Bài giảng concepts in enterprise resource planning (2nd edition) chương 7 mô hình hóa quy trình, cải tiến qui trình, và triển khai ERP

Concepts in Enterprise Resource Planning 2nd Edition Chương Mô hình Hóa Quy Trình, Cải Tiến Qui Trình, Triển khai ERP Mục Tiêu • Sử dụng kỹ thuật lưu đồ để biểu diễn quy trình kinh doanh • Khai thác biểu đồ Event Processing Chain (EPC) qua quy trình kinh doanh • Ước lượng giá trị gia tăng qua bước quy trình kinh doanh • Triển khai đề xuất cải tiến quy trình • Thảo luận vấn đề việc quản lý thực dự án ERP • Mô tả số công cụ sử dụng việc quản lý thực dự án ERP Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Mô hình Hóa Quy trình • Quy trình kinh doanh phức tạp, đòi hỏi người có nhiều kỹ khác khả làm việc nhóm • Quy trình không đạt hiệu hiệu suất cao, trừ khi: • Chúng xác định rõ ràng • Mỗi cá nhân huấn luyện đầy đủ ứng với vai trò khác họ • Mỗi cá nhân phải hiểu làm để thể vai trò họ tổng thể quy trình • Các công cụ Mô hình hóa Qui trình lưu đồ đồ quy trình cung cấp cách thức mô tả quy trình kinh doanh để người tham gia qui trình hiểu Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Lưu đồ Hóa Quy trình • Lưu đồ mô hình quy trình đơn giản • Khởi nguồn từ lập trình viên máy tính nhà toán học • Lưu đồ rõ ràng, thể qui trình từ đầu đến cuối thông qua hệ thống kí hiệu hình ảnh • Lưu đồ áp dụng việc mô tả quy trình kinh doanh từ năm 1960 • Lập đồ quy trình việc áp dụng lưu đồ riêng biệt vào quy trình kinh doanh • Một loạt biểu tượng sử dụng, có kí hiệu hình ảnh cần thiết để lập đổ quy trình Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Ranh giới (khởi đầu/kết thúc quy trình) Hoạt động Quyết định Hướng Logic Kết nối Hình 7.1 Các biểu tượng sơ đồ khối Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Quy trình Báo cáo Chi phí Fitter Snacker • Xác định ranh giới quy trình quan trọng để quản lý công việc lập đồ quy trình để đảm bảo tất nỗ lực tập trung mức • Đối với quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker đáng xem xét, quy trình bắt đầu sau tất chi phí phát sinh kết thúc người lao động nhận khoản hoàn lại • Quy trình không bao gồm: • Xem xét Tiền tạm ứng thẻ tín dụng • Quy trình đặt phòng • Các hãng hàng không khách sạn ưu chuộng • Chính sách thuê xe (loại xe, bảo hiểm, nhiên liệu) Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Đã Phát sinh Chi phí Nhân viên Hoàn tất Báo cáo Chi phí Nhân viên Sao báo cáo biên nhận Nhân viên Đính kèm biên nhận cho tất chi phí > $25 Nhân viên gửi báo cáo chi phí đến Giám đốc Bán hàng Giám đốc Bán Hàng Xem lại Báo cáo Báo cáo Chi phí Được duyệt ? Có Nhân viên điều chỉnh Báo cáo Chi phí Giám đốc Bán Hàng trả báo cáo nhân viên Không Giám đốc bán hàng gửi Báo cáo Chi phí đến văn phòng công ty Hình 7.2 Một phần đồ quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Mở rộng Bản đồ Quy trình • Mô hình có Cấp bậc trình mô tả quy trình nhiều chi tiết • Với quy trình phức tạp, thường bắt đầu với mô tả quy trình tổng quát, sau qua nhiều bước khác với nhiều chi tiết • Việc phát triển lưu đồ biểu đồ hàng dọc hữu dụng để thể rõ trách nhiệm nhiệm vụ người tổ chức quy trình Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Expenses Incurred Employee Completes Expense Report Expenses Incurred Employee copies report and reciepts Employee Prepares Expense Report Employee modifies expense report Sales Manager Reviews Report Expense Report Approved ? No Sales Manager mails report back to employee Yes Sales Manager mails expense report to corporate office No Employee attaches receipts for all expenses > $25 Employee mails expense report to Sales Manager Sales Manager Reviews Report Employee modifies expense report Expense Report Approved ? Sales Manager mails report back to employee Yes Sales Manager mails expense report to corporate office Hình 7.3 Mô hình có Cấp