Một tập hợp các cá nhân chỉ trở thành một nhóm làm việc khi mỗi thành viên biết rõ về bản thân mình và những đóng góp của mình để ca ngợi tài năng của những người khác.. Động viên là kết
Trang 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ
LỚP VB2 – KHÓA 17B
-MÔN: HÀNH VI TỔ CHỨC
ĐỀ TÀI: CHÍNH SÁCH ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN
Giảng viên: Ths NGUYỄN VĂN CHƯƠNG Sinh viên thực hiện: PHAN VĂN THÂN
MSSV: 33141026122
Tp Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 9 năm 2015
Trang 2PHẦN II NỘI DUNG ĐỀ TÀI
CHƯƠNG I: KHÁI NIỆM, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỘNG VIÊN 1-/ KHÁI NIỆM ĐỘNG VIÊN.
2/- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỘNG VIÊN.
CHƯƠNG II: MỤC ĐÍCH VÀ CÁC HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN 1-/ MỤC ĐÍCH.
2-/ CÁC HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN.
2.1 ĐỘNG VIÊN CÁ NHÂN.
2.2 ĐỘNG VIÊN NHÓM.
2.3- XÂY DỰNG HỢP TÁC.
2.4- XÂY DỰNG KHUYẾN KHÍCH SÁNG TẠO.
2.5- XỬ LÝ NHÂN VIÊN NẢN LÒNG VÀ TRÁNH SỰ NẢN LÒNG 2.6- ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA TỪNG CÔNG VIỆC.
2.7- XÂY DỰNG VĂN HÓA KHÔNG TRÁCH PHẠT.
2.8- ĐỘNG VIÊN THÔNG QUA THAY ĐỔI.
2.9- DUY TRÌ SỰ NHIỆT TÌNH CỦA NHÂN VIÊN.
2.10- GHI NHẬN VÀ KHEN THƯỞNG CHO SỰ VƯỢT TRỘI CHƯƠNG III: KẾT LUẬN.
Trang 3Tài liệu tham khảo: 1/ HÀNH VI TỔ CHỨC – Tác giả: NGUYỄN HỮU LAM.
2/ ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN - Tác giả: ROBERT HELLER 3/ CHÍNH SÁCH NHÂN VIÊN – CTY CP VIỆT ĐỒNG TÂM
Chương I: KHÁI NIỆM, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỘNG VIÊN
Trong giai đoạn hiện nay, hầu hết những người làm công tác quản trị doanh nghiệp đều biết, quản trị con người là lĩnh vực quản trị khó khăn nhất, đòi hỏi những hiểu biết nhất định về tâm lý, và tầm nhìn sâu rộng Làm sao để nhân viên luôn toàn tâm toàn ý cho công việc khi nhà lãnh đạo vắng mặt? Làm sao để nhân viên gắn bó mật thiết với sự phát triển chung của công ty? Mấu chốt nằm ở nghệ thuật động viên và tạo cảm hứng cho họ Một tập hợp các cá nhân chỉ trở thành một nhóm làm việc khi mỗi thành viên biết rõ về bản thân mình và những đóng góp của mình để ca ngợi tài năng của những người khác
1/- Khái niệm động viên.
Động viên là kết quả của sự tương tác giữa các nhân và tình huống hay nói cách khác động viên là làm cho người khác mong muốn hành động theo ý của mình
Mọi người thường nghĩ là sự nhiệt tình xuất phát từ bên ngoài nhưng thật ra có nhiều cách thức khác nhau để động viên Ở nơi làm việc hãy cố gắng làm cho động cơ làm việc của nhân viên tương đồng với nhu cầu của công ty và thỏa mãn nhu cầu của
cá nhân
Để khai thác toàn bộ năng lực của nhân viên chúng ta cần thay đổi quan điểm
“mệnh lệnh và kiểm soát” bằng cách thay thế “hướng dẫn và chấp thuận” sự thay đổi đổi này xuất phát từ sự khen thưởng khi làm việc tốt thì hiệu quả hơn là biện pháp trách phạt khi làm việc không tốt
2/- Cơ sở lý luận về động viên.
