Giám đốc Mục đích Đánh giá nhà cung ứng trình nhằm lựa chọn nhà cung ứng có đủ lực đáp ứng yêu cầu cung cấp nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, vật tư cho Công ty nhằm kiểm soát chất lượng, khối lượng nguyên, nhiên vật liệu, tính ổn định việc cung cấp nguyên liệu đầu vào nhà cung ứng Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất phòng ban liên quan hoạt động đánh giá kiểm soát nhà cung ứng cung cấp dịch vụ, vật tư thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Công ty Định nghĩa - thuật ngữ từ viết tắt 3.1 Từ viết tắt - Nhà cung ứng: NCU - Giám đốc: GĐ - Trưởng phòng: TP - Kế toán trưởng: KTT - Kế toán toán: KTTT - Thủ quỹ: TQ - Nhân viên: NV - Quy trình: QT - Kế toán: KT 3.2 Định nghĩa Nhà cung ứng đơn vị cung cấp, bán hàng hóa, vật tư, thiết bị cho Công ty Tài liệu liên quan tài liệu tham khảo - Các quy định Công ty kiểm soát chất lượng, xuất nhập vật tư thiết bị, nguyên vật liệu - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Nội dung 5.1 Lưu đồ QUY TRÌNH Mã tài liệu:QT-TC-03 Ngày ban hành: ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG 03/8/2010 Lần sửa đổi: Trang: Trách nhiệm Bước Ban Giám đốc Bước Phòng Vật tư Bước Phòng vật tư, đơn vị liên quan Bước Phòng vật tư, Phòng KT Bước Tổ đánh giá Bước Giám đốc Ban Bước Phòng vật tư, Phòng KT Nội dung Yêu cầu đánh giá nhà cung ứng 00 3/6 Biểu mẫu Công văn yêu cầu Danh sách Thu thập thông tin, lập danh sách nhà cung ứng Xây dựng tiêu chí đánh giá BM-TC-03-01 Phụ lục: Tiêu chí đánh giá Biên đánh giá BM- Tiến hành đánh giá TC-03-02 Lập báo cáo đánh giá Báo cáo đánh giá BM- QĐ lựa chọn Lưu hồ sơ Đánh giá lại nhà cung ứng cần TC-03-03 Hồ sơ đánh giá, hồ sơ nhà cung ứng Hồ sơ đánh giá, hồ sơ nhà cung ứng 5.2 Diễn giải Bước Yêu cầu đánh giá nhà cung ứng Trên kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh Công ty nhu cầu cung cấp vật tư thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào Ban Giám đốc yêu cầu Phòng vật tư QUY TRÌNH Mã tài liệu:QT-TC-03 Ngày ban hành: ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Lần sửa đổi: Trang: 03/8/2010 00 4/6 phối hợp với phòng Kỹ thuật phòng ban liên quan đánh giá lựa chọn nhà cung ứng đủ lực cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho Công ty Bước Thu thập thông tin Trách nhiệm Phòng vật tư Nhằm hợp tác bền vững cung cấp đảm bảo số lượng chất lượng nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị cho trình hoạt động sản xuất kinh doanh Bộ phận vật tư - Phòng Tài kế toán phối hợp với phòng ban liên quan thu thập thông tin nhà cung ứng vật tư , nguyên vật liệu đầu vào thông qua + Hệ thống quảng cáo báo chí, truyền thanh, truyền hình + Catalogue chào hàng nhà cung ứng + Trực tiếp liên hệ sở nhà cung ứng + Thông qua giới thiệu đơn vị kênh thông tin khác Các nhà cung ứng cập nhật vào danh sách nhà cung ứng theo thứ tự từ đơn vị có khả cung cấp số lượng lớn đến số lượng nhỏ, tiêu chuẩn cao thấp, Bộ phận vật tư - Phòng Tài kế toán phải thu thập đầy đủ thông tin theo biểu mẫu: BM-TC-03-01 