bậc Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition No Sales Person Sales Manager AP Clerk Auditor Expenses Incurred Employee Completes Expense Report Employee copies report and reciepts Employee attaches receipts for all expenses > $25 Employee mails expense report to Sales Manager Employee modifies expense report Sales Manager Reviews Report Expense Report Approved ? Yes No Sales Manager mails report back to employee Sales Manager mails expense report to corporate office Hình 7.4 Deployment, or swimlane, flowcharting Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 10 Hê ê thống ERP Chi phí Lợi ích • Chi phí quyền: Hầu hết công ty thu phí thường niên dựa số lượng người dùng • Chi phí tư vấn: Triển khai ERP đòi hỏi tư vấn viên có kinh nghiêêm kinh nghiêêm phạm vi rôêng • Thời gian thành viên nhóm dự án: Những người chủ chốt phải tham gia vào triển khai dự án ERP để đảm bảo tư vấn viên hiểu yêu cầu từ công ty • Huấn luyêên nhân viên: Thành viên nhóm dự án cần tào tạo sâu phần mềm, tất nhân viên cần huấn luyêên đêê làm việc với hệ thống • Mất suất: Đừng bâên tâm viêêc triển khai hiêêu nào, suất giảm suốt tuần môêt tháng sau triển khai xong dự án Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 39 Hê ê thống ERP Chi phí Lợi ích • Các công ty cần xác định môêt lợi ích tài đáng kể từ hêê thống ERP mang đến để biêên minh cho số tiền chi cho • Cách để công ty tiết kiêêm tiền với hêê thống ERP sử dụng hiêêu hiêêu suất cho quy trình kinh doanh công ty • Nó cho phép công ty “tái tạo” hêê thống thông tin cũ SAP thông qua viêêc điều chỉnh lâêp trình ABAP, thay áp dụng “best practices” Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 40 Quản lý Thay đổi viê êc Triển khai • Thách thức triển khai ERP quản lý người, công nghêê • Quy trình hiêêu đòi hỏi người tham gia • Môêt số nhân viên không cần thiết sau triển khai • Là môêt nhiêêm vụ đầy thách thức yêu cầu nhân viên tham gia vào triển khai quy trình phần mềm mà không làm thay đổi hoạt đôêng họ hàng ngày, loại bỏ công viêêc họ • Quản lý khía cạnh hành vi người thay đổi tổ chức gọi Quản lý Thay đổi Tổ chức (Organizational Change Management) • Con người không nghĩ họ thay đổi, họ nghĩ bị thay đổi Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 41 Công cụ Triển khai • SAP cung cấp Solution Manager giúp quản lý triển khai dự án • Trong Solution Manager, R/3 Implementation Project thể hiêên giai đoạn phát triển • Chuẩn bị Dự án (15 đến 20 ngày) • Kế hoạch Kinh doanh Chi tiết (25 đến 40 ngày) • Thực hiêên (55 đến 80 ngày) • Chuẩn bị Hoàn tất (35 đến 55 ngày) • Đưa vào Sử dụng (Go Live) Hỗ trợ (20 đến 24 ngày) Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 42 Solution Manager • Giai đoạn Chuẩn bị Dự án • Nhiêêm vụ bao gồm tổ chức đôêi ngũ kỹ thuâêt • Xác định hêê thống hạ tầng (máy chủ mạng) • Chọn đối tác cung cấp phần cứng CSDL • Xác định phạm vi dự án—dự án cần hỗ trợ để hoàn thành • Phạm vi phát sinh—phần mở rôêng dự án không nằm kế hoạch—Có lý đáng để vượt thời gian ngân sách Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 43 Solution Manager • Giai đoạn Kế hoạch Kinh doanh Chi tiết • Vạch kế hoạch kinh doanh, với chi tiết phương pháp công ty dự định vâên hành công viêêc kinh doanh với hêê thống SAP R/3 • Lâêp đồ quy trình quan trọng giai đoạn kế hoạch kinh doanh • Kế hoạch kinh doanh dẫn đường chuyên gia tư vấn thành viên nhóm dự án viêêc cấu hình hêê thống SAP R/3 • Trong suốt giai đoạn này, thành viên nhóm kỹ thuâêt phải xác định làm để chuyển tải liêêu từ hêê thống tài nguyên công ty Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 44 Solution Manager • Giai đoạn Thực hiêên • Thành viên nhóm dự án làm viêêc với chuyên gia tư vấn để cấu hình phần mềm SAP R/3 thiết kế hêê thống • Nhà phát triển tạo ra: • Chương trình ABAP riêng biêêt • Kết nối tới hêê thống tài nguyên • Tích hợp với gói phần mềm hãng khác Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 45 Solution Manager • Giai đoạn chuẩn bị hoàn tất • Thử nghiêêm hêê thống xuyên suốt trình kinh doanh quan trọng • Thiết lâêp bôê phâên hỗ trợ (help desk) cho người dùng cuối • Thiết lâêp hêê thống sản xuất (production) chuyển tải liêêu từ hêê thống tài nguyên • Tiến hành đào tạo cho người dùng cuối • Định ngày Đưa vào Sử dụng • Khi kết dự án vượt qua thời gian ngân sách, thường Thử nghiêêm Đào tạo tất bị cắt bỏ • Cắt bỏ Thử nghiêêm Đào tạo dẫn đến thảm họa Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 46 Solution Manager • Giai đoạn Đưa vào Sử dụng • Công ty bắt đầu sử dụng hêê thống SAP • Ngày Đưa vào Sử dụng cần xếp giai đoạn kinh doanh châêm • Chọn nhân viên hỗ trợ phù hợp quan trọng, hầu hết câu hỏi xuất hiêên môêt vài tuần đầu vâên hành • Thành viên dự án chuyên gia tư vấn cần xếp lịch làm viêêc với nhân viên hỗ trợ suốt thời kỳ • Giám sát hiêêu suất hêê thống quan trọng • Thiết lâêp ngày hoàn thành dự án quan trọng • Tính hoăêc tăng cường nên xem xét dự án Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 47 Step detail Steps in Implementation Project Figure 7.17 Manager’s Business Workplace with workflow task Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 48 System Landscape Concept • SAP Khuyến cáo công ty cần thiết lâêp hêê thống riêng biệt • Development (DEV) • Sử dụng để phát triển thiết lâêp cấu hình chương trình ABAP • Quality Assurance (QAS) • Sử dụng để thử nghiêêm cấu hình thiết lâêp chương trình ABAP • Production (PROD) • Hêê thống thực mà công ty dùng để vâên hành kinh doanh • Những thay đổi chuyển từ DEV đến QAS đến PROD thông qua Change Transport system Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 49 DEV QAS PRD Transport Directory Figure 7.18 System landscape for SAP R/3 implementation Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 50 Tổng kết • • ERP thiết kế để cung cấp thông tin, công cụ phân tích, khả giao tiếp hiêêu hiêêu suất quy trình kinh doanh Chương giới thiêêu mô hình hóa quy trình môêt công cụ viêêc tìm hiểu phân tích quy trình kinh doanh Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 51 Tổng kết • • • Lâêp đồ Quy trình công cụ sử dụng biểu tượng đồ họa tạo quy trình kinh doanh Các phương pháp khác bao gồm xây dựng mô hình có cấp bậc, triển khai lưu đồ, sơ đồ chuỗi quy trình theo kiêên, phân tích giá trị, cải thiêên quy trình kinh doanh SAP’s Solution Manager, môêt bôê công cụ thông tin sử dụng để hướng dẫn triển khai dự án, bao gồm SAP R/3 để trợ giúp quản lý triển khai hệ thống ERP Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 52 Tổng kết • • SAP’s System Landscape giới thiêêu để thể hiêên làm thể để quản lý thay đổi hêê thống ERP suốt (và ngoài) viêêc triển khai Các vấn đề quan trọng Quản lý Thay đổi Tổ chức thảo luâên • Thách thức triển khai ERP quản lý người tham gia phản ứng họ để thay đổi, quản lý vấn đề kỹ thuâêt Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 53 [...]... OR) Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 14 Expense Incurred Prepare Expense Report Expense Report Complet ed Mail Expense Report Expense Report Received Hình 7. 6 Basic EPC layout Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 15 Process Payment Salesperson Not if ied OR connector Sales Manager Not if ied Hình 7. 7 OR connector Concepts in Enterprise Resource Planning, ... Hard Copy Filed Figure 7. 8 AND connector Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 17 Review Expense Report XOR connector Not Approved Approved Figure 7. 9 XOR connector Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 18 Trip Complet ed Week Ends Prepare Expense Report Figure 7. 