Người lãnh đạo cần thường xuyên tìm hiểu được nhu cầu, đòi hỏi cần thiết cho nhân viên, sẽ tạo ra niềm tin, sự quan tâm của lãnh đạo; từ đó thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản lý với nhân viên, giúp cho nhân viên thấy được vai trò của mình trong tổ chức, từ đó họ cảm thấy muốn gắn bó với cơ quan công sở hơn, từ đó thúc đẩy việc giải quyết công việc, hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức sẽ tốt hơn + Nhà quản lý công sở tìm hiểu, hiểu biết sở thích của nhân viên trong cơ quan, quan tâm tới sở thích của họ. Đồng thời tìm biện pháp, đáp ứng một phần nào đó nhu cầu sở thích của người cán bộ, nhờ đó nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Tuy nhiên công sở chỉ tìm hiểu một khía cạnh sở thích nào đó, chứ không thể đáp ứng hết sở thích của từng nhân viên được. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải khéo léo, đưa ra các biện pháp thích hợp hơn nữa để thúc đẩy hiệu quả công việc của tổ chức.
TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG SỞ Câu hỏi 1: Khái niệm công sở, nhiệm vụ công sở? nơi công sở mà anh chị dang công tác, nhiệm vụ thực nào? Theo quan điểm cổ điển: công sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành nhà nước Xét nội dung công việc: hoạt động công sở nhằm thỏa mãn lợi ích chung cộng đồng cần bảo vệ kiểm tra nhà nước có nhà nước thảo mãn nhu cầu Xét hình thức tổ chức : công sở tập hợp có cấu tổ chức, phương tiện vật chất người nhà nước bảo trợ để thực nhiệm vụ Hình thức tổ chức công sở nhà nước quy định lệ thuộc vào phương thức điều hành máy nhà nước nước ta có loại công sở công sở hành chính, công sở nghiệp… Xét ý nghĩa tổ chức nhà nước: công sở trụ sở làm việc quan nhà nước, nhà nước lập để giải công vụ Định nghĩa tổng quát: công sở tổ chức mang tính chất công ích nhà nước công nhận thành lập chịu điều chỉnh cùa luật hành luật khác Công sở tổ chức thực chế hành, kiểm soát công việc hành chính, nơi soạn thảo xử lý văn để thực công vụ, đảm bảo thông tin cho máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực nhiệm vụ nhà nước giao cho Là nơi tiếp nhận khiếu nại dân Nhiệm vụ; - Quản lý công vụ theo pháp luật - Tổ chức phối hợp công việc phận quan - Tổ chức công tác thông tin quan quan với quan khác - Thực việc kiểm tra, theo dõi công việc cán công chức thuộc quan theo chế chung quy chế khác quan đơn cị ban hành dựa quy định chung nhà nước - Tổ chức việc giao tiếp với dân, với quan máy nhà nước tổ cức xã hội , làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ - Quản lý tài sản quan để sử dụng vào mục đích chung , quản lý ngân sách - Tham mưu hoạt động sách, xây dựng pháp luật, quy chế, quy định quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền Tóm lại: công sở nơi phục vụ nhân dân, giao tiếp, giải công việc dân, hình ảnh nhìn thấy quyền nhà nước quy trình hoạt động Câu hỏi : nhiệm vụ công sở xác lập sở ? mối quan hệ nhiệm vụ ? theo anh ( chị ) nhiệm vụ quan trọng ? sao? Dẫn chứng? Trả lời: Công sở tổ chức thực chế điều hành kiểm soát, hành nơi soạn thảo xử lý văn để thực thi công việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quảnlý máy nhà nước, nơi phù hợp hoạt động để thực thi nhiệm vụ nhà nước giao, nơi tiếp nhận đề nghị , yêu cầu, khiếu nại nhân dân Công sở có nhiệm vụ sau: - Quản lý công vụ theo pháp luật - Tổ chức nhân , phối hợp công việc phận quan - Tổ chức công tác thông tin quan quan với - Kiểm tra theo dõi công việc cán công chức quan, theo chế chung quan chế khác theo quy định nhà nước - Tổ chức giao tiếp với nhân dân với quan máy nhà nước tổ chức xã hội m điều kiện cho nhà nước thực thi công v iệc - Quản lý tài sản quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách - Tham mưu cho hoạt động sách xây dựng pháp luật, quy chế, chế định cho quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền - Ngoài thực số nhiệm vụ cụ thể khác Cơ sở xác lập nhiệm vụ công sở: - Công sở thực nhiệm vụ nhằm thực chủ yếu tốt chức tổ chức quan Các cán bộ, máy hành công sở tham gia vào hoạt động theo nhiệm vụ, chức trách quy chế định Do sở đển xác lập nhiệm vụ công sở vào quy định pháp luật chức công sở máy nhà nước dựa vào quy định, công sở có chức có nhiệm vụ phù hợp Tuân theo quy định, hướng dẫn pháp luật, nhà nước quan hành nhà nước có thẩm quyền, nhiệm vụ quyền hạn để thực thi công vụ - Theo quy định , vai trò máy tổ chức công sở để xếp nhiệm vụ cho quan Tránh tình trạng làm trái thẩm quyền theo quy định pháp luật - Một sở xác lập nhiệm vụ công sở là, mục tiêu hoạt động mà công sở hướng tới.mỗi công sở có mục tiêu hoạt động khác nhau, ví dụ bệnh viện trường học tùy theo mục tiêu riêng công sở thực thi nhiệm vụ theo chức - Thực mục tiêu chung quan hành nhà nước công bộc dân, giải vấn đề hành nhà nước liên quan đến tiếp dân, thực thi nhiệm vụ đại diện nhà nước thực thi công vụ, tổ chức giao tiếp với dân - Đội ngũ cán công chức thực thi nhiệm vụ tùy thuộc vào công sở định, có yêu cầu riêng trình độ chuyên môn nghiệp vụ công chức trrong công sở để thực thi công vụ đội ngũ phải qua thi tuyển, tuyển dụng bổ nhiệm, biên chế quan nhà nước có thẩm quyền quan công sở Do công sở pảhi thực nhiệm vụ phối hợ phân công nhiệm vụ cho họ - Nội quy , quy chế quan, sở để xác lập nhiệm vụ quan , tổ chức quan phải dựa tren quy định, quy chế để thực hiện, giao nhiệm vụ cho cán công chức nhiệm vụ hợp lý không trái với nội quy quan - Mối quan hệ mật thiết liên quan đến với công sở khác, quan khác, khối quan hành nhà nước nhằm tham mưu xây dựng sách quy chế, định cho quan tổ chức hoạt động Mối quan hệ nhiệm vụ: Các nhiệm vụ có liên quan mật thiết với nhau, thực tốt nhiệm vụ sở để thực nhiệm vụ khác - Tất nhiệm vụ phải quản lý công vụ theo pháp luật việc thực nhiệm vụ tổ chức, phối hợp phận quan theo dõi kiểm tra, hoạt động cán công chức giao tiếp với nhân dân, với quan máy hành nhà nước tổ chức xã hội, quản lý tài sản quan, tham mưu hoạt động sách xây dựng pháp luật phải tuân theo quy định pháp luật Mọi hoạt động công sở nhiệm vụ công sở phải tuâ theo pháp luật, dựa vào pháp luật để thực nhiệm vụ Đồng thời quản lý nhà nước theo công vụ thực nhiệm vụ công sở - Nhiệm vụ giao tiếp với công dân, quan máy nhà nước, tổchức xã hội liên quan đến nhiệm vụ kháccủa công sở + Cơ quan nhà nước , công sở thành lập để quản lý nhà nước, phục vụ nhân dân, muốn thự iện tốt nhiệm vụ công sở phải giao tiếp với nhân dân, với quan nhà nước, tổ chức xã hội + Có giao tiếp khai thác thông tin để quản lý, thực kiểm tra giám sát theo dõi công việc với nhau, muốn quản lý tốt tài sản công, đồng thời tham mưu xây dựng pháp luật , quy chế quy định cho quan tổ chức nhà nước + Mọi nhiệm vụ khác công sở phải giao tiếp với nhân dân, quan nhà nước khác, tổ chức xã hội