Nghiên cứu hệ thống thông tin phục vụ công tác đào tạo tại các trường đại học khối kỹ thuật ở Việt Nam

Tại các trường ĐH, tổ chức thông tin thư viện dù đã có nhiều năm hoạt động song vẫn còn nhiều hạn chế về năng lực mà một trong những nguyên nhân căn bản của thực trạng này là do CQTTTV c

ĐỖ TIẾN VƢỢNG

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHỐI KỸ THUẬT Ở VIỆT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ THÔNG TIN - THƢ VIỆN

HÀ NỘI, 2016

ĐỖ TIẾN VƯỢNG

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHỐI KỸ THUẬT Ở VIỆT NAM

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện

Mã số: 62320203

LUẬN ÁN TIẾN SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng

HÀ NỘI, 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của chính tác giả Các kết

quả nghiên cứu và các kết luận trong luận án là trung thực, không sao chép từ bất kỳ

một nguồn tài liệu nào và dưới bất kỳ hình thức nào Việc tham khảo các nguồn tài

liệu đã được thực hiện trích dẫn và ghi nguồn tài liệu tham khảo đúng quy định

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC CÁC BẢNG 4

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ 5

DANH MỤC CÁC HÌNH 6

MỞ ĐẦU 7

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT 25

1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 25

1.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 54

Tiểu kết 69

Chương 2: THỰC TRẠNG CÁC CẤU PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT VIỆT NAM 71

2.1 Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 71

2.2 Thực trạng hoạt động hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 77

2.3 Các thành phần đảm bảo vận hành hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 99

2.4 Đánh giá chung về các cấu phần hệ thống thông tin các trường đại học

kỹ thuật 135

Tiểu kết 142

Chương 3: ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH VÀ CÁC GIẢI PHÁP THỰC THI MÔ HÌNH

HỆ THỐNG THÔNG TIN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT VIỆT NAM 143

3.1 Đề xuất mô hình hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật Việt Nam143 3.2 Các giải pháp thực thi mô hình hệ thống thông tin cho các trường đại học

kỹ thuật Việt Nam 156

Tiểu kết 173

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 174

1 Kết luận 174

2 Kiến nghị 174

DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CỦA TÁC GIẢ 176

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 178

PHỤ LỤC 197

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Ngành đào tạo của các trường đại học kỹ thuật 60

Bảng 2.1 Tên cơ quan thông tin thư viện 74

Bảng 2.2 Chuẩn xử lý thông tin 84

Bảng 2.3 Các sản phẩm thông tin của cơ quan thông tin thư viện 86

Bảng 2.4 Các sản phẩm thông tin người dùng tin thường sử dụng 89

Bảng 2.5 Các dịch vụ thông tin của cơ quan thông tin thư viện 91

Bảng 2.6 Cơ quan thông tin thư viện có Website 94

Bảng 2.7 Nhu cầu sử dụng các dịch vụ thông tin của người dùng tin 97

Bảng 2.8 Đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin của cơ quan thông tin 98

Bảng 2.9 Tổng diện tích sử dụng tại cơ quan thông tin thư viện 100

Bảng 2.10 Trang thiết bị tại các cơ quan thông tin thư viện 101

Bảng 2.11 Thiết bị tin học và phần mềm quản trị thư viện tích hợp tại các cơ quan thông tin thư viện 102

Bảng 2.12 Phần mềm đang được ứng dụng tại các cơ quan thông tin thư viện 103

Bảng 2.13 Kinh phí bổ sung tài liệu tại các cơ quan thông tin thư viện 105

Bảng 2.14 Hiện trạng nhân lực của các cơ quan thông tin thư viện 106

Bảng 2.15 Cơ quan thông tin thư viện có cán bộ chuyên trách về công nghệ 109

Bảng 2.16 Tổng số cán bộ quản lý 112

Bảng 2.17 Tổng số giảng viên 113

Bảng 2.18 Tổng số nghiên cứu viên 114

Bảng 2.19 Tổng số sinh viên đại học chính quy 115

Bảng 2.20 Chủ đề người dùng tin thường quan tâm nghiên cứu 118

Bảng 2.21 Ngôn ngữ người dùng tin sử dụng trong việc khai thác thông tin 119

Bảng 2.22 Tài liệu người dùng tin thường sử dụng 120

Bảng 2.23 Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin 121

Bảng 2.24 Các loại hình tài liệu dạng in ấn 126

Bảng 2.25 Các loại hình tài liệu dạng điện tử 127

Bảng 2.26 Diện bao quát chủ đề mà cơ quan thông tin thư viện quan tâm 130

Bảng 2.27 Mức độ đáp ứng nguồn lực thông tin của người dùng tin 131

Bảng 2.28 Thực trạng các cơ quan thông tin thư viện liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin 133

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Ấn phẩm thông tin 86

Biểu đồ 2.2 Dịch vụ sao chụp và in ấn tài liệu 93

Biểu đồ 2.3 Dịch vụ phân phối thông tin chọn lọc 96

Biểu đồ 2.4 Mức độ đáp ứng về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin 104

Biểu đồ 2.5 Phân bố cán bộ thư viện theo độ tuổi 107

Biểu đồ 2.6 Phân bố cán bộ thông tin thư viện theo giới tính 107

Biểu đồ 2.7 Phân bố nhân lực thông tin thư viện theo trình độ 108

Biểu đồ 2.8 Phân bố nhân lực thông tin thư viện theo chuyên môn được đào tạo 108 Biểu đồ 2.9 Số lượng và chất lượng nguồn nhân lực 110

Biểu đồ 2.10 Thời gian thu thập và xử lý thông tin mỗi ngày tại nhà 116

Biểu đồ 2.11 Thời gian thu thập và xử lý thông tin mỗi ngày tại thư viện của người dùng tin 117

Biểu đồ 2.12 Công cụ tra cứu tài liệu của người dùng tin thường sử dụng 120

Biểu đồ 2.13 Nhu cầu của người dùng tin sử dụng nguồn lực thông tin ở cơ quan thông tin thư viện khác 121

Biểu đồ 2.14 Nhu cầu người dùng tin tham gia đào tạo sử dụng thư viện 122

Biểu đồ 2.15 Ý kiến người dùng tin về các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin thư viện hiện nay 123

Biểu đồ 2.16 Nguồn tài liệu dạng in ấn Thư viện Tạ Quang Bửu 127

Biểu đồ 2.17 Nguồn tài liệu dạng điện tử Thư viện Tạ Quang Bửu 128

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức cơ quan thông tin thư viện các trường đại học kỹ thuật 75Hình 3.1 Mô hình tổ chức hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 146Hình 3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu trong hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 155Hình 3.3 Mô hình liên kết chia sẻ trong việc tích hợp dữ liệu giữa các cơ quan thông tin thư viện 159Hình 3.4 Tích hợp dữ liệu giữa các thành viên trong hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 160Hình 3.5 Sơ đồ công nghệ theo thao tác của phân hệ tra cứu thông tin 166Hình 3.6 Sơ đồ hoạt động của phân hệ phân phối thông tin chọn lọc tại hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật 167Hình 3.7 Khai thác nguồn lực thông tin tại hệ thống thông tin các trường đại học

kỹ thuật 169Hình 3.8 Hệ thống thông tin sẽ được triển khai cho các trường đại học kỹ thuật 170

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm đổi mới đất nước, giáo dục và đào tạo (GDĐT) có vai trò

vô cùng quan trọng trong đời sống xã hội: GDĐT được coi là sự nghiệp của Đảng, của Nhà nước, của toàn dân Cùng với khoa học và công nghệ (KHCN), GDĐT được coi là quốc sách hàng đầu, là nhân tố quyết định sự tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa

(CNH, HĐH) đất nước

Chính vì vậy, Đảng và Chính phủ Việt Nam đặc biệt quan tâm tới sự đổi mới, phát triển GDĐT, thể hiện ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật được ban hành, tiêu biểu là Nghị quyết 29/NQ/TW Hội nghị TW8 (Khóa XI) ngày 4/11/2013 Nghị quyết đặt ra yêu cầu ngành GDĐT phải đổi mới căn bản, toàn diện nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học (NCKH) [25] Trong chỉ thị số 02/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ cũng đã nhấn mạnh: “Bất cứ quốc gia nào, Việt Nam không nằm ngoại lệ, giáo dục là nền tảng để phát triển CNH, HĐH” [18]

Để phát triển GDĐT, hoạt động thông tin thư viện (HĐTTTV) đóng vai trò quan trọng Ở góc độ quản lí nhà nước, Bộ GDĐT đã có Quyết định 65/2007/QĐ-BGDĐT về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học (ĐH), trong đó

ở tiêu chuẩn số 9 về thư viện đã chỉ rõ: “Thư viện của trường ĐH có đầy đủ sách, giáo trình, tài liệu tham khảo tiếng Việt và tiếng nước ngoài đáp ứng yêu cầu sử dụng của cán bộ, giảng viên và người học Có thư viện điện tử được nối mạng, phục

vụ dạy, học và NCKH có hiệu quả” [3]

Đặc biệt, trong những năm đổi mới giáo dục đại học (GDĐH), nhiều trường

ĐH trong cả nước đã chuyển từ phương thức đào tạo theo niên chế sang phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ Một trong yêu cầu của đào tạo theo học chế tín chỉ là giảm đáng kể giờ lên lớp lý thuyết và tăng số giờ thảo luận, thí nghiệm, thực hành Thời lượng tự học của sinh viên tăng gấp đôi so với đào tạo theo niên chế [2]

Để thực hiện tốt các hướng dẫn chỉ đạo nói trên, yêu cầu cấp bách đối với hoạt động thông tin thư viện (HĐTTTV), vốn được coi là “giảng đường thứ hai”

của trường ĐH, cần nâng cao năng lực đảm bảo thông tin cho quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học (NCKH) của các trường, góp phần tích cực vào việc phát triển

nguồn nhân lực trình độ cao [14]

