bài 9 công tác văn phòng cấp ủy

Ví dụ: Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Theo Quyết định số 80-QĐ/TW ngày 10-4-2012 của Bộ Chính trị, Văn phòng Trung ương Đảng có + Chức năng: tham mưu, giúp việc Ban Chấp hàn

A KẾ HOẠCH BÀI GIẢNG

1 Tên bài giảng: Bài 9: Công tác văn phòng cấp ủy cơ sở và nghiệp vụ

công tác văn phòng cấp ủy

2 Thời gian giảng: 04 tiết (45 phút/tiết)

3 Đối tượng người học: Cán bộ lãnh đạo quản lý của Đảng, Chính quyền

và đoàn thể cấp cơ sở

4 Mục tiêu:

a Về kiến thức:

Giúp học viên nắm được:

- Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy cơ sở

- Nội dung công tác văn phòng cấp ủy cơ sở

- Những vấn đề cơ bản về nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy cơ sở

Thời gian

thuyết trình

Máy tính,máy chiếu

Máy tính,máychiếu,bảng phấn

70 phút

2 Nghiệp vụ công tác văn phòng

cấp ủy cơ sở

Hỏi – đáp,thuyết trình,thảo luận

Máy tính,máychiếu,namchâm,

100phút

nhóm bút dạ

máy chiếu

2 phút

Bước 5 Hướng dẫn câu hỏi, bài tập nghiên

cứu tài liệu

Thuyết trình máy tính,

máy chiếu

3 phút

B TÀI LIỆU PHỤC VỤ SOẠN GIẢNG:

1 Tài liệu bắt buộc

1.1 Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (2014), Nghiệp vụ công tác

Đảng ở cơ sở (Giáo trình TCLLCT - HC), Nxb Lý luận Chính trị, Hà Nội.

1.2 Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng TW Đảng

về thể thức văn bản của Đảng - Các tài liệu tham khảo khác:

2 Tài liệu tham khảo

2.1 Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh (2009), Nghiệp

vụ công tác Đảng, đoàn thể ở cơ sở, tập 1 (Giáo trình TCLLCT - HC), Nxb Chính

Chi bộ, đảng bộ cơ sở là nơi tiến hành các hoạt động xây dựng nội bộ Đảng

và trực tiếp lãnh đạo, tổ chức vận động quần chúng nhân dân thực hiện thắng lợi mọichủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước Do vậy, chi bộ,đảng bộ cơ sở tiếp nhận rất nhiều chỉ thị, nghị quyết, quyết định, thông tri, hướngdẫn… của các tổ chức đảng cấp trên để tổ chức thực hiện Đồng thời, để thực hiện

chức năng "hạt nhân chính trị" của Đảng ở cơ sở, các chi bộ, đảng bộ cơ sở phải soạn

thảo và ban hành các văn bản trên cơ sở cụ thể hoá các chủ trương, đường lối củacấp trên cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế và đối tượng ở cơ sở và phải tiến hànhlưu trữ các loại văn bản

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, cấp ủy cơ sở cần có bộ phậntham mưu giúp việc, đó là văn phòng cấp ủy cơ sở giữ vai trò hết sức quan trọng

Để hiểu rõ hơn về công tác văn phòng cấp ủy cơ sở; về công tác soạn thảo vàlưu trữ văn bản của Đảng ở cơ sở, chúng ta cùng nhau nghiên cứu bài học hôm nay:

Bài 9:

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP ỦY CƠ SỞ

VÀ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP ỦY

1 CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP ỦY CƠ SỞ

1.1 Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy cơ sở

1.1.1 Vị trí, vai trò

Câu hỏi:

Đồng chí hiểu thế nào là văn phòng?

Văn phòng của một cơ quan, đơn vị là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính của một cơ quan, đơn vị.