thực thi nhiệm vụ - Thực kiểm tra kiểm soát theo dõi mớiđảm bảo hoạt dộng nhiệm vụ khác tiến hành thực theo quy định pháp luật đảm bảo nhiệm vụ thực nghiêm mục tiêu chức công sở - Quản lý tài sản công góp phần cung cấp tài lực cho hoạt động nhiệm vụ thực - Tổ chức phối hợp hoạt động làm cho nhiệm vụ công sở thực liên tục - Công tác thu thập thông tin tổ chức thông tin quan với âucác quan khác thục quản lý công vụ theo pháp luật, tổ chức hoạt động phận quan, kiểm tra, kiểm soát công viêc, giao tiếp, quan lý tài sản, tham mưa xây dựng pháp luật Trong nhiệm vụ theo em nhiệm vụ quan trọng quản lý công vụ theo pháp luật vì: Tất quan công sở dều phải thực công vụ theo pháp luật không làm trái với quy định pháp luật Tùy theo quy định pháp luật quan, công sở có chức nhiệm vụ quyền hạn từ phải thực chức thẩm quyền Tất hoạt động khác công sở phải tuân thủ theo quy định pháp luật sở để thực nhiệm vụ khác công sở Ví dụ dẫn chứng: Một công sở A muốn hoạt động từ ban đầu thành lập phải tuân thủ theo quy định pháp luật thủ tục trình tự thành lập công sở, công sở A hoạt động Khi thành lập xong di vào hoạt động hoạt động công sờ A phải tuân thủ theo pháp luật ( tổ chức hoạt động quan lý tài sản kiểm tra giám sát) Tất hoạt động công sở phải theo chức thẩm quền mà pháp luật cho phép Câu hỏi 3: Tại nói công sở pháp nhân công quyền cho ví dụ Công sở tổ chức thực chế điều hành kiểm soát, hành nơi soạn thảo xử lý văn để thực thi công việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quảnlý máy nhà nước, nơi phù hợp hoạt động để thực thi nhiệm vụ nhà nước giao, nơi tiếp nhận đề nghị , yêu cầu, khiếu nại nhân dân Như ta biết công sở tổ chức Nhà nước thành lập đặt quản lý nhà nước Nó đơn nơi thực hoạt động công ích nhằm thỏa mãn lợi ích cộng đồng mà đứng danh nghĩa tổ chức có tư cách pháp nhân pháp luật thừa nhận nhân danh quyền lực công để giải vấn đề xã hội Ta nói công sở pháp nhân công quyền vì: Được thành lập luật đặt quản lý nhà nước vd: trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu thành lập phải có định thành lập ubnd tỉnh/thành phố, phủ tổ chức thức công nhận vào hoạt động, đồng thời tổ chức đặt quản lý nhà nước, hay Bộ mà trực thuộc nhằm thực công việc hay loại hoạt động dịch vụ có tính chất chuyên ngành riêng, Nghị định 129/2008 phủ quy định nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức HV CT-HC QG) Có trụ sở tên gọi thống nhất, thực hoạt động dịch vụ công nên phải có trụ sở để thực giao dịch Đây chủ yếu nơi tiếp nhận xử lý thông tin Vd: trụ sở HVHC nơi tiếp nhận, giải việc học tập đào tạo bồi dưỡng phía Nam Tên gọi thống nhất, trình giao dịch công, tránh nhằm lẫn tổ chức với hay không thống tên gọi khó khăn giao dịch,… Có nhiệm vụ theo luật định, tức quản lý công vụ theo pháp luật, có quy chế cần thiết để thực chuyên môn nhà nước quy định Vd: hv hành nơi đào tạo bồi dưỡng cán công chức, hoạt động quyền hạn nhiệm vụ Đóng vai trò đơn vị hành nghiệp Có biên chế, có dấu, có tài khoản để hoạt động vd: tổ chức có tài khoản, mã số tài khoản HVHC có nguồn thu từ nhiều nguồn khác nhau, nhằm để trì hoạt động công sở Biên chế dễ nhận thấy tổ chức này, hàng năm có cán bộ, giảng viên vào biên chế, tức thức vào nhà nước, hưởng lương nhà nước dấu riêng thiếu tổ chức công sở nào, xác nhận tư cách pháp nhân tổ chức với tổ chức khác Vì ta nói công sở pháp nhân mang công quyền Câu 4: Nhận thức anh (chị) công sở hành Phân biệt công sở hành chính, sở tư nhân công sở nghiệp Cho ví dụ minh họa Công sở tổ chức đặt quản lý nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành nhà nước Công sở hành tổ chức đặt quản lý nhà nước thực quản lý chung mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành đạo thực chủ trương, kế hoạch Pháp luật nhà nước Công sở nghiệp tổ chức đặt quản lý nhà nước thực họat động có tính nghiệp vụ riêng phục vụ cho sản xuất kinh doanh cho sinh hoạt Nói cách khác đơn vị để thực nhiệm vụ ngành Cơ sở tư nhân tổ chức đươc thành lập sở pháp luật, thực chức sản xuất kinh doanh nhằm hướng đến lợi ích riêng Có vốn hoạt động riêng Phân biệt: TIÊU CHÍ CÔNG SỞ HÀNH CÔNG CHÍNH NGHIỆP SỞ SỰ CƠ SỞ TƯ NHÂN 1/ Phương thức Theo luật định Do Theo luật định Căn Theo quy định thành lập quan nhà nước cấpcứ vào nhu cầu thựcpháp luật theo nhu thành lập tế cầu tổ chức, cá nhân VD:UBND thành lập sở luật hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân 2/ Cơ sở pháp lý Theo Hiến Pháp Theo Hiến Pháp Theo Luật Doanh họat động pháp luật Hoạt độngpháp luật Tùy theonghiệp, Luật dân sự… chủ yếu theo Luậttừng ngành mà có cácHoạt động khuôn Hành văn quy phạmkhổ pháp luật pháp luật quy định 3/ Mục tiêu Vì lợi ích cộng Vì lợi ích công Vì lợi nhuận đồng đồng 4/ Phương thức - Tuyển dụng công Cũng giống - Theo nhu cầu hoạt động chức theo luật Côngcông sở hành chínhcơ sở chức bên cạnh có - Làm việc theo hợp - Làm việc theotuyển dụng theo hợpđồng đồng lao động biên chế -Làm việc theo hợp đồng 5/ Tài Lấy từ nguồn ngân Bên cạnh ngân sách Có nguồn vốn riêng sách nhà nước nhà nước cóbiệt khoản thu khác 6/ Chức năng, - Do pháp luật quy Do pháp luật quy Quyền hạn bên nhiệm vụ, quyền định chặt chẽ, đồngđịnh lĩnh vựctrong tổ chức, chức hạn thời phải tuân theoriêng lẽ năng, nhiệm vụ theo Quyết định Quyết định sở quan nhà nước cấp tư nhân pháp Có quyền hạn luật thừa nhận chung nhiều lĩnh vực 7/ Địa điểm hoạt Diễn địa điểm Dựa đặc trưng Có thể diễn động mà công sở đóng ngành nhiều địa phương khác 8/ Cơ chế - Phức tạp, cứng - Tương tự nhắc, cồng kềnh, gâycông sở hành nhiều tiêu cưc - Mang tính chất - Tập thể 9/ Chức danh lương - Công chức Linh hoạt, gọn nhẹ thủ trưởng - Viên chức - Người lao động - Cán - Lương từ ngân - Lương sở tư - Lương từ ngânsách nhà nước cácnhân trả theo thỏa khoản thu khác thuận theo sản sách nhà nước phẩm 10/ Phạm vi hoạt Trên tất Theo lĩnh vực Theo ngành động ngành lĩnh vực ngành minh đăng ký mà 11/ Vị trí, kiến Nơi thuận tiện giao Tùy thuộc vào yêu Tùy thuộc vào trúc dịch với người dân cầu người ngành nghề, điều kiện khách quan khác như: sở hạ tầng, nguồn nhân lực Câu 5: Phân tích nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở Anh chị làm sang tỏ mối quan hệ nguyên tắc này? Đặc thù môn học kỷ thuật tổ chức công sở giúp biếr cách nắm rõ quy luật tổ chức hoạt động công sở cách hợp lý khoa học Để làm điều này, đòi hỏi điều bản, làm tảng bắt buộc nên nắm vững nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở Có nguyên tắc chủ yếu: 1/ Nguyên tắc công khai Cần khẳng định nguyên tắc cần kíp tổ chức Công khai gì? Cái cần công khai công việc làm công sở Công khai hình thức nào? Chúng ta đưa số biện pháp để việc công khai hóa thực có hiệu sau: - Xây dưng kế hoạch: ví dụ: HVHC công khai kế hoạch tuyển sinh năm học 2010 chương trình