Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor

MỤC LỤC TÓM LƯỢC i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC BẢNG BIỂU vi DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài: 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan tới đề tài. 2 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu. 3 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 3 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Kết cấu đề tài: 5 CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG HÓA NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP. 6 1.1.Các khái niệm liên quan đến công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của doanh nghiệp. 6 1.1.1.Khái niệm nguyên vật liệu. 6 1.1.2.Khái niệm nguyên vật liệu chính. 6 1.1.3.Khái niệm nguyên vật liệu phụ. 6 1.1.4. Khái niệm mua hàng. 6 1.1.5 .Quản trị mua hàng. 6 1.1.6. Lập kế hoạch mua hàng. 7 1.1.7. Tổ chức mua hàng. 7 1.1.8. Nhà cung cấp. 7 1.1.9. Tìm kiếm nhà cung cấp. 7 1.1.10. Lựa chọn nhà cung cấp. 7 1.1.11. Thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng . 7 1.1.12. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng. 7 1.1.13. Đánh giá công tác mua hàng. 7 1.2. Các nội dung lý luận về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của doanh nghiệp. 8 1.2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp 8 1.2.2.Lựa chọn nhà cung cấp. 9 1.2.3. Thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng. 11 1.2.4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng 12 1.2.5. Đánh giá công tác mua hàng. 13 1.2.6.Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả 14 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. 15 1.3.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp. 15 1.3.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp. 16 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN AUSTDOOR. 18 2.1. Khái quát về công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 18 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 18 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 18 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động của công ty. 19 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty. 19 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 20 2.1.6. Môi trường hoạt động của công ty. 20 2.2.PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN AUSTDOOR. 22 2.2.1. Khái quát tình hình mua hàng nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 22 2.2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tìm kiếm nhà cung cấp của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 25 2.2.3. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 28 2.2.4. Phân tích và đánh giá công tác thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 30 2.2.5. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 32 2.2.6. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác đánh giá công tác mua hàng của công ty cổ phần Austdoor. 33 2.3..Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần tập đoàn austdoor 34 2.3.1.Ưu điểm và nguyên nhân. 34 2.3.2.Hạn chế và nguyên nhân 35 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN AUSTDOOR. 38 3.1. Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor trong thời gian tới. 38 3.1.1. Mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor 38 3.1.2. Phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 38 3.2. Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 39 3.2.1. Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty 39 3.2.2. Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng 39 3.2.3. Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng 39 3.2.4. Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác đánh giá công tác mua hàng 40 3.2.5. Quan điểm nhằm nâng cao trình độ, kiến thức chuyên môn cho đội ngũ mua hàng 40 3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor. 40 3.3.1. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty 40 3.3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng. 41 3.3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng 42 3.3.4. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá công tác mua hàng. 43 3.3.5. Các giải pháp nhằm nâng cao trình độ, kiến thức chuyên môn cho đội ngũ mua hàng. 44 3.3.6. Các giải pháp khác. 45 3.3.7. Một số kiến nghị với nhà nước và các ban ngành có liên quan. 45 KẾT LUẬN 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC 49  

Tên đề tài:“Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của

công ty cổ phần tập đoàn Austdoor”,

• Sinh viên thực hiện: Ngô Trung Hiếu

• Số điện thoại: 01659651165

• Địa chỉ email: Ngohieu2602@gmail.com

• Giáo viên hướng dẫn: Th.S Bùi Minh Lý

• Thời gian thực hiện: 9 Tuần

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

- Tóm lược một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp làm cơ sở khoa học cho việc phân tích, đánh giá thực trạngcông tác tổ chức mua hàng và từ đó đề xuất giải pháp

- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu củacông ty cổ phần tập đoàn Austdoor làm cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giải pháp

- Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàngnguyên vật liệu tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor

Nội dung chính gồm 3 chương:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệucủa công ty cổ phần tập đoàn Austdoor

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng nguyênvật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor

Kết quả chính đạt được:

Số lượng

111

Để hoàn thành bài khóa luận “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor”, em xin tỏ lòng biết ơn sâu

sắc đến thầy giáo Th.S Bùi Minh Lý, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viếtkhóa luận tốt nghiệp

Em chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoa quản trị doanh nghiệp, trườngđại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập Với vốnkiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiêncứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc

và tự tin

Em chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty cổ phần tập đoàn Austdoor đã chophép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại công ty Em xin gửi lời cảm ơn đếnanh Nguyễn Văn Qúy, phó phòng mua hàng công ty cổ phần tập đoàn Austdoor đãgiúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu

Tuy đã cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và kiến thức nên luận văn vẫncòn nhiều thiếu sót Vì vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để luậnvăn được hoàn thiện hơn

Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sựnghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong công ty cổ phần tập đoànAustdoor nhiều sức khỏe và thành công trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 29 tháng 4 năm 2016

Bảng biêu

Kí hiệu

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2013-2015 20

Bảng 2.3 Kết quản mua hàng nguyên vật liệu của công ty 24Bảng 2.4 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp 25

Sơ đồ:

Kí hiệu

STT Tên viết tắt Tên đầy đủ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tếViệt Nam nhiều cơ hội và thách thức Cùng với tốc độ phát triển không ngừng củacông nghệ, khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnhtranh mạnh mẽ để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì đòi hỏi các doanhnghiệp phải có những phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nềnkinh tế thị trường đầy biến động Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệpthì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệpsản xuất thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tố đầu vào để sản xuất ra sảnphẩm Muốn có sản phẩm đầu ra tốt thì trước tiên phải có các sản phẩm đầu vào tốt Vìvậy các doanh nghiệp cần phải có những chiến lược kinh doanh sao cho sản phẩm cóchất lượng cao, giá cả phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường

Trong các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thươngmại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận.Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của công ty Đồng thời cácdoanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chiphí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh Đối với doanh nghiệp

để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong đó giảmchi phí không cần thiết là một trong những cách hiệu quả mà các công ty nên áp dụng.Trong khi đó chi phí mua hàng là chi phí có thể cắt giảm được nếu hoạt động muahàng được tổ chức tốt Thực vậy hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nếu thực hiệntốt thì chi phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ và các chi phí kháccũng giảm, đồng thời hàng hóa mua về có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với các sảnphẩm của đối thủ cạnh tranh Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức mộtcách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp sựphát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanh đầybiến động Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua hàng,

có những chiến lược, chính sách và cả mục tiêu mua hàng cho rõ ràng nhằm thực hiệncông tác mua hàng được tốt nhất

Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor em nhận thấycông ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đã đạtđược những hiệu quả nhất định Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức

của mình công ty đã gặp khá nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâulựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hànghóa Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải ở công ty còn tồn tại nhiều hạn chếcần phải được hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trên thị trường Vớiđặc điểm kinh doanh của công ty thì chủ yếu các sản phẩm cửa cuốn, cửa nhựa, mà đaphần nguyên liệu đầu vào lại được nhập khẩu ở nước ngoài, nên chịu nhiều ảnh hưởngcủa môi trường vĩ mô cũng như môi trường vi mô, cho nên việc mua hàng là công việcrất quan trọng và quyết định sự thành công của công ty Do đó vấn đề hoàn thiện côngtác tổ chức mua hàng trong công ty là vấn đề rất quan trọng trong công ty là vấn đề cấpbách cần được giải quyết đối với các công ty nói chung và công ty cổ phần tập đoànAustdoor nói riêng.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan tới đề tài.

2.1 Luận văn “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt hàng rượu vang

của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”- Sinh viên thực hiện Phạm

Tiến Cường- Lớp K44A5-2012 Luận văn đã trình bày các lý luận cơ bản về quy trình

tổ chức mua hàng hàng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội, sau đóvận dụng để đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công ty, từ đó đưa racác phương hướng giải quyết, khắc phục Tuy nhiên tác giả chỉ thu thập thông tin sơcấp từ các nhà quản trị nên chưa có cái nhìn toàn diện và đầy đủ về vấn đề mà mìnhnghiên cứu

2.2 Luận văn “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH XNK và đầu

tư HNT”- Sinh viên thực hiện Hoàng Anh Tú- Lớp K45A4-2013 Nhìn chung đề tài đã

chỉ ra các điểm còn hạn chế trong quy trình thực hiện mua hàng của công ty TNHHXNK và đầu tư HNT Đồng thời đề xuất những giải pháp để hoàn thiện quy trình muahàng của công ty này Tuy nhiên phần thực trạng và giải pháp mà đề tài đưa ra cònmang tính chủ quan, thiếu số liệu chứng minh

2.3 Luận văn “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM và

TT doanh nhân Việt”- Sinh viên thực hiện: Nguyễn Khánh Linh K45A3-2013 Luận

văn đã đi sâu vào tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công tyCPTM VÀ TT Doanh Nhân Việt, từ đó nhận dạng được những khó khăn, hạn chếtrong quy trình tổ chức mua hàng, từ đó đề xuất các giải pháp để khắc phục Luận văn