Tuy nhiên, trên thực tế, mạng lưới cơ quan thông tin thư viện (CQTTTV) hiện nay còn nhiều bất cập, thể hiện ở mọi phương diện: từ mô hình tổ chức, phương thức hoạt động đến các quy trình nghiệp vụ Tại các trường ĐH, tổ chức thông tin thư viện dù đã có nhiều năm hoạt động song vẫn còn nhiều hạn chế về năng lực mà một trong những nguyên nhân căn bản của thực trạng này là do CQTTTV các trường ĐH hiện nay, hoạt động còn mang tính riêng rẽ, chưa thành hệ thống, chưa

có sự hợp tác chia sẻ các nguồn lực với nhau để nâng cao chất lượng đảm bảo thông tin cho người dùng tin (NDT) Ngoài ra, qui trình và phương thức tổ chức HĐTTTV chưa đáp ứng được yêu cầu của một hệ thống thông tin thư viện (HTTTTV) đích thực của các trường đã dẫn đến chất lượng HĐTTTV thấp kém như: thu thập thông tin trùng lặp, việc xử lí thông tin (XLTT) còn chồng chéo, cung cấp thông tin chưa đầy đủ và không kịp thời Từ đó hiệu quả của HĐTTTV trong các trường ĐH chưa cao, uy tín và vai trò của thông tin thư viện (TTTV) chưa được khẳng định trong các trường ĐH của nước ta hiện nay

Hoạt động thông tin thư viện có nhiệm vụ là phục vụ tốt qui trình đào tạo, NCKH của trường ĐH Các trường cùng khối kỹ thuật có nhiều ngành nghề đào tạo, môn học giống nhau hoặc gần giống nhau Điều đó đặt ra cho các CQTTTV tại các đại học kỹ thuật (ĐHKT) những cơ hội và thách thức to lớn khi xây dựng được một HTTT để hợp tác, chia sẻ các nguồn lực, tạo nên một nguồn thông tin phong phú, đa dạng, có khả năng đáp ứng cao nhu cầu tin (NCT) của NDT trong các trường ĐHKT, cũng như có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu đổi mới GDĐT

Từ lý thuyết hệ thống và thực tiễn HĐTTTV cho thấy: HTTT là công cụ hữu hiệu để giải quyết vấn đề đảm bảo thông tin cho các hoạt động kinh tế - xã hội Trên

thế giới, nhiều quốc gia đã có những chương trình hỗ trợ cho các trường ĐH trong

việc xây dựng HTTT phục vụ đào tạo trên cơ sở tích hợp và hợp tác về mặt tổ chức

và hoạt động các CQTTTV hiện có để có thể sử dụng được mọi nguồn lực của các

đơn vị thành viên HTTT các trường ĐH trên thế giới hoạt động theo xu thế liên kết

chia sẻ các HĐTTTV thông qua việc trao đổi, tích hợp nguồn lực thông tin (NLTT) Ứng dụng lý thuyết hệ thống vào HĐTTTV từ các trường ĐH đòi hỏi trước hết các trường cùng khối ngành, mà ở đây là các trường ĐHKT phải được kết nối thành hệ thống để khai thác, chia sẻ đầy đủ các nguồn lực của các thành viên với nhau, từng bước tiến tới có quan hệ trao đổi, hợp tác khai thác, sử dụng thông tin, tư liệu với HTTT các trường ĐH lớn ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương và thế giới Có thể nói trên cả bình diện khoa học lẫn thực tiễn việc xây dựng HTTT các trường ĐHKT trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế về GDĐH hiện nay là vấn đề rất cần thiết Như vậy, việc nghiên cứu, xây dựng HTTT các trường ĐHKT dù có cấp thiết, song cho đến nay chưa có đề tài nào nghiên cứu toàn diện tại các trường ĐH ở Việt Nam Đề tài luận án được tác giả tiến hành với mong muốn góp phần giải quyết vấn

đề vừa có tính khoa học và thực tiễn nói trên

Vì những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Nghiên cứu hệ thống thông tin

phục vụ công tác đào tạo tại các trường đại học khối kỹ thuật ở Việt Nam” làm

nội dung nghiên cứu trong luận án chuyên ngành khoa học TTTV của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Khái niệm hệ thống thông tin có nhiều cách hiểu khác nhau Trong và ngoài nước đã có nhiều bài viết, chuyên đề, đề tài khoa học, luận án nghiên cứu liên quan tới vấn đề này ở nhiều khía cạnh khác nhau như: phương pháp, tổ chức, chương trình ứng dụng, đánh giá hiệu quả, cách thức vận hành và quản lí HTTT,…) Để

phục vụ cho đề tài: “Nghiên cứu hệ thống thông tin phục vụ công tác đào tạo tại

các trường đại học khối kỹ thuật ở Việt Nam” luận cứ về xây dựng HTTT các

trường ĐHKT Qua quá trình nghiên cứu tài liệu, tác giả tổng hợp một số công trình nghiên cứu tiêu biểu ở một số nước trên thế giới và ở Việt Nam về những vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan trực tiếp đến đề tài

Đề tài HTTT thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học trên thế giới Không ít các công trình nghiên cứu lý luận tiêu biểu đã được công bố của tác giả J O’Bien [88]; S Haag, M Cummings and J Dawkin [77] và Charles Parker and Thomas Case [69]

Có nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT Tuy nhiên các định nghĩa này được nhóm theo ba xu hướng: Thứ nhất là xu hướng nghiên cứu về HTTT dưới góc độ tổ chức là một khái niệm rộng, gồm một tập hợp các bộ phận hợp thành có tương tác với nhau để thực hiện một mục tiêu chung Tác giả nhấn mạnh HTTT không chỉ có máy tính mà thường có năm bộ phận hợp thành: máy tính, các chương trình, CSDL, các thủ tục và con người [92], là tập hợp các đơn vị thông tin được tin học hóa hoặc không được tin học hóa, có tác động tương hỗ với nhau theo một giao thức thích hợp [36, tr 241] Xu hướng thứ hai nghiên cứu về HTTT dưới góc độ chức năng

hoạt động Theo Laudon, K và Laudon J.: HTTT là một tập hợp các bộ phận liên

kết làm nhiệm vụ thu thập hoặc phản hồi, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin trợ giúp quá trình ra quyết định, giám sát và đánh giá trong một tổ chức [86] Theo Joseph G Neilis: HTTT là một chu trình gồm đầu vào, quá trình xử lý thông tin và đầu ra được thực hiện, quản lý trong một tổ chức và môi trường quanh tổ chức đó HTTT thường được cải tiến, nâng cấp bởi công nghệ trong quá trình thu thập, lưu trữ, phản hồi tổng hợp và cung cấp thông tin [79, tr 18] HTTT là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào

và xử lý chúng thành các SPTT là các yếu tố đầu ra [55, tr 81] Xu hướng thứ ba nghiên cứu về HTTT dưới góc độ quản lý HTTT là một hệ thống bao gồm các yếu

tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước [42, tr 28] Mặc dù các tác giả hiểu HTTT theo nhiều cách khác nhau, song đều có điểm chung coi HTTT là một tập hợp các bộ phận liên kết, tác động tương hỗ với nhau được tổ chức theo một trật tự nhất định, chúng cùng thực hiện chức năng thu thập,

xử lý, lưu trữ và cung cấp sản phẩm và dịch vụ thông tin (SPDVTT) nhằm thực hiện mục tiêu chung, yêu cầu của tổ chức Hệ thống được cấu thành bởi ba thành phần:

tổ chức hệ thống; hoạt động (chức năng) hệ thống và đảm bảo vận hành hệ thống Trên thế giới có nhiều nhà khoa học nghiên cứu về lý thuyết hệ thống Cơ sở khoa học của HTTT là lý thuyết hệ thống mà nền tảng là các công trình đặt nền móng của ba nhà khoa học nổi tiếng như: L Von Bertalarffy, Kenneth E Boulding, Stefferd Beer L Von Bertalarffy, trong công trình “Lý thuyết hệ thống tổng quát”

đã nghiên cứu lý thuyết hệ thống từ góc độ sinh học, đưa ra lý thuyết chung của các

hệ thống và đây cũng là sự khởi nguồn trào lưu tiếp cận hệ thống [65] Đây là công trình có tính chất nền tảng cho sự hình thành và phát triển của lý thuyết hệ thống Kenneth E Boulding, với công trình “Bộ xương của một khoa học”, được coi là bộ khung tiến hóa của các cấp độ hệ thống Theo quan điểm của ông, hệ thống là một thực thể phổ biến ở tất cả thế giới vật chất, có tính chất phân tầng và được chia thành 9 cấp độ khác nhau Stefford Beer, với công trình “Điều khiển học và quản lý”, tiếp cận hệ thống ứng dụng trong điều khiển xã hội, một phương pháp tiếp cận

hệ thống quản lý của tổ chức Ông chia hệ thống thành hai nhóm: Hệ thống tiên định và hệ thống xác suất [36] Lý thuyết hệ thống ra đời đã nhanh chóng trở thành

mô ̣t công cu ̣ rất hữu hiệu cho các nhà nghiên cứu và quản lý

Ứng dụng lý thuyết hệ thống được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực TTTV Những nghiên cứu về HTTT rất đa dạng, song tựu chung lại, có thể chia thành hai xu hướng chính, đó là xu hướng tổ chức & quản trị và xu hướng qui trình công nghệ

Xu hướng này xuất phát từ việc xây dựng lý thuyết và phương pháp xây dựng HTTT, phân tích và thiết kế hệ thống; các nhà quản lí, nhà hoạch định chính sách, quan tâm nhiều đến các yếu tố tổ chức, quản trị, phân phối thông tin và sự ảnh hưởng tích cực của công nghệ thông tin (CNTT) đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của hệ thống Nội dung các công trình chuyên khảo nghiên cứu về cơ sở lý luận của HTTT, các nguyên tắc, phương pháp phân tích và mô hình tổ chức HTTT; xu thế phát triển

hệ thống; Yêu cầu xây dựng HTTT, được thể hiện ở hai công trình tiêu biểu [88], [77] Nội dung các công trình nghiên cứu về cơ sở lý luận của HTTT như: Các nguyên tắc, phương pháp phân tích và thiết kế HTTT; Các quy trình công nghệ phát triển hệ thống; Quy trình công nghệ, vòng đời phát triển hệ thống; Phân tích, thiết

kế HTTT, lập trình, chạy thử, bảo trì các chương trình

Nghiên cứu về đánh giá HTTT: trên thế giới có nhiều nhà khoa học, chuyên

gia nghiên cứu vấn đề đánh giá HTTT, điển hình là T.D Wilson; F.W Lancaster; C.W Cleverdon; được đề cập trong các công trình tiêu biểu sau: Đánh giá chiến

lược cho HTTT của T.D Wilson [95]; Hệ thống tìm kiếm thông tin: Đặc tính kiểm tra và đánh giá [83]; Đo lường và đánh giá dịch vụ thư viện của F.W Lancaster