có liên quan tới công tác tuyển sinh: đào tạo, bồi dưỡng… - Thông qua hoạt động kiễm tra, đánh giá công việc Ví dụ: sau hoàn thành công tác tuyển sinh, họat động tuyển sinh kiểm tra, đánh giá mặt đạt sai phạm tồn công khai - Giới thiệu địa điểm công sở, trách nhiệm phận công sở Ví dụ: quan công chứng tư thành lập, cần công khai địa điểm, chức năng, nhiệm vụ Vậy, phải công khai hoạt động nơi công sở: mục đích để tạo hiểu biết hợp tác công việc, đồng thời tạo điều kiện để công sở linh họat thích ứng với diễn biến không ổn định thực chức năng, nhiệm vụ chung Đây nguyên tắc làm cho tính cục quan liêu hạn chế trình điều hành công sở 2/ Nguyên tắc liên tục: Cơ sở để áp dụng nguyên tắc này: trình quản lý trình diễn cách thường xuyên lien tục Do vậy, trình điều hành công sở phải dựa tính liên tục, tính phối hợp với quy chế hoạt động công sở 3/ Nguyên tắc phân công rõ ràng nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm cá nhân, phận công sở Tại phải phân công vậy? để thúc đẩy người làm việc cách hiệu hơn, đồng thời đề cao trách nhiệm nhiệm vụ cá nhân, tập thể để hoàn thành mục tiêu đề Nó cho phép công sở phát huy lực sang tạo cở sở tìm kiếm phương thức hoạt động thích hợp Việc phân công nhằm tránh làm cho công việc chồng chéo, giảm bệnh quan liêu Phân công khoa học? Tùy theo đặc thù công sở đặc điểm công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn Ví dụ: phân công việc nhận gửi hồ sơ cho phận văn thư, việc lưu trữ, xuất tài liệu cần cho phận lưu trữ, tránh việc nhằm lẫn hai nhiệm vụ 4/ Nguyên tắc dân chủ hóa điều hành Mục đích nguyên tắc làm cho định đưa trình điều hành công sở có tình quán, tập hợp trí tuệ tập thể Nhằm đảm bảo cho định ban hành đắn có tính khả thi cao Quy trình thực nguyên tác nào? Đó lấy ý kiến tập thể nơi công sở đóng, bàn bạc, với ngành, cấp, đơn vị lấy y kiến thông qua hình thức phiếu hỏi, biểu quyết, tổ chức hội nghị, tổ chức tham khảo ý kiến Bàn bạc dân chủ công khai 5/ Nguyên tắc tuân thủ pháp luật Bất kỳ hoạt động quản lý phải tuân thủ pháp luật, họat động điều hành công sở không nằm điềi chỉnh pháp luật Tuân thủ pháp luật để đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa, đảm bảo hoạt động công sở đắn với quy định nhà nước Khi vi phạm quy chế tổ chức xử lý biện pháp chế tài Mối quan hệ nguyên tắc: Các nguyên tắc nói có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nguyên tắc làm tiền đề cho nguyên tắc ngược lại để đảm bảo cho hoạt động điều hành công sở đạt hiệu cao Nếu tuân thủ đầy đủ đắn nguyên tắc nói xây dựng công sở chuẩn Để chứng minh cho tính chặt chẽ nguyên tắc ta lấy nguyên tắc công khai làm tiền đề, từ thấy mối quan hệ với nguyên tắc khác Có công khai hoạt động diễn liên tục, công khai kế hoạch quy chế, địa điểm trách nhiệm…thì công sở hoạt động lien tục được, có kế hoạch rõ ràng cụ thể, qua triển khai định, truyền đạt từ xuống dưới, trao đổi quan, làm cho thông tin liền mạch, không bi nhiễu tin Ví du: kế họach rõ ràng, tháng tới quan có hoạt động gì, người cho có hoạt động này, nguời cho có hoạt động kia, gây tâm lý hoang mang, tức bi nhiễu tin Từ công khai trách nhiệm công sở lên kế hoạch, tiền đề phân công quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm cá nhân, phận công sở Từ việc công khai mang tính minh bạch, rõ ràng, tạo tính dân chủ cao, tính rõ ràng uy tín để cá nhân, tập thể tham gia phát huy sức mạnh Nếu công sở mà trách nhiệm cá nhân không công khai tính dân chủ nằm đâu? Khi cá nhân àm sai người biết phản ánh với ai, với mức độ sai nào? (do trách nhiệm cá nhân làm sai tới đâu) Từ việc công khai hóa việc tuân thủ đảm bảo Việc công khai làm hạn chế vi phạm pháp luật Ví du: công khai trách nhiệm, để cá nhân biết mà tuân thủ pháp luật, tránh làm việc pháp luật cấm : lạm dụng chức quyền, hối lộ tham ô… Câu 6: Trình bày tóm tắt nguyên tắc tổ hoạt động công sở? Bất kỳ quan tổ chức Muốn hoạt động có hiệu quả, đạt mục tiêu quan đề Thì quan tổ chức phải tuân thủ theo nguyên tắc định Nguyên tắc điều mà quan tổ chức công sở phải tuân theo Nguyên tác tư tưởng mang tình chủ đạo bao trùm có giá trị Do đặc thù quan, tổ chức, công sở khác nên nguyên tác khác Công sở tổ chức hoạt động nguyên tắc sau: 1/ Nguyên tắc công khai: Tại lại phải công khai? Công khai để người công sở biết rõ công việc mình, phòng ban toàn công việc công sở Có công khai thành viên an tâm hoạt động tổ chức họ biết kế hoạch tổ chức họ đóng góp công sức hoàn thành kế hoạch phát huy sức mạnh tập thể Có thể công khai tài chính, công khai chế độ khen thưởng Công khai kế hoạch công việc Công khai hoạt động kiểm tra Công khai hoạt động công sở sở để tạo hiểu biết hợp tác công việc Tạo niềm tin cho thành viên Công khai tạo cho công sở phản ứng kịp thời với thay đổi trình thực chức năng, nhiệm vụ chung, Ví dụ: công sở công khai kế hoạch lựa chọn nhân viên du học Anh Thì công sở phải công khai rõ điều kiện, tiêu chuẩn nhận xuất học Sau trình có kết phải công khai cho người biết Nhờ vậy, thành viên công sở biết có người không đủ tiêu chuẩn thành viên khác phản ứng lại tạo điều kiện cho công sở kịp thời có thay đổi 2/ Nguyên tắc lien tục: Như guồng máy, hoạt động công sở phải diễn thường xuyên liên tục Liên tục trình thường xuyên phối hợp người theo quy chế công sở Sư liên tục quan hệ điều hành: thông tin, mệnh lệnh, định phải truyền đạt kịp thời, nhanh chóng không bị gián đoạn Sự phát triển liên tục công việc việc phải thực tốt không bị bỏ dở Ví dụ: thủ trưởng đưa định giải công việc, định phải truyền đạt cách nhanh chóng xuống tất phòng ban tất thành viên phòng ban đó, để công việc giải cách nhanh chóng 3/ Nguyên tắc phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cá nhân, phận công sở Đây nguyên tắc quan trọng Phải phân công rõ để thành viên nhân thức được, hiểu công việc nhằm thúc đẩy ngừơi hoạt động có hiệu Phát huy lực sáng tạo để tìm kiếm phương thức hoạt động thích hợp tránh công việc chồng chéo, bò quên Góp phần nâng cao trách nhiệm thành viên công sở Đồng thời sở để xử lý thành viên xảy cố, tránh tình trạng “cha chung không khóc 4/ Nguyên tắc dân chủ hóa điều hành Người lãnh đạo phải linh hoạt sáng tạo, mềm dẻo trường hợp phải biết phát huy sức mạnh tập thể Cá nhân tổ chức để thành viên hiểu, tự giác thực định Mọi công việc cần phải tuân theo quy định pháp luật, hành vi phải tuân theo quy định Nhà nước Có vậy, đảm bảo pháp chế, kỷ luật công sở Câu hỏi 10: Phân tích nguyên tắc phân công công việc Tại nhà lãnh đạo coi trọng nguyên tắc “dụng nhân dụng mộc”? Trả lời: Khái niệm: Phân công công việc nội dung quan trọng kỹ thuật điều hành công sở Phân công công việc hoạt động nhằm giao cho quan tổ chức, cá nhân việc, việc, nhiệm vụ, quyền hạn định nhằm nâng cao hoạt động quan tổ chức Phân công công việc