đã đưa ra được những thực trạng và giải pháp đúng đắn nhờ các phương pháp thu thâp

dữ liệu qua phiếu điều tra phát phiếu điều tra tới từng cán bộ công nhân viên

2.4 Luận văn “Giải pháp nâng cao năng lực quản trị mua hàng của công ty cổ phần

thương mại và dịch vụ Thành Đạt”- Sinh viên thực hiện Phan Thị Lệ k46A3-2014 Đề

tài chỉ ra mặt hạn chế trong quy trình quản trị mua hàng của công ty cổ phần thươngmại và dịch vụ Thành Đạt trên góc độ tác nghiệp Từ đó đề xuất những giải pháp đểphát huy hiệu quả của quy trình quản trị mua hàng của công ty

Như vậy ta thấy qua các công trình nghiên cứu của các tác giả trước đây đềukhông có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyênvật liệu tại các công ty thực tập

Đồng thời đến nay cũng có một số công trình nghiên cứu về các hoạt động của

công ty cổ phần tập đoàn Austdoor nhưng chưa có đề tài nghiên cứu về “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor”

Kết hợp những kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm có được khi thực tập tại công tycũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn về thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác

tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor nên em chọn đề tài nghiên

cứu “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor” đề không trùng lặp với đề tài nào trước đó.

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu.

Việc nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor” nhằm làm rõ một số mục tiêu cụ thể như

sau:

• Tóm lược một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanhnghiệp làm cơ sở khoa học cho việc phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổchức mua hàng và từ đó đề xuất giải pháp

• Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu củacông ty cổ phần tập đoàn Austdoor làm cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giải pháp

• Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tạicông ty cổ phần tập đoàn Austdoor

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

+ Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu chuyên sâu công tác tổ chức

mua hàng nguyên vật liệu của công ty cổ phần tập đoàn Austdoor trên cơ sở thực trạngcông tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của công ty

+Phạm vi nghiên cứu

- Về mặt thời gian.

• Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và các nội dung của công tác

tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Austdoor trong thời gian 3 năm

từ năm 2013-2015

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu:

* Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:

- Nguồn thông tin: các dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nội bộ công ty, tại cácphòng ban: phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng hành chính, phòng muahàng, phòng sản xuất về các thông tin như: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh trong 3 năm 2013-2015,dữ liệu liên quan tới hoạt động mua hàng, cơ cấu tổchức…của công ty Ngoài ra còn sử dụng các dữ liệu bên ngoài công ty như: sách báo,tạp chí, website chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của côngty

- Phương pháp thu thập: sử dụng phương pháp tổng hợp Qua phương pháp tổnghợp nhằm thu thập, liệt kê đầy đủ các thông tin, dữ liệu trong phạm vi nghiên cứu, tạo

cơ sở cho việc phân tích, nghiên cứu vấn đề

* Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

- Phiếu điều tra:

+ Phiếu điều tra được thiết kế khoảng 10 câu hỏi, mỗi câu có nhiều phương án trả lờicho đối tượng nhận phiếu lựa chọn, nhằm tìm kiếm những thông tin về công tác tổchức mua hàng tại công ty Cổ Phần cổ phần tập đoàn Austdoor

+ Đối tượng điều tra: các nhân viên mua hàng và quản lý mua hàng của công ty

+ Quy mô điều tra: số lượng phiếu phát ra là 20 phiếu

+ Các bước tiến hành:

• Bước 1: Xây dựng mẫu phiếu điều tra

• Bước 2: Phát phiếu điều tra tới các đối tượng khảo sát đã được xác định

• Bước 3: Tổng hợp kết quả điều tra và xử lý dữ liệu

- Phương pháp quan sát trực tiếp:

+ Đối tượng quan sát: các nhân viên mua hàng và quản lý mua hàng của công ty.+ Quy mô điều tra: toàn bộ các hoạt động tại phòng mua hàng của công ty

5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu:

- Phương pháp thống kê so sánh: thống kê các thông tin thứ cấp thu thập được, so sánhđối chiếu nhằm thấy được sự biến động của chúng qua các thời kỳ, tìm ra nguyên nhâncủa sự biến động, đồng thời dự báo cho vấn đề trong tương lai

- Phương pháp tổng hợp và phân tích: tổng hợp các dữ liệu sơ cấp thu thập được, tínhtoán để rút ra các kết luận Phân tích các dữ liệu nhằm phát hiện ra nguyên nhân, tạo

cơ sở cho các giải pháp, kiến nghị

- Phương pháp bảng biểu: sử dụng hệ thống bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ để phản ánh cácthông tin thu thập được

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA

HÀNG HÓA NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP.

1.1. Các khái niệm liên quan đến công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật

liệu của doanh nghiệp.

1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trong các

doanh nghiệp Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sảnphẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lí doanh nghiệp.1.1.2. Khái niệm nguyên vật liệu chính.

