Công tác kiểm soát chi thường xuyên của NSNN qua kho bạc nhà nước thành phố hạ long

Cán bộ làm công tác kiểm soát chi của KBNN có trách nhiệm: hướng dẫn đơn vị sử dụng ngân sách hoàn chỉnh các thủ tục về hồ sơ, chứng từ chi trả, trựctiếp nhận hồ sơ chi của đơn vị gửi đế

Chương I

Lý luận chung về chi thường xuyên của ngân sách nhà nước và sự cần thiết kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua KBNN

1.1 Lý luận chung về chi thường xuyên của ngân sách nhà nước

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và nội dung chi thường xuyên của NSNN

1.1.1.1 Khái niệm

Chi thường xuyên của NSNN là quá trình phân phối và sử dụng vốnNSNN để đáp ứng cho các nhu cầu chi gắn liền với việc thực hiện các nhiệm vụcủa Nhà nước về lập pháp, hành pháp, tư pháp và một số dịch vụ công cộngkhác mà Nhà nước vẫn phải cung ứng

Quá trình phân phối thực chất là xác lập dự toán kinh phí và phân bổ kinhphí chi thường xuyên của NSNN cho các cấp các ngành, các đơn vị thụ hưởng

Quá trình sử dụng kinh phí chi thường xuyên của NSNN thực chất là việccấp kinh phí chi thường xuyên của ngân sách các cấp, các ngành, các đơn vị đểcác cấp các ngành các đơn vị trang trải các chi phí thực hiện các nhiệm vụthường xuyên về quản lý kinh tế - xã hội và đảm bảo an ninh quốc phòng đãđược giao

đó tất yếu phải cung cấp nguồn vốn từ NSNN

Tính ổn định của chi thường xuyên còn bắt nguồn từ tính ổn định trongtừng hoạt động cụ thể mà mỗi bộ phận cụ thể thuộc guồng máy của nhà nướcphải thực hiện

Ví dụ kinh tế hùng mạnh hoặc suy thoái thì những công việc thuộc quản lýhành chính tại mỗi cơ quan chính quyền vẫn phải duy trì đều đặn, đầy đủ.(nếukhác nhau chỉ là ở thứ tự ưu tiên).

Thứ hai, xét theo cơ cấu chi NSNN ở từng niên độ và mục đích sử dụng cuối cùng của vốn cấp phát thì đại bộ phận các khoản chi thường xuyên của NSNN có hiệu lực tác động trong khoảng thời gian ngắn và mang tính chất tiêu dùng xã hội.

Theo cơ cấu chi NSNN theo mục đích sử dụng cuối cùng của vốn cấpphát gồm chi tích luỹ và chi tiêu dùng

Đại bộ phận các khoản chi thường xuyên được xếp vào chi tiêu dùng

Ta thấy rằng, trong từng niên độ ngân sách, các khoản chi thường xuyênchủ yếu nhằm trang trải cho các nhu cầu về quản lý hành chính nhà nước, quốcphòng an ninh , hoạt động sự nghiệp, hoạt động xã hội khác do nhà nước tổchức Kết quả các hoạt động trên hầu như không tạo ra của cải vật chất hoặckhông gắn trực tiếp với việc tạo ra của cải vật chất cho xã hội ở mỗi năm đó

Thứ ba, phạm vi, mức độ chi thường xuyên của NSNN gắn chặt với cơ cấu tổ chức của bộ máy nhà nước và sự lựa chọn của nhà nước trong việc cung ứng hàng hoá công cộng.

Với tư cách là một quỹ tiền tệ tập trung của nhà nước, tất yếu quá trìnhphân phối và sử dụng vốn NSNN luôn phải hướng vào việc đảm bảo sự hoạtđộng bình thường của bộ máy nhà nước đó

Bộ máy quản lý nhà nước gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả thì số chithường xuyên cho nó giảm bớt và ngược lại

Quy định của nhà nước trong việc lựa chọn phạm vi mức độ cung ứng cáchàng hoá công cộng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi mức độ chi thườngxuyên của NSNN

1.1.1.3 Nội dung

Cùng với quá trình phát triển kinh tế xã hội , các nhiệm vụ thường xuyên

mà nhà nước đảm nhận ngày càng tăng, làm phong phú thêm nội dung chi

thường xuyên của NSNN,tuy nhiên trong công tác quản lý người ta có thể căn

cứ vào một số tiêu thức để phân loại nội dung chi thường xuyên một cáchnhanh chóng và thống nhất

Xét theo lĩnh vực chi , nội dung chi thường xuyên của NSNN gồm:

Chi cho các hoạt động thuộc lĩnh vực văn -xã bao gồm: nhiều loại hìnhđơn vị thuộc các hoạt động sự nghiệp như sự nghiệp giáo dục, đào tạo, y tế, vănhoá nghệ thuật, thể dục- thể thao, thông tấn báo chí , phát thanh truyền hình một khi các đơn vị này do nhà nước thành lập và giao nhiệm vụ cho nó hoạtđộng

+ Chi cho các hoạt động sự nghiệp kinh tế của nhà nước: sự nghiệp giaothông(duy tu, bảo dưỡng,sửa chữa cầu đường ), sự nghiệp nông nghiệp, thuỷlợi, ngư nghiệp và lâm nghiệp, điều tra cơ bản, các hoạt động sự nghiệp môitrường

+ Chi cho các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội và các tổ chức khác

được cấp kinh phí từ NSNN Bao gồm : Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổchức Chính trị- Đoàn thể - Xã hội, như : Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ ChíMinh, Mặt trận Tổ quốc, Hội cựu chiến binh, Hội Nông dân tập thể, Hội liênhiệp phụ nữ

+ Chi cho các hoạt động quản lý hành chính nhà nước

+ Chi cho quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội ( trừ chi đầu tư XDCB

cho các công trình quốc phòng, an ninh)

+ Chi khác: chi trợ giá theo chính sách của nhà nứơc, chi hỗ trợ quỹ bảo hiểm xãhội

Thông qua việc phân loại các khoản chi thường xuyên theo từng lĩnh vựcnhằm phục vụ cho việc phân tích đánh giá tình hình sử dụng vốn ngân sách củanhà nước đã phục vụ cho công tác quản lý của nhà nước ở mỗi lĩnh vực như thếnào Trên cơ sở đó mà giúp cho việc hoạch định các chính sách chi hay hoànthiện cơ chế quản lý đối với mỗi khoản chi thường xuyên cho phù hợp

Xét theo nội dung kinh tế, nội dung chi thường xuyên của NSNN bao gồm:

+ Các khoản chi cho con người thuộc khu vực hành chính – sự nghiệp Bao gồmcác khoản chi: Tiền lương, tiền công, phụ cấp, phúc lợi tập thể, tiền thưởng, cáckhoản đóng góp theo tiền lương và các khoản thanh toán khác cho cá nhân,ngoài ra ở một số đơn vị đặc thù là các trường còn có các khoản chi về học bổngcho học sinh và sinh viên theo chế độ mà Nhà nước quy định.