[84]; Đánh giá và quản lý khoa học dịch vụ thông tin của F.W Lancaster và C.W Cleverdon [85] và một số công trình liên quan đến đánh giá HTTT [74], [81], [93]

Nội dung các công trình trên, các tác giả còn đưa ra các mô hình đánh giá, dựa trên các tiêu chí đánh giá hiệu quả kỹ thuật: Độ tin cậy, tính chính xác, đầy đủ và tốc độ truyền tin hoặc trên các tiêu chí về kinh tế như: các mặt giá trị, lợi ích, hiệu quả của thông tin từ phía người sử dụng Các công trình tiêu biểu trên đã phân tích khái niệm đánh giá; đánh giá hiệu quả hoạt động hệ thống; Mục đích đánh giá hiệu quả HTTT, so sánh các dịch vụ trong hệ thống; Phương pháp đánh giá (trực tiếp, gián tiếp, kinh nghiệm và chuyên gia) Các tác giả còn đưa ra các thang đo đánh giá hệ

thống; Phân định mô hình đánh giá HTTT

Nghiên cứu hệ thống thông tin thư viện trong những năm gần đây đã thu hút được sự chú ý của các nhà nghiên cứu, nhà quản lý, điển hình là G Salton, T.D Wilson, F.W Lancaster, cụ thể:

Kochtanek, Thomas R và Matthews, Joseph R.[82] trong công trình, HTTTTV từ tự động hóa thư viện đến giải pháp truy cập thông tin phân định của tác giả; 10 xu hướng đứng đầu năm 2012 và các yếu tố ảnh hưởng của thư viện trong

GDĐH [96]; Phân tích hệ thống cho nghề thông tin và thư viện của tác giả Osborne,

Larry N and Ruth Sare Connell [89]; Các công trình đã giới thiệu tổng quan về hệ thống thông tin thư viện cũng như các yếu tố ảnh hưởng của thư viện trong tiến trình phát triển GDĐH Nghiên cứu về NLTT, tiếp cận việc tìm kiếm thông tin, vấn

đề quản lý thư viện (bổ sung, biên mục, lưu thông, quản trị hệ thống, liên thư viện,

ấn phẩm liên tục) Ngoài ra các tác giả đã đề cập đến cơ sở lý luận về hệ thống, thiết

kế sơ đồ luồng dữ liệu xây dựng HTTTTV Đây là những công trình có ý nghĩa thực tiễn giúp tác giả có ý tưởng về việc xây dựng mô hình tổ chức HTTT các trường

ĐHKT

Liên quan đến tổ chức, hoạt động thông tin thư viện trong các thư viện ĐH trên thế giới được rất nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, cụ thể:

Lĩnh vực phối hợp bổ sung, liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin trong hệ thống thư viện ĐH có nhiều tác giả đã nghiên cứu và công bố các công trình khoa học, các công trình này nghiên cứ về liên hiệp thư viện, mô hình liên hiệp thư viện đại học của các quốc gia như: “Một tổ chức ảo mới - liên kết thư viện ở New Zealand” của tác giả Derek Le Dayn, LCONZ và Larraine Shepherd trường ĐH công nghệ Auckland [72] “Liên hiệp thư viện và sự phối hợp trong kỷ nguyên thư viện số: Tổng quan kinh nghiệm của Philipin” của tác giả Fe Angela M Verzosa [75], “Xây dựng bộ sưu tập, bài mô tả: Một nghiên cứu của các mô hình tập đoàn cho sách điện

tử trong các TVĐH tại Hàn Quốc” của tác giả Yeon-Hee [97], “Mô hình mới của một liên hiệp TVĐH hiện đại ở New Zealand” của tác giả D Dorner [73], “Các hệ thống và mạng thông tin thư viện tự động hóa phân định” [108], “Hệ thống thông tin và thư viện ĐH Trung Quốc: Tình trạng hiện tại và phát triển tương lai” [90], Và một số các công trình về nguồn truy cập mở, mạng chia sẻ NLTT của các tác giả tiêu biểu ở các công trình: S M Mannan & M.L Bose [87], S Sawant [91], R.M Davision; Dai, Longji, Ling Chen, Hongyang Zhang [70], S.L Bostic; R.E Dugan [66] Các công trình trên đã đề xuất và áp dụng rất hiệu quả mô hình liên kết chia sẻ NLTT trong một khu vực với nhiều trường ĐH Đặc biệt các tác giả đã phân tích lợi ích của việc phối hợp bổ sung, liên kết chia sẻ NLTT (làm tăng giá trị và hiệu quả của NLTT - khi có NDT; mở rộng khả năng truy cập đến các nguồn tin cho NDT; giảm chi phí; tận dụng tối đa các NLTT) và các điều kiện cơ bản thông qua Liên hiệp thư viện (Consortium) Nhìn chung, các nghiên cứu trên có đề cập đến hiệu quả Liên hiệp thư viện chủ yếu về mặt phối hợp bổ sung, liên kết chia sẻ NLTT, nhưng chỉ mang tính tổng hợp, chưa có cơ chế hợp tác tích hợp hoạt động giữa các trường ĐH

Bên cạnh các công trình nghiên cứu HTTT nhau của hệ thống Một số luận án đã bảo vệ thành công đề cập việc xây dựng và hoàn thiện HTTT, mô hình HTTT, cụ thể các luận án tiến sĩ (LATS) và công trình tiêu biểu sau:

LATS “Phát triển hệ thống thông tin tư liệu trên cở sở tạp chí tóm tắt ngành

vận tải đường ống” của Palatova R.P [103] đã nghiên cứu tổng quát về hệ thống

đảm bảo thông tin tư liệu Tác giả luận án đã phân tích và đề xuất các nguyên tắc để phát triển hệ thống thông tin tư liệu theo bốn chức năng: Hệ thống ấn phẩm thông tin; phân phối thông tin chọn lọc; tra cứu thông tin và cung cấp bản sao Ngoài ra tác giả nghiên cứu đề xuất những nhân tố tác động đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, xác định nhu cầu trên bốn chức năng trên, thử nghiệm trong lĩnh vực vận tải đường ống

LATSKH “Hệ thống tự động hóa để sản xuất các cơ sở dữ liệu và ấn phẩm thông tin về các khoa học tự nhiên và kỹ thuật: Nguyên tắc xây dựng, công nghệ, triển vọng của Trernui.A.I” [106] đã nghiên cứu về vấn đề khoa học và tài liệu khoa học; Nhu cầu thông tin của các nhà khoa học; Ấn phẩm thông tin (tạp chí tóm tắt, ấn phẩm thông tin tín hiệu, Các chỉ dẫn - trích dẫn khoa học); Lựa chọn tài liệu để đưa vào ấn phẩm thông tin; Tìm tin và hệ thống tra cứu tin tự động; Hệ thống thông tin tích hợp; Công nghệ để xây dựng các sản phẩm thông tin (SPTT) của Viện Hàn lâm khoa học cộng hòa liên bang Nga (nguyên tắc xây dựng, sản phẩm thông tin, nguồn

thông tin KHCN sản xuất ấn phẩm thông tin)

LATS “Phát triển hệ thống thông tin tự động hóa cho thư viện Việt Nam”

của Đặng Thị Thu Hà [99] đã nghiên cứu tổng quan kinh nghiệm thế giới về sử

dụng công nghệ tin học trong các cơ quan thông tin thư viện (CQTTTV), đề xuất những nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin tự động, đề xuất ứng dụng trong thư viện

LATS “Nghiên cứu và phát triển hệ thống PPTTCL tự động hóa trong

ngành công nghiệp than (VINITI)” [102] của tác giả Itelson E.A; công trình nêu trên đi sâu nghiên cứu giải quyết những vấn đề KHKT khi phát triển hệ thống PPTTCL, đề xuất các quy trình cung cấp hệ thống PPTTCL tự động hóa

LATSKH “Mô hình hóa và tối ưu hóa hệ thống thông tin tự động và công nghệ

quản trị nguồn lực thông tin tư liệu” của Popov.I.I [104] đã nghiên cứu thực trạng

nguồn lực thông tin tư liệu và đề xuất mô hình hóa và tối ưu hóa hệ thống thông tin tự động Đồng thời tác giả đưa ra mô hình công nghệ quản trị nguồn lực thông tin tư liệu Những vấn đề về lý thuyết và thực tiễn của HTTT, việc ứng dụng của HTTT trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội, GDĐT, KHCN đã thu hút được sự chú ý của

nhiều nhà khoa học Bên cạnh các công trình thuộc dạng các sách chuyên khảo, các bài báo khoa học, các đề tài nghiên cứu, không ít các luận án đã được bảo vệ

Ở Việt Nam, việc nghiên cứu về HTTT bắt đầu từ thập niên 80 của thế kỉ XX công bố của các tác giả, công trình tiêu biểu chuyên nghiên cứu về phân tích và thiết kế HTTT, phương pháp xây dựng HTTT, nguyên tác phát triển HTTT, phân tích

& thiết kế hệ thống về chức năng, dữ liệu, chu trình phát triển HTTT, một số phương pháp và kỹ thuật điều tra dữ liệu thông tin cho HTTT, một số mô hình khai thác và biến đổi dữ liệu thông tin, HTTT tích hợp cài đặt hệ thống, như tác giải Ngô Trung Việt [63], Nguyễn Văn Ba [1], Dương Trần Đức [26], Phạm Thị Thanh Hồng [29]

Về cơ sở lý thuyết về HTTT có nhiều công trình nghiên cứu chủ yếu được trình bày dưới dạng sách chuyên khảo, giáo trình liên quan các kiến thức, khái niệm cơ bản về thông tin, hệ thống, HTTT, HTTT dựa trên máy tính, các kiến thức, thành phần về CNTT-TT của hệ thống,các HTTT dưới góc độ quản lý và ra quyết định, các HTTT ứng dụng trong các ngành, phát triển HTTT trong tổ chức, quản trị các nguồn lực và vấn đề an toàn HTTT, Tất cả các công trình nghiên cứu trên đây

là tài liệu tham khảo quý cho phần cơ sở lý luận của đề tài để có ý tưởng nghiên cứu việc xây dựng HTTT các trường ĐHKT được thể hiện trong các công trình [54] của tác giả Đoàn Phan Tân [54], Nguyễn Hồng Thái [56], Phan Huy Khánh [39], Trần Thị Song Minh [42], Nguyễn Hồng Phương [48]

