Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức; phân tích sơ đồ tổ chức theo 6 thuộc tính

Chính vì vậy, để tập trung thời gian có hiệu quả vào công việc chính là bài giảng trên lớp, giảng viên cần gây dựng nên một hệ thống cơ cấu tổ chức trong lớp học để dễ dàng hơn trong việ

MỤC LỤC

I/ Phân tích sơ đồ tổ chức theo 6 thuộc tính cơ bản: 4

1/ Chuyên môn hóa công việc: 4

2/ Hình thành các bộ phận: 4

3/ Cấp quản lý và tầm quản lý: 7

4/ Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức: 8

5/ Tập trung và phi tập trung trong quản lý: 10

6/ Phối hợp các bộ phận của tổ chức: 12

II/ Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu: 12

a/ Tính thống nhất: 12

b/ Tính tối ưu: 12

c/ Tính tin cậy: 13

d/ Tính linh hoạt: 13

e/ Tính hiệu quả: 13

Kết luận: 14

III/ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức: 14

Lớp trưởng lớp Bất động

sản

Lớp trưởng lớp Tài Chính Ngân hàng

Lớp trưởng lớp Kế toán kiểm

Lớp trưởng lớp Marketing

Lớp trưởng lớp Kinh tế

Đề bài: Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức; phân tích sơ đồ tổ chức theo 6 thuộc tính;

đánh giá tổ chức hiện tại theo 5 yêu cầu cơ cấu tổ chức; chỉ ra điểm mạnh điểm yếu để hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Bài làm:

Cơ cấu tổ chức của một lớp học tại nhà văn hóa:

Giảng Viên

Các nhóm trưởng lớp Bất động sản

Các nhóm trưởng lớp Tài Chính ngân hàng

Các nhóm trưởng lớp

Kế toán kiểm toán

Các nhóm trưởng lớp Marketing

Các nhóm trưởng lớp Kinh tế

Các sinh viên lớp Bất động sản

Các sinh viên lớp Tài chính ngân hàng

Các sinh viên lớp Kế toán kiểm toán

Các sinh viên lớp Marketing

Các sinh viên lớp Kinh tế

I/ Phân tích sơ đồ tổ chức theo 6 thuộc tính cơ bản:

1/ Chuyên môn hóa công việc:

Chuyên môn hóa công việc thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân, để nhằm mục đích tăng năng suất cho cả nhóm

Ở cơ cấu nhóm đang xét, mức độ chuyên môn hóa thể hiện khá rõ Toàn bộ sinh viên và giảng viên được xếp vào một cơ cấu chung gồm ba cấp quản lí chính: Giảng viên, lớp trưởng các lớp, nhóm trưởng các nhóm nhỏ

Mỗi lớp quản lí đều có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt Một mình giảng viên khả năng quản lí cả một lớp học gồm hơn 300 sinh viên là có thể, nhưng năng suất và chất lượng quản lí không cao, mất nhiều thời gian, thủ tục phức tạp, nhiều khi gây ra tình trạng rối loạn Chính vì vậy, để tập trung thời gian có hiệu quả vào công việc chính là bài giảng trên lớp, giảng viên cần gây dựng nên một hệ thống cơ cấu tổ chức trong lớp học để dễ dàng hơn trong việc quản lí sinh viên về các mặt như: nộp bài tập nhóm, điểm danh chuyên cần…

2/ Hình thành các bộ phận:

Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thái cấu tạo của tổ chức Đó là hình thức phân chia một tổng thể lớn nhất thành các bộ phận nhỏ hơn, mang tính độc lập tương đối nhằm thực hiện một nhiệm vụ nhất định

Các bộ phận được hình thành dựa trên tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức khác nhau, cụ thể có :

 Mô hình tổ chức theo chức năng

 Mô hình tổ chức theo sản phẩm/khách hàng/địa dư.