+ Các khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn

+ Các khoản chi mua sắm, sửa chữa

+ Các khoản chi khác, bao gồm các khoản mục chi phí chung của mỗi đơn vịnhằm đáp ứng nhu cầu duy trì hoạt động quản lý điều hành của mỗi đơn vị đó

Nó thường bao gồm các mục chi, như: Thanh toán dịch vụ công cộng; vật tư vănphòng; thông tin, tuyên truyền, liên lạc; hội nghị định kỳ về quy định trong quản

lý hành chính; công tác phí; chi thuê mướn phục vụ cho hoạt động quản lý hànhchính; chi đoàn ra, đoàn vào thuộc các giao dịch mang tính chất đối ngoại; chicho các hoạt động mang tính xã hội được lấy từ quỹ chung của cơ quan; chi tiếpkhách

Việc phân loại theo nội dung kinh tế là tiêu thức được dùng phổ biến nhất trongmỗi khâu của chu trình NSNN Đặc biệt, trong điều kiện hiện nay đòi hỏi việcquản lý và điều hành NSNN phải theo luật NSNN hiện hành thì vấn đề cụ thểhóa từng nội dung chi phải được thể hiện ngay trong dự toán

1.1.2 Phương thức cấp phát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của NSNN qua KBNN

1.1.2.1 Cấp tạm ứng

Đối tượng cấp tạm ứng

- Chi qu n lý, chi nghi p v chuyên môn ch a i u ki n thanh toán;ả ệ ụ ư đủ đ ề ệ

- T m trích chi b sung thu nh p t ng thêm;ạ ổ ậ ă

- Chi mua s m t i s n, trang thi t b , ph ng ti n, v t t ch a i u ki nắ à ả ế ị ươ ệ ậ ư ư đủ đ ề ệthanh toán ho c t m ng theo h p ng.ặ ạ ứ ợ đồ

Mức cấp tạm ứng

Mức cấp tạm ứng tuỳ thuộc tính chất từng khoản chi theo đề nghị của đơn

vị sử dụng NSNN và phù hợp với tiến độ thực hiện Mức cấp tạm ứng tối đakhông vượt quá các nhóm mục chi trong dự toán NSNN được phân bổ

Trình tự , thủ tục cấp tạm ứng

Đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN các hồ sơ , tài liệu liên quan đến từngkhoản chi kèm theo giấy rút dự toán NSNN(tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dungtạm ứng để KBNN có căn cứ giải quyết và theo dõi khi thanh toán tạm ứng

KBNN kiểm tra, kiểm soát các nội dung , hồ sơ, tài liệu , nếu đủ điều kiệntheo quy định thì cấp tạm ứng cho đơn vị

.Thanh toán tạm ứng

Khi thanh toán đơn vị sử dụng NSNN có trách nhiệm gửi đến KBNN giấy

đề nghị thanh toán tạm ứng (phụ lục số 02 đính kèm),kèm theo các hồ sơ, chứng

từ liên quan để KBNN kiểm soát thanh toán

+Trường hợp đủ điều kiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngânsách: Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng : căn cứ vào giấy đềnghị thanh toán của đơn vị,KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấpphát thanh toán(số đã tạm ứng) và yêu cầu đơn vị lập giấy rút dự toán NSNN đểcấp thanh toán bổ sung cho đơn vị(số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng)

Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn số đã cấp tạm ứng: căn cứ giấyđề nghịthanh toán tạm ứng của đơn vị, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sangcấp phát thanh toán( bằng số đề nghị thanh toán tạm ứng)

+Trường hợp số tạm ứng chưa đủ điều kiện thanh toán: các đơn vị sử dụngNSNN có thể thanh toán trong tháng sau, quý sau Tất cả các khoản đã tạm ứng

để chi theo dự toán NSNN đến hết ngày 31/12 chưa đủ thủ tục thanh toán đựơctiếp tục thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán và quyết toán vào niên độngân sách năm trứơc Trường hợp hết thời gian chỉnh lý quyết toán mà vẫn chưa

đủ thủ tục thanh toán, đơn vị phải đề nghị cơ quan tài chính đồng cấp xem xétcho chuyển tạm ứng sang năm sau Nếu không đề nghị hoặc đề nghị không đượcchấp thuận thì KBNN thu hồi tạm ứng bằng cách trừ vào mục chi tạm ứng thuộc

dự toán chi NS năm sau của đơn vị Nếu dự toán chi NSNN năm sau không bốtrí mục chi tương ứng hoặc có bố trí nhưng thấp hơn số phải thu hồi tạm ứng,KBNN thông báo cho cơ quan Tài chính biết và xử lý theo quyết định của cơquan Tài chính.

1.1.2.2 Cấp thanh toán

Đối tượng cấp thanh toán

- Các kho n chi thanh toán cá nhân;ả

- Các kho n chi i u ki n thanh toán tr c ti p;ả đủ đ ề ệ ự ế

- Các kho n t m ng i u ki n chuy n t t m ng sang thanh toán t mả ạ ứ đủ đ ề ệ ể ừ ạ ứ ạng

ứ

Mức cấp thanh toán

Mức cấp thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ chi NSNN theo đề nghịcủa đơn vị sử dụng NSNN Mức cấp thanh toán tối đa trong quý, năm khôngđựơc vượt quá nhu cầu chi quý và dự toán NSNN năm được cơ quan nhà nước

có thẩm quyền phân bổ(bao gồm cả chi tạm ứng chưa được thu hồi.)

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của KBNN

Tổ chức hạch toán, kế toán các khoản chi NSNN theo mục lục NSNN hiệnhành

Thống kê, báo cáo tình hình chi NSNN cho cơ quan có thẩm quyềnKBNN cấp trên theo chế độ thống kế, báo cáo do Bộ Tài chính và KBNNTWquy định

Đối chiếu, xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN cho đơn vị sử dụngngân sách hàng tháng , quý , năm

Bộ Tài Chính

KBNN

KBNN tỉnh, thành phố

KBNN quận, huyện

Thực hịên thu hồi giảm chi NSNN theo quyết định của cơ quan Tài chínhhoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tạm dừng thanh toán nếu tồn quỹ NSNN không đảm bảo chi trả, thanhtoán hoặc theo yêu cầu của cơ quan tài chính, đồng thời thông báo cho đơn vị sửdụng ngân sách biết

1.2.2.2 Quyền hạn của KBNN

Yêu cầu đơn vị sử dụng NSNN cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ chiNSNN

Từ chối cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN và thông báo cho đơn

vị sử dụng NSNN biết trong các trường hợp sau:

+Không đủ điều kiện cấp phát thanh toán theo quy định

+Vi phạm chế độ quản lý tài chính nhà nước

+Số dư trên tài khoản của đơn vị không đủ đề cấp phát, thanh toán, chivượt nhu cầu chi qúy, dự toán năm

Tham gia phối hợp với cơ quan tài chính, cơ quan nhà nước có liên quantrong việc kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của các đơn vị sử dụng NSNN

1.2.2.3 Trách nhiệm của các bộ phận nghiệp vụ trong hệ thống KBNN

Bộ phận kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo KBNN

trong việc tổ chức hướng dẫn, triển khai công tác kiểm soát chi NSNN trong hệthống KBNN, trực tiếp quản lý và kiểm tra , kiểm soát các hồ sơ cấp phát thanhtoán phối hợp với bộ phận kế toán trong việc tổng hợp, thống kê báo cáo quyếttoán các loại vốn, xác nhận số thực cấp phát các loại vốn

Bộ phận kế toán có nhiệm vụ tham mưu cho thủ trưởng KBNN trong việc

quản lý, kiểm tra, kiểm soát hồ sơ cấp phát, thanh toán các khoản chi ngânsách(trừ các khoản chi do bộ phận kế hoạch đã kiểm tra, kiểm soát) Kiểm tratính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, thanh toán đối với tất cả các khoảnchi NSNN Thực hiện công tác thanh toán bằng chuyển khoản các khoản chiNSNN, tổ chức hạch toán kế toán, thống kê , báo cáo chi NSNN định kỳ tháng,quý , năm theo chế độ quy định Theo dõi chặt chẽ tồn quỹ NSNN, báo cáo giám

đốc KB phối hợp với cơ quan Tài chính xử lý kip thời khi tồn quỹ NSNN không

đủ khả năng thanh toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách Xác nhận số thực chiNSNN qua KBNN phần kinh phí do bộ phận kế toán trực tiếp quản lý, kiểm soátthanh toán

Bộ phận kho quỹ có nhiệm vụ tham mưu giúp thủ trưởng trong việc thực

hiện chi trả bằng tiền mặt các khoản chi ngân sách, phối hợp với bộ phận kếhoạch tổng hợp, kế toán trong việc điều hoà tiền mặt trên địa bàn và kiểm tratình hình sử dụng tiền mặt của đơn vị sử dụng ngân sách

Cán bộ làm công tác kiểm soát chi của KBNN có trách nhiệm: hướng dẫn

đơn vị sử dụng ngân sách hoàn chỉnh các thủ tục về hồ sơ, chứng từ chi trả, trựctiếp nhận hồ sơ chi của đơn vị gửi đến và thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo chế

