Đánh giá nhà cung ứng là quá trình nhằm lựa chọn những nhà cung ứng có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu cung cấp nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, vật tư cho Công ty và nhằm kiểm soát chấ
Trang 11 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của Quy trình này
2 Nội dung trong Quy trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc
3 Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản gốc của Quy trình này, các bản sao có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng
Bảng theo dõi sửa đổi
Lần sửa
đổi Vị trí Nội dung sửa đổi
Ngày sửa
Phân phối tài liệu:
2 Phòng Tài chính – Kế toán 6
3 Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật 7
4 Phòng Tổ chức – Hành chính 8
Phê duyệt
Lê Thị Lý Mơ Lê Hữu Phước
Nguyễn Quang Xuân
Trang 2Chức vụ: Kế toán Chức vụ: QMR Chức vụ : Giám đốc
1 Mục đích
Đánh giá nhà cung ứng là quá trình nhằm lựa chọn những nhà cung ứng
có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu cung cấp nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, vật
tư cho Công ty và nhằm kiểm soát chất lượng, khối lượng nguyên, nhiên vật liệu, tính ổn định trong việc cung cấp nguyên liệu đầu vào của các nhà cung ứng
2 Phạm vi áp dụng.
Áp dụng cho tất cả các phòng ban liên quan trong hoạt động đánh giá và kiểm soát nhà cung ứng cung cấp dịch vụ, vật tư thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của Công ty
3 Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt.
3.1 Từ viết tắt.
- Nhà cung ứng: NCU
- Giám đốc: GĐ
- Trưởng phòng: TP
- Kế toán trưởng: KTT
- Kế toán thanh toán: KTTT
- Thủ quỹ: TQ
- Nhân viên: NV
- Quy trình: QT
- Kế toán: KT
3.2 Định nghĩa.
Nhà cung ứng là đơn vị cung cấp, bán hàng hóa, vật tư, thiết bị cho Công ty
4 Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo.
- Các quy định của Công ty về kiểm soát chất lượng, xuất nhập vật tư thiết
bị, nguyên vật liệu
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
5 Nội dung.
5.1 Lưu đồ
Trang 3Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
Bước 1 Ban
Giám đốc
Công văn yêu cầu
Bước 2 Phòng
Vật tư
Danh sách BM-TC-03-01
Bước 3 Phòng
vật tư, đơn vị
liên quan
Phụ lục: Tiêu chí đánh giá
Bước 4 Phòng
vật tư, Phòng
KT
Biên bản đánh giá BM-TC-03-02
Bước 5 Tổ
đánh giá
Báo cáo đánh giá BM-TC-03-03
Bước 6 Ban
Giám đốc
Hồ sơ đánh giá, hồ sơ nhà cung ứng
Bước 7 Phòng
vật tư, Phòng
KT
Hồ sơ đánh giá, hồ sơ nhà cung ứng
5.2 Diễn giải
Bước 1 Yêu cầu đánh giá nhà cung ứng
Trên kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty và nhu cầu cung cấp các vật tư thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào Ban Giám đốc yêu cầu Phòng vật tư phối hợp với phòng Kỹ thuật và các phòng ban liên quan đánh giá và lựa chọn các
Yêu cầu đánh giá nhà cung ứng
Thu thập thông tin, lập danh sách nhà cung ứng Xây dựng tiêu chí đánh giá
Tiến hành đánh giá
Lưu hồ sơ Đánh giá lại các nhà cung
ứng khi cần
Lập báo cáo đánh giá
QĐ lựa chọn
Trang 4Bước 2 Thu thập thông tin Trách nhiệm Phòng vật tư
Nhằm hợp tác bền vững và cung cấp đảm bảo số lượng và chất lượng các nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phối hợp với các phòng ban liên quan thu thập các thông tin về nhà cung ứng đối với các vật tư , nguyên vật liệu đầu vào thông qua
+ Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình
+ Catalogue chào hàng của nhà cung ứng
+ Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng
+ Thông qua giới thiệu của các đơn vị và các kênh thông tin khác
Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng theo thứ tự
từ đơn vị có khả năng cung cấp số lượng lớn đến số lượng nhỏ, tiêu chuẩn cao hoặc thấp, Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phải thu thập đầy đủ thông tin theo biểu mẫu: BM-TC-03-01
Bước 3 Lập tiêu chí đánh giá Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán và các phòng ban liên quan.