 Mô hình tổ chức theo ma trận

 Mô hình tổ chức theo nhóm

 Mô hình tổ chức theo mạng lưới

 Mô hình tổ chức không ranh giới

Xét mô hình tổ chức của lớp quản lý học:

Dễ dàng nhận thấy, mô hình lớp quản lý học được tổ chức theo mô hình chức năng, mô hình ma trận và mô hình nhóm

a/ Xét trên phương diện mô hình chức năng.

Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phân trong đó các cá nhân hoạt động cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng môt đơn

vị cơ cấu Đó là:

Nhóm các lớp trưởng: lớp trưởng lớp bất động sản, lớp trưởng lớp tài chính-ngân hàng, lớp trưởng lớp kế toán- kiểm toán, lớp trưởng Marketing, lớp trưởng lớp kinh tế Các lớp trưởng các lớp có quyền và nghĩa vụ ngang nhau, thực hiện chức năng giống nhau như : báo cáo sĩ số của lớp mình cho giảng viên, thông báo lịch nghỉ học cũng như học bù đến thành viên các bạn trong lớp mình

Nhóm các nhóm trưởng của các lớp : các nhóm này cùng chức năng hoạt động là kiểm soát số lượng thành viên của nhóm mình, phân công công việc cô giao đến từng thành viên trong nhóm

Nhóm các bạn trong các lớp : toàn bộ sinh viên của lớp quản lý học Các bạn có nghĩa vụ và quyền hạn ngang nhau khi tham gia lớp học tín chỉ quản lý học này Chẳng hạn,các bạn đều có nhiệm vụ hoàn thành bài tập nhóm mà nhóm trưởng đã phân công nhiệm vụ cho mình và hoàn thành đúng hạn đã giao

Cách tổ chức này có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện mà lại rất khoa học và logic Khi hoạt động các nhóm sẽ chuyên môn hóa trong công việc cao hơn, giảm được sự trùng lắp, tạo cơ hội tích lũy kinh nghiệm giữa các nhóm có chức năng, nhiệm vụ ngang nhau Hoạt động sâu và kỹ là tính chất đặc biệt làm cho mô hình này dễ đi vào nề nếp và hiệu quả công việc đạt được khá cao Xong vẫn tồn tại nhiều nhược được từ mô hình Nhiều khi sự chuyên môn hóa quá sẽ dấn đến mô hình bị loãng, tức là sự liên kết kém hiệu quả Nếu một thông tin bị sai thì cả hệ thống sẽ dẫn đến mâu thuẫn giữa các bộ phận Chẳng hạn nhóm trưởng lớp tài chính -ngân hàng kiểm soát thành viên của nhóm mình sai, dẫn đến báo cáo cho lớp trưởng sai Trong khi đó lớp trưởng không trực tiếp điều tra từng thành viên của lớp mình mà chỉ nhận kết quả của các nhóm trưởng Thông tin này được báo lại cho giảng viên bộ môn Như vậy luồng thông tin đã đi sai lệch hoàn toàn dẫn đến sự mất công bằng trong việc tính điểm 10% của các sinh viên, nảy sinh mâu thuẫn nội bộ

b/ Xét trên phương diện tổ chức theo mô hình ma trận:

Tổ chức ma trận là tổ chức trong đó mỗi người lao động sẽ báo cáo cho nhà quản lý bộ phân mà họ là nhân lực hữu cơ và nhà quản lý chương trình dự án

Lớp quản lý học được cơ cấu có những bộ phận giống với mô hình

ma trận Thể hiện: Ngoài việc ủy quyền cho lớp trưởng các lớp, thì giảng viên bộ môn cũng ủy quyền cho trưởng nhóm các lớp về việc thuyết trình trên lớp Như vậy quyền hạn bây giờ không phải phân cấp từ cấp theo bậc thang như đã phân tích như ở trên, mà quyền hạn của nhóm trưởng được phân công thuyết trình trước lớp về một chủ đề được cô giáo giao phó ngang với lớp trưởng các lớp