độ quy định, trực tiếp báo cáo lãnh đạo phòng trình thủ trưởng KBNN xem xét,quyết định phê duyệt việc chi trả thanh toán các khoản chi ngân sách Trực tiếpchuyển hồ sơ chi trả thanh toán đã được thủ trưởng KBNN phê duyệt Thựchiện đúng quy định và thời gian kiểm tra , kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi cho cácđơn vị sử dụng NSNN theo quy định

1.2.3 Sự cần thiết tăng cường kiểm soát chi qua KBNN

Luật NSNN số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 của quốc hội ra đời là cơ

sở quan trọng để quản lý thống nhất nên tài chính quốc gia, nâng cao tính chủđộng và trách nhiệm của các cơ quan tổ chức, cá nhân trong việc quản lý và sửdụng NSNN, sử dụng tiết kiệm có hiệu quả ngân sách và tài sản của nhà nước.Tuy nhiên để luật NSNN đi vào cuộc sống đòi hỏi một loạt công việc chuẩn bịtriển khai thực hiện trong đó có việc hoàn thiện cơ chế kiểm soát , cấp phát cáckhoản chi NSNN theo luật là một tất yếu khách quan và có ý nghĩa quan trọng

Trong thực tế cho thấy, việc điều hành NSNN và quỹ NSNN đã bộc lộnhiều hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng kinh phí NSNN như: các đơn vị

sử dụng NSNN chi tiêu sai mục đích, quy định, chi tiêu lãng phí và một sốkhông nhỏ có vi phạm nghiêm trọng Về phía KBNN có hiện tượng cấp phát,thanh toán vượt theo từng nhóm mục chi trong nhu cầu chi quý, dự toán năm đã

được phân bổ của đơn vị sử dụng ngân sách, gây ách tắc phiền hà cho đơn vị sửdụng ngân sách hoặc buông lỏng quản lý, kiểm tra, kiểm soát trong phạm vitrách nhiệm gây thiệt hại công quỹ Vì vậy đòi hỏi phải có một phương thứcquản lý NSNN mới phù hợp với yêu cầu quản lý Việc ban hành thông tư số79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 đã chính thức giao nhiệm vụ kiểm soát chiNSNN cho KBNN khẳng định tầm quan trọng của kiểm soát chi qua KBNN

Kiểm soát chi NSNN là việc thẩm định , kiểm tra, kiểm soát các khoảnchi NSNN theo các chính sách chế độ, định mức chi tiêu quy định Việc kiểmtra, kiểm soát thực hiện chi trả trực tiếp từ KBNN các khoản chi ngân sách đếntừng đối tượng sử dụng sẽ đảm bảo yêu cầu kỷ cương, quản lý Tài chính Nhànước và thực hiện nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả

Thông qua số liệu thu chi NSNN trong những năm gần đây cho thấy

Tổng thu 90749 123806 152274 190928 228287 279472 315915Tổng chi 108961 148208 181183 214176 262697 308058 399402

Nguồn: tổng cục thống kê

Ta thấy nguồn lực có hạn , nhu cầu vô hạn vì vậy thông qua kiểm soát chi

sẽ tạo điều kiện để sử dụng đồng vốn có nhiệu quả đồng thời phát hiện thêmnguồn để tăng thu NSNN

Như vậy thực hiện kiểm soát chi NSNN nói chung là rất cần thiết trong đó

có việc kiểm soát các khoản chi thường xuyên vì đây là một nhóm chi chiếm tỷtrọng lơn trong chi NSNN và có số lượng thất thoát không nhỏ

1.3 Cơ sở để tổ chức, thực hiện kiểm soát cấp phát thanh toán các khoản chi thường xuyên qua KBNN

1.3.1 Nguyên tắc quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN

Nguyên tắc thứ nhất :

Các đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ phải mở tài khoản tại Kho bạcNhà nước để thực hiện thu, chi qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinhphí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước (baogồm kinh phí ngân sách nhà nước cấp, các khoản thu, chi theo quy định đối vớinguồn thu từ phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các khoản khác củangân sách nhà nước nếu có); chịu sự kiểm tra, kiểm soát của Kho bạc Nhà nướctrong quá trình tập trung và sử dụng các khoản kinh phí thuộc ngân sách nhànước

Đối với các khoản thu, chi dịch vụ, liên doanh, liên kết, đơn vị sự nghiệp thựchiện chế độ tự chủ có thể mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng đểgiao dịch, thanh toán Kho bạc Nhà nước không kiểm soát các khoản thu, chinày của đơn vị (kể cả trường hợp đơn vị mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước)

Nguyên tắc thứ hai:

Tất cả các khoản chi ngân sách nhà nước phải được kiểm tra, kiểm soát trongquá trình chi trả, thanh toán Các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhànước được cấp có thẩm quyền giao; đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngânsách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc mức chi theoquy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị quy định; đã được thủ trưởng đơn vị sự nghiệpthực hiện chế độ tự chủ hoặc người được uỷ quyền quyết định chi

Nguyên tắc thứ ba:

Mọi khoản chi ngân sách nhà nước được hạch toán bằng đồng Việt Nam, theoniên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục ngân sách nhà nước hiện hành Cáckhoản chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động đượcquy đổi và hạch toán chi bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán ngoại tệ, giáhiện vật, ngày công lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

Nguyên tắc thứ tư:

Trong quá trình quản lý, thanh toán, quyết toán chi ngân sách nhà nước, cáckhoản chi sai phải thu hồi Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặcquyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Kho bạc Nhà nước thực hiệnviệc thu hồi cho ngân sách nhà nước

1.3.2 Điều kiện cấp phát, thanh toán các khoản chi thường xuyên

KBNN chỉ thực hiện chi trả thanh toán các khoản chi NSNN khi có đủđiều các điều kiện sau:

1.3.2.1 Đã có trong dự toán chi NSNN được giao trừ trường hợp sau

Dự toán và phương án phân bổ dự toán NSNN chưa được cơ quan nhànước có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán NSNN theo quyđịnh

Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán NSNN đựơc giao và từ nguồn dựphòng NSNN theo quy định của cấp có thẩm quyền để khắc phục hậu quả thiêntai hoả hoạn các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt nhưng không thểtrì hoãn đựơc.

Chi ứng trước dự toán NSNN năm sau

1.3.2.2 Đúng chế độ , tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

Đối với các chế độ tiêu chuẩn định mức chi tiêu thực hiện thống nhấttrong cả nước do thủ tướng chính phủ quy định

Đối với chế độ, tiêu chuẩn , định mức chi ngân sách đối với ngành, lĩnhvực do Bộ tài chính quy định

Đối với một số chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêu có tính chất đặc thùcho từng địa phương do Hội đồng nhân dân tỉnh quy định (trừ những chế độ chi

có tính chất tiền lương, tiền công, phụ cấp )

1.3.2.3 Đã được cơ quan Tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN họăc người được uỷ quyền quyết định chi

Đối với các khoản chi do cơ quan Tài chính cấp phát trực tiếp thì quyếtđịnh chi là "lệnh chi tiền" của cơ quan tài chính Cơ quan tài chính chịu tráchnhiệm kiểm tra , kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm đủđiều kiện cấp phát NSNN theo quy định KBNN thực hiện chi trả thanh toáncho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan Tàichính

Đối với các khoản chi cơ quan Tài chính không cấp phát trực tiêp, khi cónhu cầu chi, đơn vị sử dụng NSNN lập và gửi KBNN giấy rút dự toán NSNN

1.3.2.4 Có đủ hồ sơ , chứng từ thanh toán

Ngoài dự toán năm đựơc giao (gửi một lần vào đầu năm), nhu cầu chi quý

đã gửi KBNN (gửi một lần vào cuối quý trước), tuỳ theo tính chất của từngkhoản chi, các hồ sơ chứng từ thanh toán phù hợp: chi thanh toán cá nhân, chinghiệp vụ chuyên môn

1.4 Nội dung và quy trình kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của NSNN

1.4.1 Nội dung

Kiểm soát trước khi cấp phát:

Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN đảm bảo cáckhoản chi phải có trong dự toán NSNN đựơc cấp có thẩm quyền phân bổ và nhucầu chi quý đã đăng ký với KBNN

