Bài giảng concepts in enterprise resource planning (2nd edition) chương 7 mô hình hóa quy trình, cải tiến qui trình, và triển khai ERP

Lưu đồ Hóa Quy trình• Lưu đồ là một trong những mô hình quy trình đơn giản nhất • Khởi nguồn từ các lập trình viên máy tính và nhà toán học • Lưu đồ thì rõ ràng, thể hiện một qui trình t

• Triển khai các đề xuất cải tiến quy trình

• Thảo luận các vấn đề chính trong việc quản lý thực hiện

dự án ERP

• Mô tả một số công cụ chính được sử dụng trong việc quản lý thực hiện dự án ERP

Mô hình Hóa Quy trình

• Quy trình kinh doanh rất phức tạp, và đòi hỏi những người

có nhiều kỹ năng khác nhau và khả năng cùng làm việc trong một nhóm

• Quy trình sẽ không đạt hiệu quả và hiệu suất cao, trừ khi:

• Các công cụ Mô hình hóa Qui trình như lưu đồ hoặc bản

đồ quy trình cung cấp một cách thức mô tả quy trình kinh doanh để mọi người tham gia qui trình có thể hiểu được nó

Lưu đồ Hóa Quy trình

• Lưu đồ là một trong những mô hình quy trình đơn giản nhất

• Khởi nguồn từ các lập trình viên máy tính và nhà toán học

• Lưu đồ thì rõ ràng, thể hiện một qui trình từ đầu đến cuối thông qua hệ thống các kí hiệu hình ảnh

• Lưu đồ đã được áp dụng trong việc mô tả quy trình kinh doanh từ những năm 1960

• Lập bản đồ quy trình là việc áp dụng các lưu đồ riêng biệt vào quy trình kinh doanh hiện tại

• Một loạt các biểu tượng có thể được sử dụng, nhưng chỉ

có 5 kí hiệu hình ảnh cần thiết để lập một bản đổ quy trình

Hình 7.1 Các biểu tượng sơ đồ khối cơ bản

Quy trình Báo cáo Chi phí Fitter

Snacker

• Xác định được ranh giới của quy trình là rất quan trọng

để có thể quản lý công việc lập bản đồ quy trình và để đảm bảo tất cả những nỗ lực được tập trung đúng mức

• Đối với các quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker đáng được xem xét, quy trình bắt đầu sau khi tất cả các chi

phí phát sinh và kết thúc khi người lao động nhận được một khoản hoàn lại

• Quy trình này không bao gồm:

• Xem xét Tiền tạm ứng hoặc thẻ tín dụng

• Quy trình đặt phòng

• Các hãng hàng không và khách sạn ưu chuộng

• Chính sách thuê xe (loại xe, bảo hiểm, nhiên liệu)

Hình 7.2 Một phần bản đồ quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker

Báo cáo Chi phí Được duyệt

?

Nhân viên gửi báo cáo chi phí đến Giám đốc Bán hàng

Giám đốc bán hàng gửi Báo cáo Chi phí đến văn phòng công ty

Nhân viên điều chỉnh Báo cáo Chi phí

Giám đốc Bán Hàng trả báo cáo

về nhân viên

Giám đốc Bán Hàng Xem lại Báo cáo

Không Có

1 Chi phí

nhau với nhiều chi tiết hơn

• Việc phát triển lưu đồ hoặc biểu đồ hàng dọc rất hữu

dụng để thể hiện rõ trách nhiệm về nhiệm vụ của con

người hoặc tổ chức trong một quy trình

Hình 7.3 Mô hình có Cấp bậc

Expenses Incurred

Employee Completes Expense Report

Employee copies report and reciepts

Employee attaches receipts for all expenses > $25

Expense Report Approved

?

Employee mails expense report to Sales Manager

Sales Manager mails expense report to corporate office

Employee modifies expense report

Sales Manager mails report back

to employee

Sales Manager Reviews Report

Sales Manager mails report back

Hình 7.4 Deployment, or swimlane, flowcharting

Expenses Incurred

Employee Completes Expense Report

Employee copies report and reciepts

Employee attaches receipts for all expenses > $25

Employee mails expense report to Sales Manager

1

Sales Manager Reviews Report

Employee modifies expense report

Sales Manager mails report back

to employee

Expense Report Approved

?