Ở mỗi cơ quan, đơn vị khác nhau, ở mỗi cấp khác nhau, văn phòng có chứcnăng, nhiệm vụ riêng và có hình thức tổ chức khác nhau:

+ Có những văn phòng được tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ, chỉ làm những côngviệc hành chính đơn thuần, thậm chí không hình thành tổ chức độc lập Ví dụ: vănphòng đảng uỷ xã, phường, thị trấn

+ Có những văn phòng là những cơ quan có cơ cấu tổ chức chặt chẽ và đượcgiao những chức trách quan trọng

Ví dụ: Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

Theo Quyết định số 80-QĐ/TW ngày 10-4-2012 của Bộ Chính trị, Văn

phòng Trung ương Đảng có

+ Chức năng: tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là

Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng,phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng;tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế-xã hội, nộichính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trựctiếp quản lý tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậucần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tintổng hợp phục vụ lãnh đạo

+ Nhiệm vụ: Theo Quyết định số 80 này thì Văn phòng Trung ương Đảng có

tới 18 nhiệm vụ, ví dụ:

 Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng,

tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết,tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết

 Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác,như kinh tế-xã hội, nội chính

 Thẩm định các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế-xã hội và một số đề án vềlĩnh vực nội chính trước khi trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư

+ 6 cục: Cục Tài chính & Quản lý đầu tư, Cục Quản trị

A, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị T.26, Cục Quản trị - Tài vụ,Cục Lưu trữ

+ Có 1 Trung tâm Công nghệ thông tin + Có 1 Tạp chí Văn phòng cấp uỷ

Ví dụ về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng chính phủ:

+ Theo Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 quy định chứcnăng, nhiệm vụ của văn phòng chính phủ: Văn phòng Chính phủ là cơ quanngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp

Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉđạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từTrung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điềuhành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho côngchúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuậtcho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

+ Văn phòng Chính phủ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy địnhtại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quanngang Bộ

(Các đồng chí về nghiên cứu thêm trong 2 Nghị định này để thấy rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng chính phủ)

Tuy có những điểm khác nhau về chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chứcnhưng văn phòng là một bộ phận không thể thiếu, gắn liền với quá trình tồn tại,hoạt động và phát triển của cơ quan, đơn vị

- Khái niệm Văn phòng cấp ủy cơ sở:

Văn phòng cấp ủy cơ sở là bộ phận trong tổ chức bộ máy các cơ quan tham mưu, giúp việc của cấp ủy cơ sở, được tổ chức để giúp cấp ủy thực hiện nhiệm vụ

công tác văn phòng của cấp ủy, trực tiếp giúp cấp ủy cơ sở tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo hàng ngày.

- Vị trí,, vai trò:

- Công tác văn phòng được tổ chức tốt là điều kiện quan trọng để công việc

của cơ quan, đơn vị ấy chạy đều, lãnh đạo, điều hành thông suốt, có hiệu quả

Tổ chức cơ sở đảng (đảng bộ cơ sở, chi bộ cơ sở) được lập tại các cơ sởhành chính, sự nghiệp, kinh tế hoặc công tác Cấp ủy cơ sở (đảng bộ cơ sở, chi bộ

cơ sở) là cơ quan lãnh đạo giữa hai nhiệm kỳ đại hội của tổ chức cơ sở đảng Nhằmphục vụ cho hoạt động lãnh đạo của cấp ủy, các tổ chức cơ sở đảng đều lập vănphòng cấp uỷ cơ sở Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, các cấp ủy cơ

sở cần tổ chức tốt công tác văn phòng của cấp uỷ

- Văn phòng của cấp ủy cơ sở trực tiếp giúp cấp ủy cơ sở tổ chức, điều hànhcông việc lãnh đạo hàng ngày Đó là một hoạt động không thể thiếu bảo đảm chocấp uỷ cơ sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Nếu coi nhẹ công tácvăn phòng cấp uỷ cơ sở, cấp uỷ cơ sở khó thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, thậmchí sẽ dẫn đến lối làm việc tuỳ tiện, không có kế hoạch, gây nên những hậu quảkhó lường

Có thể coi văn phòng cấp uỷ cơ sở là "bộ óc thứ hai" của cấp uỷ cơ sở Nhìn

vào cách tổ chức, chất lượng đội ngũ cán bộ và hoạt động của văn phòng cấp uỷ cơ

sở ta có thể khẳng định được chất lượng hoạt động của cấp ủy cơ sở

Hiện nay, nhiều đảng uỷ xã, phường, thị trấn chưa có cán bộ biên chế làmcông tác văn phòng đảng uỷ Chức danh văn phòng đảng ủy vẫn chỉ là chức danhkhông chuyên trách, làm việc dưới hình thức hợp đồng, thu nhập phụ thuộc vàothỏa thuận giữa hai bên khi tuyển dụng và thường không đủ đáp ứng yêu cầu đảmbảo cuộc sống.