Kiểm tra , kiểm soát tính hợp pháp , hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theoquy định đối với từng khoản chi

Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo đúng chế độ tiêu chuẩn, địnhmức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định Đối với cáckhoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn , định mức chi NSNN , KBNN căn cứ dựtoán NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quỳên phân bổ để kiểm soát vàthanh toán cho đơn vị

Kiểm soát sau: là việc kiểm tra và duyệt dự toán sử dụng kinh phí của các

đơn vị: đây là bước không kém phần quan trọng nhằm quản lý và quản lý tốtđồng vốn NSNN đã chi ra Qua bước kiểm soát này từ đó có thể rút ra nhữngkinh nghiệm cho công tác kiểm soát lần sau được hoàn thiện và chặt chẽ hơn

Xử lý sau khi kiểm soát:

Hạch toán kế toán

Chứng từ kế toán: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng,bảng kê chứng từ thanh toán, giấy rút dự toán NSNN, thông báo từ chối cấp phátthanh toán séc, uỷ nhiệm chi

Sổ kế toán

Mở sổ theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán các khoản chi NSNN theotừng đơn vị sử dụng kinh phí NSNN để theo dõi tình hình tạm ứng, thanh toáncác khoản chi NSNN

Báo cáo chi NSNN

Hàng tháng, quý, năm các đơn vị sử dụng NSNN lập báo cáo chi NSNNgửi cơ quan chủ quản có xác nhận của KBNN nơi giao dịch Cơ quan chủ quảntổng hợp báo cáo chi NSNN gửi cơ quan tài chính đồng cấp.

Hàng tháng, quý, năm, KBNN lập báo cáo chi NSNN gửi cơ quan tàichính đồng cấp, cơ quan hữu quan và KBNN cấp trên KBNNTW tổng hợp báocáo chi NSNN gửi Bộ Tài chính(Vụ NSNN) theo chế độ quy định

Thu hồi giảm chi NSNN

Trong quá trình quản lý, cấp phát, quyết toán chi NSNN, cơ quan Tàichính có quyền quyết định thu hồi giảm chi NSNN đối với các khoản chi sai chế

độ, không đúng chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi của nhà nước Các đơn vị sửdụng NSNN có trách nhiệm nộp NSNN kịp thời theo quyết định của cơ quan tàichính và giấy nộp tiền của các đơn vị sử dụng NSNN để làm thủ tục thu hồigiảm chi NSNN

Căn cứ vào quyết định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việcthu hồi các khoản chi sai chế độ, tham ô, làm thất thoát tiền, tài sản của nhànước, KBNN làm thủ tục thu hồi giảm chi NSNN và hạch toán kế toán theođúng mục lục NSNN

1.4.2 Quy trình kiểm soát

1.4.2.1 Kiểm tra, kiểm soát hồ sơ chứng từ chi trả thanh toán

Căn cứ nhu cầu chi quý đã đăng ký với KBNN và theo yêu cầu nhiệm vụchi, đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán NSNN kèm theo hồ sơ chứng từthanh toán liên quan

Cán bộ làm công tác kiểm soát chi của KBNN tiếp nhận hồ sơ, chứng từchi của đơn vị gửi đến, thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi theo quyđịnh đối với từng khoản chi và báo cáo lãnh đạo trực tiếp phụ trách xem xét vàtrình thủ trưởng KBNN phê duyệt

Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát và đề nghị của các bộphận nghiệp vụ kiểm soát chi, thủ trưởng KBNN xem xét , quyết định việc cấpphát , thanh toán hoặc từ chối cấp phát thanh toán

KBNN phải có ý kiến giải quyết ngay cho đơn vị trừ trường hợp đặc biệtcần phải nghiên cứu, xem xét nhưng tối đa không được vượt quá hai ngày làmviệc kể từ khi đơn vị sử dụng ngân sách gửi đầy đủ hồ sơ chứng từ

Trình tự cụ thể như sau:

Nếu các khoản chi đủ điều kiện chi trả,thanh toán tuỳ theo tính chất củatừng khoản chi, KBNN duyệt cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị

Nếu các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chứng từ chưa

đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ KBNN trả lại hồ sơ, chứng từ và hướngdẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ theo quy định

Nếu phát hiện các khoản chi không đúng chế độ quy định , KBNN từ chốithanh toán, thông báo và trả lại hồ sơ, chứng từ cho đơnvị

Căn cứ vào hồ sơ cấp tạm ứng hoặc thanh toán được thủ trưởng KBNNduyệt, bộ phận kế toán làm thủ tục cấp tạm ứng hoặc thanh toán cho đơn vị vàhạch toán kế toán theo chế độ quy định

1.4.2.2 Chi trả ,thanh toán

1.4.2.2.1 Các trường hợp chi trả

Trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định, KBNN làmthủ tục chi trả thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN:cấp tạm ứng, cấp thanhtoán

Trường hợp chưa đủ điều kiện nhưng thuộc đối tượng đựơc tạm ứng,KBNN làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị sử dụng NSNN

Trường hợp không đủ điều kiện chi, KBNN đựơc phép từ chối chi trảthanh toán

1.4.2.2.2 Hình thức chi trả, thanh toán

Chi trả thanhtoán theo dự toán từ KBNN

Đối tượng chi trả, thanh toán theo dự toán NSNN từ KBNN gồm các

khoản chi thường xuyên trong dự toán đựơc giao của các cơ quan, đơn vị:

+Các cơ quan hành chính nhà nước

+Các đơn vị sự nghiệp

+Các tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xãhôi- nghề nghiệp được NSNN hỗ trợ kinh phí thường xuyên.

+Các tổng công ty nhà nước đựơc hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụthường xuyên theo quy định

Quy trình chi trả , thanh toán theo dự toán từ KBNN

Căn cứ vào nhu cầu chi quý đã đăng ký với KBNN và yêu cầu , nhiệm vụchi, thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán NSNN kèm theo hồ

sơ chứng từ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch làm căn cứ kiểm soát, thanhtoán trường hợp phát sinh các khoản chi cần thiết cấp bách trong phạm vi dựtoán NSNN năm được giao nhưng vượt quá nhu cầu chi quý đơn vị đã gửiKBNN thì KBNN vẫn chi, song phải báo cáo kịp thời cho cơ quan tài chínhđồng cấp để chủ động cân đối nguồn

KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của đơn vị sử dụngNSNN, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho người hưởnglương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc thanh toán quađơn vị sử dụng NSNN

Khi thực hiện chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN, KBNN thực hiệnchi cho đơn vị sử dụng NSNN theo đúng các mục chi thực tế trong phạm vi cácnhóm mục đã được giao trong dự toán NSNN Riêng nhóm mục chi khác trong

dự toán NSNN được phép thanh toán để chi cho tất cả các nhóm mục song phảihạch toán theo đúng mục thực chi

Chi trả thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền

Đối tượng thực hiện chi trả, thanh toán bao gồm các doanh nghiệp, các tổ

chức kinh tế, xã hội, không có quan hệ thường xuyên với NSNN

KBNN thực hiện xuất quỹ NSNN và thanh toán cho đơn vị sử dụngNSNN theo nội dụng ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính

Chương II Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên của NSNN qua KBNN

thành phố Hạ Long

2.1 Khái quát đặc điểm tự nhiên -kinh tế- xã hội và cơ cấu tổ chức KBNN của thành phố Hạ Long

2.1.1 Đặc điểm tự nhiên- kinh tế- xã hội của thành phố Hạ Long

Thành phố Hạ Long là trung tâm văn hoá, kinh tế, chính trị của tỉnh QuảngNinh Hạ Long được thiên nhiên ưu đãi với những thắng cảnh nổi tiếng khôngchỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn thế giới Không chỉ phát triển ở nghành dulịch với số lượng du khách mỗi năm đứng thứ 2 trên cả nước( sau Sài Gòn),

Hạ Long còn là một đỉnh của tam giác công nghiệp miền Bắc Hà Nội- HảiPhòng- Quảng Ninh