2.1 Thuyết nhu cầu Maslow.
Trang 4Theo Abraham Maslow tin rằng, khi thỏa mãn nhu cầu sinh lý và an toàn không đủ động viên một người một cách đầy đủ Một khi những nhu cầu này được thỏa mãn, những nhu cầu khác sẽ được mong đợi được thỏa mãn
2.2 Thuyết nhu cầu David Mc Clelland.
Cho rằng con người có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh, nhu cầu quyền lực
- Nhu cầu thành tựu: là con người luôn đeo đuổi và giải quyết xong công việc của
mình Họ muốn vượt qua những khó khăn trở ngại
- Nhu cầu liên minh: là luôn đeo đuổi theo những mối quan hệ xã hội rộng.
- Nhu cầu quyền lực: là luôn đeo đuổi làm ảnh hưởng đến hành động của người khác 2.3 Thuyết nhu cầu E.R.G.
Cũng giống như David Mc.Clelland thì Clayton Alderfer cũng có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ, nhu cầu phát triển
- Nhu cầu tồn tại: là những như cầu tồn tại cơ bản của con người như: ăn, mặc, ở và
cảm giác an toàn, chuẩn mực
TỰ KHẲNG ĐỊNH MÌNH
Nhận biết được tiềm năng của cá nhân (chân, thiện, mỹ, tự chủ, sáng tạo…)
TỰ TRỌNG, CÔNG NHẬN
Thành công, chiến thắng (tôn trọng người khác, người khác tôn trọng, địa vị…
XÃ HỘI
Tình yêu, bạn bè, giao tiếp, ……
AN TOÀN
An toàn, an ninh, chuẩn mực, luật lệ…
SINH LÝ
Ăn, uống, nhà ở, tồn tại, phát triển nòi giống và những nhu cầu cơ bản.
Trang 5- Nhu cầu quan hệ: là mối quan hệ và tương tác qua lại giữa các cá nhân.
- Nhu cầu phát triển: là mỗi con người cho sự phát triển cá nhân nó bao gồm nhu
cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng
2.3 Thuyết nhu cầu hai nhân tố Frederich Herzberg.
Nhân tố duy trì: là những công việc cơ bản ở nơi làm việc không có tác động động
viên nhưng nếu không đáp ứng được sẽ gây nên sự thất vọng, chán nản, nản lòng nhân viên
Nhân tố động viên: là những nhân tố động viên thực sự tác động người khác làm
việc Nhắm đến để duy trì thỏa mãn yêu cầu cho lượng lao động Mức độ vui thích với thành quả đạt được chỉ phụ thuộc vào việc công nhận thành quả đó
2.4 Thuyết mong đợi.
Victor H.Vroom cho rằng động viên là kết quả của những mong đợi của một cá nhân Sự động viên của con người phụ thuộc vào hai nhân tố:
- Mức độ mong muốn thực sự của cá nhân đối với việc giải quyết công việc
- Cá nhân đó nghĩ về công việc thế nào và sẽ đạt đến đó như thế nào
Vì thế để động viên chúng ta cần quan tâm đến:
- Tình thế
- Các phần thưởng
Các nhân tố duy trì
Phương pháp giám sát
Hệ thống phân phối thu nhập Quan hệ đồng nghiệp
Điều kiện làm việc
Chính sách công ty
Cuộc sống cá nhân
Địa vị
Quan hệ qua lại giữa các cá nhân
Các nhân tố động viên
Sự thách thức của công việc
Các cơ hội thăng tiến
Ý nghĩa của các thành tựu
Sự nhận dạng khi công việc được thực hiện
Ý nghĩa của các trách nhiệm
Trang 6- Sự dễ dàng thực hiện để đạt được phần thưởng.
- Sự đảm bảo phần thưởng được trả
2.5 Thuyết về sự công bằng.
Cho rằng mọi con người đều được muốn đối xử công bằng, khi không công bằng con người hay có xu hướng chấp nhận, chịu đựng do họ hiểu rằng không có sự công bằng cho tất cả mọi người và để đạt tới mức cân bằng tuyệt đối trong thời gian ngắn hạn Thuyết này đòi hỏi nhà quản trị phải quan tâm đến nhận thức công bằng và từ đó tác động để tạo ra cho người lao động có được một nhận thức về sự công bằng