Tuy nhiên, các công trình trên chỉ đề cập đến vấn đề cơ sở lý luận của HTTT và các vấn đề liên quan đến HTTT, nhưng chưa nghiên cứu đến vấn đề thực tiễn hệ thống Liên quan đến HTTT, tác giả Nguyễn Hữu Hùng đã có một số công trình tiêu biểu như: Nghiên cứu quá trình tìm tin trong các hệ thống thông tin từ chuẩn tự động [100] (sau được in trong cuốn Các hệ thống xử lý và tìm tin tư liệu tự động) [98], Xây dựng HTTT phục vụ nghiên cứu và triển khai [31], đây là các công trình khởi đầu mà tác giả đã sớm đưa ra cách nhìn nhận hệ thống như: Lý thuyết hệ thống, khái niệm thông tin, HTTT, ; Trong công trình Thông tin - Từ lý luận đến thực tiễn [35]

đã đề cập đến cơ sở lý luận của thông tin và tổ chức NLTT trong các tổ chức xã hội Cuốn sách là tập hợp chọn lọc các bài viết, công trình NCKH về thông tin học và

quản trị thông tin Những vấn đề nghiên cứu mà ông đề cập đến trong lĩnh vực HTTT

đã giúp cho các cán bộ thông tin có cái nhìn khoa học hơn trong lĩnh vực phát triển HTTT cũng như sự tương tác, thực hiện liên kết chia sẻ NLTT giữa các CQTTTV, HTTT trong và ngoài nước

Một số công trình nghiên cứu đến các khía cạnh hoạt động của hệ thống thông tin trong các trường ĐH thể hiện ở những vấn đề:

Xử lý thông tin trong các TVĐH, trong những năm gần đây đã được quan tâm các nhà nghiên cứu, cụ thể ở một số công trình tiêu biểu như: Nghiên cứu, đề xuất một số chuẩn áp dụng trong hoạt động xây dựng nguồn tin nội sinh tại các trường

ĐH của Nguyễn Huy Chương, Nguyễn Tiến Hùng [20], Các tiêu chuẩn quốc tế về

xử lý tài liệu và việc áp dụng ở Việt Nam, Chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu tại các TVĐH ở Việt Nam của Vũ Dương Thúy Ngà [43], [44] Các công trình này

đã phân tích thực trạng công tác xử lý tài liệu; tình hình áp dụng các chuẩn nghiệp

vụ, tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) và tiêu chuẩn Quốc tế (ISO), MARC21,…trong

xử lý tài liệu tại các TVĐH ở Việt Nam Từ đó, tác giả đưa ra các ý kiến nhận xét

và đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường việc áp dụng chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại các TVĐH nhằm mở rộng trao đổi thông tin trong bối cảnh đẩy mạnh hội nhập quốc tế của đất nước

Sản phẩm và dịch vụ thông tin được thể hiện ở các công trình: SPDVTT của các

tác giả Mai Hà [27], Trần Mạnh Tuấn [60], Trần Thị Quý [52]: Đề cập đến các khía cạnh khác nhau của SPDVTT như khái niệm, qui trình tạo lập, tổ chức SPDVTT Các tác giả tập trung nghiên cứu về quy trình thực hiện, yêu cầu sử dụng SPDVTT trong các trường ĐH, song chưa có công trình nào nghiên cứu một cách có hệ thống về chia

sẻ SPDVTT trong các thư viện

Luận án tiến sĩ “Phương pháp đánh giá về trình độ ứng dụng CNTT và Internet trong các cơ sở đào tạo ĐH ở Việt Nam” của tác giả Lê Nam Trung [58] và công trình [59] Tác giả cung cấp phương pháp đánh giá trình độ ứng dụng CNTT và Internet trong các cơ sở đào tạo ĐH; xác định bộ tiêu chí và thang đo đánh giá và xây dựng công cụ CNTT phục vụ tính toán và mô phỏng kết quả tính toán; xác định

bộ tiêu chí đánh giá, thang đo; tổ chức thực hiện đánh giá và kiểm định kết quả đánh giá thực tế tại một số cơ sở đào tạo ĐH Việt Nam

Tiến sĩ Lưu Lâm trong luận án tiến sĩ “Cơ sở lý luận và thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông (CNTT-TT) trong quản lý hoạt động KHCN của ngành giáo dục Việt Nam” [41] Tác giả đã phân tích cơ sở lý luận về ứng dụng khoa học CNTT-TT trong quản lý hoạt động KHCN của ngành giáo dục (Một số khái niệm, nội dung ứng dụng CNTT-TT và vai trò của CNTT-TT trong ngành giáo dục); kinh nghiệm quốc tế và thực trạng ứng dụng CNTT-TT trong quản lý hoạt động KHCN của ngành giáo dục (Kinh nghiệm các nước Hoa Kỳ, Đức, Úc, và bài học kinh nghiệm; thực trạng ứng dụng CNTT-TT trong hoạt động KHCN ngành giáo dục; nhận xét những thành công, thất bại và nguyên nhân); giải pháp ứng dụng CNTT-TT trong quản lý hoạt động KHCN ngành giáo dục (Định hướng ứng dụng; nguyên tắc đề xuất giải pháp; các giải pháp; mối quan hệ giữa các giải pháp; trưng bày ý kiến về các giải pháp; và thử nghiệm một số giải pháp)

Việc nghiên cứu về tổ chức và quản lý HTTT được quan tâm trong thời gian qua, đáng chú ý là một số công trình tiêu biểu về HTTT trong lĩnh vực KHCN và GDĐT cũng được triển khai, trong đó liên quan tới đề tài luận án đáng chú ý có các tác giả Nguyễn Hữu Hùng, Đoàn Phan Tân, Vương Thanh Hương và Đặng Trần Khánh, cụ thể:

Luận án tiến sĩ “Nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống thông tin KHCN quốc gia

Việt Nam trong tương tác hệ thống thông tin quốc tế” của Nguyễn Hữu Hùng [101]

và công trình [33] đã nghiên cứu các quy trình tương tác giữa các HTTT: Chiến lược tương tác, trao đổi và phân phối thông tin; đề xuất hướng tương tác và sơ đồ tương tác; một số hình mẫu các ma trận hệ thống thông tin quốc gia và hệ thống thông tin quốc tế; các kết quả tính theo các tham số tương tác (mã số các phân hệ) và cuối cùng tác giả đã đưa ra được danh sách các phân hệ chuyên ngành của hệ thống thông tin KHCN quốc tế

Luận án tiến sĩ “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống

thông tin quản lý giáo dục phổ thông” của tác giả Vương Thanh Hương [37] luận

giải những vấn đề cơ bản về nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin

quản lí giáo dục như là một công cụ quan trọng trong quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục; Các thành tố trong hệ thống có mối liên hệ tương tác với nhau, với môi trường xung quanh Tác giả luận án đã tổng quan thực tiễn hoạt động của hệ thống thông tin quản lý giáo dục Việt Nam trên nhiều khía cạnh và chỉ ra rằng chúng

ta đã có một mạng lưới các đơn vị làm công tác thông tin quản lý giáo dục từ trung ương tới các địa phương và các trường Luận án đề xuất sáu giải pháp gồm: Cải tiến

cơ chế thu thập và các kênh thông tin; Lựa chọn và phát triển các chỉ số giáo dục; tin học hóa hệ thống tổng hợp dữ liệu; hợp tác liên kết trong phát triển hệ thống thông tin quản lý giáo dục; hoàn thiện cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin quản lý giáo dục phổ thông; bồi dưỡng nâng cao nhận thức và trình độ của cán bộ thông tin cũng như quản lý giáo dục các cấp về hệ thống thông tin quản lý giáo dục;

Đề tài nghiên cứu khoa học trọng điểm ĐH Quốc gia TP Hồ Chí Minh, Nghiên cứu và xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho trường ĐH của Đặng Trần

Khánh [38] đã nghiên cứu xây dựng HTTT hiểu quy trình lưu trữ và vận hành các quy trình nghiệp vụ của các đơn vị trong nhà trường Tích hợp và phối hợp hoạt động, trao đổi dữ liệu giữa các HTTT tại các đơn vị Xây dựng hệ CSDL trung tâm, lưu trữ các thông tin dùng chung giữa các đơn vị chức năng trong trường

Có thể nhận thấy các công trình trên mặc dù ở góc độ nghiên cứu khác nhau, nhưng có điểm chung là đề xuất được mô hình tổ chức quản lý HTTT Những nghiên cứu này có đóng góp cụ thể về mặt lý luận và thực tiễn cho việc nghiên cứu xây dựng HTTT các trường ĐHKT Hạn chế của các công trình tham khảo: chưa làm rõ được mô hình tổ chức và cơ chế vận hành hệ thống, giải pháp triển khai mô hình cụ thể

Nhìn chung các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước ở những mức độ khác nhau, trên nhiều khía cạnh khác nhau đã đề cập đến cả về mặt lý luận và thực tiễn, phần lớn các công trình nghiên cứu đã công bố nghiên cứu sâu về khía cạnh nhật định của HTTT, có thể tham khảo khi xây dựng HTTT dạng tư liệu trong các lĩnh vực xã hội Luận án tham khảo các mô hình liên kết chia sẻ NLTT của TVĐH các quốc gia trên thế giới thông qua Consortium để nghiên cứu xây dựng mô hình tổ

chức HTTT cho CQTTTV các ĐHKT ở Việt Nam

Ngoài ra, luận án kế thừa kết quả có chọn lọc một số vấn đề cơ sở lý luận và thực tiễn về việc xây dựng HTTT của các công trình nghiên cứu đi trước như: [15,

26, 36, 42, 63, 89, 101, 106, 107, 108] được tiếp thu có chọn lọc, nhằm vào việc nghiên cứu xây dựng mô hình HTTT các trường ĐHKTVN Tuy nhiên, luận án đã phát triển các nội dung mới như: phát triển định nghĩa về HTTT, HTTT các trường ĐHKTVN; làm rõ vấn đề xây dựng HTTT tại các trường ĐHKT với khái niệm, phương pháp, nguyên tắc xây dựng hệ thống; các yếu tố tác động và vai trò của hệ thống; phân tích thực trạng các yếu tố cấu thành hệ thống; đề xuất mô hình và các giải pháp thực thi mô hình HTTT các trường ĐHKTVN