dựa sở pháp lý thẩm quyền quan đơn vị, khối lượng tính chất công việc, theo số lượng biên chế, cấu tổ chức quan Những nguyên tắc phân công công việc: 2.1 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức nhiệm vụ Yêu cầu đặt phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan Nguyên tắc đảm bảo công việc cụ thể phải có phương tiện để giải quyết, điều kiện vị trí công sở, người sở pháp lý, thẩm quyền để giải công việc cách hiệu Căn vào chức nhiệm vụ quan, công sở để ấn định điều kiện làm việc mà phân công hợp lý Một vấn đề quan trọng nguyên tắc dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân cong công việc, tránh tình trạng tình cảm mà phân cho nhuững dự án quan trọng để gây thất thoát cho nhà nước Ngoài ra, khong thể dựa vào phán đoán chủ quan mà cho người làm việc hay không để giao nhiệm vụ sở thục tế Nguyên tắc đảm bảo giao việc người đảm bảo cho thành công công việc 2.2 Nguyên tắc dụng nhân dụng mộc Phân công công việc ý trước hết kinh nghiệm lức cá nhân tổ chức Dựa vào hai yếu tố biết người có khả đảm nhận công việc xếp, lựa chọn, phân bổ biên chế họ vào vị trí thích hopwjsau tuyển Kinh nghiệm lực đề cao sở quan trọng để nhà quản lý phân giao nhiệm vụ cho họ Ngoài ra, phải quan tâm tới lòng nhiệt tình hăng say cá nhân công việc Nếu có tài mà lòng nhiệt thành hiệu Khuyến khích công chức làm việc, kích thích họ làm việc hăng say nhiệt tình sách khen thưởng,… 2.3 Nguyên tắc phân chia tính chất nghiệp vụ có tính chất đồng Nội dung nguyên tắc công việc chủng loại giao cho cấp đơn vị quản lý thực đồng thời giao cho cá nhân theeo định cụ thể Nguyên tắc giúp quan tổ chức tập tung giải công việc giống tạo đòng cần thiết, tăng hiệu giải công việc Đây nghệ thuật quản lý, biết xếp công việc phù hợp giao nhiệm vụ cách đồng Phân công theo nguyên tắc giusp người giao nhiệm vụ chủ động giải cong công việc, họ thê dùng kinh nghiệm để làm việc cách nhanh chóng 2.4 Nguyên tắc cân chức nhiệm vụ Nguyên tắc đòi hỏi số lượng chất lượng công việc phải phân phát cách xác, công thích hợp Mỗi vị trí khác quan giao công việc khác Ví dụ, người trưởng phòng làm công tác quản lý lý công văn,,,,trong phòng có nhân viên chịu trách nhiệm đánh máy văn bản,… rõ ràng việc ký công văn giao cho nhân viên đánh máy việc đánh máy khong thể để trưởng phòng làm Việc phan chia cong việc không chồng chéo lên khó thực có vấn đề sai phạm quy trách nhiệm cụ thể cho Đồng thời đảm bảo nhân viên dược giao nhiệm vụ theo công đoạn, công việc cần thiết phân phối tới nhân viên 2.5 Nguyên tắc tạo ổn định, tránh lãng phí Khi phân công công việc phải có ổn định cần thiết, không thay đổi để nhân viên không bị bị động giải công việc Sự tự giác hoạt động cán công chức việc tuân theo quy chế, điều lệ giúp công sở phát triển, công sở vượt lên khác hơn, phát triển so với công sở khác Trong chừng mực định văn hóa công sở phản ánh giá trị xã hội liên quan tới trình điều hành công sở Mối quan hệ văn hóa công sở văn hóa truyền thông giúp tạo điều kiện cho công sở xây dựng chuẩn mực điều hành theo yêu cầu xã hội, không cục bộ, không đối lập nhu cầu sống cộng đồng nhằm giúp công sở có thái độ cầu thị, đoàn kết, khiêm tốn góp phần bỏ thái độ hách dịch, cục vô tổ chức Góp phần tạo tinh thần tự quản, tính tự giác cán công chức làm việc công sở nhằm đảm bảo cho hoạt động công sở nghiêm minh, hiệu Tạo tinh thần đoàn kết tương trợ, tin cậy lẫn nhau; tạo mức độ bầu không khí tập thể cởi mở, giúp cho cán công chức công sở làm việc hiệu cao, góp phần đưa công sở phát triển Ở công sở kiểu văn hóa vai trò đề cao cần khuyến khích vai trò cá nhân điều hành công việc để phát huy hết lực cán cương vị giao phó, để họ hăng say sản xuất nhằm đưa công sở phát triển nhanh đạt mục tiêu tổ chức công sở Ở công sở xây dựng theo kiểu văn hó quyền lực giúp công sở có khả vận động nhanh, phản ứng kịp thời trước biến đổi môi trường bên ngoà,giúp công sở phát triển tạo tính bền vững cho công sở, thực mục tiêu Xây dựng đổi văn hóa công sở, giúp công sở ngày phát triển bền vững, nhanh chóng, hiệu cao, giúp công sở đạt mục tiêu quan Ví dụ minh họa Trong quan công sở X, người đứng đầu ông trưởng phòng, giữ vị trí lãnh đạo chung quan đó, mà việc đề nề nếp việc khoa học, kỉ cương dân chủ ông trưởng phòng điều kiện tiên xây dựng văn hóa công sở quan quan công sở việc mặc đồng phục riêng tạo nên nét văn hóa đặc trưng lịch mắt người, từ hình thành văn hóa công sở quan Để thực điều ông trưởng phòng phải người đề ra, hướng người quan thực người phải thực nghiêm túc Do vai trò nhà lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến việc hình thành văn hóa công sở quan Câu 20: Thiết bị điều kiện làm việc có ảnh hưởng hiệu làm việc công chức, viên chức? lấy ví dụ minh họa? Trả lời Kỹ thuật điều hành công sở phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, biên pháp có tính công nghệ vận dụng hoạt động máy quản lý để giải công việc liên quan đến chức tổ chức ví dụ như: kỹ thuật tổ chức phòng làm việc, soạn thao văn bản, điều hành họp, truyền đạt định quản lý kỹ thuật giao tiếp… Nội dung: nội dung quan trọng kỹ thuật điều hành công sở phương pháp chức điều hành công nghệ Bộ máy quản lý bao gồm: - Thiết kế phân tích công việc công sở - Phân công công việc - Tổ chức điều hành công việc - Xây dựng quy chế làm việc - Xây dựng kế hoạch làm việc theo kế hoạch - Tổ chức điều hành họp - Kiểm tra, kiểm soát công việc - Xây dựng văn hóa công sở - Bảo đảm điều kiện làm việc cho công sở Ảnh hưởng thiết bị điều kiện làm việc đến hiệu làm việc công sở cán công chức a Ảnh hưởng thiết bị, phương tiện làm việc Tạo môi trường làm việc văn hóa hiệu Là yếu tố quan trọng giúp nhà lãnh đạo, quản lý hoàn thành tốt công tác quản lý; giúp cán công chức nâng cao suất lao động, hoàn thành yêu cầu công việc giao Giúp cán công chức giữ gìn sức khỏe, chống lại mệt mỏi công việc hàng ngày Giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian, giảm hao tổn sức lực lao động Tạo linh hoạt công việc, sử dụng thiết bị Chống lại ỷ lại, khuyến khích người cán công chức hăng say lao động, sáng tạo công việc b Ảnh hưởng điều kiện làm việc Ngày quan công sở ngày có điều kiện tiếp cận nhiều với nguồn thôn tin Thông tin làm cho hoạt động quan, công sở có hiệu mà đặt nhiều vấn đề điều kiện làm việc cán bộ, công chức công sở, đặc biệt phương tiện để xử lý thông tin Ngày yếu tố thông tin phát triển khoa học kĩ thuật – công nghệ ngày có vai trò quan trọng, tác động mạnh mẽ tới hiệu công sở xu hướng chung quốc gia giới không ngừng nâng cao, đổi đại hóa công sở nên ngày nhiều mô hình, cấu quan, công sở hình thành Vì thế, đặt vấn đề điều kiện làm việc cán công chức, đặc biệt đổi phương tiện, thiệt bị phục vụ cho hoạt động công sở ngày có hiệu Giúp cho công