Bước Lập tiêu chí đánh giá Bộ phận vật tư - Phòng Tài kế toán phòng ban liên quan Để đánh giá nhà cung ứng, Bộ phận vật tư - Phòng Tài kế toán phối hợp với phòng ban liên quan tham mưu lập tiêu chí đánh giá nhà cung ứng Một số nội dung vấn đề liên quan đến nhà cung ứng sau: Nhà cung ứng lựa chọn để đánh giá phải đáp ứng đủ điều kiện: Điểm trung bình > 1,5 điểm Điểm trung bình = (Tổng điểm*hệ số ) / tổng hệ số Điểm chất lượng > 1,5 điểm Tiêu chuẩn đánh giá thực theo phụ lục: 1a (Các tiêu chí đánh giá nhà cung ứng) Bước Tiến hành đánh giá NCU theo danh sách lựa chọn Sau xem xét đánh giá sơ lực nhà cung ứng, Bộ phận vật tư - Phòng Tài kế toán phối hợp với phòng Kỹ thuật tham mưu định thành lập tổ đánh giá phân công trách nhiệm thành viên tham gia vào trình đánh giá nhà cung ứng Thông qua danh sách nhà cung ứng lựa chọn, Tổ đánh giá tiến hành phân loại nhà cung ứng dựa vào lực cung cấp loại sản phẩm dịch vụ, lập kế hoạch tiến hành đánh giá theo chuẩn mực định Mã tài liệu:QT-TC-03 QUY TRÌNH Ngày ban hành: ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Lần sửa đổi: Trang: 03/8/2010 00 5/6 Nội dung đánh giá: - Tính pháp lý nhà cung ứng.(Giấy phép hoạt động, giấy đăng ký kd ) - Xem xét khả năng, lực cung cấp số lượng sản phẩm/dịch vụ, vật tư thiết bị… mức độ đáp ứng thường xuyên liên tục thực tế - Kiểm tra chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, vật tư thiết bị (Thiết bị đo ) - Thăm quan nhà xưởng, kho bãi, phương tiện vận chuyển, môi trường làm việc Nội dung đánh giá lập thành biên đánh giá theo biểu mẫu BMTC-03-01 Bước Lập báo cáo đánh giá nhà cung ứng Trách nhiệm đoàn đánh giá Trên sơ nội dung đánh giá Đoàn đánh giá tổng hợp kết đánh giá lập báo cáo kết đánh giá theo mẫu BM-TC-03-03 trình Ban Giám đốc Bước Ra Quyết định lựa chọn nhà cung ứng Trách nhiệm Ban Giám đốc Ban Giám Đốc xem xét kết đánh giá danh sách nhà cung ứng để lựa chọn ký kết hợp đồng với nhà cung ứng đủ lực cung cấp vật tư thiết bị, nguyên vật liệu cho Công ty Trường hợp lại đưa vào danh sách nhà cung ứng dự bị Bước Lưu hồ sơ Đánh giá lại nhà cung ứng Các hồ sơ lực, hồ sơ đánh giá nhà cung ứng lưu phòng Tài kế toán phòng ban liên quan theo quy định Trong trường hợp cần thiết định kỳ đột xuất theo yêu cầu Giám đốc, Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá lại nhà cung ứng lựa chọn nhà cung ứng để đảm bảo trình cung cấp sản phẩm/ dịch vụ cho Công ty Hồ sơ lưu STT Nội dung hồ sơ Yêu cầu đánh giá Danh sách nhà cung ứng Biên đánh giá Hồ sơ lực nhà cung ứng Nơi lưu - Phòng TCKT - Phòng TCKT - Phòng TCKT - Phòng TCKT - Đơn vị liên quan Thời gian lưu 02 năm 02 năm 02 năm Không hạn chế QUY TRÌNH Mã tài liệu:QT-TC-03 Ngày ban hành: ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Lần sửa đổi: Trang: 03/8/2010 00 6/6 Hợp đồng - Phòng TCKT Lâu dài Các thủ tục liên quan - Phòng TCKT 02 năm Biểu mẫu Phụ lục - Danh sách nhà cung ứng BM-TC-03-01 - Biên đánh giá nhà cung ứng BM-TC-03-02 - Báo cáo kết đánh giá BM-TC-03-03 - Phụ lục 1a: Tiêu chí đánh giá nhà cung ứng