Với đề tài đã lựa chọn, nghiên cứu sinh mong muốn đi sâu nghiên cứu, khảo sát thực trạng các yếu tố cấu thành HTTT các trường ĐHKT, từ đó đề xuất mô hình

và khuyến nghị các giải pháp thực thi mô hình HTTT các trường ĐHKT trong giai

đoạn hiện nay

Từ kết quả tổng quan tài liệu trong và ngoài nước trên đây có thể rút ra một số nhận định sau:

HTTT là một chủ đề nghiên cứu rất điển hình được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm trong thời gian qua

Phạm vi nghiên cứu về HTTT rất rộng có thể nghiên cứu từ cách tiếp cận tổng thể, có thể nghiên cứu từ các phương diện riêng biệt như: Tổ chức, quản lý, hoạt động, qui trình, công nghệ,

HTTT có vai trò quan trọng trong các ngành, lĩnh vực, ĐH không là ngoại lệ Trên thế giới có không ít những công trình nghiên cứu về HTTT trong các ngành: kinh tế, giáo dục, kế toán, KHCN,

Đối với các trường đại học khối kỹ thuật, hệ thống thông tin thư viện (HTTTTV) còn là lĩnh vực nghiên cứu mới mẻ, còn nhiều vấn đề về khoa học và thực tiễn trên các phương diện: tổ chức, hoạt động, quy trình, phương tiện vận hành chưa được nghiên cứu đầy đủ

HTTT các trường ĐHKT ở đây được nghiên cứu xây dựng bởi 3 thành phần chính cấu thành hệ thống: Thành phần tổ chức hệ thống; thành phần chức năng (hoạt động) hệ thống; và thành phần đảm bảo vận hành hệ thống

Vì vậy có thể khẳng định rằng đề tài “Nghiên cứu hệ thống thông tin phục vụ công tác đào tạo tại các trường đại học kỹ thuật Việt Nam” là đề tài mới, nghiên cứu toàn diện các khía cạch của xây dựng HTTT các trường ĐHKT, không trùng với đề tài nghiên cứu nào ở cả trong và ngoài nước Mô hình tổ chức HTTT các trường ĐHKTVN trong luận án này là kết quả nghiên cứu của tác giả và chưa được công

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt mục tiêu trên, luận án giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu tổng quan và hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTTT và cơ sở thực

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống thông tin thư viện tại các trường đại học khối kỹ thuật ở Việt Nam

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian (khu vực) nghiên cứu: Luận án sử dụng số liệu khảo cứu 16 trường ĐHKT ở Việt Nam

- Về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2010 đến nay khi các trường ĐHKT thực hiện chủ trương đổi mới toàn diện GDĐT, chuyển từ phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Luận án sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử; đồng

thời quán triệt quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước về HĐTTTV

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu: Sử dụng phương pháp này nhằm

đánh giá quan điểm của các học giả, các trường phái lý luận về vấn đề nghiên cứu, rút ra các vấn đề đã được nghiên cứu đầy đủ, những vấn đề cần được bổ sung và những nghiên cứu mới

- Phương pháp mô hình hóa: Nhằm đề xuất mô hình HTTT các trường ĐHKTVN trên cơ sở các kết quả nghiên cứu

- Phương pháp phân tích hệ thống: Nhằm xem xét nghiên cứu hệ thống và tìm hiểu cấu trúc, đặc điểm cũng như các vấn đề cụ thể khác có liên quan đến hệ thống

- Phương pháp điều tra xã hội học: Sử dụng phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi và phương pháp chuyên gia

+ Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Tiến hành chọn mẫu khảo sát

+ Phỏng vấn các chuyên gia, các nhà khoa học, các nhà quản lý trong ngành thông tin thư viện, CNTT, giáo dục nhằm làm rõ hơn các vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp này để xử lý số liệu khảo sát thực trạng các cấu phần HTTT các trường ĐHKTVN; Sử dụng các biểu mẫu thống

kê để minh họa các vấn đề nghiên cứu

Để thực hiện việc điều tra bằng phiếu hỏi, trong luận án đã tiến hành chọn mẫu khảo sát: Nghiên cứu sinh đã chọn mẫu theo đặc điểm địa lý các vùng của đất nước (Miền Bắc, Miền Trung và Miền Nam) Trong mỗi khu vực, mẫu khảo sát được lựa chọn trên nguyên tắc phân tầng theo các tiêu chí: Các trường ĐHKT có quy mô đào

tạo lớn, vừa; các trường ĐH uy tín, có lịch sử đào tạo lâu đời, đội ngũ giảng viên có trình độ cao, số lượng người dùng tin đông, cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT hiện đại, NLTT phong phú; các trường ĐH vùng, ĐH địa phương và chủ yếu là các trường

ĐH đào tạo chuyên ngành KHKT, công nghệ Kết quả mẫu khảo sát được lựa chọn gồm 16 trường ĐHKT (Phụ lục 3), trong đó miền Bắc 10/20 trường ĐHKT, miền Trung 2/6 trường ĐHKT và miền Nam 4/12 trường ĐHKT

Đối tượng phỏng vấn và điều tra gồm 2 mẫu:

Mẫu phiếu khảo sát lãnh đạo các Cơ quan thông tin thư viện (CQTTTV) ĐHKT Mẫu phiếu điều tra nhu cầu tin của 3 nhóm NDT: CBQL (Cán bộ quản lý); GV (Giảng viên), NCV (Nghiên cứu viên); SV (Sinh viên): Sinh viên đại học chính quy

- Số phiếu phát ra cho lãnh đạo các CQTTTV các trường ĐHKT là 16 và thu

về là 16 phiếu (đạt tỉ lệ 100%)

- Số phiếu điều tra nhu cầu tin của 3 nhóm người dùng tin trong các trường ĐHKT: + Số phiếu phát ra cho CBQL là 160 (lựa chọn ngẫu nhiên mỗi trường ĐH 10 CBQL) và thu lại là 155 (đạt tỉ lệ 96.9%)

+ Số phiếu phát ra cho GV, NCV là 300 (lựa chọn ngẫu nhiên mỗi trường ĐH

TT Tên các trường Đại học kỹ thuật Số phiếu

phát ra

Số phiếu

Ngoài các nhóm khảo sát kể trên, việc phỏng vấn được mở rộng thêm với các chuyên gia, các nhà khoa học trong ngành Thông tin thư viện (20 người), CNTT (15 người), Giáo dục (15 người)

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận án

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

- Các kết quả nghiên cứu của luận án cung cấp các luận cứ giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước về GDĐH, ngành TTTV và lãnh đạo các trường, CQTTTV đại học khối kỹ thuật trong việc hoạch định và triển khai xây dựng HTTTTV tại các trường ĐHKTVN

- Bên cạnh đó, kết quả của luận án cũng là một tài liệu tham khảo cho công tác nghiên cứu, học tập và tác nghiệp cho cán bộ thông tin các trường ĐHKT ở Việt Nam

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT 1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật

1.1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Thông tin

Có nhiều định nghĩa khác về thông tin, tùy theo quan điểm nghiên cứu và mục

tiêu nghiên cứu: Nhà toán học định nghĩa thông tin khác nhà kỹ thuật, nhà sử học

định nghĩa thông tin khác nhà kinh tế,…Thậm chí, cùng trong một giới chuyên môn

cũng tồn tại những định nghĩa không giống nhau

Theo N.Wiener, nhà điều khiển học nổi tiếng, Mỹ (người đã đặt nền móng của

ngành điều khiển học) cho rằng: Thông tin không phải là vật chất, không phải là

năng lượng Ông đã nhấn mạnh thông tin là sự biểu thị nội dung nhận được từ thế

giới bên ngoài trong quá trình mà chúng ta và cảm giác của chúng ta thích nghi với

thế giới ấy [35, tr 337-338]

Có cùng quan điểm về thông tin, nhiều nhà nghiên cứu đã làm rõ khái niệm,

định nghĩa về thông tin Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng: Thông tin là các số liệu,

kiến thức được tồn tại và vận động trong quá trình xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và truyền

phát [35, tr 16] Thông tin là điều người ta đánh giá hoặc nói đến là tri thức, tin tức

Đặc tính của thông tin là chúng được khai thác và sử dụng không phải ở nơi chúng

phát sinh và thời điểm chúng xuất hiện Thông tin tồn tại và vận động trong không

gian và thời gian nhờ các kênh và phương tiện riêng biệt [36, tr 3] Khi nghiên cứu

thông tin, người ta phân biệt ba vấn đề nghiên cứu khác nhau: kỹ thuật, ngữ nghĩa

và ngữ dụng [35 tr 67] TS Trần Thị Song Minh: Thông tin là một bộ các dữ liệu

được tổ chức theo một cách sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá

trị vốn có của bản thân các dữ kiện đó Để tổ chức dữ liệu thành thông tin có ích và

có giá trị, người ta phải sử dụng các quy tắc và các mối quan hệ giữa các dữ liệu

Kiểu của thông tin được tạo ra phụ thuộc vào mối quan hệ các dữ liệu hiện có [42,

tr 10] PGS.TS Nguyễn Hồng Thái: Thông tin được hiểu là nội dung những trao

đổi giữa các bộ phận của hệ thống và giữa hệ thống với môi trường, được sử dụng nhằm mục đích quản lý hoạt động của hệ thống đó [56, tr 2] Theo PGS.TS Dương Trần Đức: Thông tin là tập hợp các dữ liệu thô được tổ chức theo phương pháp làm cho chúng có giá trị hơn so với dạng thô ban đầu [26, tr 150] Từ điển tiếng Việt định nghĩa: Thông tin là truyền tin, báo tin cho người khác biết dưới các hình thức khác nhau, cho biết về thế giới xung quanh và những điều xảy ra trong nó [47, tr 1226-1227]