sở hoạt động có chất lượng hơn, nâng cao suất, hiệu hoạt động công sở tốt hơn; Giảm thiểu hao tốn sức khỏe, sức lực đảm bảo cho sức khỏe cho cán công chức Đây nội dung quan trọng tổ chức lao động khoa học nhằm giúp cho hoạt động quan, công sở ngày có hiệu hơn, đáp ứng nhu cầu phát triển công sở, phục vụ cho nhu cầu nhân dân tốt Trong thực tiễn thiết bị làm việc sử dụng có ảnh hưởng tới hoạt động công sở sau: a Các thiết bị soạn thảo văn Các thiết bị thông dụng sử dụng để soạn thảo văn máy chữ, máy vi tính, máy chụp, máy ghi âm, máy in điện tử - yêu cầu: + Nhanh, gọn nhẹ + Rút ngắn thời gian đánh máy + Cường độ làm việc giảm mà suất lao động cao + Sửa chữa văn máy trước nhân + Bộ nhớ lâu dài, xử lý tìm kiếm thông tin nhanh chóng, xác + Nối mạng rộng để thu nhập thông tin cần thiết, cập nhật, lưu trữ sẵn sang phục vụ nhu cầu tra cứu cần thiết b Các thiết bị nhân hàng loạt Để nhân hàng loạt, quan ta thường dung loại thiết bị như: máy in rônêô, máy chụp, máy in điện tử, máy phương tiện in ánh sáng, tin điện, photocopy… - yêu cầu: + Nhanh + Khối lượng văn lớn + Nhân tài liệu với màu sắc cần thiết + Thỏa mãn nhu cầu chụp tài liệu để nhân + Tiết kiệm thời gian, sức lực lao động c.Các thiết bị bảo quản tìm kiếm văn - Bao gồm: máy chụp ảnh thu nhỏ, phim, máy vi tính, đĩa cứng - yêu cầu: + Thực giới hóa tự động hóa + Tạo điều kiện bảo quản tài liệu dễ dàng + Rút gọn diện tích bảo quản + Di chuyển tài liệu nhanh + Tra cứu thông tin nhanh, tiết kiệm thời gian chi phí + Cho người sử dụng nhập liệu, lưu trữ tài liệu, xử lý đưa kết theo yêu cầu cách nhanh chóng, xác, hiệu d Các tủ đựng hồ sơ - Bao gồm: + Các tủ đựng ngăn kéo + Tủ theo kiểu giá sách + Tủ có ngăn di động - Yêu cầu: + Lưu trữ nhiều + Tìm kiếm dễ dàng thuận lợi + Ngăn nắp trật tự khoa học + Tiết kiệm thới gian, sức lực, diện tích phòng làm việc Trong thực tiễn yếu tố điều kiện làm việc yêu cầu sử dụng để tác động hiệu hoạt động công sở, sau: a Khung cảnh làm việc khung cảnh làm việc cách bố trí nơi làm việc, môi trường thiết bị sử dụng công sở tạo nên Khung cảnh nơi làm việc với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý hiệu suất lao động cán bộ, công chức Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, phương tiện làm việc không đầy đủ chắn suất lao động bị giảm sút, cán nhanh chóng mệt mỏi chán nản với công việc, gây tình trạng thiếu gắn bó với công sở yêu cầu: + Có diện tích phù hợp với yêu cầu công việc phòng làm việc bố trí hợp lý + Có môi trường không bị ô nhiễm để đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, công chức + Có đủ ánh sáng cho phòng làm việc + Có phương tiện làm việc đầy đủ phù hợp với yêu cầu công việc b Bố trí xếp phận làm việc tròng quan, công sở Đây sở để tạo điều kiện cho cán làm việc tốt Nếu phòng làm việc bố trí không hợp lý suất lao động quan bị hạn chế Để thực tốt nhiệm vụ tổ chức xếp nơi làm việc công sở, cầm tính đến cường độ lao động cán bộ, quan hệ tính chất công việc giao cho người, phận Trên thực tế, có nhiều trường hợp làm việc phòng có nhiều người thuận lợi, có trường hợp ngược lại Vì cần có nghiên cứu cân nhắc lựa chọn phương án bố trí chỗ làm việc cho thích hợp với loại công việc Theo cách bố trí chỗ làm việc mặt mở, phòng làm việc ngăn thành nhiều chỗ vách ngăn di động mở hay thu hẹp tùy yêu cầu loại công việc Vì vậy, yêu cầu cụ thể việc xếp là: - Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị - Tận dụng diện tích làm việc - Giảm thời gian di chuyển phận có liên quan - Tạo khả động mềm dẻo sử dụng thiết bị - Duy trì tâm lý phấn khởi làm việc; gắn bó với công việc - Tiết kiệm kinh phí cho dịch vụ - An toàn việc sử dụng thiết bị - Có tính thẩm mỹ Để thực yêu cầu trên, trước bố trí chỗ làm việc công sở, cần ý thu thập đầy đủ thông tin cồn việc thực như: phương pháp giải công việc, chu kỳ xử lý công việc công sở phải qua bước nào, thời gian giải loại việc, phương tiện, nhân lực cần thiết…Nếu thiếu loại thông tin trên, việc bố trí công việc công sở khó có sở khoa học không đạt hiệu mong muốn Lựa chọn bố trí nơi đặt công sở - Tuân thủ quy hoạch phê duyệt - Phù hợp với nhiệm vụ chức tổ chức - Hoàn thành khu chức công sở - Không bố trí tùy tiện lợi ích trước mắt Sắp xếp phòng làm việc - Sắp xếp theo nhóm công việc - Sắp xếp theo thủ tục luồng quay công việc - Bảo đảm đầy đủ, ngăn nắp… Nói tóm lại qua điều phân tích thấy thiết bị điều kiện làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu làm việc cán công chức, viên chức Đổi tăng nhanh thiết bị chuyên dung quan, công sở nhu cầu cần thiết đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý quan tâm mức để sử dụng hợp lý, nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan Ví dụ minh họa: Tại văn phòng Sở Nội Vụ X, mộ quan công sở nhà nước việc đảm bảo điều kiện làm việc thiết bị công sở có ảnh hưởng lớn đến hiệu làm việc Sở ngày với phát triển nhân loại, đặc biệt tiến khoa học kĩ thuật cho đời nhiều loại máy móc như: Máy đánh chữ, máy vi tính, máy chụp, máy điện tử, fax, máy photocopy, loại máy in…để phục vụ cho việc giải công việc người nhanh chóng, xác, đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội Giúp cho công sở hoạt động có chất lượng hơn, nâng cao suất , hiệu hoạt động công sở; giảm thiểu hao tốn sức khỏe, sức lực đảm bảo cho sức khỏe cán bộ, công chức… Ngoài việc bố trí nơi làm việc rộng rãi, đủ ánh sáng, yên tĩnh, môi trường lành thiết bị sử dụng công sở đầy đủ, phù hợp… góp phần đáng kể đến thành công công sở Nếu ý đáp ứng tốt yêu cầu Sở Nội Vụ X phát triển lên, hoạt động đạt hiệu cao Câu 21: Anh (chị) phân tích yếu tố môi trường có ảnh hưởng đến suất, chất lượng làm việc công chức, viên chức? cho ví dụ minh họa? Trả lời Quan điểm công sở - theo nghĩa cổ điển, công sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành nhà nước - xét nội dung công việc: hoạt động công sở nhằm thỏa mãn lợi ích chung cộng đồng, cần bảo vệ kiểm tra nhà nước nhà nước thỏa mãn nhu cầu - xét hình thức tổ chức: công sở tập hợp có cấu tổ chức, có phương tiện vật chất người nhà nước bảo trợ để thực nhiệm vụ - xét ý nghĩa tổ chức Nhà nước: công sở trụ sở làm việc quan Nhà nước, nhà nước đặt để giải công vụ Từ phân tích trên, đưa định nghĩa tổng quan công sở sau: Công sở tổ chức mang tính chất công ích, Nhà nước công nhận, chịu điều chỉnh luật hành luật khác Công sở tổ chức thực cấu điều hành, kiểm soát công việc hành chính, nơi soạn thảo xử lý văn để thực công vụ, đảm bảo thông tin cho Bộ máy quản lý Nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực nhiệm vụ Nhà nước giao; nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại công dân Do công sở phận hợp thành tát yếu thiết chế máy quản lý nhà nước Để công sở hoạt động có hiệu quả, đạt mục tiêu chung