Nguyên vật liệu chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu

thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm NVL chính bao gồm bán thànhphẩm, mua ngoài với mục đích tiếp tục chế tạo sản phẩm

1.1.3. Khái niệm nguyên vật liệu phụ.

Nguyên vật liệu phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thayđổi hình dáng bề ngoài, tăng chất lượng sản phẩm

1.1.4 Khái niệm mua hàng.

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyểngiao quyền sở hữu hàng hóa giữa công ty thương mại và các đơn vị nguồn hàng Thựcchất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ

hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạtđộng mua hàng

Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hànghóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt đượcnhững lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêudùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền

1.1.5 Quản trị mua hàng.

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động - xây dựng

kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạtđược mục tiêu của doanh nghiệp

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc

như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giaonhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định

1.1.6 Lập kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch mua hàng là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu

cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án muahàng

1.1.10 Lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp: Là việc mà công ty so sánh các NCC với các tiêu chuẩn

đề ra để tìm kiếm những nhà cung cấp tốt nhất dựa trên nhiều phương pháp khác nhau

1.1.11 Thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng

Thương lượng và đặt hàng: Là việc trao đổi, thỏa thuận với NCC về những điềukiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua và tiến hành đặt hàng theohình thức phù hợp nhất

1.1.12 Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng

Giao nhận và thanh toán tiền hàng: Là việc doanh nghiệp nhận hàng hóa đã ký kếtvới NCC và thanh toán tiền hàng cho NCC

1.1.13 Đánh giá công tác mua hàng

Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điểu chỉnh đểthực hiện các mục tiêu mua hàng Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanhnghiệp cần đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những

mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạtđộng mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

1.2 Các nội dung lý luận về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của doanh nghiệp.

1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp

1.2.1.1 Phân loại NCC

 Phân loại theo giá trị hàng mua:

+ Nhà cung cấp chính: Nhà cung cấp chính: Là nhà cung cấp mà giá trị muachiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng mua hàng hóa mà doanh nghiệpmua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định

+Nhà cung cấp phụ: Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hoá mua vào chiếm tỉtrọng nhỏ trong khối lượng hành hóa mua được Hàng hóa mua được từ nguồn nàykhông ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai

 Phân loại theo tính chất quan hệ:

+ Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấptrước đó, trong một thời gian dài Hai bên có sự hiểu biết lẫn nhau Mức độ rủi ro khimua hàng tại NCC truyền thống thấp

+ Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quạn hệ thương mại với doanhnghiệp này Doanh nghiệp cần có nhiều thông tin hơn về NCC để đưa ra quyết định

 Phân loại theo phạm vi địa lý:

+ Nhà cung cấp trong nước: Là nhà cung cấp có cơ sở văn phòng tại Việt Nam Doanhnghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến NCC vàviệc mua hàng của họ

+ Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp.Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các công ty nước ngoài để nhận hàng hoặcqua trung gian

1.2.1.2 Nguồn thông tin tìm kiếm NCC:

- Nguồn thông tin nội bộ DN: Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin

về NCC đã từng có quan hệ với DN Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanhnghiệp, các hồ sơ NCC đang được lưu trữ tại doanh nghiệp

- Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh,mạng internet,…

- Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diệnbán, hội chợ triển lãm,…

1.2.1.3. Lập hồ sơ các nhà cung cấp:

Sau khi thu thập được các thông tin về NCC, doanh nghiệp tiến hành đánh giá cácthông tin, xử lý thông tin về NCC, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từngNCC theo các nguyên tắc tiêu chuẩn đã đề ra Hồ sơ NCC cần chứa đựng các thông tin

cơ bản sau:

+ Tên hiệu của nhà cung cấp

+ Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

+ Phạm vi hoạt động theo thị trường

+ Chất lượng sản phẩm dịch vụ

+ Khả năng tài chính

+ Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp…

1.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp

1.2.2.1. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp.

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩnđánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp

để lựa chọn Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây

để đánh giá nhà cung cấp:

 Tiêu chuẩn chính:

- Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điềunày thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểmtra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…

- Thời gian giao hàng: Thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theohợp đồng hay không

- Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanhtoán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế,các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…

1.2.2.2. Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp.

Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc

‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp” Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xéttrên hai loại mặt hàng Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhàcung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc

“nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trìnhcung cấp hàng hóa của họ cho công ty để việc mua hàng được tốt hơn Đối với nhữnghàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứngđược nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới Trên cơ sởcác tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọnnhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm

Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinhnghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong quá trình hoạt động của mình đểlựa chọn NCC Phương pháp này đơn giản, các quyết định được đưa ra nhanh chóng,song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thể mắc sai lầm trong việcđánh giá và lựa chọn

Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng tiêu chuẩn đánh giá đối vớiNCC, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứ tự ưutiên dựa trên tổng số diểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đó đưa raquyết định lựa chọn mang tính khách quan

Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan và chính xác, doanh nghiệpthường tuân thủ quy trình lựa chọn NCC Quy trình nhằm mục đích đánh giá và lựachọn được NCC phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp và thỏa màn yêu cầu khách hàng.

Quy trình lựa chọn NCC có thể bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Thu thập thông tin về NCC

Bước 2: Lập danh sách NCC ban đầu

Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá

Bước 4: Tiến hành đánh giá NCC theo tiêu chí đã chọn

Bước 5: Lập danh sách NCC chính thức

Bước 6: Lưu hồ sơ

Bước 7: Đánh giá lại NCC

Trình TGĐ phê duyệtLựa chọn NCC chính thức

Tiến hành đánh giáLập tiêu chí đánh giá

Danh sách NCC ban đầuThu thập thông tin NCC

1.2.2.3. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Sơ đồ 1.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, doanh nghiệpthường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC Quy trình này nhằm mục đích đánh giá

và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và thỏa mãn yêu cầukhách hàng

1.2.3 Thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng.

1.2.3.1 Thương lượng với nhà cung cấp

Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đếnchất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng Thực chất là việc giải bài toán muahàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định với một số rằng buộc Những ràngbuộc này liên quan tới số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa, chất lượng hàng hóa,giá cả hàng hóa và các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp động cũng được 2 bênthỏa thuận Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chấtkhoa học, vừa mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trịluôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trướcNCC Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạtcác hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụkinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạpcủa các giao dịch

 Các vấn đề thương lượng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hóa cần mua về mẫu mã, chất lượng, phươngtiện và phương án kiểm tra

- Giá cả và sự giao động giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động

- Thời gian và địa điểm giao hàng :địa điểm giao hàng liên quan tới chi phí vậnchuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào giao hàng, giao cho

ai, giao hàng một lần hay nhiều lần…

Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận,doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản

 Một số điều cần lưu ý khi thương lượng:

+ Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phẩm, biết rõ các lần mua trước

đó, mục tiêu, điều khoản chủ chốt của hợp đồng, có thể nhân nhượng điều gì và khôngthể điề gì

+ Biết dẫn dắt cuộc thương lượng; lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lượng các điềukhoản,

1.2.3.2 Đặt hàng với nhà cung cấp

Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp đặt hàng với NCC, theocác hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng.Trong đó, hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháo lý cao nhất

Hợp đồng mua bán: là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn

cứ pháp lý để phẫn xử trách nhiệm mỗi bên khi có tránh chấp và xử lý vi phạm hợpđồng Hợp đồng mua bán cần đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nội dung:

+ Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa

+ Bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá

+ Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên

+ Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận

+ Đồng tiền thanh toán, phương phức và thời gian thanh toán

+ Trách nhiệm của mỗi bên khi vi phạm hợp đồng

+ Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp

+ Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận

1.2.4 Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng

Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng đãđược cam kết, doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng

sắp đến hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng hóa

để đề phòng trường hợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan

Khi giao nhận hàng phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng Các nội dung kiểm tra gồm:+ Kiểm tra về mặt chủng loại mẫu mã, cơ sở, màu sắc… của hàng hóa

+ Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thể thuêdịch vụ kiểm tra chất lượng

+ Kiểm tra số lượng hàng hóa: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng

+ Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng…

Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanhtoán tiền hàng cho các NCC Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn,đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đãđược ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC

1.2.5 Đánh giá công tác mua hàng.

1.2.5.1 Đánh giá kết quả mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ đáp ứngmục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của công ty ở mỗi kỳ kế hoạch hoặcsau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng Việc đánh giá kết quả mua hàng có thểđược tiến hành theo các bước cụ thể như sau:

Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng,mục tiêu tài chính của công ty bao gồm các tiêu chuẩn định lượng như lượng hàng hóamua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua hàng theo ngànhhàng, mặt hàng kinh doanh… và các chỉ tiêu định tính như mức độ đảm bảo nhu cầubán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, mức độ đảmbảo tính chủ động trong kinh doanh

Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng phương phápquan sát các dữ kiện thống kê, kế toán, phương pháp sử dụng các dấu hiệu báo trước,phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân Yêu cầu của việc đo lường kết quả

là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy

So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn để xácđịnh mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh nghiệp, phântích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch trong hợp đồng mua

để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp

1.2.5.2 Đánh giá quá trình mua hàng

Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung:

+ Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả lời câu hỏi

cơ bản về mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa, nhu cầu mua hàng đã đượcxác định đúng chưa, hình thức mua hàng, phương án mua hàng….đã được xác địnhđúng chưa?

+ Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm, lựachọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp

+ Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: Việc đánh giá thành tích của đội ngũ muahàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận thấy năng lực của nhân viên mua hàng cũng nhưtrình độ, kiến thức, kỹ năng, và các phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên mua hàngđiều này có ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp ở các thời kỳ khácnhau trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánhgiá đối với thành tích của nhân viên mua hàng, lựa chọn phương pháp đánh giá thíchhợp tùy thuộc từng loại công việc mua hàng, đối tượng cần đánh giá ví dụ đánh giátheo phương pháp thang điểm, phương pháp so sánh cặp….Tổ chức đánh giá thànhtích của nhân viên mua hàng bằng việc so sánh, phân tích kết quả công việc mà nhânviên đã đạt được với các tiêu chuẩn mẫu đã xác định qua đó việc đánh giá được khoahọc và chính xác hơn

1.2.6. Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

Mua hàng có hiệu quả là hoạt động có vai trò to lớn đối với doanh nghiệp, do

đó để mua hàng có hiệu quả thì doanh nghiệp nên áp dụng một số nguyên tắc saunhằm đảm bảo hoạt động mua hàng có hiệu quả cao hơn

1.2.6.1 Nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp

Doanh nghiệp nên chọn cho mình một số nhà cung cấp nhất định Nguyên tắcnày mang lại cho doanh nghiệp nhiều mục đích như:

+ Phân tán sự rủi ro: Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải rủi ro trong muahàng, rủi ro trong mua hàng cũng rất đa dạng, rủi ro xảy ra có thể là do sự thất bạitrong kinh doanh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển…Nếu như doanhnghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy

ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và khó khắc phục

+ Tạo nên sự cạnh tranh giữa nhà cung cấp: Nếu hàng hóa đầu vào của doanhnghiệp chỉ được mua từ một hay một số ít các nhà cung cấp thì những NCC này có thể

ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán không có lợi cho doanh nghiệp Khi doanhnghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các NCC sẽ đưa ra những điêukiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình.

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong sốcác nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan

hệ làm ăn bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau Vì vậy doanh nghiệp

có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ nhà cung cấp này hơn so với những kháchhàng khác Ngược lại công ty cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

1.2.6.2 Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp.

Nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ mộtcách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thìngười mua hàng lại phải cố gắng làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hayđình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện muahàng tốt nhất Đi mua hàng là giải một bài toán với vố số các “ràng buộc” khác nhau

Có những “ràng buộc chặt” và những “ràng buộc lỏng” Trong khi đó các NCC luônđưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vậnchuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng…Nếu không tỉnh táo, quyền chủ độngcủa DN với tư cách là người mua sẽ bị giảm

1.2.6.3 Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên.

Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì

sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể lợi nhuậnkinh doanh Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép NCC để đạt được lợi ích của mình

mà không quan tâm đến lợi ích của họ thì dễ gặp trục trặc trong việc thỏa thuận vàthực hiện hợp đồng Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là điêu kiện cơ bản để

DN và NCC gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan

hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho DN giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàmphán, tránh những điều kiện đáng tiếc có thể xảy ra

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp.

1.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp.

+ Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn

tại và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt độngkinh doanh của mình theo chiến lược Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp công ty thấy

rõ mục đích, hướng đi của mình Chiến lược kinh doanh giúp công ty nắm bắt được cơ

hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồnlực có hạn cho công ty với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra Do đó chiếnlược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng và quản trị mua hàngcũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà cácnhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.

+ Khả năng tài chính: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Nó giúp doanh nghiệp nắm bắt được các cơhội mua hàng với giá ưu đãi từ nhà cung cấp và sự đánh giá cao cùng với sự tin tưởng

từ nhà cung cấp khi bán hàng cho doanh nghiệp

+ Cơ sở vật chất kĩ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tố ảnh hưởng

trực tiếp đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuậtđầy đủ, hiện đại sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng cũng như dự trữhàng của doanh nghiệp

+ Lực lượng mua hàng: Lực lượng mua hàng có vai trò vô cùng quan trong công tác

mua hàng của doanh nghiệp Nhân viên mua hàng có trình độ chuyên môn tốt, hiểubiết về sản phẩm, đối tác sẽ giúp doanh nghiệp có lợi thế trong thương lượng và đặthàng, đồng thời những hiểu biết sâu sắc về sản phẩm sẽ giúp nhân viên mua hàng muađược đúng hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp

1.3.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp.