Sales Manager mails expense report to corporate office

Yes No

Sales Person

Sales Manager

AP Clerk Auditor

Biểu đồ Event Process Chain (EPC)

• ARIS: Architecture of Integrated Information System

Kiến trúc Hệ thống Thông tin Tích hơp

Biểu đồ Event Process Chain (EPC)

• Events đại diện cho một tình trạng hay trạng thái trong quy trình

• Events được đặt tên bằng Đối tượngTừ Quá khứ

• Functions đại diện cho những nơi xảy ra thay đổi trong quy trình

• Functions được đăt tên bằng Động từĐối tượng

Object Past Participle Expense Incurred

Expense report Approved Hard copy Filed

Object Past Participle Prepare Expense report Review Expense report Mail Refund check

Hình 7.5 Các thành phần EPC

Prepare Expense Report

Verb

Object

Expense Incurred

Object

Past Participle

Event

Function

• Biểu đồ EPC tuân theo cấu trúc event-function-event

• Biểu đồ EPC phải bắt đầu và kết thúc với events

• Rẽ nhánh sử dụng 3 loại kết nối sau:

• AND

• OR

• XOR (exclusive OR)

Biểu đồ Event Process Chain (EPC)

Hình 7.6 Basic EPC layout

Expense Incurred

Prepare Expense Report

Expense Report Completed

Mail Expense Report

Expense Report Received

Hình 7.7 OR connector

Process Payment

Salesperson Notified

Sales Manager Notified

OR connector

Figure 7.8 AND connector

AND connector

Enter Expense Report

Expense Report Recorded

Hard Copy Filed

Figure 7.9 XOR connector

XOR connector

Review Expense Report

Approved Not

Approved

Figure 7.10 OR connector with two triggering events

Trip Completed

Week Ends

Prepare Expense Report

Figure 7.11 Possible connector and triggering combinations

Function

Event Function

Function

x

Event Function

NotAllowed

Event Trigger Function Trigger

Figure 7.12 Splitting and consolidating process paths

Expense Incurred

Check Internet Availability

Internet Available

Internet Not Available

Prepare Online Report

Prepare Paper Report

Report Submitted

Report Mailed

Review Expense Report

Must use same connector

to split and consolidate a path

Figure 7.13 EPC diagram with organizational and data elements

Expense Incurred

Prepare Expense Report Salesperson

Sales Manager

Unapproved Multi-copy Expense Report

Salesperson

Unapproved Multi-copy Expense Report

Expense Report Completed

Mail Expense Report

Expense Report Received

Review Expense Report

Organizational Elements

Data Elements

Cải tiến Quy Trình

• Công cụ lập bản đồ quy trình mô tả quy trình dưới định dạng chung, dễ hiểu

• Nhiệm vụ hoàn thành một bản đồ quy trình đòi hỏi một đội ngũ chủ chốt và thường xuyên phát hiện ra cơ hội cải tiến quy trình

• Phân tích Giá trị là một kỹ thuật để ước lượng giá trị gia tăng của mỗi hoạt động trong tiến trình

• Mỗi hoạt động có thể gia tăng:

• Giá trị thực: tiền khách hàng sẽ phải trả

• Giá trị thương mại: giúp công ty vận hành hoạt động kinh doanh

• Không giá trị: một hoạt động cần phải loại bỏ

• Quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker không mang lại một giá trị thực, bởi vì khách hàng sẽ không chi trả cho hoạt động này nếu có được quyền lựa chọn

• Quy trình mang lại giá trị thương mại, chẳng hạn nhân viên được bồi thường một cách công bằng cho chi phí của họ và tránh được sự gian lận

• Chi phí cho quy trình này cần được giảm thiểu

• Hoạt động cần được định giá bằng chi phí và thời gian trôi qua

Cải tiến Quy Trình

Câu hỏi để Xác định Khu vực cần cải tiến*

• Có kiểm tra và cân bằng không cần thiết nào hay không?