2.6 Lý thuyết quản lý X và Y.
Theo nhà lý thuyết Douglas McGregor, có hai loại quản lý: đó là quản lý theo lý thuyết X và lý thuyết Y Những nhà quản lý theo lý thuyết X tin rằng nhân viên của mình chủ yếu làm việc hiệu quả với củ cà rốt và cây gậy Tuy nhiên, những nhà quản lý theo thuyết Y tin rằng nhân viên của mình tìm thấy sự thỏa mãn trong công việc và luôn cố gắng hết sức
Quản lý theo lý thuyết X điển hình chắc chắn sẽ xa rời nhân viên Thực ra, thời gian
họ gặp nhau để ra mệnh lệnh hay khiển trách
LÝ THUYẾT X Nếu tôi không động viên thì nhân viên
liên tục họ sẽ không tiến bộ trong công việc
Thỉnh thoảng tôi phải đuổi việc một ai đó
hay quở trách thật nặng để khuyến khích
những người khác
Lãnh đạo phải làm việc bằng cách tự
mình thực hiện tất cả các quyết định
Tôi thấy rằng hầu hết ai cũng không có
tham vọng và phải buộc họ nâng tầm nhìn
mình lên
Tôi cần giữ khoảng cách với nhóm làm
việc vì điều đó cần thiết để mệnh lệnh được
thực hiện một cách có hiệu quả
LÝ THUYẾT Y Nếu ai đó thất bại trong công việc, trước tiên tôi tự hỏi bản thân rằng mình đã làm gì sai
Thỉnh thoảng tôi nên lùi lại trong các buổi họp và để những người khác thể hiện mình Nếu tôi có yêu cầu ai đó cho ý kiến về một vấn đề, tôi cố gắng thực hiện như họ đề nghị
Nên khen ngợi sếp của mình cũng như khen ngợi mình
Ai cũng có những ý tưởng sáng nếu họ được khuyến khích
Trang 7Quản lý theo lý thuyết Y là hợp tác với nhân viên khi ra quyết định và nhận thông tin phản hồi trước khi thực hiện quyết định Phương pháp này có tác dụng hơn phương pháp X
Chương II: MỤC ĐÍCH VÀ CÁC HÌNH THỨC ĐỘNG VIÊN.
1/- Mục đích của động viên.
Động viên nhằm mục đích giải quyết yếu tố muốn làm việc của nhân viên thông qua
đó thể hiện sự quan tâm đặc biệt, khuyến khích tích cực, chủ động, sáng tạo của các thành viên trong tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu chung của tổ chức đồng thời thỏa mãn nhu cầu cá nhân trong tổ chức đó
Đừng động viên suông, mà hãy động viên chân thành Thật vậy, đừng nghĩ rằng người lao động không đủ thông minh để biết rằng bạn đang động viên họ một cách qua loa Theo quyển "Phi lý trí" của Dan Ariely, thì nhiều hành động trong đời của chúng ta là dựa trên cảm xúc Vì thế, nhà lãnh đạo cần biết rõ tầm quan trọng của việc tạo cảm xúc tích cực cho nhân viên bằng những lời động viên đối với sự thành công của doanh nghiệp
2/- Các hình thức động viên.
2.1 Động viên cá nhân.
Nguyên tắc cơ bản của việc động viên là đúng, kịp thời, và phát huy được điểm mạnh của người được động viên Có 2 phương pháp động viên cơ bản mà nhiều nhà quản
lý có thể áp dụng, là khen ngợi và khiêu khích Hai loại hình này tùy thuộc vào mẫu hình tâm lý của người nhân viên như thế nào Một số người thì khi bị khiêu khích bằng những câu đại loại như “anh như thế này mà lại làm việc không ra gì như vậy?” hoặc “với năng lực của anh thì phải đạt được những mức thành công cao hơn nhiều” Và sau đó thì họ dễ dàng đạt được sự thành công mỹ mãn
Động viên cá nhân luôn phức tạp vì mỗi cá nhân là một con người riêng biệt với những tính cách và nhu cầu khác nhau Để đạt tốt nhất từ động viên cá nhân chúng ta cần tìm hiểu động cơ của từng người và tiếp cận mọi người dựa trên tài năng của họ Ngoài ra
Trang 8chúng ta còn đối xử từng người thông qua tuổi tác, giới tính, tính cách, giai đoạn sự nghiệp
và vị trí công việc để có phương pháp động viên cho từng người phù hợp
Ví dụ :
1/ Đối với nhân viên trẻ:
- Lương cơ bản cao
- Nhiều thời gian tận hưởng cuộc sống riêng
- Công việc yêu thích và thỏa mãn cao
- Thường xuyên được đề bạt trong công việc
2/ Đối với nhân viên có nhiều kinh nghiệm:
- Lương cao và tiền thưởng hằng năm
- Trách nhiệm công việc cao
- Thăng tiến
- An toàn của từng vị trí
Qua những tính cách trên chúng ta sẽ có biện pháp, cách tiếp cận, đối xử để điều chỉnh hành động động viên cho phù hợp từng người
2.2 Động viên nhóm.