Hạ Long là một thành phố trẻ, bao gồm 20 đơn vị hành chính Số người trong

độ tuổi lao động chiếm 75% Trình độ dân trí tương đối cao, khoa học côngnghệ đang được đầu tư phát triển tuy nhiên còn chưa đồng đều

2.1.2 Vài nét về KBNN thành phố Hạ Long

Cùng với hệ thống Kho bạc cả nước, KBNN Quảng Ninh thành lập từ

01-4-1990, KBNN thành phố Hạ Long thành lập theo quyết định số : 57KB/QĐ/TTCB ngày 15/3/2001 của KBNN và đi vào hoạt động từ01/04/2001, là tổ chức trực thuộc KBNN Tỉnh, có chức năng thực hiện nhiệm

vụ KBNN trên địa bàn theo quy định Đến nay sau hơn 8 năm hoạt động,KBNN thành phố Hạ Long thực hiện tốt vai trò là một công cụ quản lý tàichính của nhà nước, góp phần đắc lực phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xãhội trên địa bàn

Về tổ chức bộ máy:

KBNN thành phố Hạ Long có 21 cán bộ công chức; trong đó :

Ban giám đốc: 2 người

Cán bộ nghiệp vụ: 19 người Được chia thành 3 bộ phận:

+ Bộ phận kế toán: 10 người

+ Bộ phận kho quỹ: 4 người

+ Bộ phận kế hoạch- tổng hợp: 5 người Trong đó:

- Thanh toán viên: 2 người

- Bảo vệ: 3 người

Là một đơn vị hành chính Nhà nước chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kho bạc Nhànước Quảng Ninh, ngoài ra kho bạc Nhà nước thành phố Hạ Long còn chịu sựchỉ đạo của Hội đồng nhân dân và UBND thành phố Hạ Long

Trình độ chuyên môn: Đại học 77%, cao đẳng và trung cấp 9% và 3 cán bộchưa qua đào tạo 14%

Trình độ chính trị: Đảng viên 62%

Kho bạc Nhà nước thành phố Hạ Long luôn chú trọng đến công tác đào tạocán bộ viên chức, mặt khác luôn bố trí đội ngũ cán bộ, viên chức phù hợp vớiyêu cầu của ngành và sát thực tiễn nhiệm vụ kinh tế phát sinh tại địa phươngnên đã phát huy tác dụng giúp Ban lãnh đạo trong việc điều hành chỉ đạonghiệp vụ và các mặt quản lý công tác khác

Ban giámđốc(giám đốc vàphó giám đốc)

Bộ phận kế

toán

Bộ phận kếhoạch – tổng hợp

Bộ phận khoquỹ

Là một tổ chức thuộc Bộ Tài chính, quản lý nhà nước về quỹ NSNN, các quỹtài chính nhà nước và các quỹ khác của nhà nước, huy động vốn cho NSNN,cho đầu tư phát triển qua hình thức phát hành công trái và trái phiếu chínhphủ, KBNN thành phố Hạ Long có nhiệm vụ, quyền hạn rất quan trọng:

Thứ nhất, dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý quỹ

NSNN và các lĩnh vực liên quan thuộc phạm vi thẩm quyền Tổ chức thựchiện các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý của KB sau khiđựơc phê duyệt Hướng dẫn các nghiệp vụ công tác liên quan đến quản lý quỹNSNN

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ thống nhất toàn hệ thống

Thứ hai, trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm về quản lý quỹ NSNN ,

các quỹ TCNN và các quỹ khác của nhà nước

Tập trung và phản ánh đầy đủ các khoản thu NSNN và hạch toán chocác cấp NS

Tổ chức thực hiện việc thu nộp vào quỹ NSNN do các tổ chức , cá nhânnộp tại hệ thống KBNN

Tổ chức thực hiện chi NSNN , kiểm soát, thanh toán , chi trả các khoảnchi NSNN theo quy định

Quản lý , kiểm soát và thực hiện việc nhập, xuất các quỹ TCNN và cácquỹ khác do KB quản lý

Quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu ,ký cược, ký quỹ, thế chấptheo quy định của cơ quan thẩm quyền

Quản lý các tài sản quốc gia quý hiếm được giao quản lý, quản lý tiềntài sản, chứng chỉ có giá của nhà nước và các đơn vị, cá nhân gửi tại KB

Thứ ba, Tổ chức hạch toán kế toán NSNN, hạch toán kế toán các quỹ và

tài sản của nhà nước do KB quản lý

Thứ tư, tổ chức huy động vốn trong nước và ngoài nước cho NSNN và

cho đầu tư phát triển thông qua phát hành công trái, trái phiếu

Thứ năm, mở và kiểm soát tiền gửi của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có

quan hệ giao dịch với KBNN, thực hiện thanh toán bằng tiền mặt , chuyểnkhoản cho các đối tượng này

Thứ sáu, thực hiện dịch vụ tín dụng nhà nước theo quy định.

Ngoài ra, KBNN có quyền trích từ tài khoản tiền gửi của tổ chức, cánhân để nộp NSNN hoặc áp dung các biện pháp hành chính khác Có quyền

từ chối thanh toán chi trả các khoản chi không đúng, không đủ theo quy địnhcủa pháp luật

2.2 Tình hình thực hiện kiểm soát cấp phát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của NSNN qua KBNN thành phố Hạ Long trong 3 năm 2007-2009

2.2.1 Nhóm mục chi cho con người

Bao gồm các khoản:

Tiền lương(mục 100), tiền công(mục 101), phụ cấp lương(mục102):phu cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, tiềnlàm thêm giờ, độc hại nguyhiểm, phụ cấp khác; học bổng học sinh- sinh viên(mục 103); tiền thưởng(mục104); phúc lợi tập thể(mục 105):tàu xe, nghỉ phép năm, nước uống, chi khác;các khoản đóng góp(mục 106):BHXH,BHYT; các khoản thanh toán khác cho

cá nhân.(mục 108)

2.2.1.1 Quy trình kiểm soát chi lương thực hiện tại KBNN thành phố Hạ Long

Đối với đơn vị sử dụng NSNN

Đầu năm ngân sách: Đơn vị sử dụng NSNN về tiền lương, phụ cấplương phải gửi các văn bản giấy tờ đến KBNN để kiểm tra lưu giữ gồm:

•Dự toán chi NSNN năm được cấp có thẩm quỳên phê duyệt, trong đó

có mục 100,102

•Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã đựơc duyệt

•Bảng kê danh sách công chức viên chức và tiền lương có mặt tại thờiđiểm 31.12 năm trước

Hàng tháng, khi có nhu cầu chi, đơn vị lập giấy rút dự toán NSNN kèmtheo các hồ sơ chứng từ quy định gửi KBNN để cấp phát, trong đó gồm cảbảng tăng giảm biên chế và quỹ lương được cấp có thẩm quyền phêduyệt( nếu có).

Đối với KBNN

Khi nhận được các giấy tờ văn bản trên, kế toán sẽ thực hiện:

Kiểm tra giấy rút dự toán NSNN: các yếu tố trên giấy có đảm bảo tính

rõ ràng đầy đủ không?, trong đó có các chỉ tiêu như: tên đơn vị lĩnh tiền, mã

số đơn vị sử dụng NSNN, tài khoản, họ tên người lĩnh tiền, số CMTND, nơicấp, kiểm tra xem phần liệt kê các khoản kinh phí xin rút ghi chi tiết theo nộidung thanh toán , ghi rõ mục lục NSNN là 100,102 tổng số tiền ghi bằng chữ

và số

Kiểm tra, kiểm soát hồ sơ chi của đơn vị dự toán so với dự toán đựơccấp có thẩm quyền phân bổ xem có trong dự toán được duyệt và còn số dưhay không

Kiểm tra bảng tăng giảm biên chế tiền lương

Sau khi kiểm tra xảy ra các trường hợp:

Nếu chưa đủ điều kiện thanh toán,viết sai các yếu tố trên chứng từ thìtrả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định

Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ hoặc tồn quỹ NSNN,không có trong dựtoán thi từ chối thanh toán , thông báo và trả lại hồ sơ chođơn vị đồng thời thông báo cho cơ quan tài chính đồng cấp hoăc KBNN cấptrên biết để xử lý

Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán , kế toán theo dõi tài khoản củađơn vị sẽ thực hiện:

Trên cơ sở giấy rút dự toán NSNN, kế toán thực hiện định khoản nghiệp

vụ chi NSNN Nếu là giấy rút dự toán NSNN kiêm lĩnh tiền mặt, kế toán sửdụng 1 liên để hạch toán chi, một liên trả lại cho khách hàng Nếu là giấy rút

dự toán NSNN kiêm chuyển khoản mà đơn vị hưởng tiền có tài khoản tại

KBNN nơi đơn vị sử dụng NSNN mở tài khoản thi kế toán sẽ sử dụng mộtliên hạch toán chi NSNN và ghi có TK cho đơn vị hưởng tiền, một liên báo

có cho đơn vị hưởng tiền và một liên trả đơn vị sử dụng NSNN

Trình giám đốc duyệt

Chuyển cán bộ giữ dấu đóng dấu vào chữ ký của giám đốc

Chuyển hồ sơ cho cán bộ kiểm soát trước quỹ

Chuyển thủ quỹ chi tiền cho đơn vị Thủ quỹ sẽ ghi ngày , tháng, nămvào dòng "KBNN ghi sổ và trả tiền ngày"

Sau khi cấp phát ,KNNN cùng cơ quan Tài chính , cơ quan nhà nước cóthẩm quyền kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí NSNN về chi lương và phụcấp lương tai đơn vị sử dụng NSNN

Khái quát quy trình kiểm soát chi lương và phụ cấp lương tại KBNN thành phố Hạ Long:

t

Hồ sơ

Cơ quantài chính

và cơ quanquản lýcấp trên

Thủ quỹ

trưởng

Thôngbáo

o n 2008-2012

đ ạ Năm 2007, số chi lương đã qua kiểm soát của 4 cấp NS là129.000,87 triệu đồng Năm 2008 là 161.251,09 triệu đồng, tăng32.250,22triệu đồng so với năm 2007( tương ứng 25%) Năm 2009 là193.703,24 triệu đồng, tăng 32.452,15 triệu đồng( tương ứng 20,13%) Cóthể thấy tốc độ tăng của số chi lương khá nhanh, hoàn thành được chủ trươngtăng 20% lương cơ bản mỗi năm mà chúng ta đã đề ra trong đề án cải cáchchính sách tiền lương Ngày 01/01/2008, mức lương cơ bản tăng từ 450.000đồng/ tháng lên 540.000 đồng/ tháng( tương ứng với 20%) Ngày 01/05/2009,mức lương cơ bản tăng lên 650.000 đồng/ tháng( tương ứng 20.37%) Ngày01/05/2010, mức lương cơ bản sẽ tăng lên 730.000 đồng/ tháng( tương ứng12,3%) Việc tăng chi lương là điều hoàn toàn phù hợp với nhu cầu thực tiễn

do giá cả thị trường ngày càng tăng cao, lạm phát hàng năm luôn ở mức 2 con

số Tuy nhiên, lương của cán bộ công chức có tăng nhưng giá cả biến độngtrên thị trường cũng tăng theo nên có thể lương trên danh nghĩa là tăng nhưnglương thực tế lại không tăng, cách thức chi trả lương theo bậc, ngạch lương vàđều đặn tăng theo số năm công tác chưa khuyến khích được tính năng động,tính nhiệt thành trong công việc của cán bộ

Các khoản phụ cấp lương cũng chiếm một tỷ trọng không nhỏ sovới các khoản chi cho con người Ta có bảng số liệu như sau:

Bảng 1: tỷ trọng chi phụ cấp lương so với tổng chi thường xuyên Nguồn: KBNN Hạ Long đơn vị: triệu đồng

Chi phụ cấp lương 26.456,34 30.980,12 36.051,83Chiếm tỷ trọng trong chi

TX(%)

Năm 2008, số thực chi phụ cấp lương là 30.980,12 triệu đồng Năm 2009là36.051,83 triệu đồng , tăng 5.071,71 triệu đồng tức là tăng 16,37% so với năm2008

Nếu như so với tổng chi NSNN năm 2009 qua KBNN Hạ Long là1.642.094 triệu đồng thì tổng các khoản chi lương, phụ cấp lương chiếm một

tỷ trọng đáng kể: năm 2009 chiếm 12,01 % tổng chi NSNN qua KBNN HạLong Vì vậy công tác kiểm soát các khoản chi lương, phụ cấp lương đã đượcKBNN Hạ Long thực hiện một cách chặt chẽ

Trên đây là những khoản chi mà KBNN đã tiến hành kiểm soát, thanhtoán sau khi đã thực hiện đầy đủ quy trình kiểm soát Mặc dù ta thấy khốilượng các khoản chi ngày càng tăng nhưng KBNN đã đảm bảo mọi khoản chiđược thực hiện đúng dự toán được duyệt , đúng chính sách chế độ tiêu chuẩnđịnh mức, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu chi trả , thanh toán

Mặt khác, thông qua tình hình thực hiện các khoản chi lương, phụ cấplương qua 2 năm 2008-2009 so với dự toán ta thấy:

Bảng2- tình hình thực hiện các khoản chi lương, phụ cấp lương

Diễn giải Dự toán Thực hiện Thực hiện/ dự toán

Tuyệt đối Tương đối

Dự toán được duyệt không phản ánh chính xác nhu cầu chi thực tế của đơn vị.

Thông qua công tác kiểm soát các khoản chi lương, phụ cấp lương quan KBNN Hạ Long ta thấy

Vấn đề kiểm soát biên chế, quỹ lương còn gặp nhiều khó khăn: nguyênnhân xuất phát từ sự phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền (tổ chứcchính quyền và thủ trưởng đơn vị), cơ quan cấp kinh phí và KBNN đôi lúcchưa đồng bộ Thực tế cho thấy những biến động về lượng và chất trong tổngbiên chế quỹ lương , cơ chế chính sách chi trả tiền lương theo chủ trương xãhội hoá ở một số lĩnh vực , thực hiện chủ trương khoán biên chế và quỹlương đã kéo theo tình trạng tăng giảm biên chế quỹ lương( kể cả phụ cấp)

so với chỉ tiêu đăng ký ban đầu luôn làm cho việc kiểm soát của KBNN khóđạt yêu cầu chặt chẽ như mong muốn nhất là những thủ tục cần cập nhật về sựbiến động tăng giảm biên chế quỹ lương ở từng đơn vị Những biến đổi vềlượng về biên chế quỹ lương ở từng đơn vị là do tăng giảm biên chế kéo theoviệc thay đổi quỹ tiền lương như tuyển dụng, thuyên chuyển, cho nghỉ hưu,thôi việc, người lao động nghỉ hưởng BHXH theo chế độ và tình trạng kháphổ biến hiện nay là việc hợp đồng lao động ngoài biên chế, tăng cường cán

bộ cho cơ sở Tăng giảm về chất từ quỹ tiền lương và phụ cấp: tăng lương tốithiểu, chuyển ngạch, thực hiện một số chính sách về phụ cấp ở một số ngành,lĩnh vực Những biến động này là nguyên nhân cơ bản mà trong thời gian gầnđây KBNN Hạ Long không đủ cơ sở về biên chế quỹ lương để kiểm soát từnglần rút tiền lương và phụ cấp từ KBNN so với biên chế quỹ lương được đăng

ký ban đầu mặc dù đã có quy định các cơ quan, đơn vị phải cung cấp kịp thờicác thủ tục để chứng minh cho việc tăng giảm biên chế quỹ lương

Mức độ tăng tiền lương chưa phù hợp với tốc độ tăng giá cả hàng hoádịch vụ nên làm cho tiền lương thực tế giảm sút Vì vậy có hiện tượng một sốđơn vị thụ hưởng NSNN tự điều chỉnh bằng cách rút trong chi phí thườngxuyên để bổ sung tiền lương dưới dạng ăn trưa hoặc trợ cấp hàng tháng Việckiểm tra , giám sát tiền lương và thu nhập ở các đơn vị bị buông lỏng Việcđịnh biên chế lao động để trả lương ở một số đơn vị chưa làm tốt tạo ra nhucầu tăng biên chế , nguyên nhân thực tế là KBNN và hệ thống KBNN nóichung chỉ dừng lại ở cấp phát tiền lương, học bổng , sinh hoạt phí cho đơn vịsau đó đơn vị tự chi tiêu