Để đánh giá nhà cung ứng, Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phối hợp với các phòng ban liên quan tham mưu lập ra các tiêu chí đánh giá nhà cung ứng Một số nội dung cơ bản vấn đề liên quan đến nhà cung ứng như sau:
Nhà cung ứng lựa chọn để đánh giá phải đáp ứng đủ 2 điều kiện:
Điểm trung bình > 1,5 điểm Điểm trung bình = (Tổng điểm*hệ số ) / tổng
hệ số Điểm chất lượng > 1,5 điểm
Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện theo phụ lục: 1a (Các tiêu chí đánh giá nhà cung ứng)
Bước 4 Tiến hành đánh giá NCU theo danh sách đã lựa chọn
Sau khi xem xét và đánh giá sơ bộ năng lực của từng nhà cung ứng, Bộ phận vật tư - Phòng Tài chính kế toán phối hợp với phòng Kỹ thuật tham mưu ra quyết định thành lập tổ đánh giá và phân công trách nhiệm các thành viên tham gia vào quá trình đánh giá các nhà cung ứng
Thông qua danh sách các nhà cung ứng đã được lựa chọn, Tổ đánh giá sẽ tiến hành phân loại nhà cung ứng dựa vào năng lực cung cấp từng loại sản phẩm dịch vụ, lập kế hoạch và tiến hành các cuộc đánh giá theo chuẩn mực nhất định
Nội dung đánh giá:
- Tính pháp lý của các nhà cung ứng.(Giấy phép hoạt động, giấy đăng ký kd )
Trang 5- Xem xét khả năng, năng lực cung cấp về số lượng các sản phẩm/dịch vụ, vật tư thiết bị… mức độ đáp ứng thường xuyên và liên tục trên thực tế
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, vật tư thiết bị (Thiết bị đo )
- Thăm quan nhà xưởng, kho bãi, phương tiện vận chuyển, môi trường làm việc Nội dung đánh giá được lập thành biên bản đánh giá theo biểu mẫu BM-TC-03-01
Bước 5 Lập báo cáo đánh giá các nhà cung ứng Trách nhiệm đoàn đánh giá
Trên cơ sơ nội dung đánh giá Đoàn đánh giá tổng hợp kết quả đánh giá và lập báo cáo kết quả đánh giá theo mẫu BM-TC-03-03 trình Ban Giám đốc
Bước 6 Ra Quyết định lựa chọn nhà cung ứng Trách nhiệm Ban Giám đốc
Ban Giám Đốc xem xét kết quả đánh giá và danh sách các nhà cung ứng để lựa chọn và ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng đủ năng lực cung cấp các vật
tư thiết bị, nguyên vật liệu cho Công ty Trường hợp còn lại được đưa vào danh sách các nhà cung ứng dự bị
Bước 7 Lưu hồ sơ Đánh giá lại nhà cung ứng
Các hồ sơ năng lực, hồ sơ đánh giá các nhà cung ứng được lưu tại phòng Tài chính kế toán và các phòng ban liên quan theo quy định
Trong những trường hợp cần thiết định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc, Đoàn đánh giá có thể tiến hành đánh giá lại các nhà cung ứng hoặc lựa chọn các nhà cung ứng mới để đảm bảo quá trình cung cấp sản phẩm/ dịch vụ cho Công ty
6 Hồ sơ lưu
lưu
2 Danh sách các nhà cung ứng - Phòng TCKT 02 năm
3 Biên bản đánh giá - Phòng TCKT 02 năm
4 Hồ sơ năng lực các nhà cung ứng - Phòng TCKT
- Đơn vị liên quan
Không hạn chế
6 Các thủ tục liên quan - Phòng TCKT 02 năm
Trang 67 Biểu mẫu và Phụ lục.
- Danh sách nhà cung ứng BM-TC-03-01
- Biên bản đánh giá nhà cung ứng BM-TC-03-02
- Báo cáo kết quả đánh giá BM-TC-03-03
- Phụ lục 1a: Tiêu chí đánh giá nhà cung ứng