Có nơi, có cán bộ làm công tác văn phòng đảng uỷ nhưng chỉ làm hợp đồng, không phải ngày nào cũng đến trụ sở làm việc, thường thì 2-3 ngày/ tuần Khi đến chỉ là soạn thảo một số văn bản được Bí thư, Phó Bí thư giao hoặc làm một số công việc khác lương rất thấp

1.1.2 Chức năng của văn phòng cấp ủy cơ sở

Văn phòng cấp uỷ cơ sở có chức năng tham mưu và phục vụ trực tiếp chohoạt động của cấp ủy cơ sở

- Chức năng tham mưu của văn phòng cấp ủy cơ sở là tham mưu về tổ chức

sự hoạt động của cấp ủy cơ sở

Chức năng tham mưu được thể hiện ở các nhiệm vụ của văn phòng cấp uỷ

cơ sở như:

+ Giúp cấp ủy xây dựng và tổ chức làm việc theo chương trình công tác, quychế hoạt động;

+ Giúp cấp ủy xây dựng các văn bản;

+ Thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo;

+ Kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc về chức năng lãnh đạo của cấp ủy cơsở

- Chức năng phục vụ (còn gọi là giúp việc điều hành) của văn phòng cấp uỷ

cơ sở là phục vụ các hoạt động của cấp ủy cơ sở, như:

+ Phục vụ các hội nghị, các cuộc trao đổi, làm việc của cấp ủy với tập thể, cánhân khác liên quan đến hoạt động lãnh đạo của cấp ủy;

+ Giúp cấp uỷ chuẩn bị tài liệu, phương tiện đảm bảo sự làm việc của cấp uỷ;+ Làm các công tác đảng vụ theo yêu cầu của cấp uỷ;

+ Làm công tác hậu cần phục vụ hoạt động của cấp uỷ

- Chức năng tham mưu và phục vụ của văn phòng cấp ủy cơ sở đan xen, quan hệ mật thiết với nhau Tham mưu cũng là để phục vụ và trong phục vụ có

tham mưu

Vì có thể coi văn phòng cấp uỷ cơ sở là "bộ óc thứ hai" của cấp uỷ cơ sở nên

để đổi mới phương thức hoạt động, xây dựng phong cách làm việc khoa học,không ngừng nâng cao năng lực lãnh đạo, các tổ chức cơ sở đảng cần quan tâmkiện toàn tổ chức, nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng cấp uỷ cơ sở, đảmbảo cho văn phòng cấp ủy cơ sở thực hiện đúng hai chức năng tham mưu và phục

vụ, khắc phục tình trạng biến văn phòng cấp ủy cơ sở thành một bộ phận thuần tuýgiúp việc đơn giản cho thường trực cấp ủy

Xây dựng văn phòng cấp ủy mạnh, phát huy tốt nói trên là yếu tố rất quantrọng để giúp cấp uỷ đảng đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nângcao hiệu quả công tác lãnh đạo của cấp uỷ và bảo đảm nguyên tắc tổ chức và sinhhoạt đảng

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy cơ sở

Nhìn chung, văn phòng cấp ủy cơ sở có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Thường trực để giúp cấp ủy tiếp đón khách, đảng viên và nhân dân đến liên

hệ công tác, giải quyết các yêu cầu liên quan đến cấp ủy

- Giúp cấp uỷ lập và thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm,toàn khóa,

- Giúp cấp ủy nắm tình hình và chuẩn bị các báo cáo định kỳ

- Giúp thường trực cấp ủy tổ chức các hội nghị cấp uỷ, các cuộc làm việc;làm thư ký biên bản các hội nghị cấp ủy