Theo TS Ngô Trung Việt: Thông tin là sự phản ánh các dấu hiệu, thuộc tính, đặc điểm,…của sự vật, hiện tượng và quá trình trong thế giới hiện thực Thông tin tạo nên sự hiểu biết và được tiếp nhận trực tiếp hoặc gián tiếp, thông qua các giác quan của con người với việc quan sát các hiện tượng, hình thành các biểu tượng thông qua cảm giác Các thông tin được thể hiện trên chính bản thân sự vật, hiện tượng và các vật mang tin được truyền tải thông qua hệ thống truyền tin với các ký hiệu như hệ thống chữ viết, con số, kí tự âm nhạc, tín hiệu số hóa [63]

Theo PGS.TS Đoàn Phan Tân: Thông tin là sự phản ánh về một vật, một hiện tượng hay quá trình nào đó của tự nhiên và xã hội thông qua khảo sát trực tiếp hoặc

lý giải gián tiếp Các thông tin này nếu tiếp tục được xử lý sẽ tạo ra SPTT có giá trị cao hơn, còn gọi là thông tin có giá trị gia tăng [54 tr 21]

Từ những hiểu biết về thông tin như trên, trong luận án này, thông tin được hiểu là các tư liệu, dữ liệu, kiến thức được tồn tại và vận động trong quá trình xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và truyền phát,…Việc sử dụng thông tin tạo nên sự hiểu biết và làm thay đổi hành vi, hoạt động của con người trong xã hội Thông tin được ghi lại,

lưu trữ trên các phương tiện hữu hình trên giấy, băng từ, máy tính, máy chủ, Nó có

thể được phát sinh, xử lý, truyền phát, tìm kiếm, sao chép, nhân bản và cũng có thể biến dạng, sai lệch hoặc bị phá hủy

Theo L.V Bertalandffy - nhà sáng lập và là người đặt nền móng cho lý thuyết hệ thống tổng quát: hệ thống là một tổng thể của các phần tử, duy trì sự tồn tại bằng sự tương tác giữa các bộ phận tạo nên nó Hiểu một cách khác, hệ thống là một tổng thể của các phần tử có quan hệ, tương tác với nhau theo cách để đạt tới mục đích chung [65, tr 97]

Cùng chung quan điểm hệ thống trên đây, nhiều nhà nghiên cứu trong nước đã

có những nghiên cứu và làm rõ khái niệm, định nghĩa về hệ thống PGS.TS Nguyễn

Hữu Hùng trong công trình [35] cho rằng: hệ thống là tập hợp các phần tử có cấu trúc tương tác với nhau trong hoạt động của mình nhằm đạt tới mục tiêu chung và đặc trưng quan trọng của hệ thống là tính hợp trội hay còn gọi là tính trồi PGS.TS Đoàn Phan Tân cho rằng: hệ thống là tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên

hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố

đầu vào, sinh ra các yếu tố ra, trong một quá trình xử lý có tổ chức [55, tr.79]

PGS.TS Mai Hà cho rằng: hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác với nhau theo một cấu trúc nhất định và tạo nên một chỉnh thể tương đối độc lập [27] Theo Phạm Văn Nam: Hệ thống là tập hợp các phần tử khác nhau, giữa chúng có mối liên hệ và tác động qua lại theo một qui luật nhất định tạo thành một chỉnh thể có khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể nhất định [45, tr 19]

Các công trình [1, tr 7], [23, tr 19] và [42, tr 15] đều cho rằng hệ thống là

một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung, thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào

và tạo ra kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi của tổ chức

Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý gọi là các phần tử của hệ thống [56, tr 5]

Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: Hệ thống là tập hợp nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại hoặc cùng chức năng, có quan hệ hoặc liên hệ với nhau chặt chẽ, tập hợp những

tư tưởng, những nguyên tắc, quy tắc liên kết với nhau một cách logic, làm thành một thể thống nhất [47, tr 560]

Từ những quan niệm về hệ thống như trên, trong luận án này, hệ thống được hiểu là một tập hợp các phần tử tác động qua lại lẫn nhau thành một cấu trúc nhằm thực hiện một mục tiêu chung dưới sự tác động của môi trường Hệ thống còn bao hàm ý nghĩa về phương thức tổ chức các đối tượng một cách có trật tự để tạo thành một chỉnh thể Với mỗi hệ thống, một tính chất vượt trội lên tất cả được gọi là “Tính trồi” mà khi một phần tử nào đó đứng riêng sẽ không thể có được

1.1.1.3 Hệ thống thông tin

Có nhiều khái niệm, quan điểm tiếp cận khác nhau về HTTT HTTT có thể khảo sát từ ba phương diện: tổ chức, chức năng và quản lý

Quan điểm hệ thống thông tin tiếp cận dưới góc độ tổ chức:

Theo Simon Bell: HTTT bao gồm một tập hợp các bộ phận hợp thành có tương tác với nhau để thực hiện một mục tiêu chung Tác giả cho rằng HTTT không chỉ có máy tính mà thường gồm năm bộ phận hợp thành: máy tính, các chương trình, CSDL, các thủ tục và con người [92]

Theo tác giả Phan Huy Khánh: HTTT triển khai mối liên hệ giữa hệ thống tác nghiệp và hệ thống quyết định, đảm bảo sự hoạt động của tổ chức và đạt được các mục tiêu đã đề ra HTTT gồm các thành phần cơ bản sau đây [39, tr.12]: Con người (gồm những người sử dụng, người quản trị, người phát triển hệ thống, ) là yếu tố quyết định và can thiệp vào mọi quá trình phân tích, thiết kế và khai thác HTTT Dữ liệu: Dữ liệu là thành phần cơ bản thể hiện cách nhìn tĩnh của HTTT Dữ liệu là nguyên liệu của hệ thống, dữ liệu bao gồm nhiều loại: dữ liệu thư mục, dữ liệu số,…HTTT có chức năng thu nhận, xử lý, tổ chức lưu trữ, khai thác và phân phối sử dụng dữ liệu Quá trình xử lý: Quá trình xử lý thể hiện mặt động của HTTT Xử lý biến đổi liên tục một cách tự động hay thủ công các

dữ liệu có mặt HTTT Dữ liệu đến từ môi trường, sau khi được xử lý sử dụng có thể trở lại môi trường tạo thành các thông tin phục vụ sự hoạt động tác nghiệp của tổ chức Thiết bị kỹ thuật: Là tổ hợp các kỹ thuật phần cứng và phần mềm cho phép tiến hành quá trình xử lý dữ liệu

Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng: HTTT bao gồm các tập hợp các đơn vị thông tin được tin học hóa hoặc không được tin học hóa, có tác động tương hỗ với nhau theo một giao thức thích hợp, giao thức này đảm bảo cho sự tương hợp trong hệ thống ở các mặt thông tin, ngôn ngữ, kỹ thuật, chương trình và tổ chức [35, tr 241]

Quan điểm hệ thống thông tin tiếp cận dưới góc độ chức năng hoạt động

Theo K Laudon và J Laudon: HTTT là một tập hợp các bộ phận liên kết làm nhiệm vụ thu thập hoặc phản hồi, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin trợ giúp quá trình ra quyết định, giám sát và đánh giá trong một tổ chức, [86]

Theo G Joseph Neilis: HTTT là một chu trình gồm đầu vào, quá trình XLTT

và đầu ra được thực hiện, quản lý trong một tổ chức và môi trường quanh tổ chức

đó Các HTTT này thường được cải tiến, nâng cấp bởi công nghệ trong quá trình thu thập, lưu trữ, phản hồi tổng hợp và cung cấp thông tin [78, tr 18]

Theo PGS TS Đoàn Phan Tân: HTTT là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các SPTT là các yếu tố đầu ra [55, tr 81]

HTTT là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục

vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó Có thể hiểu, HTTT là hệ thống mà mối quan hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin [56, tr 6]

Quan điểm hệ thống thông tin tiếp cận dưới góc độ quản lý:

quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh Với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển

HTTT là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước [42, tr 28]

Từ những cách hiểu như trên, trong luận án này, HTTT được hiểu là một tập hợp các đơn vị thông tin, được tổ chức theo một trật tự nhất định, có tác động tương

hỗ với nhau, thực hiện chức năng và qui trình thông tin hướng tới mục tiêu của tổ chức đó phải có cơ quan đầu não (đứng đầu) HTTT được cấu phần bởi 3 nhóm thành phần: Nhóm thành phần tổ chức tập hợp các các đơn vị thông tin có mối quan

hệ tác động lẫn nhau Nhóm thành phần chức năng (hoạt động thông tin) thực hiện các chức năng: Thu thập thông tin, XLTT, lưu trữ thông tin và cung cấp thông tin; Nhóm thành phần đảm bảo nhằm vào việc vận hành hệ thống bao gồm con người;

cơ sở vật chất kỹ thuật, hạ tầng CNTT; tài chính và NLTT Các nhóm thành phần này của hệ thống có quan hệ với nhau cùng thực hiện chức năng: thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin/ tài liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được các mục tiêu, yêu cầu của tổ chức

1.1.1.4 Hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật

Hệ thống thông tin các trường đại học khối kỹ thuật được nghiên cứu trong luận án thực chất là hệ thống thông tin thư viện tại các trường ĐHKT Đây là loại HTTT tư liệu, với các dòng tin tư liệu được luân chuyển và quản trị Có nhiều quan điểm tiếp cận khác nhau về hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật:

Theo GS T.D Wilson, Anh: HTTT các trường ĐH là một hệ thống bao gồm các thành tố có quan hệ với nhau thực hiện các chức năng: thu thập, xử lý, lưu trữ

và cung cấp thông tin từ các nguồn tin, tài liệu nhằm đảm bảo thông tin cho NDT để nâng cao hiệu quả công việc giảng dạy và đào tạo [95]

GS G Salton của ĐH Cornell, Hoa Kỳ, trong công trình chuyên khảo nổi tiếng: HTTTTV năng động [107], cho rằng có ba cách tiếp cận để giải quyết việc

xây dựng các HTTTTV hiện nay, đó là:

Thứ nhất, giữ nguyên hệ thống cũ và thực hiện việc tự động hóa một số khâu công tác hoặc qui trình hoạt động trong CQTTTV

Thứ hai, xây dựng hệ thống trên cơ sở tích hợp và hợp tác các hệ thống/CQTTTV hiện có để có thể sử dụng được mọi nguồn lực của các đơn vị thành viên nhằm giải quyết các nhiệm vụ (mục tiêu) của hệ thống đó

Thứ ba, xây dựng một HTTTTV hoàn toàn mới với thay đổi cơ bản tất cả các

khâu, từ tổ chức, qui trình, phương tiện

Trên thực tế, cách tiếp cận thứ hai được cho là phổ biến và dễ phù hợp trong việc xây dựng và hiện đại hóa các HTTTTV hiện nay Việc xây dựng HTTTTV được dựa trên mạng lưới các CQTTTV đã có sẵn đặt ra vấn đề cần tận dụng mọi nguồn lực trong đó cơ bản là NLTT và tích hợp các qui trình trong hoạt động TTTV tại các CQTTTV trong các trường ĐH

Theo quan điểm lý thuyết hệ thống, trường ĐHKT là một thiết chế xã hội, là

cơ sở có nhiệm vụ đào tạo, NCKH và chuyển giao công nghệ Thông tin đóng vai trò quan trọng và tác động mạnh mẽ đến hoạt động đào tạo trong trường Nguồn thông tin ở đâu cũng ở hai dạng công bố và không công bố; cơ quan có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin trong các trường ĐH là CQTTTV HTTT các trường ĐHKT có chức năng kép: Thứ nhất là công cụ để quản lý thông tin như một tài sản, nguồn lực của nhà trường Thông tin này ở dạng công bố

và không công bố phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của các trường thành viên; Thứ hai là công cụ trợ giúp tham gia vào quá trình nâng cao chất lượng đào tạo, NCKH ở các trường

Hệ thống thông tin thư viện các trường ĐHKT có mục đích hỗ trợ hoạt động

giảng dạy, học tập và nghiên cứu thông qua việc đảm bảm thông tin kịp thời và chất lượng cho NDT của các trường

Để đảm bảo cho mục tiêu của HTTT các trường ĐHKT cần nâng cao hiệu quả hoạt động của các CQTTTV, mà trong đó phải giải quyết các vấn đề như:

+ Đảm bảo việc hoạt động của các CQTTTV đại học trên một cơ chế thống nhất

+ Tổ chức qui trình TTTV trên cơ sở đảm bảo việc tương hợp về phương diện TTTV ở các khâu với các qui trình hợp lý và tiêu chuẩn thống nhất

+ Tiếp cận đồng bộ tới việc hiện đại hóa trên cơ sở sử dụng hợp lý công nghệ Như vậy, từ các định nghĩa, khái niệm về thông tin, hệ thống, HTTT, các quan điểm khác nhau về HTTT các trường ĐHKT, nghiên cứu sinh tổng hợp lại và đưa ra khái niệm về HTTT các trường ĐHKT như sau: HTTT các trường ĐHKT trong luận án được hiểu là một tập hợp các CQTTTV đại học được tổ chức và hoạt động theo một cơ chế thống nhất nhằm thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin từ các nguồn thông tin tài liệu công bố và không công bố với mục tiêu là đảm bảo thông tin, thảo mãn NCT của các đối tượng NDT khác nhau

phục vụ cho việc đào tạo, NCKH và chuyển giao công nghệ của các trường Xét về

mặt cấu trúc, HTTT này bao gồm ba nhóm thành phần cấu thành: thành phần tổ chức hệ thống, thành phần chức năng (hoạt động hệ thống) và thành phần đảm bảo việc vận hành hệ thống (con người, cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT, tài chính, nguồn lực thông tin, pháp lí), các nhóm thành phần này có mối quan hệ tương hỗ với nhau nhằm thực hiện các quá trình thông tin

1.1.2 Các thành phần hệ thống thông tin các trường đại học kỹ thuật

1.1.2.1 Thành phần tổ chức hệ thống

Thành phần tổ chức của HTTT các trường ĐHKT bao gồm các CQTTTV

thực hiện các chức năng có liên quan đến HĐTTTV các trường như: Thu thập, xử

lý, lưu trữ và cung cấp thông tin tới NDT Các cơ quan này chính là các phần tử tổ chức tạo nên hệ thống Như mọi hệ thống tổ chức, để HTTT đại học hoạt động cần phải có cơ chế tổ chức hoạt động thống nhất thông qua các quy chế gồm các điều khoản, quy tắc ràng buộc đối với từng tổ chức thành viên trong hệ thống, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm đối với từng trường ĐH thành viên khi tham gia hệ thống

1.1.2.2 Thành phần chức năng (hoạt động) hệ thống

Thành phần chức năng của HTTT các trường ĐHKT hướng tới việc thực hiện

các nhiệm vụ (thực chất là mục tiêu con) của HTTT Đây thực chất là phân hệ chức

năng của hệ thống , bao gồm các công việc như: thu thập thông tin, XLTT, lưu trữ

thông tin, cung cấp thông tin tới NDT trong các trường ĐH

* Thu thập thông tin: Thu thập thông tin là khâu đầu tiên của HĐTTTV, cần

có chính sách thu thập thông tin, xác định nguồn thu thập thông tin và nội dung thông tin, cụ thể:

- Chính sách thu thập thông tin: Đầy đủ, chính xác, cập nhật các thông tin, tài liệu cần thiết liên quan đến lĩnh vực bao quát các chủ đề từ các trường ĐHKT hoặc

từ môi trường bên ngoài để xử lý đưa vào HTTT

- Nguồn thu thập thông tin: Đây chính là cơ sở đầu vào của HTTT biểu hiện bằng hình ảnh, văn bản, ngôn ngữ,…trực tiếp hoặc gián tiếp, tiếp nhận nguồn thông tin cần quan tâm khi có mối liên quan đến hoạt động đào tạo của các trường ĐH (kể

cả thông tin tài liệu công bố và không công bố) Thông tin, tài liệu của các trường ĐHKT được thu thập từ các nguồn tin cấp 1, cấp 2, cấp 3 và ở các dạng tài liệu in

ấn, tài liệu điện tử

- Nội dung thông tin: Thu thập thông tin đòi hỏi phải đa dạng, nhiều chiều, có

độ tin cậy cao, đảm bảo chất lượng thông tin Mỗi thông tin đều có giá trị nhất định, không nên coi thường hay xem nhẹ bất cứ thông tin nào Thông tin mang tính thời

sự sẽ được quan tâm chú ý nhiều hơn trong thời điểm phân tích

* Xử lý thông tin (XLTT): XLTT là quá trình biến đổi thông tin dạng thức ban đầu thành những dạng thức mới có ý nghĩa đối với người sử dụng thông tin và các nhiệm vụ của hoạt động thông tin Đây là khâu quan trọng của HTTT

- Nguyên tắc xử lý thông tin: Biến thông tin dạng thức để kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm lại các nguồn tin được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cao Phương thức thực hiện: biên mục; định chỉ mục (phân loại, định đề mục chủ đề, định từ khóa); làm tóm tắt nội dung tài liệu: biến thông tin thành dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị của thông tin Phương thức thực hiện: tổng luận, tư vấn, dịch tài liệu, tóm tắt, biên tập,

- Công cụ xử lý thông tin: Là các quy tắc mô tả, biên mục và các bảng phân loại tài liệu, định đề mục chủ đề, định từ khóa,…

* Lưu trữ thông tin: Sau công đoạn XLTT là đến công đoạn lưu trữ thông tin trong HTTT, yêu cầu lưu trữ thông tin và công nghệ lưu trữ thông tin, cụ thể:

- Yêu cầu lưu trữ thông tin: Các thông tin cần được theo dõi chặt chẽ, liên tục

và được lưu trữ để khi cần thiết có thể sử dụng để đánh giá, so sánh và làm tài liệu cho đơn vị, khâu này đòi hỏi các phương pháp lưu giữ phải đảm bảo tính khoa học, bảo mật, thuận lợi cho việc sử dụng, tìm kiếm

- Công nghệ lưu trữ thông tin: Chuẩn công nghệ lưu trữ, tích hợp dữ liệu, luôn

sao lưu (back up) dữ liệu và đặc biệt an toàn thông tin dữ liệu

* Cung cấp thông tin: Các thao tác và công đoạn trong hệ thống thực hiện các

chức năng (quá trình xử lý thông tin) được tạo thành các SPDVTT như sao lưu dữ liệu, tra cứu thông tin, xuất bản APTT, PPTTCL,

- Hình thức cung cấp thông tin: NDT có thể gọi điện thoại, email hoặc trực tiếp và sẽ được phục vụ tất cả các yêu cầu

- Phương tiện cung cấp thông tin: Thông qua các SPDVTT Có thể khảo sát một số SPDVTT chính sau đây:

+ Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Cung cấp bản sao tài liệu là một trong số

các dịch vụ phổ biến tại các loại hình CQTTTV khác nhau Cung cấp bản sao tài liệu là cung cấp cho NDT là cá nhân hay tập thể có nhu cầu sao chụp một phần, một chương, hay toàn bộ tài liệu gốc hoặc khi NDT cần được sao chụp là các tài liệu điện tử, cho phép NDT truy cập và tải các tệp dữ liệu đối với các nguồn tin cụ thể Thực tế cho thấy việc CQTTTV tiến hành sao chụp bất cứ tài liệu loại nào và với bất kỳ mục đích gì cũng có những ảnh hưởng nhất định đối với quyền lợi của tất cả những chủ thể liên quan Để tránh gây các tổn hại về quyền lợi của các nhà xuất bản

và cơ quan lưu trữ, việc triển khai phân hệ cung cấp bản sao tài liệu cần tuân thủ một số quy tắc nhất định [60] Cung cấp bản sao tài liệu có vai trò là đáp ứng được nhu cầu sao chụp tài liệu, thông tin cho NDT trong hệ thống nhanh chóng, kịp thời

và hiệu quả

Ngoài các phận hệ chức năng nói trên, trong yếu tố chức năng của hệ thống

còn có các phân hệ chức năng: Bổ sung tài liệu, XLTT, quản trị hệ thống,

+ Dịch vụ tra cứu thông tin: Tra cứu thông tin là tập hợp các công đoạn kỹ

thuật và logic với các mục đích cuối cùng là tìm được các tài liệu, thông tin về tài liệu hoặc sự kiện, dữ kiện riêng biệt mà NDT cần quan tâm