• Hoạt động có kiểm tra hoặc phê chuẩn công việc của

người khác không?

• Nó có đòi hỏi nhiều hơn một chữ ký hay không?

• Có yêu cầu nhiều bản sao không?

• Có phải bản sao lưu không có lý do rõ ràng không?

• Bản sao có được gửi đến người không cần thông tin?

• Có việc viết thư không cần thiết không?

*H James Harrington, Business Process Improvement

• Có con người hoặc cơ quan tham gia làm cản trở tính hiệu quả và hiệu suất quy trình không?

• Có tồn tại thủ tục nào của tổ chức thường xuyên cản trở tình hiệu quả, hiệu suất và thời gian thực hiện công việc không?

• Có phải là người đã phê duyệt một vấn đề mà họ đã

duyệt trước đó (ví dụ, việc phê duyệt chi phí vốn mà

cũng là một phần của ngân sách đã được duyệt)?

• Có phải là thông tin được thu thập hơn một lần và địa điểm? Có phải là dữ liệu bản sao đang được duy trì

không?

*H James Harrington, Business Process Improvement

Câu hỏi để Xác định Khu vực cần cải tiến*

Khái niệm về Cải tiến Quy trình Kinh doanh*

• Các hoạt động thực hiện song song, ví dụ, phê duyệt

• Thay đổi trình tự các hoạt động

• Giảm thiểu gián đoạn

• Tránh nhiệm vụ trùng lắp và phân mảnh

• Tránh dòng chảy phức tạp và tắc nghẽn

• Kết hợp các hoạt động tương tự

• Giảm thiểu số lượng quản lý

• Loại bỏ dữ liệu không sử dụng

• Loại bỏ các bản sao

*H James Harrington, Business Process Improvement

Định giá Cải tiến Quy Trình

• Thực hiện thay đổi quy trình có thể:

• Thách thức

• Chi phí

• Tiêu tốn thời gian

• Rủi ro

• Mô hình hóa quy trình động có thể được sử dụng để

định giá thay đổi quy trình trước khi nó được triển khai

• Mô hình hóa quy trình động sử dụng mô phỏng bằng

máy tính để đánh giá tác động của thay đổi quy trình lên yếu tố đo lường như vòng thời gian và chi phí

Cách nhìn khác—BPI tại Nova

Chemicals

• Nova Chemicals đang sử dụng Business Process

Innovation để chuyển từ công ty hướng-chức năng sang công ty hướng-quy trình

• Theo John Wheeler, CIO

“Business process innovation là một quy trình của việc cải tiến quy trình BPI dựa trên những hiểu biết về phương cách làm việc của bạn Một khi bạn hiểu nó, bạn có thể bắt đầu cải tiến công việc của bạn.”

• Nova đã và đang dùng bộ công cụ IDS/Scheer’s ARIS cho các tài liệu kinh doanh đó

• Công cụ đòi hỏi sự tổ chức và kỷ luật để sử dụng,

nhưng nó cho phép công ty hiểu rõ những quy trình của họ, không chỉ là dòng công việc

• Wheeler ước tính chỉ có 10-15% chi phí dự án CNTT

được dùng cho công nghệ và 30-40% chi trả cho việc

hiểu biết quy trình hiện hành

• Wheeler nhận thấy BPI như là một bước kế tiếp trong sự tiến triển của phương pháp cải tiến quy trình:

• Vòng tròn chất lượng

• Liên tục cải tiến

• Cấu tạo lại quy trình kinh doanh

• BPI

• Đổi mới trong phương pháp và kỹ thuật sẽ luôn giữ cho

sự sáng tạo luôn mới BPI là một quy trình, mà chính nó

có thể được cải tiến

Cách nhìn khác—BPI tại Nova Chemicals

ERP Workflow Tools

• Quy trình kinh doanh được thực hiện không thường

xuyên sẽ làm tính hiệu quả trở nên nghèo nàn, không phải vì những sơ suất, mà do việc thiếu thực hành