phải dựa vào điều kiện, nguồn lực công sở Trong nguồn lực đó, nguồn lực người – cán công chức, quan trọng nhất, định hiệu hoạt động công sở việc đạt mục tiêu chung tổ chức Muốn đạt hiệu công sở tốt, cán công chức yếu tố trọng tâm Nhưng điều kiện nguồn lực khác, công chức bị tác động yếu tố môi trường quan, công sở Hướng tác động môi trường tới hiệu hoạt động công chức, viên chức thể theo sơ đồ sau: Đặc điểm thực tế quan công sở Đặc trưng công việc Sự thỏa mãn nhu cầu cá nhân Hiệu hoạt động cán công chức, viên chức Sở thích cán công chức, viên chức Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng Mối quan hệ nội công sở Quyền lực vai trò người lãnh đạo Các quy chế làm việc Phân tích yếu tố ảnh hưởng môi trường công sở có ảnh hưởng đến hiệu làm việc công chức, viên chức + thỏa mãn nhu cầu cá nhân Nhu cầu cá nhân nhân viên quan, công sở đòi hỏi, lợi ích cần thiết phục vụ cho nhu cầu vật chất tinh thần họ Nhân viên làm việc quan, công sở muốn đáp ứng nhu cầu cần thiết phục vụ sống Vì người lãnh đạo đáp ứng nhu cầu công chức, viên chức kích thích người cán công chức, viên chức làm việc có hiệu Người lãnh đạo cần thường xuyên tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi cần thiết cho nhân viên, tạo niềm tin, quan tâm lãnh đạo; từ thiết lập mối quan hệ tốt đẹp nhà quản lý với nhân viên, giúp cho nhân viên thấy vai trò tổ chức, từ họ cảm thấy muốn gắn bó với quan công sở hơn, từ thúc đẩy việc giải công việc, hiệu hoạt động cán công chức, viên chức tốt + Nhà quản lý công sở tìm hiểu, hiểu biết sở thích nhân viên quan, quan tâm tới sở thích họ Đồng thời tìm biện pháp, đáp ứng phần nhu cầu sở thích người cán bộ, nhờ nâng cao suất, chất lượng công việc Tuy nhiên công sở tìm hiểu khía cạnh sở thích đó, đáp ứng hết sở thích nhân viên Điều đòi hỏi nhà quản lý phải khéo léo, đưa biện pháp thích hợp để thúc đẩy hiệu công việc tổ chức + Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng Một sách, biện pháp công sở để kích thích người cán công chức, viên chức hăng say thi đua làm việc sách vật chất, khen thưởng Công sở tìm người lao động tốt, hiệu cao tới hoạt động quan hoàn thành nhiệm vụ giao, trao thưởng vật chất hình thức khác nhau, đảm bảo người có công thưởng, nhờ kích thích người cán công chức, viên chức hăng say làm việc nâng cao hiệu công việc Bảo đảm khen thưởng nghiêm, khách quan, kịp thời công khai hóa, người, thành tích…tạo điều kiện kích thích cán công chức, viên chức đạt hiệu công việc cao, từ thấy gắn bó với quan, công sở + Các quy chế làm việc Quy chế làm việc văn quy định cụ thể quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ phải làm, quan hệ làm việc quan giải công việc, trách nhiệm cán công chức, viên chức, phối hợp để đạt hiệu cao Các quy chế có đề yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá, quan hệ quan, trách nhiệm cán công chức, cụ thể xác, khách quan, kích thích cán công chức, viên chức làm việc đạt hiệu cao Quy định cụ thể, phù hợp thực tế yêu cầu công việc, thẩm quyền giao dẫn đến hiệu công việc cao Vị thế, vai trò, địa vị trị công sở ảnh hưởng, tác động tới chất lượng hiệu làm việc cán công chức, viên chức Chức năng, nhiệm vụ, khả phát triển kinh tế thực tiễn quan, công sở đặt yêu cầu cụ thể, buộc cán công chức, viên chức làm việc để tồn tại, góp phần giúp cán công chức, viên chức làm việc đạt hiệu cao Nền văn hóa tổ chức công sở tổ chức đó, xu hướng phát triển tổ chức mục tiêu, đặc điểm cụ thể tạo tâm lý, ý chí làm việc, kích thích cán công chức, viên chức làm việc đạt hiệu cao + Đặc trưng công việc Yêu cầu cụ thể công việc cao hay thấp, đòi hỏi trình độ giải công việc phù hợp với trình độ, lực cán công chức, viên chức làm việc đạt hiệu cao Công việc tốt, hiệu lớn góp phần giúp cho cán công chức, viên chức có tâm lý làm việc Công việc đòi hỏi trình độ vừa phải, mang tính chuyên môn hóa đặt yêu cầu giải công việc cho hiệu Vì tìm người cán công chức, viên chức phù hợp giải công việc nhanh hiệu + Các mối quan hệ nội quan Mối quan hệ nội quan giải tác động lớn tới hiệu hoạt động công sở Mối quan hệ thuận lợi công sở, đảm bảo phối hợp giải công việc nhanh hiệu cao Trong quan trọng quan hệ lãnh đạo nhân viên Mối quan hệ cán công chức, viên chức – thủ trưởng quan mà có hiệu cao, góp phần tạo tâm lý, khả năng, tinh thần hăng say làm việc, đạt hiệu cao Nếu người lãnh đạo có quan hệ tốt với cán quan có lực chuyên môn tốt họ thuận lợi việc tập hợp quần chúng mà không cần sử dụng nhiều đến quyền lực thức giao Khi công việc tiến hành hiệu Ngược lại, người lãnh đạo phải dựa vào quyền lực để buộc người khác làm việc theo ý muốn công việc không thành công, sụ ép buộc thuận lợi Bởi vì, ép buộc mà tinh thần tự giác hiệu công việc thường không cao + Quyền lực vai trò người lãnh đạo Người quản lý, lãnh đạo đóng vai trò không phần quan trọng hiệu hoạt động cán công chức, viên chức Phản ánh quyền hạn chức vụ mà Nhà nước trao cho người lãnh đạo Ở quyền định, thưởng, phạt, điều động cán bộ…trong cấu hành cấp bậc cao quyền lực lớn Tuy nhiên, quyền lực lớn mà sử dụng vào tình không thích hợp không mang lại hiệu mong muốn, chí dẫn đến hậu không tốt Người quản lý định điều hành, đạo kịp thời, xác góp phần cho cán công chức, viên chức làm việc hợp lý, nhanh xác Năng lực trình độ, phẩm chất chuyên môn cán công chức trình giải công việc góp phần cho cán công chức học hỏi, trao dồi kinh nghiệm trình giải công việc, nhờ hiệu công việc cao Phẩm chất đạo đức trị người lãnh đạo chỗ dựa tinh thần, hướng người cán công chức, viên chức tuân theo thực trình giải công việc Khả điều tiết mối quan hệ, lãnh đạo huy, định điều hành, phong cách lãnh đạo tốt hay xấu, định khả làm việc cán công chức người lãnh đạo điều tiết tốt hiệu hoạt động cán công chức, viên chức cao ngược lại Ví dụ minh họa: Trong UBND tỉnh X, đứng đầu Chủ tịch tỉnh Ông người lãnh đạo toàn UBND đó, nhiên ông ta có hang loạt phòng ban, nhân viên cấp dưới…văn phòng UBND tỉnh X quan giúp ông chủ tịch quản lý chung công việc Đứng đầu văn phòng có trưởng phòng, để đưa công việc văn phòng đạt hiệu cao ông trưởng phòng cần có sách phù hợp, đối xử tốt với nhân viên như: quan tâm tới sở thích, tâm lý nhân viên phòng, có hình thức khen thưởng vật chất tinh thần để khuyến khích nhân viên Đồng thời phải có mọt quy chế làm việc hợp lý, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên phòng, nhân viên văn phòng, có sách “dụng người”, thể vai trò văn phòng đó…từ giúp cho nhân viên phòng thấy thỏa mãn, yên tâm có động lực để làm việc, giúp công việc đạt hiệu cao nhất, máy văn phòng vận hành thống Câu 22: Nhận thức anh chị phương pháp lãnh đạo quản lý theo tình I Phương pháp lãnh đạo, quản lý: Quản lý nhà nước công sở có chức bản, bao gồm: Kế hoạch Tổ chức Nhân Lãnh đạo Kiểm