Hoàn Thiện Công Tác Kiểm Tra Và Giám Sát Đối Với Hệ Thống Giao Thông Cộng Cộng Bằng Xe Bus Ở Hà Nội

Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của hệ thống đợc hoàn thành một cách có hiệu quả.. Tuy nhiên theo

Lời nói đầu

Đô thị và sự phát triển đô thị đóng vai trò quan trọng trong tăng trởng kinh tế và sự tiến bộ xã hội Tuy nhiên, nói đến đô thị trớc hết phải nói đến giao thông đô thị, bởi lẽ nó góp vào bộ mặt của một đô thị, nó quyết định cho

sự thành công hay thất bại của quá trình đô thị hoá Và ngợc lại quá trình đô thị hoá không những gắn liền với sự hình thành và phát triển các khu công nghiệp, thơng mại, các khu dân c đông đúc mà còn gắn liền với việc hình thành và phát triển một hệ thống vận tải hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày một tăng của đô thị

Sự bùng nổ của xu thế đô thị hoá ở các nớc trên thế giới nói chung và ở Việt Nam hiện tại cũng nh trong tơng lai làm nảy sinh hàng loạt vấn đề phức tạp, đặc biệt là sự căng thẳng trong vấn đề giao thông đô thị Thực chất đó là hậu quả của sự mất cân đối trầm trọng giữa nhu cầu đi lại và khả năng đáp ứng của giao thông bao gồm cả phơng tiện và cơ sở hạ tầng kỹ thuật Đây là một trong những vấn đề phức tạp nhất, đồng thời đó cũng là một thách thức lớn ở tất cả các đô thị hiện nay

Trong điều kiện mới của sự phát triển kinh tế khu vực Đông Nam á, thủ

đô Hà Nội không chỉ là bộ mặt của cả nớc mà còn là thị trờng hấp dẫn đối với các nớc trong khu vực và trên thế giới Mức độ hấp dẫn đó phụ thuộc vào sự phát triển nhiều mặt của Hà Nội mà trong đó sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải có ý nghĩa vô cùng quan trọng

Hiện nay, Hà Nội đã có những bớc cải thiện đáng kể về giao thông vận tải, đặc biệt là trong vấn đề đầu t, nâng cấp, cải tạo và mở rộng mạng lới đờng,

điều khiển giao thông trên đờng Tuy vậy, nhìn một cách tổng thể thì giao thông vận tải Hà Nội vẫn còn là khâu yếu kém, phát triển cha tơng xứng với yêu cầu đặt ra và lạc hậu nhiều so với thủ đô các nớc trong khu vực Nổi bật nhất là sự yếu kém của hệ thống giao thông công cộng Việc đi lại hàng ngày của ngời dân hiện nay chủ yếu vẫn là sử dụng các loại phơng tiện cá nhân Tình trạng trên đã và sẽ tiếp tục gây ách tắc giao thông, cho dù thành phố có tăng c-ờng đầu t để mở rộng và nâng cấp đờng phố và cơ sở hạ tầng đến đâu đi chăng nữa Để khắc phục tình trạng đó, thành phố đã và đang chủ trơng phát triển hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus Tuynhiên, để hệ thống giao thông công cộng hoạt động có hiệu quả và chất lợng phục vụ ngời dân ngày càng cao thì không thể thiếu đợc chức năng kiểm tra và điều chỉnh Đặc biệt, trong thời gian tới khi mà quy mô lực lợng tham gia tăng lên và thực hiện chế độ u đãi đối với các doanh nghiệp thì vấn đề kiểm tra, giám sát càng khó khăn phức tạp hơn Điều đó đòi hỏi một yêu cầu cao hơn, một sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa

Sở Giao thông công chính, Trung tâm quản lý và điều hành và các đơn vị tham gia vận tải hành khách công cộng

Với tất cả những lý do trên, em xin tham gia viết đề tài: "Hoàn thiện công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus ở Hà Nội"

1 Mục đích và ý nghĩa của đề tài.

Đề tài đợc thực hiện với mục tiêu cơ bản là xây dựng luận cứ khoa học và cơ sở thực tiễn về công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội Từ thực tế đề tài tập trung nghiên cứu các yêu cầu đặt ra, từ đó xây dựng những định hớng và giải pháp tối u cho công tác kiểm tra, giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus

2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu.

Giao thông công cộng bao gồm nhiều loại hình, nhng đề tài chỉ tập trung nghiên cứu vào phần giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội Với phạm vi

đó, đề tài đi vào nghiên cứu lý luận về công tác kiểm tra, nội dung và vai trò của giao thông công cộng, quá trình phát triển và thực trạng của các hình thức

và công cụ kiểm tra đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus Từ đó

đa ra các giải pháp về mặt quản lý nói chung và công tác kiểm tra và giám sát nói riêng đối với hệ thống giao thông công cộng nói chung và mạng lới xe Bus nói riêng ở thủ đô Hà Nội

3 Phơng pháp nghiên cứu.

Đề tài vận dụng lý luận và phơng pháp luận của khoa học quản lý, phơng pháp tiếp cận hệ thống, phơng pháp toán kinh tế, phơng pháp thống kê cùng với các quan điểm của Đảng, các kinh nghiệm đã có ở trong và ngoài nớc để nghiên cứu và giải quyết vấn đề đặt ra

Chơng I: Lý luận chung về công tác kiểm tra đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus

Chơng II: Thực trạng công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng bằng xe Bus ở Hà Nội

Chơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm tra và giám sát đối với hệ thống giao thông cộng cộng bằng xe Bus ở Hà Nội

Mặc dù đã có những cố gắng nhất định trong việc nghiên cứu tài liệu cũng nh tìm hiểu các vấn đề cần thiết, nhng do khả năng và thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong đợc sự chỉ bảo của cô giáo hớng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa, cùng các bạn sinh viên để em có những nhận thức hoàn thiện hơn về vấn đề này

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo T.S Nguyễn Thị Ngọc Huyền về sự chỉ bảo mang tính khoa học của cô Em cũng xin bầy tỏ lòng biết ơn sâu sắc

đối với các thầy giáo, cô giáo Khoa khoa học quản lý, Trung tâm quản lý và

điều hành giao thông đô thị đã tận tình động viên giúp đỡ em hoàn thành đề tài này trong quá trình thực tập và nghiên cứu

Chơng I: Lý luận chung về công tác kiểm tra

đối với mạng lới xe BUS nội đô

I Tổng quan về kểm tra:

1 Kiểm tra và vai trò của kiểm tra.

1.1- Định nghĩa về kiểm tra:

Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản lý, từ ông chủ tịch tới ngời giám sát viên Một số nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp quên rằng trách nhiệm đầu tiên đối với việc thực hiện kiểm tra thuộc về mỗi ngời quản lý mà họ đợc giao phó việc thực thi các kế hoạch Đôi khi do quyền lực của các nhà quản lý cấp cao và trách nhiệm tổng hợp của họ, việc kiểm tra cấp cao nhất và các cấp phía trên đợc nhấn mạnh tới mức mà mọi ngời cho rằng ở các cấp dới chỉ cần công việc kiểm tra ít nhiều mà thôi Mặc dầu quy mô của việc kiểm tra thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý nhng tại mọi cấp họ đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch và do đó kiểm tra là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp Vậy kiểm tra là gì? Có nhiều định nghĩa về kiểm tra

Theo quan điểm của Harold koontz - Oddorell và Heinz Weihrich thì kiểm tra là đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện, nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu này đã đang đợc hoàn thành

Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là một quá trình theo dõi những hoạt

động để biết chắc là chúng đang đợc thực hiện đúng theo kế hoạch và để sửa chữa những sai lệch đã xảy ra

Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của hệ thống đợc hoàn thành một cách có hiệu quả

Nh vậy, các quan điểm trên đều cho rằng kiểm tra là một quá trình, cốt lõi của hầu hết mọi cuộc kiểm tra là một kiểu liên hệ ngợc nào đó và kế hoạch

đợc coi là cơ sở cho các cuộc kiểm tra

1.2- Nội dung kiểm tra:

Bản chất của kiểm tra là phải xác định và sửa chữa đợc những sai lệch trong hoạt động so với những mục tiêu kế hoạch đã đề ra Việc thiết lập hệ thống kiểm tra có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi về mọi mặt hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng và kịp thời là một công việc hết

sức khó khăn Các nhà quản lý luôn phải đối mặt với những câu hỏi: Cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần đợc tiến hành thờng xuyên đến mức độ nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch xảy ra ở những đâu sẽ có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng của hệ thống.

Sự cố gắng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động một cách qua thờng xuyên

có thể gây hoang mang và làm nản lòng các đối tợng quản lý, làm giảm uy tín của những nhà quản lý, gây lãng phí thời gian, tiền bạc của hệ thống Có những nhà quản lý lại chỉ quan tâm đến những yếu tố dễ đo lờng (chẳng hạn nh số l-ợng hành khách trên xe bus, mà bỏ qua những yếu tố khó đo lờng (nh sự hài lòng của khách hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định) Đồng thời một số sai lệch so với các tiêu chuẩn có ý nghĩa tơng đối nhỏ, một số khác có tầm quan trọng lớn hơn Những sai lệch nhỏ trong một hoạt động hay khu vực nào đó có thể quan trọng hơn so với những sai lệch lớn trong hoạt động hay khu vực khác Ví dụ: một giám đốc cần phải lu tâm nếu chi phí cho phân phối sản phẩm sai lệch so với ngân quỹ 3% nhng không đáng lo lắm nếu chi phí về tiền tem b-

u điện sai lệch so với dự trù là 20% Kết quả là trong công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào những khu vực, những hoạt động, những con ngời có tầm quan trọng thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của hệ thống (các khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra thiết yếu)

Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt trong doanh nghiệp

mà ở đó việc giám sát và thu nhập thông tin phản hồi nhất định phải đợc thực hiện Đó chính là những điểm mà nếu tại đó những sai lệch không đợc đo lờng

và điều chỉnh kịp thời sẽ có ảnh hởng tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, những khía cạnh yếu

tố mà doanh nghiệp cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn

bộ hệ thống thành công

Trong một hệ thống, thông thờng chỉ có một phần nhỏ mục tiêu hoạt

động, sự kiện con ngời là chiếm tầm quan trọng lớn đối với hệ thống

Cần lu ý rằng, không có quy tắc nào để giúp các nhà quản lý lựa chọn những điểm kiểm tra thiết yếu này vì những nét đặc trng trong chức năng, nhiệm vụ của các loại cơ sở khác nhau vì sự đa dạng của những loại sản phẩm, dịch vụ đợc sản xuất ra và vì sự khác nhau trong chính sách cũng nh kế hoạch của các doanh nghiệp Năng lực chọn lựa các điểm kiểm tra thiết yếu là một trong những nghệ thuật của nhà quản lý bởi vì việc kiểm tra có đợc thực hiện tốt hay không là tuỳ thuộc vào các điểm thiết yếu này

Tuy nhiên, để có thể tự mình tìm ra các điểm thiết yếu trong kiểm tra, nhà quản lý nên tự đặt ra cho mình các câu hỏi sau đây;

+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình.

+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu

+ Những điểm nào là điểm đo lờng tốt nhất sự sai lệch

+ Những điểm nào là điểm giúp cho nhà quản lý biết ai là ngời chịu trách nhiệm về sự thất bại

+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kếm nhất

+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu nhập thông tin cần thiết mà không phải quá tốn kém

1.3- Vai trò của kiểm tra:

a) Những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra.