Đối với phụ cấp lương(mục 102) gồm một số loại phụ cấp như: Tiềnlàm thêm giờ, độc hại nguy hiểm nhưng dự toán được duyệt cho mục nàythường không đủ, cấp không đủ cho đơn vị nên đơn vị phải xin cấp bổ sunghoặc thanh toán lân vào mục khác làm cho thực tế của tổng khoản chi lương,phụ cấp lương nhiều hơn so với dự toán

2.2.1.2 Chi tiền công

Trình tự thanh toán

Tiền công là khoản chi mang tính chất thanh toán cho các cá nhân thuêngoài Vì vậy căn cứ vào dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, nhucầu chi quý do đơn vị sử dụng NSNN đăng ký, nội dung thanh toán theo hợpđồng kinh tế, hợp đồng lao động, giấy rút dự toán NSNN của đơn vị Sau đó

KBNN thực hiện thanh toán trực tiếp cho người được hưởng hoặc cấp quađơn vị để thanh toán

Tình hình thực hịên cấp phát thanh toán trong3 năm 2007-2009

Năm 2007 số chi tiền công đã qua kiểm soát là 13.691,93 triệu đồng.Năm 2008 là 19.441,667 triệu đồng Năm 2009 là 25.466,45 triệu đồng

Qua ba năm , số chi tiền công đã tăng lên rất nhiều Năm 2008 tăng29,58% so với năm 2007, năm 2009 tăng 31% so với năm 2008

Thông qua quá trình kiểm soát cấp phát thanh toán khoản chi này đã phát hiện một số vấn đề

Ở các đơn vị tiền công để trả cho lao động không thuộc biên chế củanhà nước nhưng rất cần thiết như nhà bếp, bảo vệ, lái xe đối với khoản chinày trong thực tế thường phát sinh lớn hơn so với dự toán đã đề ra nên lúc đềnghị thanh toán quỹ tiền công của đơn vị thiếu gây nợ đọng tiền công trênchứng từ còn thực tế đơn vị đã sử dụg sai nguồn để chi Để đảm bảo cho hoạtđộng của đơn vị , đơn vị đã lấy nguồn khác để chi sau đó cuối năm điều chỉnh

từ mục thừa sang mục thiếu trên dự toán để quyết toán chi NSNN, vì vậy làmcho việc thực hiện chi NSNN theo luật NSNN chưa nghiêm minh

2.2.2 Nhóm mục chi mua sắm , sửa chữa

Bao gồm: Sửa chữa thường xuyên tài sản cố định(mục 117) gồm:sửachữa xe máy, ô tô con, xe chuyên dùng, bảo trì, hoàn thiện phần mềm vi tính,trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng, máy tính,phôto, fax, điều hoà nhiệt độ,nhà cửa, thiết bị phòng cháy chữa cháy, đường điện, cấp thoát nước; sửa chữalớn(mục 118); mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc

2.2.2.1 Mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc

Quy trình kiểm soát thực hiện tại KBNN thành phố Hạ Long

Đơn vị sử dụng NSNNN phải gửi đến KBNN các hồ sơ chứng từ sau:

Dự toán chi NSNN năm, dự toán chi quý được cấp có thẩm quyền phêduyệt hoặc điều chỉnh trong đó có khoản chi mua sắm đồ dùng trang thiết bị,phương tiện làm việc.

Hợp đồng kinh tế với đơn vị gia công hoặc đơn vị bán hàng

Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầucủa cấp có thẩm quyền (đối với trường hợp mua sắm phương tiện làm việc,sửa chữa lớn phải thực hiện đấu thầu theo quy định)

Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ, hoá đơn bán hàng,vật tư thiết bị(trường hợp mua sắm nhỏ không có hợp đồng mua bán)

Hồ sơ chứng từ khác có liên quan

Thực hiện kiểm soát

Kiểm soát các hồ sơ văn bản chứng từ phù hợp với từng khoản chi đã

đủ chưa và phải đảm bảo tính pháp lý Các khoản chi phải có trong dự toánnăm và quý đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hay không?

Kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu tài chính và phải đảm bảo:

Khối lượng , giá trị thực hiện luôn nhỏ hơn hoặc tối đa chỉ bằng dự toánđược duyệt

Các khoản chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hànhphù hợp với mặt bằng giá cả chung

Các giấy tờ khác có liên quan đến khoản chi của cấp có thẩm quyền chophép cơ quan mua sắm

Xử lý sau khi kiểm soát

Trường hợp văn bản, giấy tờ, chứng từ còn thiếu không đúng quy định,KBNN hướng dẫn cơ quan đơn vị sử dụng NSNN bổ sung hoàn chỉnh đúngtheo quy định để thanh toán

Trường hợp đủ điều kiện thì KBNN làm thủ tục thanh toán cho đơn vị.Căn cứ đề nghị chi của đơn vị sử dụng NSNN, KBNN thanh toán trực tiếpbằng chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt qua đơn vị sử dụng NSNN

để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ

Đối với việc mua sắm, sửa chữa thuộc phạm vi điều chỉnh của cơ chếđấu thầu thì đơn vị sử dụng NSNN phải thực hiện đấu thầu và ký hợp đồngkinh tế với đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ trúng thầu KBNN thực hiệnthanh toán theo hợp đồng kinh tế hai bên đã ký kết và các hoá đơn chứng từthanh toán hợp pháp hợp lệ.

Đối với việc mua sắm hoặc sửa chữa không thuộc phạm vi điều chỉnhcủa cơ chế đấu thầu KBNN thanh toán trực tiếp cho đơn vị, người cung cấphàng hoá dịchvụ nếu đơn vị này có mở tài khoản tại ngân hàng hoặc KBNN,hoặc thanh toán trực tiếp cho người cung cấp hàng hoá dịch vụ nếu không mởtài khoản tại KBNN hoặc ngân hàng theo hoá đơn, chứng từ hợp pháp , hợp

lệ Ngoài ra khi thanh toán các khoản trên , KBNN còn phải kiểm tra việcthực hiện chỉ thị số 21/2001/CT-TTg ngày 11/9/2001 của thủ tướng chính phủ

về việc sử dụng NSNN mua sắm tài sản , vật tư, trang thiết bị, xây dựng trụ sở

đã vượt dự toán 877,72 triệu đồng

Tương tự, trong năm 2008 số thực chi đã qua kiểm soát của khoản chinày là 142.299,76 triệu đồng, trong đó số chi thuộc NSTW chiếm tỷ trọng lớnnhất 92,05% tương ứng với số tuyệt đối là 130.998,1 triệu đồng So với dựtoán được duyệt là 142.012 thì số thực chi bằng 102% tương ứng với đã vượt

dự toán là 287,76 triệu đồng

Năm 2009, thực chi là 157.189,93 triệu đồng, so với dự toán được duyệt

là 156.970 triệu đồng thì số thực chi đã qua kiểm soát bằng 100,14 % tươngứng với số tuyệt đối là 219,93 triệu đồng

Qua số liệu trên ta thấy:

Ba năm từ năm 2007-2009 thực chi đều vượt dự toán, nguyên nhân là

do chi cho một số đơn vị mới thành lập về mua sắm đồ dùng , trang thiết bị,

do chất lượng xây dựng dự toán chưa cao, chưa sát với thực tế Tuy nhiên dùcác năm đều vượt dự toán nhưng các khoản chi đều vượt dự toán không nhiều

và ngày càng có xu hướng giảm, thực hiện theo đúng chủ trương của nhànước về việc tiết kiệm 10% chi thường xuyên trong đó có cả việc giảm muasắm trang thiết bị, phương tiện làm việc

So sánh giữa ba năm ta thấy chi cho mua sắm tài sản phục vụ công tácchuyên môn ngày càng tăng( từ năm 2007 đến năm 2008 tăng 26,79%, từ năm