- Làm công tác văn thư lưu trữ: tiếp nhận, đăng ký, quản lý, lưu trữ tài liệu,công văn đi - đến để trình cấp uỷ xử lý kịp thời, chính xác; quản lý và sử dụng condấu

- Giúp cấp ủy thu - nộp đảng phí theo quy định; làm thủ quỹ của cấp uỷ;quản lý tài sản trong trụ sở cấp uỷ

Ngoài ra, văn phòng cấp uỷ cơ sở còn có nhiệm vụ giúp cấp uỷ giải quyết

các yêu cầu đột xuất

1.2 Nội dung công tác văn phòng cấp ủy cơ sở

1.2.1 Nội dung của nhiệm vụ tham mưu cho cấp ủy

- Tham mưu về tổ chức sự hoạt động của cấp ủy cơ sở

- Giúp cấp ủy xây dựng và tổ chức làm việc theo chương trình công tác, quychế hoạt động;

- Giúp cấp ủy xây dựng các văn bản;

- Thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo;

- Kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc về chức năng lãnh đạo của cấp ủy cơ sở

1.2.2 Nội dung của nhiệm vụ giúp việc cho cấp ủy

- Phục vụ các hội nghị, các cuộc trao đổi, làm việc của cấp ủy với tập thể, cánhân khác liên quan đến hoạt động lãnh đạo của cấp ủy;

- Giúp cấp uỷ chuẩn bị tài liệu, phương tiện đảm bảo sự làm việc của cấp uỷ;

- Làm các công tác đảng vụ theo yêu cầu của cấp uỷ;

- Làm công tác hậu cần phục vụ hoạt động của cấp uỷ

1.3 Các phương thức tiến hành công tác văn phòng cấp ủy cơ sở

- Sự phối hợp giữa văn phòng cấp ủy với các ban đảng của cấp ủy và cấp ủy

tổ chức đảng trực thuộc (đảng bộ cơ sở)

- Sự phối hợp giữa văn phòng cấp ủy với các cấp ủy viên

- Sự phối hợp giữa văn phòng cấp ủy với các tổ chức chính quyền, chuyênmôn, đoàn thể

- Quan hệ giữa văn phòng cấp ủy cơ sở với văn phòng cấp ủy cấp trên cơ sở

2 NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP ỦY CƠ SỞ

Công tác văn phòng cấp ủy cơ sở gồm nhiều nội dung, trong đó tập trung

vào các nhiệm vụ chủ yếu sau:

2.1 Xây dựng chương trình công tác của cấp ủy

Chương trình công tác của cấp uỷ là những dự kiến hoạt động của cấp ủy theo một trình tự, trong một thời gian nhất định nhằm tổ chức hoạt động của cấp

ủy một cách chủ động, đúng định hướng, từng bước cụ thể hoá việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ lãnh đạo của cấp ủy và tổ chức cơ sở đảng.

- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho đơn vị, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức + Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn

vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.

Có nhiều loại chương trình công tác của cấp ủy, như: chương trình toànkhóa, chương trình công tác năm, chương trình 6 tháng hoặc hàng quý, chươngtrình công tác tháng, lịch công tác tuần Văn phòng cấp ủy cơ sở cần giúp cấp ủyxây dựng các chương trình công tác đó

- Chương trình công tác toàn khoá của Ban Chấp hành:

Sau mỗi Đại hội chi bộ, đảng bộ cơ sở, trên cơ sở Nghị quyết được thôngqua, văn phòng cấp ủy cơ sở cần giúp cấp uỷ xây dựng dự thảo chương trình côngtác toàn khoá thể hiện sự lãnh đạo của Ban Chấp hành trong suốt nhiệm kỳ

Yêu cầu chủ yếu của chương trình công tác toàn khoá là:

+ Xác định các hoạt động chính của Ban Chấp hành nhằm thực hiện phươnghướng, mục tiêu, giải pháp do Đại hội đề ra;

+ Dự kiến những vấn đề quan trọng về kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh,quốc phòng, xây dựng nội bộ Đảng, củng cố hệ thống chính trị mà Ban Chấp hànhcần thảo luận, đưa ra quyết định lãnh đạo