Với mô hình tổ chức này, giảng viên hoàn toàn có thể tập trung vào khâu xung yếu Có thể lấy một nhóm cụ thể trong bộ phận của một lớp để biết được kêt quả làm việc của nhóm đó, từ đó rút ra nhiều kinh nghiệm cho các nhóm khác Như vậy sinh viên sẽ chủ động khi gặp phải các bài tập khó trong các kì kiểm tra khác nhau…Nhưng mô hình này có hạn chế, thành viên nhóm sẽ vừa phải chịu sự điều phối từ nghĩa vụ thực hiện chung mà thành viên nào cũng phải chấp hành, mặt khác phải tham gia vào quá trình hoàn thành nhiệm vụ mà giảng viên giao phó cho cả nhóm ( làm slide, thuyết trình…) Do đó hơi phức tạp để hoạt động trôi chảy Nhưng đối với một tổ chức nhỏ như một lớp học thì giảng viên, các nhóm hoàn toàn có thể hoạt động kiểm soát dễ dàng, và hoàn thành nhiệm vụ trong quyền hạn của mình một cách hợp lý và tốt nhất

c/ Xét trên phương diện mô hình hoạt động theo nhóm:

Mô hình tổ chức theo nhóm là mô hình mà ở đó tổ chức được phân thành các nhóm nhỏ với quyền hạn ngang nhau để thực hiện nhiệm vụ được giao trong cả ngắn hạn và dài hạn chẳng hạn như các nhóm ở các lớp được giao nhiệm vụ hoàn thành bản báo cáo với đề tài được giảng viên

đưa ra trong thời hạn là một tuần Tất cá các nhóm sẽ tập hợp thành viên của nhóm mình, sau đó sẽ phân công công việc hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng hạn Việc hoạt động nhóm sẽ được giải tán ngay sau khi nhóm hoàn thành bài báo cáo của mình cho giảng viên Ưu time của mô hình này

là hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng, vì thành viên của một nhóm đã chốt, khi có bài tập thì thành viên nhóm đó chỉ cần tập hợp lại với nhau và phân công công việc hợp lý là xong Và như vậy giảng viên có thể giao được nhiều bài tập nhiều cho các nhóm Đối với các thành viên trong nhóm, việc tham gia hoạt động nhóm giúp mọi người có thời gian tìm hiểu sâu hơn, học hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp của mình Nhưng làm việc nhóm cũng có nhiều bất lợi nảy sinh Nếu phân công công việc không hợp lý sẽ dẫn đến mâu thuẫn giữa các thành viên và như vậy kết quả công việc không được tốt Tiết kiệm thời gian chỉ khi các thành viên hài lòng về phần việc mình được giao, nếu thực tế không như vậy sẽ dẫn đến nhiều tranh cãi, trong khi thời gian của các thành viên để họp mặt bàn bạc là khó để thu xếp Như vậy để cả nhóm hoàn thành công việc được giao cũng là một điểm khá khó, và điều này cần có sự thông minh, nhanh nhẹn, khéo léo của người trưởng nhóm trong công tác giao nhiệm vụ cũng như cách thưc động viên thành viên trong nhóm của mình

3/ Cấp quản lý và tầm quản lý:

Dễ nhận thấy, cơ cấu tổ chức của lớp học Quản lí học khá đơn giản

Xét về tầm quản lí:

Quản lí bao quát là giảng viên, giảng viên sẽ quản lí chung, chịu trách nhiệm chung về sinh viên của mình Giảng viên là người có chuyên môn

cao nhất, cũng như kinh nghiệm nhất về lĩnh vực quản lí Vì vậy, tầm quản

lí của giảng viên sẽ là rộng nhất

Tiếp theo sau giảng viên, phạm vi quản lí sẽ giảm dần, đó là quản lí ở cấp lớp Các lớp trưởng có kinh nghiệm trong việc tổ chức lớp sẽ chịu trách nhiệm chính, quản lí khu vực của lớp mình Mỗi lớp trưởng quản lí khoảng 50-60 sinh viên tùy theo danh sách của từng lớp Và mỗi lớp trưởng sẽ chịu sự quản lí trực tiếp của giảng viên