Các hoạt động quản lý là quá trình thông tin và căn cứ vào những quyết

định mà hệ thống bị quản lý hoạt động, tuy nhiên mọi hệ thống luôn biến động theo thời gian nên kiểm tra là công cụ chủ yếu để phát hiện sự không phù hợp nhằm kịp thời điều chỉnh Quyết định ra trớc, sự thực hiện đợc tiến hành sau,

do đó quyết định không hoàn toàn chính xác mà phải có quá trình kiểm tra để phát hiện tình hình mới để bổ sung vào quyết định Mặt khác, nếu công tác kiểm tra đợc thực hiện đều đặn thì làm cho các đối tợng quản lý luôn luôn có ý thức chấp hành tốt kỷ luật lao động và thực hiện nghiêm chỉnh luật pháp cũng

nh các tiêu chuẩn định mức và quy định của cấp trên, đây chính là nhân tố thực hiện tiết kiệm trong quản lý

Nh vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công tác kiểm tra trở nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đợc thực hiện

nh ý muốn Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ đều có thể mắc sai lầm và

hệ thống kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa các sai lầm đó trớc khi chúng trở nên nghiêm trọng, để mọi hoạt động của hệ thống đợc hoạt động theo đúng

kế hoạch đã đề ra

Kiểm tra tạo ra chất lợng tốt hơn cho hoạt động Quản lý chất lợng ngày nay dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm thay đổi nhiều quan điểm, thái độ và cách thức để đạt tới kiểm tra có hiệu quả Nhờ kiểm tra, những sai lầm trong hoạt động đợc phát hiện và sửa chữa kịp thời Các nhà quản lý và nhân viên đều bị kiểm tra và đợc trao quyền kiểm tra nên luôn tự hoàn thiện chính mình

Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi ờng Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trờng, các chính sách và pháp luật mới của Nhà nớc đợc ban hành Chức năng kiểm tra giúp cho các nhà quản lý

tr-có đợc những phản ứng thích hợp trớc các vấn đề và cơ hội bằng cách giúp họ phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hởng đến kết quả hoạt động của tổ chức

Kiểm tra góp phần bổ sung thêm giá trị cho các hoạt động thông qua những kiến nghị đổi mới

Kiểm tra góp phần mở rộng nền dân chủ trong quản lý, nâng cao công tác phân quyền, uỷ quyền Xu hớng hiện nay trong quản lý là nâng cao chế độ

uỷ quyền và khuyến khích nhân viên làm việc theo tinh thần hợp tác Điều đó không làm giảm trách nhiệm của những nhà quản lý nhng làm thay đổi tích chất của quá trình kiểm tra Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, ngời quản lý xác định cả tiêu chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó Trong hệ thống hợp tác mới, các nhà quản lý thông báo các tiêu chuẩn nhng họ cho phép nhân viên của mình (cá nhân hay nhóm đợc vận dụng khả năng sáng tạo để quyết định phơng pháp giải quyết vấn đề Quá trình kiểm tra ở đây cho phép ngời quản lý giám sát sự tiến bộ của nhân viên chứ không can thiệp vào công việc và phơng hại đến quá trình sáng tạo của họ

b) Mức độ cần thiết của kiểm tra.

Thuật ngữ kiểm tra thờng làm cho ta không thoải mái vì nó hình nh liên quan tới việc ngăn cản quyền tự do hành động của mỗi ngời Vào thời đại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi và xu thế hớng tới quyền tự

do sáng tạo cho các cá nhân đang đợc đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm cho nhiều ngời khó chịu Mặc dù vậy, kiểm tra là cần thiết đối với mỗi hệ thống Nhờ sự phát triển của các kỹ thuật tin học, các phơng pháp kiểm tra đã trở nên chính xác và tinh vi và các nhà quản lý luôn phải đối mặt với yêu cầu giải quyết mâu thuẫn giữa sự cần thiết phải nâng cao quyền tự chủ của cá nhân với

sự cần thiết của kiểm tra

Rõ ràng sự kiểm tra quá mức sẽ có hại đối với doanh nghiệp cũng nh với các cá nhân vì nó gây ra bầu không khí căng thẳng, thiếu tin tởng lẫn nhau trong tập thể, hạn chế và thậm chí làm triệt tiêu khả năng sáng tạo của con ng-

ời Nhng nếu kiểm tra lỏng lẻo, tổ chức sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, không tự biết mình đang và sẽ ở đâu và nh vậy không thể hoạt động có hiệu quả Tuy nhiên, mức độ kiểm tra đợc coi là quá mức hay vừa phải phụ thuộc vào những hoàn cảnh và điều kiện khác nhau Ví dụ: trong giai đoạn khó khăn khủng hoảng, phần lớn mọi ngời sẽ bằng lòng với sự kiểm tra chặt chẽ nhng khi doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt thì sự kiểm tra nh vậy lại bị coi là không

phù hợp Sự kiểm tra quá mức còn gây tác hại cho hệ thống vì tiêu tốn nhiều nguồn lực mà lợi ích thu đợc thì có thể không phù hợp với chi phí Đồng thời cần phải lu ý rằng việc giảm mức độ kiểm tra không đồng nghĩa với việc tăng quyền tự chủ cuả các cá nhân Hơn nữa việc thiếu một hệ thống kiểm tra có hiệu quả có thể buộc các nhà quản trị phải giám sát cấp dới của mình chặt chẽ hơn và nh vậy quyền tự chủ của những ngời này sẽ bị giảm đi.

Nh vậy, nhiệm vụ của các nhà quản trị khi thiết lập hệ thống kiểm tra là xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do của các cá nhân; giữa chi phí cho kiểm tra và lợi ích do hệ thống này đem lại cho doanh nghiệp Ngoài ra, vì tổ chức, con ngời, môi trờng công nghệ luôn biến đổi, hệ thống kiểm tra hiệu quả đòi hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục

2 Bản chất của kiểm tra.

2.1- Kiểm tra là một hệ thống phản hồi.

Về cơ bản, cơ chế kiểm tra trong quảnt lý đợc xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi thờng thấy trong các hệ thống vật lý và sinh học Có thể thấy rõ điều này khi xem xét quá trình liên hệ ngợc trong kiểm tra đợc mô tả ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Vòng liên hệ ngợc của kiểm tra

Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy, hệ thống này thể hiện một cách toàn diện nội dung của kiểm tra Các nhà quản lý tiến hành đo lờng kết quả thực tế, so sánh các kết quả đo lờng này với các tiêu chuẩn xác định và phân tích các sai lệch Sau đó để thực hiện đợc những điều chỉnh cần thiết họ phải đa ra một chơng trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chơng trình này nhằm đi tới kết quả mong muốn

Thực hiện

điều

chỉnh

Xây dựng chơng trình điều chỉnh

Phân tích nguyên nhân của sai lệch

Xác định các sai lệnh

Xem xét vòng liên hệ ngợc của kiểm tra có thể thấy ở đây thời gian giữ vai trò đặc biệt quan trọng Các nhà quản lý biết càng sớm rằng các hoạt động

mà họ chịu trách nhiệm đang không đợc tiếp tục đi theo đúng kế hoạch thì họ càng mau chóng ra đợc các tác động điều chỉnh Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật hiện đại nh: máy tính, camera, cho phép xây dựng hệ thống thông tin theo thời gian thực, hệ thống có thể cung cấp thông tin về các hoạt động tại thời điểm đang xảy ra Ví dụ, ở một số nớc trên thế giới ngời ta tiến hành lắp các máy camera trên các nút giao thông chính của thành phố Do đó, mỗi khi

có xe buýt đi qua, nó sẽ đợc truyền về trung tâm quản lý và điều hành giao thông công cộng và lúc đó các giám sát viên sẽ biết đợc chiếc xe bus đó có đi

đúng thời gian biểu và lộ trình không Một số ngời coi hệ thống thông tin theo thời gian thực là phơng tiện hữu hiệu giúp cho nhà quản lý có thể tiến hành kiểm tra đúng vào thời điểm xảy ra sai lệch so với kế hoạch Tuy nhiên theo bản chất của vòng liên hệ ngợc trong kiểm tra thì quá trình kiểm tra nh vậy không thể thực hiện đợc (trừ trờng hợp đơn giản và khác thờng nhất) vì một số nguyên nhân sau đây:

- Cho dù có thể thu nhập đợc số liệu về kết quả thực hiện theo thời gian thực ngay lập tức so sánh đợc các số liệu này với các tiêu chuẩn, thậm chí có thể xác định đợc các sai lệch thì việc phân tích nguyên nhân của sai lệch, đa ra các chơng trình điều chỉnh và thực thi các chơng trình này thờng là những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian Và vì vậy, trong phần lớn các trờng hợp của kiểm tra, thời gian trễ là tất yếu Chẳng hạn trong kiểm tra chất lợng sản phẩm

có thể phải mất khá nhiều thời gian để phát hiện nhữn nguyên nhân tạo nên phế phẩm và cần nhiều thời gian hơn nữa để đa các biện pháp điều chỉnh vào thực tế

- Chi phí bỏ ra để xây dựng hệ thống thông tin theo thời gian thực có thể vợt quá lợi ích mà hệ thống đó đem lại

Độ trễ của thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm tra chỉ dựa trên những mối liên hệ ngợc từ đầu ra của hệ thống Nó cho thấy tính không hiệu quả của các dữ liệu lịch sử nh những dữ liệu thu đợc từ các báo cáo thống kê Chẳng hạn, có thể đã là quá chậm nếu các dữ liệu đó báo cáo cho các nhà quản

lý vào tháng 10 rằng họ bị thua lỗ vào tháng 9 do những biện pháp đợc thực hiện vào tháng 7 Các nhà quản lý cần một hệ thống kiểm tra có thể báo cho họ những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định Yêu cầu đó làm ra đời hệ thống kiểm tra, dự báo

2.2- Kiểm tra là một hệ thống dự báo.

Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lờng đầu ra của quá trình, rồi đa vào

hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu đợc kết

quả mong muốn tại chu kỳ sau Bản chất của hệ thống đo đợc miêu tả trên hình 1.2

Hệ thống kiểm tra

Các giá trị mong muốn của đầu ra (Các tiêu chuẩn)

Hệ thống kiểm tra

Trong hệ thống kiểm tra dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống

để khẳng định xem những đầu vào đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện theo

đúng kế hoạch hay không, nếu không thì những đầu vào hoặc cả quá trình trong hệ thống sẽ đợc thay đổi để thu đợc kết quả mong muốn Bản chất của hệ thống kiểm tra dự báo đợc mô tả trên hình 1.3 Tuy nhiên, để thực hiện công việc lờng trớc trong thực hành những đầu vào cần phải đợc quan sát kỹ Trong các loại chơng trình kiểm tra lờng trớc (dự báo ) tốt nhất, mô hình của các biến vào nên bao gồm những đầu vào của mô hình hệ thống mà chúng có ảnh hởng quan trọng tới các đầu vào chủ yếu Ví dụ, sản lợng của hoạt động xe bus phụ thuộc vào lợng hành khách trên tuyến, trong khi đó lợng hành khách này lại phụ thuộc vào sở thích và nhu cầu của ngời dân Đến lợt nhu cầu đi lại của ngời dân lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa

Một trong những vấn đề của toàn bộ hệ thống kiểm tra lờng trớc là sự cần thiết phải quan sát những gì gây ra các "lộn xộn" Tuy nhiên do môi trờng quản

lý luôn biến động nên có những yếu tố không đợc xét tới trong mô hình đầu vào nhng nó lại có thể ảnh hởng tới hệ thống và tới các kết quả mong muốn Vì vậy, việc giám sát đầu vào thờng lệ cần phải đợc bổ trợ thêm bằng cách quan sát và xét tới những "lộn xộn" bất thờng và không mong đợi

Có thể nói rằng, hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngợc Nhng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào của hệ thống sao cho những tác động điều chỉnh có thể đợc thực hiện trớc khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hởng Tuy nhiên, ngay cả với hệ thống lờng trớc không có một ai phủ nhận là nhà quản lý sẽ vẫn muốn đo lờng cái ra cuối cùng của hệ thống, bởi vì không có cái gì có thể hy vọng rằng nó làm việc cái ta mong muốn Để xây dựng đợc một hệ thống kiểm tra dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số yêu cầu sau:

- Thực hiện phân tích kỹ càng hệ thống, lập kế hoạch và kiểm tra cũng

nh các đầu vào quan trọng

- Đa ra mô hình của hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra

- Mô hình phải đợc xem xét lại thờng xuyên sao cho đầu vào, đầu ra và mối liên hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại

- Thu thập các dữ liệu và các đầu vào một cách đều đặn và đặt chúng vào mô hình

- Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào thực tế so với kế hoạch và ảnh hởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng

- Tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và cả quá trình để điều chỉnh sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.