1.3.2.1 Các nhân tố thuộc môi trường vi mô.

-Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không Nếu như NCC của doanh nghiệp

mà thực hiện đúng như chính sách mà doanh nghiệp đưa ra thì điều đó sẽ tạo mốiquan hệ lâu bên giữa hai bên Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu củadoanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinhdoanh của doanh nghiệp và ngược lại

-Khách hàng: Đây là một trong những nhân tố quyết định đến số lượng, chất lượng,

giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào Do đó, một sự thay đổi về nhu cầu kháchhàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hường đến công tác hoạch định và tổ chức các khâutrong quản trị mua hàng Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu củakhách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất

-Đối thủ cạnh tranh: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối thủ cạnh

tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp

tăng trưởng và phát triển Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, công ty luôn phải đốiphó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường mua thường là

sự cạnh tranh về giá nên DN phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá củaNCC và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà NCC có thể chấp nhận được

1.3.1.2 Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô

-Công nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm, tác động đến nhu

cầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũngnhư thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanhchóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn

-Chính trị, pháp luật: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của

cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luậtpháp Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình nhữngthay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập khẩu, vì khi đó hoạt độngkinh doanh liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau Nếucác doanh nghiệp không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

-Kinh tế: Thường thì doanh nghiệp nào cũng có mối quan hệ trên thương trường quốc

tế, nếu không là đầu tư với nước ngoài thì cũng phải mua nguyên vật liệu, hàng hóahoặc máy móc từ nước ngoài Tỷ giá hối đoái chiếm vị trí trung tâm trong những tácđộng lên các hoạt động này và nhất là nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và giábán sản phẩm của doanh nghiệp Vì thế, việc dự báo tỷ giá hối đoái là rất quan trọngtrong việc hoạch định và tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị kinh doanh nóichung và các chiến lược cùng sách lược quản trị kinh doanh nói riêng Hơn nữa nếumột nền kinh tế có lạm phát gia tăng sẽ làm tăng giá cả yếu tố đầu vào kết quả dẫn tới

sẽ là tăng giá thành và tăng giá bán Nhưng tăng giá bán lại khó cạnh tranh

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

AUSTDOOR.

2.1 Khái quát về công ty cổ phần tập đoàn Austdoor

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

2.1.1.1 Sự hình thành.

Công ty cổ phần tập đoàn Austdoor tiền thân là công ty TNHH SX & TM HưngPhát được thành lập năm 2002 với tiền thân hoạt động trong lĩnh vực in phun côngnghiệp VIDEOJET USD

Đến năm 2003 công ty bắt đầu bước vào kinh doanh cửa cuốn với việc nhậpkhẩu cửa cuốn đồng bộ từ Australia để phân phối tại Việt Nam

 Tên đầy đủ: Công ty cổ phần tập đoàn Austdoor.

• Trụ sở: 35A đường số 1, Trần Thái Tông, P Dịch Vọng, Q Cầu Giấy, TP Hà

- Năm 2010: Được bình chọn là thương hiệu nổi tiếng quốc gia

- Năm 2012: Mở showroom bán hàng tài Viên Chăn (Lào) & Bangkok (TháiLan)

- Năm 2014: Giới thiệu thương hiệu Bệnh viện Cửa cuốn Austcare & thươnghiệu Huge – Cửa gỗ vượt thời gian

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

2.1.2.1.Chức năng.

- Nghiên cứu nhu cầu thị trường để có định hướng sản xuất phù hợp

- Tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch

- Tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ, thương mại, xuất nhập khẩu,kinh doanh bất động sản.

- Tổ chức chuyển giao công nghệ, xây lắp các công trình

2.1.2.2 Nhiệm vụ

- Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhànước theo đúng pháp luật

- Đảm bảo chất lượng hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn đã đăng ký

- Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội,b

ảo vệ tài nguyên, môi trường, di tích lịch sử, văn hóa và danh lam thắng cảnh

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty.

- Sản xuất các cấu kiện kim loại: sản xuất cửa kim loại, cửa cuốn, cửa nhựa

- Sản xuất các sản phẩm từ plastic: sản xuất đồ nhựa cho xây dựng (cửa sổ ,cửa

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2013-2015.

Đơn vị: Triệu đồng

2013

Năm 2014

Năm 2015

So sánh 2014/201

(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)

Từ bảng trên ta thấy: Doanh thu năm 2014 tăng 57,4% so với năm 2013, năm

2015 tăng 102,83% so với năm 2014 Nguyên nhân của sự tăng này là do năm 2013công ty mở thêm một số showroom ở Lào, Thái Lan và ở một số địa điểm trong nước,đến năm 2014, 2015 bắt đầu thu được kết quả, số lượng sản phẩm bán được bắt đầutăng lên làm cho doanh thu tăng lên không ngừng

Về chi phí, công ty sử dụng nhiều hơn trong giai đoạn này Cụ thể năm 2014tăng 58,47% so với 2013, năm 2015 tăng 105,03% so với 2014 Nguyên nhân của sựtăng lên này là do công ty mở thêm nhiều showroom, số lượng lao động tăng lên, chiphí quảng cáo, chí phí tiếp cận thị trường tăng lên rất nhiều

Mặc dù trong điều kiện kinh tế khó khăn nhưng lợi nhuận sau thuế của công tyvẫn không ngừng tăng Cụ thể là năm 2014 tăng 51,76% so với 2013 và năm 2015tăng 94,27% so với năm 2014 Lợi nhuận không ngừng tăng lên là do công ty đã thànhcông trong việc mở thêm các điểm bán hàng trong nước và quốc tế Nó không chỉ đem

về lợi nhuận cho công ty mà nó còn đưa thương hiệu Austdoor gần hơn với người tiêudùng trong nước và nước ngoài

2.1.6 Môi trường hoạt động của công ty.

2.1.6.1 Nhân tố môi trường bên trong.

- Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Với việc thực hiện chính sách

chất lượng của công ty: “Hướng tới khách hàng, cung cấp những sản phẩm được cảitiến nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng” Do đó trong những năm qua công tyluôn nỗ lực không ngừng, luôn nâng cao chất lượng sản phẩm để cung cấp cho kháchhàng, luôn vì mục tiêu chất lượng, nên công tác mua hàng được nâng cao, chú trọng vàthực hiện khá thành công Công ty luôn có những chiến lược, kế hoạch kinh doanh cụ

thể, vì thế công ty sẽ dễ dàng chủ động ứng phó được với tình hình kinh doanh biếnđộng, do đó cũng sẽ dễ dàng hơn trong công tác tổ chức mua hàng.

-Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Trong những năm gần đây công ty liên tục

bổ sung thiết bị, máy móc nhằm hoàn thiện dây chuyền sản xuất phù hợp với yêu cầucủa sản phẩm, phù hợp với quy định của pháp luật, môi trường Cơ sở vật chất kỹ thuậtđược trang bị luân chuyển, hệ thống kho, hệ thống trang thiết bị cũng được quan tâm

và hoàn thiện nhằm dự trữ hàng hóa và nguyên vật liệu sản xuất một cách tốt nhất

-Khả năng tài chính của công ty: Khả năng tài chính của công ty càng lớn

mạnh thì việc tổ chức công tác mua hàng có nhiều thuận lợi hơn, chủ động hơn về tàichính, không bỏ qua các cơ hội về hàng hóa khi cần thiết Việc kinh doanh của công tykhông ngừng phát triển mạnh, các đơn đặt hàng sản xuất, lắp đặt cửa cho các côngtrình ngày càng nhiều

-Nguồn nhân lực của công ty: Đội ngũ nhân viên nói chung cũng như đội

ngũ mua hàng nói riêng có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác mua hàng cũng nhưhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đã tiếp tục áp dụng một sốchính sách mới trong việc tuyển dụng nhân viên, đào tạo và đãi ngộ nhân viên.Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có chuyên môn, sức khỏe và trình độ đãphần nào làm thay đổi phương thức, tư duy trong kinh doanh

2.1.6.2 Nhân tố môi trường bên ngoài.

- Nhà cung cấp: là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng

của bất kỳ công ty nào cũng như công ty cổ phần tập đoàn Austdoor Công ty đã cóđược mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp có uy tín và thương hiệu trên thị trườngnhư: Shide Co của Trung Quốc, Rôt của Nhật Bản, Gu của Đức, GQ của Trung Quốc,

…điều đó đã giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian trong công tác muahàng Tuy nhiên nhiều khi công ty cũng gặp phải những khó khăn do nhà cung cấpmang đến, do đó cũng ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

- Khách hàng: Nhu cầu của khách hàng là một trong những nhân tố quan trọng và

ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua bán hàng hóa của công ty Nhu cầu của khách hàngcàng nhiều thì việc cung cấp hàng hóa đầu vào của công ty cũng phải được đáp ứngnhằm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng cho khách hàng cũng như phải đảm bảo chất lượngsản phẩm Công ty cổ phần tập đoàn Austdoor là công ty bán hàng chủ yếu theo đơnđặt hàng của khách hàng, do đó việc đảm bảo được uy tín của công ty với khách hàng

là điều rất quan trọng