• Đặc biệt đúng nếu quy trình liên đới nhiều chức năng

• Thay đổi mức độ ưu tiên của tác vụ

• Gửi e-mail nhắc nhở đến người chịu trách nhiệm

• Gửi e-mail đến các nhóm liên quan

• Workflow Builder được sử dụng để xác định quy trình đằng sau workflow:

• Các bước quy trình

• Cá nhân tham gia

Figure 7.14 SAP R/3 Workflow Builder screen

Process Logic

First Step

Create Notification

of Absence

Figure 7.15 Absence request screen

Figure 7.16 Manager’s Business Workplace with workflow task

Triển khai Hệ thống ERP

• Triển khai EPR là một thách thức lớn trong những năm cuối thập kỷ 1990, các công ty khẩn trương triển khai hệ thống ERP để tránh sự cố Y2K

• Việc triển khai bị cản trở bới thiếu những chuyên gia

tư vấn có kinh nghiệm

• Kể từ 2000, tốc độ triển khai bị chậm lại đáng kể

• 500 công ty giàu có nhất đã hoàn tất triển khai hệ

thống EPR

• Hiện tại phát triển trong thị trường kinh doanh vừa và nhỏ

• Các sản phẩm mới gồm có Microsoft Great Plains

và SAP Business One

• Những công ty đã triển khai ERP để tránh sự cố Y2K có khả năng đã cài đặt hệ thống ERP mà chỉ bao quát được những chức năng cơ bản để vận hành kinh doanh

• Nhiều công ty đang tìm kiếm thúc đẩy đầu tư cho hệ

thống ERP của họ bằng cách tìm nhiều phương án để cải thiện quy trình kinh doanh

• Những dự án triển khai này có phạm vi nhỏ hơn,

nhưng vẫn đòi hỏi quản lý hiệu quả để thành công

Triển khai Hệ thống ERP

Hệ thống ERP Chi phí và Lợi ích

• Chi phí bản quyền: Hầu hết các công ty thu phí thường niên dựa trên số lượng người dùng

• Chi phí tư vấn: Triển khai ERP đòi hỏi những tư vấn viên

đã có kinh nghiệm và kinh nghiệm ở phạm vi rộng

• Thời gian của các thành viên nhóm dự án: Những con người chủ chốt phải tham gia vào triển khai dự án ERP

để đảm bảo những tư vấn viên hiểu yêu cầu từ công ty

• Huấn luyện nhân viên: Thành viên nhóm dự án cần

được tào tạo sâu về phần mềm, và tất cả các nhân viên cần được huấn luyện đệ làm việc với hệ thống

• Mất năng suất: Đừng bận tâm việc triển khai hiệu quả như thế nào, năng suất có thể giảm trong suốt tuần đầu tiên và một tháng sau khi triển khai xong dự án

• Các công ty cần xác định một lợi ích tài chính đáng kể từ

hệ thống ERP mang đến để biện minh cho số tiền chi ra cho nó

• Cách duy nhất để các công ty tiết kiệm tiền với hệ thống ERP là sử dụng nó hiệu quả và hiệu suất hơn cho quy

trình kinh doanh của công ty

• Nó cho phép các công ty “tái tạo” hệ thống thông tin cũ

của mình trong SAP thông qua việc điều chỉnh trong lập trình ABAP, thay vì áp dụng “best practices”

Hệ thống ERP Chi phí và Lợi ích

Quản lý và Thay đổi việc Triển khai

• Thách thức chính trong triển khai ERP là quản lý con

người, không phải công nghệ

• Quy trình hiệu quả hơn đòi hỏi ít người tham gia hơn

• Một số nhân viên sẽ không cần thiết sau khi triển khai

• Là một nhiệm vụ đầy thách thức nếu yêu cầu mọi

nhân viên tham gia vào triển khai quy trình phần mềm

mà không chỉ làm thay đổi hoạt động của họ hàng

ngày, nhưng có thể loại bỏ công việc hiện tại của họ

• Quản lý các khía cạnh về hành vi của con người trong

sự thay đổi tổ chức được gọi là Quản lý Thay đổi Tổ

chức (Organizational Change Management)