tra Trong chức lãnh đạo, quản lý quan trọng, quản lý hành nhà nước, làm cho hành nhà nước ngày phát triển Chức lãnh đạo việc hướng dẫn, điều chỉnh, huy người khác tự họ làm công việc cụ thể nhằm đạt mục tiêu tổ chức đề Qua ta thấy phương pháp lãnh đạo quản lý cách thức tiến hành lãnh đạo, huy nhà lãnh đạo sở hệ thồng nguyên tắc đúc kết lại nhân viên nhằm đạt mục tiêu tồ chức đề Xét theo khía cạnh quản lý hành nhà nước với quan điểm công sở có phương pháp lãnh đạo quản lý, là: • Phương pháp lãnh đạo quản lý theo tình • Phương pháp lãnh quản lý theo chức • Phương pháp lãnh quản lý theo hệ thống Phương pháp lãnh đạo theo tình phương pháp quản lý công sở phổ biến II Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống: Cơ sở thực hiện: − Đây hợp lý hành động nhà lãnh đạo quản lý trình hoạt động điều hành − Các tình cụ thể thực tiễn yêu cầu đặt đòi hỏi nhà quản lý phải giải − Đó phù hợp hành vi người lãnh đạo với cấp mình, tình cụ thể cần xem xét − Định hướng hành vi tình đặt phải xác định yếu tố có ảnh hưởng tới hành vi quản lý cùa − Phải tạo môi trường làm việc có hiệu thiết lập kỹ luật trật tự cần thiết tổ chức Khái niệm: − Phương pháp lãnh đạo theo tình việc nhà lãnh đạo, quản lý vào tình cụ thể thực tiễn đặt ra, định hướng cho hành vi mình, thực quản lý có hiệu Ví dụ: Trưởng phòng nội vụ huyện T gặp nhân viên A & B tranh luận, cải quan, lai gây ồn trật tự công sở, trưởng phòng nhắc nhở hai nhân viên đó, sau tìm cách hòa giải bất đồng hai người Các yếu tố ảnh hưởng đến phương pháp quản lý , lãnh đạo theo tình huống: − Trình độ cán công chức − Nhu cầu riêng cán công chức − Phương thức định − Các quan hệ nội − Tính cách lực nhà lãnh đạo − Nhiệm vụ giao cấu trúc − Nguồn gốc quyền lực người lãnh đạo Qua ta thấy yếu tố có ảnh hưởng khác đến hoạt động quản lý, lãnh đạo theo tình Tuỳ theo trình độ nhân viên, cán tổ chức mà nhà lãnh đạo có cách phân công công việc phù hợp với họ, từ tạo suất cong việc cao Hiểu nhu cầu nguyện vọng nhân viên nhóm nhân viên tổ chức, từ giúp nhà lãnh đạo đưa định phù hợp, với yêu cầu công việc giao đồng thời giải tốt mối quan hệ tổ chức Phân loại: − Phong cách hướng vào công việc quan hệ phụ thuộc vào yếu tố: • Quan hệ nhà lãnh đạo với cấp • Các nhiệm vụ giao cấu trúc • Quyền hạn thức người lãnh đạo Trong quan hệ người lãnh đạo với cấp quan nhất, thể lực, ý chí, phối hợp hoạt động người lãnh đạo − Phong cách lãnh đạo theo hành vi quan hệ trưởng thành với cấp • hoàn thành nhiệm vụ Hành vi đạo: đạo, giao nhiệm vụ hướng dẫn cấp • Hành vi hỗ trợ: Một lãnh đạo trình giải công việc, tiến hành biện pháp phù hợp theo ý kiến cấp dưới, lôi nhân viên vào trình định Sự trưởng thành nhân viên ảnh hưởng đến khả mục tiêu cao hay thấp cho trình định Người có kinh ngiệm, trưởng thành giao công việc có mức độ khó ngược lại − Phong cách theo mô hình để dẫn đến muc tiêu: • Phương pháp người lãnh đạo xác định rõ nhiệm vụ đặt ra, loại bỏ hoạt động không cần thiết, nhiệm vụ cần thiết, cụ thể cho cán công chức để dễ dàng thực công việc theo yêu cầu mình, để đạt hiệu cao công việc • Phụ thuộc vào yếu tố:đặc điểm cán cấp dưới, đặc trưng công việc, phong cách lãnh đạo, hiệu lãnh đạo Tóm lại: Phương pháp lãnh đạo theo tình đạt hiệu cao người lãnh đạo có khả nắm bắt tình công việc lực lãnh đạo với công việc tốt Câu 23: Nhận thức anh, chị Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức Những thuận lợi khó khăn áp dụng phương pháp Khái niệm: Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức việc người lãnh đạo vào yêu cầu công việc, cá nhân, tập thể xây dựng mối quan hệ hài hòa dựa vào lực, chức nhóm yêu cầu công việc để giao nhiệm vụ cụ thể nhằm đạt hiệu cao thực phong cách lãnh đạo có hiệu Yêu cầu đặc điểm phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức năng: Phương pháp thực tác động mối quan hệ chặt chẽ ba nhóm yêu cầu bản, là: Yêu cầu nhân Yêu cầu cảu tập thể Yêu cầu nhiệm vụ Do người lãnh đạo trình điều hành công sở áp dụng phương pháp phải có nhận biết khía cạnh khác vấn đề đặt xử lý thích hợp, hiệu yêu cầu Ba nhóm yêu cầu : 1- cá nhân ( yêu cầu đào tạo, tư vấn hỗ trợ, thúc đẩy công việc, trưởng thành phát triển) 2- tập thể ( xây dựng đội ngũ, thông tin liên alc5, thúc đẩy công việc, kỹ thuật, nguyên tắc làm việc) 3- nhiệm vụ ( mục tiêu rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể, đáng giá kết hòan thánh công việc, thực công việc) Chúng có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ, vừa phải có phối hợp giao thoa, điều hòa cách hợp lý, vừa phải hoàn thiện chúng đồng thời thực nhóm yêu cầu để đạt hiệu cao Các tình huống, nhiệm vụ đặt phải xem xét mối tương quan với chức người lãnh đạo Các nhà lãnh đạo cần xác định rõ yêu cầu yếu tố, từ thực phương pháp đạt hiệu tốt Những thuận lợi khó khăn sử dụng phương pháp lãnh đạo, quản lý theo chức năng: a) Thuận lợi: - Hiểu biết nhu cầu, mong muốn nhân viên, nhóm, nhiệm vụ công việc đặt => có cách thức điều hòa, phối hợp, hòan thiện phương pháp quản lý - Với loại yêu cầu khác đặt công việc giúp nhà lãnh đạo nâng cao phẩm chất, lực, trình độ - Bên cạnh đó, tạo đàon kết, phối hợp hoạt động thành viên công sở b) Khó khăn: - Đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có trình độcao, vững nghiệp vụ, xác định yêu cầu quan trọng, ưu tiên xử lý vấn đề trước sau cách hợp lý - Cần phải định hướng đòi hỏi yêu cầu không thỏa mãn yêu cầu chưa đáp ứng yêu cầu ngược lại - Phải xác định yêu cầu, chức công việc từ giải công việc đạt hiệu Câu 24: Nhận thức anh, chị phương pháp lãnh đạo theo hệ thống phương pháp lãnh đạo theo hệ thống, phương pháp anh chị tâm đắc nhất? Vì sao? Muốn có hệ thống hoàn hảo trình điều hành công sở, quan hệ thống cần phải đạt yêu cầu sau: - Cán công chức hút tối đa vào công việc - Mọi nhu cầu công việc phải đảm bảo đầy đủ - Có linh hoạt cần thiết để đáp ứng yêu cầu, thay đổi môi trường - Tạo liên hệ chặt chẽ thành viên, tạo yên tâm cho cán công chức *Theo Resis Likert, có bốn hệ thống sau: - Hệ thống 1: quyền lực bị lạm dụng Quan hệ cấp với cấp hệ thống quan hệ phục tùng, cấp phải tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có khỏang cách định cấp dừoi cấp - Hệ thống 2: quyền lực có phần nới lỏng Khoảng cách cấp cấp gần - Hệ thống 3: có tư vấn theo hệ thống mệnh lệnh cấp đưa sau có thảo luận với cấp , có tin tưởng thuyết phục đội ngũ cán bộ, nhân viên quan - Hệ thống 4: có tham dự hệ thống xây dựng theo nguyên tắc mục tiêu đề nhóm với tham gia thành viên nhóm Trong bốn hệ thống trên, hệ thống nên cần trọng hệ thống định mệnh lệnh người lãnh đạo, quản lý cấp đóng góp ý kiến định ban hành có số linh hoạt trình thực quan hệ lãnh đạo nhân viên xích lại gần Họat động quan, công sở hiệu Ngoài ra, theo hệ thống này, cấp phát huy khả sáng tạo thích ứng công việc mình, nhân viên không bị gò bó, khuôn khổ giới hạn định Đối với người lãnh đạo áp lực công việc san sẻ cấp dưới, định xác, đắn Tuy nhiên, cần thiết, người lãnh đạo thể lực thông qua định quản lý Câu 25 phân biệt phương pháp lãnh đạo sau đây: phương pháp lãnh đạo theo tình huống, theo chức năng, theo hệ thống? Tiêu chí Khái niệm Phương pháp lãnh Phương pháp lãnh Phương pháp đạo theo tình đạo theo chức lãnh đạo theo hệ thống Nhà lãnh đạo vào tình huốngdo thực tiễn đặt ra, định hướng hành vi để tổ chức quản lý lãnh đạo can công chức, Lãnh đạo theo công việc cá nhân, tập thể để xây dựng mối quan hệ hài hoàvà yêu cầu nhóm, yêu cầu công việc để có phương pháp lãnh đạo hiệu Là trình xác lập yếu tố, phận có liên quan tới việc thành lập hệ thổng ràng buộc yếu tố nhằm đạt mục tiêu lãnh đạo Cơ sở, yêu Hợp lí hành cầu động lãnh đạo, tình thực tế yêu cầu công việc Xác định yếu tố ảnh hưởng tâm lý minh nhân viên quyền Xây dựng môi trường làm việc co kỹ thuật có kỹ luật Sử dụng chặt chẽ mật thiết yêu cầu công việc: yêu cầu cá nhân, tập thể, yêu cầu mục tiêu công việc Xác định hợp lý giao thoa yêu cầu phải xác định yêu cầu trọng tâm cần ưu tiên Tạo hệ thống chặt chẽ lãnh đạo nhân viên quyền Xác định rõ vị trí tưng cá nhân hệ thống Yếu tố chủ chốt mục tiêu cụ thể, để lãnh đạo công việc hiệu Yếu tố ảnh Trình độ cán Các yếu tố, yêu hưởng công chức phương thức cầu mục đích cá đưa định, quan nhân, tổ chức nhiệm hệ nội khả vụ công việc tính cách cuả người lãnh đạo, nhhiệm vụ người giao khả hoàn thành công việc người lãnh đạo cá nhân khác Lôi tham gia hệ thống nhu cầu tham gia thành phần hệ thống Môi trường làm việc cần có linh hoạt doàn kết thành viên toàn hệ thống Phân loại phương pháp hương vào công việc hay vào quan hệ với trưởng thành cuả cán cấp phương pháp mô hình dẫn đến mục tiêu cua tổ chức Người lãnh đạo phải thể chức để đáp ứng nhu cầu đối tượng quản lý phải đạt mục tiêu tổ chức Mô hình RENSIS LIKERT Mô hình HOMAS Phương pháp lãnh đạo vào thủ trưởng cấp Hướng vào công việc hay người Lãnh đạo theo lối độ đoán hay dân chủ [...]... lượng và hiệu quả làm việc của cán bộ công chức, viên chức Chức năng, nhiệm vụ, khả năng phát triển kinh tế thực tiễn của cơ quan, công sở sẽ đặt ra những yêu cầu cụ thể, buộc cán bộ công chức, viên chức làm việc để tồn tại, góp phần giúp cán bộ công chức, viên chức làm việc đạt hiệu quả cao Nền văn hóa tổ chức công sở của tổ chức đó, xu hướng phát triển của tổ chức và mục tiêu, đặc điểm cụ thể sẽ tạo... việc có ảnh hưởng như thế nào đối với hiệu quả làm việc của công chức, viên chức? lấy ví dụ minh họa? Trả lời Kỹ thuật điều hành công sở là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, là biên pháp có tính công nghệ vận dụng trong hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết các công việc liên quan đến chức năng của tổ chức ví dụ như: kỹ thuật tổ chức một phòng làm việc, soạn thao một văn bản, điều hành một... - xét về hình thức tổ chức: công sở là một tập hợp có cơ cấu tổ chức, có phương tiện vật chất và con người được nhà nước bảo trợ để thực hiện các nhiệm vụ của mình - xét về ý nghĩa tổ chức Nhà nước: công sở là trụ sở làm việc của cơ quan Nhà nước, do nhà nước đặt ra để giải quyết công vụ Từ phân tích trên, có thể đưa ra định nghĩa tổng quan về công sở như sau: Công sở là các tổ chức mang tính chất... như mong muốn, giúp tổ chức đạt mục tiêu đề ra 2 Nội dung K/n Phân biệt tổ chức điều hành công việc và điều hành công sở Tổ chức điều hành công việc Tổ chức điều hành công sở Đảm bảo cán bộ công chức thuộc Đảm bảo mọi hoạt động công sở quyền thực hiện tốt nhất các công được thực hiện, người quản lý, lãnh việc được giao để hoàn thành mục đạo đảm bảo thực hiện tốt chức tiêu chung năng, nhiệm vụ của công... Câu 14: Quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch? Để tổ chức thực hiện kế hoạch có hiệu quả, theo anh (chị), khâu nào là quan trọng nhất? vì sao? Trả lời: Kỹ thuật điều hành công sở là biện pháp có tình cong nghệ vận dụng trong hoạt động bộ máy quản lý để giải quyết các công việc liên quan đến chức năng của tổ chức Nội dung quan trọng nhất của kỹ thuật điều hành công sở là phương pháp và chức năng điều hành... Khuyến khích mọi sáng kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy khả năng sáng tạo trong công việc Tăng cường tối đa việc hỗ trợ lẫn nhau giữa các đơn vị nhằm thực hiện công việc chung của tổ chức Có chương trình hành động thống nhất hài hòa trong tổ chức • Thứ ba, thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng,... trong một cộng đồng(cơ quan, tổ chức, địa điểm, 1 vùng) phải tuân theo ♦ Là một hay những văn bản về qui tắc xử sự Nội qui ♦ Là những qui định của cơ quan, tổ chức về một hànhvi xử sự trong nội bộ một cơ quan, tổ chức, hay một địa điểm hoặc đối với một hoạt động nào đó…, có hiệu lực bắt buộc mọi người liên quan phải tuân theo khi tham gia hoạt động trong khu vực, cơ quan, tổ chức đó; khi tiếp xúc với... minh hoạ Trả lời: Kế hoạch là một loại chương trình công tác, là phương án tổ chức công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan ,công sở Kế hoạch là sự lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ hoặc một bộ phận trong tổ chức bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu cho tổ chức hoặc từng bộ phận trong tổ chức và xác định các phương thức để đạt được các mục tiêu Kế hoạch có nhiều... sở có 5 chức năng cơ bản, bao gồm: 1 Kế hoạch 2 Tổ chức 3 Nhân sự 4 Lãnh đạo 5 Kiểm tra Trong đó chức năng lãnh đạo, quản lý là hết sức quan trọng, cơ bản của quản lý hành chính nhà nước, làm nền cho hành chính nhà nước ngày càng phát triển Chức năng lãnh đạo là việc hướng dẫn, điều chỉnh, chỉ huy người khác cùng mình hoặc tự họ làm một công việc cụ thể nào đó nhằm đạt mục tiêu của tổ chức đã đề ra Qua... văn hóa và ứng xử Theo quan niệm chung nhất, văn hóa tổ chức được quan niệm là hệ thống những giá trị, niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thứ và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức làm việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo khi làm việc và có ảnh hưởng quan trọng ... thấy tổ chức này, hàng năm có cán bộ, giảng viên vào biên chế, tức thức vào nhà nước, hưởng lương nhà nước dấu riêng thiếu tổ chức công sở nào, xác nhận tư cách pháp nhân tổ chức với tổ chức. .. đến chức tổ chức Nội dung quan trọng kỹ thuật điều hành công sở phương pháp chức điều hành công nghệ máy quản lý, có việc xây dựng kế hoạch tổ chức thực kế hoạch Có thể khẳng định rằng, tổ chức. .. đạt hiệu cao Nền văn hóa tổ chức công sở tổ chức đó, xu hướng phát triển tổ chức mục tiêu, đặc điểm cụ thể tạo tâm lý, ý chí làm việc, kích thích cán công chức, viên chức làm việc đạt hiệu cao