Chương trình toàn khoá chỉ xác định những vấn đề trọng tâm Thời gian thựchiện chỉ nên dự kiến đến năm, quý chưa cần ấn định vào tháng nào Chương trìnhtoàn khoá phải được Ban Chấp hành thông qua, Bí thư cấp ủy cơ sở ký, ban hành

- Chương trình công tác năm:

Có hai loại chương trình công tác năm: chương trình công tác năm của BanChấp hành và chương trình công tác năm của Ban Thường vụ

+ Căn cứ chủ yếu để xây dựng chương trình công tác năm là:

 Chương trình công tác toàn khoá,

 Nghị quyết của Ban Chấp hành về nhiệm vụ công tác năm,

 Phân công công tác trong Ban Chấp hành, Ban Thường vụ cấp ủy.Trọng tâm của chương trình công tác năm của Ban Chấp hành là xác địnhcác vấn đề sẽ đưa ra bàn và quyết định trong kỳ họp Ban Chấp hành hàng tháng

Trọng tâm chương trình công tác năm của Ban Thường vụ là ấn định các vấn

đề chính mà Ban Thường vụ phải thực hiện trong năm Các công việc này sắp xếptheo từng tháng và ấn định rõ ủy viên Thường vụ nào chuẩn bị nội dung

Chương trình công tác năm của Ban Chấp hành do Ban Chấp hành thôngqua Chương trình công tác năm của Ban Thường vụ do Ban Thường vụ thông qua.Các chương trình này do Bí thư cấp ủy ký ban hành

- Chương trình công tác tháng:

Trọng tâm của chương trình công tác tháng là ấn định các cuộc họp của BanThường vụ, Ban Chấp hành, các cuộc làm việc khác trong tháng Ngoài ra, chươngtrình công tác tháng còn phải dự kiến và ghi rõ một số công việc quan trọng màThường trực cấp ủy phải giải quyết (vấn đề từ trên đưa xuống, vấn đề nảy sinh từ

Lịch công tác tuần của cấp ủy cần được xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng.

Để xây dựng được lịch công tác tốt, văn phòng cấp ủy cơ sở cần phối hợp với văn

phòng Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân và các đoàn thể

Nhìn chung, trong công tác phục vụ hội nghị, văn phòng cấp ủy cơ sở phảithực hiện các nhiệm vụ sau:

2.2.1 Giúp cấp ủy chuẩn bị hội nghị:

- Giúp cấp ủy xác định nội dung, chuẩn bị tài liệu cho hội nghị.

Việc xác định nội dung hội nghị do Ban Thường vụ hoặc Thường trực cấp

ủy quyết định căn cứ vào tình hình thực tiễn của địa phương, đơn vị theo chỉ thịcủa cấp trên Tuy nhiên, văn phòng cấp ủy là bộ phận phục vụ hoạt động hàngngày của cấp ủy, nắm bắt được tình hình hoạt động của đảng bộ nên văn phòng cấp

uỷ có điều kiện và cần có kiến nghị với cấp uỷ về nội dung hội nghị, giúp cấp ủyxác định đúng nội dung cho từng hội nghị cấp ủy

Trước khi hội nghị bắt đầu, văn phòng phải giúp cấp ủy chuẩn bị đầy đủ cáctài liệu cần thiết Thông thường, tài liệu chuẩn bị cho hội nghị cấp ủy gồm có:

 Báo cáo tổng quát về vấn đề cấp ủy sẽ thảo luận và quyết định

 Tờ trình về những vấn đề xin ý kiến cấp ủy quyết định

 Dự thảo nghị quyết, quyết định

 Các tài liệu tham khảo khác (nếu có)

Theo sự phân công của Thường trực cấp ủy, văn phòng trực tiếp chuẩn bị tàiliệu hoặc giúp các đồng chí cấp ủy viên được phân công chuẩn bị, hoàn thiện cáctài liệu; nhân sao, gửi tài liệu cho các đại biểu dự họp để họ nghiên cứu trước khihọp hội nghị

- Giúp cấp uỷ chuẩn bị chương trình hội nghị, thông báo thành phần hội nghị.