Tra cứu thông tin có vai trò giúp NDT sử dụng CQTTTV; trả lời các yêu cầu tin; hướng dẫn nghiên cứu các nguồn tin; giới thiệu các SPDVTT hiện tại và đào tạo NDT, Đây là dịch vụ phức tạp vì việc thực hiện dịch vụ tra cứu thông tin đòi hỏi chi phí lớn hơn và cơ sở hạ tầng CNTT phức tạp hơn Có máy tính đủ mạnh, sử dụng chế độ thời gian thực trong đó không ít hơn 50% số lượng công việc tìm kiếm

được thực hiện theo chế độ trực tuyến [30]

Tìm tin trực tuyến (Online Searching) là phương pháp cho phép truy cập tới nhiều các CSDL và đây thường là nội dung hoạt động chủ yếu của CQTTTV là dịch

vụ tìm tin Online, được đánh giá là DVTT phổ biến nhất hiện nay, được đông đảo NDT sử dụng Bắt đầu được khai thác vào những năm đầu 70, từ giữa những năm 80 thế kỉ XX, đến nay dịch vụ này được phát triển rất mạnh ở các nước phát triển [35]

+ Ấn phẩm thông tin (APTT): Trong lịch sử của hoạt động thông tin, xuất bản

là một hệ thống phục vụ ra đời sớm nhất Sản phẩm của phân hệ xuất bản là các

APTT APTT là kết quả xử lý nhiều mặt các dòng tài liệu từ tài liệu cấp một vào hệ

thống, bao gồm cả thông báo tín hiệu, thư mục, tin nhanh, tổng luận, tóm tắt, dịch, APTT được coi là tài liệu cấp hai và là một trong những hình thức phổ biến và phục

vụ thông tin chủ yếu nhất trong HĐTTTV Nó là sản phẩm của các CQTTTV với những chức năng đặc thù, nên có những đặc điểm, cấu trúc và cách trình bày riêng Vai trò của APTT được đề cao xuất phát từ yêu cầu rút ngắn thời gian xuất bản và nâng cao năng lực đáp ứng NCT trong bối cảnh “khoa học lớn” làm cho tài liệu khoa học bị trùng lặp nhiều Ngay từ những nghiên cứu của mình, nhà bác học người Anh D.J.Bernal đã đề nghị: Thay thế các tạp chí khoa học thành các loại tuyển tập tóm tắt, còn bản gốc được giữ ở trung tâm tư liệu, bản sao của chúng chỉ cung cấp theo yêu cầu [35] Phân hệ này có thể đưa ra các dịch vụ: biên soạn và phát hành các APTT tóm tắt, thông báo thư mục đối với tài liệu mới, các bảng trích dẫn chủ đề, các bảng tóm tắt,

Nguyên tắc tổ chức APTT: Song song với việc phát triển nhanh chóng số lượng ấn phẩm, các APTT tăng lên cũng rất nhanh Cũng như tài liệu gốc, nội dung tài liệu thông tin trùng lặp rất nhiều, rất phổ biến, hiện tượng một tài liệu bị xử lý lặp lại trong các cơ quan thông tin, nhiều thời điểm khác nhau Để tiết kiệm sức lao động và quan trọng hơn là rút ngắn thời gian phục vụ, xây dựng HTTT các trường ĐHKT phải quán triệt nguyên tắc chỉ XLTT một lần để sử dụng nhiều lần, nhiều nơi và phục vụ NDT với nhiều mục đích khác nhau

Một trong các khó khăn của hệ thống xuất bản phẩm cần phải biết lựa chọn nguồn tin để chuẩn bị xuất bản Trong bước chuẩn bị cần phân tích, đánh giá, lựa chọn các thông tin có giá trị nhất, hệ thống hóa và tổng hợp chúng Hiệu quả của hệ thống xuất bản, rõ ràng trước tiên phụ thuộc vào chất lượng lựa chọn và phản ánh các tư tưởng, số liệu, thông tin có trong tài liệu gốc [35] Khó khăn hiện nay trong HĐTTTV các trường ĐHKT là chưa có CQTTTV nào chịu trách nhiệm thông báo trước toàn bộ tài liệu của các trường ĐH này, do vậy hệ thống ấn phẩm trong lĩnh vực ĐHKT thiếu công cụ để bao trùm, tổng hợp một cách toàn diện các nguồn tin

Về phương diện kỹ thuật, các APTT của các trường ĐHKT được cấu tạo theo các vấn đề kỹ thuật tổng hợp hoặc những vấn đề kỹ thuật chuyên ngành có tính thời

sự Điều này đã gây không ít khó khăn cho việc mở rộng có hiệu quả dịch vụ APTT Kinh nghiệm của thế giới cho thấy loại dịch vụ APTT phát huy được ưu thế kinh tế trong trường hợp số người sử dụng nhiều lên tới hàng ngàn [35] Như vậy, APTT không cần xuất hiện cho mọi lĩnh vực kỹ thuật công nghệ mà chỉ nên ra với các lĩnh vực kỹ thuật công nghệ có nhiều trường và nhiều NDT quan tâm

+ Dịch vụ phân phối thông tin chọn lọc (PPTTCL): Dịch vụ PPTTCL là một quy trình lưu trữ thông tin cho phép người sử dụng (có thể là cá nhân hay nhóm) nhận thông tin liên quan một cách tự động thông qua nhu cầu tin (NCT) ổn định (Profile) Tư tưởng PPTTCL được H P Luhn đưa ra năm 1960, sau đó được ông phát triển bằng việc sử dụng CNTT Các yếu tố cơ bản của PPTTCL là nguồn cung cấp thông tin mới, nhà cung cấp thông tin và NCT ổn định của NDT

PPTTCL có vai trò quan trọng trong hoạt động của các CQTTTV; khi hệ

thống tổ chức được mối giao tiếp ổn định với người sử dụng, hướng dẫn NTD biết dùng Profile, duy trì được phản hồi

PPTTCL hoạt động theo nguyên tắc tích cực: thông tin với NDT, hệ thống vẫn giữ sẵn một lượng yêu cầu tin ổn định, các tài liệu mới vào hệ thống được xử lý và

so sánh với yêu cầu ổn định Kết quả so sánh sẽ đưa cho NDT Để tăng cường chất

lượng phục vụ giữa hệ thống và NDT luôn tồn tại mối quan hệ phản hồi

1.1.2.3 Thành phần đảm bảo vận hành hệ thống

Thành phần đảm bảo là công cụ, phương tiện, điều kiện để thực hiện các mục tiêu của HTTT các trường ĐHKT Trong hệ thống này thành phần đảm bảo chủ yếu bao gồm: con người; cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT; tài chính; môi trường pháp lí và NLTT

* Con người: Nguồn lực con người là quan trọng nhất, vì nó quyết định phần lớn sự hoạt động và thành công của mỗi CQTTTV và trong HTTT các trường ĐHKT Hệ thống phải chuẩn bị một cách chu đáo, rõ ràng bằng các chính sách cụ thể cho đội ngũ cán bộ [22]

Trong HTTT các trường ĐHKT, nhân lực là yếu tố quan trọng Có ba nhóm đối tượng chính tham gia hệ thống: Cán bộ thông tin thư viện (CBTTTV) là những người chuyên thực hiện các khâu trong qui trình thông tin thư viện như XLTT đầu vào/ra, hiệu đính, kiểm tra độ chính xác của thông tin, thu thập và phân tích số liệu; Cán bộ kỹ thuật là người vận hành, sử dụng mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi, đồng thời tham gia vào phân tích hệ thống, xây dựng chương trình XLTT tự động hóa nhờ máy tính, thiết kế và tổ chức sử dụng trong quá trình lưu trữ, sao lưu, lập mẫu và cung cấp thông tin; Cán bộ quản lý là người lập kế hoạch, đánh giá các HĐTTTV và phối hợp hoạt động các CQTTTV khác có liên quan Yếu tố con người

là quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động để tích hợp các yếu tố khác như cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT, tài chính, NLTT, môi trường pháp lí để cho HTTT đạt được mục tiêu đề ra

* Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin:

Cơ sở vật chất bao gồm trụ sở làm việc, diện tích, cơ sở vật chất phục vụ bạn

đọc và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của hệ thống

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm ba thành phần chính: Phần cứng máy tính, phần mềm máy tính và viễn thông - mạng máy tính

Phần cứng máy tính (Computer Hardware) bao gồm các thiết bị máy tính được sử dụng để thực hiện việc nhập liệu đầu vào, xử lý và đưa ra các kết quả sau khi xử lý [42] Phần mềm máy tính (Computer Software) của HTTT là hệ thống chương trình máy tính được sử dụng để kiểm soát phần cứng hệ thống các chương trình máy tính

có nhiệm vụ thực hiện công việc xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người

sử dụng Có hai loại phần mềm cơ bản là phầm mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng [42] Ví dụ phần mềm ứng dụng trong đó có phần mềm quản trị thư viện tích hợp nhằm quản lý các quy trình nghiệp vụ thư viện như: bổ sung tài liệu; biên mục tài liệu; lưu thông tài liệu; tra cứu OPAC,

Viễn thông - mạng máy tính (Telecommunication - Computer Networks):

Viễn thông cho phép tổ chức liên kết các hệ thống máy tính thành các mạng hiệu quả Các mạng máy tính có thể kết nối các máy tính và các thiết bị trong phạm vi một tòa nhà, trên phạm vi cả nước hoặc trên phạm vi toàn thế giới Viễn thông và các mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau thông qua thư điện tử hoặc thoại điện tử Các hệ thống đó cũng giúp con người làm việc theo nhóm Internet là một hệ thống mạng đặc biệt, mạng của các mạng, cho phép trao đổi thông tin tự do Công nghệ Internet có thể được sử dụng để xây dựng mạng Intranet cho nội bộ một

tổ chức Với mạng Intranet, cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường có thể dễ dàng trao đổi, chia sẻ thông tin với nhau và làm việc theo nhóm [42]

* Tài chính: Tài chính là yếu tố vô cùng quan trọng của bất kỳ HTTT hay tổ

chức nào, nếu không có tài chính không thể duy trì và phát triển hệ thống Tài chính của HTTT các trường ĐHKT từ nguồn ngân sách Nhà nước cấp thường xuyên và không thường xuyên; tài trợ từ các tổ chức, cá nhân, Mọi hoạt động trong hệ thống đều phải có tài chính để mới có thể hoạt động thông tin được Ví dụ như kinh phí đầu tư mua sắm trang thiết bị, nâng cấp phần mềm quản trị thư viện tích hợp, mua