10 OR connector with two triggering events Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 19... định quy trình đằng sau workflow: • Các bước quy trình • Cá nhân tham gia Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 33 First Step Create Notification of Absence Process Logic Figure 7. 14 SAP R/3 Workflow Builder screen Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 34 Figure 7. 15 Absence request screen Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 35 Figure 7. 16... data elements Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 22 Cải tiến Quy Trình • Công cụ lập bản đồ quy trình mô tả quy trình dưới định dạng chung, dễ hiểu • Nhiệm vụ hoàn thành một bản đồ quy trình đòi hỏi một đội ngũ chủ chốt và thường xuyên phát hiện ra cơ hội cải tiến quy trình • Phân tích Giá trị là một kỹ thuật để ước lượng giá trị gia tăng của mỗi hoạt động trong tiến trình • Mỗi... dòng chảy phức tạp và tắc nghẽn Kết hợp các hoạt động tương tự Giảm thiểu số lượng quản lý Loại bỏ dữ liệu không sử dụng Loại bỏ các bản sao *H James Harrington, Business Process Improvement Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 27 Định giá Cải tiến Quy Trình • Thực hiện thay đổi quy trình có thể: • Thách thức • Chi phí • Tiêu tốn thời gian • Rủi ro • Mô hình hóa quy trình động có... được sử dụng để định giá thay đổi quy trình trước khi nó được triển khai • Mô hình hóa quy trình động sử dụng mô phỏng bằng máy tính để đánh giá tác động của thay đổi quy trình lên yếu tố đo lường như vòng thời gian và chi phí Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 28 Cách nhìn khác—BPI tại Nova Chemicals • Nova Chemicals đang sử dụng Business Process Innovation để chuyển từ công ty... phương pháp cải tiến quy trình: • Vòng tròn chất lượng • Liên tục cải tiến • Cấu tạo lại quy trình kinh doanh • BPI • Đổi mới trong phương pháp và kỹ thuật sẽ luôn giữ cho sự sáng tạo luôn mới BPI là một quy trình, mà chính nó có thể được cải tiến Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 30 ERP Workflow Tools • Quy trình kinh doanh được thực hiện không thường xuyên sẽ làm tính hiệu quả... Expense report Refund check Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 12 Object Expense Incurred Past Participle Event Verb Prepare Expense Report Object Function Hình 7. 5 Các thành phần EPC Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 13 Biểu đồ Event Process Chain (EPC) • Biểu đồ EPC tuân theo cấu trúc event-function-event • Biểu đồ EPC phải bắt đầu và kết thúc với events •... Event Figure 7. 11 Possible connector and triggering combinations Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Function > Not Allowed Function > XOR Function Function > OR Function > > Function Event x AND Event > Event Multiple Function x Single Function Trigger Single Multiple 20 Event Expense Incurred Check Internet Availability Internet Not Available Internet Available Prepare Online Report... Process Chain (EPC) • Các định dạng EPC chỉ sử dụng 2 ký hiệu: • Sự kiện (Events) • Chức năng (Functions) • SAP đã phát triển EPC tiêu biểu cho nhiều quy trình kinh doanh mà phần mềm của nó hỗ trợ • Kỹ thuật xây dựng mô hình EPC có sẵn trong bộ công cụ IDS/Scheer ARIS • ARIS: Architecture of Integrated Information System Kiến trúc Hệ thống Thông tin Tích hơp Concepts in Enterprise Resource Planning, Second ... cụ Mô hình hóa Qui trình lưu đồ đồ quy trình cung cấp cách thức mô tả quy trình kinh doanh để người tham gia qui trình hiểu Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Lưu đồ Hóa Quy. .. việc quản lý thực dự án ERP • Mô tả số công cụ sử dụng việc quản lý thực dự án ERP Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition Mô hình Hóa Quy trình • Quy trình kinh doanh phức tạp,... Liên tục cải tiến • Cấu tạo lại quy trình kinh doanh • BPI • Đổi phương pháp kỹ thuật giữ cho sáng tạo BPI quy trình, mà cải tiến Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 30 ERP Workflow