• Con người không nghĩ rằng họ thay đổi, họ chỉ nghĩ đang bị thay đổi

Công cụ Triển khai

• SAP cung cấp Solution Manager giúp quản lý triển khai các dự án

• Trong Solution Manager, R/3 Implementation Project được thể hiện bởi 5 giai đoạn phát triển

• Chuẩn bị Dự án (15 đến 20 ngày)

• Kế hoạch Kinh doanh Chi tiết (25 đến 40 ngày)

• Thực hiện (55 đến 80 ngày)

• Chuẩn bị Hoàn tất (35 đến 55 ngày)

• Đưa vào Sử dụng (Go Live) và Hỗ trợ (20 đến 24 ngày)

Solution Manager

• Giai đoạn Chuẩn bị Dự án

• Nhiệm vụ bao gồm tổ chức đội ngũ kỹ thuật

• Xác định hệ thống hạ tầng (máy chủ và mạng)

• Chọn đối tác cung cấp phần cứng và CSDL

• Xác định phạm vi dự án—dự án cần được hỗ trợ những gì để hoàn thành

• Phạm vi phát sinh—phần mở rộng của dự án không nằm trong kế hoạch—Có lý do chính đáng

để vượt quá thời gian và ngân sách

Solution Manager

• Giai đoạn Kế hoạch Kinh doanh Chi tiết

• Vạch ra kế hoạch kinh doanh, với chi tiết về phương pháp công ty dự định vận hành công việc kinh doanh của mình với hệ thống SAP R/3

• Lập bản đồ quy trình là rất quan trọng trong giai đoạn kế hoạch kinh doanh

• Kế hoạch kinh doanh sẽ dẫn đường chuyên gia tư vấn và thành viên nhóm dự án trong việc cấu hình hệ thống SAP R/3

• Trong suốt giai đoạn này, thành viên nhóm kỹ thuật phải xác định làm thế nào để chuyển tải dữ liệu từ

các hệ thống tài nguyên của công ty

Solution Manager

• Giai đoạn Thực hiện

• Thành viên nhóm dự án sẽ làm việc với chuyên gia tư vấn để cấu hình phần mềm SAP R/3 trong thiết kế hệ thống

• Nhà phát triển tạo ra:

• Chương trình ABAP riêng biệt

• Kết nối tới hệ thống tài nguyên

• Tích hợp với gói phần mềm của hãng khác

Solution Manager

• Giai đoạn chuẩn bị hoàn tất

• Thử nghiệm hệ thống xuyên suốt quá trình kinh doanh quan trọng

• Thiết lập bộ phận hỗ trợ (help desk) cho người dùng cuối

• Thiết lập hệ thống sản xuất (production) và chuyển tải dữ liệu từ hệ thống tài nguyên

• Tiến hành đào tạo cho người dùng cuối

• Định ngày Đưa vào Sử dụng

• Khi kết quả dự án vượt qua thời gian và ngân sách, thường thì Thử nghiệm và Đào tạo là tất cả những gì bị cắt bỏ

• Cắt bỏ Thử nghiệm và Đào tạo có thể dẫn đến thảm họa

Solution Manager

• Giai đoạn Đưa vào Sử dụng

• Công ty bắt đầu sử dụng hệ thống SAP

• Ngày Đưa vào Sử dụng cần sắp xếp trong giai đoạn kinh doanh chậm nhất

• Chọn nhân viên hỗ trợ phù hợp là rất quan trọng, vì hầu hết các câu hỏi xuất hiện trong một vài tuần đầu vận hành

• Thành viên dự án và chuyên gia tư vấn cần sắp xếp lịch làm việc với nhân viên hỗ trợ trong suốt thời kỳ này

• Giám sát hiệu suất của hệ thống cũng quan trọng

• Thiết lập ngày hoàn thành dự án cũng rất quan trọng

• Tính năng mới hoặc tăng cường nên xem xét một dự

án mới