Trong thực tế hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm tra kết quả thực tế và kiểm tra dự báo

3 Các nguyên tắc kiểm tra.

Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các nguyên tắc sau:

3.1- Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu.

Nguyên tắc này đòi hỏi phải xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm

đó

Lĩnh vực hoạt động thiết yếu là những bộ phận những khu vực của tổ chức giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong sự tồn tại của tổ chức kết quả hoạt

động của những khu vực này có ảnh hởng quyết định của tổ chức

Điểm kiểm tra thiết yếu là những nơi, những yếu tố phần tử, con ngời mà

hệ thống kiểm tra nhất thiết phải có thông tin về chúng Do chúng đang có những nhân tố hạn chế trong hoạt động hoá là có những nhân tố khác tốt hơn,

dù rằng kế hoạch vẫn đang trôi chảy

3.2- Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra.

Nguyên tắc này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải đợc tiến hành ngay tại nơi hoạt động

3.3- Nguyên tắc số lợng nhỏ các nguyên nhân.

Nguyên tắc này nêu rõ: trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định một số ợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả Đây là một nguyên tắc rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản lý khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu Nguyên tắc này cũng đỏi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên sự sai lệch của sự thực hiện so với mục tiêu kế hoạch

l-để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả

3.4- Nguyên tắc tự kiểm tra.

Nguyên tắc này đòi hỏi trong quá trình kiểm tra các nhà quản lý, các bộ phận phải tự kiểm tra chính bản thân những cơ chế và hoạt động kiểm tra của mình

4 Hệ thống kiểm tra.

4.1- Khái niệm hệ thống kiểm tra.

Hệ thống kiểm tra là một tổng thể bao gồm những con ngời, các phơng pháp và phơng tiện kiểm tra để thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của kiểm tra nh: giám sát sự hoạt động, đo lờng kết quả hoạt độngvà điều chỉnh những sai lệch có thể xảy ra

Nh vậy, để hệ thống kiểm tra hoạt động có hiệu quả phải chú ý đến 3 yếu

tố đó là: bộ máy kiểm tra (con ngời), phơng pháp và phơng tiện kiểm tra, trong

đó con ngời (chủ thể kiểm tra) là yếu tố quyết định và quan trọng

4.2 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra hiệu quả.

Tất cả các nhà quản lý đều muốn xây dựng đợc một hệ thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch đề ra Hệ thống đó cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo các kế hoạch.

Các hệ thống kiểm tra cần phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản lý phải nắm đợc diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch Các kế hoạch và chơng trình đều có những đặc trng thống nhất, tuy nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình thực hiện một chơng trình Marketing sẽ khác nhiều so với thông tin cần thiết để kiểm tra một kế hoạch sản xuất Điều đó thể hiện hai mặt thống nhất và đa dạng của công tác kiểm tra trong quản lý Ngoài ra, bản chất của việc kiểm tra cũng nhấn mạnh tới một sự thật là những cuộc kiểm tra càng đợc thiết kế để giải quyết và phản ánh về bản chất và cấu trúc riêng biệt của các kế hoạch, thì chúng sẽ càng phục vụ hiệu quả hơn cho các nhu cầu về quản lý

Những kỹ thuật nhất định nh: ngân sách, số giờ và mức chi phí định chuẩn, đều có một áp dụng chung trong các tình huống khác nhau Tuy nhiên, không có một lĩnh vực nào trong số các kỹ thuật đợc dùng rộng rãi lại

đợc áp dụng một cách hoàn toàn vào mọi tình huống cho trớc Các nhà quản lý cần phải thờng xuyên nhận thức về những yếu tố đột biến trong các kế hoạch

và các tác vụ của mình mà chúng cần phải đợc kiểm tra và họ cần phải sử dụng những kỹ thuật và thông tin thích hợp về chúng

b) Hệ thống kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con ngời trong tổ chức.

- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức Chẳng hạn

nh một tổ chức nhỏ sẽ cần một số công việc kiểm tra khác với một tổ chức lớn

Hay hệ thống kiểm tra đối với tổ chức hoạt động dịch vụ khác với hệ thống kiểm tra đối với doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm vật chất.

- Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu của tổ chức, bảo đảm có ngời chịu trách nhiệm trớc một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều chỉnh khi

có các sai lệch xảy ra

- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản lý

Ví du: các nhà quản lý cấp cao quan tâm tới các công cụ kiểm tra tài chính

nh-ng đối với nhữnh-ng nh-ngời trực tiếp giám sát cônh-ng việc lại cần nhữnh-ng nh-ngân quỹ phí tiền tệ nh: số giờ lao động, số sản phẩm sản xuất đợc,

- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với trình độ của cán bộ, công nhân và bầu không khí của doanh nghiệp Ví dụ: một hệ thống kiểm tra ngặt nghèo đợc

áp dụng vào một tổ chức trong đó mọi ngời có trình độ và tay nghề cao, có quyền tham gia đáng kể vào quá trình ra quyết định sẽ có thể bị thất bại

- Hệ thống kiểm tra phải đơn giản (các đầu mối kiểm tra càng ít càng tốt), tạo đợc sự tự do và cơ hội tối đa cho những ngời dới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả năng và sự khéo léo của mình để hoàn thành công việc đợc giao

c) Hệ thống kiểm tra phải mang tính hệ thống.

Công tác kiểm tra phải toàn diện và đồng bộ đảm bảo chất lợng Một mặt, nhà quản lý phải có quan điểm tổng thể, mặt khác phải xây dựng đợc những nội dung cơ bản cần phải kiểm tra để thực hiện đợc mục tiêu đề ra Tại các điểm kiểm tra thiết yếu phải trả lời các câu hỏi:

+ Ai là ngời cần kiểm tra (Đối tợng kiểm tra)

+ Hoạt động nào cần phải kiểm tra

+ Khi nào cần phải kiểm tra

d) Hệ thống kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu.

Một trong những nguyên tắc quan trọng của việc thiết kế kiểm tra đối với những khâu cần thiết cho kết quả và hiệu quả là nắm chắc rằng chúng đợc thiết

kế ra để chỉ rõ những chỗ khác biệt Nói cách khác, bằng cách tập trung vào những chỗ khác biệt so với kế hoạch các nhà quản lý có thể dùng những cách kiểm tra dựa trên nguyên lý loại trừ để tách riêng những chỗ đòi hỏi sự chú ý của họ và họ nên chú ý vào đó Kết quả là trong thực hành nguyên lý loại trừ cần phải đi kèm với nguyên tắc kiểm tra các điều thiết yếu

e) Kiểm tra cần phải khách quan.

Mặc dù việc quản lý tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhng việc đánh giá con ngời, hoạt động trong kiểm tra phải mang tính khách quan và chính xác, dựa vào những tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp Tránh thái độ định kiến

và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để chứng minh

g) Kiểm tra cần phải linh hoạt.

Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm tra cho phép tiến hành đo ờng, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả cả trong trờng hợp gặp phải những kế hoạch thay đổi, những hoàn cảnh không lờng trớc hoặc những thất bại hoàn toàn Chẳng hạn để đáp ứng yêu cầu này của kiểm tra ngời

l-ta đã chuyển từ việc sử dụng hệ thống ngân quỹ cố định sang hệ thống ngân quỹ linh hoạt

h) Kiểm tra cần phải hiệu quả.

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực

tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất

Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tơng xứng với chi phí cho

nó Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhng khó thực hiện trên thực tế Những nhà quản lý thờng gặp khó khăn trong việc đánh giá giá trị cũng nh chi phí của một hệ thống kiểm tra nhất định Để giảm chi phí kiểm tra cần biết lựa chọn để chỉ kiểm tra các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ Việc kiểm tra sẽ có thể là kinh tế nếu đợc thiết kế phù hợp với công việc và quy mô của mỗi cơ sở

i) Việc kiểm tra phải dẫn đến tác động điều chỉnh.

Điều chỉnh thể hiện giá trị và tác dụng của kiểm tra Việc kiểm tra chỉ

đ-ợc coi là có tác dụng nếu những sai lệch so với kế hoạch đđ-ợc điều chỉnh thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức và điều hành thích hợp

4.3- Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm tra.

a) Chủ thể kiểm tra.

Trong một tổ chức tuỳ thuộc vào mục tiêu, nội dung kiểm tra mà chủ thể kiểm tra là khác nhau và có thể xuất hiện nhiều chủ thể kiểm tra Mỗi chủ thể kiểm tra thờng có chức năng và phạm vi phân cấp khác nhau

Đối với một doanh nghiệp thờng có những chủ thể kiểm tra cơ bản sau

đây:

* Kiểm tra của Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Những chức năng cơ bản của Hội đồng quản trị là chức năng chiến lợc, tổ chức và kiểm tra Vấn đề

mà Hội đồng quản trị cần quan tâm trớc nhất là những kết quả cuối cùng của doanh nghiệp đạt đợc nh thế nào, có phù hợp với những mục tiêu tổng thể hay không thay vì quan tâm đến những hoạt động cụ thể, chi tiết, vụn vặt Vì vậy, Hội đồng quản trị có nhiệm vụ phê duyệt, thông qua hệ thống mục tiêu dài hạn, ngắn hạn cho toàn bộ doanh nghiệp làm cơ sở để so sánh, đánh giá kết quả kiểm tra Ngoài ra, Hội đồng quản trị còn có nhiệm vụ tạo hành làng pháp

lý, cũng nh tổ chức hệ thống kiểm tra đối với các cấp của doanh nghiệp

* Kiểm tra của Ban kiểm soát: Ban kiểm soát (kiểm soát viên) là cơ quan kiểm tra do Đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện chức năng kiểm tra đối với hoạt động của doanh nghiệp

* Trách nhiệm kiểm tra của giám đốc doanh nghiệp: Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm:

- Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm

vụ, kế hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền

- Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh tra, đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình

- Tạo điều kiện cho ban thanh tra nhân dân trong doanh nghiệp thực hiện chức năng của mình

* Kiểm tra của hội viên (những ngời chủ sở hữu): Họ có quyền kiểm tra các vấn đề liên quan đến nguồn vốn nh: sử dụng vốn, chuyển nhợng vốn, và các vấn để liên quan đến lợi ích chung của doanh nghiệp

* Kiểm tra của ngời làm công: Họ có quyền kiểm tra các vấn đề liên quan đến lợi ích của mình nh: hợp đồng lao động, chế độ trả công, thù lao, sử dụng lao động, bồi dỡng

* Kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nớc

- Kiểm tra của các cơ quan thanh tra: Các cơ quan thanh tra (thanh tra Nhà nớc, thanh tra Bộ, thanh tra tỉnh, thanh tra Sở, thanh tra huyện, quận) là ngời đại diện cho các cơ quan hành chính Nhà nớc thực hiện kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ kế hoạch Nhà nớc của các doanh nghiệp Chẳng hạn, thanh tra của ngành thuế là ngời đại diện cho Nhà nớc kiểm tra,

giám sát việc thực hiện sự đóng góp của các doanh nghiệp đối với ngân sách theo luật định Trách nhiệm của cơ quan này là tập trung vào việc kiểm tra các khoản thuế và các khoản nộp khác theo quy định.

- Kiểm tra của cơ quan t pháp: Các cơ quan t pháp (Viện kiểm sát nhân dân và Toà án nhân dân) là ngời đại diện cho Nhà nớc kiểm tra, giám sát hoạt

động của doanh nghiệp theo pháp luật đã quy định Trên đây mới chỉ là những cơ quan kiểm tra có tính chất thể chế, những cơ chế kiểm tra mang tính hợp

đồng cũng rất có tác dụng Chẳng hạn nh việc kiểm tra của ngân hàng đối với quyết định cho vay kiểm tra của ngời tiêu dùng thông qua các tổ chức của họ

đối với sản phẩm của doanh nghiệp,

b) Các phơng pháp kiểm tra:

Các phơng pháp kiểm tra rất đa dạng và có thể đợc phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau nh: theo quá trình hành động, theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra, theo tần suất của các cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra,

* Các phơng pháp kiểm tra xem xét theo quá trình hành động:

- Kiểm tra trớc hành động: đợc tiến hành để đảm bảo rằng mọi nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã đợc ghi vào ngân sách và đợc chuẩn bị

đầy đủ cả về chủng loại, số lợng, chất lợng, đến nơi quy định

- Kiểm tra lờng trớc: đợc tiến hành để phát hiện những sai lệch của sự thực hiện so với các tiêu chuẩn và mục tiêu để có thể điều chỉnh kịp thời trớc khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng Kiểm tra lờng trớc chỉ có hiệu quả nếu nh các nhà quản lý có đợc thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trờng và về hoạt động hớng tới mục tiêu mong muốn

- Kiểm duyệt (kiểm tra đợc hay không): là hình thức kiểm tra trong đó các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động phải đợc phê chuẩn hay thoả mãn những điều kiện nhất định trớc khi sự vận hành đợc tiếp tục Ví dụ: giám

đốc doanh nghiệp quy định rằng mọi sự giảm giá cho khách hàng đều phải đợc

ông ta phê duyệt

- Kiểm tra sau hoạt động: đo lờng kết quả cuối cùng của hoạt động, nguyên nhân của sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch đợc xác định cho những hoạt động tơng tự trong tơng lai Hình thức này còn đợc áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thởng và khuyến khích cán bộ, công nhân

Bốn dạng kiểm tra trên đều là cần thiết và đợc áp dụng tổng hợp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Tuy nhiên, hiện nay ngời ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng của kiểm tra lờng trớc.

Thông tinHành động điều chỉnhHình 1.4: Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh

Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh của cả 4 phơng pháp kiểm tra trên đợc thể hiện trên hình 1.4 Tốc độ của dòng thông tin là yếu tố sống còn của kiểm tra hiệu quả vì sai lệch càng đợc phát hiện sớm thì hành động điều chỉnh càng sớm đợc thực hiện Sự chính xác của thông tin cũng là cần thiết vì

sự điều chỉnh đợc tiến hành dựa trên cơ sở thông tin thu đợc

* Các phơng pháp kiểm tra theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

- Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiệu, kế hoạch của doanh nghiệp một các tổng thể

- Kiểm tra bộ phận: thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của hệ thống

Kiểm tra

l-ờng trớc Kiểm tra đ-ợc/ không

Kiểm tra

trớc hành

động

Kiểm tra sau hành

động

- Kiểm tra cá nhân: thực hiện đối với những con ngời cụ thể trong hệ thống.

* Các phơng pháp kiểm tra theo tần suất của các cuộc kiểm tra

- Kiểm tra định kỳ: đợc thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian

- Kiểm tra đột xuất: đợc thực hiện khi có những vấn đề này sinh bất ngờ

đối với hệ thống hoặc là khi chủ thể kiểm tra muốn thực hiện công tác kiểm tra mang tính bất ngờ

- Kiểm tra liên tục là giám sát thờng xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp, mọi khâu và với nội dung toàn diện

* Các phơng pháp kiểm tra theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tợng kiểm tra

- Kiểm tra (kiểm tra gián tiếp) là việc chủ thể quản lý xem xét, đo lờng kết quả hoạt động của các đối tợng quản lý, đánh giá nguyên nhân gây ra sai lệch, tìm ngời chịu trách nhiệm đối với sai lệch đó và yêu cầu họ chấn chỉnh hoạt động của mình

- Tự kiểm tra (kiểm tra trực tiếp) là việc phát triển những nhà quản lý và công nhân có năng lực, ý thức kỷ luật cao, có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo các khái niệm, lý thuyết, nguyên tắc để hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch với hiệu quả cao

c) Các kỹ thuật kiểm tra:

Các kỹ thuật kiểm tra là những công cụ, phơng tiện để tiến hành công tác kiểm tra Theo thời gian, với sự tiến bộ của khoa học quản lý và công nghệ tin học, hàng loạt các công cụ, phơng tiện hiện đại đã ra đời đap ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả của kiểm tra trong công tác quản lý

Các công cụ kiểm tra truyền thống:

* Các dữ liệu thống kê: Các dữ liệu thống kê dù mang tính chất lịch sử hay dự đoán đều rất quan trọng đối với công tác kiểm tra, chúng phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnhvực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (lỗ, lãi, doanh số, giá cả, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu t, năng suất, tình hình sản xuất sản phẩm, ) Hơn nữa, các dữ liệu thống kê qua phân tích sẽ cho thấy xu thế vận động của các sự vật, hiện tợng và do đó là công cụ hữu hiệu cho kiểm tra lờng trớc

Các dữ liệu thống kê có thể đợc thể hiện dới nhiều dạng nh biểu, bảng Muốn cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa ngay cả khi chúng đợc thể hiện trên các biểu đồ cũng cần so sánh với một số tiêu chuẩn có thể có Chẳng hạn việc tăng hoặc giảm 3% hay 5% chi phí hoặc doanh số với kế hoạch có ý nghĩa gì?

Sự sai lệch đó nghiêm trọng tới mức nào? Điều gì có thể xảy ra trong thời gian tới? Ai chịu trách nhiệm?

Trong doanh nghiệp có rất nhiều loại dữ liệu thống kê nhng một trong những dữ liệu thống kê quan trọng nhất đợc cung cấp thông qua các báo cáo,

kế toán tài chính Nó là những bảng phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn, công nợ cũng nh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, các Báo cáo tài chính có thể

đợc lập cho hàng năm, hàng quý, hàng tháng Những báo cáo tài chính đợc sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp là các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lu chuyển tiền tệ

Bảng cân đối kế toán phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định Bản cân đối kế toán là tài liệu quan trọng

để nghiên cứu, đánh giá một cách tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Nh vậy báo cáo này nói lên rằng "trong một giai

đoạn kế hoạch doanh nghiệp đã làm ra bao nhiêu tiền"

Báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt

động đầu t và hoạt động tài chính

*Ngân quỹ:

Ngân quỹ là một trong những công cụ kiểm tra lâu đời nhất và đợc sử dụng rộng rãi nhất Ngân quỹ là những kế hoạch bằng số Trong một tổ chức nói chung ngân quỹ biểu thị sự phân bổ các nguồn theo dự định

Mặc dù có thể lập ngân quỹ cho việc sử dụng số giờ công, số giờ làm việc của máy móc, không gian nhà xởng hay những nguồn khác quy đợc về l-ợng nhng hầu hết các ngân quỹ đều đợc quy ra tiền (Nói tới ngân quỹ là nói

đến bao nhiêu đồng Việt Nam, USD ) Đôi khi ngời ta nói rằng, các ngân quỹ

là các kế hoạch đã đợc đô la hoá

Hầu nh mọi thứ đều có thể đợc biểu thị bằng một mẫu số chung tiền nên ngân quỹ đợc áp dụng rộng rãi cho các loại tổ chức khác nhau Ngân quỹ đã trở

thành một công cụ đắc lực, phổ biến nhất để lập kế hoạch và kiểm tra các hoạt

động khác nhau ở các cấp quản lý khác nhau trong một tổ chức Ngân quỹ thiết lập nên phơng hớng là phơng tiện để thực hiện rồi sau đó trở thành tiêu chuẩn

để đo lờng việc thực hiện trong thực tế (hay công cụ để kiểm tra) Ngân quỹ

đ-ợc chia ra thành 2 phạm trù lớn là ngân quỹ tiền tệ và ngân quỹ phi tiền tệ

Ngân quỹ tiền tệ là những ngân quỹ đợc biểu diễn dới dạng tiền tệ nh ngân quỹ tài chính, ngân quỹ hoạt động,

Ngân quỹ phi tiền tệ là ngân quỹ đợc thể hiện dới dạng vật lý mặc dù ngân quỹ đó cũng thờng chuyển đổi đa sang các số lợng tiền tệ, nhng chúng sẽ

có ý nghĩa nhiều hơn vào một giai đoạn nhất định trong khi lập kế hoạch và kiểm tra nếu chúng đợc biểu thị dới dạng số lợng hợp lý, chẳng hạn nh: ngân quỹ về thời gian, về số giờ lao động trực tiếp,

Trong thực tế, dù loại ngân quỹ nào tiền tệ hay phi tiền tệ thì chúng đều

đợc lập bằng 3 phơng pháp chủ yếu sau:

- Lập ngân quỹ theo phơng pháp truyền thống hay phơng pháp gia tăng

Nó là ngân quỹ phân bổ các quỹ cho các bộ phận dựa vào sự phân bổ của những năm trớc

Lập ngân quỹ theo phơng pháp gia tăng có hai đặc trng cơ bản

+ Các ngân quỹ đợc phân bổ cho các đơn vị trực thuộc trong tổ chức, rồi những ngời quản lý các đơn vị này lại phân bổ tiếp ngân quỹ đó cho các loại hoạt động trong đơn vị mình sao cho phù hợp

+ Sử dụng số liệu ngân quỹ của thời kỳ trớc và thông thờng có chút ít thay đổi

Nh vậy, để lập ngân quỹ gia tăng hàng năm ban lãnh đạo chỉ việc duyệt ngân quỹ cho từng bộ phận dựa trên cơ sở ngân quỹ đã phân bổ ở năm trớc và

có thêm ít % do lạm phát và hoạt động phát sinh trong năm tới Hậu quả là: có những lãng phí và phi hiệu suất tồn tại suốt 1 thời gian mà không bị phát hiện

Ngoài ra, cách phân bổ ngân quỹ theo kiểu gia tăng ít chú trọng đến trọng tâm, trọng điểm của từng thời kỳ Giống nh kiểu chia đều bình quân chủ nghĩa, phơng pháp này chú trọng đến việc phân bổ ngân sách cho các đơn vị trong một tổ chức hơn là cho các hoạt động đợc thực hiện trong từng đơn vị Phơng pháp này đặc biệt phiền nhiễu khi ban lãnh đạo muốn tìm hiểu ở bộ phận nào có sự lãng phí và phi hiệu suất

- Ngân quỹ theo chơng trình là: ngân quỹ phân bổ cho các hoạt động cần thiết trong một chơng trình cụ thể nhằm đạt đợc một mục tiêu cụ thể nào đó

Lập ngân quỹ theo kiểu này là phân bổ nguồn cho các hoạt động cụ thể chứ không phải cho các bộ phận nh lập ngân quỹ gia tăng Phơng pháp lập ngân quỹ theo chơng trình khắc phục đợc những nhợc điểm của lập ngân quỹ gia tăng và hiện đang đợc áp dụng rộng rãi.

- Lập ngân quỹ từ Zêrô : Do Texas intruments khởi xớng nhằm mục đích khắc phục những nhợc điểm của kiểu lập ngân quỹ gia tăng Theo cách này, ngân quỹ đợc lập từ Zêrô (từ không có gì, không tính tới quá khứ)

+ Lập ngân quỹ Zêrô buộc ngời quản lý của từng đơn vị chia nhỏ hoạt

động của đơn vị mình thành các gói, bao gồm: các mục tiêu, các hoạt động, các nguồn lực cần thiết và sau đó tiến hành tính toán các chi phí cho mọi gói này (hay là các quyết định trọn gói)

+ Đứng trên lợi ích của tổ chức các quyết định trọn gói đợc sắp xếp theo thứ tự u tiên từ trên xuống

+ Ngân quỹ đợc phân bổ cho từng quyết định trọn gói đó theo thứ tự u tiên

Phơng pháp này có nhiều nhợc điểm là mất thời gian lấy số liệu phân tích, chi phí lớn, giấy tờ nhiều và tầm quan trọng của các quyết định trọn gói bị

ảnh hởng bởi những đánh giá chủ quan

Để ngân quỹ trở thành công cụ có ích cho mọi nhà quản trị, cần chú ý tới một số điểm sau:

+ Ngân quỹ không có mục đích tự thân mà là công cụ của việc lập kế hoạch và kiểm tra

+ Ngân quỹ phải phản ánh đợc khuôn mẫu của tổ chức, thể hiện đợc trách nhiệm của cán bộ quản lý trong việc hoàn thành mục tiêu của hệ thống mình một cách có hiệu quả trong phạm vi có hạn của ngân sách

+ Tránh lập những ngân quỹ quá đầy đủ, chi tiết làm giảm sự tự do của những nhà quản lý trong việc quản lý các bộ phận của họ

+ Không để các mục tiêu về ngân quỹ trở nên quan trọng hơn các mục tiêu của doanh nghiệp

+ Việc lập ngân quỹ có thể bị lợi dụng để che giấu những yếu tố phi hiệu quả Các ngân quỹ thờng phát triển theo tiền tệ và một khoản chi tiêu nào đó trong quá khứ thờng đợc chấp nhận là cũng cần thiết trong hiện tại Thêm vào

đó, nhiều nhà quản trị nghiệm thấy dờng nh các yêu cầu về ngân quỹ đều bị cắt xén trong quá trình phê chuẩn nên họ yêu cầu nhiều hơn so với mức mà họ cần

thiết Điều đó đòi hỏi phải thờng xuyên xem xét lại các tiêu chuẩn và các yếu

tố chuyển đổi mà nhờ đó một hoạt động trong kế hoạch đợc chuyển đổi thành những giá trị bằng số

+ Các ngân quỹ thờng rơi vào tình trạng cứng nhắc, không thể hiện đợc những thay đổi có thể xảy ra trong hoạt động của tổ chức và trong nhiều trờng hợp trở nên lạc hậu ngay khi chúng đợc phê chuẩn

Để kiểm tra bằng ngân quỹ có hiệu quả ta cần chú ý tới một số điều kiện sau:

+ Việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút đợc sự quan tâm đặc biệt của cả những nhà lãnh đạo hệ thống và những nhà quản trị viên cấp dới Trong một

số doanh nghiệp, quá trình xây dựng ngân quỹ đợc tiến hành từ trên xuống dới Các ngân quỹ đợc xây dựng bởi các nhà quản lý cấp cao với sự giúp đỡ của bộ phận tham mu mà không hoặc rất ít tham khảo ý kiến của những quản trị viên cấp dới Phần lớn hiện nay ngời lãnh đạo thờng áp dụng phơng pháp lập ngân quỹ từ dới lên trên Theo cách này, các ngân quỹ đợc chuẩn bị bởi chính những ngời sẽ thực thi ngân quỹ, sau đó sẽ đợc chuyển lên cho các nhà quản lý cấp cao xem xét và phê chuẩn

Phơng pháp lập ngân quỹ từ dới lên trên có nhiều u điểm Thứ nhất, các nhà quản trị cấp dới là những ngời hiểu biết rất rõ công việc trong các bộ phận nên họ có thể đa ra những ngân quỹ sát với yêu cầu thực tế hơn Thứ hai, mọi ngời sẽ thấy thoả mãn và làm việc tích cực hơn nếu họ đợc trực tiếp tham gia quyết định những vấn đề có liên quan tới họ

+ Phải xác định đợc những tiêu chuẩn hợp lý mà dựa vào đó các chơng trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về thời gian, không gian và các nguồn lực khác Đó chính là cơ

sở để lập và phê duyệt ngân quỹ Nhiều ngân quỹ bị thất bại vì thiếu các tiêu chuẩn nh vậy Lúc đó, các nhà quản trị cấp trên sẽ lỡng lự trong việc cho phép các bộ phận cấp dới đa ra các kế hoạch ngân quỹ vì sợ rằng họ không có cơ sở

để xét duyệt các yêu cầu về ngân quỹ

+ Có đợc một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để biết đợc các ngân quỹ đang và sẽ đợc thực hiện nh thế nào

* Các báo cáo và phân tích chuyên môn

Mặc dù các báo cáo thống kê và kế toán thông thờng có thể cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin rất tốt để kiểm tra, vẫn có những vấn đề mà chúng không thích hợp Các bản báo cáo và phân tích chuyên môn thờng đợc

sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với

doanh nghiệp Nhờ các bản báo cáo và phân tích chuyên môn các nhà quản lý

có thể phát hiện đợc những nguyên nhân sâu xa của những sai lệch mà không bản báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ và dự báo đợc những vấn đề cần giải quyết, những cơ hội cần phải tận dụng

Các công cụ kiểm tra hiện đại.

* Dùng sơ đồ ngang cho công tác kiểm tra (Sơ đồ Gantt)

Năm 1910 Harnry GANTT đã đề ra phơng pháp sơ đồ ngang để lập kế hoạch và cũng dùng sơ đồ này làm phơng tiện kiểm tra Muốn đợc sơ đồ ngang cho một dự án nào đó chúng ta phải liệt kê tất cả các công việc, sau đó mỗi công việc vẽ một đờng ngang có chiều dài tơng ứng với số thời gian (mỗi cột là một đơn vị thời gian) Sau khi vẽ hết các công việc chúng ta có thể căn cứ vào sơ đồ này để chỉ đạo và kiểm tra

Sơ đồ Gantt giúp cho nhà quản lý kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc theo thời gian Sơ đồ Gantt phù hợp với những công việc đơn giản ít chồng chéo nhau, rất dễ nhìn và kiểm tra tiến độ thực hiện

Ví du: một dự án có 8 công việc và đợc biểu diễn ở sơ đồ Gantt

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 A

Công việc A, B có thể làm ngay từ tuần đầu những công việc E, D phải chờ khi xong công việc A mới bắt đầu đợc và cũng nh công việc E chỉ có thể bắt đầu xong công việc B Còn công việc F phải sau khi hoàn tất công việc C,

cuối cùng là hai công việc G và H G thì sau khi xong D còn H phải sau E Nhvậy sơ đồ ngang cho ta biết mối liên hệ giữa các việc và nếu nhìn vào 1 thời

điểm nhất định ta có thể biết việc nào kết thúc, công việc nào đang diễn ra và công việc nào sẽ bắt đầu Ví dụ: tại kết thúc tuần thứ 5 thì công việc A kết thúc

và công việc B đã kết thúc trớc đó 1 tuần, còn công việc C và D là sẽ bắt đầu Mặt khác, nếu xuất phát từ tuần cuối cùng đi về tuần đầu tiên theo một đờng liền ta sẽ tìm ra các công việc găng và chúng lập thành một đờng găng ở đây các công việc A, D, G là các công việc găng và chúng lập 1 đờng găng với tổng thời gian là 16 tuần và tổng số thời gian này là dài nhất để có thể hoàn thành dự

án

Nhìn vào hình 1.4 nhà quản lý sẽ kiểm tra tiến độ công trình và nếu muốn rút ngắn công trình thì phải tập trung nhân tài vật lực vào các công việc găng Nh vậy các công việc nằm ngoài đờng găng sẽ có thể đợc th giãn hơn nên có thể rút bớt vật chất và lao động để tập trung vào các công việc găng tạo

điều kiện cho dự án hoàn thành sớm hơn

* Phơng pháp đánh giá và kiểm tra chơng trình (Program Evaluation and Review Techrique - PERT)

Sơ đồ ngang có u việt là kiểm tra theo thời gian rất tốt, song mối quan hệ giữa các công việc lại không rõ ràng, đặc biệt là với dự án hoặc các công việc phức tạp nhiều công đoạn sẽ rất khó thấy Để giải quyết điều đó các nhà toán học lại chuyển sang nghiên cứu sơ đồ mạng PERT và chính sơ đồ mạng sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo giải quyết đợc những khó khăn mà ở đó sơ đồ ngang gặp phải Ngày nay PERT là công cụ chính của lập kế hoạch và kiểm tra trong mọi

hệ thống từ các doanh nghiệp cho đến cơ quan quản lý Nhà nớc

Xét theo ý nghĩa thì PERT là biến dạng của các lập ngân quỹ theo cột mốc Nó sử dụng cách phân tích theo mạng lới thời gian - sự kiện, nh ta thấy trong hình 1.5 ví dụ đơn giản này minh hoạ tích chất cơ bản của PERT Mỗi vòng tròn biểu thị một sự kiện, một kế hoạch phụ trợ mà việc hoàn thành nó có thể đo đợc tại thời điểm đã cho Các vòng tròn đợc đánh số theo thứ tự mà theo

đó các sự kiện xuất hiện Mỗi mũi tên biểu thị một hoạt động - tức là một yếu

tố cần tới thời gian trong một chơng trình, một công việc cần phải đợc làm giữa hai sự kiện "thời hạn hoạt động" là thời gian trôi qua cần thiết để hoàn thành một sự kiện đợc biểu thị bằng những con số đứng cạnh mũi tên

3

1 8 7

4

có để làm xong công việc và thời thời hạn "bi quan" là ớc lợng dựa trên giả thiết rằng một điều ít may mắn nhất xét theo lôgíc nào đó có thể gặp phải - nói khác đi là một tai hoạ lớn -sẽ có thể xảy ra Những ớc lợng này thờng đợc dựa vào PERT bởi vì trong nhiều trờng hợp thờng rất khó có thể ớc lợng đợc thời hạn một cách chính xác và một phần chắc chắn là do các nhà quản lý đã sẵn sàng thực hiện hàng loạt ớc lợng và sẽ quyết tâm làm hết sức mình để khắc phục ớc lợng bi quan Khi đã có một số ớc lợng chúng thờng đợc trung bình hoá với một trong số đặc biệt đợc gán cho ớc lợng chắc chắn nhất và sau đó một ớc lợng duy nhất sẽ đợc dùng để tính toán, thông thờng chúng đợc tính theo công thức sau:

Te = To + 4 Tm + Tp

6

Trong đó: - To là thời gian hoạt động và thực hiện trong điều kiện tốt nhất

- Tm là thời gian hoạt động và thực hiện trong điều kiện bình thờng

- Tp là thời gian hoạt động và thực hiện trong điều kiện xấu nhất

Bớc tiếp theo là việc xác định đờng găng, đó là dãy các sự kiện tạo ra một thời hạn dài nhất và do đó nó bao gồm những thời hạn muộn nhất Đờng

găng phải đi qua các sự kiện găng - sự kiện găng là sự kiện có thời gian dự trữ bằng 0 Xem hình 1.5 đờng găng là đờng đi qua các đỉnh 1,2,4,5.

Mặc dù PERT đợc sử dụng rộng rãi trong các hệ thống tổ chức nhng qua phân tích các chuyên gia cho rằng PERT vẫn có những nhợc điểm nhất định bên cạnh những u điểm của nó

PERT có năm u điểm Thứ nhất nó buộc các nhà quản lý phải lập kế hoạch vì không thể tiến hành phân tích theo thời gian sự kiện mà lại không lập

kế hoạch và xem xét các phần ăn khớp với nhau nh thế nào Thứ hai, nó buộc mọi cấp trong tuyến lập kế hoạch về sự kiện mà họ phải chịu trách nhiệm Thứ

ba, nó tập trung sự chú ý vào những yếu tố trọng yếu có thể cần điều chỉnh Thứ t, nó làm cho loại hình kiểm tra dự báo có thể thực hiện đợc vì một chậm trễ sẽ ảnh hởng đến các sự kiện tiếp theo và có thể ảnh hởng tới toàn dự án trừ phi ngời quản trị có thể đuổi kịp thời gian bằng cách rút ngắn thời hạn của một hoạt động nào đó trong tơng lai Thứ năm, hệ thống mạng lới với các hệ thống con của nó cho phép hớng các báo cáo và sự khẩn trơng hoạt động vào đúng chỗ và đúng cấp trong cơ cấu tổ chức khi cần thiết

PERT cũng có những hạn chế nhất định Do tầm quan trọng đặc biệt của thời gian hoạt động đối với PERT nên sẽ không có lợi khi áp dụng nó cho một chơng trình không rõ ràng và không có đợc những đoán nhận có căn cứ về thời hạn PERT cũng không thực hành với cách lập kế hoạch về các sự kiện tuần hoàn, chẳng hạn nh vấn đề sản xuất hàng loạt Mặc dù nó vẫn có thể sử dụng đ-

ợc những việc kiểm tra liên tục, kỹ lỡng với dãy sự kiện lặp đi lặp lại là không cần thiết Một nhợc điểm lớn nữa của PERT dù nó chỉ chú trọng vào thời gian

mà không chú ý đến chi phí Và để giải quyết vấn đề này, từ PERT/thời gian, ngời ta đã phát triển PERT/chiphí

PERT/chi phí là phơng pháp áp dụng lôgic của PERT/thời gian với việc

đa các khoản chi phí cho hoạt động vào trong mạng lới Mặc dù điều này nh là một phép chuyển đổi dễ dàng nhng vẫn nảy sinh một số vấn đề phức tạp Thứ nhất, mạng lới PERT phải phản ánh đợc mọi hoạt động trong đó nảy sinh chi phí Đối với các dự án phức tạp, số các dự kiện nhiều tới mức việc tiến hành tính toán chi phí cho mọi hoạt động sẽ trở nên khó khăn và tốn kém Trong thực tế, các sự kiện đợc nhóm gộp lại dới dạng một số công việc trọn gói nhằm mục đích tổng hợp các chi phí Thứ hai, có những loại chi phí không có liên hệ trực tiếp với một hoạt động hay công việc trọn gói nào Chẳng hạn, chi phí quản lý toàn bộ dự án là chi phí bao trùm lên toàn bộ mạng lới Thứ ba, sự tiến triển của chơng trình dờng nh không giống nhau khi xét theo quỹ thời gian và theo quỹ chi phí

PERT/chi phí đã đóng góp đáng kể vào hiệu quả quản lý trong các tiếp cận theo phơng pháp PERT đối với công tác kế hoạch và kiểm tra Nhng đúng

là độ phức tạp của hệ thống PERT đã tăng lên nhiều và đó chính là nguyên nhân hạn chế khăn năng sử dụng của công vụ này trong thực tế

*Lập ngân quỹ theo chơng trình mục tiêu (Program Planning and Budgeting - PPB)

Lập ngân quỹ theo chơng trình mục tiêu là một phơng pháp tiếp cận mới

đối với việc lập ngân quỹ thoạt đầu đợc dùng trong hoạt động lập kế hoạch và kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nớc nhng hiện nay đã phổ cập rộng rãi cho mọi hệ thống Nó bao gồm việc gắn các ngân quỹ với việc hoàn thành một chơng trình mục tiêu nào đó và vì vậy nó trở thành phơng tiện đã tính toán một cách tỉ mỉ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành chơng trình

Trong quá trình thực hiện lập ngân quỹ theo chơng trình mục tiêu, cần chú ý một số điểm :

- Xác định rõ ràng hệ thống các chơng trình mục tiêu để thực hiện mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp trong giai đoạn kế hoạch cơ sở của lập ngân quỹ theo chơng trình

- Khắc phục mâu thuẫn giữa cách tiếp cận lập ngân quỹ theo chơng trình mục tiêu với cách lập ngân quỹ trên cơ sở chức năng truyền thống

* Các dụng cụ và phơng tiện kiểm tra

Ngoài các dụng cụ, phơng tiện kiểm tra thông thờng nh các hệ thống biểu mẫu, văn bản báo cáo, ngày nay trong các doanh nghiệp còn sử dụng những phơng tiện hiện đại nh: máy điện thoại, máy Fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ theo dõi đo lờng chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý, máy camera,

5 Quá trình kiểm tra.

5.1- Định nghĩa về quá trình kiểm tra.

Định nghĩa của Robert J.Mocklers phản ánh các yếu tố cần thiết của quá trình kiểm tra

"Kiểm tra trong quản lý là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lờng mức độ sai lệch và

thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã đợc sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu".

Định nghĩa đó chia quá trình kiểm tra làm ba giai đoạn đợc phản ánh trong hình 1.6

- Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phơng pháp đo lờng sự thực hiện

- Đo lờng và phân tích sự thực hiện

- Tiến hành điều chỉnh sự thực hiện hoặc các tiêu chuẩn

Sự thực hiện có phù cóhợp với các tiêu

chuẩn

Không

Hình 1.6 Các bớc của quá trình kiểm tra

5.2- Quá trình kiểm tra.

a) Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phơng pháp đo lờng sự thực hiện.

Xác định các tiêu chuẩn

và các phơng pháp đo lờng

sự thực hiện

Đo lờng sự thực hiện

Tiến hành điều chỉnh hay đánh giá

lại các tiêu chuẩn

Không cần

điều chỉnh

* Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra.

Tiêu chuẩn kiểm tra là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó

có thể đo lờng và đánh giá kết quả thực tế mà mong muốn của hoạt động

Thực chất của kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng, đánh giá, điều chỉnh sự thực hiện để đạt đợc các mục tiêu, kế hoạch của hệ thống do đó các mục tiêu, kế hoạch chính là các tiêu chuẩn đầu tiên của kiểm tra Tuy nhiên, do các kế hoạch có thể rất khác nhau do tính phức tạp của các hoạt động thực hiện

kế hoạch và do các nhà tiêu chuẩn đặc biệt sẽ đợc xây dựng tại những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra chiến lợc

* Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra

Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất đa dạng do tính chất đặc thù của các doanh nghiệp, các bộ phận, các lĩnh vực; do sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ cần đo lờng và do có vô vàn các kế hoạch, chơng trình phải tuân theo Mỗi mục tiêu, mục đích của các chơng trình, kế hoạch mỗi hoạt động của các chơng trình này, mỗi chính sách, thủ tục và mỗi ngân quỹ đều có thể trở thành những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện Tuy nhiên, trong thực tế các tiêu chuẩn có khuynh hớng thuộc về dạng các tiêu chuẩn định lợng và các tiêu chuẩn định tính

- Các tiêu chuẩn định lợng bao gồm:

+ Các mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thớc đo sự thành công của các kế hoạch Các mục đích, mục tiêu thờng đợc phát biểu cả dới dạng định tính và định lợng Tuy nhiên, một cách lý tởng, các mục tiêu kế hoạch cần đợc xác định một cách định lợng, bằng những chỉ tiêu cụ thể Điều này quan trọng bởi một số lý do Thứ nhất, những mục tiêu mang tính định tính nh: "Nâng cao chất lợng vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus" Chỉ là những từ ngữ trống rỗng khi các nhà quản lý bắt đầu tìm cách xác định rõ thế nào có nghĩa là "nâng cao", khi nào thực hiện mục tiêu đó và bằng cách nào Thứ hai, các mục tiêu đã đợc lợng hoá

nh "nâng cao chất lợng vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus bằng cách tiến hành những buổi ngoại khoá ngoài giờ cho lái phụ xe vào hàng tuần", giúp cán bộ kiểm tra dễ dàng đánh giá kết quả thực hiện Cuối cùng những mục tiêu

định lợng để truyền thông và chuyển thành các tiêu chuẩn đo lờng sự thực hiện

Sự dễ dàng cho công tác truyền thông giữ vai trò đặc biệt quan trọng với kiểm tra khi mà một số ngời chuyên làm công tác kế hoạch còn những ngời khác lại

đợc phân công làm công tác kiểm tra

+ Các tiêu chuẩn vật lý: liên quan tới việc đo lờng phi tiền tệ và thờng là những tiêu chuẩn ở cấp tác nghiệp nơi mà các vật liệu đợc dùng, sức lao động

đợc sử dụng, các dịch vụ đợc thuê và các sản phẩm đợc sản xuất Chúng có thể phản ánh số lợng nh: số giờ lao động cho một đơn vị sản phẩm, số thời gian xe Bus đi trên đờng,

+ Các tiêu chuẩn chi phí liên quan tới việc đo lờng bằng tiền tệ và cũng giống các tiêu chuẩn vật lý chúng thờng là những tiêu chuẩn ở mức tác nghiệp Các tiêu chuẩn chi phí là những thớc đo đợc sử dụng rộng rãi chi phí trực tiếp

và gián tiếp cho một đơn vị sản phẩm, chi phí lao động cho một đơn vị sản phẩm hoặc một giờ hoạt động nh: số nguyên liệu tiêu hao trên 1 km đờng vận chuyển bằng xe Bus,

+ Các tiêu chuẩn về vốn là các tiêu chuẩn sinh ra từ việc áp dụng các số

đo bằng tiền vào các hạng mục vật chất Các tiêu chuẩn này là cơ số đo lờng sự thực hiện vốn đầu t trong doanh nghiệp

+ Các tiêu chuẩn thu nhập nảy sinh từ việc gán giá trị tiền tề vào lợng hàng bán ra Chúng có thể gồm các tiêu chuẩn: khoản thu trên một km xe Bus chở khách, số tiền trên một tấn thép bán đợc,

+ Các tiêu chuẩn về chơng trình là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các chơng trình mục tiêu nh: chơng trình phát triển sản phẩm mới, chơng trình cải tiến chất liợng sản phẩm, Ngoài những mục tiêu và mục đích có thể xác định ngời ta có thể dùng các chỉ tiêu thời hạn, chi phí thực hiện chơng trình theo thời gian

- Các tiêu chuẩn định tính

Có nhiều tiêu chuẩn định tính tồn tại trong hệ thống đó là những tiêu chuẩn không đo lờng bằng các số đo vật lý hoặc tiền tệ Những tiêu chuẩn định tính tồn tại một phần vì vẫn cha có những nghiên cứu thích hợp xem cái gì tạo

ra đợc kết quả mong muốn của các bộ phận, phân hệ, con ngời trong tổ chức Nhng lý do quan trọng hơn là khi mọi quan hệ con ngời đợc tính vào kết quả thực hiện thì việc đo lờng cái gì là "tốt", là "có hiệu quả" sẽ rất khó khăn Mặc

dù đã đợc sự trợ giúp đắc lực của các phơng pháp đo lờng trong tâm lý học và xã hội học, các nhà kiểm tra trong quản lý vẫn phải tiếp tục dựa trên các tiêu chuẩn định tính, dựa trên sự nhận xét, sự thử nghiệm và thậm chí có lúc phải dựa trên cảm tính thuần tuý khi đánh giá các hoạt động có tính đến mối liên hệ con ngời

Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, cần chú ý tới một số yêu cầu:

- Số lợng các tiêu chuẩn kiểm tra cần đợc hạn chế ở mức tối thiểu.

- Có sự tham gia rộng rãi của những ngời thực hiện trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chính họ

- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con ngời trong doanh nghiệp

b) Đo lờng và đánh giá sự thực hiện.

* Đo lờng sự thực hiện

Việc đo lờng đợc tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các

điểm kiểm tra chiến lợc (các điểm thiết yếu) trên cơ sở các tiêu chuẩn đã đợc xác định Để rút ra đợc những kết luận đúng đắn về các kết quả thực hiện và nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lờng đợc lặp đi lặp lại Tần số của sự

đo lờng phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra Tuy nhiên, một nhà quản lý thờng không cho phép thời gian dài giữa các lần kiểm tra Ngoài việc đo lờng kết quả thực tế của các hoạt động ngời ta còn cố gắng dự báo kết quả đang mong đợi để đối chiếu với các tiêu chuẩn và từ đó có đợc biện pháp sửa chữa kịp thời

* Đánh giá sự thực hiện

Thực chất của công việc này là xem xét sự phù hợp của các kết quả đo ờng so với các tiêu chuẩn Nếu sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, nhà quản lý có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần

l-sự điều chỉnh Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì l-sự điều chỉnh sẽ có thể là cần thiết Lúc này phải tiến hành phân tích nguyên nhân của

sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của hệ thống để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng đợc một chơng trình điều chỉnh có hiệu quả

Nếu các tiêu chuẩn đợc vạch ra một cách thích hợp và nếu các phơng tiện

đo lờng có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc

đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tơng lai là việc tơng đối dễ dàng., Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều hoạt động khó xác định các tiêu chuẩn chính xác

và có nhiều hoạt động rất khó đo lờng và dự báo sự thực hiện

c) Điều chỉnh sự thực hiện.

Bớc này cần thiết nếu có sự sai lệch của kết quả thực tế so với các tiêu chuẩn và qua phân tích thấy rằng cần phải tiến hành điều chỉnh

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa kết quả thực hiện so với mục tiêu kế hoạch.

Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết

- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu

- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh

- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

- Tuỳ theo điều kiện mà kết hợp các phơng pháp điều chỉnh cho hợp lý

Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chơng trình

điều chỉnh trong đó trả lời các câu hỏi: Mục tiêu điều chỉnh? nội dung điều chỉnh? Ai tiến hành điều chỉnh? Sử dụng những biện pháp, công cụ nào để điều chỉnh? Thời gian điều chỉnh?, Nh vậy, quyết định điều chỉnh cũng là một dạng quyết định thờng xuyên xảy ra trong quản lý Đôi khi chỉ một quyết định

điều chỉnh nhỏ những kịp thời có thể đem đến cho quản lý có hiệu quả cao

Quá trình điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của đối tợng quản lý Chẳng hạn có thể điều chỉnh sai lệch thông qua chức năng tổ chức nh phân công lại công việc làm rõ lại nhiệm vụ của cấp dới, biên chế thêm cán bộ, tăng cờng công tác huấn luyện, bồi dỡng cho nhân viên; đình chỉ, cách chức những ngời có sai phạm nghiêm trọng, Mặt khác sự kiểm tra cũng có thể chỉ ra rằng các mục tiêu, kế hoạch, tiêu chuẩn không còn phù hợp với điều kiện của hệ thống và môi trờng Trong trờng hợp này điều chỉnh dẫn

đến sự sửa đổi các mục tiêu, kế hoạch, tiêu chuẩn chứ không phải là sự thay

đổi các hoạt động

Hình 1.6 Còn thể hiện một khía cạnh quan trọng rằng kiểm tra là một quá trình liên tục và cách tốt nhất là dự báo đợc những sai lệch để đề phòng chứ không phải chỉ là xác định và sửa chữa những sai lệch đã xảy ra

II- Hệ thống kiểm tra đối với mạng lới giao thông công cộng đô thị

1 Tổng quan về giao thông công cộng đô thị và mạng lới xe Bus.

1.1- Một số khái niệm cơ bản.

Chúng ta đã biết, vật chất muốn tồn tại và phát triển phải luôn ở trạng thái vận động Điều này đúng cho thế giới vĩ mô, vi mô, trong cả lĩnh vực tự nhiên và xã hội Con ngời cũng không nằm ngoài quy luật đó Để tồn tại và phát triển con ngời đều cần phải hoạt động Các hoạt động xã hội loài ngời hết sức phong phú và đa dạng, song nhìn một cách tổng quát, có thể phân thành hai loại hoạt động cơ bản: một là hoạt động sản xuất - đó là quá trình sử dụng lao

động sống và lao động vật hoá để tạo ra của cải vật chất và các giá trị sử dụng mới; Hai là, hoạt động tiêu dùng - đó là quá trình sử dụng của cải vật chất và giá trị sử dụng đã đợc tạo ra nhằm đáp ứng yêu cầu tái sản xuất sức lao động, thoả mãn các nhu cầu vật chất và văn hoá ngày càng tăng Song cho dù với t cách là ngời sản xuất hay là ngời tiêu dùng thì tất cả mọi ngời đều có những nhu cầu cơ bản giống nhau về ăn, mặc, ở và đi lại Sự đi lại cũng thực chất là một hình thức vận động của con ngời Nh vậy, có thể nói rằng nhu cầu đi lại là nhu cầu tối quan trọng đối với xã hội loài ngời Điều đó cũng đồng nghĩa với nói rằng giao thông là một yếu tố quan trọng trong xã hội Nó trớc hết nhằm

đảm bảo sự sống, sâu xa hơn là phục vụ các mục tiêu sản xuất và tái sản xuất sức lao động, hoàn chỉnh dây chuyền sản xuất ra của cải vật chất cho toàn xã hội

Theo nghĩa chung nhất, giao thông đô thị đợc hiểu là tập hợp các công trình, đờng sá và các phơng tiện khác nhau nhằm đảm bảo sự liên hệ giữa các khu vực trong đô thị

Có thể nói một cách cụ thể hơn là: Giao thông đô thị là hạ tầng cơ sở của xã hội, bao gồm các công trình kiến trúc, đờng sá, bến bãi, các phơng tiện vận tải nhằm đảm bảo sự giao lu của hành khách giữa các khu vực trong thành phố với nhau và trong nội bộ vùng nh: giữa các trung tâm thơng mại, các khu du lịch, các khu vui chơi, giải trí

Giao thông đô thị là một hệ thống gồm nhiều phân hệ khác nhau Cụ thể là: giao thông vận tải, hành khách công cộng, giao thông cá nhân và giao thông vận tải hàng hoá Tất cả các bộ phận ấy có mối quan hệ chặt chẽ và sự tác động lẫn nhau Trong đề tài này, chúng ta chỉ tập trung xem xét một bộ phận đó là

hệ thống giao thông vận tải hành khách công cộng gọi tắt là hệ thống giao thông công cộng

Nh vậy, giao thông công cộng đô thị đó là một bộ phận của hệ thống giao thông đô thị nói chung có chức năng phục vụ sự đi lại của ngời dân trong thành phố dới hình thức công cộng

Xét về mặt cơ cấu thì hệ thống giao thông công cộng đô thị bao gồm 3

bộ phận là: phân hệ giao thông động, phân hệ giao thông tĩnh và hệ thống các phơng tiện vận tải công cộng

- Phân hệ giao thông động đó là hệ thống đờng sá và các công trình kiến trúc trên đờng để đảm bảo sự đi lại của các phơng tiện vận tải công cộng

- Phân hệ giao thông tĩnh là hệ thống các khu vực cho phơng tiện đỗ và dừng Hệ thống này gao gồm: hệ thống các điểm dừng đỗ, các bến đầu cuối, các điểm trung chuyển

- Yếu tố cơ bản thứ ba đó chính là hệ thống phơng tiện vận tải công cộng Hai yếu tố trên sẽ hoàn toàn vô nghĩa khi chúng ta không có đợc một hệ thống phơng tiện đầy đủ Trong hệ thống giao thông đô thị nói chung và giao thông công cộng nói riêng, phơng tiện luôn là khâu trung tâm để từ đó xác định những yếu tố tiếp theo nh đờng sá, việc cung cấp nhiên liệu, năng lợng, việc bảo dỡng sửa chữa và công tác tổ chức quản lý

Tuy nhiên, các bộ phận này mới chỉ là phần xác của hệ thống giao thông công cộng đô thị Phần hồn của nó chính là các hoạt động vận tải hành khách công cộng

Trớc đây, vận tải hành khách công cộng đợc hiểu là loại hình vận tải do Nhà nớc quản lý có chức năng đơn giản là cung ứng dịch vụ đi lại của hành khách trong thành phố Hiện nay có rất nhiều quan điểm về vận tải hành khách công cộng Điều này chứng tỏ sự phức tạp của vấn đề, có quan điểm cho rằng: vận tải hành khách công cộng là tập hợp các phơng thức vận tải quốc doanh thực hiện chức năng vận chuyển, phục vụ sự đi lại của ngời dân trong thành phố Quan điểm khác lại cho rằng vận tải hành khách công cộng là tập thợp các phơng thức vận tải phục vụ đám đông có nhu cầu đi lại trong thành phố Nhng cũng có quan điểm cho rằng đó là một hoạt động mà trong đó sự vận chuyển đ-

ợc cung cấp cho hành khách để thu tiền bằng những phơng tiện vận tải không phải của họ Nh vậy tuỳ theo từng quan điểm, từng mục tiêu nghiên cứu mà mỗi ngời sẽ nhìn nhận dới góc độ khác nhau Tuy nhiên, cho dù nó đợc quan niệm nh thế nào đi chăng nữa thì vận tải hành khách công cộng đều có chức năng cơ bản là phục vụ sự đi lại của ngời dân trong thành phố

ở nớc ta, theo quy định của Cục đờng bộ (Bộ Giao thông vận tải) thì vận tải hành khách công cộng là tập hợp các phơng thức, phơng tiệnvận tải để vận chuyển hành khách đi lại trong thành phố ở cự ly nhỏ hơn 50 km và có sức chứa lớn hơn 8 hành khách

1.2- Mạng lới xe Bus và vai trò của nó trong hệ thống giao thông công cộng.

ở các thành phố hiện đại trên thế giới, phơng tiện vận tải hành khách công cộng rất đa dạng và phong phú Nếu xét một cách tổng thể, có thể phân

hệ thống giao thông đô thị thành 6 nhóm:

- Hệ thống ô tô Bus công cộng (Bus system transit)

- Hệ thống xe điện bánh hơi (Trollye bus)

- Taxi công cộng (kể cả minibus)

- Hệ thống vận tải khối lợng lớn (MassTransit System - MTS), MTS gồm:

xe điện bánh sắt (Tran Way), hệ thống tiền mêtrô (Premetro), xe điện ngầm (Subway - Underground) và tàu ngoại thành (Sububan - rail - transit)

- Hệ thống phơng tiện đặc biệt (Cabin tự chạy, mônôray, xe cao tốc trên

đệm từ tính, )

- Hệ thống xe cá nhân (ôtô con, xe máy, xe đạp, )

Tuy nhiên, đối với các thành phố có quy mô nhỏ và nhất là các thành phố của các nớc đang phát triển thì có thể thấy loại hình xe Bus chiếm một vị trí quan trọng

Xe Bus là một trong những lực lợng chính để vận chuyển hành khách đi lại trong thành phố Nó có thể phục vụ hành khác ở nhiều điểm do tính linh hoạt và cơ động cao hơn so với các phơng thức vận tải khác Đặc biệt là đối với các thành phố có mật độ dân c tập trung lớn, đang phát triển, khả năng đầu t cho giao thông còn hạn chế, thì xe Bus thực sự trở thành đối tợng chính để lựa chọn Bên cạnh đó xe Bus rất phù hợp với các thành phố vừa mang tính chất cổ, vừa mang tích chất mới Ngoài ra, xe Bus là phơng thức tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất trong điều kiện cờng độ luồng hành khách có công suất lớn theo thời gian và không gian Bởi vì trong giờ cao điểm luồng hành khách có công suất lớn nhng với năng suất vận chuyển xe khá cao thì cũng đáp ứng đợc, ngợc lại trong giờ bình thờng với công suất luồng hành khách trung bình và nhỏ thì xe Bus cũng có thể thích nghi một cách tơng đối bằng cách rút ngắn tần suất chạy xe

Trong hệ thống các phơng thức vận tải hành khách công cộng trong thành phố thì ô tô Bus có vai trò trung gian trong việc chuyển đổi từ phơng thức vận chuyển này sang phơng thức vận chuyển khác Nh vậy, ô tô Bus là ph-

ơng tiện dùng để phủ kín mạng lới vận tải hành khách công cộng trong thành

phố Đây cũng chính là những u điểm của loại hình xe Bus Những u điểm này

là một yếu tố quan trọng khiến cho xe Bus phát triển

2 Hệ thống kiểm tra, giám sát đối với mạng lới xe Bus.

2.1- Khái niệm về kiểm tra, giám sát đối với mạng lới xe Bus.

Đó là quá trình dựa vào hệ thống thông tin chính thức và phi chính thức

để xem xét quá trình tổ chức và điều hành mạng lới xe Bus đợc thực hiện đến

đâu, kết quả ra sao so với mục tiêu đặt ra trong khi lập kế hoạch Đồng thời để biết thái độ của ngời dân đối với phơng án phát triển mạng lới xe Bus nh thế nào Cũng từ quá trình kiểm tra đó mà chủ thể quản lý phát hiện ra những vấn

đề, các sai lệch để điều chỉnh giúp cho hoạt động của mạng lới xe Bus đợc hiệu quả hơn, hoàn thiện hơn

Nội dung kiểm tra bao gồm:

- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch vận tải hành khách công cộng có thể theo từng quý, năm, theo tuyến đờng, loại xe và hình thức phục vụ,

- Kiểm tra chất lợng phục vụ hành khách trên các tuyến về giờ giấc, số tuyến, giá vé và thái độ phục vụ,

- Kiểm tra các chứng từ ghi chép ban đầu về vận tải của các đơn vị vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus Mặt khác, còn phải kiểm tra, giám sát ngay cả đối với các lái xe, các nhân viên trong khi thực hiện nhiệm vụ

Nh vậy, kiểm tra là chức năng không thể thiếu trong công tác quản lý mạng lới xe Bus Nó chính là một nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều mặt, khẳng định sự đúng, sai, sự phù hợp hay không phù hợp của mục tiêu, phát hiện các vấn đề trong hoạch định, tổ chức và điều hành,

2.2- Đặc điểm của hoạt dộng vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus.

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về hệ thống giao thông công cộng nói chung và mạng lới xe Bus nói riêng Với tuỳ từng mục đích nghiên cứu khác nhau mà ngời ta xem xét nó dới những góc độ khác nhau và do đó sẽ xem xét

đặc điểm của chúng theo những cách khác nhau Tuy nhiên, có thể đa ra một

số đặc điểm chung của hoạt động vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus

mà nó ảnh hởng tới công tác kiểm tra và giám sát

Thứ nhất, xét về mặt kỹ thuật hoạt động vận tải hành khách công cộng có công suất luồng hành khách lớn, mật độ di chuyển cao, luồng hành khách có sự

biến động lớn theo giờ trong ngày và theo chặng Chính đặc điểm này dẫn tới vấn đề về sự không phù hợp giữa cung và cầu Mức cung ở đây khá cố định (mặc dù có thể lớn) song cầu lại thay đổi thờng xuyên trong từng ngày (nhu cầu tăng lên vào những giờ cao điểm) Mặt khác do phụ thuộc rất nhiều vào quỹ đất nên hoạt động vận tải hành khách công cộng chỉ có thể trên cự ly ngắn với những tuyến đờng cố định, các điểm đỗ trên tuyến các bến đậu, bến cuối là

cố định

Thứ hai, hoạt động vận tải hành khách công cộng mang tính xã hội hoá cao và đầu t vào giao thông công cộng là cung ứng cho xã hội một sản phẩm dịch vụ công cộng với lợng vốn đầu t lớn và thời gian thu hồi vốn lâu

Dới góc độ nó là một sản phẩm công cộng cho nên giá vé luôn thấp hơn giá thành, không mang lại lợi ích tài chính cho các nhà đầu t Nói điều này bởi vì chi phí đầu t cho hoạt động này là rất lơn, nếu tính giá vé sao cho nhà đầu t

đạt hiệu quả kinh tế của họ thì mọi ngời sẽ không sử dụng loại hình này bởi chi phí quá cao và nh vậy thì lợi ích xã hội sẽ bị thiệt hại do những tổn thất về môi trờng, về trật tự an toàn độ thị, Chính vì thế mà giao thông công cộng luôn

đòi hỏi có sự khuyến khích trong đầu t và thờng đợc do Nhà nớc quyết định Tuy nhiên, nói nh thế không có nghĩa rằng việc cung cấp này nhất thiết phải do các xí nghiệp quốc doanh đảm nhận Vấn đề cơ bản là ở chỗ Nhà nớc là ngời quyết định xem nên phát triển loại hình gì, quy mô ra sao vì những quyết

định này sẽ ảnh hởng đến lợi ích của tất cả các nhóm dân c khác nhau trong cộng đồng đô thị

Dới góc độ là một dịch vụ thì điều cần nói tới đầu tiên đó là chất lợng dịch vụ Có ngời đã nói rằng "chất lợng là quan toà của sự việc" "Chất lợng" ở

đây là một khái niệm tơng đối, nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh yếu tố tự nhiên, kỹ thuật, môi trờng và cả thói quen của từng ngời Tuy nhiên, có thể đa

ra nhận thức tổng quát về chất lợng dịch vụ của vận tải hành khách công cộng

là tổng thể những đặc điểm, đặc trng của sản phẩm dịch vụ, đợc biểu hiện bằng

hệ thống các chỉ tiêu kinh tế, xã hội và thông qua mức độ thoả mãn của hành khách khi sử dụng phơng tiện Nó bao gồm hai phần: Phần lợng hoá đợc nh:

đảm bảo đúng giờ, chi phí bằng tiền cho chuyến đi Phần không lợng hoá đợc nh: múc độ thoải mái của hành khách, mức độ tiện lợi khi sử dụng phơng tiện

Vấn đề chất lợng dịch vụ luôn là mối quan tâm đầu tiên đối với cả hành khách và các nhà cung cấp dịch vụ

- Quan điểm của hành khách cho rằng: Chất lợng dịch vụ của giao thông công cộng là sự thoả mãn đồng thời các nhu cầu mong muốn khi sử dụng ph-

ơng tiện trong điều kiện có hạn về khả năng thanh toán, chi phí thời gian và

thói quen Nói chung hành khách khi sử dụng phơng tiện mong muốn đợc thoả mãn tối u nhu cầu đi lại của mình trên cơ sở thói quen, khả năng chi phí tiền và thời gian giành cho chuyến đi Tuy nhiên, không có một tiêu chí rõ ràng nào để

đánh giá chất lợng của giao thông công cộng mà nó phụ thuộc vào đối tợng hành khách sử dụng và mục đích sử dụng

- Còn đối với các nhà tổ chức quản lý và đầu t thì tồn tại nhiều quan điểm khác nhau Có quan điểm cho rằng chất lợng dịch vụ chỉ đợc quan tâm trong thời gian hành khách sử dụng phơng tiện đi lại trên đờng Nhng cũng có quan

điểm khác cho rằng chất lợng đó không chỉ đợc xác định trong thời gian hành khách sử dụng phơng tiện mà còn liên quan đến toàn bộ quá trình ngay từ khi xuất hiện nhu cầu đi lại cho đến cả thái độ của khách hàng sau khi sử dụng ph-

ơng tiện

Thứ ba, hoạt động vận tải hành khách công cộng có quá trình sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời nên không có sản phẩm nhập kho Ngoài ra, nó còn

có đặc điểm là không gian sản xuất rộng và phân tán

Những đặc điểm nêu trên vừa chi phối quá trình xây dựng, tổ chức và quản lý giao thông công cộng, vừa quyết định đến vai trò quan trọng của nó

đối với nền kinh tế quốc dân Điều này cũng lý giải vì sao mà phát triển giao thông vận tải phải đi trớc một bớc - một quy luật chung đối với tất cả các nớc trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội

2.3- Bộ máy kiểm tra, giám sát đối với hệ thống giao thông công cộng.

Hiện nay có ba mô hình tổ chức quản lý cơ bản, trong mỗi mô hình thì tồn tại một chủ thể kiểm tra khác nhau

a) Mô hình độc quyền Nhà nớc.

Mọi hoạt động đều do thành phần Nhà nớc quyết định, sở hữu và điều hành, trong đó Nhà nớc cung cấp và sản xuất hoàn toàn ở mô hình này, Nhà nớc sẽ giao việc thực hiện hoạt động vận tải hành khách công cộng cho một doanh nghiệp Nhà nớc và nó sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về công tác lập kế hoạch, tổ chức điều hành và kiểm tra, điều chỉnh

cho thuê xe Bus sẽ quy định các tiêu chuẩn chất lợng phục vụ, tuyến hoạt động

và khung giá dịch vụ cho phép

Công ty cho thuê xe Bus có quyền kiểm tra dịch vụ xe Bus theo định kỳ

và không định kỳ, xử phạt thật nghiêm các trờng hợp vi phạm

c) Mô hình tổ chức quản lý hỗn hợp.

Theo mô hình này, giữa Nhà nớc và các đơn vị có những cấp quản lý và

điều hành trung gian

Ghi chú: Kiểm tra là một chức năng của quản lý

 Mối quan hệ chỉ huy

- Mối quan hệ chức năng

Đây là một mô hình hợp lý, tối u Nó đã và đang đợc nhiều nớc vận dụng Đặc điểm lớn nhất của mô hình này là nhất thiết phải có một cơ quan quản lý Nhà nớc chịu trách nhiệm chung về vận tải hành khách công cộng của thành phố Theo mô hình này chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đợc thể hiện ở các điểm sau:

Bộ phận

điều hành và kiểm tra bến bãi

Bộ phận quản lý phơng tiện

Bộ phận quản lý giá vé

Các đơn vị tham gia vận tải hành khách công cộng

Thứ nhất, chính quyền địa phơng là đơn vị chủ quản có chức năng lập các chiến lợc và các quy hoạch cho sự phát triển mạng lới xe Bus Xây dựng các cơ chế và chính sách phát triển vận tải hành khách công cộng Đồng thời

đây cũng là đơn vị có trách nhiệm giao kế hoạch vận chuyển, thời gian biểu chạy xe, chất lợng phục vụ trên tuyến cho các đơn vị tham gia thông qua Trung tâm quản lý và điều hành

Thứ hai là trung tâm quản lý và điều hành Theo mô hình này, Trung tâm quản lý và điều hành là một đơn vị , một mặt thực hiện việc giao và quản lý các doanh nghiệp trong khi thực hiện nhiệm vụ theo quy định, mặt khác nó thực hiện vai trò điều phối toàn bộ các lực lợng trên toàn hệ thống giúp cho mạng l-

ới hoạt động đợc liên tục và thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động vận chuyển hành khách Nh vậy, Trung tâm điều hành vừa làm một phần chức năng quản lý Nhà nớc (kiểm tra, giám sát) vừa làm chức năng điều hành chủ yếu thay vì cho doanh nghiệp làm riêng rẽ Đối với các trung tâm điều hành ở nhiều nớc đã có những hình mẫu chứng minh cho sự tiện lợi và tính hiệu quả của các tổ chức đó Để có thể có đợc kết quả tốt thì điều quan trọng khi thành lập trung tâm là xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nó Về lý thuyết có thể đa ra một số nhiệm vụ của trung tâm là:

- Soạn thảo và kế hoạch thống nhất về tuyến và phơng thức phục vụ, một thời gian biểu chạy xe thống nhất về giá cả và chuyên chở, thông tin cho khách hàng

- Soạn thảo, phối hợp và vận dụng một số phơng thức phân chia thu nhập, thực hiện và kiểm tra việc phân chia thu nhập

- Phân phối các nhiệm vụ vận tải hành khách công cộng trong khu vực trách nhiệm

- Xây dựng kế hoạch đầu t, tài chính phù hợp với các cơ quan hữu quan

- Soạn thảo các tiêu chuẩn thống nhất cho hệ thống hớng dẫn thông tin và dịch vụ trong khu vực chịu trách nhiệm

- Ký kết các hợp đồng về hợp tác vận tải và các hợp đồng khác với các doanh nghiệp tham gia vận tải hành khách công cộng

Nh vậy, Trung tâm quản lý và điều hành không thay thì các cơ quan quản

lý lãnh thổ, quản lý Nhà nớc cũng không thay thế các doanh nghiệp, mà nó là