Cuối cùng là quản lí ở cấp nhóm Mỗi lớp sẽ chia thành nhiều nhóm nhỏ, mỗi nhóm khoảng 5 thành viên, chịu sự quản lí chính của nhóm trưởng Và nhóm trưởng các nhóm nhỏ này sẽ chịu sự quản lí trực tiếp của lớp trưởng

Xét về cấp quản lí:

Giảng viên có tầm quản lí rộng nhất, bao quát nhất, nên chỉ cần một người làm là đủ

Lớp trưởng các lớp có tầm quản lí giảm dần, chịu trách nhiệm từng lớp của mình, vậy nên số lượng cần nhiều hơn Như vậy, có năm lớp trưởng ở cấp quản lí này

Tầm quản lí tiếp tục được thu hẹp, mỗi lớp chia thành các nhóm nhỏ, đồng nghĩa với việc, cần rất nhiều nhóm trưởng, ở cấp quản lí này, số lượng người quản lí là nhiều nhất

Với số cấp quản lí là 3 cấp như cơ cấu tổ chức đang xét, khá đơn giản

và mang tính ổn định Vậy nên, cơ cấu tổ chức mà nhóm đang xét, sẽ được xếp vào cơ cấu tổ chức nằm ngang

Ưu điểm:

- Cấu tạo đơn giản, dễ hình dung

- Tăng khả năng phối hợp, tăng sự sáng tạo trong hoạt động nhóm của từng các nhân

- Giữa các cấp có sự linh hoạt, gần gũi, thân thiện,

Nhược điểm:

- Hạn chế cho giảng viên trong việc kiểm tra sát sao tình hình

- Có thể tăng khả năng sáng tạo cho từng sinh viên, cho từng nhóm trưởng, lớp trưởng, nhưng rủi ro gặp phảo khi thông tin nhận được chưa đủ để từng thành viên phát huy được sự sáng tạo đó

4/ Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức:

Về quyền hạn: có 3 loại quyền hạn xuất hiện trong các cơ cấu tổ chức,

đó là: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng Xét với cơ cấu tổ chức trên, các quyền hạn này như sau:

Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản lí ra quyết

định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới

Như vậy, giảng viên có quyền hạn trực tuyến với các lớp trưởng, các lớp trưởng với các nhóm trưởng, các nhóm trưởng với các thành viên trong nhóm Tất cả tạo thành một chuỗi chỉ huy từ cấp cao xuống cấp thấp

Quyền hạn tham mưu: là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho

các nhà quản lí khác

Tham mưu trong cơ cấu kể trên được thể hiện rõ nhất trong cấp quản

lí của các nhóm trưởng với thành viên trong nhóm Các nhóm viên được tự

do sáng tạo, trao đổi với nhau, bàn bạc và đưa ra những ý kiến công khai, thoải mái với nhóm trưởng Vì thành viên nhóm ít (5 thành viên) và sự linh hoạt trong quản lí của nhóm trưởng được thể hiện rõ nhất Nhóm trưởng cần tạo một môi trường thật thân thiện để thúc đẩy gần như triệt để khả năng của từng thành viên trong nhóm

Tiếp theo là tham mưu trong mối quan hệ giữa các nhóm trưởng và lớp trưởng, quyền hạn này kém linh hoạt hơn so với quy mô nhóm nhỏ, vì công việc cũng như chức năng của nhóm độc lập với lớp trưởng, lớp trưởng chỉ là người tập hợp và báo cáo lại cho giảng viên Quyền tham mưu của các lớp trưởng với giảng viên cũng không được thể hiện rõ nét lắm

Một số điều cần lưu ý để việc tham mưu có hiệu quả:

- Mỗi cấp quản lí, đặc biệt là cấp nhóm nhỏ, cần hiểu rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình, vị trí của mình trong cơ cấu Tham mưu chỉ là những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau, lạm quyền…

- Đảm bảo đầy đủ thông tin cho các cấp có quyền tham mưu Ví dụ như nhóm trưởng cần cung cấp đầy đủ thông tin, mục tiêu, những công việc cần làm, đánh giá kết quả như thế nào…

- Người quản lí cấp trên phải biết lắng nghe cáp dưới, người làm nhóm trưởng, lớp trưởng phải biết tiếp thu ý kiến khác nhau rồi chọn lọc và sửa đổi

Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận

được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

Đôi khi, giảng viên sẽ trao quyền trực tiếp cho các nhóm trưởng về điểm danh, giám sát việc làm bài tập của từng thành viên trong lớp học mà không thông qua lớp trưởng Khi đó, giảng viên đang thực hiện việc trao quyền cho nhóm trưởng

5/ Tập trung và phi tập trung trong quản lý:

Đề quản lý một tổ chức thì quyền hạn là một yếu tố không thể thiếu Quyền hạn chính là mức độ độc lập giành cho mỗi người thông qua việc trao cho họ quyền đối với các quyết định

Quyền hạn bao gồm hai mức:

+)Tập trung: là phương thức tổ chức trong đó phần lớn việc ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức

+)Phi tập trung: là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, quyền hành động và tư chịu trách nhiệm trong phạm vi nhất định Phi tập trung còn có hai dạng nữa là:

+ Ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định

+Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập

Phân tích tổ chức của lớp quản lý học mà chúng ta đang quan tâm, chúng ta thấy:

Quyền hạn tập trung thể hiện ở chỗ: Cấp quản lý cao nhất trong tổ chức này chính là giảng viên Cô có quyền quản lý mọi hoạt động của lớp

Cô là người đưa ra quyết định lịch kiểm tra 20%, cách thức kiểm tra 20%, Cách thức cho điểm 10% Là người có quyền giao bài tập về nhà cho cấp dưới của mình là sinh viên các bài tập nhóm và hạn nộp các bài tập đó Quyền hạn của cô còn thể hiện ở việc cô có quyền sa thải cấp dưới của mình dưới hình thức không cho tham gia tiết học mà mình giảng dạy nếu bạn đó vi phạm những quy định chung và quy tắc rẳng buộc giữa cô và các bạn sinh viên Với quyền hạn tập trung này, giảng viên có quyền quyết định tất cả mọi hoạt động của lớp học Quyền hạn tập trung ở giảng viên giống như nút khởi động của cỗ máy, khi nút khởi động đã bật lên thì tất

cả cac bộ phận đều phải hoạt động theo thuật toán đã lập trình sẵn Nhưng đôi khi quyền lực tập trung này dẫn đến nhiều hạn chế trong công tác giảng dạy của giảng viên Sinh viên không thích việc áp đặt của giảng viên lên mình Sinh viên thích sự thoải mái một chút Chẳng hạn giảng viên yêu cầu đi học đầy đủ mới được 8 điểm 10%, và điểm 10 có được khi hăng hái phát biểu bài Quy định này một mặt khuyến khích các bạn tinh thần tự giác tìm tòi, học hỏi từ môi trường bên ngoài Nhưng mặt khác nó gây áp lực đối với những bạn lười học, nhút nhát…Gây sự không thân thiện giữa thầy trò

Trong khi đó quyền hạn phi tập trung cũng được thể hiện một cách khá rõ nét trong tổ chức này Và hình thức thể hiện quyền hạn phi tập trung trong tổ chức này chủ yếu là ủy quyền Bậc thang đầu tiên, ủy quyền của giảng viên cho lớp trưởng các lớp Giảng viên ủy quyền của mình cho các bạn lớp trưởng các lớp quản lý sĩ số của lớp mình, và phải báo cáo kết