2008 đến năm 2009 tăng 10,46%) do yêu cầu công việc ngày càng tăng, đòihỏi nhiều phương tiện làm việc nhằm đạt hiệu quả trong công tác Đặc biệtnăm 2008, BTC đưa ra thông tư số 34/2008/TT-BTC , h ng d n tri n khaiướ ẫ ể

th c hi n ti t ki m 10% chi th ng xuyên NSNN, trong ó có yêu c u các cự ệ ế ệ ườ đ ầ ơquan nh n c t m d ng ngay vi c mua s m ô tô, ph ng ti n, t i s n khác cóà ướ ạ ừ ệ ắ ươ ệ à ảgiá tr l n, s a ch a l n tr s l m vi c.ị ớ ử ữ ớ ụ ở à ệ Vì vậy trong năm qua số thực chi đãqua kiểm soát của khoản chi này có tăng nhưng không đáng kể

Nhóm mục chi này hiện chưa có hệ thống định mức quy định cụ thểsong KBNN Hạ Long thực hiện kiểm soát cấp phát thanh toán khá chặt chẽnên từng bước hạn chế những khoản chi chưa đủ điều kiện và sử dụng lãngphí

Thông qua quá trình kiểm soát KBNN Hạ Long đã phát hiện những vấn đề sau

Thứ nhất, còn nhiều khoản chi không đủ điều kiện thanh toán và đã từchối thanh toán:

Năm 2007 từ chối thanh toán số tiền 135 triệu đồng do phát hiện sai sóttrong việc lập giấy rút dự toán và thiếu thủ tục chứng từ thanh toán

Năm 2008 từ chối thanh toán số tiền 150 triệu đồng do thiếu thủ tụcchứng từ thanh toán như phiếu báo giá hợp đồng, hợp đồng kinh tế và bổ sung

hồ sơ cho hơn 20 khoản

Năm 2009, từ chối thanh toán số tiền là 210 triệu đồng Ngoài ra cònphát hiện ra rất nhiều trường hợp lập giấy rút dự toán NSNN còn nhiều sai sót: sai mục lục NSNN, thiếu thủ tục kèm theo để được cấp tạm ứng, cấp thanhtoán, các đơn vị chậm trễ trong việc hoàn thiện hồ sơ để chuyển từ cấp tạmứng sang cấp thanh toán

Thứ hai, việc cấp kinh phí thường dồn vào cuối năm vì sau khi các bộ,các cấp các ngành cân đối song còn kinh phí thì cấp ồ ạt cho các đơn vị cấpdưới mà thường là những khoản xây dựng mua sắm nên việc chi tiêu của đơn

vị bị động, dẫn đến mua sắm bừa bãi , không đảm bảo chất lượng, chi chạyvốn chưa mua nhưng đã rút tiền mặt về, tìm cách hoàn thiện chứng từ đểthanh toán Việc các đơn vị rút tiền nhiều vào cuối năm gây khó khăn choKBNN trong việc kiểm soát vừa cập rập vừa thiếu chính xác

Ngoài ra, một số đơn vị chưa thực hiện đấu thầu đúng quy định Vẫncòn tồn tại những “ đội quân xanh” trong đấu thầu, việc đấu thầu thiếu minhbạch và còn nặng tính hình thức

Trong những năm qua trong quản lý NSNN đã có sự chuyển biến tíchcực, tình hình chạy vốn cuối năm đã có xu hướng giảm, các khoản chi đượcthực hiện ngày càng chặt chẽ hơn, ý thức chấp hành , tinh thần trách nhiệmcủa các đơn vị thụ hưởng NSNN đã dần được tăng lên, đó là kết quả của cảquá trình thực hiện kiểm soát chi một cách chặt chẽ, cố gắng phấn đấu củaKBNN Hạ Long cùng với sự phối hợp với cơ quan Tài chính, các cơ quan liênquan và đơn vị thụ hưởng NSNN

2.2.2.2 Các khoản chi sửa chữa và xây dựng nhỏ

Quy trình kiểm soát cấp phát , thanh toán các khoản chi này

-Đơn vị sử dụng NSNN phải gửi bộ hồ sơ chứng từ sau:

Đối với công tác xây dựng nhỏ

Dự toán năm và dự toán quý được duyệt các khoản chi về xây dựngnhỏ.

Có hồ sơ đấu thầu theo quy định(đối với trường hợp cần phải đấu thầu)Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị sử dụng NSNN và đơn vị thi công

Biên bản nghiệm thu khôí lượng công trình hoàn thành giữa cơ quanđơn vị sử dụng NSNN và có xác nhận của cơ quan tư vấn

Đối với công tác cải tạo, sửa chữa

Dự toán năm và dự toán quý được duyệt phải có chi về cải tạo, sửachữa

Có thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Hồ sơ giám định về tình trạng thiệt hại hỏng hóc và mức độ cải tạo sửachữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các tài sản cố địnhphải cải tạo sửa chữa hoặc thay thế

Hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo , sửa chữa các công trình vàhạng mục công trình và đựơc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấuthầu

Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị sử dụng NSNN và đơn vị thi công

Biên bản khối lượng công trình hoàn thành

-Chứng từ được đơn vị thụ hưởng gửi đến kế toán viên A, kiểm tra tínhhợp pháp hợp lệ của chứng từ và điều kiện thanh toán

-Chuyển chứng từ cho kế toán trưởng và giám đốc KBNN kiểm tra lại,

ký nhậnvà đóng dấu

-Kế toán viên A nhận lại chứng từ ghi sổ kế toán sau đó bóc tách cácliên chứng từ gửi kế toán viên B(kế toán viên giao dịchvới ngân hàng- nếuđơn vị thi công mở tài khoản tại ngân hàng

-Kế toán viên B kiểm tra chứng từ căn cứ phương thức thanh toán cụthể lập thêm chứng từ thanh toán liên quan(bảng kê chứng từ thanh toán , giấybáo liên kho bạc) sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán trưởng, giámđốc kiểm soát ký nhận

-Kế toán viên B nhận lại chứng từ bóc tách chứng từ liên quan chuyển

đi, các chứng từ liên quan cònlại để ghi sổ kế toán sau đó đưa vào lưu trữ

Khái quát quy trình kiểm soát cấp phát thanh toán

Chứng từ kế toán viên kế toán trưởng

giám đốc kế toán viên A kế toán viên B( kế toán viên giaodịch với ngân hàng) kế toán trưởng và giám đốc

kế toán viên B ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản

Tình hình thực hiện cấp phát thanh toán

Năm 2007, số thực chi đã qua kiểm soát của khoản chi sửa chữa thườngxuyên tài sản cố định là 28.942,78 triệu đồng Năm 2008, số thực chi đã quakiểm soát của khoản chi sửa chữa thường xuyên tài sản cố định là 29.531,6triệu đồng, tăng 588,82 triệu đồng tương ứng với tỉ lệ tăng là 2,03% Năm

2009 là 30.176,14 triệu đồng, tăng 644,54 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng

là 2,18 %

Đối với mục 118( sửa chữa lớn) năm 2007 thực chi là 79.104,56 triệuđồng Năm 2008, thực chi là 88.984,72 triệu đồng tăng 9.880,16 triệu đồng,tương ứng với tỷ lệ tăng là 12,49%, điều này do nhiều công trình xuống cấpcần phải cải tạo , sửa chữa Năm 2009, thực chi là 97.674,6 triệu đồng tăng8689,88 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 9,77%, tốc độ tăng có giảmxuống là do chúng ta đang thực hiện chủ trương giảm các khoản sửa chữa lớn

để tiết kiệm chi thường xuyên

Trong những năm qua ,KBNN Hạ Long đã cố gắng vừa thực hiện vừahoàn thiện quy trình kiểm soát chi cùng kết hợp với các cấp các ngành, cơquan tài chính việc thực hiện chi NSNN đã có sự chuyển biến tích cực , hiệntượng chạy vốn cuối năm đã giảm, kế hoạch tiền mặt được thực hiện thuận lợihơn, tạo điều kiện cho đơn vị sử dụng NSNN sử dụng chi tiêu có hiệu quả