- Chuẩn bị các điều kiện vật chất cho hội nghị

Tuỳ theo phạm vi của từng hội nghị, văn phòng cấp ủy cơ sở có chươngtrình cụ thể về việc chuẩn bị các điều kiện vật chất cho hội nghị, như: chuẩn bịphòng họp, trang trí hội nghị, sắp xếp vị trí ngồi, thiết bị âm thanh, ánh sáng

2.2.2 Trong hội nghị:

Trước khi khai mạc hội nghị, văn phòng giúp Thường trực cấp ủy kiểm tra,hoàn tất công tác chuẩn bị hội nghị và hoàn tất các văn bản về:

- Chương trình chi tiết của hội nghị

- Phân công tiến hành (nếu là hội nghị lớn)

- Những quy định và yêu cầu cần thiết (nếu có)

- Nắm số lượng thành viên dự hội nghị để báo cáo (số cấp ủy viên có mặt,vắng mặt, lý do vắng mặt, số đại biểu mời tham dự )

- Chuẩn bị bài khai mạc khi có yêu cầu

Văn phòng có trách nhiệm đón và hướng dẫn các đại biểu được mời tham dựhội nghị vào phòng họp

Trong hội nghị, tuỳ theo yêu cầu hội nghị, văn phòng cấp ủy tổ chức ghibiên bản, ghi âm, ghi hình, lập hồ sơ hội nghị

2.2.3 Sau hội nghị:

Văn phòng cấp ủy cần làm các việc chủ yếu sau:

- Giúp cấp ủy văn bản hóa các quyết định của hội nghị

Các quyết định của hội nghị cấp ủy cơ sở tuỳ theo nội dung, tính chất củahội nghị, vấn đề được thảo luận, quyết định có thể được văn bản hoá dưới hìnhthức các thể loại, như: nghị quyết, chỉ thị, quyết định, quy định, thông báo Sauhội nghị, theo chỉ đạo của Thường trực cấp uỷ, văn phòng cần giúp cấp uỷ xâydựng và ban hành các văn bản thích hợp thể hiện nghị quyết của hội nghị

- Hoàn thiện biên bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hội nghị

Sau khi kết thúc hội nghị, văn phòng phải hoàn tất các loại biên bản hội nghị

và hồ sơ hội nghị

Một hồ sơ hội nghị cấp ủy hoàn chỉnh, gồm:

 Giấy mời.

 Thành phần hội nghị

 Chương trình hội nghị

 Các tài liệu sử dụng trong hội nghị

 Biên bản chi tiết

 Biên bản kết luận

 Nhật ký hội nghị (nếu có)

 Bản tổng hợp ý kiến thảo luận (nếu có)

 Nghị quyết của hội nghị

 Các băng ghi âm, ghi hình

Hồ sơ hội nghị cấp ủy lưu tại văn phòng cấp ủy

- Giúp cấp ủy xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định của hội

nghị

MỞ RỘNG:

Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương.

Từ khái niệm nêu trên, chúng ta có thể hiểu văn bản của Đảng là những tàiliệu thể hiện bằng ngôn ngữ viết ghi lại hoạt động lãnh đạo và xây dựng đảng bộ docấp ủy và cơ quan chức năng của cấp ủy ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thểthức đã định nhằm làm cho hệ thống tổ chức của Đảng ở cơ sở vận động theo đúngmục tiêu đã đề ra

* Theo khái niệm trên, các yếu tố cấu thành văn bản của Đảng gồm:

Chủ thể ban hành: Đại hội đảng bộ, cấp uỷ đảng và cơ quan chức năng

-Thường trực đảng ủy, Ủy ban Kiểm tra của đảng bộ

- Nội dung của văn bản: Là những nghị quyết, quyết định, kết luận, quy

định… mang tính đơn phương, một chiều của tổ chức đối với cá nhân, của cấp trênđối với cấp dưới trong hệ thống tổ chức của Đảng

Nhưng những thông tin mà văn bản chứa đựng lại có tính hai chiều: