CHƯƠNG 7 DIỄN tập và THUYẾT TRÌNH

ĐỂ THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG CHƯƠNG 7: DiỄN TẬP VÀ THUYẾT TRÌNH Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm thuyết trình, bạn nên luyện tập nhiều tốt 7.1 Luyện tập diễn tập Nếu lần trình bày thuyết trình quan trọng, bạn cần phải lập kế hoạch kỹ lưỡng chương trình luyện tập diễn tập sau: Giai đoạn thực hành 1: thực hành cá nhân Chọn nơi riêng tư để tập nói, thử dùng từ nối khác thêm thắt từ khác bạn cảm thấy hài lòng Giai đoạn thực hành 2: ghi âm nghe lại Trình bày toàn lời nói, sử dụng ghi bạn đề cương nói, ghi âm lại sau nghe lại nghĩ xem cần thay đổi không Giai đoạn thực hành 3: tổ chức thuyết trình thử Đề nghị đồng nghiệp, bạn bè ; đóng vai khán thính giả thuyết trình cho họ nghe; hỏi xem họ nghĩ gì, thuyết trình nghe có tự nhiên không, có nhanh, chậm, khó hiểu không, v.v… Giai đoạn thực hành 4: diễn tập thật Đến giai đoạn này, bạn giải tất vướng mắc thuyết trình mình, sử dụng ghi bạn thêm lần diễn tập toàn thuyết trình Đừng quên sử dụng phương tiện hỗ trợ trực quan đảm bảo phần nói ăn khớp với 7.2 Ngày thuyết trình Chuẩn bị chu đáo làm cho bạn thêm tự tin, lúc bạn chưa đối mặt với khán giả thật – lúc mà sức ép thật đến với bạn Thực hành 13 Hãy nghĩ ngày thuyết trình, hình dung lúc bạn phải đứng lên bắt đầu nói trước thính giả mong đợi ban Mặc dù bạn chuẩn bị kỹ, bạn cảm thấy hồi hộp Hãy nghĩ xem thâm tâm bạn sợ điều xảy ra? …………………………………………………………… - “Họ biết hồi hộp nào.” - “Chắc chắn diễn đạt lộn xộn” - “Tôi thường quên nói đến đâu bị bối rối.” - “Chắc quên hết điều muốn nói hoàn toàn nói gì.” - Hãy tạo uy tín bạn trước cử tọa sớm tốt - Dùng kỹ thuật lôi kéo cử tọa tham gia, - Hãy dùng ánh mắt để thuyết phục cử tọa Ngôn ngữ cử đem lại 60% hiệu thuyết phục, đó, ánh mắt công cụ có sức mạnh lớn - Đừng nói khiêm tốn - Đừng cố làm cho không khí trang trọng mức cần thiết Bạn hãy: - Đừng cho khán thính giả thấy bạn bình tĩnh; - Chỉ cần tạm dừng lại cho chút thời gian để xếp lại; - Đừng phân bua; - Xin lỗi khán thính giả lỗi bạn; - Và hết cho họ thấy bạn làm chủ việc, bạn làm cần phải làm Đây điều khán thính giả chờ đợi nơi bạn 7.3 Xử lý câu hỏi thuyết trình Một điều bạn tránh khỏi thuyết trình câu hỏi đặt cử tọa Bạn ứng xử đây? Việc xử lý tốt câu hỏi tạo cho bạn hội làm tăng tính thuyết phục nội dung mà bạn trình bày Một số thủ thuật áp dụng thành công sau: Hãy bỏ thời gian tìm hiểu kỹ cử tọa bạn Việc nắm quan điểm, thái độ, kiến cá nhân vấn đề bạn trình bày giúp bạn chuẩn bị tốt cách thức tiếp cận lường trước câu hỏi mà họ đưa Bạn không bị rơi vào tình trạng lúng túng bị động Sự chuẩn bị khả trả lời tức thời thỏa đáng câu hỏi đem lại cho bạn chủ động, kiểm soát tình tạo ấn tượng thuyết phục cho người Với câu hỏi, lắng nghe cách cẩn thận, lặp lại tóm lược lại câu hỏi để tỏ bạn lắng nghe hiểu rõ vấn đề Khi lặp lại câu hỏi, bạn nên hướng ánh mắt cử tọa, tạo hiệu ứng tâm lý họ đứng phía bạn để chuẩn bị trả lời cho người hỏi Việc lặp lại tóm lược câu hỏi giúp người hỏi suy nghĩ lại chắn họ chưa thực đưa câu hỏi trọng tâm, cho phép bạn có thêm thời gian suy nghĩ câu trả lời Hãy cảm ơn người đặt câu hỏi ghi nhận tầm quan trọng họ cách nói: “ Xin cảm ơn Anh - Chị đặt câu hỏi này, nghĩ câu hỏi hay…” Nếu bạn có câu trả lời, trả lời thẳng vào trọng tâm, ngắn gọn tốt Khi trả lời hướng toàn cử tọa, tránh trả lời cho người hỏi, hay nhìn vào người 10 Nếu bạn cảm thấy cần thêm thời gian để suy nghĩ cân nhắc luận điểm mình, thủ thuật đơn giản sử dụng đặt câu hỏi ngược cho người hỏi: “ Vậy theo Anh - Chị vấn đề nên giải nào?” Bạn kêu gọi cử tọa giúp đỡ: “Tôi nghĩ nhiều quý vị quan tâm vấn đề Có muốn chia sẻ không?” 11 Nếu bạn không muốn cử tọa cắt ngang trình bày mình, nói từ đầu: “ Tôi dành phút sau phần trình bày để trả lời câu hỏi liên quan quý vị” Với câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc hay ác ý, đừng cố trả đũa lại người nói Hãy tập trung vào vấn đề cố gắng kiềm chế cảm xúc Nếu bạn muốn cử tọa biết thời gian không nhiều nói: “ Tôi phút cho câu hỏi cuối cùng” 12 Nếu bạn chưa thể trả lời câu hỏi câu hỏi không thích hợp, nói: - “Tôi vui lòng thảo luận riêng vấn đề với Anh - Chị giải lao” - “Tôi đề cập đến vấn đề phút hy vọng anh chị tìm câu trả lời” 10 Nếu câu hỏi vượt khả bạn, nói cho người đặt câu hỏi biết bạn giúp họ tìm kiếm câu trả lời Nhớ ghi lại câu hỏi họ Đừng cố gắng đưa câu trả lời vu vơ, không thuyết phục cử tọa đeo bám đến bạn sai 13 Việc tập luyện nhuần nhuyễn kỹ thuật nêu đem lại kết tốt cho bạn Xử lý câu hỏi phần quan trọng định thành công thuyết trình, đặc biệt cần phải thảo luận định Một số diễn giả có kinh nghiệm để dành vấn đề thú vị cho phần hỏi đáp, biến thành phần kết thúc tuyệt vời cho thuyết trình 14 7.4 Rút kinh nghiệm cho lần sau Không thể có phát biểu hoàn hảo ngày lần đầu tiên, học cách để thuyết trình cách có hiệu đòi hỏi phải có kinh nghiệm thú vị Lúc bắt đầu, cần trình bày hết nội dung thuyết trình khoảng thời gian cho phép bạn hài lòng với Nhưng có tiến bộ, bạn nên nghĩ đến việc hoàn thiện kĩ thuyết trình 15 Thực hành 14 Hãy nhớ lại lần mà bạn nghe phát biểu thuyết trình gần Hãy nhớ xem họ trình bày nào, đặc biệt cử họ Chắc họ không hoàn hảo Nhưng họ nên làm để hoàn thiện hơn? …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… ……………………………………………………… 16 Những câu nói gây bực mình: Diễn giả dùng câu kiểu cách: “nói thực thì, nói thực là”… lúc khác họ nói dối ? Diễn giả nói đệm ề liên tục: “Bạn biết đấy”, “à há”, “ vâng”, “ vâng, à, là, vâng, bạn biết đấy, danh tiếng tốt về, à, chất lượng Vâng…” Diễn giả e hèm lúng túng trước câu Diễn giả lẩm bẩm thay công cụ hỗ trợ : “ OK, vậy… bật đèn chiếu lên… rồi… vậy.” 17 Những cử gây bực mình: Diễn giả quay lưng lại nói với bảng trắng hay hình đèn chiếu thay quay mặt khán thính giả - bạn hội dùng ánh mắt để tạo thân thiện tạo nên sức thuyết phục cho lời nói mình; Diễn giả có đối mặt với khán thính giả không ngước mắt lên nhìn vào cử tọa – cử đồng nghĩa với việc bạn chẳng quan tâm đến họ hay bạn sợ sệt hay không thành thật, hay bạn không tin tưởng vào bạn nói 18 Diễn giả bắt đầu nói chuẩn bị việc bàn viết bảng, chưa nói hết câu, lại quay lưng viết bảng, hay cúi xuống bận rộn việc khác – làm dứt điểm việc trên, nói sẵn sàng Cử tọa chờ bạn mà Diễn giả nhìn vào khán thính giả suốt thời gian thuyết trình – người cảm thấy bối rối người khác bắt đầu cảm thấy “không biết có nên ngồi không? Ông ta chẳng đếm xỉa đến cả”; 19 Diễn giả liên tục tới lui trước mặt khán thính giả - di chuyển cách vừa phải phù hợp tạo ấn tượng sinh động tự nhiên, thái làm cho bạn trông bồn chồn, giận dữ, hay bế tắc; Diễn giả làm việc vớ vẩn, chẳng hạn bấm đầu bút bi liên tục hay cầm tay đồ vật mà thật họ không dùng tới – cử tọa tinh ý buồn cười điều Hãy dùng đôi tay để minh họa hỗ trợ cho bạn cách hiệu nhất; Diễn tả tay kéo quần lên, đưa tay vuốt tóc - thật buồn cười phải không bạn? 20 8.Tay diễn tả cử động: quơ chung quanh, đút tay vào túi quần lại rút ra, nhặt bàn lên, lại đặt xuống, gãi đầu, sau cho tay vào túi, lại đưa tay lên xoa cằm… - động tác khó coi cử tọa tập trung vào việc để ý xem bạn làm cử kế tiếp, thay lắng nghe bạn nói Diễn giả chắp tay trước ngực hay sau lưng – hình ảnh đơn khó coi, mang lại ấn tượng không tốt bạn Có nhiều cử xấu kiểu – hầu hết vô thức Đơn giản diễn giả không nhận họ làm 21 THỰC HÀNH 15 Bạn nghĩ kỹ cử lời nói bạn phát biểu trước cử tọa Hãy tham khảo với người xem bạn phát biểu vài tình trịnh trọng, bạn phải chịu sức ép vài lý khác Nếu có thể, bạn nên thu xếp quay video để sau xem lại Sau viết lại điệu bạn, trung thực tốt Chú ý điệu có khả làm khán thính giả tập trung bực bội ……………………………………………………………… 22 Bây tập nói mà không dùng điệu Tốt lần bạn trình bày tập trung cải thiện điểm Sau vài lần trình bày thành công, bạn chuyển sang hoàn thiện điểm khác Đương nhiên, bạn dùng cử để nhấn mạnh điểm tốt, bạn lạm dụng nhiều có ảnh hưởng xấu đến thông điệp làm giảm tính chuyên nghiệp bạn 23 Cuối cùng, có cách đơn giản: quan sát người dẫn chương trình chuyên nghiệp, trị gia hay phát viên đưa tin trực tiếp truyền hình hay người dẫn chương trình mà bạn thấy ấn tượng Bạn hãy: Quan sát họ cách kỹ lưỡng: + Họ thư thái, bình tĩnh, tự chủ biết kiềm chế; + Họ có cử điệu gây bực Lắng nghe họ cách cẩn thận: + Họ sử dụng từ đơn giản rõ ràng; + Họ nói rõ ràng từ tốn; + Họ học cách thay đổi giọng nói âm độ để phù hợp với nội dung 24 Hãy quan sát lắng nghe cẩn thận người chuyên nghiệp Chúng ta chẳng thể hoàn hảo họ, cần phải nhớ có lúc họ giống mà Sự khác biệt họ họ luyện tập tích cực, thực hành kỹ thuật ý tích lũy nhiều kinh nghiệm Tất vấn đề học kỹ thuyết trình Họ học bạn học 25 [...]... định thành công của một bài thuyết trình, đặc biệt là khi cần phải thảo luận và ra quyết định Một số diễn giả có kinh nghiệm có thể để dành những vấn đề thú vị cho phần hỏi đáp, và biến nó thành một phần kết thúc tuyệt vời cho bài thuyết trình của mình 14 7. 4 Rút kinh nghiệm cho lần sau Không thể có được một bài phát biểu hoàn hảo ngày lần đầu tiên, bởi vì học cách để thuyết trình một cách có hiệu quả... nghiệm cũng như sự thú vị Lúc mới bắt đầu, chỉ cần trình bày được hết nội dung thuyết trình trong khoảng thời gian cho phép là bạn đã có thể hài lòng với mình Nhưng khi đã có tiến bộ, bạn nên nghĩ đến việc hoàn thiện kĩ năng thuyết trình của mình 15 Thực hành 14 Hãy nhớ lại những lần mà bạn nghe ai đó phát biểu hoặc thuyết trình gần đây nhất Hãy nhớ xem họ trình bày thế nào, đặc biệt là những cử chỉ của... một cách hiệu quả nhất; 7 Diễn tả luôn tay kéo quần lên, hoặc đưa tay vuốt tóc - thật buồn cười phải không bạn? 20 8.Tay diễn tả luôn cử động: quơ chung quanh, đút tay vào túi quần rồi lại rút ra, nhặt cái gì đó ở trên bàn lên, rồi lại đặt xuống, gãi đầu, sau đó cho tay vào túi, rồi lại đưa tay lên xoa cằm… - những động tác như thế này rất khó coi và dần dần cử tọa sẽ tập trung vào việc để ý xem bạn... hay những người dẫn chương trình mà bạn thấy rất ấn tượng Bạn hãy: Quan sát họ một cách kỹ lưỡng: + Họ thư thái, bình tĩnh, tự chủ và biết kiềm chế; + Họ hiếm khi có cử chỉ và điệu bộ gây bực mình Lắng nghe họ một cách cẩn thận: + Họ luôn sử dụng từ đơn giản và rõ ràng; + Họ nói rõ ràng và từ tốn; + Họ đã học cách thay đổi giọng nói và âm độ để phù hợp với nội dung 24 Hãy quan sát và lắng nghe cẩn thận... chiếu lên… đúng vậy đây rồi… đúng vậy.” 17 Những cử chỉ gây bực mình: 1 Diễn giả luôn quay lưng lại và nói với bảng trắng hay màn hình đèn chiếu thay vì quay mặt về khán thính giả - như vậy bạn mất cơ hội dùng ánh mắt để tạo sự thân thiện và tạo nên sức thuyết phục cho lời nói của mình; 2 Diễn giả có đối mặt với khán thính giả nhưng không bao giờ ngước mắt lên nhìn vào cử tọa – cử chỉ này đồng nghĩa với... bạn không tin tưởng vào những gì bạn đang nói 18 3 Diễn giả bắt đầu nói khi đang chuẩn bị việc gì đó trên bàn hoặc còn đang viết trên bảng, rồi khi chưa nói hết câu, lại quay lưng viết bảng, hay cúi xuống bận rộn việc khác – hãy làm dứt điểm những việc trên, và chỉ nói khi đã sẵn sàng Cử tọa có thể chờ bạn mà 4 Diễn giả chỉ nhìn vào một khán thính giả trong suốt thời gian thuyết trình – người này sẽ... hãy chỉ tập trung cải thiện một điểm Sau một vài lần trình bày thành công, bạn hãy chuyển sang hoàn thiện một điểm khác Đương nhiên, thỉnh thoảng bạn có thể dùng một cử chỉ nào đó để nhấn mạnh một điểm nào đó thì tốt, nhưng nếu bạn lạm dụng nhiều thì sẽ có ảnh hưởng xấu đến thông điệp và làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn 23 Cuối cùng, có một cách rất đơn giản: quan sát những người dẫn chương trình. .. này Có ai muốn chia sẻ không?” 11 6 Nếu bạn không muốn cử tọa cắt ngang bài trình bày của mình, hãy nói ngay từ đầu: “ Tôi sẽ dành ít phút sau phần trình bày để trả lời mọi câu hỏi liên quan của quý vị” 7 Với những câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc hay ác ý, đừng bao giờ cố trả đũa lại người nói Hãy tập trung vào vấn đề và cố gắng kiềm chế cảm xúc của mình 8 Nếu bạn muốn cử tọa biết thời gian không... hảo như họ, nhưng cần phải nhớ rằng đã từng có lúc họ cũng giống như chúng ta mà thôi Sự khác biệt duy nhất giữa họ và chúng ta là họ đã luyện tập tích cực, đã thực hành các kỹ thuật và luôn chú ý tích lũy rất nhiều kinh nghiệm Tất cả là vấn đề học các kỹ năng thuyết trình Họ đã học được và bạn cũng có thể học được 25 ... ……………………………………………………… 16 Những câu nói gây bực mình: 1 Diễn giả luôn dùng những câu kiểu cách: “nói thực ra thì, nói thực là”… vậy những lúc khác thì họ nói dối ư ? 2 Diễn giả nói đệm và ề à liên tục: “Bạn biết đấy”, “à há”, “ vâng”, “ vâng, à, đó là, vâng, như bạn biết đấy, danh tiếng rất tốt về, à, chất lượng Vâng…” 3 Diễn giả luôn e hèm lúng túng trước mỗi câu 4 Diễn giả luôn lẩm bẩm mỗi khi thay một công .. .7. 1 Luyện tập diễn tập Nếu lần trình bày thuyết trình quan trọng, bạn cần phải lập kế hoạch kỹ lưỡng chương trình luyện tập diễn tập sau: Giai đoạn thực hành 1:... không, v.v… Giai đoạn thực hành 4: diễn tập thật Đến giai đoạn này, bạn giải tất vướng mắc thuyết trình mình, sử dụng ghi bạn thêm lần diễn tập toàn thuyết trình Đừng quên sử dụng phương tiện... bạn 7. 3 Xử lý câu hỏi thuyết trình Một điều bạn tránh khỏi thuyết trình câu hỏi đặt cử tọa Bạn ứng xử đây? Việc xử lý tốt câu hỏi tạo cho bạn hội làm tăng tính thuyết phục nội dung mà bạn trình