Khác với động viên cá nhân động viên nhóm chúng ta động viên bằng cách hỗ trợ các mục tiêu chung của nhóm và đưa ra chiến lược để đạt ra mục tiêu đó
Đối với từng nhân viên trong nhóm ta nhận thấy từng nhân viên sẽ có những hành động khác nhau ở những nhóm khác nhau Tính đoàn kết trong nhóm có thể làm cho bất kỳ nhóm nào dù nhỏ hay lớn cũng trở nên mạnh mẽ, sinh động trong công việc nhóm
Khi làm việc nhóm nên chọn một người làm nhóm trưởng Nhóm trưởng phải thường xuyên gặp các thành viên trong nhóm và tạo tinh thần làm việc hăng hái bằng cách lôi kéo họ vào các quá trình ra quyết định hay khen thưởng khi công việc thành công Đôi khi hệ thống không thành công chúng ta nên làm lại từ đầu và xác định nguyên nhân thất
Trang 9bại, tránh hủy bỏ nhóm hoặc bất kỳ thành viên nào trong nhóm vì làm như thế sẽ gây ra nản lòng hơn nữa cho các thành viên còn lại
Ngoài ra động viên nhóm chúng ta còn xem xét đến quá trình nâng dần mục tiêu của nhóm để thúc đẩy tinh thần làm việc cũng như nhu cầu thỏa mãn công việc của mỗi thành viên trong nhóm Đôi khi nâng dần mục tiêu chúng ta cũng nên quan tâm chia nhỏ mục tiêu
ấy ra từng mục tiêu nhỏ và sau đó tổng hợp những mục tiêu nhỏ đó để hoàn thành mục tiêu chung cũng như không gây ra mục tiêu quá sức của nhóm
2.3 Xây dựng hợp tác.
Môi tường trong động viên là sự hợp tác qua lai với nhau trong một tổ chức hay cá nhân trong tổ chức đó
Hợp tác ở đây còn thể hiện cung cấp trao đổi thông tin Một cách lý tưởng nhất để cung cấp thông tin cho mọi người là càng sớm càng tốt về những vấn đề liên quan trực tiếp hay gián đến từng thành viên một cách đầy đủ, chi tiết và chính xác
Các phương pháp hợp tác trong một tổ chức:
- Hộp thư điện tử: với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, việc trao đổi
thông tin qua hộp thư điện tử có hiệu quả cao và nhanh nhất
- Cuộc họp: Nếu sử dụng đúng cách các cuộc họp có thể xây dựng để cung cấp
những thông tin phản hồi, mọi người hiểu nhau hơn, gần nhau, sự phản hồi có thể nhận biết qua bằng ánh mắt
- Tài liệu quy chuẩn của Công ty: những kỹ thuật tiếp xúc hay những mẫu biểu mà
công ty đang vận dụng với khách hàng
- Bảng thông báo: những nơi cung cấp thông tin chính thống, tập trung tất cả những
thông tin cho toàn bộ nhân viên; nhược điểm của phương pháp này là không có thông tin phản hồi và nhân cảm thấy không có liên quan
Trang 10- Điện thoại: nhược điểm của phương pháp này là không phù hợp cho cuộc trao đổi
dài, phức tạp cũng như làm giảm đi thông hiểu giữa hai người
2.4 Xây dựng khuyến khích sáng tạo.
Ghi nhận tất cả các ý kiến đóng góp trong cuộc họp hay hộp thư góp ý kiến ngay lập tức và xử lý các ý kiến đó một cách nhanh nhất và tế nhị
Hãy tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp những sáng kiến và áp dụng những sáng kiến đó của họ bất kể khi nào có thể Đồng thời có thể ủy quyền toàn bộ cho nhân viên đưa
ra sáng kiến để tạo cho họ thêm sự hăng sai phấn đấu để hoàn thành công việc một cách tốt nhất
Xây dựng và khuyến khích mọi người đưa ra những chỉ tiêu, mục tiêu của công ty cao hơn nhưng thực tế
Khi chúng ta cho mọi người đóng góp những sáng kiến tình hình công việc sẽ được cải thiện Nếu không có sự cải thiện đáng kể nào chúng ta nên xem xét lại hệ thống làm việc hiện nay có cái gì đó không phù hợp, tắc nghẽn ở đâu với thực tiển Ta nên giải quyết lại, bắt đầu lại từ đầu để và đưa ra những tiêu chuẩn mới cao hơn, hiện đại hơn, phù hợp hơn Việc làm này mang tính chất động viên không trách phạt ai
2.5 Xử lý nhân viên nản lòng và có sự nản lòng.
Nói về cách động viên, thì hẳn là có nhiều cách thức khác nhau như đã nêu trên Và mỗi cách động viên cũng sẽ đi kèm với một bộ ngôn từ đặc trưng để thể hiện hết sức mạnh của mình
Có một điều mà chúng ta dễ dàng nhận thấy, khi ai đó muốn động viên ta, họ thường dùng cụm từ "cố lên", hoặc "ráng lên", hoặc "hãy làm thêm lần nữa như trước" Xét về mặt ngữ nghĩa, thì đây là những thói quen sử dụng từ giúp giải quyết nhanh mong muốn động viên khuyến khích đối tượng đang khó khăn Tuy nhiên, những từ ngữ này không thực sự có hiệu quả với những người đang chịu áp lực cao từ tính chất công việc của
họ, mà lại mang tính chất động viên suông hơn Vậy sự khác biệt nằm trong việc chúng ta
Trang 11không thúc họ, tạo lực từ bên ngoài, mà phải có nghệ thuật làm sao khuyến khích được ý muốn cải thiện khó khăn từ bên trong bản thân họ
Nên tìm hiểu và đánh giá nguyên nhân gây nản lòng có thể xuất phát từ nội bộ tổ chức và có thể cũng xuất phát từ bản thân cá nhân như: đau ốm, gia đình gặp khó khăn …
Từ đó chúng ta cân nhắc điều chỉnh chương trình hành động động viên Ở đây chúng ta cũng nên xem xét đến vấn đề bản thân cá nhân nhân viên đó cách tiếp xúc công việc, quá tải công việc, công việc không đúng với khả năng hay có sự phối hợp công việc trong tổ chức không động bộ Từ đây người lãnh đạo phải xem xét và xen vào để giải quyết những bất lợi này trong tổ chức
Để giảm bớt áp lực khi giải quyết sự nản lòng chúng ta phải bắt đầu từ công tác tránh nản lòng của nhân viên Vì nản lòng là xuất phát từ cảm xúc của con người chính vì vậy chúng
ta nên tránh sự sa sút tinh thần là sự đồng cảm thấu hiểu con người của nhân viên
Có những biện pháp như sau:
- Đánh giá công việc của nhân viên không để quá lâu
- Trao đổi với nhân viên để giảm bớt căng thẳng trong nhân viên
- Lắng nghe và trao đổi trực tiếp với nhân viên
- Ghi nhận những ý kiến của nhân viên và giải thích thỏa đáng những ý kiến đó
- Hãy phê bình công việc trên nguyên tắc xây dựng để khuyến khích họ thành công
- Không khiển trách cũng như gây áp lực lo lắng trong nhân viên
- Luôn là người đồng hành trong công việc với nhân viên
- Cho nhân viên những kỳ nghỉ (du lịch) để giảm bớt quá tải trong công việc
- Giảm stress cho cho nhân viên với những hành động cụ thể: thể thao, khám phá, tìm hiểu bên ngoài xã hội những vấn đề liên quan công việc…
- Tìm chuyên gia tư vấn thêm cho nhân viên trong công việc
- Thay đổi cách làm việc của hệ thống